SKKN Văn thư lưu trữ với công tác lập hồ sơ để giúp hiệu trưởng trong việc xây dựng trường THCS Nguyễn Bá Phát đạt chuẩn quốc gia

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐỀ TÀI : “VĂN THƯ LƯU TRỮ VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐỂ GIÚP HIỆU TRƯỞNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG TRƯỜNG THCS NGUYỄN BÁ PHÁT ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA” I. ĐẶT VẤN ĐỀ: 1. Lý do chọn đề tài: Xây dựng trường Trung học cơ sở Nguyễn Bá Phát đạt chuẩn quốc gia theo Thông tư số 06/2010/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và đào tạo (BGDĐT) là việc làm khó khăn đối với trường học. Trong những khó khăn đó thì khó khăn lớn nhất, khó thực hiện nhất là việc thiết lập hồ sơ, phân loại hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Bộ GD-ĐT quy định. Đây là công việc đòi hỏi người làm công tác lưu trữ phải cẩn thận cụ thể từng công việc, từng loại hồ sơ cần thiết, thiết lập đầy đủ và sử dụng đạt hiệu quả Hiện nay, các trường đang còn nhiều khó khăn và lúng túng trong quá trình lập hồ sơ. Xuất phát từ những vấn đề trên bản thân tôi suy nghĩ không biết làm thế nào để thực hiện công việc hàng ngày đạt kết quả cao,sắp xếp hồ sơ khoa học, nhanh chóng khi tìm kiếm và thuận lợi trong việc xây dựng trường chuẩn quốc gia .Đó là lý do tôi chọn đề tài này 2. Mục đích : Để góp phần thúc đẩy thực hiện việc xây dựng trường đạt chuẩnQuốc gia. Trong thời đại ngày nay dù công nghệ thông tin phát triển mạnh nhưng không thể thiếu những hồ sơ minh chứng. Nó đòi hỏi người Văn thư phải biết sắp xếp, phân bố thời gian từng công việc, từng giai đoạn mà thiết lập hồ sơ. Trường học là đơn vị sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ chính trị của mình là giáo dục toàn diện học sinh trong độ tuổi đến trường. Đồng thời nhà trường luôn chấp hành chỉ đạo của phòng Giáo dục Hòa Vang và có mối quan hệ với các cơ quan hữu quan khác thường xuyên nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hay giải quyết công việc, đòi hỏi phải có những quy định về thủ tục hành chính văn thư - lưu trữ. Do đó để đảm bảo thông suốt trong giải quyết công việc cần phải có sự quản lý khoa học, có sự cải cách thủ tục hành chính, mà trong đó quan trọng nhất là công tác lập hồ sơ, đây là một yêu cầu tất yếu khách quan mà nhà trường phải thực hiện. Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân của cán bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế mỗi công việc. Biến cái khó thành cái dễ, để thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao. 3-Thực trạng: Trường THCS Nguyễn Bá Phát là một đơn vị sự nghiệp dưới sự chỉ đạo của Phòng GD&ĐT Hoà Vang về công tác chuyên môn; đồng thời chịu sự lãnh đạo của các cấp uỷ Đảng và chính quyền địa phương về các hoạt động khác của nhà trường. Đặc biệt là việc thực hiện Nghị quyết cuả Đảng ủy xã Hòa Liên về việc phấn đấu xây dựng nhà trường đạt chuẩn quốc gia giai đoạn 2010-2012. Do vậy với công việc của người làm công tác văn thư –lưu trữ tuy nhỏ nhưng rất quan trọng trong việc xác lập các loại hồ sơ giúp cho thủ trưởng đơn vị hình thành bộ hồ sơ phục vụ công tác xây dựng trường đạt chuẩn. Trong qúa trình làm công tác văn thư - lưu trữ, tôi mới thấy hết những khó khăn, trở ngại trong quá trình làm công việc này. 4.Phạm vi nghiên cứu: Xuất phát từ những vấn đề trên, bản thân tôi đã suy nghĩ không biết Làm thế nào để thực hiện công việc của mình đạt hiệu quả, lại vừa tìm và tra cứu hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng khi có người cần. Cuối cùng tôi đã tìm ra cách cải tiến phương pháp làm việc là Nên lập hồ sơ để giúp hiệu trưởng trong việc quản lý hành chính và xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia. 5. Phương pháp nghiên cứu Lập hồ sơ là công việc luôn luôn được đi đầu. Mỗi công việc có liên quan với nhau trong một vấn đề đều phải lập hồ sơ đây là công việc mà nhân viên văn thư phải làm; đặc biệt là trong việc xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia.Vì vậy tôi cần phải có phương pháp cải tiến công tác và săp xếp các loại hồ sơ nhằm làm cho công việc thông suốt, hiệu quả. 6. Kế hoạch thực hiện: Với nhiệm vụ của một cán bộ văn thư-lưu trữ là giúp cho lãnh đạo nhà trường điều hành mọi công việc, đồng thời tham mưu cho hiệu trưởng trong công tác chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động của các tổ chuyên môn, các đoàn thể; xử lý và báo cáo thông tin cho các cấp lãnh đạo Đảng, chính quyền địa phương và lãnh đạo ngành…giải quyết các thủ tục giấy tờ hành chính với cơ quan cấp trên, với các cấp uỷ Đảng và Nhà nước, với các cá nhân, với cha mẹ học sinh, học sinh vv… II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ: 1- Cơ sở lý luận: Hồ sơ là một tập văn kiện hay công văn giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, hoặc một con người và được hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó. Lập hồ sơ là chương trình công tác, là kế hoạch làm việc, là cơ sở để giúp cho Lãnh đạo trong công tác chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian được chủ động và quán xuyến toàn bộ các mặt công tác, vừa thực hiện được công việc trọng tâm vừa bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tối ưu nhất. Mọi người ai cũng nhận thấy rằng mọi hoạt động quản lý nhà nước đều phải được trật tự hoá, tiến hành theo những thủ tục khoa học, những loại thủ tục quan trọng đều được quy định bằng pháp luật để bảo đảm sự tuân thủ chặt chẽ. Quản lý hành chính được đổi mới bởi những thao tác liên tiếp nhau theo trình tự nhất định, như thế nó đảm bảo cho tiến trình hình thành công việc không bị lãng quên, giảm bớt phiền hà cho người thực hiện công việc. 2- Thời gian nghiên cứu : - Từ những thực trạng vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy: Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư trong việc xây dựng trường chuẩn đòi hỏi người làm công tác này cần phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về xác lập hồ sơ tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của mình. Muốn vậy bản thân tôi phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác. Đồng thời giúp cho lãnh đạo quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ quan được chặt chẽ. Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian giải quyết công việc trước mắt và đưa vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài. - Như vậy người làm nhiệm vụ công tác văn thư trong trường học cần nắm vững một số nội dung sau để xử lý có hiệu quả: + Nhận và vào sổ công văn đến. + Vào sổ và gửi công văn đi. + Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu. + Lập hồ sơ; phân loại và lưu trữ hồ sơ . Trường học là đơn vị sự nghiệp, không giống như các đơn vị hành chính khác; tất cả các phòng ban đều lập hồ sơ theo công việc mình làm, cuối năm lại nộp cho bộ phận văn thư lưu trữ. Còn ở trường học tất cả công văn giấy tờ hằng ngày đến trường đều phải qua bộ phận văn thư xử lý vào sổ và trình hiệu trưởng sau khi được hiệu trưởng phê duyệt thì sao lưu, chuyển giao cho các bộ phận có liên quan để thực hiện. Như vậy, việc lập hồ sơ được tiến hành theo từng thời gian, từng công việc. Khi công việc kết thúc thì hồ sơ đó kết thúc, đồng thời hồ sơ của việc đó phải được lập xong để lưu trữ, khi cần thiết thì đem ra tra cứu. Việc lập hồ sơ do nhân viên văn thư sắp xếp một cách có hệ thống, có khoa học tạo điều kiện cho việc giải quyết các nhiệm vụ một cách nhanh chóng, chính xác và đạt hiệu quả cao, giúp cho công việc quản lý tài liệu trong trường học một cách chặt chẽ, tránh tình trạng thất thoát tài liệu. Do đó, những năm gần đây bộ máy hành chính của trường từ hiệu trưởng đến các tổ công tác được thông suốt đảm bảo thông tin hai chiều, đã giúp cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo kịp thời góp phần vào thắng lợi nhiệm vụ của nhà trường và của ngành trong thời gian qua. 3- Giải pháp thực hiện : a- Lập hồ sơ theo quy định : - Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01/đầu năm đến hết 31/12/cuối năm. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, … bắt đầu từ ngày 01/01/năm sau, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp. - Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định … theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào hộp hồ sơ, phía trên có ghi tờ mục lục. - Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ. Ví dụ: Trình tự lập hồ sơ theo quy định để theo dõi: Theo Thông tư 06/2010 của Bộ GD&ĐT về tiêu chuẩn 1 quản lý nhà trường quy định các loại hồ sơ trương chuẩn thì trong đó văn thư phải thiết lập một số loại hồ sơ như sau Hồ sơ học sinh, Sổ đăng bộ, Hồ sơ chuyển đi - đến, Sổ gọi tên chi điểm, Sổ ghi đầu bài Sở quản lý cấp phát bằng tốt nghiệp THCS Sổ lưu công văn đi –đến, …vv Tất cả phải lưu cẩn thận. Hồ sơ lưu công văn đi, công văn đến a/ Học bạ: Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức quan trọng. Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải làm: - Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại. - Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong học bạ nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng ký nhập học lớp 6, Học bạ lớp 5 có xác nhận học xong chương trình tiểu học, đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ. Đối với học bạ lớp 6, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên. - Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các chi tiết trong học bạ, phải lập biên bản cụ thể. Nhân viên văn thư xem xét và xử lý nếu có gì thiếu sót mà thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo cáo cho các giáo viên nào có liên quan để xử lý. - Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng kẹp đựng theo từng lớp, bỏ vào một tủ riêng để lưu giữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu thông tin. Cuối học kỳ giao cho giáo viên ghi kết quả học tập của học sinh và thu lại gìn giữ cẩn thận, kiểm tra trước khi trình hiệu trưởng ký duyệt cuối năm. Lưu hồ sơ học sinh b/ Sổ đăng bộ: Đây là công việc quan trọng trong công tác xây dựng trường chuẩn, nó đánh giá quá trình đào tạo trong một cấp học tại tiêu chuẩn 1 quản lý nhà trường sổ đăng bộ chỉ là một loại sổ sách có trong tiêu chuẩn 1 mà thôi nhưng trong tiêu chuẩn 4.Sổ đăng bộ mới là một phần quan trong trong quá trình đào tạo ,chất lượng giáo dục của nhà trường trong một khóa học . - Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 6 xong và đuợc phân bổ theo lớp. Văn thư tập hợp danh sách của các lớp 6, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ở ngoài giấy nháp sau đó mở một trang sổ mới và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận, sạch sẽ và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định). - Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như:lên lớp,ở lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học.cuối cấp học, được thống kê đầu kỳ là bao nhiêu, cuối kỳ còn lại bao nhiêu; học sinh ra trường là bao nhiêu…Đây là kết quả của quá trình đào tạo để làm công tác phổ cập giáo dục và xây dựng trường đạt chuẩn. - Sổ đăng bộ ghi đầy đủ thông tin các cột mục quy định, cập nhật kịp thời cuối năm trình hiệu trưởng ký duyệt. + Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục). + Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học). + Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học và phải có xác nhận của hiệu trưởng. + Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học (sổ này theo dõi diễn biến, tăng hay giảm của các lớp trong mỗi năm học). + Sổ ký mượn – trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết. c/ Sổ quản lý việc cấp phát bằng. - Văn bằng chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp THCS từng khóa học được lưu giữ cẩn thận bảo quản tránh thất lạc, học sinh nhận bằng phải ký nhận, ghi tên rõ ràng trường hợp có phụ huynh nhận thế phải có giấy ủy quyền. Nhờ vậy đã giúp cho lãnh đạo nhà trường quản lý tốt, cuối mỗi năm học thành lập đoàn kiểm tra, kiểm kê lập biên bản số bằng học sinh chưa nhận đóng gói cẩn thận để lưu giữ. d/ Hồ sơ Cán bộ công chức. Hồ sơ cán bộ viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất của CBCC bao gồm nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất đạo đức, trình độ năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội….Được sự ủy nhiệm của Hiệu trưởng tôi quản lý mảng này, nó đòi hỏi phải có tính thống nhất ,khoa học mới quản lý được đầy đủ và chính xác thông tin, hồ sơ quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định. Thành phần hồ sơ CBCC gồm. - Tập lí lịch- Sơ yếu lí lịch- Tiểu sử tóm tắc, các quyết định liên quan, bằng cấp bản tự kiểm điểm, quá trình khen thưởng, Kỷ luật (nếu có)- Phiếu đánh giá công chức hàng năm- các bì kẹp (nghị quyết – quyết định về nhân sự – Nhận xét đánh giá đơn thư- bảng kê thành phần tài liệu có trong hồ sơ ). Quá trình lưu trữ: - Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận để lưu giữ. - Khi chuyển giao hồ sơ CBCC hoặc tiếp nhận Hồ sơ CBCC cần phải thực hiện theo quyết định 14/2006/QĐBNV ngày 06/11/2006 ban hành quy chế quản lý hồ sơ CBCC. - Sắp xếp hồ sơ theo tổ công tác để đảm bảo nguyên tắc dễ nhìn thấy; không thất lạc hồ sơ khi quản lí. [...]... có liên quan đến hồ sơ như tổ trưởng chuyên môn, trưởng các đoàn thể cách hình thành hồ sơ công việc Chính vì vậy mà ở các tổ chuyên môn hoặc tổ công đoàn lập được nhiều loại hồ sơ: như hồ sơ tổ chức kiểm tra nội bộ, hồ sơ xây dựng trường học thân thiện Qua quá trình thực hiện công việc lập hồ sơ cho từng công việc như thế đã giúp cho lãnh đạo nhà trường lập được nhiều loại hồ sơ và lưu giữ cẩn thận... nhất là công tác Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia Công tác văn thư lưu trữ đóng góp một vai trò quan trọng là nguồn cung cấp thông tin chính xác và có giá trị pháp lí nhất trong việc nghiên cứu thực trạng vấn đề theo một quá trình đó là căn cứ thực tiển nhất trong việc lập hồ sơ xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia -Nhờ có biện pháp cải tiến , đảm bảo tính khoa học , chính xác nên trong thời gian... là trong việc phục vụ công tác Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia 2 Kiến nghị: Để xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia trước hết người làm công tác văn thư phải thiết lập các loại hồ sơ theo quy định rõ ràng đúng quy chế chuyên môn Nên thành lập các loại hồ sơ hiện hành theo trong thời gian hình thành công việc đó Các cấp cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất như tủ - kệ nhằm phục vụ tốt cho công. .. thành hồ sơ Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia (nêu cụ thể dựa trên các giải pháp) III- KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ 1.Kết luận: Qua việc lập hồ sơ theo quy định và lập hồ sơ theo công việc của bản thân tôi, ngoài việc giúp cho tôi hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất, mà còn giúp cho cán bộ quản lý sắp xếp công việc mình làm một cách khoa học, thuận tiện, tra cứu dễ dàng; không bỏ quên, bỏ sót công việc, ... mới chỉ là hồ sơ của một công việc và một sự việc Có thể sau khi xem xét chứng kiến sự sắp xếp như trên người ta cho rằng đó là nguyên tắc buộc phải có, hoặc cho đó là sự rườm rà, máy móc Nhưng trong thực tế đây là hồ sơ minh chứng trong việc xây dựng trường chuẩn Quốc gia Là việc làm có ý nghĩa rất lớn cho công tác lưu trữ và tra cứu tài liệu, hồ sơ sau này khi cần thiết Chính từ những thao tác thận... thành công việc đó Các cấp cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất như tủ - kệ nhằm phục vụ tốt cho công tác lưu trữ Trên đây là những kinh nghiện mà tôi đã thực hiện được trong quá trình công tác trên thực tế tại trường THCS Nguyễn Bá Phát trong việc xây dựng trường THCS Nguyễn Bá Phát đạt chuẩn quốc gia Người viết Lê Thị Lan ... liệu; đồng thời cũng thư ng xuyên nhận được các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cơ quan chủ quản, hoặc chính quyền các cấp vv…Nên hình thành thêm các hồ sơ mang tính công vụ( Hồ Sơ công việc) để dẽ quản lý công việc đây là hồ sơ minh chứng để xây dựng trường chuẩn Quốc gia Có thể đơn cử một số hồ sơ công việc như sau: + Sau khi nhận được văn bản hướng dẫn công tác tổng kết thư c hiện dạy thêm... đầu Vậy nếu tất cả hồ sơ công việc, công văn giấy tờ được sắp xếp trật tự đúng quy trình như bản thân nêu ở trên, tất yếu sẽ đảm bảo công việc thực hiện đầy đủ, hiệu quả, đúng thời gian Vì vây, trong những năm làm công tác này tôi đã đúc kết được một kinh nghiệm là phải lập hồ sơ công việc để quản lý tốt việc thực hiện nhiệm vụ chính của mình và giúp hiệu trưởng quản lý công việc được chặt chẽ, sâu... trong công tác dạy và học Nó còn giúp cho đơn vị hệ thống được toàn bộ công việc đã thực hiện trong thời gian qua Tôi cho rằng hằng ngày thi đua làm việc mang lại hiệu quả cao và thiết thực thì đó là thành quả xứng đáng nhất Bởi vậy trong những năm công tác tôi đã xây dựng cho mình kế hoạch thực hiện công việc một cách chính xác, theo dõi công việc được toàn diện, bảo đảm được công việc chung của trường; ... nhiều việc trong đó có lĩnh vực hành chính Tuy nhiên máy tính không thể chủ động thay thế con người sắp xếp thời gian, công việc một cách cụ thể Mà phải do con người quyết định thời gian tổ chức sắp xếp công việc cho mình .Trong quá trình công tác, bản thân tôi đã rút ra kinh nghiệm: Nếu muốn xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia thì trước hết phải chú trọng là khâu hình thành hồ sơ ban đầu Vậy nếu tất cả hồ . TÀI : “VĂN THƯ LƯU TRỮ VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐỂ GIÚP HIỆU TRƯỞNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG TRƯỜNG THCS NGUYỄN BÁ PHÁT ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA I. ĐẶT VẤN ĐỀ: 1. Lý do chọn đề tài: Xây dựng trường. Nên lập hồ sơ để giúp hiệu trưởng trong việc quản lý hành chính và xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia. 5. Phương pháp nghiên cứu Lập hồ sơ là công việc luôn luôn được đi đầu. Mỗi công việc. công tác văn thư lưu trữ tuy nhỏ nhưng rất quan trọng trong việc xác lập các loại hồ sơ giúp cho thủ trưởng đơn vị hình thành bộ hồ sơ phục vụ công tác xây dựng trường đạt chuẩn. Trong qúa