SKKN HYPERLINK

MỤC LỤC MỤC LỤC Chương MỤC LỤC HÌNH ẢNH A LỜI MỞ ĐẦU .3 B NỘI DUNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ THỰC TIỄN CỦA VIỆC ỨNG DỤNG HYPERLINK VÀO HOẠT ĐỘNG TÌM KIẾM VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC NÚI THÀNH, QUẬN HẢI CHÂU, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG .5 2.1 Cơ sở lý luận 2.2 Cơ sở thực tiễn .5 2.2.1 Đặc điểm chung .5 2.2.2 Thuận lợi 2.2.3 Khó khăn Chương ỨNG DỤNG HYPERLINK VÀO CƠNG TÁC TÌM KIẾM VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC NÚI THÀNH, QUẬN HẢI CHÂU, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 3.1 Nguyên tắc Quản lý văn 3.1.1 Văn đến .8 2.2 Quy trình quản lý văn .8 2.2.1 Văn đến 2.2.2 Văn 2.3 Ứng dụng liên kết Hyperlink vào việc tìm kiếm văn .9 2.3.1 Tạo liên kết Hyperlink 3.1.2 Tìm kiếm văn 11 2.4 Tiện ích việc tìm kiếm văn thông qua ứng dụng liên kết Hyperlink .12 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 13 4.1 Kết luận 13 4.2 Kiến nghị 13 TÀI LIỆU THAM KHẢO 14 Chương 1.MỤC LỤC HÌNH ẢNH Hình Bước tạo liên kết Hyperlink 10 Hình Bước tạo liên kết hyperlink .10 Hình Tìm kiếm văn .11 Hình Hiển thị văn tìm kiếm 11 A LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cơng tác Văn thư nói chung cơng tác giải văn nói riêng hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra, quản lí, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức trị xã hội,… Trong đó, việc tìm kiếm văn để phục vụ cho hoạt động quản lí xem mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào cơng tác tìm kiếm văn có thực tốt hay khơng Nắm bắt tầm quan trọng nêu trên, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng nâng cao chất lượng cơng tác văn thư lưu trữ Trong có cơng tác giải quyết, tìm kiếm văn tập trung đổi sáng tạo Vì vậy, để làm tốt cơng tác địi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn Đặc biệt không ngừng nâng cao khả ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình quản lý, tìm kiếm văn để phù hợp với yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội Qua thời gian thực cơng tác quản lý, giải tìm kiếm văn nhà trường, nhận thấy công tác tìm kiếm văn khơng thể thiếu, nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành nhà trường nhanh chóng, kịp thời tiết kiệm thời gian Hiểu tầm quan trọng cơng tác tìm kiếm văn bản, tơi mạnh dạn viết sáng kiến “Ứng dụng Hyperlink vào công tác tìm kiếm văn trường Tiểu học Núi Thành, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng” nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư trường Tiểu học kinh nghiệm mà tích luỹ qua thực tiễn làm cơng tác văn thư trường học Mục đích nghiên cứu Hiện nay, hầu hết trường học áp dụng hình thức viết tay để đăng kí văn vào sổ đăng kí văn Hình thức cịn thủ cơng, dẫn đến việc tìm kiếm văn khó khăn Bên cạnh đó, người phụ trách trực tiếp cơng việc cịn thờ ơ, khơng sáng tạo việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin để quản lí, tìm kiếm văn dẫn đến tính xác khơng cao khơng có hiệu tối ưu Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư nhà trường tháo gỡ khó khăn nêu trên, mặt khác cịn giúp cho cơng tác quản lí chung nhà trường giải cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hiệu Phạm vi đối tượng nghiên cứu Ở đơn vị hành nghiệp, dù vị trí phải cần có hiểu biết khái quát quy trình quản lí, tìm kiếm văn Thực tế nhiều đơn vị chưa quan tâm mức, chưa thấy ý nghĩa tầm quan trọng quy trình quản lý, giải tìm kiếm văn văn phòng quan đơn vị Cán viên chức văn phòng chưa đào tạo chuẩn Do kiến thức chun mơn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi Thông qua đề tài này, mong muốn sáng kiến góp phần giúp nhân viên văn thư tất trường học tìm kiếm văn nhanh chóng hơn, giúp tăng hiệu suất cơng việc Giới hạn nghiên cứu đề tài Thời gian nghiên cứu có hạn nên tơi tổ chức thực vận dụng trường Tiểu học Núi Thành 03 năm học 2017-2018, 2018-2019, 20192020 Phương pháp nghiên cứu Để giải nhiệm vụ nghiên cứu trên, sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: 5.1 Phương pháp tổng hợp phân tích Trong q trình nghiên cứu, tơi đọc tham khảo tài liệu Phân tích tổng hợp tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu 5.2 Phương pháp quan sát Phương pháp sử dụng trình tập huấn quan sát đồng nghiệp họ thực hành chuyên môn B NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ THỰC TIỄN CỦA VIỆC ỨNG DỤNG HYPERLINK VÀO HOẠT ĐỘNG TÌM KIẾM VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC NÚI THÀNH, QUẬN HẢI CHÂU, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 2.1 Cơ sở lý luận Cơng tác tìm kiếm văn cơng tác nằm quy trình quản lý giải văn bản, hoạt động tra cứu, đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Trong trình thực nội dung cơng việc, cơng tác tìm kiếm văn quan phải đảm bảo u cầu nhanh chóng, xác, bí mật, đại Trong khoa học máy tính, Hyperlink siêu liên kết, tham chiếu đến tài liệu mà người dùng bấm vào Một siêu liên kết trỏ đến toàn tài liệu phần tử cụ thể bên tài liệu Để tìm kiếm văn nhanh chóng, có tính xác cao việc ứng dụng Hyperlink cần thiết Ứng dụng giúp người làm công tác văn thư, tìm kiếm văn cách nhanh chóng Bên cạnh đó, ứng dụng Hyperlink cịn giúp hiển thị tồn nội dung văn liên quan scan lưu máy tính, thay cho việc tìm số kí hiệu ngày tháng năm văn trước Việc đòi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư phải có kĩ công nghệ thông tin ứng dụng công nghệ vào quy trình tìm kiếm văn thay cho hình thức thủ cơng viết tay vào sổ đăng kí văn 2.2 Cơ sở thực tiễn 2.2.1 Đặc điểm chung Cơng tác văn thư nói chung hoạt động tìm kiếm, giải văn nói riêng lĩnh vực thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Với vai trò vậy, hoạt động tìm kiếm văn ảnh hưởng trực tiếp tới công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động trường học Trong thời gian qua, hoạt động tra tìm văn chưa đạt kết tối ưu để phục vụ kịp thời cho hoạt động quản lí Nhận thức vai trò, ý nghĩa tác dụng việc ứng dụng Hyperlink vào hoạt động tìm kiếm văn bản, phục vụ hoạt động máy quản lý nhà nước nói chung, nhà trường nói riêng, nhân viên văn thư phải khơng ngừng sáng tạo, tìm tịi ứng dụng Hyperlink vào hoạt động tìm kiếm văn để phục vụ kịp thời nhanh chóng cho cơng tác quản lí nhà trường Bên cạnh đó, tơi nhận thấy việc thực hoạt động tìm kiếm văn thời gian qua bộc lộ hạn chế cần quan tâm khắc phục, là: Thứ nhất, văn thư trường cịn thực hình thức viết tay thủ công Hầu trường Tiểu học địa bàn quận Hải Châu sử dụng sổ đăng kí văn in sẵn ngày, nhân viên văn thư viết tay vào sổ để cập nhật văn đến - Điều dẫn đến việc, sổ văn lưu dạng giấy mà khơng có mềm Nếu có trường hợp thất lạc sổ đăng kí dẫn đến khó khăn việc tìm kiếm văn Hơn nữa, nét chữ không đồng làm cho hồ sơ thẩm mĩ Thứ hai, việc lưu trữ văn không theo quy định dẫn đến thất lạc văn Điều thể sau: - Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực - Việc ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác tìm kiếm văn cịn nhiều hạn chế nhân viên văn thư đa số không ứng dụng công nghệ thông tin triệt để - Đối với đơn vị trường học, người làm công tác văn thư không bao gồm công tác lưu trữ Chính vậy, khơng thể tránh khỏi trường hợp, nhân viên khơng nắm rõ chun mơn việc quản lí hồ sơ sổ sách, dẫn đến việc tìm kiếm trở nên khó khăn 2.2.2 Thuận lợi Ứng dụng Hyperlink hoạt động tìm kiếm văn trường Tiểu học Núi Thành nhìn chung có số thuận lợi sau: Thứ nhất, ứng dụng có sẵn Word máy tính, khơng cần tốn chi phí mua quyền mà đem lại hiệu tối ưu Các văn cần scan lưu máy tính, thực ứng dụng Hyperlink, việc tìm kiếm trở nên nhanh chóng cụ thể nội dung văn theo yêu cầu công việc Thứ hai, sở vật chất đáp ứng đầy đủ kịp thời cho cơng tác giải quyết, tìm kiếm văn Thứ ba, văn thư thường xun tìm tịi, học hỏi, trau dồi kĩ công nghệ thông tin để nâng cao trình độ chun mơn 2.2.3 Khó khăn Bên cạnh thuận lợi cịn số khó khăn việc ứng dụng Hyperlink để tìm kiếm văn sau: Thứ nhất, đa số trường tiểu học địa bàn quận trang bị thiết bị chủ yếu máy tính, máy in máy photocopy Ngồi cịn thiếu thiết bị khác máy scan, máy fax… dẫn đến việc lưu văn vào máy tính chưa áp dụng cách triệt để, việc ứng dụng Hyperlink đạt hiệu Thứ hai, đơn vị trường Tiểu học, nhân viên văn thư thực công tác văn thư, công tác lưu trữ khơng có chức danh nghề nghiệp Vì thế, việc lưu trữ chưa thực quy định nhân viên chưa có chun mơn Điều dẫn đến việc tìm kiếm, khai thác văn mắc nhiều trở ngại Thứ ba, phần lớn nhân viên văn thư trường học chưa chịu khó trau dồi kĩ công nghệ thông tin, chưa thấy tầm quan trọng ứng dụng Nhất thời kì 4.0 nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin cần trọng nữa, nhằm giúp cho cơng tác quản lí nói chung cơng tác văn thư, tìm kiếm, giải văn nói riêng đạt hiểu cao Chính khó khăn thúc đẩy tơi tìm hiểu chia sẻ ứng dụng Hyperlink vào hoạt động tìm kiếm văn nhằm giúp cho công tác quản lý giải văn thực nhanh chóng, hiệu để hồn thành tốt nhiệm vụ giao Chương ỨNG DỤNG HYPERLINK VÀO CÔNG TÁC TÌM KIẾM VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC NÚI THÀNH, QUẬN HẢI CHÂU, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 3.1 Nguyên tắc Quản lý văn 3.1.1 Văn đến - Các văn đến phải qua văn thư đăng ký - Trước văn giao giải thông qua Hiệu trưởng xem xét - Được tổ chức giải kịp thời Văn đến tất văn từ quan, đơn vị, cá nhân bên gửi đến trường qua nhiều đường khác nhau: - Trực tiếp phụ huynh gởi đến - Qua đường bưu điện - Fax, mail - Văn qua hệ thống thơng tin quyền điện tử thành phố Đà Nẵng theo địa Egov.danang.gov.vn Sở Thông tin truyền thông thành phố Đà Nẵng cung cấp 2.1.2 Văn Tất văn đi, văn đến trường Tiểu học Núi Thành trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, phải quản lý tập trung, thống văn thư trường Tất văn kiểm tra thể thức nội dung trước gửi 2.2 Quy trình quản lý văn 2.2.1 Văn đến Quy trình quản lí văn đến qui định Điều 4, 5, 6, thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Bao gồm bước: Bước 1: Tiếp nhận văn đến Bước 2: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Bước 3: Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến Bước 4: Đăng ký văn đến sổ (trên máy tính) Bước 5: Trình, chuyển giao văn đến Bước 6: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến * Mẫu dấu “đến” trường Tiểu học Núi Thành UBND QUẬN HẢI CHÂU TRƯỜNG TIỂU HỌC NÚI THÀNH ĐẾN Số:…………………………… Ngày:………………………… Chuyển:……………………… Lưu hồ sơ tại:………………… 2.2.2 Văn Quy trình quản lí văn đến qui định Điều 8, 9, 10, 11, 12 thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Bao gồm bước: Bước 1: Kiểm tra văn (Nội dung, thể thức) Bước 2: Trình ký văn Bước 3: Đăng ký văn Bước 4: Nhân bản, đóng dấu quan Bước 5: Làm thủ tục chuyển phát theo dõi chuyển phát Bước 6: Lưu văn 2.3 Ứng dụng liên kết Hyperlink vào việc tìm kiếm văn Hyperlink tham chiếu đến tài liệu mà người dùng bấm vào giúp kết nối người đọc với phần khác tài liệu trang web khác Trong trình quản lý văn bản, việc tìm kiếm văn xem quan trọng phục vụ trực tiếp cho hoạt động chung nhà trường Để việc tìm kiếm trở nên nhanh chóng, hiệu quả, liên kết Hyperlink tiện ích khơng thể thiếu Ứng dụng thực sau: 2.3.1 Tạo liên kết Hyperlink Sau văn tiếp nhận vào sổ theo mẫu qui định (trên máy tính), tiến hành scan văn đến lưu vào thư mục Sau tạo liên kết Hyperlink theo bước sau: Bước 1: Bôi đen phần số ký hiệu văn muốn tạo liên kết Sau nhấp chuột phải chọn Hyperlink Hình Bước tạo liên kết Hyperlink Bước 2: Trong cửa sổ Insert Hyperlink, chọn file văn scan cho số ký hiệu bôi đen nhấp OK Hình Bước tạo liên kết hyperlink Sau chèn, số ký hiệu văn hiển thị dạng chữ màu xanh dương, có dấu gạch để người dùng dễ nhận diện văn chứa siêu liên kết Như vậy, bước tạo liên kết Hyperlink hồn thành 3.1.2 Tìm kiếm văn Tạo liên kết Hyperlink giúp cơng tác tìm kiếm văn trở nên dễ dàng, phục vụ cho việc quản lý, điều hành nhà trường nhanh chóng xác Cách khai thác, tìm kiếm văn thực đơn giản Từ sổ quản lý văn (trên máy tính), nhấn CTRL+ click chuột trái vào số, ký hiệu văn (chữ màu xanh dương) tạo liên kết Hình Tìm kiếm văn Sau đó, nội dung văn cần tìm kiếm hiển thị đầy đủ, nhanh chóng Hình Hiển thị văn tìm kiếm 2.4 Tiện ích việc tìm kiếm văn thông qua ứng dụng liên kết Hyperlink Nếu trước đây, việc quản lí văn thực thao tác thủ công, gây trở ngại nhiều việc khai thác sử dụng tài liệu đây, với ứng dụng Hyperlink, việc tìm kiếm khơng cịn trở nên khó khăn cho nhân viên văn thư Tiện ích thể rõ thông qua bảng so sánh đây: Phương pháp Phương pháp thủ công Ứng dụng Hyperlink Tiêu chí Hình thức lưu trữ Lưu trữ văn giấy Lưu trữ dạng file máy tính Hình thức đăng kí Đăng kí vào sổ văn cách viết tay Đăng kí vào sổ văn theo mẫu sẵn máy tính Tìm kiếm sổ đăng kí văn Sau biết vị trí văn bản, nhân viên Hình thức tìm kiếm văn thư tiến hành tìm văn theo tập tài liệu lưu trữ - Tốn chi phí văn phịng phẩm (mực in, giấy A4…) không gian lưu trữ hồ sơ - Việc đăng kí tay dẫn đến khơng đồng Hồ sơ khơng mang tính thẩm Kết luận mĩ cao - Việc tìm kiếm thời gian dẫn đến hiệu công việc không cao - Bảo quản văn không tốt bị ẩm mốc, mối, mọt… Click chuột vào số, ký hiệu văn muốn tìm kiếm liên kết Hyperlink Văn hiển thị - Tiết kiệm chi phí khơng gian lưu trữ - Có đồng bộ, hồ sơ có tính thẩm mĩ cao - Tìm kiếm nhanh chóng, phục vụ cơng việc kịp thời Chương KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 4.1 Kết luận Công tác văn thư công tác thiếu hoạt động quan Đặc biệt hoạt động tìm kiếm, khai thác sử dụng văn Vì giúp cho cơng việc nhà trường giải nhanh chóng xác Thực hoạt động tìm kiếm văn ứng dụng liên kết Hyperlink góp phần cung cấp thơng tin có giá trị pháp lí, xác kịp thời cho người quản lí Trên thực tế, nhà trường rút ngắn thời gian ban hành văn bản, giải kịp thời, đắn u cầu phụ huynh khơng có đầy đủ thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc nhà trường tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu cơng văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn tìm kiếm hồ sơ, tài liệu có cẩn thận, nhanh chóng hay khơng Như vậy, ứng dụng liên kết Hyperlink hoạt động tìm kiếm văn cần thúc đẩy thực tốt nhằm phục vụ cho công tác quản lí nhà trường Nhà trường cần phải quan tâm, tạo điều kiện sở vật chất cho hoạt động tìm kiếm văn dễ dàng, phục vụ cho công việc hàng ngày 4.2 Kiến nghị Để việc ứng dụng Hyperlink vào hoạt động tìm kiếm văn nhà trường đạt hiệu cao, xin đưa số kiến nghị sau: Thứ nhất, lãnh đạo cần có động viên, khích lệ mặt tinh thần, tạo nguồn động lực lớn lao tiếp thêm sức mạnh khả tư sáng tạo công việc nhân viên văn thư Đây đòn bẩy tinh thần giúp cho nhân viên văn thư hồn thành cơng việc tốt Thứ hai, thời điểm nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư trường học dừng việc đánh máy, in văn (thay máy đánh chữ trước kia) đăng ký văn đi, đến (thay cách đăng ký sổ) Việc quản lý tìm kiếm văn qua mạng máy tính cịn chưa trọng Trong đó, khâu quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư ứng dụng công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức Thứ ba, trang bị đầy đủ sở vật chất kĩ thuật thiết bị máy móc đại Trang thiết bị máy móc yếu tố giúp ứng dụng dễ dàng hơn, khả thi Bởi người dù có cố gắng đến đâu khó hồn thành xuất sắc công việc điều kiện thiếu thốn phương tiện thiết bị phụ trợ TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư [2] Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan [3] Thông tư 09/2011/TT-BNV quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức  ... liên kết Hyperlink theo bước sau: Bước 1: Bôi đen phần số ký hiệu văn muốn tạo liên kết Sau nhấp chuột phải chọn Hyperlink Hình Bước tạo liên kết Hyperlink Bước 2: Trong cửa sổ Insert Hyperlink, ... ứng dụng Hyperlink vào hoạt động tìm kiếm văn bản, phục vụ hoạt động máy quản lý nhà nước nói chung, nhà trường nói riêng, nhân viên văn thư phải khơng ngừng sáng tạo, tìm tịi ứng dụng Hyperlink. .. hiểu chia sẻ ứng dụng Hyperlink vào hoạt động tìm kiếm văn nhằm giúp cho cơng tác quản lý giải văn thực nhanh chóng, hiệu để hồn thành tốt nhiệm vụ giao Chương ỨNG DỤNG HYPERLINK VÀO CƠNG TÁC