* Khái niệm:
Dự phòng là sự xác nhận về phương diện kê toán một khoản giảm giá trị tài sản hay lợi ích kinh tế của doanh nghiệp do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng chưa thực sự chắc chắn.
Thực chất của việc lập dự phòng là ghi nhận trước một khoản chi phí mà thực tế chưa phát sinh vào chi phí kinh doanh, chi phí đầu tư tài chính của niên độ báo cáo.
*Nguyên tắc chung trong trích lập dự phòng:
- Các khoản dự phòng được trích vào chi phí hoạt động kinh doanh, chi phí đầu tư tài chính năm báo cáo của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế toán liền sau, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho các doanh nghiệp phản ánh giá trị vật tư hàng hóa tồn kho, các khoản đầu tư tài chính không cao hơn giá cả trên thị trường và giá trị các khoản nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
- Thời điểm lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là thời điểm cuối kỳ kế toán năm. Trường hợp doanh nghiệp được Bộ Tài Chính chấp thuận áp dụng năm tài chính khác với năm dương lịch (bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc 31/12 hàng năm) thì thời điểm lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là ngày cuối cùng của năm tài chính.
- Doanh nghiệp phải xây dựng cơ chế quản lý vật tư, hàng hóa, công nợ để hạn chế rủi ro trong kinh doanh. Nghiêm cấm doanh nghiệp lợi dụng việc
căn cứ nhằm làm giảm nghĩa vụ nộp ngân sách. Những doanh nghiệp cố tình vi phạm sẽ bị xử phạt như hành vi trốn thuế theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Doanh nghiệp phải lập Hội đồng để thẩm định mức trích lập các khoản dự phòng và xử lý tổn thất thực tế của vật tư hàng hóa tồn kho, các khoản đầu tư tài chính, các khoản công nợ có khả năng thu hồi theo quy định.
* Yêu cầu trích lập phòng:
- Việc trích lập dự phòng phải được tiến hành vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính. Đối với các doanh nghiệp có lập báo cáo tài chính giữa niên độ, nếu có biến động lớn về dự phòng, doanh nghiệp có thể điều chỉnh dự phòng từng loại (trích lập bổ sung hay hoàn nhâp) vào cuối kỳ kế toán giữa niên độ (kỳ kế toán quý). Doanh nghiệp phải tiến hành trích lập các khoản dự phòng tại thời điểm cuối kỳ kế toán nếu: giá gốc ghi sổ kế toán của hàng tồn kho, các laoij chứng khoán lón hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, các khoản vốn đầu tư vào các tổ chức kinh tế bị tổn thất do tổ chức kinh tế bị thua lỗ, các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi,...
- Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng vật tư, hàng hóa, từng loại chứng khoán bị giảm giá, từng tổn thất đầu tư tài chính, từng khoản nợ phải thu khó đòi. Sau đó, kế toán phải tổng hợp toàn bộ các khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết dự phòng từng loại. Từ đó, tiến hành đối chiếu, so sánh với số dự phòng trích lập cuối kỳ kế toán trước còn lại chưa sử dụng hết để xác định số dự phòng phải trích lập bổ sung hay hoàn nhập. Nếu số dự phòng phải trích lập cho kỳ kế toán tới bằng số dư khoản dự phòng còn lại chưa sử dụng, doanh nghiệp không phải trích lập bổ sung dự phòng, còn nếu số dự phòng cần phải trích lập cho kỳ kế toán tới cao hơn số dư khoản dự phòng còn lại chưa sử dụng, doanh nghiệp phải trích lập bổ sung số dợ phòng còn thiếu. Ngược lại, nếu số dự phòng phải trích lập cho kỳ kế toán tới thấp hơn số dư
tài khoản dự phòng còn lại chưa sử dụng, doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch dự phòng không sử dụng đến.