THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO VIỆT

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO VIỆT2.1 Đặc điểm lao động tại Công ty: Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO VIỆT

2.1 Đặc điểm lao động tại Công ty:

Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh và

là yếu tố mang tính quyết định mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải có dù

ít hay nhiều tuỳ thuộc theo quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Tổng số lao động trong Công ty cổ phần Quảng cáo Việt bao gồm

- Ban giám đốc: 4 người

- Phòng tài chính kế toán: 5 người

- Phòng Tổ chức Hành chính: 1 người

- Phòng Kinh doanh và tiếp thị: 5 người

- Phòng Kỹ thuật: 25 người

Lao động được chia làm 3 nhóm:

- Nhân viên chính thức: được hưởng mọi chế độ của công ty

- Nhân viên thử việc, thời gian thử việc là 3 tháng, được hưởng 85% lương

- Cộng tác viên, trả lương theo thoả thuận

2.2 Kế toán số lượng, thời gian và kết quả lao động tại Công ty

2.2.1 Kế toán số lượng lao động:

Kế toán số lượng lao động là việc cần theo dõi kịp thời, chính xác tình hình biếnđộng tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động trên cơ sở đó làm căn cứ

Phòng Tổ chức Hành chính sẽ có trách nhiệm quản lý và theo dõi số lượnglao động.

2.2.2 Kế toán thời gian lao động:

Kế toán thời gian lao động ở Công ty là tất cả khối lượng thời gian mà ngườilao động đã làm việc thực tế ở từng phòng ban và chứng từ để hạch toán thời gianlao động là dựa vào bảng chấm công của từng phòng ban

Kế toán thời gian lao động phục vụ cho việc quản lý tình hình sử dụng thờigian lao động và làm cơ sở để tính lương đối với bộ phận lao động hưởng lươngthời gian

Để theo dõi thời gian lao động của người lao động làm căn cứ tính lương do

đó có bảng chấm công của các phòng trong công ty Đối với số lao động nghỉviệc do ốm đau, thai sản, sẽ có các chứng từ nghỉ việc đính kèm như: phiếukhám chữa bệnh,.…

2

2

Việc chấm công sẽ được Trưởng phòng phối hợp với phòng Tổ chức - Hànhchính chấm công và chuyển cho Phòng Tổ chức hành chính Phòng Tổ chứcHành chính có trách nhiệm theo dõi và kiểm tra Bảng chấm công của từng phòngrồi chuyển cho phòng Tài chính Kế toán.

1 2 3 4 28 29 30 31 thời gian Số công Số công nghỉ k 0 lương hưởng BHXH Số công

1 Nguyễn Minh Hải + + + + + + + + 22

1 2 3 4 28 29 30 31 thời gian Số công Số công nghỉ k 0 lương Số công hưởng BHXH

1 Dương Thị Nguyệt + + + + + + + + 22

2 Nguyễn Thùy Dương + + + + + + + + 22

4 Nguyễn Minh Phương + + + + + + + + 22

5

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

2.2.3 Kế toỏn kết quả lao động:

Do đặc điểm cụng việc là sản xuất cỏc sản phẩm phần mềm tại cụng ty cổphần Quảng cỏo Việt, nờn việc đỏnh giỏ chất lượng sản phẩm cụng việc, và thờigian hoàn thành cụng việc được Trưởng phũng kỹ thuật đỏnh giỏ Việc đỏnh giỏdựa cụng việc được hoàn thành hay khụng dựa trờn cỏc mục cụng việc được ghitrờn hợp đồng Trờn cơ sở được đú mà Trưởng phũng Kỹ thuật sẽ đỏnh giỏ và bỏocỏo với Giỏm đốc Sau đú sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng, và chuyển cho phũng

kế toỏn làm cơ sở để tớnh lương Với những bộ phận lao động giỏn tiếp thỡ hàngthỏng Trưởng phũng nộp bản chấm cụng về phũng kế toỏn để làm cơ sở tớnhlương cho từng người

Biểu 2.3: Hợp đồng kinh tế

CỘNG HềA XÃ HỘ CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc -

3. Cỏc căn cứ khỏc tựy vào thực tế ký kết hợp đồng (nếu cú);

4. Căn cứ nhu cầu và khả năng cung cấp của hai bờn

Hụm nay ngày 26 thỏng 03 năm 2008, chỳng tụi gồm:

Bờn A: Ban thư ký biờn tập - Đài Truyền hỡnh Việt NamĐịa chỉ: 43 Nguyễn Chớ Thanh, Hà Nội

Điện thoại: ……… Fax: ………….

6

6

Sau khi bàn bạc, thỏa thuận đã cùng nhau nhất trí ký kết Hợp đồng kinh tế

về việc nâng cấp chương trình quản lý thư viện băng với điều khoản dướiđây:

Điều 1: Nội dung và kết cấu hợp đồng

1.1 Bên B tiến hành khảo sát, phân tích, thiết kế, cài đặt và triển khai

nâng cấp chương trình quản lý thư viện băng cho bên A Yêu cầu kỹthuật, nội dung nghiệp vụ và chức năng hệ thống được mô tả trongphụ lục 01

1.2 Hợp đồng này bao gồm văn bản hợp đồng và phụ lục bao gồm các

khoản mục sau đây:

1: Các yêu cầu thay đổi2: Các đề xuất sửa đổi bổ xung3: Thời gian và chi phí thực hiện

1.3 Các phụ lục kèm theo là thành phần không thể tách rời của bản hợp

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Điều 4: Thời gian và tiến độ thực hiệnĐiều 5: Kinh phớ và thời hạn thanh toỏn5.1 Tổng kinh phớ thực hiện hợp đồng là: 10.000.000 VND

(Bằng chữ: Mười triệu Việt Nam đồng chẵn.)

I – Cỏc khoản mục chi tiờt

 Cụng ty Cổ phần Quảng cỏo Việt (VietAD.JSC) cung cấp giải phỏp nõngcõp chương trỡnh quản lý thư viện băng như sau:

1. Cỏc yờu cầu thay đổi

1.1 Quản lý băng

- Nhập phiếu tạo thờm yờu cầu confirm trong cỏc trường hợp xúa nộidung phiếu vừa nhập, ghi phiếu hủy phiếu

- Cho phộp nhập nhiều thời lượng cho mỗi băng

- Kiểm tra tớnh duy nhất cho mó phiếu, mó băng khi nhập

- Hỗ trợ liệt kờ băng theo thỏng hoặc theo một khoảng thời gian cụthế

- Liệt kờ băng theo trạng thỏi (trong kho, đó xuất kho…)

8

8

- Nâng cấp chức năng tìm kiếm băng (tìm kiếm theo mã băng, tênchương trình…)

- Thêm các tính năng phân trang, sắp xếp để tiện cho việc tra cứu

- Thêm chức năng copy tên băng, xuất ra phiếu, danh sách phiếu rafile excel

- Cho phép copy nội dung để tái sử dụng các phiếu đã thanh lý

- Nâng cấp phần mềm hệ điều hành lên Windows Server 2003

- Cơ sở dữ liệu SQLServer 2005

3. Thời gian và chi phí thực hiện

9

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

10

10

STT Thời gian Cụng việc

1 27/3/2008 - Cài đặt lại hệ điều hành Windows Server 2003

- Cài đặt cỏc component đi kốm (ASP.NET 2.0, NETframework 2.0, IIS 6.0)

- Cài đặt lại CSDL SQLServer 2005Triển khai hệ thống trờn mỏy chủ mới

2 1/4/2008 đến

16/4/2008

- Nõng cấp cỏc chức năng của hệ thống theo mụ tả trờn

1 Phõn tớch hệ thống cũ về cỏc mặt khả năng tương thớch, khả

năng nõng cấp

Xỏc định cỏc tớnh năng mới cần nõng cấp

Thiết kế lại cỏc tớnh năng cũ, xem xột cỏc khả năng cần sửa

đổi bổ xung

3.000.000

2 Nõng cấp chức năng cho người dựng thụng thường (chức

năng tỡm kiếm băng, ghi phiếu, hỗ trợ thờm cho chức năng

tỡm kiếm…)

900.000

3 Nõng cấp cỏc chức năng cho phần quản lý băng

- Nhập phiếu tạo thờm yờu cầu confirm trong cỏc trường hợp

xúa nội dung phiếu vừa nhập, ghi phiếu hủy phiếu

- Cho phộp nhập nhiều thời lượng cho mỗi băng

- Kiểm tra tớnh duy nhất cho mó phiếu, mó băng khi nhập

- Hỗ trợ liệt kờ băng theo thỏng hoặc theo một khoảng thời

gian cụ thế

- Liệt kờ băng theo trạng thỏi (trong kho, đó xuất kho…)

- Nõng cấp chức năng tỡm kiếm băng (tỡm kiếm theo mó

băng, tờn chương trỡnh…)

2.800.000

4 Nõng cấp, sửa đổi chức năng cho phần quản lý phiếu

- Tạo thờm trạng thỏi “Đó xúa” cho phiếu, khi hủy phiếu

thụng thường thỡ phiếu sẽ bị chuyển về trạng thỏi đó xúa

900.000

5 Cỏc chức năng bổ xung

- Thờm cỏc tớnh năng phõn trang, sắp xếp để tiện cho việc tra

cứu

- Thờm chức năng copy tờn băng, xuất ra phiếu, danh sỏch

phiếu ra file excel

- Cho phộp copy nội dung để tỏi sử dụng cỏc phiếu đó thanh

lý

1.700.000

6 Cài đặt hệ thống, nõng cấp hệ thống mới

Convert dữ liệu từ hệ thống cũ sang dữ liệu của hệ thống mới

700.000

0 Mười triệu Việt Nam Đồng chẵn Đại diện bờn A

2.3 Tính lương và các khoản trích theo lương tại Công ty

2.3.1 Tính lương phải trả người lao động

a Phương pháp xây dựng quỹ lương

Tổng quỹ lương là tổng số tiền doanh nghiệp dùng để trả lương và các khoảnphụ cấp có tính chất tiền lương cho toàn bộ công nhân viên thường xuyên và tạmthời trong một thời kỳ nhất định Hiện nay, Công ty CP Quảng cáo Việt tính tổngquỹ lương theo phương pháp tổng thu trừ tổng chi phí Thành phần tổng quỹlương bao gồm:

+ Quỹ lương sản xuất = Đơn giá tiền lương* Tổng SP

Quỹ lương kinh doanh= Đơn giá tiền lương* Doanh số kinh doanh

Tổng quỹ tiền lương = Quỹ lương sản xuất + Quỹ lương kinh doanh

+ Tiền ăn ca

b Các hình thức trả lương

Với hình thức kinh doanh là các sản phẩm phần mềm, công ty cổ phần Quảngcáo Việt có tới 80% lao động trực tiếp sản xuất phần mềm, còn lại là 15% laođộng quản lý Hiện tại Công ty đang áp dụng chủ yếu hai hình thức trả lương:

- Trả lương theo sản phẩm

- Trả lương theo thời gian

 Đối với lao động trực tiếp:

Áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm, hình thức trả lương này cócông thức:

Đối với nhân viên Kỹ thuật:

11

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Tổng lương = Lương thời gian + ăn ca + Định mức cụng việc + phụ cấp

-BHYT - BHXHĐịnh mức cụng việc là năng suất cụng việc hoàn thành trong thỏng, phụ thuộcvào doanh thu của từng hợp động Định mức cụng việc chớnh là tỷ lệ phần trăm củadoanh thu của mỗi hợp đồng

Vớ dụ anh Trần Tiến Lợi được hưởng lương cấp bậc theo hệ số là 2,34

Vậy bậc lương cơ bản của anh là:

Đối với nhõn viờn kinh doanh:

Tổng lương = Lương thời gian + ăn ca + Hoa hồng của hợp đồng + phụ cấp

( xăng xe, điện thoại) - BHYT - BHXHHoa hồng của hợp đồng là tỷ lệ chiết khấu cho mỗi hợp đồng kiếm được

 Đối với lao động giỏn tiếp:

Áp dụng hỡnh thức trả lương theo thời gian trong đú từng khoản lương được tớnh như sau:

12

12

Tổng lương = Lương thời gian + Định mức công việc + Ăn ca + phụ cấp

- BHXH – BHYTLương thời gian được tính như sau:

Lương thời gian = Lương cơ bản Số ngày công đi làm

22Lương cơ bản = Hệ số lương x Lương tối thiểu

Định mức tùy thuộc vào năng suất lao động và mức độ công việc làm, hay có

sự thỏa thuận với người lao động

Hiện nay công ty thanh toán lương làm 2 kỳ trong một tháng

- Kỳ 1 được lĩnh vào ngày 15 hàng tháng với số tiền tạm ứng cho mỗingười lao động là 50% lương thời gian

- Kỳ 2 được lĩnh vào khoảng từ ngày 1 đến ngày 10 tháng sau gồm cáckhoản còn lại, căn cứ để tính lương dựa vào số ngày làm việc thực tế vànăng suất lao động của từng người

Ví dụ: : Chị Dương Thị Nguyệt phòng Tài chính – Kế toán được hưởng lương cấpbậc theo hệ số là 2,34

Vậy bậc lương cơ bản của chị là:

450.000 x 2,34 = 1.053.000 VNĐ

Lương một ngày công đi làm của chị là: 47863,64 VNĐ

⇒ Tiền lương lĩnh theo ngày công đi làm là: 47863,64 x 22 =1.053.000VND

Mức lương của chị Nguyệt không đổi là do chị đã không nghỉ hay có một lý

do phép nào khác trong tháng đó

c Phương pháp tính BHXH trả thay lương của công ty

13

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Người lao động được hưởng cỏc chế độ của bảo hiểm như: chế độ thai sản,

ốm đau, tai nạn nghề nghiệp, hưu trớ theo quy định của luật bảo hiểm

Cụng thức tớnh BHXH trả thay lương:

BHXH trả thay lương = Lương cơ bản x

22

Số ngày nghỉ xBHXH

Tỷ lệ hưởngBHXH

2.3.2 Tớnh cỏc khoản trớch theo lương

Theo quy định của Nhà nước về việc trớch lập quỹ BHXH, thỡ Cụng ty cổphần Quảng cỏo Việt trớch lập như sau:

* Phần BHXH tớnh vào chi của Cụng ty.

BHXH = 15% theo lương cơ bản của người lao động

BHYT = 2% theo lương cơ bản của người lao động

KPCĐ = 2% tổng quỹ lương cơ quan

⇒ Tổng cộng 19%: phần này được tớnh vào cỏc khoản chi phớ sản xuất kinhdoanh trong Cụng ty

* Phần BHXH Cụng ty trực tiếp thu của người lao động.

- BHXH = 5% lương cơ bản của người lao động

- BHYT = 1% lương cơ bản của người lao động

Tổng là 6% - phần này Cụng ty khấu trừ trực tiếp vào lương của người laođộng Việc tớnh trớch BHXH, BHYT khấu trừ vào lương của người lao độngtrong cụng ty khụng phụ thuộc vào mức tiền lương thỏng mà người lao động cúthể nhận được trong thỏng, mà nú phụ thuộc vào một mức lương cố định (lương

cơ bản) Do đú số tiền khấu trừ vào lương của người lao động trong cụng ty cho

14

14

BHYT, BHXH được cố định với số tiền như nhau trong các tháng Nó chỉ thayđổi khi mức lương cố định tính BHXH, BHYT thay đổi.

Khi người lao động bị ốm hay nghỉ sinh con, ban lãnh đạo công ty cho nghỉ

để điều trị hoặc nghỉ sinh con thì ngoài giấy chứng nhận khám chữa bệnh cònphải lập phiếu nghỉ hưởng BHXH để làm căn cứ xác nhận số ngày được nghỉ củaCNV để tính trợ cấp BHXH trả thay lương theo chế độ quy định

2.4 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:

Bảng chấm công là chứng từ quan trọng đầu tiên để hạch toán thời gian laođộng trong doanh nghiệp và nó là tài liệu quan trọng để tổng hợp đánh giá phântích tình hình sử dụng thời gian lao động là cơ sở kế toán để tính toán kết quả laođộng và tiền lương cho người lao động

Bảng chấm công và chứng từ khác có liên quan được áp dụng riêng cho cácphòng Bảng chấm công được sử dụng trong 1 tháng và được theo dõi chấm côngtừng ngày trong tháng và còn làm cơ sở cho lập báo cáo định kỳ, phục vụ côngtác quản lý và thời gian lao động trong công ty

 Bảng thanh toán tạm ứng lương kỳ 1

Bảng thanh toán tạm ứng lương kỳ I được lập vào ngày 15 hàng tháng mứctrích không quá 50% thu nhập của mỗi người

15

2 Nguyễn Thùy Dương 2,34 1.053.000 526.500

3 Hoàng Bảo Trâm 2,34 1.053.000 526.500

4 Nguyễn Minh Phương 2,34 1.053.000 526.500

 Bảng thanh toán lương :

- Là chứng từ thanh toán lương, là căn cứ để hạch toán tiền lương

Bảng này được lập theo từng bộ phận tương ứng bảng chấm công

- Cơ sở lập bảng này là bảng chấm công, bảng tính phụ cấp trợ cấp phiếu xácnhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành và là căn cứ lập phiếu chi trảlương

Cụ thể trong tháng 12/2007, căn cứ vào bảng chấm công và chứng từ có liênquan ta có bảng thanh toán lương như sau:

16

16

Biểu 2.4 BẢNG THANH TOÁN TIỀN ĂN CA

Tháng 12/2007

1 Dương Thị Nguyệt Phòng TC- KT 200.000

2 Nguyễn Thùy Dương Phòng TC- KT 200.000

3 Giang Thanh Vân Phòng TC- KT 200.000

4 Nguyễn Minh Phương Phòng TC- KT 200.000

6 Nguyễn Minh Hải Phòng Kỹ thuật 200.000

7 Trần Tiến Lợi Phòng Kỹ thuật 200.000

8 Trần Quang Minh Phòng Kỹ thuật 200.000

9 Ngô Tất Thành Phòng Kỹ thuật 200.000

10 Phạm Thái Sơn Phòng Kỹ thuật 200.000

17

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

11 Nguyễn Việt Hựng Phũng Kỹ thuật 200.000

12 Đào Quang Khỏnh Phũng Kỹ thuật 200.000

13 Trần Minh Thành Phũng Kỹ thuật 173.000

14 Nguyễn Thành Trung Phũng Kỹ thuật 200.000

15 Hoàng Minh Ngọc Phũng Kỹ thuật 200.000

16 Nguyễn Thị Minh Tuyến Phũng Kỹ thuật 200.000

I Bảo hiểm Số tiền cònlại

1 Dương Thị Nguyệt 2,34 1.053 22 1053 1053 526,5 10,53 52,65 463,32

2 Nguyễn Thùy Dương 2,34 1053 22 1053 1053 526,5 10,53 52,65 463,32

3 Giang Thanh Vân 2,34 1053 22 1053 1053 526,5 10,53 52,65 463,32

4 Nguyễn Minh Phương 2,34 1053 22 1053 1053 526,5 10,53 52,65 463,32

Người lậpDương Thị Nguyệt

Kế toán trưởngHoàng Bảo Trâm

Ngày 31 tháng 12 năm 2007

Giám đốc

19

+ Sau khi nhận được giấy này kế toán phải tính toán tiền BHXH trả thaylương và ghi ngay vào phiếu này.

Biểu 2.7 PHIẾU NGHỈ HƯỞNG BHXH

Từ ngày

Đến hết ngày

Phần phía sau của trang giấy phiếu này là phần thanh toán do kế toán thựchiện khi phiếu được gửi kèm theo bảng chấm công, giấy khám bệnh của ngườinghỉ hưởng BHXH đó

20

20

PHẦN THANH TOÁN

Số ngày nghỉ

tính BHXH

Lương bình quân

+ Bảng này có thể lập cho từng bộ phận hoặc toàn công ty

+ Cơ sở lập bảng thanh toán BHXH là phiếu nghỉ BHXH

+ Khi lập bảng ghi chi tiết theo từng trường hợp cụ thể về chế độ hưởngBHXH như ốm đau, thai sản, tai nạn

Bảng thanh toán này còn làm căn cứ lập báo cáo quyết toán BHXH với cơquan quản lý BHXH

Bảng này lập làm 2 liên; 1 liên cho cơ quan quản lý BHXH 1 liên lưu tạiphòng kế toán

21

 Phiếu chi:

- Là một chứng từ kế toán dùng để xác định các khoản tiền mặt, vàng bạc,

đá quý thực tế xuất quỹ Làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ ghi sổ và kế toán ghi sổ

kế toán tiền mặt

Biểu 2.9 Phiếu chi

Đơn vị: Công ty CP Quảng cáo Việt Địa chỉ: Số 21, phố Hoàng Cầu, quận Đống

Đa, TP Hà Nội

Mẫu số: 02-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

Thời gian đóng BHXH

Số ngày nghỉ và tiền trợ cấp Bản thân ốm

Số ngày Tiền trợ cấp Số ngày

Cộng