SKKN công tác lập hồ sơ

LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời kỳ phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin bối cảnh hội nhập quốc tế nay, nhu cầu khai thác thơng tin cung cấp thông tin đặc biệt trọng, nguồn thông tin quan tâm nhiều thông tin từ tài liệu lưu trữ Mặt khác, góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quản sử dụng hiệu tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng phát triển kinh tế - xã hội, lịch sử, văn hoá… quốc gia nói chung địa phương nói riêng, giúp giải vấn đề lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin cho người dùng tin Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành nhiệm vụ bắt buộc mỗi công chức, viên chức, người lao động q trình giải cơng việc Từ Thủ trưởng đơn vị đến viên chức làm nhiệm vụ nghiên cứu, viên chức làm chuyên môn nghiệp vụ, nhân viên văn thư hành phải lập hồ sơ cơng việc làm Do đó, người giải công việc cần phải lập hồ sơ công việc, có người giải cơng việc hiểu rõ phản ánh đầy đủ, xác q trình hình thành giải kết thúc cơng việc cụ thể Như vậy, việc lập hồ sơ công việc nhiệm vụ tất công chức, viên chức hợp đồng lao động chứ nhiệm vụ riêng nhân viên văn thư, lưu trữ Hiện nay, nhiều quan, đơn vị, đặc biệt đơn vị trường học, chưa hiểu hết vị trí tác dụng việc lập hồ sơ nên chưa quan tâm đạo công chức, viên chức, hợp đồng lao động đơn vị lập hồ sơ cơng việc; cũng việc bàn giao công việc, hồ sơ nghỉ hưu, việc, chuyển công tác khác theo quy định nên gây nhiều khó khăn cho người kế nhiệm lưu trữ quan Hiểu tầm quan trọng công tác lập hồ sơ Tôi mạnh dạn viết sáng kiến kinh nghiệm “Nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ trường Tiểu học Núi Thành, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng” nhằm chia sẻ trao đổi với đồng nghiệp để làm rõ công tác lập hồ sơ, tạo hiệu cao q trình lưu trữ giải cơng việc Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu đề tài để chia sẻ giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ trường Tiểu học Thực thống công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu, lưu trữ đầy đủ văn giấy tờ hình thành trình hoạt động nhà trường, khai thác sử dụng tài liệu để phục vụ tốt công việc chun mơn Quản lý chặt chẽ an tồn tài liệu, bảo đảm bí mật Nhà nước Phạm vi đối tượng nghiên cứu Phạm vi sáng kiến: “Nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ trường Tiểu học Núi Thành, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng” áp dụng viên chức người lao động cơng tác vị trí văn thư đơn vị trường Tiểu học Đối tượng sáng kiến: viên chức người lao động công tác vị trí văn thư đơn vị trường Tiểu học, việc thu thập tài liệu, lập hồ sơ, quản lý hồ sơ trình giải công việc theo chức năng, nhiệm vụ giao Giới hạn nghiên cứu đề tài Thời gian nghiên cứu có hạn nên tơi tổ chức thực vận dụng trường Tiểu học Núi Thành 03 năm học 2017-2018, 2018-2019, 20192020 Phương pháp nghiên cứu Để giải nhiệm vụ nghiên cứu trên, sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: 5.1 Phương pháp tổng hợp phân tích Trong q trình nghiên cứu, tơi đọc tham khảo tài liệu Phân tích tổng hợp tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu 5.2 Phương pháp quan sát Phương pháp sử dụng trình tập huấn quan sát hoạt động trẻ em, hoạt động đồng nghiệp họ thực hành chuyên mơn Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC LẬP HỒ SƠ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC NÚI THÀNH, QUẬN HẢI CHÂU, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 1.1 Khái niệm, ý nghĩa, yêu cầu công tác lập hồ sơ 1.1.1 Khái niệm Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân Hồ sơ công việc tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan kể từ việc bắt đầu đến kết thúc Lập hồ sơ việc tập hợp sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Đơn vị bảo quản đơn vị thống kê nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu Độ dày mỡi đơn vị bảo quản không 3cm Nếu hồ sơ có văn bản, tài liệu lập đơn vị bảo quản Nếu hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu chia thành nhiều tập mỡi tập hồ sơ đơn vị bảo quản Danh mục hồ sơ bảng kê hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trình hoạt động quan, tổ chức năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập thời hạn bảo quản mỗi hồ sơ Lưu trữ quan thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Lưu trữ lịch sử quan thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tiếp nhận từ Lưu trữ quan từ nguồn khác Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức nhà trường sắp xếp văn khoa học, đầy đủ có hệ thống, giúp cho việc giải cơng việc hàng ngày có suất, chất lượng hiệu Trong mỗi quan, đơn vị nói chung trường học nói riêng, việc lập hồ sơ quan tâm, trọng cơng văn, giấy tờ trước, sau trình giải việc sắp xếp phân loại cách khoa học theo vấn đề, việc, phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ, giúp cho cơng tác tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời 1.1.2 Ý nghĩa Hiệu hoạt động quan, tổ chức, hay trường học phụ thuộc vào công tác lập hồ sơ hành nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan Như vậy, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ có vị trí quan trọng công tác văn thư cũng công tác lưu trữ, kết thúc công tác văn thư tiền đề công tác lưu trữ Chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ giao nộp vào lưu trữ cũng giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh, nội dung hoạt động quản lý nhà nước Hồ sơ lập khoa học mặt góp phần nâng cao hiệu chất lượng công tác quan, tổ chức tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, xác; từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan, tổ chức 1.1.3 Yêu cầu Tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư quy định chặt chẽ việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành quan Như vậy, việc lập hồ sơ công việc bắt buộc Từ Thủ trưởng quan đến cán nghiên cứu, cán chuyên mơn nghiệp vụ, nhân viên văn thư hành … phải lập hồ sơ cơng việc làm Để đảm bảo cho việc lập hồ sơ hành chất lượng hiệu cần thực tốt số yêu cầu sau: Thứ nhất, mỗi hồ sơ phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị hình thành hồ sơ Văn hồ sơ phải hồn chỉnh có liên hệ mật thiết, chặt chẽ, hợp lý, phản ánh hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế công việc theo hướng khách quan chứ không phụ thuộc vào ý kiến chủ quan cá nhân hay tổ chức Thứ hai, văn hồ sơ phải bảo đảm giá trị pháp lý phải đủ, thể thức kỹ thuật trình bày văn theo quy định Văn đưa vào hồ sơ phải có chọn lọc hình thành q trình thực tế giải cơng việc Những văn phản ánh vấn đề, việc thường hình thành nhiều (trong có văn có ý nghĩa lịch sử thực tiễn, có văn có giá trị thời gian ngắn, có văn hết hiệu lực sau công việc giải xong) Các loại văn khác có giá trị không giống nên yêu cầu việc lập hồ sơ hành, nghiên cứu, sử dụng thời gian bảo quản, lưu trữ cũng khác nhau: văn có giá trị xem xét, lựa chọn, bảo quản lâu dài, văn hết giá trị loại bỏ Do vậy, việc xác định giá trị tài liệu văn hồ sơ phải chặt chẽ, xác đồng Cơng việc làm tăng thêm chất lượng hồ sơ phục vụ tốt cho việc nghiên cứu, khai thác sử dụng sau 1.2 Nội dung công tác lập hồ sơ Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ công tác văn thư, việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành quan thực theo trình tự sau: 1.2.1 Lập danh mục hồ sơ 1.2.1.1 Tác dụng danh mục hồ sơ Thứ nhất, giúp cho quan, tổ chức chủ động việc tổ chức công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học Thứ hai, cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm mỗi cá nhân quan, tổ chức việc lập hồ sơ chuẩn bị giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành 1.2.1.2 Căn cứ lập danh mục hồ sơ Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan, tổ chức đơn vị; quy chế làm việc, quy chế công tác văn thư quan, tổ chức - Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm quan, tổ chức, đơn vị cá nhân - Danh mục hồ sơ năm trước, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, mục lục hồ sơ quan, tổ chức (nếu có) quy định hành nhà nước thời hạn bảo quản tài liệu 1.2.1.3 Nội dung lập danh mục hồ sơ Bước 1: xây dựng khung đề mục (khung phân loại): theo cấu tổ chức theo mặt hoạt động quan Bước 2: xác định hồ sơ cần lập, đơn vị người lập dự kiến tiêu đề hồ sơ Bước 3: dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ Bước 4: đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ 1.2.1.4 Tổ chức xây dựng tổ chức thực a) Tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ Tuỳ theo điều kiện cụ thể mỗi quan, tổ chức mà áp dụng hai cách tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ sau đây: - Cách thứ nhất: Thực theo trình tự sau: + Văn phịng, phịng hành đạo cán văn thư, lưu trữ xây dựng dự thảo danh mục hồ sơ quan, tổ chức + Tổ chức lấy ý kiến đơn vị, cá nhân liên quan quan, tổ chức dự thảo danh mục hồ sơ + Hồn chỉnh dự thảo, trình lãnh đạo quan, tổ chức duyệt ban hành - Cách thứ hai: Thực theo trình tự sau: + Các đơn vị quan, tổ chức dự kiến danh mục hồ sơ đơn vị theo hướng dẫn nghiệp vụ cán văn thư, lưu trữ + Văn phòng, phòng hành tổng hợp danh mục hồ sơ đơn vị thành dự thảo danh mục hồ sơ chung quan tổ chức, tiến hành bổ sung chỉnh sửa cần thiết + Hồn chỉnh dự thảo, trình lãnh đạo quan, tổ chức duyệt ban hành Lưu ý: Danh mục hồ sơ cần ban hành vào đầu năm Đối với quan, tổ chức có cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ ổn định cần sửa đổi, bổ sung danh mục hồ sơ năm trước cho phù hợp để tiếp tục sử dụng năm sau b) Tổ chức thực Danh mục hồ sơ quan sau ban hành gửi cho đơn vị, cá nhân liên quan để tổ chức thực Trong trình thực hiện, có hồ sơ dự kiến chưa sát thực tế hoặccác công việc phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị, cá nhân đơn vị, cá nhân cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần danh mục hồ sơ mình, cuối năm, thơng báo cho Văn phịng Phịng Hành để tổng hợp vào danh mục hồ sơ chung quan 1.2.2 Các bước lập hồ sơ Bước 1: Mở hồ sơ - Mở hồ sơ ghi thông tin cần thiết hồ sơ tên quan, tổ chức, tên đơn vị, số, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ - Căn cứ vào danh mục hồ sơ quan, tổ chức nhiệm vụ giao kinh nghiệm công tác (trong trường hợp chưa có danh mục hồ sơ), cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc mà theo dõi, giải Đối với quan, tổ chức có danh mục hồ sơ việc mở hồ sơ giao cho cán văn thư, lưu trữ thực hiện, sau chuyển bìa hồ sơ cho đơn vị, cá nhân để lập hồ sơ - Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản viết bút chì, kết thúc hồn chỉnh hồ sơ ghi thức bút mực - Trong năm, có cơng việc phát sinh cán bộ, cơng chức, viên chức cũng phải mở hồ sơ công việc thuộc trách nhiệm Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ - Sau mở hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thu thập, cập nhật đủ văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ tương ứng từ văn phiếu trình, ý kiến tham gia đơn vị, cá nhân, ý kiến đạo, giải lãnh đạo, văn quan, tổ chức tài liệu tham khảo cần thiết Ví dụ: Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm bao gồm: - Tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị; - Chương trình hội nghị; - Lời khai mạc; - Dự thảo báo cáo tổng kết; - Các báo cáo tham luận; - Bài phát biểu lãnh đạo cấp trên; - Nghị hội nghị; - Biên hội nghị Lưu ý: Khi thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ, cần lưu ý đến văn bản, tài liệu dễ bị thất lạc phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo hay ảnh, băng ghi âm, ghi hình… Tuy nhiên, cũng cần tránh đưa văn thuộc hồ sơ vào hồ sơ khác hay văn không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà theo dõi, giải vào hồ sơ Bước 3: Kết thúc biên mục hồ sơ Sau giải xong cơng việc hồ sơ cũng kết thúc Để hồn chỉnh hồ sơ cơng việc mà theo dõi, giải quyết, người lập hồ sơ có trách nhiệm: - Tiếp tục thu thập, bổ sung văn bản, tài liệu thiếu vào hồ sơ Đối với hồ sơ dày, số lượng văn nhiều nên phân chia thành tập – đơn vị bảo quản cách hợp lý để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng - Xác định giá trị tài liệu + Xem xét, loại khỏi hồ sơ trùng thừa, nháp, thảo có gốc, (trừ thảo văn quy phạm pháp luật thảo văn vấn đế quan trọng có ghi ý kiến đạo, giải hay ý kiến tham gia khác nhau), tài liệu tham khảo không thực cần thiết + Soát xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ cứ vào thực tế tài liệu có hồ sơ chỉnh sửa cho phù hợp - Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ + Việc sắp xếp văn bản, tài liệu mỗi hồ sơ nhằm cố định trật tự văn bản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng; giúp cho việc theo dõi, giải công việc hàng ngày cũng việc tra cứu, sử dụng cần thiết sau thuận tiện + Phương pháp sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: Văn bản, tài liệu mỗi loại hồ sơ sắp xếp theo trình tự định, bảo đảm phản ánh diễn biến việc hay trình theo dõi, giải công việc thực tế Một số cách sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: Cách 1: Theo số thứ tự ngày tháng văn bản: hồ sơ lập theo đặc trưng chủ yếu tên loại văn Cách 2: Theo thời gian diễn biến hội nghị, hội thảo; theo trình tự theo dõi, giải công việc: hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ việc Cách 3: Theo tầm quan trọng tác giả theo vần ABC tên gọi tác giả, tên địa danh: hồ sơ bao gồm văn nhiều tác giả; tác giả quan chủ quản hay tác giả quan cấp thuộc nhiều địa phương khác Nếu hồ sơ có phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình nên đưa phim, ảnh vào bì; băng, đĩa vào hộp sắp xếp vào cuối hồ sơ để riêng phải có dẫn - Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ văn bản, tài liệu hồ sơ chưa phù hợp với tiêu đề hồ sơ dự kiến danh mục - Biên mục hồ sơ Việc biên mục hồ sơ gồm nội dung sau: + Đánh số tờ: Dùng bút chì đen, mềm máy dập số để đánh số thứ tự tờ tài liệu, từ tờ tới tờ cuối có hồ sơ đơn vị bảo quản Số tờ đánh chữ số ảrập vào góc phải phía tờ tài liệu Trường hợp đánh nhầm số gạch đánh lại bên cạnh; tờ bị bỏ sót đánh số đánh số trùng với số tờ trước thêm chữ La tinh theo thứ tự abc sau, ví dụ: có tờ bị bỏ sót khơng đánh số sau tờ số 15 tờ đánh số trùng 15a 15b Số lượng tờ tài liệu có hồ sơ đơn vị bảo quản phải bổ sung vào thẻ tạm phiếu tin hồ sơ đơn vị bảo quản + Viết mục lục văn bản: Ghi nội dung thơng tin văn có hồ sơ vào tờ mục lục văn in riêng phần mục lục văn in sẵn bìa hồ sơ + Viết chứng từ kết thúc: Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn (nếu in riêng) đặc điểm tài liệu (nếu có) hồ sơ đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc in riêng phần chứng từ kết thúc in sẵn bìa hồ sơ Việc đánh số tờ, viết mục lục văn chứng từ kết thúc áp dụng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên) + Viết bìa hồ sơ: Ghi thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời viết bút chì) thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ Chữ viết bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp tả; viết tắt từ quy định bảng chữ viết tắt; Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu Nếu hết năm mà công việc chưa giải xong chưa thực việc kết thúc biên mục hồ sơ; hồ sơ chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dõi, giải ghi vào danh mục hồ sơ năm sau Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC NÚI THÀNH, QUẬN HẢI CHÂU, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 2.1 Đặc điểm chung Công tác lập hồ sơ công tác thu thập, lưu trữ hồ sơ tài liệu tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ mỡi quan, tổ chức Tuy nhiên, cịn tồn vài đặc điểm công tác lập hồ sơ nhắc đến như: Thứ nhất, lập hồ sơ nội dung công việc công tác văn thư, có hai cách hiểu “lập hồ sơ hành” “lập hồ sơ lưu trữ” Dẫn đến việc hiểu nhầm rằng, công tác lập hồ sơ văn thư thực Nhưng thưc tế việc lập hồ sơ phải phận chun mơn thừa hành thực q trình giải cơng việc phản ánh đầy đủ, xác trình hình thành, giải kết thúc công việc hay vấn đề, việc cụ thể (lập hồ sơ giai đoạn văn thư); phận lưu trữ có nhiệm vụ kế thừa chỉnh lý lại hồ sơ lập cần thiết (khôi phục, phục hồi hồ sơ giai đoạn lưu trữ) Thứ hai, việc áp dụng ISO (Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng quốc tế) công tác quản lý có ảnh hưởng quan trọng đến cơng tác lập hồ sơ Bởi theo quy định ISO, trình giải cơng việc thể quy trình tất bước giải công việc quy trình thể thơng qua văn tài liệu có liên quan Nhưng thực tế công tác lưu trữ trường nói chung trường Tiểu học Núi Thành nói riêng chưa theo chuẩn, chưa có sở vật chất phục vụ cho cơng tác lưu trữ Do đó, việc lập hồ sơ chưa thực triệt để, hồ sơ chưa kiểm sốt theo quy trình giải công việc Thứ ba, để lập hồ sơ cách xác, sở cho việc xác định giá trị tài liệu, cần ý đến tính thống mối quan hệ chặt chẽ quy trình giải cơng việc Nghĩa hồ sơ phải phản ánh tồn diện q trình giải cơng việc quan cách có hệ thống hồn chỉnh Hồ sơ, tài liệu hình thành từ nhiều quan có liên quan trình giải cơng việc lưu giữ quan sản sinh tài liệu Để thực việc nêu đòi hỏi cán bộ, cơng chức, viên chức phải có kiến thức công tác lập hồ sơ Tuy nhiên, thực tế sở trường học địa bàn quận, đại đa số không tập huấn công tác lập hồ sơ 2.2 Thuận lợi (bổ sung) Nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ hoạt động tìm kiếm văn trường Tiểu học Núi Thành nhìn chung có số thuận lợi sau: Thứ nhất, nhân viên văn thư đào tạo chuyên môn, nắm vững kiến thức nên hướng dẫn lại phận khác công tác lập hồ sơ, đem lại hiệu tối ưu cho công việc Thứ hai, lãnh đạo nhà trường quan tâm đến công tác văn thư, tạo điều kiện vật chất lẫn tinh thần để phát huy hiệu công việc Thứ ba, văn thư thường xun tìm tịi, học hỏi, trau dồi kĩ công nghệ thông tin để nâng cao trình độ chun mơn 2.3 Khó khăn (bổ sung) Bên cạnh thuận lợi cịn số khó khăn công tác lập hồ sơ: Thứ nhất, việc lưu hồ sơ đa số trường tiểu học địa bàn quận cịn mang tính chất tạm thời, khơng có kho lưu trữ riêng Ngay trường Tiểu học Núi Thành, hồ sơ lưu vào thùng carton giấy, theo thời gian không đảm bảo cho trình bảo quản hồ sơ tài liệu Thứ hai, đơn vị trường Tiểu học, nhân viên văn thư thực công tác văn thư, cơng tác lưu trữ khơng có chức danh nghề nghiệp, khơng có chế độ sách nhân viên lưu trữ Vì thế, việc lưu trữ chưa thực quy định nhân viên chưa có chun mơn Điều dẫn đến việc tìm kiếm, khai thác văn mắc nhiều trở ngại Thứ ba, phần lớn nhân viên văn thư trường học khác địa bàn quận chưa chịu khó trau dồi thêm chun mơn cơng tác lập hồ sơ Từ dẫn đến việc hồ sơ lưu trữ không khoa học, chồng chéo, khơng đảm bảo cho cơng tác quản lí nói chung cơng tác văn thư, tìm kiếm, giải văn nói riêng đạt hiệu cao Thứ tư, cá nhân nhân viên văn thư trường Tiểu học Núi Thành đào tạo chuyên môn, qua trường lớp, nên nghiệp vụ công tác lập hồ sơ thực quy định Tuy nhiên, phận chuyên môn nhà trường cơng tác lập hồ sơ lại khơng trọng, khơng đào tạo cách quy, Do trình độ chun mơn nghiệp vụ hạn chế Hoặc đào tạo đơi làm việc theo cảm tính, chưa áp dụng tốt công tác lập hồ sơ vào q trình quản lí giải cơng hồ sơ cơng việc Chính khó khăn thúc đẩy tơi tìm hiểu chia sẻ sáng kiến kinh nghiệm “Nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ trường Tiểu học Núi Thành, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng” nhằm giúp cho công tác quản lý giải văn trường thực nhanh chóng, hiệu để hồn thành tốt nhiệm vụ giao Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC NÚI THÀNH, QUẬN HẢI CHÂU, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Từ thực trạng khó khăn thuận lợi nêu trên, xin mạnh dạn đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lập hồ sau: 3.1 Giải pháp 1: Về nhân Hiện nay, nhân viên phụ trách công tác văn thư trường Tiểu học khác địa bàn quận chưa có chun mơn cơng tác lập hồ sơ Vì vậy, để giải vấn đề này, xin đưa giải pháp cụ thể sau: Thứ nhất, nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho nhân viên văn thư: Cơng tác lập hồ sơ cịn nhiều yếu tố cần khắc phục chưa trọng nghiên cứu, chưa tổ chức tương xứng với yêu cầu thực tế Nguyên nhân chủ yếu hạn chế chuyên môn nhân viên văn thư phận chuyên môn khác, cần đào tạo chuyên ngành lưu trữ học lưu trữ quản trị văn phòng Thứ hai, nhà trường cần mời chuyên gia tập huấn công tác lập hồ sơ đến hỗ trợ trường Tiểu học Đây xem giải pháp hữu hiệu để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho nhân viên tồn trường Qua đó, tham khảo ý kiến chuyên gia cách thức tổ chức lưu trữ khai thác sử dụng tài liệu có hiệu Bên cạnh đó, lắng nghe tiếp nhận kinh nghiệm lưu trữ quý giá từ chuyên gia Thứ ba, trường tiến hành kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn nhân viên công tác lập hồ sơ thông qua đợt kiểm tra nội Qua nắm rõ lực nhân viên để từ tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù hợp với nhân viên Việc cử nhân viên đào tạo phải có trọng tâm, cần phải xác định nội dung ưu tiên bồi dưỡng đào tạo Thứ tư, nhà trường cần có sách khuyến khích động viên tinh thần vật chất nhằm nâng cao tinh thần làm việc nhân viên văn thư Vì theo quy định, nhân viên văn thư trường học khơng có chế độ, sách thêm công tác lưu trữ Thứ năm, tạo điều kiện cho nhân viên văn thư tham quan học tập, trao đổi kinh nghiệm tiếp cận thực tế quan tiến hành tốt công tác lập hồ sơ Từ đó, giúp nhân viên văn thư có thêm kiến thức kinh nghiệm thực tế để vận hành áp dụng quan 3.2 Giải pháp 2: Về trang thiết bị chuyên dùng Hằng ngày, trường Tiểu học Núi Thành nhận công văn đến từ Sở Ban ngành chuyển giao văn cho phận Bên cạnh cịn có số lượng lớn văn chuyên môn phận ban hành Do đó, có khối lượng cơng văn, hồ sơ lớn cần bảo quản sở vật chất phục vụ cho cơng tác cịn nhiều hạn chế chưa có tính thống Hiện nay, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động lưu trữ khơng có Các hồ sơ lưu trữ thùng giấy Carton Dù cho nhân viên văn thư trường nắm kiến thức công tác lập hồ sơ sở vật chất không đáp ứng, dẫn đến việc lưu trữ hồ sơ cịn sơ sài, khơng đảm bảo hiệu Vì vậy, nhà trường cần phải có kế hoạch thay bổ sung thiết bị, vật dụng cần thiết Theo quy định, trường Tiểu học kho lưu trữ Dù vậy, cơng tác lưu trữ phải đảm bảo dựa yếu tố có sẵn Nhằm thực tốt giải pháp trên, nhà trường cần quan tâm đến vấn đề sau: Một là, lập kế hoạch công tác lưu trữ hồ sơ theo năm để phận thực theo quy định, đảm bảo cơng tác bảo quản tìm kiếm hồ sơ Hai là, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ cần quan tâm đến thiết bị: cặp đựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu Đồng thời, cần có biện pháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp chống ẩm, nấm mốc, trùng, mối, chuột, Ba là, để góp phần giải phóng khơng gian lưu trữ cuối mỡi năm, nhân viên cần phải thống kê, lựa chọn tài liệu hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ Đây cơng tác thường xun, phải địi hỏi thực cách thận trọng theo quy trình thẩm định kiểm tra chặt chẽ 3.3 Giải pháp 3: Thiết kế lại phòng làm việc Điều kiện mơi trường làm việc có ảnh hưởng đến hiệu suất lao động Điều kiện làm việc gây cảm giác khó chịu cho người lao động, làm giảm nhiệt tình cơng việc Văn phịng khơng nơi đảm nhiệm cơng tác nghiệp vụ văn thư lưu trữ mà nơi đón tiếp hướng dẫn phận chức thực công việc Đồng thời, nơi tiếp nhận hướng dẫn xử lý tất văn đến nên việc bố trí phịng làm việc phận Văn thư cần bố trí phịng làm việc nơi dễ thấy, dễ tìm đối diện với cổng vào, gần cổng, không nên bố trí lầu, hay nơi khuất tầm nhìn Văn thư thường xuyên tiếp xúc làm việc với phận khác trường khách liên hệ cơng việc nên cần bố trí phịng làm việc phù hợp với khơng khí làm việc động 3.4 Giải pháp 4: Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lập hồ sơ Hiện nay, nhiệm vụ bảo quản an tồn việc tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ thơng qua bước lập hồ sơ bước tất yếu quan đơn vị nói chung trường học nói riêng Chúng ta cần có thay đổi để làm phong phú thêm hình thức tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lập hồ sơ giúp cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ hơn, truy xuất nhanh 3.5 Giải pháp 5: Thường xuyên kiểm tra đánh giá công tác lập hồ sơ Để đảm bảo công tác lập hồ sơ thực tốt, số biện pháp trên, trường Tiểu học cần thường xuyên tiến hành việc kiểm tra phận xem công tác lập hồ sơ có thực quy định hay không, số văn tài liệu lưu trữ có quy định, quy trình thực hay khơng Nếu khơng kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Thông qua việc kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ, nhà trường cần thực sách khen thưởng nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ cơng tác lập hồ sơ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo công việc Đồng thời, xử lý nghiêm, kiểm điểm nhân viên không chấp hành nội quy làm việc, cố ý làm hư hỏng tài liệu lưu trữ vô trách nhiệm với công việc KẾT LUẬN Việc áp dụng sáng kiến “Nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ trường Tiểu học Núi Thành, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng” nhiệm vụ quan trọng, lập hồ sơ giúp cho mỗi nhân viên sắp xếp văn khoa học, giữ đầy đủ có hệ thống văn cần thiết công việc, giúp cho việc giải cơng việc hàng ngày có suất, chất lượng hiệu quả, nhanh chóng tìm văn Ngồi cơng tác lập hồ sơ cần quan tâm đầy đủ, đạo sát cấp lãnh đạo cũng tinh thần trách nhiệm, tận tâm, tận tụy đội ngũ cơng chức, viên chức, người lao động với hồ sơ lập Qua q trình nghiên cứu, tơi nhận thấy văn công cụ đắc lực công tác quản lý, điều hành nên công tác lập hồ sơ cũng mang vị trí quan trọng đóng góp lớn vào hiệu hoạt động trường học Mỗi hoạt động quản lý, điều hành dựa công tác lập hồ sơ Việc nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ trường học cần thiết cấp bách, cần triển khai áp dụng kịp thời./  ... vào công tác lập hồ sơ giúp cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ hơn, truy xuất nhanh 3.5 Giải pháp 5: Thường xuyên kiểm tra đánh giá công tác lập hồ sơ Để đảm bảo công tác lập hồ sơ. .. hợp vào danh mục hồ sơ chung quan 1.2.2 Các bước lập hồ sơ Bước 1: Mở hồ sơ - Mở hồ sơ ghi thông tin cần thiết hồ sơ tên quan, tổ chức, tên đơn vị, số, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo... thuộc vào công tác lập hồ sơ hành nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan Như vậy, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ có vị trí quan trọng cơng tác văn thư cũng công tác lưu trữ, kết thúc công tác văn