Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu

CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.1 Những vấn đề chung nguyên vật liệu nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Nguyên vật liệu (NVL) hàng tồn kho thuộc tài sản ngắn hạn doanh nghiệp Đặc điểm chung NVL thời gian luân chuyển ngắn, thường vòng chu kỳ kinh doanh năm Tuy nhiên, loại lại có cơng dụng mục đích sử dụng đặc điểm khác NVL đối tượng lao động thể dạng vật hóa, doanh nghiệp xây lắp sắt, thép, xi măng, cát, gạch, đá Những nguyên vật liệu hình thành từ nhiều nguồn khác mua ngồi, tự sản xuất, nhận góp vốn, sử dụng để phục vụ cho việc sản xuất tham gia cấu thành nên thực thể sản phẩm xây lắp Đặc điểm NVL tham gia vào chu kỳ sản xuất định tham gia vào trình sản xuất, tác động lao động, chúng bị tiêu hao toàn thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo hình thái vật chất sản phẩm Những đặc điểm xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổ chức kế tốn NVL từ khâu tính giá, kế toán tổng hợp chi tiết NVL yếu tố khơng thể thiếu q trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Trong doanh nghiệp xây lắp chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn khoảng 70% tổng giá trị cơng trình Vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ sử dụng vật liệu điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng cơng trình xây lắp, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Để tránh nhầm lẫn công tác quản lý hạch toán NVL trước hết doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống danh điểm đánh số danh điểm vật liệu cần rõ ràng, xác tương ứng với quy cách chủng loại vật liệu Để trình sản xuất kinh doanh liên tục sử dụng vốn tiết kiệm doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua, dự trữ vật liệu mức độ hợp lý Do doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa tối thiểu cho danh điểm vật liệu, tránh việc dự trữ nhiều loại vật liệu Định mức tồn kho vật liệu sở để xây dựng kế hoạch thu mua vật liệu kế hoạch tài doanh nghiệp Để bảo quản tốt nguyên vật liệu dự trữ giảm thiểu hư hao, mát, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức trình độ chun môn để quản lý vật liệu tồn kho thực nhiệm vụ nhập xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nghiệm chức thủ kho với tiếp liệu kế toán vật tư 1.1.2 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Để cung cấp đầy đủ, kịp thời xác thơng tin cho cơng tác quản lý NVL doanh nghiệp xây lắp, kế toán NVL phải thực nhiệm vụ chủ yếu sau: + Ghi chép, tính tốn, phản ánh xác, trung thực, kịp thời số lượng chất lượng giá thành thực tế vật liệu + Tập hợp phản ánh đầy đủ, xác, kịp thời số lượng giá trị vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành định mức tiêu hao NVL + Phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng cho đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh + Tính tốn phản ánh xác số lượng giá trị vật liệu tồn kho, phát kịp thời vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại xảy + Kiểm tra giám sát tình hình thực kế hoạch mua, dự trữ sử dụng loại vật liệu đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp 1.1.3 Phân loại tính giá nguyên vật liệu 1.1.3.1 Phân loại nguyên vật liệu Phân loại tài sản nói chung phân loại NVL nói riêng việc xếp loại tài sản thành nhóm, loại thứ tài sản theo tiêu thức định (theo cơng dụng, theo nguồn hình thành, theo sở hữu ) phục vụ cho yêu cầu quản lý Mỗi cách phân loại khác có tác dụng định việc quản lý kế toán NVL doanh nghiệp xây lắp đa dạng Vì vậy, để quản lý chặt chẽ tổ chức kế toán chi tiết với loại vật liệu phục vụ cho kế hoạch quản trị, NVL phân chia theo tiêu thức sau: Căn vào vai trò tác dụng chúng trình thi cơng xây lắp NVL chia thành loại sau đây: + Nguyên liệu vật liệu : (NVLC): đối tượng lao động trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm sản xuất xi măng, gạch ngói, sắt, thép doanh nghiệp xây dựng… + Vật liệu phụ vật liệu có tác dụng phụ trình sản xuất kinh doanh, sử dụng với NVLC để hồn thiện nâng cao tính năng, chất lượng sản phẩm sử dụng để bảo đảm cho cơng cụ lao động hoạt động bình thường, sử dụng cho nhu cầu kỹ thuât, nhu cầu quản lý + Nhiên liệu : thứ để tạo nhiệt xăng, dầu, Nhiên liệu doanh nghiệp thực chất loại vật liệu phụ, nhiên tách thành loại riêng việc sản xuất tiêu dung nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn đóng vai trị quan trọng kinh tế quốc dân, nhiên liệu có yêu cầu quản lý hoàn toàn khác với loại vật liệu thông thường + Phụ tùng thay loại vật tư sử dụng cho hoạt động thay thế, sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định + Thiết bị vật liệu xây dựng loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng Đối với thiết bị xây dựng bao gồm thiết bị cần lắp thiết bị không cần lắp, vật kết cấu dung để lắp đặt cho cơng trình xây dựng + Vật liệu khác loại vật liệu không xếp vào loại phế liệu thu hồi Theo nguồn gốc hình thành nguyên vật liêu: + Nguyên vật liệu nhập từ bên ngồi: NVL mà doanh nghiệp có mua ngoài, nhận cấp phát, nhận tài trợ, biếu tăng… + Nguyên vật liệu doanh nghiệp tự chế biến Theo mục đích, cơng dụng ngun vật liệu + Ngun vật liệu dùng trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh + Nguyên vật liệu dùng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp + Nguyên vật liệu dùng cho mục đích khác: lý nhượng bán, biếu tặng… 1.1.3.2 Tínhh giá nguyên vật liệu Tính giá NVL công tác quan trọng việc tổ chức kế tốn vật tư Tính giá NVL dùng tiền để biểu giá trị NVL Việc tính giá NVL phải tuân thủ chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho, Theo chuẩn mực hàng tồn kho phải đánh giá theo giá thực tế (giá gốc) trường hợp giá trị thực thấp giá gốc phải tính theo giá trị thực Giá thực tế NVL loại giá hình thành sở chứng từ hợp lệ chứng từ hợp lệ chứng minh khoản chi phí hợp pháp doanh nghiệp để tạo NVL Giá trị thực NVL giá ước tính NVL kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính để hồn chỉnh sản phẩn chi phí ước tính phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm 1.1.3.2.1 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Giá thực tế NVL nhập kho xác đinh tùy nguồn nhập - Đối với NVL mua ngồi giá thực tế bao gồm: Giá mua ghi hóa đơn cộng (+) với thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập phải nộp (nếu có), cộng với chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, kho bãi cơng tác phí cán thu mua, chi phí phận thu mua độc lập, chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua NVL số hao hụt tự nhiên định mức (nếu có) + Nếu NVL mua dùng cho sản xuất kinh doanh sản phẩm xây lắp chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ giá mua ghi hóa đơn giá chưa có thuế GTGT đầu vào + Nếu NVL mua dùng cho sản xuất kinh doanh sản phẩm xây lắp chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp khơng chịu thuế GTGT giá mua ghi hóa đơn tổng giá tốn bao gồm thuế GTGT đầu vào - Đối NVL tự gia cơng chế biến giá thực tế bao gồm giá thực tế NVL xuất chế biến cộng với chi phí gia cơng chế biến - Đối với NVL th ngồi gia cơng chế biến giá thực tế bao gồm giá thực tế NVL xuất thuê chế biến, cộng với chi phí vận chuyển từ doanh nghiệp đến nơi chế biến ngược lại, cộng với chi phí th gia cơng chế biến - Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh, liên kết giá thực tế NVL giá trị NVL bên tham gia góp vốn thống đánh giá chấp thuận - Đối với NVL vay, mượn tạm thời đơn vị khác, giá thực tế NVL nhập kho tính theo giá trị tương đương số NVL - Đối với phế liệu thu hồi từ trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp giá thực tế tính theo đánh giá thực tế theo giá bán thị trường 1.1.3.2.2 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho Để xác định giá thực tế NVL xuất kkho kỳ, tùy theo đặc điểm doanh nghiệp số lượng danh điểm, số lần nhập xuất NVL, yêu cầu quản lý trình độ nhân viên kế tốn, thủ kho, hệ thống kho tàng lựa chọn áp dụng phương pháp sau để tính giá thực tế NVL xuất kho - Phương pháp giá thực tế đích danh (tính trực tiếp ): Phương pháp thích hợp với doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng đơn hay lơ NVL nhập kho Vì vậy, xuất kho lơ tính theo giá thực tế nhập kho đích danh lơ Phương pháp có ưu điểm cơng tác tính giá NVL thực kịp thời thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế tốn theo dõi thời hạn bảo quản đơn hay lô NVL Tuy nhiên, để áp dụng phương pháp này, điều kiện cốt yếu hệ thống kho tàng doanh nghiệp cho phép bảo quản riêng lô NVL nhập kho - Phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO): Phương pháp NVL tính giá thực tế xuất kho sở giả định lô NVL nhập trước xuất dùng trước, lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập tính theo giá thực tế lần nhập Phương pháp có ưu điểm cho phép kế tốn tính giá NVL xuất kho kịp thời Nhược điểm phương pháp Nhập trước – Xuất trước phải tính giá theo danh điểm vật liệu phải hạch toán chi tiết vật liệu tồn kho theo loại giá nên tốn nhiều công sức Ngồi ra, phương pháp cịn làm chi phí kinh doanh doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá thị trường vật liệu Phương pháp thích hợp với doanh nghiệp danh điểm NVL, số lần nhập kho danh điểm không nhiều - Phương pháp Nhập sau – Xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này, NVL tính giá thực tế xuất kho sở giả định lô NVL nhập vào kho sau xuất dùng trước, việc tính giá xuất NVL làm ngược lại với phương pháp Nhập trước – Xuất trước Về ưu, nhược điểm điều kiện áp dụng phương pháp Nhập sau – Xuất trước giống phương pháp Nhập trước – Xuất trước, sử dụng phương pháp Nhập sau – Xuất trước giúp chi phí kinh doanh doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá thị trường NVL - Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, gái thực tế NVL xuất kho kỳ xác định vào giá thực tế bình quân đơn vị NVL lượng NVL xuất kỳ Giá thực tế NVL xuất kho Giá đơn vị = bình quân NVL Số lượng x loại NVL xuất dùng Trong giá đơn vị bình qn tính theo ba cách, tùy theo thời kỳ vào nhập lơ hàng, phụ thuộc vào tình hình cùa doanh nghiệp + Tính theo giá đơn vị bình qn kỳ dự trữ: Theo cách này, đến cuối kỳ tính trị giá vốn NVL xuất kho kỳ Tùy theo kỳ dự trữ mà doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho vào giá mua, giá nhập, lượng NVL tồn kho đầu kỳ nhập kỳ để tính giá đơn vị bình quân: Giá đơn vị bình quân Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ nhập kỳ = kỳ dự trữ Số lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ nhập kỳ Phương pháp thích hợp với doanh nghiệp có danh điểm NVL số lần nhập xuất danh điểm nhiều Cách giản đơn, dễ làm độ xác khơng cao Hơn cơng việc tính tốn dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến cơng tác kế tốn nói chung Hơn nữa, cách không đáp ứng yêu cầu kịp thời thơng tin kế tốn thời điểm phát sinh nghiệp vụ + Tính theo giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: Theo cách này, kế tốn xác định giá đơn vị bình qn dựa giá thực tế lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước Dựa vào giá đơn vị bình qn nói lượng NVL xuất kho kỳ để tính tốn xác định giá thực tế NVL xuất kho theo danh điểm Cách có ưu điểm đơn giản, dễ tính tốn khối lượng tính tốn kế tốn giảm nhẹ trị giá hàng xuất không chịu ảnh hưởng thay đổi giá kỳ Vì vậy, cách làm cho tiêu báo cáo kết kinh doanh không sát với giá thực tế Trường hợp giá thị trường NVL có biến động lớn việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp gây bất hợp ly (tồn kho âm) + Tính theo giá đơn vị bình quân sau lần nhập: Sau lần nhập NVL kế toán phải xác định lại giá trị thực hàng tồn kho giá đơn vị bình quân Căn vào giá đơn vị bình quân lượng xuất lần nhập để tính giá xuất theo cơng thức sau: Giá đơn vị bình quân sau lần nhập Giá thực tế NVL tồn kho sau lần nhập = Số lượng thực tế NVL tồn kho sau lần nhập Cách có ưu điểm khắc phục hạn chế cách việc tính tốn phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức Do vậy, cách thường áp dụng doanh nghiệp có chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập xuất + Tính theo trị giá hàng tồn kho cuối kỳ: Với cách tính trên, để xác định giá thực tế NVL xuất kho địi hỏi kế tốn phải xác định lượng NVL xuất kho vào chứng từ xuất Tuy nhiên, thực tế có doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp lại xuất dùng thường xun khơng có điều kiện kiểm kê nghiệp vụ xuất kho NVL Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước, sau xác định giá thực tế NVL xuất dùng kỳ: Giá thực tế Số lượng NVL NVL tồn kho = cuối kỳ Giá thực tế = Xuất kho tồn kho x cuối kỳ Giá thực tế NVL Đơn giá thực tế NVL nhập kỳ lần cuối Giá thực tế + NVL nhập kho NVL tồn kho đầu kỳ Giá thực tế - NVL tồn kho cuối kỳ * Phương pháp giá hạch tốn: Đối với doanh nghiệp có nhiều loại NVL giá thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập – xuất vật liệu diễn thường xuyên việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều côn sức nhiều không thực Do việc kế tốn hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán Giá hạch toán loại giá ổn định, doanh nghiệp sử dụng thời gian dài để kế toán nhập, xuất, tồn kho NVL chưa tính giá thực tế Doanh nghiệp sử dụng giá kế hoạch giá mua vật liệu thời điểm hay giá NVL bình quân tháng trước để làm giá hạch toán Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cơng việc cho cơng tác kế tốn nhập, xuất NVL hàng ngày cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán NVL xuất, tồn theo giá thực tế Việc tính chuyển dựa sở hệ số giá giá thực tế giá hạch toán Giá thực tế NVL = Hệ số giá NVL x Giá hạch toán NVL xuất kho xuất kho Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ nhập kỳ Hệ số giá NVL = Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ nhập kỳ Phương pháp giá hạch toán cho phép kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiết kế tốn tổng hợp NVL cơng tác tính giá, nên cơng việc tính giá tiến hành nhanh chóng khơng bị phụ thuộc vào số lượng dang điểm NVL, số lần nhập, xuất loại nhiều hay Phương pháp thích hợp với doanh nghiệp có nhiều loại NVL, đội ngũ kế tốn có trình độ chun mơn cao Tóm lại: Việc áp dụng phương pháp để tính giá thực tế NVL xuất kho doanh nghiệp tự định Song, cần đảm bảo quán niên độ kế toán phải thuyết minh Báo cáo tài 1.2 Nội dung kế tốn ngun vật liệu doanh nghiệp 1.2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu NVL doanh nghiệp hạch toán chi tiết theo người chịu trách nhiệm vật chất theo lô, loại, thứ vật tư Tùy theo yêu cầu quản lý doanh nghiệp để lực chọn phương pháp kế tốn chi tiết thích hợp 10 nhằm làm giảm nghĩa vụ nộp ngân sách Những doanh nghiệp cố tình vi phạm bị xử phạt hành vi trốn thuế theo quy định pháp luật hành - Doanh nghiệp phải lập Hội đồng để thẩm định mức trích lập khoản dự phịng xử lý tổn thất thực tế vật tư hàng hóa tồn kho, khoản đầu tư tài chính, khoản cơng nợ có khả thu hồi theo quy định * u cầu trích lập phịng: - Việc trích lập dự phòng phải tiến hành vào cuối niên độ kế tốn, trước lập báo cáo tài Đối với doanh nghiệp có lập báo cáo tài niên độ, có biến động lớn dự phịng, doanh nghiệp điều chỉnh dự phịng loại (trích lập bổ sung hay hồn nhâp) vào cuối kỳ kế toán niên độ (kỳ kế toán quý) Doanh nghiệp phải tiến hành trích lập khoản dự phịng thời điểm cuối kỳ kế tốn nếu: giá gốc ghi sổ kế toán hàng tồn kho, laoij chứng khốn lón giá trị thực được, khoản vốn đầu tư vào tổ chức kinh tế bị tổn thất tổ chức kinh tế bị thua lỗ, khoản nợ phải thu xác định khó địi, - Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho vật tư, hàng hóa, loại chứng khốn bị giảm giá, tổn thất đầu tư tài chính, khoản nợ phải thu khó địi Sau đó, kế tốn phải tổng hợp tồn khoản dự phịng vào bảng kê chi tiết dự phịng loại Từ đó, tiến hành đối chiếu, so sánh với số dự phịng trích lập cuối kỳ kế tốn trước cịn lại chưa sử dụng hết để xác định số dự phịng phải trích lập bổ sung hay hồn nhập Nếu số dự phịng phải trích lập cho kỳ kế toán tới số dư khoản dự phịng cịn lại chưa sử dụng, doanh nghiệp khơng phải trích lập bổ sung dự phịng, cịn số dự phịng cần phải trích lập cho kỳ kế tốn tới cao số dư khoản dự phòng lại chưa sử dụng, doanh nghiệp phải trích lập bổ sung số dợ phòng thiếu Ngược lại, số dự phịng phải trích lập cho kỳ kế tốn tới thấp số dư 29 tài khoản dự phòng lại chưa sử dụng, doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch dự phịng khơng sử dụng đến 1.3.2 Dự phịng giảm giá nguyên vật liệu: Khái niệm: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho dự phòng giá trị bị tổn thất giá vật tư, thành phẩm, hàng hóa tồn kho bị giảm Đối tượng lập dự phòng bao gồm nguyên vật liệu, dụng cụ dung cho sản xuất, vật tư, hàng hóa, thánh phẩm tồn kho, sản phẩm dở dang, chi phí dịch vụ dở dang mà giá gốc ghi sổ kế toán cao giá trị thực đảm bảo điều kiện sau: - Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định Bộ tài chứng khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho - Là vật tư hàng hóa thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp tồn kho thời điểm lập báo cáo tài Trường hợp NVL có giá trị thực thấp so với giá gốc giá bán sản phẩm sản xuất từ NVL khơng bị giảm khơng trích lập dự phịng giảm giá NVL tồn kho * Mức trích lập dự phịng tính theo cơng thức sau: Mức dự phòng giảm giá VT, HH Lượng VT, HH = thực tế tồn kho Giá gốc x thời điểm lập BCTC Giá trị hàng TK theo – thực sổ kế tốn hàng TK Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến chi phí liên quan trực tiếp khác theo quy định chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” Giá trị thực hàng tồn kho (giá trị dự kiến thu hồi) giá bán (ước tính) hàng tồn kho trừ chi phí để hồn thành sản phẩm chi phí tiêu thụ (ước tính) 30 Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tính cho loại hàng tồn kho bị giảm giá tổng hợp toàn Bảng kê chi tiết Bảng kê để kế toán vào giá vốn hàng bán (giá thành toàn sản phẩm hàng hóa tiêu thụ kỳ) doanh nghiệp Để theo dõi tình hình trích lập hồn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Kết cấu nội dung phản ánh tài khoản sau: Bên Nợ: Hồn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho Bên Có: Trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho Số dư Có: Dự phịng giảm giá hàng tồn kho cịn * Phương pháp kế tốn số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: - Cuối kỳ kế tốn năm (hoặc q), lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho lần đầu, ghi: Nơ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 159 (chi tiết loại): Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) liền sau, tiến hành so sánh số dự phòng giảm giá tồn kho trích lập cuối kỳ trước cịn lại với số dự phịng giảm hàng tồn kho cần trích lập cho kỳ tới, số dự phòng kỳ trước lại lớn số dự phịng phải trích lập cho kỳ tới, kế tốn phải hồn nhập số chênh lệch thừa, ghi: Nợ TK 159 (chi tiết loại): Hoàn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: Ghi giảm giá vốn hàng bán Trường hợp số dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải trích lập cho kỳ tới lớn số dự phòng kỳ trước lại, số chênh lệch kế tốn trích bổ sung vào giá vốn hàng bán, ghi: Nợ TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng bán kỳ 31 Có TK 159 (chi tiết loại): Trích bổ sung dự phòng giảm giá hàng tồn kho 1.4 Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Theo chế độ kế toán hành nay, Việt Nam sử dụng hình thức ghi sổ kế tốn chủ yếu sau đây: - Hình thức Nhật ký sổ (Mẫu số S01 - DN) - Hình thức Nhật ký chung (Mẫu số S03a - DN) - Hình thức Chứng từ ghi sổ (Mẫu số S02a - DN) - Hình thức Nhật ký chứng từ (Mẫu số S04 - DN) Mỗi hình thức ghi sổ có ưu, nhược điểm khác Tùy thuộc vào ngành nghề, quy mô kinh doanh doanh nghiệp mà lựa chọn hình thức sổ cho phù hợp Do vậy, doanh nghiệp xây lắp lựa chọn hình thức sổ phù hợp với đặc điểm, quy mơ kinh doanh Ngồi ra, cịn có hình thức kế tốn máy vi tính 1.4.1 Hình thức nhật ký sổ cái: 1.4.1.1 Đặc trưng hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái Đặc trưng hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) sổ kế toán tổng hợp sổ Nhật ký - Sổ Cái Căn để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái gồm có loại sổ kế tốn sau: - Nhật ký - Sổ Cái; - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết 1.4.1.2 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái 32 (a) Hàng ngày, kế toán vào chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại kiểm tra dùng làm ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái Số liệu chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại) ghi dòng phần Nhật ký phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán lập cho chứng từ loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập…) phát sinh nhiều lần ngày định kỳ đến ngày Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại sau ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, dùng để ghi vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên quan (b) Cuối tháng, sau phản ánh toàn chứng từ kế toán phát sinh tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu cột số phát sinh phần Nhật ký cột Nợ, cột Có tài khoản phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn vào số phát sinh tháng trước số phát sinh tháng tính số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng Căn vào số dư đầu tháng (đầu quý) số phát sinh tháng (trong quý) kế tốn tính số dư cuối tháng (cuối q) tài khoản Nhật ký - Sổ Cái (c) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết phải khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có tính số dư cuối tháng đối tượng Căn vào số liệu khoá sổ đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho tài khoản Số liệu “Bảng tổng hợp chi tiết” đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có Số dư cuối tháng tài khoản Sổ Nhật ký - Sổ Cái Số liệu Nhật ký - Sổ Cái “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khóa sổ kiểm tra, đối chiếu khớp, sử dụng để lập báo cáo tài 33 Sơ đồ 1.5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký – Sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc NHẬT KÝ-SỔ CÁI Sổ,thẻ kế toán chi tiết TK 152 Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Đối chiếu, kiểm tra 1.4.2 Hình thức nhật ký chung 1.4.2.1 Đặc trưng hình thức kế tốn Nhật ký chung Đặc trưng hình thức kế tốn Nhật ký chung: Tất nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh phải ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) nghiệp vụ Sau lấy số liệu sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo nghiệp vụ phát sinh 34 Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái; - Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết 1.4.2.2 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung (a) Hàng ngày, vào chứng từ kiểm tra dùng làm ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau số liệu ghi sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, nghiệp vụ phát sinh ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan Trường hợp đơn vị mở sổ Nhật ký đặc biệt hàng ngày, vào chứng từ dùng làm ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào tài khoản phù hợp Sổ Cái, sau loại trừ số trùng lặp nghiệp vụ ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có) (b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh Sau kiểm tra đối chiếu khớp, số liệu ghi Sổ Cái bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ, thẻ kế toán chi tiết) dùng để lập Báo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Bảng cân đối số phát sinh phải Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung sổ Nhật ký đặc biệt sau loại trừ số trùng lặp sổ Nhật ký đặc biệt) kỳ 35 Sơ đồ 1.6 Sơ đồ trình tự ghi sổ kê tốn theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ kế tốn Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI TK 152 Sổ,thẻ kế toán chi tiết TK 152 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Đối chiếu, kiểm tra 1.3.3 Hình thức chứng từ ghi sổ 1.3.3.1 Đặc trưng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ Đặc trưng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ: Căn trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; + Ghi theo nội dung kinh tế Sổ Cái Chứng từ ghi sổ kế toán lập sở chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn loại, có nội dung kinh tế 36 Chứng từ ghi sổ đánh số hiệu liên tục tháng năm (theo số thứ tự Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) có chứng từ kế tốn đính kèm, phải kế tốn trưởng duyệt trước ghi sổ kế tốn Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm có loại sổ kế tốn sau: - Chứng từ ghi sổ; - Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; - Sổ Cái; - Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết 1.3.3.2 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ (a) Hàng ngày, vào chứng từ kế toán Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán loại kiểm tra, dùng làm ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau làm lập Chứng từ ghi sổ dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan (b) Cuối tháng, phải khố sổ tính tổng số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh tháng sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có Số dư tài khoản Sổ Cái Căn vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh (c) Sau đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ, thẻ kế toán chi tiết) dùng để lập Báo cáo tài Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có tất tài khoản Bảng Cân đối số phát sinh phải Tổng số tiền phát sinh sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Tổng số dư Nợ Tổng số dư Có tài khoản Bảng Cân đối số phát sinh phải nhau, số dư tài khoản Bảng Cân đối số phát sinh phải số dư tài khoản tương ứng Bảng tổng hợp 37 chi tiết Sơ đồ 1.7: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ CÁI TK 152 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra 38 Bảng tổng hợp chi tiết 1.3.4 Hình thức nhật ký chứng từ 1.3.4.1 Đặc trưng hình thức kế tốn Nhật ký chứng từ - Tập hợp hệ thống hoá nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có tài khoản kết hợp với việc phân tích nghiệp vụ kinh tế theo tài khoản đối ứng Nợ - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết sổ kế toán trình ghi chép - Sử dụng mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng tài khoản, tiêu quản lý kinh tế, tài lập báo cáo tài Hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ gồm có loại sổ kế toán sau: - Nhật ký chứng từ; - Bảng kê; - Sổ Cái; - Sổ thẻ kế tốn chi tiết 1.3.4.2 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Chứng từ (a) Hàng ngày vào chứng từ kế toán kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào Nhật ký - Chứng từ Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan Đối với loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần mang tính chất phân bổ, chứng từ gốc trước hết tập hợp phân loại bảng phân bổ, sau lấy số liệu kết bảng phân bổ ghi vào Bảng kê Nhật ký - Chứng từ có liên quan Đối với Nhật ký - Chứng từ ghi vào Bảng kê, sổ chi tiết vào số liệu tổng cộng bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng 39 chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ (b) Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu Nhật ký - Chứng từ với sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan lấy số liệu tổng cộng Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái Đối với chứng từ có liên quan đến sổ, thẻ kế tốn chi tiết ghi trực tiếp vào sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng sổ thẻ kế toán chi tiết vào sổ thẻ kế toán chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết theo tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái Số liệu tổng cộng Sổ Cái số tiêu chi tiết Nhật ký Chứng từ, Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết dùng để lập báo cáo tài 40 Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chứng từ Sổ quỹ Bảng kê chứng từ Chứng từ gốc bảng phân bổ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỔ CÁI TK 152 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 41 Sổ thẻ kế toán chi tiết TK 152 Bảng tổng hợp chi tiết 1.3.5 Hình thức kế tốn máy 1.3.5.1 Đặc trưng Hình thức kế tốn máy vi tính Đặc trưng Hình thức kế tốn máy vi tính cơng việc kế tốn thực theo chương trình phần mềm kế tốn máy vi tính Phần mềm kế toán thiết kế theo nguyên tắc bốn hình thức kế tốn kết hợp hình thức kế toán quy định Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, phải in đầy đủ sổ kế tốn báo cáo tài theo quy định Các loại sổ Hình thức kế tốn máy vi tính: Phần mềm kế tốn thiết kế theo hình thức kế tốn có loại sổ hình thức kế tốn khơng bắt buộc hồn tồn giống mẫu sổ kế tốn ghi tay 1.3.5.2 Trình tự ghi sổ kế tốn theo Hình thức kế tốn máy vi tính (a) Hàng ngày, kế tốn vào chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại kiểm tra, dùng làm ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập liệu vào máy vi tính theo bảng, biểu thiết kế sẵn phần mềm kế toán Theo quy trình phần mềm kế tốn, thơng tin tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái Nhật ký - Sổ Cái ) sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan (b) Cuối tháng (hoặc vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực thao tác khoá sổ (cộng sổ) lập báo cáo tài Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết thực tự động đảm bảo xác, trung thực theo thơng tin nhập kỳ Người làm kế tốn kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ kế toán với báo cáo tài sau in giấy Thực thao tác để in báo cáo tài theo quy định 42 Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết in giấy, đóng thành thực thủ tục pháp lý theo quy định sổ kế tốn ghi tay Sơ đồ 1.9: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy vi tính SỔ KẾ TỐN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết - Báo cáo tài - Báo cáo kế tốn quản trị MÁY VI TÍNH Ghi : Nhập số liệu hàng ngày : In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra 43 ... đối chiếu số liệu Sổ kế toán chi tiết vật liệu với Thẻ kho tương ứng Căn vào Sổ kế toán chi tiết vật liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu Phương pháp đơn... cần lắp, vật kết cấu dung để lắp đặt cho cơng trình xây dựng + Vật liệu khác loại vật liệu không xếp vào loại phế liệu thu hồi Theo nguồn gốc hình thành nguyên vật liêu: + Nguyên vật liệu nhập... 1.2 Nội dung kế tốn ngun vật liệu doanh nghiệp 1.2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu NVL doanh nghiệp hạch toán chi tiết theo người chịu trách nhiệm vật chất theo lô, loại, thứ vật tư Tùy theo