THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN

Cỏc hỡnh thức trả lương và chế độ tiền lương.Việc chia lương cho từng bộ phận được tính theo tỷ lệ 50/50 giữa lương cơ bản theo nghị định số 205/NĐ - CP và hệ số chức danh công việc gắn

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH

THEO LƯƠNG CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG LAM SƠN

I KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG.

1 Lao động và phân loại lao động

Lao động là hoạt động chân tay và hoạt động trí óc của con người nhằm biến đổi các vật thể tự nhiên thành những vật phẩm cần thiết để thoả mãn nhu cầu của xã hội Trong một chế độ xã hội, việc sáng tạo ra của cải vật chất không thể tách rời khỏi lao động, lao động là điều kiện đầu tiên, cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của xã hội Xã hội càng phát triển, tính chất quyết của lao động con người đối với quá trình tạo ra của cải vật chất cho xã hội càng biểu hiện rõ rệt.

Lao động có vai trò hết sức quan trong trong quá trình sản xuất, việc hạch toán chính xác chi phí về lao động có vị trí quan trọng, là cơ sở để xác định các khoản nghiệp vụ phải nộp cho Ngân sách, cho các cơ quan phúc lợi xã hội Vì thế, để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, đòi hỏi phải phân loại lao động hợp lý

Xuất phát từ những tiêu chí như trên Công ty cổ phần tư vấn đầu tư thương mại và xây dựng Lam Sơn đã phân loại lao động theo quan hệ với quá trình sản xuất Bao gồm lao động trực tiếp và lao động gián tiếp Số lượng lao động

cụ thể được biểu hiện thông qua số liệu sau:

Bảng 1: Báo cáo thống kê số lượng lao động Công ty cổ phần tư vấn đầu tư

thương mại và xây dựng Lam Sơn

2005

Năm 2006 Kế

- Bậc 1 và bậc 2 bao gồm là phần lớn số lao động phổ thông chưa qua

trường lớp đào tạo chuyên môn nào.

- Bậc 3 và bậc 4 gồm những công nhân đã qua một quá trình đào tạo.

- Bậc 5 trở lên bao gồm những công nhân đã qua trường lớp chuyên môn

2 Cỏc hỡnh thức trả lương và chế độ tiền lương.

Việc chia lương cho từng bộ phận được tính theo tỷ lệ 50/50 giữa lương

cơ bản theo nghị định số 205/NĐ - CP và hệ số chức danh công việc (gắn với mức độ phức tạp của công việc, trách nhiệm đối với công việc đòi hỏi, mức độ hoàn thành công việc…)

* Các hình thức trả lương

Xuất phát từ nhiệm vụ , đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty nên việc tính toán áp dụng các hình thức trả lương cho các bộ phận phòng ban, xí nghiệp sao cho đạt hiệu quả tối ưu nhất, đối với doanh nghiệp thì hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch đề ra , còn với người lao động đảm bảo tính đúng tính đủ lương theo chế độ ban hành và tạo động lực cho người lao động phấn đấu vươn lên làm tăng năng suất lao động, tăng thu nhập cải thiện đời sống sinh hoạt cho gia đình

+ Chính vì mục tiêu như vậy mà Công ty đã xây dựng được một hệ thống định mức thời gian lao động cụ thể để làm cơ sở cho việc xác định đơn giá tiền lương Vận dụng trong việc trả lương sản phẩm cho bộ phận trực tiếp sản xuất (cụ thể ở các tổ sản xuất )

+ Đối với bộ phận gián tiếp là các phòng ban và bộ phận phục vụ thì Công ty căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể của Công ty trong tháng đó (việc hoàn thành định mức chỉ tiêu kế hoạch đề ra cho toàn doanh nghiệp) cùng với việc quản lý giám sát chặt chẽ về thời gian và chất lượng lao động (có phân loại đánh giá theo loại A,B) làm cơ sở để áp dụng hệ

số khuyến khích tăng năng suất lao động để tính lương cụ thể cho từng người hay bộ phận đó

+ Việc trả lương hàng tháng cho cán bộ CNV thông qua các bộ phận được chia làm 2 kỳ:

- Kỳ 1: Vào ngày 25 hàng tháng tạm ứng lương là 500.000đ

- Kỳ 2: Thanh toán số lương còn lại chậm nhất vào ngày 15 của tháng sau, sau khi trừ tạm ứng lương kỳ 1, 5% BHXH, 1%BHYT và các khoản phải nộp phải trả khác (nếu có)

* Cách tính trả lương cho các phòng ban và bộ phận phục vụ

Tại 5 phòng ban quản lý xí nghiệp và tổ cơ điện công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian Vì ở các bộ phận này không thể đánh giá cụ thể hiệu quả công việc bằng sản phẩm mà đây là kết quả chung của toàn doanh nghiệp (hay của toàn bộ CNV) Chính vì vậy tại các bộ phận này công ty áp dụng trả lương theo thời gian

+ Cụ thể tiền lương được xác định dựa trên mức lương cơ bản và số ngày làm việc thực tế theo dõi qua bảng chấm công và hệ số trách nhiệm (nếu có) Ngoài ra căn cứ vào tình hình cụ thể của từng tháng để xác định hệ số khuyến khích tăng năng suất lao động, các khoản phụ cấp lương tháng của từng người cụ thể.

Tiền lương của CNV được xác định:

Lcb x Ctt x(1 + Hkk) Tiền lương tháng từng người = + Lpc (nếu có) + Lp

Lp: lương phép (nếu nghỉ phép) Riêng hệ số Hkk tuỳ thuộc vào kết quả, mức độ phù hợp của công việc, chất lượng lao động từng bộ phận cụ thể để xác định hệ số.

Ví dụ: : tiền lương cho ông Hoàng thế Đoàn đội trưởng đội 420 4/2006

Hệ số lương cấp bậc được lương theo hợp đồng là 4,33 do đó lương cơ bản là 450.000 * 4,33=1.948.500

Lương tháng theo thời gian= 1.948.500 x 26 (1+0.5) = 2.922.750đ

26 Phụ cấp trách nhiệm = 450.000*0,4 = 180.000đ

Tiền ăn ca: 26 x3.000/ngày = 78.000đ

Tiền làm thêm giờ ngày lễ 30/4 = 2.922.750 x 1 x 200% = 149.885đ

26

- Tổng thu nhập của ông Đoàn là:

2.922.750+ 180.000 +78.000 + 149.885=3.330.635 đ

Trong tháng ông Đoàn đã tạm ứng 1.000.000đ

Ông Đoàn phải nộp BHXH, BHYT:

0.06 x (2.922.755+180.000) = 127.710đ

Số tiền ông Đoàn còn lĩnh là:

3.330.635- 1.000.000 – 127.710= 2.202.925đ

Các trường hợp khác tính tương tự.

Sau khi tính lương xong kế toán tiến hành lập bảng thanh toán lương cho bộ phận tổ cơ điện

- Ưu điểm và nhược điểm của hình thức tiền lương thời gian lao động.

Ưu điểm của hình thức trả lương thời gian lao động là: Dễ hiểu, dễ quản

lý, tạo điều kiện cho người quản lý và công nhân có thể tính toán tiền lương một cách dễ dàng.

Bên cạnh đó hình thức trả lương theo thời gian lao động cũng tồn tại các nhược điểm : Tiền lương của công nhân nhận được không liên quan trực tiếp đến sự đóng góp của họ trong một chu kỳ thời gian cụ thể Vì thế, sự khuyến khích thực hiện công việc dựa trên những đòi hỏi tối thiểu của công việc được thực bởi những biện pháp tạo động lực khác ngoài khuyến khích tài chính trực tiếp

Nhược điểm của hình thức trả lương theo thời gian có thể được thực hiện theo hai chế độ:

Trả lương theo thời gian giản đơn: Căn cứ vào thời gian làm việc thực tế nhân với mức tiền lương của một đơn vị thời gian.

Trả lương theo thời gian giản đơn không phát huy được đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động vì nó chưa gắn kết được với số lượng và chất lượng thực tế công việc của người lao động.

+ Trả lương theo thời gian có thưởng: Gồm tiền lương trả theo thời gian đơn giản cộng với tiền thưởng Tiền thưởng có thể tính cho tất cả các sản phẩm được sản xuất, cũng có thể được tính cho số sản phẩm vượt mức hoặc cho mức độ thực hiện công việc xuất sắc.

*Cách trả lương cho các bộ phận trực tiếp sản suất

Đối với bộ phận trực tiếp sản xuất cụ thể là ở các đội, Công ty áp dụng hình thức trả lương khoán Hình thức trả lương khoán có tác dụng khuyến khích người công nhân hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn, nhưng phải đảm bảo chất lượng công việc, thông qua hợp đồng giao khoán, cụ thể là các phiếu

khoán Sau mỗi công trình hoàn thành, kế toán căn cứ vào các phiếu khoán và bảng chấm công trực tiếp để thanh toán tiền lương cho ngươi lao động

Việc thanh toán tiền lương cho người lao động phải được ưu tiên chi trả trực tiếp, chậm nhất là hết tháng này phải thanh toán lương tháng trước

Các đội phải chịu trách nhiệm thu 5% trên tiền lương cơ bản của người lao động để nộp cho công ty về BHXH hàng tháng, 1% về BHYT và các khoản khác theo chế độ hiện hành vào đầu năm của số lao động trong danh sách của đơn vị mình phụ trách

+ 70% lương khi không làm việc

+ ít nhất 80% lương nếu phải làm việc khác có mức lương thấp hơn + 100% lương khi ngừng do sản xuất chế thử

Theo cách tính này thống nhất với mọi lao động theo % trên mức lương cấp bậc kể cả phụ cấp.

Khi người lao động làm ra sản phẩm sấu hỏng tuỳ theo trường hợp họ được nhận theo quy định sau :

+ Nguyên lương nếu sản phẩm hỏng này trong định mức cho phép hoặc nguyên nhân khách quan

+ Nếu do lỗi của công nhân và ngoài định mức thì được hưởng 70% lương + Nếu là chế thử, sản xuất thử thì họ được hưởng nguyên lương

+ Riêng với sản phẩm xấu mà người công nhân sửa lại được thì họ được hưởng nguyên lương nhưng không được tính lương thời gian sửa chữa

- Một số chế độ trợ cấp và tính lương phép

+ Chế độ nghỉ phép theo quy định

+ Hàng năm công nhân được nghỉ tối thiểu 12 ngày phép nếu làm việc

- Trên 5 năm và dưới 10 năm thì được nghỉ thêm 1 ngày

- Trên 10 năm đến 15 năm thì được nghỉ thêm 2 ngày

- Từ 15 năm đến 20 năm thì được nghỉ thêm 3 ngày

- Trên 20 năm thì được nghỉ thêm 4 ngày

+ Khi người lao động nghỉ phép thì họ được hưởng lương phép, tiền lương nghỉ phép bằng 100% lương cấp bậc, còn nếu không nghỉ phép thì họ được hưởng thêm một khoản là 100% lương cấp bậc đó là những ngày nghỉ phép bên cạnh tiền lương hàng tháng của mình

Các phụ cấp khác được tính như phụ cấp trách nhiệm và phụ cấp độc hại như đã nêu ở phần phụ cấp lương

-Chế độ trả lương theo chức vụ:

Chế độ trả lương theo chức vụ được thiết kế để trả lương cho người lao động trong các tổ chức quản lý Nhà nước, các tổ chức kinh tế xã hội và các loại lao động quản lý trong các doanh nghiệp tuỳ theo chức danh viên chức và thâm niên nghề nghiệp.

Các phụ cấp được thanh toán trên bảng lương

- Phụ cấp chức vụ:

+ Trưởng phòng, tổ trưởng, quản đốc các phân xưởng: 0,5

+ Phó phòng, phó quản đốc các phân xưởng: 0,4

- Đối với các chức danh từ trưởng phòng trở lên hoặc tương đương quỹ lương thánh được chia làm hai phần:

+ Phần trả lương hàng tháng chỉ tạm ứng 80% mức lương tháng.

+ Khi kết thúc năm thực hiện quyết toán tiền lương cả năm trên cơ sở mức

độ hoàn thnàh nhiệm vụ của từng chức danh và hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty Các khoản phải trừ khi quyết toán tiền lương bao gồm:

+ Tiền lương ứng theo tháng

+ Tiền thưởng trong lương tháng (từ quỹ lương của Công ty)

+ Các khoản phân phối từ quỹ lương vào các ngày lễ, tết trong năm

Các chức danh còn lại tiền lương được trả căn cứ vào quy đinh của Công ty

và trên cơ sở sản xuất kinh doanh của Công ty, phù hợp với công việc được đảm nhận và mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao

Số ngày làm việc không quá số ngày làm việc theo chế độ.

Các phụ cấp trên trả theo mức lương tối thiểu Nhà nước quy định

Để tính chính xác và công bằng tiền lương phải trả cho người lao động thì thời gian lao động phải được ghi chép kịp thời, chính xác.

Theo quyết định số 171 /TNM – TCLĐ quy định về “thoả ước lao động tập thể”: Thời gian làm việc của Công ty cổ phần tư vấn đầu tư thương mại và xây dựng Lam Sơn là 8h / ngày, 42h / tuần Lao động làm việc 6 ngày, nghỉ chủ nhật Mỗi tháng làm việc ngày thứ 7 đầu tiên của tháng .

3 Kế toán chi tiết tiền lương.

* Chứng từ theo dõi về mặt số lượng và thời gian lao động

Để quản lý lao động về mặt số lương Công ty cổ phần tư vấn đầu tư thương mại và xây dựng Lam Sơn sử dụng sổ theo dõi lao động Sổ này được mở để theo dõi số lượng lao động của cả công ty và do phòng TCLĐ quản lý Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ được phòng tổ chức lao động lập mỗi khi có các quyết định tương ứng và được ghi chép kịp thời vào sổ theo dõi lao động Trên cơ sở

đó làm căn cứ cho việc tính lương và các khoản phải trả cho người lao động được chính xác kịp thời.

- Căn cứ vào chứng từ ban đầu như: quyết định tuyển dụng, giai đoạn cho thôi việc, giai đoạn nâng bậc thợ để theo dõi hạch toán, sự thay đổi về chất lượng số lượng ban đầu.

- Căn cứ vào chứng từ ban đầu như bảng chấm công Theo dõi công tác của các tổ chức, phiếu làm đêm, phiếu làm thêm giờ, phiếu làm giao nộp sản phẩm, hợp đồng giao khoán ….Để lập bảng tính và thanh toán lương BHXH cho người lao động Căn cứ vào bảng tính lương Kế toán lập bảng chi tiết hoặc phân bổ chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương và chi phí của từng phân xưởng, bộ phận sử dụng lao động.

- Song song với việc theo dõi sự biến động tăng, giảm về mặt số lượng lao động thì phòng TCLĐ còn theo dõi về chất lượng lao động, cơ cấu lao động Hạch toán số lượng lao động chính là việc theo dõi tình hình biến động tăng giảm về mặt số lượng trong phạm vi từng đơn vị, từng phòng ban cũng như toàn doanh nghiệp.

Bảng 2: Báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2006

Số lượng (Người)

Ghi chú

Bảng 03: Theo dõi lao động tháng12 năm 2006

Thực tế Công ty không có trường hợp nào trên 60 tuổi đối với nam, và 55 tuổi đối với nữ Chứng tỏ công ty đã áp dụng đúng quy định của pháp luật về chế độ nghỉ hưu cho người lao động Qua điều tra cho thấy thực tế độ tuổi trung bình của lao động trong công ty là 40 tuổi Việc có quá nhiều lao động già sẽ có nhiều kinh nghiệm, song khả năng tiếp thu khoa học kĩ thuật kém, khó

có sự năng động sáng tạo Bên cạnh đó, do giữ cơ chế và bộ máy cũ quá lâu

cộng thêm với dây chuyền công nghệ ngày càng hiện đại hoá sẽ dẫn doanh nghiệp tới có nhiều lao động không đáp ứng đủ yêu cầu sản xuất kinh doanh, việc thừa lao động là điều tất yếu sẽ xảy ra.

Muốn quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động cần phải tổ chức hạch toán việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động Chứng từ hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, tổ, đội lao động sản xuất, trong đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc của mỗi người lao động Bảng chấm công do tổ trưởng( hoặc trưởng các phòng ban) trực tiếp ghi và để nơi công khai để người lao động giám sát thời gian lao động của từng người Cuối tháng bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho từng bộ phận, tổ, đội sản xuất

VD Mẫu bảng chấm công trực tiếp phòng kế toán tài chính (Bảng 4)

• Kế toán lao động về mặt kết quả lao động

Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau, tuỳ theo loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp Mặc dù sử dụng các mẫu chứng từ khác nhau nhưng các chứng từ này đều bao gồm các nội dung cần thiết như tên công nhân, tên công việc, sản phẩm, thời gian lao động…Chứng từ phản ánh kết quả lao động thường bao gồm “phiếu giao, nhận sản phẩm”, “phiếu khoán”, “hợp đồng giao khoán”…

Chứng từ hạch toán lao động phải do người lập( tổ trưởng) ký, cán bộ kiểm tra kỹ thuật xác nhận, được lãnh đạo duyệt y Sau đó các chứng từ này được chuyển cho nhân viên hạch toán phân xưởng để tổng hợp kết quả lao động toàn đơn vị, rồi chuyển về phòng lao động tiền lương xác nhận Cuối cùng được chuyển về phòng kế toán để tính lương, tính thưởng.

Để tổng hợp kết quả lao động, tại mỗi phân xưởng, bộ phận sản xuất, nhân viên hạch toán phân xưởng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động Trên

cơ sở các chứng từ hạch toán kết quả lao động do các tổ gửi đến, hàng ngày( hay định kỳ), nhân viên hạch toán phân xưởng ghi kết qủa lao động của từng người, từng bộ phận vào sổ rồi cộng sổ, lập báo cáo kết quả lao động gửi cho các bộ phận quản lý liên quan Phòng kế toán cũng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động để tổng hợp kết quả lao động chung của toàn doanh nghiệp.

Ta có ví dụ mẫu phiếu khoán như sau:

PHIẾU KHOÁN

Ngày 12 tháng 3 năm 2007

Công trình: Trung tâm kiểm nghiệm thuốc, mỹ phẩm, dược phẩm Vĩnh phúc

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO KHOÁN

1- Ông: Nguyễn Quang Cảnh…Chức vụ: Đội trưởng………

2- Bà : ……… Chức vụ:……….

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN KHOÁN 1- Ông:………Chức vụ……….

2- Bà : Nguyễn Thị Thiện…… Chức vụ: Tổ trưởng………

A- Cùng nhau thống nhất giao nhận như sau:………

………… Quét vôi tường 1+2+3………

………… Quét vôi mặt đứng trục D-A và mặt đứng trục 1-8 khối lượng 2421 m2x2500đ/m2=6.052.500 (Sáu triệu không trăm năm mươi hai ngàn năm trăm đồng chẵn)……….

Yêu cầu: Bên nhận khoán phải làm đúng yêu cầu công việc, đảm bảo được cả về kỹ thuật, mỹ thuật công trình và an toàn lao động………

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN KHOÁN ĐẠI DIỆN BÊN GIAO KHOÁN PHẦN NGHIỆM THU THANH TOÁN Đồng ý nghiệm thu thanh toán phần công việc đã hoàn thành với tổng giá trị là 6.052.500(Sáu triệu không trăm năm mươi hai ngàn năm trăm đồng chẵn)………

Bên nhận khoán Bên giao khoán

• Kế toán chi tiết tiền lương đối với người lao động:

Hạch toán thanh toán lương với người lao động dựa trên cơ sở các chứng

từ hạch toán thời gian lao động, kết quả lao động (bảng chấm công), và các

chứng từ khác có liên quan (giấy nghỉ ốm, biên bản nghỉ việc ) kế toán tiền lương tại Công ty cổ phần tư vấn đầu tư thương mại và xây dựng Lam Sơn tiến hành tính lương sau khi đã kiểm tra các chứng từ trên Công việc tính lương, tính thưởng và các khoản khác phải trả cho người lao động theo hình thức trả lương đang áp dụng tại công ty, kế toán lao động tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương (gồm lương cơ bản, lương sản phẩm, các khoản phụ cấp, trợ cấp, bảo hiểm cho từng lao động), bảng thanh toán tiền thưởng.

Bảng thanh toán tiền lương được thanh toán cho từng bộ phận (phòng ban ) tương ứng với bảng chấm công Trong bảng thanh toán tiền lương công

ty áp dụng hình thức; mỗi công nhân viên được ghi một dòng căn cứ vào bậc, mức lương, thời gian làm việc để tính lương cho từng người Sau đó kế toán lao động tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương tổng hợp cho toàn doanh nghiệp, tổ đội, phòng ban mỗi tháng Bảng thanh toán tiền lương cho toàn công ty sẽ chuyển sang cho kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị ký duyệt Trên

cơ sở đó, kế toán thu chi viết phiếu chi và thanh toán lương cho từng bộ phận Việc thanh toán lương cho người lao động thường được chia làm 2 kỳ trong tháng:

+Kỳ 1: tạm ứng

+Kỳ 2: thanh toán nốt phần còn lại sau khi đã trừ đi các khoản phải khấu trừ vào lương của người lao động theo chế độ quy định.

Tiền lương được trả trực tiếp cho người lao động

Đối với lao động nghỉ phép vẫn được hưởng lương thì phần lương này cũng được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh Việc nghỉ phép thường đột xuất, không đều đặn giữa các tháng trong năm do đó cần tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân vào chi phí của từng kỳ hạch toán Như vậy, sẽ không làm cho giá thành sản phẩm bị biến đổi đột ngột.

Từ các chứng từ sử dụng theo dõi lao động và kết quả lao động ta lập bảng

thanh toán lương (bảng 05), bảng phân bổ tiền lương (bảng 06) và bảng phân bổ BHXH, BHYT và KPCĐ (bảng 07) cho từng bộ phận của Công ty.

Bảng 5.Bảng thanh toán lương T4/2006