Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cổ phần VIAN

1 LỜI NĨI ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Drucker, nhà kinh tế học nói: “Quản lý kinh doanh khơng phải nhiệm vụ thích ứng mà nhiệm vụ sáng tạo Có nghĩa tạo điều kiện kinh tế thay đổi chúng cần thiết thích ứng với chúng cách ngoan ngoãn thụ động” Như vậy, quản lý có ý nghĩa lớn việc phát triển kinh tế Ngày nay, quản lý vừa khoa học vừa nghệ thuật, vấn đề thu hút quan tâm nhiều người Một xã hội cấu tạo nên từ gia đình Một kinh tế tạo nên từ doanh nghiệp Hiệu hoạt động doanh nghiệp để chứng tỏ kinh tế nước mạnh Một doanh nghiệp hoạt động có hiệu nhiều nguyên nhân có ý nghĩa quan trọng việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp phù hợp với quy định, quy mô doanh nghiệp Bộ máy quản lý ví người cầm lái hướng thuyền sản xuất kinh doanh hướng, đạt hiệu cao Cơ cấu tổ chức máy quản lý tổ chức bất biến mà khả biến Nó tuỳ thuộc vào biến động môi trường bên bên Khi yếu tố thay đổi kéo theo thay đổi cấu tổ chức máy quản lý Trong điều kiện cách mạng khoa học cơng nghệ thơng tin tác động yếu tố mạnh Chính cấu tổ chức máy quản lý ln ln cần hồn thiện Sự hồn thiện giúp cho tổ chức nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh, tiếp tục tồn phát triển lên, nâng cao khả chiến thắng cạnh tranh Xuất phát từ thực tế đó, với mong muốn nâng cao kiến thức thực tế để đóng góp ý kiến vào việc hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp, em định chọn đề tài: “Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Cơng ty Cổ phần VIAN” để hồn thành chun đề tốt nghiệp Mục đích nghiên cứu Vận dụng lý luận kết hợp thực tiễn nghiên cứu đề tài để tìm hiểu mặt tích cực, hạn chế, đưa số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty Cổ phần VIAN Nhiệm vụ đề tài Nghiên cứu làm rõ số vấn đề lý luận cấu tổ chức máy quản lý phương pháp xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Phân tích làm rõ thực trạng cấu tổ chức máy quản lý công ty, qua rút ưu, nhược điểm cấu tổ chức máy quản lý công ty Trên sở phân tích đánh giá thực trạng cấu tổ chức máy quản lý Công ty Cổ phần VIAN để đề xuất số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Đối tượng- phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Cơ cấu tổ chức máy quản lý - Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần VIAN Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp tổng hợp - Phương pháp so sánh - Phương pháp phân tích thống kê - Đánh giá khảo sát điều tra Ý nghĩa đề tài nghiên cứu Đề tài nghiên cứu thành cơng đóng góp phần cho cơng tác hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty Cổ phần VIAN Về mặt lý luận: Đã hệ thống hóa lý luận mặt lý luận cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Về mặt thực tiễn: Việc nghiên cứu đề tài góp phần đánh giá trạng cơng tác tổ chức máy quản lý công ty Cổ phần VIAN, giúp công ty đề giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty Là sở cho thân sinh viên nghiên cứu sâu cấu tổ chức máy quản lý loại hình doanh nghiệp cấp quản lý kinh tế hay đơn vị hành nghiệp Kết cấu đề tài Ngoài lời mở đầu kết luận, đề tài gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng cấu tổ chức máy quản lý công ty Cổ phần VIAN Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý cụng ty C phn VIAN CHƯƠNG 1: CƠ Së Lý LN CHUNG VỊ C¥ CÊU Tỉ CHøC Bé MáY QUảN Lý DOANH NGHIệP 1.1 Mt s khỏi nim 1.1.1 Quản lý Quản lý hành động cần thiết tất lĩnh vực đời sống người, nhóm thức hay khơng thức, nhóm nhỏ hay nhóm lớn, gia đình hay tổ chức đồn thể xã hội, nội dung hay mục đích nhóm Ở đâu có lao động chung, lao động nhóm có cần thiết phải có hoạt động quản lý Quản lý tác động liên tục, có tổ chức, có mục đích chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm trì tính trội doanh nghiệp, sử dụng cách tốt tiềm năng, hội nhằm đưa doanh nghiệp đến mục tiêu điều kiện môi trường biến động Nền kinh tế quốc dân hay đơn vị kinh tế khác coi hệ thống quản lý bao gốm phận: chủ thể quản lý đối tượng quản lý Hai phận có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, tạo nên chỉnh thể thống 1.1.2 Lao động quản lý phân loại lao động quản lý Lao động quản lý bao gồm cán nhân viên tham gia vào việc thực chức quản lý Trong máy hoạt động lao động quản lý phong phú đa dạng, nên để thực chức quản lý máy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý khác Phân loại lao động quản lý  Căn theo cấp quản lý: - Quản lý doanh nghiệp: Giám đốc, phó giám đốc, kế tốn trưởng - Lãnh đạo doanh nghiệp: Trưởng phịng, phó phịng tương đương - Viên chức chuyên môn nghiệp vụ: Các nhân viên  Căn theo chức nhiệm vụ: - Lao động cán lãnh đạo: Là lao động người đứng đầu tổ chức, có quyền định quản lý, tổ chức thực định quản lý chịu trách nhiệm định - Lao động chuyên gia: Là lao động người có trình độ chun mơn sâu lĩnh vực chuyên môn quản lý, làm nhiệm vụ chuẩn bị đề xuất phương án, định cho cán lãnh đạo - Lao động cá nhân viên nghiệp vụ: Là lao động người làm công tác vụ, chủ yếu phục vụ thông tin giúp việc cho cán lãnh đạo chuyên gia  Căn vào phạm vị bao quát nhiệm vụ: - Lao động quản lý tổng hợp: Chịu trách nhiệm toàn diện mặt tổ chức Đó thường lao động cấp trưởng - Lao động quản lý chức năng: Chịu trách nhiệm lĩnh vực hoạt động tổ chức Đó lao động cấp phó phận quản lý chức - Lao động tác nghiệp cụ thể: Là lao động nhân viên quản lý thừa hành nhân viên kiểm tra, đánh giá… 1.1.3 Tổ chức Tổ chức thuật ngữ sử dụng linh hoạt Thứ tổ chức hệ thống gồm nhiều người hoạt động mục đích chung Thứ hai tổ chức trình triển khai kế hoạch Ví dụ ta thường nói: Tổ chức thực kế hoạch, tổ chức thực thi sách, tổ chức triển khai dự án Khi tổ chức bao gồm ba chức trình quản trị: Xây dựng hình thức cấu làm khn khổ cho việc triển khai kế hoạch, đạo thực kế hoạch kiểm tra kế hoạch Thứ ba, tổ chức chức trình quản trị, bao gồm việc đảm bảo cấu tổ chức nhân cho hoạt động tổ chức 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức thực mối quan hệ thức phi thức người tổ chức Sự phân biệt hai loại mối quan hệ làm xuất hai dạng cấu tổ chức cấu thức cấu phi thức Ở ta dành quan tâm chủ yếu cho cấu thức Cơ cấu tổ chức thức tập hợp phận (đơn vị cá nhân) có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hóa, có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định, bố trí theo cấp, khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức tiến tới mục tiêu xác định Cơ cấu thể cách thức hoạt động tổ chức phân công phân hệ phận cá nhân Nó xác định rõ mối tương quan hoạt động cụ thể, nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm gắn liền với cá nhân, phận, phân hệ tổ chức mối quan hệ quyền lực tổ chức 1.1.5 Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý tổ chức hệ thống cá nhân với phương tiện tổ chức liên kết theo nguyên tắc quy tắc định để lãnh đạo, quản lý toàn hoạt động hệ thống nhằm đạt mục tiêu định Hay nói cách khác, máy quản lý chủ thể quản lý hệ thống Bộ máy quản lý bao gồm hệ thống phịng ban có chức năng, nhiệm vụ giúp giám đốc doanh nghiệp quản lý điều hành trình sản xuất kinh doanh đảm bảo hiệu 1.1.6 Tổ chức máy quản lý Tổ chức máy quản lý tổng hợp phận, đơn vị, cá nhân khác có mối quan hệ phụ thuộc lẫn chun mơn hóa có cấp, khâu khác nhằm đảm bảo chức quản trị mục đích chung xác định doanh nghiệp Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp hợp lý cho phép tổ chức sử dụng hợp lý nguồn lực Nó cho phép xác định rõ mối tương quan hoạt động cụ thể trách nhiệm, quyền hạn gắn liền với cá nhân, với phân hệ cấu Nó trợ giúp cho việc định thơng tin rõ ràng, xác xác định cấu quyền lực tổ chức Các phận cấu thành nên tổ chức máy quản lý doanh nghiệp phải phận chun mơn có trình độ xếp theo thứ tự, cấp bậc định Nói tóm lại, tổ chức máy quản lý doanh nghiệp nhằm đảm bảo vận hành máy quản lý không tách rời mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh 1.1.7 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Cơ cấu tổ chức máy quản lý tổng thể phận hợp thành, phận có mối liên hệ mật thiết, hữu phụ thuộc lẫn chun mơn hóa, thực phần việc quản trị định với trách nhiệm quyền hạn định nhằm thực có hiệu chức quản trị mục tiêu chung tổ chức 1.2 Nội dung cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp 1.2.1 Yêu cầu cấu tổ chức máy quản lý Q trình xây dựng hồn thiện cấu tổ chức máy cần phải đảm bảo thực yêu cầu sau: - Tính tối ưu: Phải đảm bảo khâu cấp quản lý thiết lập mối quan hệ hợp lý, mang tính động cao, ln sát phục vụ cho mục đích đề doanh nghiệp - Tính linh hoạt: Phải đảm bảo khả thích ứng linh hoạt với tình xảy hệ thống ngồi hệ thống - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo tính xác thơng tin xử lý hệ thống, đảm bảo phối hợp nhịp nhàng hoạt động nhiệm vụ tất hoạt động doanh nghiệp - Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải tổ chức cho chi phí bỏ trình xây dựng sử dụng thấp phải đạt hiệu cao - Tính bí mật: Việc tổ chức máy quản lý phải đảm bảo kiểm sốt hệ thống thơng tin, thơng tin khơng đươc rị rỉ ngồi hình thức 1.2.2 Nguyên tắc tổ chức máy quản lý 1.2.2.1 Tổ chức máy quản lý gắn liền với phương hướng mục đích hệ thống Phương hướng, mục đích hệ thống quy định cách thức tổ chức máy quản lý hệ thống Chính quy định phận hợp thành tổ chức hệ thống Chính tổ chức máy quản lý phải gắn mục tiêu phương hướng hoạt động hệ thống Có gắn với mục tiêu phương hướng máy quản lý hoạt động hiệu 1.2.2.2 Chun mơn hóa cân đối Theo nguyên tắc này, tổ chức máy quản lý phải xác định rõ phạm vi, chức nhiệm vụ phận hệ thống phải đảm bảo cân đối, loại trừ chức nhiệm vụ chồng chéo, trùng lặp, thiếu người chịu trách nhiệm rõ ràng Mặt khác số lượng cấp quản lý phải hợp lý để phù hợp với thực tế 1.2.2.3 Linh hoạt thích nghi với mơi trường Theo nguyên tắc tổ chức máy quản lý khơng bảo thủ, trì trệ, quan liêu mà ln phải linh hoạt, thích ứng với thay đổi hay biến động yếu tố tác động Tuy nhiên cần phải hiểu thay đổi khơng phải thay đổi tồn mà biến đổi nhỏ cấu để thích nghi với môi trường mới, để không bị môi trường đào thải Sự linh hoạt thể việc thiết kế phận phù hợp với đầu mối trung gian, số lượng cấp quản lý phù hợp đảm bảo cho phận mức độ tự sáng tạo để đạt hiệu cao phát triển tài cán bộ, cơng nhân viên chức phận Nói khơng có nghĩa cấu tổ chức chịu chi phối môi trường mà chừng mực thay đổi tác động vào mơi trường theo hướng định phù hợp với mục đích 1.2.1.4 Đảm bảo tính hiệu quản lý Hiệu hiệu lực ln mục đích mục tiêu tiến tới tổ chức Mỗi tổ chức ln đặt cho mục tiêu định để đạt tới Vì tổ chức máy quản lý phải: - Tăng cường lãnh đạo tập trung thống cấp cao nhất, phát huy tính tích cực quan quản lý cấp, khiến cho họ tận tâm tận lực với công việc phối hợp chặt chẽ với công việc - Gắn cấp quản lý thành dây xích, trách nhiệm, quyền hạn phận, cấp rõ ràng, gắn bó với 10 - Gọn nhẹ, phải có định biên rõ ràng, tổ chức công việc biện pháp kiểm tra 43 trưởng phịng có nhiệm vụ điều hành hoạt động phịng ban phụ trách Trên sở chuyên môn lực nhân viên phịng ban, trưởng phịng phân cơng cơng việc cho người người chịu trách nhiệm trước trưởng phịng Tuy nhiên việc phân cơng cơng việc đôi lúc chưa người, việc dẫn đến hiệu cơng việc chưa cao Trong q trình giải công việc, phận chức phải báo cáo với cấp mặt không kịp thời Mặt khác công ty đề số quy chế quản lý như: quy chế phân cấp tài chính, quy định quản lý hợp đồng số quy định khác tuyển chọn lao động Mục đích giám sát tồn hoạt động khối để đề xuất với Giám đốc cơng ty Giám đốc đưa xuống phịng ban chức xem xét trước định 2.2.3.2 Quan hệ theo chiều ngang Toàn hệ thống chia thành nhiều chức Công ty vào chức để phân công lao động Việc phân bố theo chức vào trình độ chun mơn kỹ thuật cơng ty Các phịng ban vừa phải đảm nhiệm hoạt động tốt nhiệm vụ phịng ban vừa phối hợp với phòng ban khác nhằm tạo nhịp nhàng hoạt động quản lý việc xử lý thông tin sản xuất kinh doanh Những công việc thuộc chức nhiệm vụ giao lại có liên quan đến phịng khác phải chủ động chủ trì làm việc với phịng ban khác, cung cấp số liệu, kiện để giải công việc có hiệu Trong trường hợp phịng ban khác phải có trách nhiệm sau: - Những việc theo quy định có tính định kỳ chuyển báo cáo ý kiến đến phòng ban chủ trì biểu mẫu, thời gian quy định - Những việc có tính đột xuất phải tạo điều kiện đáo ứng yêu cầu để thực nhiệm vụ 44 - Những việc sau giải có liên quan đến phịng ban khác gửi định để phịng ban biết giải tiếp Trường hợp phối hợp thường xuyên qua thị điều hành Giám đốc Công ty tổ chức họp giao ban vào ngày hàng tháng Ban giám đốc với Phịng ban cơng ty nhằm trao đổi với mặt làm mặt chưa làm được, công việc cần khắc phục, tiến hành tháng 2.2.4 Phân tích, đánh giá công tác tổ chức máy quản lý công ty Cổ phần VIAN Lao động tài sản quý giá doanh nghiệp, nguồn lực quan trọng cho phát triển doanh nghiệp nói riêng toàn kinh tế - xã hội nói chung Chất lượng số lượng lao động bố trí hợp lý lao động có ý nghĩa quan trọng việc tăng suất lao động, tăng hiệu sản xuất kinh doanh 2.2.4.1 Phân tích số lượng chất lượng lao động quản lý  Phân tích số lượng lao động quản lý Nhu ta thấy tổng số cán công nhân viên công ty qua năm tăng Lao động quản lý có xu hướng giảm, từ năm 2000 10.4% tăng lên 8.4% vào năm 2002 Và lao động trực tiếp có xu hướng tăng 89.6% từ năm 2000 đến 91.6 % năm 2002 Công ty thành lập thêm nhiều phòng ban nên số lượng lao động quản lý tăng lên, giảm lao động trực tiếp, không cần nhiều nhân công lao động mà hiệu cao điều mà cơng ty xác định thực tốt 45  Phân tích chất lượng lao động quản lý - Trong điều kiện khoa học kỹ thuật nay, nhiều nhân tố sản xuất thay đổi thiếu đội ngũ lao động có trình độ, có tổ chức khơng thể phát huy tác dụng nhân tố khác Vì đánh giá chất lượng lao động quản lý tiêu chuẩn chuyên mơn nghiệp vụ trình độ học vấn họ - Trình độ lao động quản lý cao, trình độ tương xứng với yêu cầu sản xuất kinh doanh công ty Tuy nhiên để phát triển mạnh nữa, đối mặt với cạnh tranh khốc liệt thị trường đội ngũ cán phải không ngừng cố gắng trau dồi kiến thức để nâng cao trình độ chun mơn 2.2.4.2 Phân tích điều kiện lao động quản lý  Tình hình tổ chức nơi làm việc Trên quan cán lãnh đạo giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng làm việc riêng, trang bị đầy đủ bàn làm việc máy vi tính, máy điện thoại, máy điều hịa…Dưới nhà máy có văn phịng, phịng ăn kho dự trữ thiết bị vật liệu Trong phòng chức năng, người bố trí bàn làm việc với đầy đủ trang bị phục vụ cho chức Diện tích phịng ban thường nhỏ mà số người phòng lại nhiều nên bàn làm việc phải kê sát nhau, bất tiện việc lại  Điều kiện làm việc lao động quản lý - Về ánh sáng, màu sắc: Lao động quản lý phần lớn làm việc theo phương thức ghi chép, cập nhật, xử lý thông tin nên địi hỏi lượng ánh sáng phù hợp để khơng ảnh hưởng tới thị lực sức khỏe 46 Mỗi phòng trang bị đầy đủ đèn ống đảm bảo độ sáng cho phòng làm việc Tuy nhiên điện có bàn gần cửa sổ làm việc cịn bàn khác khơng đủ ánh sáng cần thiết Màu sắc phịng bố trí hài hịa, hầu hết phịng sơn màu xanh, tạo cảm giác rộng rãi, thống mát - Tiếng ồn: Hoạt động trí óc địi hỏi yên tĩnh, tập trung tư tưởng nên công ty tạo nhiều điều kiện để đảm bảo cho lao động quản lý làm việc có hiệu văn phòng nhà máy cách âm với tiếng ồn bên ngồi - Bầu khơng khí tâm lý làm việc: Bầu khơng khí tâm lý làm việc nhân tố tác động lớn tới kết làm việc lao động quản lý Khơng khí chan hịa, vui vẻ chắn làm công việc tiến triển nhanh hơn, hiệu cao Mọi người công ty thân mật cởi mở, giúp đỡ khơng cơng việc mà cịn đời sống Công ty tổ chức thi buổi giao lưu phòng, ban để người hiểu Tuy nhiên bên cạnh cịn có trường hợp chưa thực hịa đồng vào bầu khơng khí chung - Thẩm mỹ nơi làm việc: Cơng ty bố trí phịng ban phù hợp khoa học, có khơng gian xanh tạo cảm giác lành thoải mái Màu sắc phịng khơng gây ngột ngạt mà tạo cho cán làm việc hứng thú với công việc 2.3 Đánh giá thực trạng cấu tổ chức máy quản lý cơng ty - Cơng ty có cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, thể phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh cơng ty Cơng ty vận dụng tính ưu việt việc hướng dẫn công tác qua chuyên gia kỹ thuật cán nghiệp vụ chun mơn phịng ban chức Ưu điểm 47 công tác quản lý công tác quản lý chuyên môn hóa cao: Mỗi phận, phịng ban đảm nhiệm phần cơng việc định Cơng ty có đội ngũ cán có lực, có kinh nghiệm, có cán trải qua nhiều lần thực tế, có tầm nhìn chiến lược, có đủ lực đảm nhận vị trí mà cơng ty giao phó - Tuy nhiên máy quản lý công ty tồn số hạn chế như: Một số cán công nhân viên chưa thực đáp ứng yêu cầu công việc dẫn đến phối hợp phận không nhịp nhàng Một số cán phải đảm nhận q nhiều cơng việc nên có bế tắc hồn thành cơng việc Vì công ty cần phân bố lại nhiệm vụ chức cần đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho họ Nếu cần thiết tuyển thêm nhân viên thay cán quản lý để đáp ứng đòi hỏi khách quan hoạt động sản xuất Nhìn chung cơng ty cần hồn thiện cơng tác tổ chức quản lý, phân rõ nhiệm vụ cán để kết công việc thực tốt nhằm phát huy ưu điểm hạn chế tồn 48 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TU CỔ PHẦN VIAN 3.1 Định hướng phát triển cơng ty để hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý 3.1.1 Những mục tiêu việc hoàn thiện máy quản lý cơng ty Cơng ty có đổi việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý tồn số hạn chế cần khắc phục, cơng ty phải thực mục tiêu sau: - Xây dựng cấu gọn nhẹ, linh hoạt phản ứng kịp thời với tình xảy Các định cần thực nhanh chóng, khắc phục tình trạng trùng lặp chia cắt chức năng, nhiệm vụ phận nhằm nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh - Đảm bảo phát huy vai trò máy quản lý máy quản lý điều hành sản xuất kinh doanh tuân theo quy định pháp luật - Đảm bảo mối quan hệ đạo hội đồng quản trị, giám đốc, phó giám đốc phịng ban, tạo nên nhịp nhàng hoạt động quản lý - Sắp xếp lao động vị trí, xác định chức danh nhiệm vụ phận công ty, đảm bảo người lao động làm việc điều kiện phù hợp - Gắn kết kiện toàn tổ chức với việc xếp cán bộ, tổ chức, đào tạo thi nâng bậc, đào tạo lại đội ngũ cán Chuẩn bị đội ngũ cán kế cận cách đổi 49 3.1.2 Phương hướng hoàn thiện - Một là: Xây dựng chức nhiệm vụ cấp lãnh đạo phịng ban cơng ty đầy đủ, hợp lý Quan trọng việc phân chia phận theo cách hợp lý nhất, có phòng ban với số lượng nhân viên nhân viên, mối quan hệ phòng ban - Hai là: Đào tạo, xây dựng đội ngũ cán quản lý có lực nhà lãnh đạo thực nhân viên có trình độ, khả làm việc độc lập để thúc đẩy điều kiện thực định quản lý cách tốt 3.1.3 Hiệu việc hoàn thiện - Nâng cao tính động máy quản lý, đem lại hiệu lao động cao hơn, làm cho tiêu công ty nâng cao suất lao động, tiết kiệm quỹ lương - Xây dựng cấu gọn nhẹ hơn, phản ứng linh hoạt với tình xảy ra, định thực nhanh chóng; đảm bảo tính xác, tiết kiệm chi phí sản xuất, lưu thông - Phân công theo nhiệm vụ bố trí cán nhằm khai thác tốt khả trình độ cán cơng nhân viên, đánh giá đắn, cơng đóng góp khả năng, trình độ cán - Chức năng, nhiệm vụ cán công nhân viên xác định rõ ràng, tránh khâu trung gian, việc thừa, người quen dựa dẫm vào người khác - Khuyến khích, động viên cán cơng nhân viên học tập, rèn luyện phấn đấu nâng cao trình độ mặt Hồn thiện phân cơng lao động theo chức bố trí cán theo nghề, giải nhiều công việc, sử dụng tối đa thời gian có ích, giảm bớt lao động quản lý cho phù hợp, nâng cao chất lượng công tác 50 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty Cổ phần VIAN 3.2.1 Hoàn thiện máy Trong chế thị trường, trước yêu cầu gắt gao kinh tế, máy quản lý công ty phải hoàn thiện theo hướng chuyên, tinh, gọn, nhẹ, phù hợp với mục tiêu sản xuất kinh doanh Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo mối quan hệ hợp lý với số lượng, với khâu quản lý Để đạt điều này, đòi hỏi cán lãnh đạo công ty, phận tổ chức lao động phải có mạnh dạn tâm xếp, bố trí lại tổ chức cán bộ, phải có nhìn nhận khách quan phù hợp với tình hình chung Có máy quản lý động, sát vào phục vụ sản xuất kinh doanh Bổ nhiệm Phó giám đốc kỹ thuật, vị trí tham mưu cho giám đốc vấn đề kỹ thuật Phó giám đốc kỹ thuật điều hành, quản lý lĩnh vực kỹ thuật công ty, chịu trách nhiệm chất lượng sản phẩm dịch vụ, cơng tác an tồn lao động, vệ sinh cơng nghệ mơi trường làm việc Bên cạnh cần phải giảm số lượng cán phòng ban nhằm đảm bảo máy quản lý tinh giảm, gọn nhẹ 3.2.2 Đàm phán, tiếp xúc, đối thoại, trao đổi, thuyết phục tăng cường tham gia tồn cán bộ, nhân viên cơng ty vào thay đổi cấu máy quản lý: Một thực trạng dễ thấy công ty nhiều nhân viên khơng dám đóng góp ý kiến nhiều nguyên nhân như: họ cho ý kiến khơng có tác dụng hay làm lòng người lãnh đạo Đây điều tưởng chừng đơn giản lại có ý nghĩa to lớn người làm việc họ nhận bất hợp lý công tác tổ chức mà người lãnh đạo chưa thể khơng thể nhìn thấy hết Do vậy, ban lãnh đạo công ty cần có biện pháp nhằm khai thác ý kiến đóng góp tồn thể cán 51 nhân viên công ty vào công tác xây dựng cấu quản lý Tuy nhiên, công việc không đơn giản để thành cơng người lãnh đạo ý tới số phương pháp sau: - Chú ý quan tâm lắng nghe phản ứng nhân viên q trình làm việc thơng qua dư luận nói chuyện, mặt khác cần làm cho họ hiểu nhận thấy tình hình khó khăn cơng ty thời gian tới cần có thay đổi - Tổ chức lấy ý kiến đóng góp cán cơng nhân viên cơng ty thông qua họp, hội thảo, hội nghị,… - Cần có sách cụ thể kịp thời động viên khuyến khích ý kiến đóng góp thơng qua hình thức vật chất tinh thần: tặng thưởng cho ý kiến thiết thực, cho nghỉ giảm thời gian làm việc cá nhân có đóng góp với tổ chức - Thành lập hịm thư bỏ phiếu kín, tổ điều tra tồn công ty Biện pháp làm giảm chống đối cán cơng nhân viên tồn cơng ty, giảm căng thẳng bất đồng góp phần xây dựng bầu khơng khí văn hóa cởi mở cơng ty 3.2.3 Nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên: Thời kỳ bao cấp nhân viên khơng nghĩ nhiều đến hiệu sản xuất, đến việc nâng cao trình độ tay nghề, chun mơn, nghiệp vụ Họ cần làm đạt tiêu cấp đưa xuống hoàn thành nhiệm vụ Nhưng kinh tế thị trường nay, đòi hỏi dù doanh nghiệp phải đạt hiệu kinh doanh Điều phụ thuộc vào trình độ, kiến thức, kinh nghiệm nhân viên Nghĩa người khơng có khả năng, khơng phù hợp với cơng việc họ phải chuyển sang làm cơng tác thích hợp xấu buộc phải thơi việc 52 Ngoài ra, hiệu kinh tế phụ thuộc vào chi phí đầu vào mà cơng ty phải bỏ Cứ có thêm nhân viên chi phí cho tiền lương, bảo hiểm, thu nhập lại tăng Nếu nhân viên làm việc khơng hiệu chi phí tăng lại tăng Tuy nhiên, việc tinh giảm biên chế khơng đơn giản liên quan đến nhiều vấn đề khác trị, xã hội Do vậy, để nâng cao hiệu kinh doanh để trì mở rộng phạm vi hoạt động cơng ty cịn phải trọng đến công tác quản lý sử dụng lao động cho có hiệu Từ có kế hoạch nâng cao trình độ cho đội ngũ theo hướng sau: - Cơng ty có liên hệ với trung tâm đào tạo quản lý kinh tế để mở lớp học bồi dưỡng cập nhật kiến thức quản lý kinh doanh cho cán - Gửi đào tạo cán trẻ, có triển vọng để kế tục lãnh đạo công ty - Thường xuyên trao đổi kinh nghiệm lĩnh vực quản lý, lĩnh vực kỹ thuật nghiệp vụ công ty Bên cạnh đó, để khuyến khích đội ngũ cán phát huy hết tài năng, sáng tạo chuyên môn, sản xuất kinh doanh cơng ty cần có biện pháp khuyến khích vật chất tinh thần sau: - Khuyến khích vật chất đơn vị hoàn thành vượt tiêu kế hoạch - Thưởng vật chất đơn vị, cá nhân góp ý kiến hay - Có biện pháp xử lý thỏa đáng cán không đảm nhận công việc, khơng có chun mơn hình thức bố trí công việc khác - Chăm lo đến đời sống tinh thần người lao động, động viên khuyến khích tạo nguồn hứng khởi công việc Đây công tác quan trọng mà công ty nên quan tâm, đặc biệt lao động quản lý lao động trí óc, làm việc, người cán không thoải mái, thần kinh căng thẳng dẫn đến giảm hiệu lao động 53 Ngồi cơng ty nên đưa nhiều chế độ đãi ngộ trả mức lương thỏa đáng để thu hút nguồn nhân lực có chun mơn, tay nghề vào làm việc 3.2.4 Nâng cao công tác lựa chọn cán lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp Công tác tuyển dụng hoạt động quản trị nhân lực quan trọng cơng ty trở nên quan trọng đối tượng tuyển dụng lao động quản lý Do đó, với vị trí cịn thiếu công ty cần lựa chọn tuyển nhân viên thích hợp Để làm điều cơng ty cần xuất phát từ yêu cầu kỹ vị trí cần tuyển dựa số tiêu chuẩn sau: - Kỹ năng, nhận thức, phân tích, giải vấn đề, lập kế hoạch chiến lược cho công ty Đây yêu cầu quan trọng, thể trình độ lực người quản lý lãnh đạo - Cá tính người quản lý: ước muốn làm cơng việc đó, trực trung thực u cầu thể tham vọng phẩm chất đạo đức người quản lý - Q trình cơng tác khứ người quản lý sở để dự đoán tư cách sau người lãnh đạo Để lựa chọn cán phù hợp yếu tố cơng ty phải thực kiên định việc tuyển dụng không qua quen biết người thân Có ưu tiên sở ứng viên phải có kỹ phù hợp cần thiết cho cơng việc, tránh tình trạng tuyển nhân viên hoàn toàn trái ngành nghề họ đào tạo Do chi phí cho nhân lực cao việc thực công việc không đạt hiệu mong muốn 3.2.5 Tổ chức lại nơi làm việc, cải thiện điều kiện làm việc lao động quản lý  Về ánh sáng, màu sắc: 54 Lao động quản lý làm việc phần lớn theo phương thức ghi chép, cập nhật, xử lý thơng tin nên địi hỏi lượng ánh sáng phù hợp để không ảnh hưởng tới thị lực sức khỏe Các phòng phải trang bị đầy đủ đèn ống đảm bảo độ sáng cho phòng làm việc, tận dụng ánh sáng tự nhiên, khắc phục tượng ánh nắng chiếu vào mùa hè Kết hợp ánh sáng màu sắc mùa để phù hợp với mơi trường làm việc  Bầu khơng khí tâm lý làm việc: Đây nhân tố tác động lớn đến kết làm việc lao động quản lý Do đặc trưng lao động quản lý lao động trí óc nên thường xun phải tập trung căng thẳng Như vậy, cộng thêm môi trường mà mối quan hệ lạnh nhạt tạo căng thẳng lớn từ ảnh hưởng xấu tới hiệu làm việc Nếu bầu khơng khí thoải mái nhân viên n tâm công tác, người vui vẻ hợp tác, giúp đỡ q trình thực cơng việc, khơng cịn tình trạng đố kỵ, cạnh tranh khơng lành mạnh làm ảnh hưởng đến công việc làm ảnh hưởng đến kết chung công ty Vì vậy, lãnh đạo cơng ty phải thường xun quan tâm đến đời sống, tâm tư nguyện vọng, tình cảm cán bọ công nhân viên nhằm nắm bắt giải kịp thời mâu thuẫn nảy sinh, xung đột gây đồn kết nội Cơng ty cần có động viên an ủi lúc họ gặp khó khăn bất sống, cần tạo thoải mái công tác gần gũi lãnh đạo với nhân viên Có họ thực thẳng thắn trao đổi đề xuất ý kiến đóng góp cho cơng ty Cơng tác tổ chức phục vụ nơi làm việc phải đảm bảo tốt yêu cầu ánh sáng, màu sắc, thẩm mỹ trang thiết bị vật chất cho nơi làm việc Đối với trang thiết bị làm việc như: bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ… phải bố trí hợp lý phịng, khơng gây ảnh hưởng không tốt đến hiệu làm việc lao động quản lý 55 KẾT LUẬN Tổ chức máy quản lý vấn đề thiết nay, góp phần định thành cơng doanh nghiệp thương trường Vì làm tốt công tác quản lý yếu tố vô quan trọng tạo nên sức mạnh tổng thể doanh nghiệp Sau thời gian thực tập nghiên cứu cấu máy quản lý công ty Cổ phần VIAN em thấy tầm quan trọng việc nghiên cứu cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp việc hoàn thiện doanh nghiệp Nó sở cho tất hoạt động khác doanh nghiệp Bất kỳ doanh nghiệp phải không ngừng đổi hồn thiện để chủ động linh hoạt trước biến đổi không ngừng kinh tế thị trường tác động ngược lại Trong q trình tham gia vào thị trường cơng ty xác định cho hướng phát triển lâu dài Nhận vai trò cấu tổ chức máy quản lý nên công ty không ngừng xây dựng cải tiến cấu máy quản lý cho hiệu hợp lý Bên cạnh thành đạt cơng ty cịn số khó khăn, bất cập cần phải giải thời gian tới Qua kiến thức học với việc tìm hiểu thực tế em trình bày ý kiến, kiến nghị việc hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty Cổ phần VIAN với mong muốn góp phần đưa hoạt động cơng ty thích ứng với mơi trường hoạt động ln biến đổi Tuy nhiên thời gian thực tập ngắn trình độ hạn chế nên khơng tránh khỏi khiếm khuyết nội dung phương pháp luận Rất mong đóng góp ý kiến cán quản lý công ty, thầy cô giáo bạn 56 Một lần em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ ban giám đốc cơng ty, hướng dẫn nhiệt tình Thạc sỹ Nguyễn Thị Thanh Thảo giúp em hoàn thành chuyên đề Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực tập Phạm Thị Duyên 57 Tài liệu tham khảo Giáo trình quản trị sản xuất Giáo trình kinh tế doanh nghiệp Nội quy, quy chế hoạt động công ty Cổ phần kinh doanh vật tư xây dựng Luật doanh nghiệp 2005 Báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Cổ phần kinh doanh vật tư xây dựng Chiến lược quản lý kinh doanh ... NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TU CỔ PHẦN VIAN 3.1 Định hướng phát triển cơng ty để hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý 3.1.1 Những mục tiêu việc hoàn thiện máy quản lý cơng... tổ chức máy quản lý công ty Cổ phần VIAN Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý cụng ty C phn VIAN 4 CHƯƠNG 1: CƠ Sở Lý LUậN CHUNG Về CƠ CấU Tổ CHứC Bộ MáY QU¶N Lý. .. trạng cơng tác tổ chức máy quản lý công ty Cổ phần VIAN, giúp công ty đề giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty Là sở cho thân sinh viên nghiên cứu sâu cấu tổ chức máy quản lý loại