Tổng quan về khoa học quản lý

BÀI GIẢNG Tổng quan khoa học quản lý Phần Tổng quan khoa học quản lý CHƯƠNG 1: QUẢN LÝ VÀ CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN QUẢN LÝ 1.1 Khái niệm quản lý 1.1.1 Các cách tiếp cận quan niệm khác quản lý - Quản lý dạng lao động xuất sớm lịch sử Nó hoạt động tất yếu nảy sinh có tham gia hoạt động nhiều người - Xã hội phát triển vai trị quản lý ngày quan trọng Nó diện tất lĩnh vực đời sống xã hội Hiện nay, có nhiều cách tiếp cận quan niệm khác quản lý Có thể khái quát số cách tiếp cận quan niệm khác quản lý sau: Thứ nhất: Đồng quản lý với việc dùng người thông qua người khác để hồn thành cơng việc (Mặc Tử, F.W Taylor, M.P Follet) Mặc Tử: Công việc bậc (cai trị, thống trị, quản lý) biết tập hợp xung quanh người hiền Quan niệm cho thấy: quản lý công việc số người khơng phải làm F.W Taylor (1856 - 1915) Quản lý hồn thành cơng việc thơng qua người khác biết họ hồn thành cơng việc cách tốt rẻ Quan niệm cho thấy quản lý công việc gián tiếp Người quản lý không trực tiếp thực công việc mà, nhiệm vụ họ phân công, xếp, bố trí kiểm tra người khác làm Nhận xét: - Ưu điểm: Nhấn mạnh đến vai trò người việc thực nhiệm vụ tổ chức Nhấn mạnh đến đặc trưng hoạt động quản lý tác đọng người với người, để thực mục tiêu tổ chức - Hạn chế: Coi người loại cơng cụ, phương tiện để hồn thành mục tiêu Vì thế, khơng có tính nhân văn Ngoài ra, F W Taylor đề cập đến việc cải tiến công cụ lao động quan hệ lao động người chủ công nhân mà chưa y đến nội dung khác hoạt động quản lý Thứ hai: Tiếp cận quản lý với tính cách qúa trình (H.Fayol, H Koontz, C.O’ Donnell, H Weihrich) H Fayol: Quản lý hành dự đoán lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp kiểm tra H Koontz tác giả: Quản lý điều kiện thiết yếu đảm bảo phối hợp nỗ lưc cá nhân nhằm đạt mục tiêu tổ chức với thời gian, tiền bạc, vật chất bất mãn cá nhân Nhận xét: - Ưu điểm: Nhìn nhận quản lý hoạt động mang tính khoa học thao tác hố, quy trình hố thành chức năng, nhiệm vụ, bứơc cụ thể Từ đó, tạo điều kiện thuận lợi cho chủ thể quản lý thực nhiệm vụ rễ ràng - Hạn chế: Cịn mang tính máy móc, cứng nhắc, đề cao nhấn mạnh đến kĩ thuật quản lý mà chưa ýy đến nghệ thuật, phong cách quản lý Thứ ba: Quản lý định Bởi lẽ, theo họ, định khâu cuối cùng, mang tính đột phá công việc quản lý Tiêu biểu cho cách tiếp cận H Simon, V.H Vroom.v.v H.Simon cho rằng: Ra định cốt lõi quản lý Mọi công việc khác tổ chức diễn sau có định chủ thể quản lý Việc định quản lý công việc cấp tổ chức V H Vroom cho rằng: Công việc tất nhà quản lý định quản lý Trình độ nhà quản lý cao hay thấp chủ yếu đánh giá xem định họ ban hành nhiều hay Nhận xét: - Ưu điểm: Đề cao vai trò chủ thể quản lý Đánh giá cao vị trí, vai trị cơng tác định quản lý điều hành tổ chức - Hạn chế: Nhìn nhận chức năng, nhiệm vụ người quản lý phiến diện, chưa đầy đủ Đánh giá cao vai trị cơng tác định quản lý nên xem nhẹ, bỏ quên công việc khác Thứ tư: Quản lý nghệ thuật Cách tiếp cận nhấn mạnh đến khía cạnh nghệ thuật, đến tính linh hoạt, sáng tạo mền dẻo hoạt động chủ thể quản lý Tiêu biểu cho cách tiếp cận là: M.P Follet: Quản lý nghệ thuật khiến cho cơng việc bạn hồn thành thơng qua người khác Trường phái 7S: Đưa công việc mà nhà quản lý phải quan tâm đến việc thực địi hỏi phải có nghệ thuật là: Xây dựng mục tiêu dài hạn Thiết kế tổ chức (structure) Đảm bảo tính hệ thống tổ chức (systems) Chú y phong cách (style) Quan tâm đến nhân viên (staff) Xây dựng kĩ (skills) Xây dựng chiến lược (Strategy) Nhận xét: - Ưu điểm: Khắc phục hạn chế quan niệm mang tính máy móc, kĩ thuật hoạt động quản lý Đề cao tính linh hoạt, tính mềm dẻo hoạt động quản lý - Hạn chế: Cịn mang tính ảo tưởng, đơi nhấn mạnh mức yếu tố nghệ thuật mà coi nhẹ yếu tố kĩ thuật, yếu tố quy trình hoạt động quản lí Thứ năm: Quản lý hoạt động phụ thuộc vào tình cụ thể Tuỳ theo tình khác mà chủ thể quản lý sử dụng công cụ, phương thức phù hợp Đại diện cho cách tiếp cận tác giả Paul Hersey Ken Blandhard Họ cho rằng: Khơng có phương thức quản lý lãnh đạo tốt cho tình khác Người quản lý lựa chọn công cụ, phương pháp quản lý vào tình cụ thể Nhận xét: - Ưu điểm: Nhấn mạnh đến tính đa dạng nội dung phong phú hình thức hoạt động quản lý thực tiễn Đề cao vai trò người quản lý việc dẫn dắt, điều khiển tổ chức trình thực mục tiêu chung - Hạn chế: Chưa nhận điểm chung, yếu tố chung hoạt động quản lý Ngoài số cách tiếp cận trên, thực tế số cách tiếp cận khác như: theo kinh nghiệm trường hợp, theo hành vi quan hệ cá nhân, theo hệ thống kĩ thuật – xã hội, tiếp cận tác nghiệp quản lý v.v Những cách tiếp cận khác tạo tranh phong phú, đa dạng sống động lĩnh vực hoạt động đặc biệt Từ góp phần cho phép nhận thức ngày đầy đủ tiếp cận chất hoạt động quản lý H Koontz gọi phong phú cách tiếp cận khác quản lý khu rừng lý thuyết quản lý Tuy vậy, cách tiếp cận dừng lại góc nhìn đơn lẻ, nhấn mạnh đến mặt, phương diện hoạt động quản lý Sở dĩ có khác cách tiếp cận quản lý vì: + Bản thân lĩnh vực quản lý chứa đựng nội dung đa dạng phong phú Mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý thường xuyên biến đổi với biến đổi người điều kiện kinh tế – xã hội mà tồn + Nhu cầu thực tiễn đặt giai đoạn lịch sử, tổ chức cấp độ khác Vì thế, địi hỏi có lý thuyết khác để làm sở lý luận cho việc giải thực tiễn + Trình độ phát triển ngày cao khoa học (cả khoa học tự nhiên khoa học xã hội nhân văn) tạo khả ứng dụng thành tựu chúng vào quản lý.) + Lập trường giai cấp nhà tư tưởng quản lý Từ cách tiếp cận quan niệm quản lý vừa nêu trên, trả lời câu hỏi: chất quản lý gì? Quản lý dạng lao động đặc biệt nhằm tác động tới hoạt động lao động cụ thể để đạt mục tiêu chung tổ chức cách hiệu Quyết định QL Để HĐQL hiểu rõ chất quản lý, KTQLphân biệt hoạt động quản lý với = CTQL < -> === Mục tiêu chung (Mc) hoạt động cụ thể khác như(Công cụ, phương tiện khác) sau: Công cụ HĐ = Con người >Đối tượng Phương tiện === Mục tiêu (M) Công cụ SX HĐSXVC = Người lao động -> Đối tượng LĐ === Mục tiêu chủ thể Sự phân biệt hoạt động mang tính tương đối tồn nhận thức Việc phân biệt hoạt động nhằm mục đích xác định chất quản lý dễ dàng hơn, từ cho phép xác định hoạt động quản lý thực theo mơ hình sau: Cơng cụ Cơng cụ CTQL < >Đối tượng < -> Đối tượng ->Mc Phương tiện Phương tiện Từ mơ hình trên, yếu tố hoạt động quản lý : 1/ Chủ thể quản lý 2/ Khách thể quản lý 3/ Công cụ, phương tiện quản lý 4/ Mục tiêu chung 5/ Điều kiện môi trường quản lý - Việc xác định yếu tố cấu thành hoạt động quản lý đòi hỏi chủ thể nghiên cứu thực hành quản lý phải có cách tiếp cận mang tính chỉnh thể, tồn vẹn hệ thống hoạt động - Từ phân tích khái qt trên, hiểu : Quản lý tác động có ý thức, quyền lực theo quy trình với nguyên tắc, phương pháp, phong cách, nghệ thuật công cụ chủ thể quản lý tới khách thể quản lý để đạt mục tiêu tổ chức điều kiện kinh tế – xã hội định Ngồi ra, chất quản lý cịn thể hình thức quản lí, vai trị đặc trưng chung hình thức quản lí 1.1.2 Phân loại quản lý Tuỳ theo khác mà phân chia thành hình thức quản lí khác thực tiễn : - Căn quy mô quản lý : Quản lý vi mô vĩ mô - Căn vào đối tượng quản lí: + Quản lí giới tự nhiên (chăm sóc, trơng nom, bảo vệ) + Quản lí hệ thống vật tư, kĩ thuật (bảo dưỡng, bảo vệ, điều khiển) + Quản lí người, quản lí xã hội - Căn lĩnh vực đời sống xã hội: Quản lý trị, quản lý kinh tế, văn hố, xã hội v.v - Căn vào chủ thể quản lí: Quản lí nhà nước, quản lí hành nhà nứơc, quản lí xã hội.v.v - Căn vào yếu tố cấu thành tổ chức: Quản lí văn hố tổ chức, quản lí chiến lược, quản lí nguồn nhân lực, quản lí sách, quản lí thơng tin.v.v - Căn vào tính chất hoạt động quản lí: Quản lí biến đổi, quản lí hài hồ, quản lí chất lượng, quản lí đổi mới, quản lí rủi ro.vv Nhận xét : + Sự phân loại có tính chất tương đối + Cho thấy tính chất đa dạng, phong phú hoạt động quản lí + Việc loại hình quản lí khác nhận thức đầy đủ đặc trưng, vai trị quản lí đầy đủ hơn, từ đó, thấy chất hoạt động quản lí mối quan hệ người với người, đối tượng quản lí suy đến quản lí người hoạt động họ, quản lí tượng q trình xã hội + Hoạt động quản lí có nhiều cấp độ hình thức khác nhau, cần phải chung, lặp lại, phổ biến hình thức để khái qt quy luật quản lí 1.1.3 Đặc trưng quản lý Thứ : Là hoạt động có tính tất yếu, phổ biến mang tính lịch sử (Một nghệ sĩ chơi đàn phải điều khiển có mình, dàn nhạc cần phải có nhạc trưởng” (C.Mác -Ph.Ăngghen, tồn tập, tập 23, NXB Sự thật, 1995, tr480) Thứ hai: Là tác động chủ thể quản lý đến khách thể quản lý quyền lực Thứ ba: Là hoạt động nhằm hướng tới thực mục tiêu chung Thứ tư: Quản lý quy trình bao gồm bước bản: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra Thứ năm: Là dạng lao động đặc biệt, mang tính gián tiếp tổng hợp Người ta coi quản lý lao động lao động, hay lao động siêu lao động Thứ sáu: Quản lý vừa mang tính khoa học vừa nghệ thuật Thứ bảy: Thơng tin nhân tố đặc biệt quan trọng quản lý Thứ tám: Quản lý có xu hướng vươn tới tự quản 1.1.4 Vai trị quản lý Có nhiều cách nhìn nhận đánh giá khác vai trò quản lý, cụ thể : - A.Smith (Nhà kinh tế học Cổ điển Anh, kỉ XVIII) nhấn mạnh đến vai trị phân cơng lao động hợp lí sản xuất Nhờ có phân cơng lao động mà tổ chức có suất lao động cao - Các Mác lại nhấn mạnh đến vai trị ý ý chí điều khiển chung người thủ lĩnh, người đứng đầu, người huy hoạt động tập thể - V.I.Lênin đề cao vai trị tổ chức, ơng nói: Hãy cho tổ chức người cộng sản, đảo lộn nước Nga - Keney (Nhà kinh tế học Thuỷ Điển) vai trò quản lí q trình phát triển xã hội Ơng khẳng định kỉ XX thống trị đề quốc bàn giấy (quản lí) vương quốc kĩ thuật - Trường phái quản lý Nhật Bản coi quản lý nhân tố thứ tư trình phát triển xã hội đại, giữ vai trị kết nối ba nhân tố có xã hội truyền thống là: Vốn (tư bản), ruộng đất lao động Như vậy, thấy quản lí đóng vai trò đặc biệt quan trọng ngày tăng theo phát triển xã hội Vai trị thể khía cạnh sau : +Vai trị định hướng +Vai trò thiết kế + Vai trò phối hợp + Vai trò thúc đẩy + Vai trò điều chỉnh 1.2 Những yếu tố tác động đến quản lý Quản lí hệ thống bao gồm nhiều nhân tố, nhiều hoạt động đa dạng phức tạp Có thể phân chia nhân tố hệ thống quản lí thành : Nhân tố bên nhân tố bên ngoai (mơi trường).v.v Tuy nhiên, với loại hình tổ chức khác (kinh tế, trị, văn hố, xã hội.v.v.) nhân tố bên bên chúng khơng giống Khoa học quản lí xem xét yếu tố chung nhất, phổ biến có tác động đến loại hình tổ chức khác cách trực tiếp gián tiếp 1.2.1 Yếu tố kinh tế - Trình độ lực lượng sản xuất - Tính chất quan hệ sản xuất - Cơ sở vật chất tài *Nhận xét đánh giá: + Có mối quan hệ chiều yếu tố kinh tế tới quản lý + Yếu tố kinh tế có tác động trực tiếp việc quản lý tổ chức kinh tế 1.2.2 Yếu tố trị, luật pháp - Quan điểm, đường lối, chủ trương, sách Đảng cầm quyền, hệ thống pháp luật Nhà nứơc - Tính chất, đặc trưng hệ thống thiết chế trị, hành quốc gia Tính chất chế trị có tác động đến đến quản lý cách trực tiếp gián tiếp Yếu tố trị thể quan điểm, đường lối, chiến lược phát triển xã hội giai cấp cầm quyền - Cơ chế điều chỉnh chủ thể quản lý cấp vĩ mô hoạt động chủ thể khác *Nhận xét - Có tác động chiều yếu tố trị – luật pháp tới quản lý - Yếu tố trị – luật pháp có tác động trực tiếp hoạt động quản lý trị 1.2.3 Yếu tố văn hố -Trình độ dân trí -Chuẩn mực giá trị quan hệ ứng xử -Giá trị văn hoá truyền thống dân tộc -Văn hóa trị -Văn hóa quản lý * Nhận xét - Có tác động chiều yếu tố văn hoá đến quản lý - Yếu tố văn hố có tác động trực tiếp quản lý tổ chức Văn hoá - xã hội CHƯƠNG QUẢN LÝ VỚI TÍNH CÁCH LÀ MỘT KHOA HỌC 2.1 Đối tượng nghiên cứu khoa học quản lý Trong thực tiễn, tồn đa dạng sinh động loại hình hoạt động, cấp độ lĩnh vực, tổ chức khác người Tương ứng với tính đa dạng sinh động lĩnh vực hay tổ chức có loại hình quản lý tuơng ứng Khơng có quản lý nằm ngồi tổ chức, nằm hoạt động tập thể tất lĩnh vực kinh tế trị, văn hố, xã hội đời sống người Như quy luật khách quan, hoạt động thực tiễn nhận thức người ngày phát triển tri thức người lĩnh vực hoạt động mà người tham gia vừa với tư cách chủ thể vừa đối tượng nhận thức ngày gia tăng vào khám phá chất, quy luật Dần dần, khoa học lĩnh vực xuất Nhưng chất nhận thức người ln có xu hướng phải tìm đến khái qt chung, phổ biến vật tượng không dừng lại mặt, khía cạnh đơn lẻ vật, tượng Với mong muốn vậy, với tư trừu tượng phát triển thực tiễn mà người khái quát thành quy luật trình vận động phát triển vật, tượng trình khác tự nhiên, xã hội tư người Là hoạt động thực tiễn người, hoạt động quản lý đối tượng nhận thức Ngay từ xuất hiện, quản lý tìm hiểu, khám phá để đặc trưng, yếu tố hoạt động này, từ giúp cho hoạt động người ngày hiệu Nhu cầu tìm hiểu quản lý trứơc hết xuất phát từ thực tiễn quản lý lĩnh vực khác đời sống xã hội Như quy luật khách quan, tri thức quản lý hình thành trở thành khoa học quản lý lĩnh vực Có thể gọi khoa học quản lý chuyên ngành Không dừng lại lĩnh vực riêng lẻ đó, người cịn đặt cho yêu cầu phải trả lời câu hỏi như: có chung, phổ biến lặp lại lĩnh vực quản lý khác hay khơng? Cái để phân biệt hoạt động quản lý với hoạt động tương tự nó? Bản chất quản lý gì? Trong trình đó, với phát triển nhận thức phong phú đa dạng loại hình quản lý xuất thực tiễn, người yếu tố chung nhất, phổ biến nhất, có tất loại hình quản lý khác nhau, là: Chủ thể quản lý; 10 + Cùng với thời gian, động làm việc nhân viên bị thay đổi phai nhạt Vì vậy, người lãnh đạo phải biết khơi dậy động làm việc nhân viên cách tạo điều kiện để trì nhiệt tình, hắng hái nhân viên + Tạo bầu khơng khí hữu ích để xử lý cách tình diễn tổ chức để đưa tổ chức đến mục tiêu định Trình độ lý luận, trình độ tư Bản lĩnh Những phẩm chất khả khái quát là: Tài Đức hay Nhân – Trí – Dũng Kết tinh phẩm chất người lãnh đạo tạo uy tín, tạo ảnh hưởng tích cực đến nhân viên 9.2.2 Nội dung công tác lãnh đạo - Mục tiêu sách nhân lực thực biện pháp nhằm thoả mãn nhu cầu vật chất tinh thần thành viên tổ chức -Là sách quản lý phát triển nhân lực tổ chức để phát huy cao lực phẩm chất người (nhân viên) tổ chức, nhằm thực mục tiêu chung - Chính sách nhân lực thực chất tạo động thúc đẩy phát triển lực người Thông qua lý thuyết động thúc đẩy chủ thể lãnh đạo xác lập sách nhân lực tổ chức 62 * Một số lý thuyết động thúc đẩy Quá trình động mơ tả hình đây:) Xác định MT HÀ NH ĐỘNG Nhu cầu Đạt mục tiêu - Lý thuyết phương tiện gậy củ cà rốt (F.W Taylor, 1911) - Lý thuyết nhu cầu: + Lý thuyết hệ thống cấp bậc nhu cầu (A B Maslow) + Thuyết ERG Aldferfer’s (Existence – Relatedness – Growth )(1972) + Thuyết nhu cầu Thành công- Liên kết- Quyền lực Mc Celland (1975) + Thuyết yếu tố Herzberg’s (Thoả mãn thất vọng) - Thuyết mong đợi + Thuyết kì vọng VH.Vroom: Sức mạnh động = Ham mê x kì vọng + Bổ sung Porter and Lawler: Sức mạnh động cơ= Ham mê x kì vọng x Hiệu x lực chủ thể 9.2.2.1 Chính sách quản lý nhân lực Bao gồm nội dung công việc sau: - Xây dựng chiến lược nhân lực tổ chức Phân biệt với QLNL - Tuyển dụng nhân lực tổ chức - Bố trí, xếp thuyên chuyển nhân lực tổ chức - Đánh giá nhân lực để có sở: + Chế độ khen, thưởng kỉ luật, trả công trả lương (thoả mãn nhu cầu vật chất) + Đề bạt, bổ nhiệm ( thoả mãn nhu cầu quyền lực) 9.2.2.2 Chính sách phát triển nhân lực: - Xây dựng sách đào tạo, bồi dưỡng nhân lực tổ chức - Xây dựng chế độ phúc lợi bảo đảm khác nhân lực tổ chức 63 9.2.3 Phương thức tác động lãnh đạo - Phương pháp lãnh đạo: Có nhiều phương pháp lãnh đạo khác Tuy nhiên dựa vào tiêu chí sau ta chia phương pháp lãnh đạo thành nhóm: + Nhóm phương pháp sử dụng quyền lực: Chuyên quyền, dân chủ, theo nhóm (thả cương) + Nhóm phương pháp sử dụng cơng cụ mang tính vật chất: phương pháp kinh tế, khen thưởng phạt vật chất, thực chế độ đãi ngộ vật chất rộng rãi v.v + Nhóm phương pháp sử dụng cơng cụ phi vật chất: Giáo dục trị tư tưởng; tâm lý xã hội.v.v Đặc trưng phương pháp lãnh đạo vận dụng công cụ (tools) mang tính thức, tổ chức mang lại Đây điểm để phân biệt với phong cách lãnh đạo – vận dụng hành vi (behaviour) quyền lực Việc sử dụng phương pháp lãnh đạo phụ thuộc vào đặc điểm người lãnh đạo, đối tượng, hoàn cảnh môi trường tổ chức - Phong cách lãnh đạo: ????? - Có nhiều quan niệm khác phong cách lãnh đạo Tuỳ theo phân loại mà chia thành phong cách khác + Căn vào cách thức sử dụng quyền lực: Chuyên quyền, dân chủ, thả cương + Rensis Likert: lý thuyết hệ thống quản lý phong cách lãnh đạo tương ứng + Lý thuyết Ô bàn cờ Blake F Mouton + Lãnh đạo dòng liên tục R Tannenbaum Waren Schmidt (căn vào mức độ tham gia nhân viên vào trình định) - Việc lựa chọn phong cách lãnh đạo quy định bởi: 1) Các yếu tố tác động theo cá tính người lãnh đạo: hệ giá trị, quan niệm, lòng tin vào cấp dưới, thiên hướng theo phong cách lãnh đạo, cảm giác an tồn trước tình bất định v.v 2) Các đặc điểm cá nhân có ảnh hưởng đến hành vi người lãnh đạo 3) Các yếu tố thuộc tình huống: tính chất, quy mơ, sức ép thời gian định 4) Các yếu tố thuộc tổ chức: văn hoá, truyền thống tổ chức, hiệu làm việc nhân viên tổ chức, chế quyền lực - Việc sử dụng phương pháp hay phong cách lãnh đạo gặp phải hạn chế mâu thuẫn bị phụ thuộc vào tình Vì thế, việc sử dụng phương pháp hay phong cách dẫn đến không phù hợ mang lại hiệu thấp Để khắc phục hạn chế mâu thuẫn người 64 ta sử dụng nghệ thuật lãnh đạo Nghệ thuật linh hoạt, sáng tạo việc sử dụng phương pháp phong cách lãnh đạo - Nghệ thuật lãnh đạo thể khía cạnh sau: + Khả giải tình hiệu (vận dụng phương pháp, phong cách linh hoạt, sáng tạo) + Nêu gương + Giao quyền + Dẫn dắt, hướng dẫn linh hoạt 9.3 Một số vấn đề đặt nâng cao hiệu lãnh đạo giai đoạn 1) Về đường hình thành phẩm chất người lãnh đạo 2) Chiến lược người 3) Xu hướng lãnh đạo xã hội đại 4) Phong cách người lãnh đạo 65 CHƯƠNG 10: KIỂM TRA 10.1 Khái niệm kiểm tra 10.1.1 Định nghĩa kiểm tra - Kiểm tra chức nhà quản lý lĩnh vực, cấp quản lý khác Một sai lầm thường hay mắc phải là: thường hay cho công tác kiểm tra chức phận chuyên trách; quyền lực người quản lý cấp cao rtách nhiệm tổng hợp họ nên người thường nhấn mạnh đến việc kiểm tra cấp mà coi trọng, hay để ý đến cấp thấp nhân viên thực hành Vì cấp quản lý có nghĩa vụ thực thi kế hoạch, kiểm tra chức cấp quản lý Vì sao? + Trong quan hệ với chức quản lý khác: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo - Có nhiều quan niệm khác kiểm tra: + Harold Koontz: Kiểm tra đo lường chấn chỉnh hoạt động phận cấp để tin mục tiêu kế hoạch thực mục tiêu hồn thành ->kiểm tra q trình + Kiểm tra trình tìm hiểu, đối chiếu nhằm phát sai lệch so với hoạch định, thiết kế để kịp thời xử lý, điều chỉnh - Định nghĩa kiểm tra quản lí: Là trình đo lường hoạt động kết hoạt động sở tiêu chuẩn xác lập nhằm phát sai lệch để đưa giải pháp điều chỉnh giúp cho tổ chức phát triển hướng (đúng kế hoạch mục tiêu) + Bản chất kiểm quản lý đo lường kết quả, phát sai lệch điều chỉnh sai lệch Kiểm tra không nhằm phát sai lầm để trừng phạt + Kiểm tra nhằm phát sai lệch điều chỉnh việc thực kế hoạch phận cấp để tin mục tiêu kế hoạch thực mục tiêu hoàn thành + Kiểm tra nhằm đảm bảo thực mục tiêu chung tốt nhất, hiệu - Giữa hoạt động kiểm tra với hoạt động giám sát, kiểm soát, tra có quan hệ với 10.1.2 Đặc điểm kiểm tra quản lý - Đặc điểm chung kiểm tra liên hệ ngược Tức hệ thống nối ngược thông tin để phát sai lệch diễn thông qua tiêu chuẩn - Kiểm tra gắn với chủ thể có thẩm quyền (quyền hạn) định để đưa tiêu chuẩn, công cụ phương pháp đo lường điều chỉnh sai lệch 66 - Nội dung kiểm tra gắn với hoạt động kết hoạt động tổ chức việc thực mục tiêu, chức tổ chức, kiểm tra gắn với quy trình quản lý - Kiểm tra gắn với thời gian không gian cụ thể, với đối tượng định - Kiểm tra quản lý q trình liên tục (Ví dụ) - Kiểm tra quản lý đa dạng hình thức phương thức kiểm tra Phương thức kiểm tra hiệu là: kiểm tra khâu, phận, khía cạnh kế hoạch Vì: + Ít tốn + Phát sai lệch nằm khâu nào, phận cho phép điều chỉnh dễ dàng 10.1.3 Vai trò kiểm tra với quản lý Kiểm tra có vai trị quan trọng quản lý, điều thể khía cạnh sau đây: - Kiểm tra chức khâu quan trọng quy trình quản lý Thông qua kiểm tra mà nhà quản lý nắm nhịp độ, tiến độ mức độ (số lượng) hồn thành cơng việc phận tổ chức Thông qua kiểm tra người quản lý nắm kiểm sốt chất lượng cộng việc hồn thành, từ phát sai lệch tồn quy trình quản lý điều chỉnh sai lệch để thực mục tiêu - Kiểm tra cung cấp cụ thể để hoàn thiện định quản lý Nhờ có kiểm tra mà nhà quản lý biết định, mệnh lệnh ban hành có phù hợp hay khơng, từ có điều chỉnh - Kiểm tra giúp đảm bảo thực thi quyền lực chủ thể quản lý Người quản lý biết thái độ, trách nhiệm nhân viên việc thực mục tiêu tổ chức - Kiểm tra giúp cho tổ chức theo sát đối phó với thay đổi môi trường - Kiểm tra tạo tiền đề cho q trình hồn thiện đổi tổ chức 10.1.4 Phân loại kiểm tra - Dựa vào thời gian: Kiểm tra dự phòng (trước thực kế hoạch đế phát sai lệch nhằm điều chỉnh kịp thời); Kiểm tra đồng thời (kiểm tra với trình thực kế hoạch); Kiểm tra cuối (Kiểm tra kết thực kế hoạch) hay kiểm tra trước, kiểm tra kiểm tra sau công việc 67 - Căn vào nội dung đối tượng kiểm tra: Kiểm tra sản xuất, tài chính, nhân sự, nguyên liệu v.v - Căn vào tầm quan trọng: Kiểm tra khâu trọng yếu (là kiểm tra công đoạn, khâu, phận quan trọng hệ thống quản lý) - Căn vào chức quản lý: Kiểm tra công tác kế hoạch; kiểm tra công tác tổ chức; kiểm tra công tác lãnh đạo; kiểm tra công tác kiểm tra v.v 10.2 Mục đích, quy trình phương thức kiểm tra 10.2.1 Mục đích kiểm tra - Phát kịp thời sai lệch để có sở nhằm điều chỉnh sai lệch để hoạt động đạt chất lượng tốt (đúng mục tiêu, kế hoạch) - Để đạt mục đích chủ thể kiểm tra phải có phẩm chất định 10.2.2 Quy trình kiểm tra Kiểm tra có nhiều nội dung nhiều hình thức kiểm tra khác Nhưng tổ chức kiểm tra có quy trình bản: Quy trình kiểm tra chung quy trình kiểm tra chi tiết - Quy trình kiểm tra chung Quy trình kiểm tra chung phổ biến cấp quản lý, lĩnh vực khác nhau, bao gồm bước bản: * Xây dựng tiêu chuẩn: + Tiêu chuẩn tiêu thực nhiệm vụ, chọn tồn q trình lập kế hoạch mà tiến hành phép đo nhằm cung cấp cho nhà quản lý dấu hiệu cho công việc diễn mà họ khơng cần phải quan sát tất quy trình thực kế hoạch Tiêu chuẩn tiêu chí làm mốc (J Gibson) để so sánh hoạt động (tương lai, khứ) + Các tiêu chuẩn thể đặc điểm mục tiêu cần thực Các tiêu chuẩn đích (J Gibson) chúng cần trình bày rõ ràng có quan hệ lơgíc với mục tiêu tổ chức + Cơ sở xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra: Các tổ chức dù có khác có điểm chung phải: Lập kế hoạch (chủ yếu vào bước lập kế hoạch) Phân tích cơng việc Bản mơ tả công việc 68 + Mỗi lĩnh vực, công việc có tiêu chuẩn kiểm tra riêng khác nhau: Tiêu chuẩn kiểm tra sản xuất, tiêu chuẩn kiểm tra hoạt động tổ chức hành chính; tiêu chuẩn kiểm tra tổ chức nghiệp v.v + Có nhiều loại tiêu chuẩn khác nhau: Tuỳ theo cách phân chia khác mà có loại tiêu chuẩn khác : Căn vào mức độ rõ ràng tiêu chuẩn : Tiêu chuẩn định lượng Tiêu chuẩn định tính Căn vào tầm quan trọng : Tiêu chuẩn chủ yếu tiêu chuẩn thứ yếu Căn vào mức độ quan hệ với kết đánh giá : Tiêu chuẩn trực tiếp tiêu chuẩn gián tiếp Căn vào phạm vi tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn chung tiêu chuẩn riêng * Đo lường kết thực tế + Mục đích phát sai lệch so với tiêu chuẩn nguyên nhân sai lệch + Các nhà quản lý so sánh kết thực tế với tiêu chuẩn Đây trình dễ dàng cơng việc lượng hố khó khăn với cơng việc khơng lượng hố * Điều chỉnh sai lệch: Là cơng việc liên quan đến toàn chức khác quy trình quản lý (lập kế hoạch, tổ chức – nhân sự, lãnh đạo v.v.) Tuỳ theo nội dung sai lệch mà nhà quản lý thực phương án điều chỉnh phù hợp: điều chỉnh kế hoạch, thay đổi mục tiêu, điều chỉnh nhân sự, quyền hạn trách nhiệm v.v.v - Quy trình kiểm tra chi tiết: Bao gồm bước cụ thể theo chu kì khép kín sau: Mục tiêu Kết Đo thực tế lường KQ thực tế So sánh với tiêu chuản Thực điều chỉnh trình chỉnh Phân tích ngun nhân sai Chương điều Xác định sai lệch - Quy trình cho phép nhìn nhận chức kiểm tra toàn diện thực ta biết đến bước: xây dựng tiêu chuẩn, đo lường kết thực tế điều chỉnh sai lệch 69 - Quy trình tập trung vào bước để điều chỉnh sai lệch sau tiến hành bước trước 10.2.3 Phương thức kiểm tra Tuỳ theo mục đích nội dung yêu cầu kiểm tra mà chủ thể quản lý sử dụng phương thức kiểm tra khác như: - Kiểm tra trước, kiểm tra kiểm tra sau kế hoạch (công việc - Kiểm tra trực tiếp kiểm tra gián tiếp - Kiểm tra khâu trọng điểm (tức kiểm tra khâu xung yếu tổ chức từ đánh giá tồn tổ chức) - Kiểm tra chéo phận, chủ thể nhằm đảm bảo tính khách quan kết - Kiểm tra ngẫu nhiên kiểm tra hay Kiểm tra định kì kiểm tra đột xuất - Kiểm tra toàn với kiểm tra phận - Kiểm tra chuyên ngành kiểm tra liên ngành - Kiểm tra hoạt động chủ thể thực chức kiểm tra.(thanh tra) 10.3 Yêu cầu trình kiểm tra - Kiểm tra phải khách quan + Xây dựng tiêu chuẩn phải tuân theo quy trình khoa học, xác phù hợp tới loại công việc + Gạt bỏ thành kiến định kiến cá nhân xây dựng tiêu chuẩn đo lường kết v.v - Kiểm tra phải thiết kế phù hợp với kế hoạch hệ thống chức vụ: Các tiêu chuẩn, kĩ thuật hệ thống kiểm tra phải phản ánh kế hoạch, đồng thời phải phản ánh hệ thống chức vụ tổ chức Hay cho phép quan sát toàn hoạt động của quy trình quản lý - Kiểm tra phải thiết kế phù hợp với lực cá tính nhà quản lý - Kiểm tra phải đảm bảo tính kịp thời - Kiểm tra phải hiệu xác Kiểm tra có hiệu xác khi: + Các tiêu chuẩn thiết kế rõ ràng, chuẩn mực, dễ hiểu, dễ sử dụng + Cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ tất khâu, quy trình quản lý + Có phương pháp, trình độ đánh giá kết quả, chủ thể kiểm tra phải có lực 70 + Hạn chế loại trừ thông tin nhiễu, không cần thiết + Tiến hành đồng việc đo lường kết để phát sai lệch nguyên nhân + Tiết kiệm thời gian, tài có hiệu - Từ u cầu cơng tác kiểm chủ thể kiểm tra phải có phẩm chất lực định 10.4 Những vấn đề đặt với công tác kiểm tra Việt Nam Kiểm tra có vai trị quan trọng quản lý Tuy nhiên, thực tiễn cịn có vấn đề đặt : - Một số nhà quản lý nhiều lĩnh vực, nhiều cấp quản lý khác chưa quan tâm mức đến chức kiểm tra, tra - Cơng tác kiểm tra Việt nam cịn chồng chéo từ gây khó khăn cho hoạt động tổ chức - Đội ngũ người thực chức kiểm tra thiếu yếu lực, phảm chất, phương pháp kiểm tra - Thường có định kiến xấu cơng tác kiểm tra quản lý là: kiểm tra nhằm mục đích phát sai lầm để trừng phạt nhằm mục tiêu cá nhân v.v 71 PHẦN 4: CÁC YẾU TỐ NỀN TẢNG CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ (THÔNG TIN VÀ VĂN HỐ QUẢN LÝ ) CHƯƠNG 11: THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ 11.1 Khái niệm trình thông tin 11.1.1 Khái niệm thông tin - Là tri thức, hiểu biết tượng, trình giúp cho nhà quản lý định để tổ chức, điều hành điều chỉnh hoạt động tổ chức - Hiện nay, thông tin (information) khái niệm trung tâm đời sống xã hội khoa học Vì cịn hiểu theo nhiều cách khác (Theo từ điển Oxford English Dictionaly thơng tin điều mà người ta đánh giá nói đến; tri thức, tin tức; Theo nghĩa thong thường thơng tin tất việc, kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm hiểu biết người; Quan điểm triết học thơng tin: phản ánh tự nhiên xã hội ngơn từ, kí hiệu, hình ảnh v.v hay nói rộng tất phương tiện tác động lên giác quan người v.v) Thơng tin hiểu theo hai góc độ khác nhau: Thông tin danh từ: mẩu tin, tin tức, tri thức phản ánh vật tượng hay q trình Và theo nghĩa thứ 2: thông tin coi động từ – tức q trình thơng tin người gửi người nhân 11.1.2 Q trình thơng tin quản lý: - Thông tin hai chiều: Từ người gửi đến người nhận phản hồi từ người nhận đến người gửi qua kênh thông tin Chiều phản hồi phản ánh chất dấu hiệu đặc trưng thông tin quản lý - Q trình thơng tin thể sơ đồ sau: 72 Phản hồi ý nghĩ Mã hóa Tiếp nhận Kênh Giải mã Người gửi Nhận thức Người nhận Nhiễu + Người gửi: • ý nghĩ • Mã hố: ngơn ngữ, kí hiệu, tín hiệu (đảm bảo yêu cầu người nhận hiểu giải mã được) + Kênh: Yêu cầu dùng kênh thong tin cho thông báo Tại sao? + Người nhận + Phản hồi + Nhiễu 11.2 Phân loại thông tin - Thông tin văn Loại thông tin đảm bảo yêu cầu: + Câu văn đơn giản, xúc tích, ngắn gon, quen thuộc + Chỉ dùng đại từ nhân xưng định trường hợp cần thiết + Nên sử dụng câu chủ động văn Ưu điểm: Thuận tiện cho việc cung cấp lưu giữ hồ sơ mang tính pháp lý Tiết kiệm thời gian trình bày, truyền đạt Tạo cách hiểu thống thông tin., đặc biệt trường hợp truyền đạt vấn đề mang tính thủ tục đường lối, vấn đề mang tính ngun tắc Hạn chế: Đơi làm chậm chễ máy móc; Tệ nạn giấy tờ; Khơng có phản hồi nhanh chóng.v.v - Thơng tin lời: 73 Hình thức: Họp, trao đổi trực tiếp, điện thoại.v.v Ưu điểm: Truyền đạt phản hồi thông tin nhanh Hiệu thơng tin cao hỏi trực tiếp vấn đề chưa rõ ràng thông tin Làm cho cấp có cảm giác người quan trọng với cấp Biết thái độ tâm trạng, cảm xúc người nhận tin Hạn chế: Tốn thời gian tài (Tổ chức hội họp) Có thể tạo cách hiểu khác thông tin truyền đạt - Thông tin không lời (sign langgue; body langgue): cử chỉ; hành động.v.v Dạng thông tin thường sử dụng để làm rõ ý nghĩa thông tin lời thể thái độ phản đối lại thông tin lời Ngồi cách cách phân chia phổ biến nhiều cách phân chia khác như: * Căn vào mức độ xử lý thông tin: - Thông tin ban đầu: Chưa xử lý để biết sai, thật giả - Thông tin trung gian: Đã xử lý chưa hồn tồn - Thơng tin cuối cùng: Thơng tin xử lý hoàn toàn * Căn vào tính chất đồng bộ: - Thơng tin đầy đủ: Phản ánh đối tượng cách đầy đủ - Thông tin khơng đầy đủ: Phản ánh mặt, khía cạnh đối tượng * Căn tính chất pháp lý thơng tin: - Thơng tin thức: Là tri thức thơng báo đường thức tổ chức - Thơng tin khơng thức: Là thơng báo ngồi luồng khơng thức Trong quản lí thơng tin thức có giá trị khơng xem nhẹ thơng tin khơng thức * Căn vào nội dung thông tin : + Thơng tin kinh tế, thơng tin tài chính, thơng tin quản lí v v + Thơng tin pháp luật + Thơng tin văn hố- xã hội * Căn vào giá trị quy mô sử dụng: + Thông tin chiến lược + Thông tin tác nghiệp 74 * Theo mối quan hệ với hệ thống quản lí: + Thơng tin bên tổ chức + Thơng tin bên ngồi tổ chức 11.3 Những nguyên tắc đánh giá thông tin nâng cao hiệu thông tin quản lý 11.3.1 Nguyên tắc đánh giá thông tin - Thông tin quản lý phải xác, đầy đủ, đắn kịp thời nhạy bén - Tránh thông tin "lão hố", thơng tin lạc hậu khơng cịn giá trị - Có hệ thống xử lý thơng tin - Tránh tình trạng q tải thơng tin: biết chọn thơng tin với nhu cầu định - Tránh tình trạng thông tin bị nhiễu * Những trở ngại thông tin quản lí - Lọc thơng tin truyền đạt Là tượng người truyền tin cố ý nhào nặn, bóp méo thơng tin loại bớt thơng tin cho phù hợp với người nhận tin Nguyên nhân từ : - Người đưa tin: Phán đoán người nhận tin nắm đủ thông tin; không quan tâm đến thông tin nên họ cố ý loại bớt thông tin truyền đạt; truyền tin theo cảm tính mình, khơng tính đến đặc điểm người nhận thơng tin; Trạng thái tâm lý khơng bình thường truyền tin - Người nhận tin: Hiểu thơng tin theo cảm tính; Đơn giản hố nội dung thơng tin; Người nhận tin ý đến thơng tin quan tâm thờ với thông tin khác dẫn tới tượng không hiêủ tồn diện vấn đề; Tình cảm, trạng thái tâm lý nhận tin - Quá tải thông tin: Thông tin đến nhiều vượt khả xử lý, gây ách tắc thông tin - Nhiễu thông tin:Là sai lệch thông tin tác động yếu tố chủ quan khách quan 11.3.2 Nâng cao hiệu thông tin quản lý - Giảm bớt nhiễu + Tránh gián đoạn thông tin, tránh tồn đọng thông tin không xử lý kịp + Loại bỏ thành kiến, định kiến cá nhân - Giảm bớt trở ngại thông tin + Lập kế hoạch thông tin (xác định rõ mục đích, cơng cụ đối tượng, thời gian truyền tin) + Làm rõ giả thiết thông tin người gửi người nhận + Tránh mập mờ ngơn ngữ (viết nói) 75 + Tránh lọc bỏ ghi nhận thông tin + Tăng cường lắng nghe đánh giá cẩn thận + Tránh thái độ đe doạ sợ hãi q trình thơng tin - Đảm bảo u cầu thông tin + Làm rõ ý tưởng tiến hành thông tin + Hiểu rõ môi trường truyền tin (điều kiện vật chất, kĩ thuật, người, văn hoá tổ chức) + Tham khảo với người khác, thu thập thêm thông tin trước thông tin + Xem kĩ nội dung thông tin để lựa chọn phương tiện thích hơp gạt bỏ ý phụ thơng tin + Theo dõi sát q trình thơng tin + Có ưu tiên thơng tin quan trọng + Nên có hành động phù hợp với thông tin + Biết lắng nghe người khác 76 ... điểm ý nghĩa Khoa học quản lý 2.3.1 Đặc điểm khoa học quản lý - Khoa học quản lý khoa học lý thuyết hành vi Khoa học quản lý vừa khoa học mang tính lý luận chung hoạt động quản lý đồng thời tri... học quản lý - Với khoa học quản lý chuyên ngành Khoa học quản lý cung cấp trang bị tri thức chung làm sở lý luận cho khoa học quản lý chuyên ngành - Với thực tiễn hoạt động quản lý Khoa học quản. .. hình quản lý khác nhau, là: Chủ thể quản lý; 10 Khách thể quản lý; Cơng cụ, phương tiện quản lý; Mục đích quản lý Môi trường quản lý; Quan hệ quản lý Với tính cách khoa học chung quản lí, khoa học