Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần cà phê detech

Trong hệ thống cơ quan nhà nước, kiểm soát quyền lực nhà nước làtoàn bộ những hoạt động xem xét, theo dõi, đánh giá, những biện pháp màthông qua đó có thể ngăn ngừa, loại bỏ những nguy c

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ DETECH

Giáo viên hướng dẫn : PGS TS Nguyễn Đào Tùng

Hà Nội - 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả nêu trong luận văn tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập.

Tác giả luận văn

Đào Nguyệt Hà Anh

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT iv

Mở đầu 1

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu của luận văn 2

PHẦN 1: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1 Khái niệm về kiểm soát và hệ thống kiểm soát nội bộ 4

1.1.1 Khái niệm kiểm soát 4

1.1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ 5

1.4 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 9

1.4.1 Đảm bảo độ tin cậy và tính trung thực của thông tin 9

1.4.2 Bảo đảm sự tuân thủ 10

1.4.3 Đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động 10

1.5 Các yếu tố cấu thành của KSNB 11

1.5.1 Môi trường kiểm soát 12

1.5.2 Quy trình đánh giá rủi ro 15

1.5.3 Các hoạt động kiểm soát 16

1.5.4 Thông tin và truyền thông 20

1.5.5 Các hoạt động giám sát 24

PHẦN 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ DETECH 26

2.1 Tổng quan về công ty Cổ phần Cà phê Detech 26

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 26

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 29

2.1.3 Chức năng và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

31

2.1.3.2 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Công ty 33

2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Cà phê Detech 34

2.2.1 Thực trạng môi trường kiểm soát của Công ty 34

2.2.2 Thực trạng quy trình đánh giá rủi ro 35

2.2.3 Thực trạng các hoạt động kiểm soát 36

2.2.4 Thực trạng hệ thống thông tin và truyền thông 38

2.2.5 Thực trạng hoạt động giám sát 47

2.4.1 Môi trường kiểm soát 50

2.4.2 Quy trình đánh giá rủi ro 50

2.4.3 Các hoạt động kiểm soát 51

2.5 Nguyên nhân của những hạn chế 52

PHẦN 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CTCP CÀ PHÊ DETECH 55

3.1 Định hướng phát triển của Công ty 55

3.2 Yêu cầu hoàn thiện KSNB 56

3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở việt nam 57

3.3.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 57

3.3.2 Hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro 59

3.3.3 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát 60

3.3.5 Hoàn thiện hoạt động giám sát 61

3.4 Điều kiện thực hiện giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại công ty 62

3.4.1 Đối với Công ty Cổ phần Cà phê Detech 62

KẾT LUẬN 67

Danh mục tài liệu tham khảo 68

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

AICPA American Institute of Certified Public Accountants

-Viện Kế toán Công chứng Hoa KỳBCTC Báo cáo tài chính

COSO Committee of Sponsoring Organizations - Ủy ban Các Tổ

chức đồng bảo trợCTCP Công ty cổ phần

IFAC International Federation of Accountant - Liên đoàn Kế

toán Quốc tếHTKSNB Hệ thống khảo sát nội bộ

KSNB Khảo sát nội bộ

RRTC Rủi ro tài chính

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Cổ phần Cà phê

Hình 2.1 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của

Công ty giai đoạn 2020 - 2022

38

Hình 2.2 Bảng Cân đối tài khoản Công ty Cổ phần Cà

Phê Detech năm 2022

47

Hình 2.3 Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

2021-2022

53

Mở đầu

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn luôn tồntại những rủi ro có thể gây sai sót trọng yếu Những rủi ro này có thể xuấtphát từ chính bên trong Công ty hoặc từ các yếu tố bên ngoài như môitrường kinh doanh, môi trường pháp luật, môi trường công nghệ, môitrường kinh tế vĩ mô,… Đặc biệt trong bối cảnh hiện nay, tình hình cạnhtranh giữa các Công ty ngày càng gay gắt thì càng thúc đẩy các gian lận xảy

ra Vì vậy, bất kỳ Công ty nào muốn tồn tại và phát triển cũng cần phải xâydựng cho mình một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hữu hiệu để ngănchặn, phát triển và xử lý các rủi ro trên Tùy từng loại hình Công ty, mụctiêu và quy mô của tổ chức mà hệ thống KSNB được thiết kế và vận hànhkhác nhau, nhưng một hệ thống KSNB làm việc hiệu quả sẽ giúp nhà quản

lý đạt được mục tiêu đề ra

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Đề tài được nghiên cứu nhằm đạt mục đích sau:

- Hệ thống hóa lý luận cơ bản về hệ thống KSNB trong Công ty, khảosát và đánh giá thực trạng hệ thống HTKSNB trong Công ty Cổ phần CàPhê Detech, qua đó đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB phục vụcho công tác quản lý của Công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Xác định đối tượng và phạm vi nghiên cứu là rất quan trọng khi thựchiện đề tài nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của luận văn: hệ thống kiểmsoát nội bộ của Công ty Cổ phần Cà phê Detech Luận văn đi sâu vàonghiên cứu các vấn đề lý luận cơ bản và tiến hành khảo sát thực trạng hệthống KSNB tại Công ty Cổ phần Cà phê Detech, từ đó đề xuất các giảipháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty hiện nay

- Phạm vi nghiên cứu của luận văn: nghiên cứu tại Công ty Cổ phần

Cà phê Detech, số 8 đường Tôn Thất Thuyết, Mỹ Đình, Nam Từ Liêm, HàNội

- Thời gian nghiên cứu: từ tháng 2/2023 đến tháng 5/2023

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận chứng: dựa trên phương pháp luận của chủ nghĩaduy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử kết hợp cùng tư duy khoahọc logic

- Phương pháp nghiên cứu, tham khảo tài liệu: tìm đọc, tham khảo, tìmhiểu về đối tượng nghiên cứu qua giáo trình của trường và các trường thuộckhối kinh tế khác, các tài liệu và luận văn của các anh chị khóa trước trênthư viện để có cơ sở nghiên cứu

- Phương pháp quan sát: quan sát các hoạt động của nhân viên nhằmthấy rõ trình tự, thủ tục làm việc của các vị trí trong công ty

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: tiến hành phỏng vấn trực tiếp côngnhân viên làm việc trong phòng kế toán, đặc biệt là những nhân viên trựctiếp cung cấp số liệu để tôi hoàn thành luận văn này Quá trình này giúp tôigiải đáp được những thắc mắc ở khâu quan sát, giúp hiểu rõ hơn bản chấtvấn đề

- Phương pháp thu thập và xử lý số liệu: được áp dụng để thu thập sốliệu thô của công ty, sau đó toàn bộ số liệu thô được xử lý và chắt lọc đưavào luận văn một cách chính xác

- Phương pháp phân tích thông tin và suy luận, tổng hợp để đưa ra kếtluận

5 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn được chia thành 3 phần:

Chương 1: Lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh

nghiệp

Chương 2: Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ trong CTCP Cà

Tôi xin chân thành cảm ơn!

PHẦN 1: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm về kiểm soát và hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm kiểm soát

Kiểm soát có liên quan mật thiết với quản lý, nó có vai trò quan trọngtrong việc đưa ra quyết định của nhà quản lý, nó là một trong năm chứcnăng của quản lý bao gồm: xác định mục tiêu và lập kế hoạch, tổ chức thựchiện, phối hợp kiểm soát Thông qua kiểm soát nhà quản lý nhìn nhận đượcnhững thiếu sót trong hệ thống tổ chức để đề ra các biện pháp điều chỉnhkịp thời Khi có kiểm soát, nhà quản lý sẽ có đầy đủ thông tin để ra quyếtđịnh thích hợp nhằm thích ứng với môi trường, đạt được mục tiêu đề ra.Theo Robert J Mockler, kiểm soát là một nỗ lực có hệ thống trongquản trị kinh doanh để so sánh kết quả thực hiện với tiêu chuẩn, kế hoạch,các mục tiêu đã đề ra Từ đó xác định phù hợp và thực hiện bất kỳ hànhđộng khắc phục cần thiết để chứng minh các nguồn lực doanh nghiệp đangđược sử dụng có hiệu lực và hiệu quả khi đạt các mục tiêu

Trong hệ thống cơ quan nhà nước, kiểm soát quyền lực nhà nước làtoàn bộ những hoạt động xem xét, theo dõi, đánh giá, những biện pháp màthông qua đó có thể ngăn ngừa, loại bỏ những nguy cơ, những việc làm saitrái của cơ quan, nhân viên nhà nước trong việc tổ chức và thực hiện quyềnlực nhà nước, bảo đảm cho quyền lực nhà nước được tổ chức và thực hiệnđúng mục đích mong muốn và đạt hiệu quả cao

Có thể đưa ra khái niệm của kiểm soát như sau: Kiểm soát là một chứcnăng quan trọng của quản lý được thực hiện liên tục ở mọi cấp quản lý vàhoạt động của tổ chức thông qua các hoạt động thiết lập tiêu chuẩn, đánhgiá thực tế bằng cách so sánh thực tế với tiêu chuẩn, tìm ra nguyên nhân vàchỉnh sửa các sai lệch nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức đó

Hoạt động kiểm soát được tiến hành thường xuyên trong tất cả các giaiđoạn của quá trình quản lý, nó tác động và bị tác động bởi toàn bộ các hoạt

động khác Các tiêu chuẩn đặt ra sẽ không có ý nghĩa nếu không có các biệnpháp đo lường việc thực hiện các công việc Hơn nữa chức năng chủ yếucủa mỗi tổ chức là xác định trách nhiệm đối với mỗi kết quả Cho nên việckiểm soát phải đưa ra được các thước đo để biết sai, đúng và xác định đượcvấn đề đó thuộc lĩnh vực và trách nhiệm của ai để điều chỉnh

1.1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ

Hoạt động quản lý trong một đơn vị là quá trình sử dụng các nguồn lực

có hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu đã xây dựng Quá trình quản lý baogồm những nội dung cơ bản như: lập kế hoạch, tổ chức, cung cấp nguồn lực,điều hành và kiểm soát Kiểm soát ra đời cùng với sự ra đời của các hoạtđộng sản xuất kinh doanh hay thực hiện các hoạt động chức năng khác trongđơn vị Nền kinh tế càng phát triển, hoạt động kinh doanh càng đa dạng thìkiểm soát lại càng chiếm vai trò quan trọng trong công tác quản lý Chính vìthế, đã xuất hiện nhiều loại kiểm soát khác nhau dựa trên những tiêu chíkhác nhau để thực hiện các mục tiêu đơn vị đặt ra Nếu căn cứ vào mối quan

hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm soát đối với hoạt động của đơn vị, kiểmsoát được phân thành kiểm soát bên ngoài (ngoại kiểm) và kiểm soát nội bộ(nội kiểm) Dưới giác độ một đơn vị, kiểm soát nội bộ là một nội dung củaquá trình quản lý và có tác động trở lại với các yếu tố của quá trình quản lýtrong đơn vị đó Chỉ có hoạt động kiểm soát mới giúp con người lập được kếhoạch phù hợp, xác định mục tiêu một cách tốt nhất; thông qua tổ chức đểsắp xếp bố trí công việc theo kế hoạch và kiểm soát được thực hiện theođúng trình tự mà tổ chức đã tạo ra; việc cung cấp nguồn lực trong tổ chứcphải có sự kiểm soát, đặc biệt là kiểm soát nguồn nhân lực; kiểm soát phải điliền với việc điều hành hệ thống, trong đó có hệ thống kiểm soát nội bộ Nhưvậy kiểm soát nội bộ cũng là một quá trình diễn ra liên tục cùng với hoạtđộng quản lý và là một chức năng quan trọng của quản lý, giúp nhà quản trịcủa đơn vị đạt được mục tiêu trong quản lý và điều hành

Rõ ràng thuật ngữ kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ trongđơn vị có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và cần được luận bàn trong bốicảnh cụ thể.

Nếu xuất phát từ việc coi kiểm soát là chức năng, hay hoạt động của hệthống trong đơn vị thì gọi là kiểm soát nội bộ Có nhiều quan điểm từ đơngiản đến phức tạp đề cập đến kiểm soát nội bộ

Theo giáo sư Alvin A Arens thì ”Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộnhững chính sách và thủ tục kiểm soát mà chủ doanh nghiệp, đơn vị phảithực hiện để điều hành và quản lý hoạt động của mình”

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt nam (VAS 315): “Kiểm soát nội bộ làquy trình do Ban Quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vịthiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạtđược mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tàichính, đảm bảo hiệu quả và hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và cácquy định tài chính có liên quan Thuật ngữ ”kiểm soát” được hiểu là bất cứkhía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ” (TríchĐ4, VSA 315 ”Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông quahiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị”) Định nghĩanày được chấp nhận rộng rãi bởi các tổ chức chuyên nghiệp trên thế giới nhưIFAC, COSO, COCO, Basel, Theo quan điểm này, người thực hiện xâydựng qui trình kiểm soát là lãnh đạo, giám đốc, hay ban quản trị doanhnghiệp Mục đích của kiểm soát nhằm đạt được 3 vấn đề: đảm bảo hiệu quảhoạt đông; Tuân thủ pháp luật; và đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính.Như vậy, kiểm soát nội bộ trong đơn vị là một quá trình diễn ra liên tục

và có tính hệ thống, được xây dựng bởi con người bên trong tổ chức đó.Hoạt động kiểm soát nội bộ tồn tại trong mọi quy trình hay hoạt động củađơn vị, và không phải là một hoạt động kiểm soát đơn lẻ mà bao gồm nămthành phần có mối liên hệ tác động qua lại

Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam (ban hành ngày 6 tháng 12 năm

2012 theo thông tư số 214/2012/TT-BTC về hệ thống chuẩn mực kiểm toánViệt Nam của Bộ Tài chính), kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau:

“Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban Quản trị, Ban Giám đốc và các cánhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảohợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tincậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủpháp luật và các quy định có liên quan”

Theo Luật Kế toán năm 2015 thì “Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và

tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quytrình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm đảm bảophòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”

Trong chuẩn mực kiểm toán AICPA phần thực hành kiểm toán có địnhnghĩa như sau: “Kiểm soát nội bộ gồm kế hoạch tổ chức và tất cả nhữngphương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh đểbảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin

kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trươngquản lý đã đề ra”

Theo quan điểm của COSO nhìn nhận KSNB khá toàn diện, đây cũng

là khái niệm được chấp nhận rộng rãi trên thế giới: “Kiểm soát nội bộ là quátrình do con người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vịchi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thựchiện các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ”

1.2 Trách nhiệm và mục đích của đơn vị khi xây dựng và vận hành HTKSNB

Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị là xây dựng và vận hànhHTKSNB hoạt động đủ mạnh và hiệu quả nhằm hoàn thành nhiệm vụ và đạtđược các mục tiêu đơn vị đã đặt ra Khi thiết lập và vận hành HTKSNB, nhàquản lý thường quan tâm đến những mục tiêu gồm: mục tiêu bảo vệ tài sản,

thông tin; mục tiêu tuân thủ; mục tiêu hoạt động và mục tiêu báo cáo trongđơn vị Cụ thể:

- Nhằm bảo vệ tài sản, sổ sách và thông tin;

- Nhằm thúc đẩy việc tuân thủ pháp luật;

- Nhằm tăng cường tính hiệu lực, hiệu quả về mặt quản lý, điều hành và

sử dụng các nguồn lực trong đơn vị;

- Nhằm báo cáo và cung cấp thông tin đáng tin cậy phục vụ quá trình raquyết định của nhà quản lý, đặc biệt là báo cáo nội bộ, báo cáo tài chính vàphi tài chính của đơn vị

Cũng cần lưu ý rằng, sự ”đảm bảo” cho những mục đích trên đây củaHTKSNB chỉ là sự đảm bảo hợp lý, không phải là đảm bảo tuyệt đối cho dùHTKSNB có hoạt động hiệu quả bao nhiêu chăng nữa Bởi lẽ HTKSNB luônmang trong mình những hạn chế cố hữu

1.3 Những hạn chế cố hữu của HTKSNB trong đơn vị

- Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ khôngđược vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại

- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho cácnghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thườngxuyên

- Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện nhiệm vụkiểm soát, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc kiểm soát

- Khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự thôngđồng của thành viên trong Ban quản lý hoặc nhân viên với những người kháctrong hay ngoài đơn vị

- Khả năng người thực hiện kiểm soát lại lạm dụng đặc quyền củamình

- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát

bị lạc hậu hoặc bị vi phạm

Với những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ và vì bản thân

hệ thống kiểm soát nội bộ không thể vượt hơn sự đảm bảo hợp lý nên hầunhư trong tất cả các cuộc kiểm toán luôn luôn có một mức độ rủi ro kiểmsoát

1.4 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Việc xây dựng và vận hành một hệ thống KSNB hiệu lực và hiệu quả

sẽ thúc đẩy hoạt động của Công ty và đảm bảo việc thực hiện các mongmuốn của nhà quản trị thông qua việc đảm bảo các mục tiêu kiểm soát đãthiết lập khi xây dựng hệ thống Mục tiêu tổng quát của hệ thống KSNB làđảm bảo một cách hợp lý việc thực hiện các mong muốn của nhà quản trịtrong nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý Mục tiêu tổng quátđược cụ thể hóa thành mục tiêu hoạt động, mục tiêu thông tin và mục tiêutuân thủ Tuy nhiên, tùy thuộc vào triết lý và quan điểm điều hành của nhàquản trị mà khi xây dựng và vận hành hệ thống KSNB, nhà quản trị sẽ linhhoạt trong thiết lập mục tiêu cụ thể

1.4.1 Đảm bảo độ tin cậy và tính trung thực của thông tin

Đảm bảo độ tin cậy và chất lượng của thông tin Trong một đơn vị để

ra được các quyết định quản lý, nhà quản lý cần rất nhiều thông tin, tuynhiên thông tin về tài chính kế toán vẫn là thông tin quan trọng nhất Cácthông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác vàtin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ khách quan các nội dungchủ yếu mọi hoạt động, để đạt được mục tiêu đó, các thông tin phải thỏamãn yêu cầu: sự cho phép (các quyết định được đưa ra bởi các cấp có thẩmquyền, để đưa ra quyết định cần phải cân nhắc đầy đủ các yếu tố); Tính cóthực (các thông tin kế toán phải trung thực, phản ánh đúng thực tế tại đơn

vị, không ghi chép các nghiệp vụ giả tạo, không liên quan đến doanhnghiệp); Tính đầy đủ (các nghiệp vụ đều phải ghi chép đầy đủ, không bỏ

sót); Đánh giá đúng đắn (các nghiệp vụ được hạch toán đúng giá trị và phùhợp với nguyên tắc kế toán, cách nhìn nhận thông tin phải trung thực vàkhách quan dù đối tượng phản ánh hay người truyền đạt thông tin là ai);Hạch toán đúng (thể hiện ở tổ chức công tác kế toán tại đơn vị phải theođúng quy định hiện hành).

1.4.2 Bảo đảm sự tuân thủ

- Bảo đảm việc thực hiện chế độ pháp lý, hệ thống kiểm soát nội bộphải được thiết kế sao cho các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đếnhoạt động của đơn vị được tuân thủ đúng mức, do vậy nó phải đạt được cácyêu cầu sau: duy trì kiểm tra việc tuân thủ chính sách có liên quan đến hoạtđộng của đơn vị; Đảm bảo ghi chép đầy đủ chính xác, lập báo cáo tài chínhtrung thực khách quan Để đảm bảo cho mỗi thành viên chấp hành các quyđịnh đặt ra cần phải truyền đạt thông tin khoa học, tránh hiểu lầm, cách tốtnhất là truyền đạt bằng văn bản, báo cáo thông qua hệ thống mạng và máytính, thông qua các cuộc họp Bên cạnh việc duy trì, kiểm tra việc tuân thủchính sách, hệ thống kiểm soát nội bộ còn phải ngăn chặn và phát hiện kịpthời, xử lý các sai phạm, gian lận trong quá trình hoạt động của đơn vị, từ

đó nâng cao ý thức tuân thủ của các chính sách đó

1.4.3 Đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động

- Phản ánh đặc điểm kinh doanh và ngành nghề kinh doanh của Công

ty,  do đó nếu không được thiết lập một cách hợp lý thì có thể dẫn đến việc

sử dụng các nguồn lực trong đơn vị bị lãng phí hoặc không hiệu quả Thôngthường, mục tiêu hoạt động sẽ được chi tiết thành: mục tiêu bảo vệ tài sản,mục tiêu bảo vệ thông tin và mục tiêu hiệu quả Mục tiêu bảo vệ tài sảntrong đơn vị bao gồm cả bảo vệ tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn tránhkhỏi việc bị trộm cắp hoặc bị hư hỏng, bị lạm dụng Mục tiêu bảo vệ thôngtin nhằm bảo vệ các thông tin được lưu trữ trong hệ thống máy tính được antoàn, không bị xâm nhập, đánh cắp và lạm dụng Mục tiêu hiệu quả nhằm

ngăn ngừa sự lãng phí trong kinh doanh, sử dụng không hiệu quả các nguồnlực, nâng cao chất lượng hoạt động.

Các mục tiêu trên không tồn tại độc lập với nhau bởi vì chung đều sửdụng chung nguồn lực của Công ty nhằm mục đích cuối cùng là nâng caohiệu quả hoạt động của Công ty Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựngmột hệ thống KSNB hữu hiệu và kết hợp hài hòa ba mục tiêu trên Do đó,nhà quản trị cần xác định mục tiêu nào là mục tiêu then chốt để phân bổ,cân đối nguồn lực cho phù hợp và giám sát chặt chẽ việc đạt mục tiêu thenchốt đó Bên cạnh việc thiết lập mục tiêu, nhà quản trị Công ty cũng cầnquan tâm tới kết quả thực hiện mục tiêu Mục tiêu thông tin và mục tiêutuân thủ có thể giám sát và kiểm tra kết quả đạt được do thường có sẵn cáctiêu chuẩn đánh giá, còn mục tiêu hoạt động lại phụ thuộc vào nhiều yếu tốnằm ngoài tầm kiểm soát của Công ty Cho nên, nhà quản trị cần xây dựngcác biện pháp dự phòng để điều chỉnh kịp thời khi có những thay đổi ngoài

dự kiến

1.5 Các yếu tố cấu thành của KSNB

Ngày nay, đứng trước sự thay đổi về môi trường kinh doanh và hoạtđộng, tính phức tạp của các mối quan hệ kinh tế, cũng như sự gia tăng tráchnhiệm giám sát quản trị doanh nghiệp từ phía các cổ đông và nhà đầu tư, và

sự bùng nổ của công nghệ thông tin đã tác động trực tiếp tới việc thiết kế vàvận hành HTKSNB Nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được cácmục tiêu mà HTKSNB đã đặt ra, cơ cấu hay các yếu tố cấu thành HTKSNBcũng có nhiều quan điểm khác nhau được sử dụng ở mỗi lĩnh vực, giai đoạnlịch sử và với những mục đích khác nhau

Có quan điểm cho rằng đứng về mặt kỹ thuật, hệ thống kiểm soát nội

bộ bao gồm những con người tham gia kiểm soát; phương tiện kỹ thuật; vàcác văn bản kiểm soát theo những qui định và nguyên tắc kiểm soát nhấtđịnh

Có quan điểm lại cho rằng đứng về mặt đánh giá độ tin cậy của hệthống kiểm soát nội bộ thì hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trườngkiểm soát; hệ thống kế toán; và kiểm soát trực tiếp và các loại kiểm soát tuântheo những nguyên tắc kiểm soát nhất định (03 nguyên tắc: Phân công, phânnhiệm; Ủy quyền phê chuẩn; và Bất kiêm nhiệm).

Theo quan điểm của Ủy ban các tổ chức tài trợ viết tắt là COSO thìkiểm soát nội bộ bao gồm 05 các bộ phận sau: (1) Môi trường kiểm soát, (2)Quy trình đánh giá rủi ro, (3) Các hoạt động kiểm soát, (4) Hệ thống thôngtin và truyền thông và (5) Các hoạt động giám sát Quan điểm này hiện nayđang được chấp nhận khá rộng rãi Các nội các yếu tố cấu thành hệ thốngkiểm soát nội bộ theo quan điểm này như sau:

1.5.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm những yếu tố ảnh hưởng có tính baotrùm đến việc thiết kế và vận hành của các quá trình kiểm soát nội bộ Mộtmôi trường kiểm soát tốt chưa thể đảm bảo tính hiệu quả cho các quá trìnhkiểm soát và cả hệ thống kiểm soát nội bộ Song một môi trường kiểm soátkhông thuận lợi sẽ ảnh hưởng lớn đến tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thốngkiểm soát nội bộ bởi lẽ môi trường kiểm soát tạo nên đặc điểm chung củamột đơn vị, có tác động trực tiếp đến ý thức của từng thành viên trong đơn vị

về tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ Những yếu tố của môitrường kiểm soát thông thường bao gồm:

1.5.1.1 Cam kết thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức

Yếu tố này đại diện cho tiếng nói của bộ phận quản trị và điều hành cấpcao của đơn vị trong việc xây dựng chuẩn mực về hành vi đạo đức, đánh giá

sự tuân thủ chuẩn mực cũng như truyền đạt và thực thi những chuẩn mựcnày trong thực tế tới mọi cấp và mọi bộ phận trong đơn vị Tính hữu hiệucủa các kiểm soát không thể vượt qua các giá trị đạo đức và tính chính trựccủa những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó Do vậy đây có

thể là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả của việc thiết kế, vận hành vàgiám sát các kiểm soát trong đơn vị.

1.5.1.2 Thực thi trách nhiệm giám sát

Đơn vị cần xây dựng những quy định về trách nhiệm giám sát và duytrì việc thực hiện trách nhiệm đó thông qua việc thiết kế và vận hànhHTKSNB Chức năng quản trị (giám sát) trong đơn vị cần độc lập với chứcnăng quản lý, điều hành; đảm bảo sự tham gia của Ban quản trị vào việcgiám sát mặt thiết kế và hiệu quả hoạt động của thủ tục báo cáo sai phạm vàsoát xét tính hiệu quả của HTKSNB của đơn vị

1.5.1.4 Cơ cấu tổ chức, phân công quyền hạn và trách nhiệm

Cơ cấu tổ chức trong một đơn vị phản ánh việc phân chia quyền hạn,trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong tổ chức ấy cũng như mối quan

hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát và các kênh báo cáo phù hợp để thúc đẩyviệc trao đổi thông tin giữa những người khác nhau trong cùng một tổ chức.Một cơ cấu tổ chức hợp lý không những giúp cho sự giám sát, chỉ đạo điềuhành của nhà quản lý được thực hiện thông suốt mà còn giúp cho việc kiểmsoát lẫn nhau được duy trì thường xuyên và chặt chẽ hơn, đảm bảo mọi cá

nhân trong tổ chức hiểu được quyền hạn và trách nhiệm của họ trong việcgiúp tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra Những nguyên tắc thông thường trongviệc bố trí cơ cấu tổ chức gồm:

Rõ ràng về chức năng nhiệm vụ và thiết lập sự điều hành, kiểm soáttrên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót bất cứ bộ phận nào khôngchịu sự kiểm soát, nhưng cũng không được để các bộ phận chịu sự kiểm soátchồng chéo

Thực hiện sự phân chia giữa các chức năng: giám sát, điều hành; phêchuẩn, thực hiện hoạt động, ghi chép về giá trị và bảo quản tài sản, thông tin.Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các nhiệm vụ, các chức năng

1.5.1.5 Cam kết về năng lực

Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụthuộc phạm vi công việc của từng cá nhân Nhà quản lý của đơn vị cần thiếtlập những chính sách và cơ chế thực hành nâng cao năng lực cá nhân; thựchiện việc kiểm tra, đánh giá năng lực cũng như làm rõ những điểm còn hạnchế của các bộ phận; xây dựng và duy trì chính sách để thu hút, phát triển, đềcao năng lực cá nhân trong đơn vị

1.5.1.6 Chính sách nhân sự

Con người là chủ thể trong mọi hoạt động của tổ chức, là yếu tố quantrọng nhất trong bất cứ hoạt động nào kể cả hoạt động kiểm soát Vì tầmquan trọng của con người trong các hoạt động của tổ chức nên một chínhsách nhân sự được xem là hợp lý khi những chính sách ấy nhằm tuyển dụng,định hướng, đào tạo, sử dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân sự,

và các biện pháp khắc phục saisót được rõ ràng và khuyến khích các phẩmchất về năng lực và trung thực của đội ngũ nhân viên và người lao động

1.5.1.7 Các nhân tố bên ngoài

Các yếu tố bên ngoài đơn vị cũng có ảnh hưởng đến các quá trình kiểmsoát bên trong đơn vị Thuộc các nhân tố này gồm sự thay đổi môi trường

pháp lý, ảnh hưởng của các cơ quan chức năng nhà nước, các chủ nợ và cáctrách nhiệm pháp lý Các nhân tố bên ngoài có thể tạo ra sức ép ảnh hưởngđến việc duy trì HTKSNB hiệu quả.

1.5.2 Quy trình đánh giá rủi ro

Rủi ro luôn phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị, do vậy nhàquản lý phải luôn thận trọng trong việc xác định các loại rủi ro đặc thù có thểxảy ra làm ảnh hưởng tới mục tiêu của đơn vị, phân tích, đánh giá rủi rocũng như thực hiện các biện pháp để ngăn chặn và sửa chữa một cách kịpthời các loại rủi ro trong đơn vị Quy trình đánh giá rủi ro thường bao gồm:1) Xác định mục tiêu hoạt động của đơn vị; 2) Nhận dạng và phân tích rủi ro;3) Đánh giá rủi ro do gian lận gây ra và đưa ra và hành động nhằm xử lý rủiro; 4) Quản trị rủi ro và kết quả thu được

1.5.2.1 Xác định mục tiêu hoạt động của đơn vị

Xác định mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro Làm rõ cácmục tiêu mà tổ chức muốn đạt được sẽ chi phối đến việc xác định những sựkiện hoặc điều kiện không chắc chắc có thể tác động tiêu cực đến mục tiêucủa đơn vị HTKSNB được xây dựng và thực hiện nhằm đạt được nhữngmục tiêu cụ thể như: mục tiêu bảo vệ tài sản, thông tin; mục tiêu tuân thủ;mục tiêu hoạt động và mục tiêu báo cáo Tùy từng loại mục tiêu cụ thể đểxác định các tiêu chí sẽ bị ảnh hưởng nếu xảy ra rủi ro

Khi phân tích rủi ro, đơn vị cần lưu ý nhận dạng và phân tích nhữngthay đổi đáng kể có thể làm phát sinh các loại rủi ro mới trong đơn vị gồm sựthay đổi về môi trường bên ngoài, mô hình kinh doanh và những thay đổiliên quan tới lãnh đạo của đơn vị Cụ thể gồm những thay đổi về môi trườnghoạt động (dẫn tới những thay đổi về áp lực cạnh tranh và tạo ra các loại rủi

ro đáng kể khác nhau), nhân sự mới, hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnhsửa, tốc độ tăng trưởng nhanh, công nghệ mới, các hoạt động sản phẩm, môhình kinh doanh mới, tái cơ cấu đơn vị, mở rộng các hoạt động ở nước ngoài

và áp dụng các thông lệ kế toán mới hoặc các yêu cầu về báo cáo tài chínhkhác

1.5.2.3 Đánh giá rủi ro do gian lận gây ra và hành động nhằm xử lý rủi ro

HTKSNB phải được thiết kế để phát hiện được những ảnh hưởng tiềmtàng đối với rủi ro do gian lận có thể ảnh hưởng tới việc đạt được mục tiêucủa đơn vị Làm rõ đó là loại gian lận do biển thủ tài sản hay gian lận về báocáo tài chính; đánh giá những động lực và sức ép cũng như cơ hội và thái độtạo ra hành vi gian lận Những rủi ro liên quan đến những sự kiện hoặc điềukiện bất thường có thể không thuộc phạm vi của các kiểm soát thông thườngnhưng đơn vị vẫn phải có các biện pháp khác để xử lý những rủi ro này Nếuviệc xử lý rủi ro không được thực hiện như mong muốn có thể tạo ra nhữngkhiếm khuyết trong HTKSNB của đơn vị

1.5.2.4 Quản trị rủi ro và kết quả thu được

Quản trị rủi ro ngày nay đã trở thành một nội dung quan trọng củaHTKSNB hiện đại Nhà quản lý phải thiết kế và thực hiện những chính sách

và thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo quá trình quản trị rủi ro đạt hiệu quả.Điều này đồng nghĩa với việc đơn vị phải xây dựng được một chính sách vàquy trình quản lý rủi ro phù hợp với đặc thù hoạt động của đơn vị cũng nhưđảm bảo chính sách kiểm soát rủi ro hiệu quả nhằm phát hiện, ngăn chặn và

xử lý rủi ro đến mức thấp nhất có thể chấp nhận được

1.5.3 Các hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách kiểm soát, loại kiểmsoát và thủ tục kiểm soát được xây dựng và thực hiện nhằm đảm bảo các chỉđạo của nhà quản lý là được thực hiện Các hoạt động kiểm soát bên trong hệthống đều có mục tiêu đa dạng và được áp dụng ở các cấp độ tổ chức vàchức năng khác nhau của đơn vị Do vậy HTKSNB cần phải được thiết kế đểđảm bảo cho việc lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát phù hợpcũng như triển khai thực hiện các chính sách và thủ tục kiểm soát nhằm đảmbảo ngăn chặn rủi ro phát sinh tại đơn vị, giúp đơn vị đạt được mục tiêu đặt

ra Các hoạt động kiểm soát của HTKSNB bao gồm:

1.5.3.1 Các loại kiểm soát

- Kiểm soát về mặt vật chất: Là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằmbảo đảm an toàn về tài sản và các thông tin trong đơn vị Các trọng điểmnhằm vào mục tiêu này bao gồm:

+ Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin;

+ Thiết lập các quy chế, biện pháp để ngăn ngừa sự tiếp cận đến tài sản,thông tin của những người không có trách nhiệm;

+ Đảm bảo an toàn vật chất của tài sản, bao gồm kho tàng, thiết bị choviệc bảo vệ và sử dụng các phương tiện bảo đảm an toàn cho việc tiếp cận tàisản và hồ sơ tài liệu;

+ Thẩm quyền truy cập vào chương trình máy tính và tệp dữ liệu;

+ Thiết lập các quy chế về kiểm kê hiện vật, lấy xác nhận của bên thứ

3 v.v

- Kiểm soát xử lý thông tin: Là loại kiểm soát được đặt ra để quản lý vàkiểm soát các hoạt động của hệ thống thông tin trong đơn vị Tùy vào mụctiêu cụ thể mà hệ thống thông tin đảm nhận, đơn vị sẽ thiết kế các loại kiểmsoát xử lý đặc thù để thực hiện kiểm soát rủi ro Ví dụ, nếu hệ thống thôngtin liên quan đến việc lập và trình bày BCTC, thì kiểm soát xử lý bao gồm

các loại kiểm soát đặt ra trong quá trình xử lý, ghi sổ, trình bày các giao dịchnhằm đảm bảo rằng giao dịch đó xảy ra và được phản ánh vào các sổ kế toán

và báo cáo là đúng đắn Loại kiểm soát này nhằm đáp ứng các mục tiêu chitiết của kiểm soát đối với BCTC

Có hai nhóm hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin được áp dụng phổbiến là kiểm soát chương trình ứng dụng và kiểm soát chung về công nghệthông tin

Trong đó, kiểm soát chương trình ứng dụng là các thủ tục thủ cônghoặc tự động, thường hoạt động ở cấp độ chu trình kinh doanh và được ápdụng cho việc xử lý từng ứng dụng riêng lẻ Đây có thể là các kiểm soát

mang tính ngăn chặn hoặc phát hiện và được thiết kế để đảm bảo tính trọn

vẹn của dữ liệu kế toán Kiểm soát chung về công nghệ thông tin là cácchính sách và thủ tục liên quan đến nhiều chương trình ứng dụng và hỗ trợcho hiệu quả hoạt động của các kiểm soát chương trình ứng dụng Các kiểmsoát chung về công nghệ thông tin thường liên quan tới kiểm soát đối vớitrung tâm dữ liệu và hoạt động kết nối mạng; mua sắm, thay đổi và bảo trì hệthống phần mềm hoặc các hệ thống ứng dụng; thay đổi chương trình; bảomật truy cập Những loại kiểm soát này thường được áp dụng để ngăn chặnnhững rủi ro mà công nghệ thông tin có thể tạo ra cho HTKSNB của đơn vị

- Kiểm soát quản lý (kiểm soát độc lập với việc thực hiện): là việc kiểmsoát các hoạt động riêng lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiệnhoạt động đó tiến hành Nhu cầu đối với kiểm soát độc lập phát sinh do cơcấu kiểm soát nội bộ có khuynh hướng thay đổi theo thời gian; nhân viên cókhả năng quên hoặc vô ý không tuân theo các thủ tục, hoặc trở nên cẩu thảtrừ phi có ai đó thực hiện việc quan sát và đánh giá công việc thực hiện củahọ; ngoài ra, những sai phạm có thể vô tình hay hữu ý đều có thể xảy ra, bấtluận chất lượng của quá trình kiểm soát là như thế nào Kiểm soát quản lý làbiện pháp hữu hiệu để giảm thiểu những gian lận và sai sót đó

1.5.3.2 Các nguyên tắc kiểm soát

Ba nguyên tắc chỉ đạo chung trong việc thiết lập HTKSNB có hiệu quả

đó là: Phân công, phân nhiệm; Bất kiêm nhiệm; và Phê chuẩn, ủy quyền

* Nguyên tắc “Phân công, phân nhiệm”:

Trong một tổ chức có nhiều người cùng làm thì các công việc phảiđược phân công cho tất cả mọi người, không để một số người phải làm quánhiều việc trong khi đó một số người khác lại không có việc làm Mỗi cá thểtrong tổ chức đều có mục tiêu theo đuổi riêng của mình, nhưng để mọi ngườicùng nhau thực hiện mục tiêu chung của tổ chức thì các công việc của tổchức phải được phân công và giao nhiệm vụ rõ ràng, gọi là “Phân công phânnhiệm” Phân công phân nhiệm rõ ràng được xem là nguyên tắc quan trọngcủa kiểm soát Bởi vì trên cơ sở phân công phân nhiệm rõ ràng mỗi ngườitrong tổ chức không những hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình màcòn hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của nhau để phối hợp cùng nhau và kiểmsoát lẫn nhau nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức Ở một đơn vị không có

sự phân công, phân nhiệm rõ ràng thì không có hy vọng ở đó có HTKSNBtốt

* Nguyên tắc ” Bất kiêm nhiệm”

Bất kiêm nhiệm hay còn gọi là sự cách ly thích hợp về trách nhiệm.Cách ly thích hợp về trách nhiệm trong nhiều trường hợp rất có tác dụngtrong việc ngăn ngừa những sai phạm nhất là những sai phạm cố ý Đặc biệttrong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải được tôn trọng:

- Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với chức năng ghi chép vềmặt giá trị

- Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn hoạt động với việc thực hiệncác hoạt động

- Bất kiêm nhiệm giữa điều hành với trách nhiệm ghi sổ

* Nguyên tắc ”Phê chuẩn, uỷ quyền”

Để thoả mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các hoạt động muốn đượcthực hiện phải được phê chuẩn đúng đắn Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể củaviệc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi nhất định.Quá trình uỷ quyền được tiếp tục thực hiện xuống cấp thấp hơn tạo nên một

hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tậptrung của đơn vị Nguyên tắc phê chuẩn, uỷ quyền yêu cầu tất cả các hoạtđộng phát sinh đều phải được cấp có thẩm quyền phê chuẩn

1.5.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là điều kiện tiên quyết ảnh hưởng đến mặtthiết kế, duy trì và vận hành HTKSNB của đơn vị Thông tin cần thiết chomọi hoạt động của đơn vị và tác động trực tiếp tới việc đạt được các mụctiêu kiểm soát Thông tin được truyền tải tới các bộ phận bên trong và bênngoài tổ chức thông qua cơ chế truyền đạt thông tin thích hợp (truyền thông)

Do vậy đơn vị cần thiết kế hệ thống thông tin và truyền thông phù hợp, hiệuquả nhằm phục vụ cho các mục tiêu kiểm soát đã đặt ra

Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin Hệ thống thông tinđơn vị bao gồm các máy móc thiết bị (phần cứng), phần mềm, nhân sự, thủtục và dữ liệu Thông tin có thể được xử lý trên máy tính, thủ công hoặc kếthợp cả hai, miễn là đảm bảo chất lượng thông tin tạo ra từ hệ thống phải đầy

đủ, chính xác, kịp thời, đúng thẩm quyền, giúp nhà quản lý đưa ra các quyếtđịnh phù hợp đối với hoạt động của đơn vị Để sử dụng thông tin thích hợp

và hiệu quả, HTKSNB cần quan tâm tới những khía cạnh sau:

- Xác định những yêu cầu về thông tin;

- Nắm bắt nguồn dữ liệu bên trong và bên ngoài đơn vị;

- Quy trình xử lý dữ liệu liên quan đến thông tin;

Duy trì chất lượng của thông tin thông qua quy trình xử lý dữ

Cân nhắc chi phí và lợi ích của việc xây dựng hệ thống thông tin đápứng mục tiêu kiểm soát

Truyền thông là bộ phận không thể tách rời của thông tin và nhấn mạnhtới tầm quan trọng của việc truyền đạt và báo cáo thông tin bên trong và bênngoài đơn vị Để quá trình truyền thông đạt hiệu quả, HTKSNB phải xâydựng được cơ chế và phương pháp trao đổi thông tin cho các bên liên quan(ở bên trong và bên ngoài đơn vị) một cách phù hợp.

Trong đơn vị, hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bàyBCTC (bao gồm các quy trình kinh doanh có liên quan và trao đổi thông tin)gồm các thủ tục và tài liệu được thiết kế và xây dựng để tạo lập, ghi chép, xử

lý và báo cáo các giao dịch của đơn vị và duy trì trách nhiệm liên quan đốivới tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu; giải quyết các giao dịch đã

bị xử lý sai; xử lý và giải thích cho những cách thức có thể khống chế hoặc

bỏ qua các kiểm soát; chuyển dữ liệu từ hệ thống xử lý giao dịch sang sổ cái;thu thập thông tin liên quan tới BCTC về các sự kiện khác ngoài các giaodịch phát sinh; đảm bảo thông tin được trình bày tuân thủ khuôn khổ về lập

và trình bày BCTC Các biểu hiện cụ thể của hệ thống thông tin (kế toán)gồm:

* Chứng từ và sổ sách đầy đủ

- Để thực hiện được các mục tiêu chi tiết của kiểm soát, nguyên tắc cơbản đối với hệ thống kế toán là phải đảm bảo chứng từ và sổ sách đầy đủ.Chứng từ và sổ kế toán là những đồ vật cụ thể mà trên đó các nghiệp vụ kinh

tế được phản ảnh và tổng hợp Với mỗi giao dịch phát sinh, sự thiếu vắng,không đầy đủ của chứng từ và sổ sách thường gây ra những vấn đề lớn vềkiểm soát Trong đó:

- Chứng từ kế toán thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong

toàn bộ tổ chức của đơn vị khách hàng và giữa các tổ chức, các đơn vị vớinhau Chứng từ phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả các tàisản, công nợ đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế đềuđược ghi sổ đúng đắn và chính xác Những nguyên tắc thích hợp nhất đối vớicác chứng từ đó là:

- Chứng từ phải được đánh số liên tiếp Việc thực hiện đánh số liên tiếptrên các chứng từ sẽ giúp tăng cường kiểm soát đối với các trường hợpchứng từ bị thiếu, chứng từ chưa ghi sổ kế toán và tránh được những trườnghợp chứng từ ghi trùng trên sổ kế toán Ngoài ra, đánh số liên tiếp trên cácchứng từ còn giúp việc định vị chứng từ sau này khi cần đến chúng.

- Chứng từ phải được lập vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc ngaysau đó càng sớm càng tốt Việc lập chứng từ kịp thời sẽ đảm bảo phản ánhtrung thực nhất về bản chất và nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

và giúp cho việc ghi sổ kế toán được kịp thời, đúng kỳ phát sinh của nghiệp

vụ kinh tế đó

- Chứng từ phải đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng dễ hiểu Nếuchứng từ kế toán quá phức tạp có thể sẽ dẫn đến sự hiểu không đúng về cácnghiệp vụ kinh tế, do vậy việc ghi sổ kế toán cũng sẽ bị ảnh hưởng

- Chứng từ phải được thiết kế cho nhiều công dụng và thể hiện tối đamức độ kiểm soát nội bộ Một giao dịch kinh tế có thể liên đến nhiều đốitượng kế toán khác nhau, nhiều mục tiêu quản lý và mục tiêu kiểm soát khácnhau Để giảm thiểu số lượng các mẫu khác nhau cho những mục tiêu cụ thểkhác nhau liên quan đến một loại giao dịch kinh tế thì các chứng từ phảiđược thiết kế có thể đáp ứng cho nhiều công dụng khác nhau và có thể thựchiện tối đa các quá trình kiểm soát nội bộ cần thiết ngay trong phạm vi mẫucủa các chứng từ đó

* Hệ thống tài khoản

Hệ thống tài khoản là cầu nối liên quan chặt chẽ giữa chứng từ kế toán

và sổ kế toán Trong hệ thống kiểm soát, hệ thống tài khoản có tác dụngkiểm soát luồng đi của các thông tin theo các nội dung đã được phân loại.Đối với kế toán tài chính và BCTC, hệ thống tài khoản giúp phân loại vàkiểm soát thông tin từ khi chúng phát sinh đến khi chúng được tập hợp và đitới đúng nội dung các chỉ tiêu, các khoản mục trên BCTC Một hệ thống tài

khoản được thiết lập đúng đắn sẽ có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu kiểm soát

“Sự phân loại” của hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp cho số liệu các chỉ tiêutrên BCTC phản ánh đúng quy mô và bản chất của chúng Ngoài ra, đối với

kế toán quản trị, một hệ thống tài khoản kế toán thích hợp còn giúp cho đơn

vị thấy rõ luồng đi của thông tin tới từng đối tượng cụ thể của quản lý trên cơ

sở đó mà có những quyết sách đúng đắn trong quản lý và kinh doanh Điềuđặc biệt trong mô tả các hệ thống tài khoản là phải làm rõ nội dung phản ảnhcủa các tài khoản Đối với từng đơn vị, khi quy định nội dung của từng tàikhoản phải trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, chế độ và chuẩn mực kế toánchung

* Sổ kế toán

Có nhiều hình thức sổ kế toán và tương ứng với mỗi hình thức có một

hệ thống sổ kế toán cụ thể với trình tự ghi sổ nhất định Đơn vị phải cân nhắclựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp và tổ chức các sổ kế toán đầy đủ, hợp

lý theo yêu cầu kế toán Ngoài việc có đầy đủ các sổ kế toán thích hợp, mộtnguyên tắc thiết yếu khi ghi sổ kế toán là việc ghi sổ kế toán phải có đầy đủchứng từ hợp lý, hợp lệ Điều này đòi hỏi những quá trình kiểm soát nội bộcần phải có đối với người giữ sổ kế toán là phải kiểm tra các chứng từ trướckhi chúng được ghi sổ Nếu trước khi ghi sổ kế toán, các căn cứ chứng từđược kiểm tra nghiêm ngặt sẽ giúp đạt được nhiều mục tiêu kiểm soát cụ thểnhư loại trừ khả năng ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế thực tế không phát sinh,hoặc giá trị của chúng phản ánh không đúng với thực tế xảy ra

* Báo cáo kế toán

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau quá trình ghi nhận, phân loại, ghichép cuối cùng phải được tổng hợp theo những chỉ tiêu tài chính và đượctrình bày vào báo cáo kế toán phù hợp, theo những nguyên tắc và phươngpháp nhất định Hệ thống báo cáo kế toán nói chung bao gồm các báo cáo tàichính (chủ yếu cung cấp thông tin cho bên ngoài đơn vị) và các báo cáo kế

toán quản trị (chủ yếu cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản trị nội bộđơn vị).

1.5.5 Các hoạt động giám sát

Các hoạt động giám sát là quá trình nhà quản lý đánh giá hiệu quả củaHTKSNB trong từng giai đoạn Quá trình này phải đảm bảo việc đánh giátính hiệu quả của các kiểm soát một cách kịp thời và tiến hành các biện phápkhắc phục cần thiết Các hoạt động giám sát được thực hiện thường xuyênthông qua các kênh phản hồi thông tin liên tục hoặc riêng biệt từ các bên liênquan bên trong và bên ngoài đơn vị hoặc giám sát định kỳ thông qua cáccông cụ kiểm tra, kiểm soát hoặc kiểm toán (kiểm toán nội bộ hoặc kiểmtoán bên ngoài) Những đánh giá từ hoạt động giám sát cần tập trung vàophân tích và trao đổi về những khiếm khuyết của HTKSNB, cách thức sửachữa các hạn chế đó và biện pháp kiểm tra việc thực hiện các kết luận đưa ra

từ hoạt động giám sát của đơn vị

Thuộc về hoạt động giám sát của HTKSNB là bộ phận kiểm toán nội

bộ của đơn vị Chức năng của kiểm toán nội bộ ở các đơn vị là giám sát,kiểm tra và đánh giá một cách thường xuyên, hoặc định kỳ về toàn bộ hoạtđộng của đơn vị, trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ Bộ phận kiểmtoán nội bộ hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị có được những thôngtin kịp thời và xác thực về các hoạt động nói chung, chất lượng công táckiểm soát nói riêng Tuy nhiên bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huytác dụng tốt nếu nó được tổ chức và đảm bảo sự độc lập so với tất cả các bộphận khác trong đơn vị, được giao quyền hạn đầy đủ theo chức năng và thựchiện báo cáo trực tiếp cho cấp có quyền hạn cao nhất trong đơn vị

Kết luận chương 1

Ở chương 1, luận văn đã hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về hệthống KSNB như: Khái niệm kiểm soát và kiểm soát nội bộ; Trách nhiệm vàmục đích của đơn vị khi xây dựng và vận hành HTKSNB; Những hạn chế cốhữu của HTKSNB trong đơn vị; và Các mục tiêu chi tiết của HTKSNB đốivới những thông tin được kiểm toán Những lý luận cơ bản trên phục vụ choviệc khảo sát và phân tích thực trạng HTKSNB tại Công ty Cổ phần Cà phêDetech ở chương 2

PHẦN 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ DETECH 2.1 Tổng quan về công ty Cổ phần Cà phê Detech

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

- Tên công ty: Công ty Cổ phần Cà phê Detech

- Tên tiếng anh: Detech Coffee

- Trụ sở chính: Tổ dân phố Tháp, Phường Dị Sử, Thị xã Mỹ Hào, TỉnhHưng Yên, Việt Nam

- Văn phòng tại Hà Nội: Tòa Detech, Số 8 Tôn Thất Thuyết, Mỹ Đình,Nam Từ Liêm, Hà Nội

Sau hành trình dài không ngừng phát triển, Công ty cổ phần cà phêDetech trở thành đối tác quan trọng của hàng trăm đại lý phân phối, cửa hàng

cà phê trong và ngoài nước như Mỹ, Đức, Nga, Hàn Quốc, Trung Quốc…Công ty cổ phần cà phê Detech xây dựng doanh nghiệp trên niềm khátvọng về một cộng đồng cà phê bền vững Khao khát được đóng góp thiếtthực vì sự phát triển của con người và xã hội

Năm 2019, Công ty cổ phần cà phê Detech sáng lập Liên minh Cà phêPhụ nữ Việt Nam (Liên minh cà phê phụ nữ Quốc tế (IWCA)) – thành viêncủa Liên minh Cà phê Phụ nữ Toàn cầu (IWCA Global) Công ty cổ phần càphê Detech cùng góp phần cải thiện sinh kế của nhóm yếu thế trong ngành càphê tại Việt Nam, đặc biệt là phụ nữ dân tộc thiểu số Tại các vùng nguyênliệu, đào tạo kỹ thuật canh tác, hỗ trợ đầu ra cho các sản phẩm cà phê đạtchất lượng đồng đều, giúp các nông hộ ổn định thu nhập, cam kết lợi nhuận

sẽ được tái đầu tư vào mở rộng hoạt động nâng cao chất lượng cuộc sống. Công ty cổ phần cà phê Detech chung tay cùng Liên minh cà phê phụ

nữ Quốc tế (IWCA) thực hiện các chiến dịch bán hàng gây quỹ và kêu gọitài trợ cho các dự án phi lợi nhuận với mục tiêu: tặng cây giống, cây ăn quảcho các trang trại trồng cà phê, đào tạo kỹ thuật công nghệ áp dụngtrong  canh tác và sản xuất, thiết lập một hệ sinh thái bền vững Công ty cổphần cà phê Detech không ngừng cải thiện và tôn vinh sự đại diện của nữgiới trong ngành cà phê

Nông trường cà phê tại Sơn La: Detech Coffee thu mua cà phê quả

và thóc của khoảng 2000 nông hộ trên vùng nguyên liệu có diện tích lớnkhoảng 2000 hecta Trong đó, vùng trồng cà phê đặc sản F1-Hybrid lớnkhoảng 22 hecta Vì vậy, Detech Coffee đã trở thành một chuỗi mắt xíchquan trọng trong dây chuyền cung ứng cà phê Arabica tại Việt Nam Lựachọn Sơn La – một trong ba vùng đất cung cấp cà phê Arabica chất lượngtốt nhất Việt Nam, Detech Coffee xây dựng hành trình đưa giá trị nguyênbản của cà phê Việt đến tận người tiêu dùng trong và ngoài nước Quá trìnhsản xuất khép kín “từ nông trường đến tách cà phê” bắt đầu từ quả cà phêArabica tại Sơn La Nơi đây sở hữu ưu thế vượt trội về địa hình và thổnhưỡng tương tự vùng đất Minas Gerais, São Paulo (Brazil) Bao quanh bởi

hệ thống núi đồi trùng điệp, Sơn La mưa nhiều, mát mẻ quanh năm Tất cả

đã tạo điều kiện lý tưởng để cây cà phê sinh trưởng và phát triển mạnh mẽ.Quả cà phê chín được tuyển chọn và thu hoạch bằng tay, đảm bảo tỷ lệ quả

đỏ lên tới 95% cao Cà phê sau đó được vận chuyển về HTX để tiến hành sơchế ngay trong ngày Công đoạn sơ chế bao gồm: loại bỏ lá, cành cây, thịtquả cà phê Lên men nhân quả cà phê Phơi khô để ra cà phê thóc.

Nhà máy chế biến cà phê tại Hưng Yên: Nhà máy cà phê Detech

trang bị hệ thống dây chuyền máy móc hiện đại, nhập khẩu từ châu Âu vớiquy mô sản xuất lên tới 5000 tấn cà phê Arabica/năm, đáp ứng đủ nhu cầutiêu dùng nội địa và quốc tế Sử dụng công nghệ rang xay HotAir nhập khẩu

từ châu Âu Đội ngũ kỹ thuật viên của Detech Coffee có thể điều chỉnh cácmức độ rang xay khác nhau Đáp ứng đầy đủ gu thưởng thức của mỗi kháchhàng Hệ thống có thể tự động lưu lại thông số Đảm bảo chất lượng vàhương vị cà phê đồng đều trên từng mẻ rang

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Cổ phần Cà phê Detech

- Hội đồng Quản trị: là cơ quan quản lý của Công ty, có toàn quyềnnhân danh Công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ củaCông ty Các hoạt động trong Công ty phải chịu sự giám sát và chỉ đạo củaHội đồng Quản trị

- Quyền và nghĩa vụ của HĐQT:

+ Hoạt động kinh doanh và các công việc của công ty phải chịu sự quản

lý hoặc chỉ đạo thực hiện của hội đồng quản trị HĐQT là cơ quan có đầy đủ

Phòng bánhàng nộiđịaGiám đốc

Phòng kiểmsoát chấtlượng

Phòng xuấtnhập khẩu

PhòngMarketing

quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh công ty trừ những thẩmquyền thuộc về đại hội đồng cổ đông.

+ Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát GĐ điều hành và các cán

bộ quản lý khác

+ Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty có toàn quyền nhândanh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ công ty khôngthuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông

+ Chủ tịch hội đồng quản trị do các thành viên hội đồng quản trị bầu, làngười đại diện theo pháp luật của Công ty thực hiện các giao dịch: hợp đồngtín dụng, cho vay, bảo lãnh, thế chấp và các hợp đồng kinh tế khác

+ Thay mặt hội đồng quản trị ban hành các quy chế, quy định quản lýnội bộ liên quan đến tổ chức, quản trị và hoạt động kinh doanh của Công ty,trừ những việc thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông Ban hành cácvăn bản phù hợp để ủy quyền cho phó chủ tịch hội đồng quản trị, GĐ thựchiện nhiệm vụ và quyền hạn do hội đồng quản trị giao

+ Đình chỉ các quyết định của GĐ nết xét thấy trái pháp luật, vi phạmđiều lệ, vi phạm nghị quyết và các và các quy định khác của hội đồng quảntrị, hoặc các trường hợp khác hội đồng quản trị xét cần đỉnh chỉ vì lợi ích củacông ty

- Giám đốc: là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày củacông ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị; chịu trách nhiệm trước Hộiđồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụđược giao

- Quyền và nghĩa vụ của GĐ:

+ Thực hiện nghị quyết của hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông,

kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của công ty đã được hội đồng quảntrị và Đại hội đồng cổ đông thông qua

+ Quyết định tất cả các vấn đề phát sinh hàng ngày trong quá trình điều hànhkhông cần phải có nghị quyết của hội đồng quản trị, đại diện công ty ký kết cáchợp đồng tín dụng, hợp đồng kinh tế theo ủy quyền của chủ tịch hội đồng quảntrị, tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thường nhật của công tytheo những thông lệ quản lý tốt nhất.

+ Kiến nghị số lượng và các loại cán bộ quản lý mà công ty cần thuê để hộiđồng quản trị lựa chọn, tư vấn để hội đồng quản trị quyết định mức lương, thùlao, các lợi ích và các điều khoản khác của hợp đồng ký với cán bộ quản lý.+ Tham khảo ý kiến của hội đồng quản trị, quyết định số lượng người lao động,mức lương, trợ cấp, lợi ích, việc bổ nhiệm, miễn nhiệm và các điều khoản khácliên quan đến hợp đồng lao động của họ

2.1.3 Chức năng và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

2.1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty

Công ty cổ phần cà phê Detech phát triển kinh doanh với trọng tâm làgiảm thiểu biến đổi khí hậu, nâng cao tinh thần đồng bào dân tộc thiểu số vàthông qua lăng kính giới

Hơn 350 nông hộ nghèo trong mạng lưới nông dân của Công ty cổ phần

cà phê Detech là một phần của các chương trình chứng nhận 4C và CafePractice (CP) thuộc tổ chức ngành cà phê đa quốc gia Những người nông dâncung cấp cho họ những loại cà phê đảm bảo tiêu chuẩn bền vững và có thể truyxuất nguồn gốc rõ ràng Các chương trình này thân thiện với môi trường vì nôngdân được đào tạo cách trang trại bền vững và trang trại của họ được xác nhậnkhông vi phạm phá rừng Công ty cổ phần cà phê Detech hiện đang xây dựngmột mạng lưới nông dân gồm 1.000 hộ nông dân để đạt được chứng nhậnRainforest Alliance Tất cả các chứng nhận sẽ nâng cao năng lực của nông dân

và được trao cho họ

Thông qua những người thu gom, Công ty cổ phần cà phê Detech cungcấp cà phê nhân và cà phê thóc từ 2.000 nông dân, ít nhất 90% trong số họ là

hộ nghèo thuộc các dân tộc Taidam (Thái Đen) và H’Mong công ty trả giácao cho họ thông qua chương trình “quả chín đỏ”, chương trình này thưởngcho những nông dân cung cấp quả chín chất lượng tốt Chương trình nàymang lại lợi ích cho cả Công ty cổ phần cà phê Detech và nâng cao thu nhậpcủa nông dân nghèo.

Công ty cổ phần cà phê Detech là nhà sáng lập và là đối tác bền vữngcủa tổ chức xã hội phi lợi nhuận Liên minh cà phê phụ nữ Quốc tế (IWCA).công ty tìm cách kết nối, trao quyền và nâng cao giá trị cho phụ nữ trongngành cà phê

Năm 2019, Liên minh cà phê phụ nữ Quốc tế (IWCA) là một thànhviên của mạng lưới IWCA Toàn cầu gồm 32 quốc gia Vào năm 2020, công

ty đã phát động một chương trình cà phê chất lượng cao cho 140 phụ nữtrồng cà phê dân tộc thiểu số Cà phê thu hoạch với chất lượng đảm bảo, đãđược xuất khẩu sang Mỹ Thông qua chương trình, còn tổ chức nhữngchuyến du lịch sinh thái cà phê cho chính phụ nữ bản địa trở thành hướngdẫn viên du lịch Cơ hội này mang lại cho những người phụ nữ trong ngành

cà phê thêm thu nhập và gây dựng sự tự tin của họ thông qua một công việcmới để khám phá tiềm năng của bản thân Với những nỗ lực không ngừng vàđảm bảo uy tín, Liên minh cà phê phụ nữ Quốc tế (IWCA) nhận được khoảntài trợ 20.000 đô la Mỹ từ Quỹ Starbucks để “đào tạo về an toàn và sức khỏelao động” cho 160 phụ nữ làm cà phê vào năm 2023, với sự hợp tác của QuỹVision Zero thuộc Tổ chức Lao động Quốc tế

Ngoài ra, Công ty cổ phần cà phê Detech chung tay cùng Liên minh càphê phụ nữ Quốc tế (IWCA) thực hiện các hoạt động khác như chiến dịchbán hàng gây quỹ và kêu gọi tài trợ cho các dự án phi lợi nhuận với mụctiêu: tặng cây giống, cây ăn quả cho các trang trại trồng cà phê, đào tạo kỹthuật công nghệ áp dụng trong  canh tác và sản xuất, thiết lập một hệ sinh