VĂN THƯ lưu TRỮ với CÔNG tác lập hồ sơ để VIỆC xây DỰNG TRƯỜNG THCS đạt KĐCLGD cấp độ 2

VĂN THƯ LƯU TRỮ VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐỂ VIỆC XÂY DỰNG TRƯỜNG THCS ĐẠT KĐCLGD CẤP ĐỘ I ĐẶT VẤN ĐỀ: Lý chọn đề tài: Xây dựng trường Trung học sở Diễn Mỹ đạt KĐCLGD cấp độ theo công văn Số: 42/2012/TT-BGDĐT ngày 23 tháng 11 năm 2012 việc Ban hành Quy định tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục quy trình, chu kỳ kiểm định chất lượng giáo dục sở giáo dục phổ thông, sở giáo dục thường xuyên Và công văn Số: 8987/BGDĐT-KTKĐCLGD, ngày 28 tháng 12 năm 2012 việc hướng dẫn tự đánh giá đánh giá sở giáo dục phổ thông, sở giáo dục thường xuyên việc làm khó khăn trường học Trong khó khăn khó khăn lớn nhất, khó thực việc thiết lập hồ sơ, phân loại hồ sơ theo tiêu chuẩn Bộ GD&ĐT quy định Đây là cơng việc địi hỏi người làm cơng tác lưu trữ phải cẩn thận cụ thể từng công việc, từng loại hồ sơ cần thiết, thiết lập đầy đủ và sử dụng đạt hiệu Hiện nay, trường cịn nhiều khó khăn lúng túng quá trình lập hồ sơ Xuất phát từ vấn đề thân suy nghĩ làm để thực công việc hàng ngày đạt kết cao, xếp hồ sơ khoa học, nhanh chóng tìm kiếm thuận lợi việc “xây dựng trường đạt KĐCL Giáo dục cấp độ 2” Đó lý tơi chọn đề tài Mục đích: Để góp phần thúc đẩy thực việc “xây dựng trường đạt KĐCL Giáo dục cấp độ 2” Trong thời đại ngày dù công nghệ thông tin phát triển mạnh thiếu những hồ sơ minh chứng Nó địi hỏi người Văn thư phải biết xếp, phân bố thời gian từng công việc, từng giai đoạn mà thiết lập hồ sơ Trường học đơn vị nghiệp thực nhiệm vụ trị giáo dục toàn diện học sinh độ tuổi đến trường Đồng thời nhà trường chấp hành đạo phịng GD&ĐT Diễn Châu có mối quan hệ với các tổ chức, quan, ban ngành cấp thường xuyên nên trình thực nhiệm vụ hay giải cơng việc, địi hỏi phải có quy định thủ tục hành văn thư-lưu trữ Do để đảm bảo thơng suốt giải cơng việc cần phải có quản lý khoa học, có cải cách thủ tục hành chính, mà quan trọng cơng tác lập hồ sơ, yêu cầu tất yếu khách quan mà nhà trường phải thực Để cơng việc có hiệu quả, đạt thành tích cao địi hỏi trước tiên thân cán văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tịi học hỏi trau dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế cơng việc Biến khó thành dễ, để thành thói quen mình, cơng việc lúc trôi chảy, thuận lợi đạt hiệu cao Thực trạng: Trường THCS Diễn Mỹ đơn vị nghiệp đạo Phòng GD&ĐT Diễn Châu công tác chuyên môn; đồng thời chịu lãnh đạo cấp uỷ Đảng quyền địa phương hoạt động khác nhà trường Đặc biệt việc thực Nghị cuả Đảng ủy xã Diễn Mỹ việc phấn đấu xây dựng nhà trường đạt KĐCL giáo dục cấp độ Do với công việc người làm công tác văn thư–lưu trữ nhỏ quan trọng việc xác lập loại hồ sơ giúp cho thủ trưởng đơn vị hình thành hồ sơ phục vụ công tác xây dựng trường đạt chuẩn Trong qúa trình làm cơng tác kiêm nhiệm văn thư-lưu trữ, tơi thấy hết khó khăn, trở ngại lý thú q trình làm cơng việc Phạm vi nghiên cứu: Xuất phát từ vấn đề trên, thân suy nghĩ làm để thực cơng việc đạt hiệu quả, lại vừa tìm tra cứu hồ sơ tài liệu cách nhanh chóng có người cần đảm bảo tính khoa học, mỹ quan Cuối tơi tìm cách cải tiến phương pháp làm việc là: “Nên lập hồ sơ để giúp hiệu trưởng việc quản lý hành xây dựng trường đạt KĐCLGiáo dục cấp độ 2” 5 Phương pháp nghiên cứu: Lập hồ sơ công việc luôn đầu Mỗi cơng việc có liên quan với vấn đề phải lập hồ sơ công việc mà nhân viên văn thư phải làm; đặc biệt là việc xây dựng trường đạt KĐCLGD cấp độ Vì tơi cần phải có phương pháp cải tiến công tác xếp loại hồ sơ nhằm làm cho công việc thông suốt, hiệu Kế hoạch thực hiện: Với nhiệm vụ cán văn thư-lưu trữ giúp cho lãnh đạo nhà trường điều hành công việc, đồng thời tham mưu cho hiệu trưởng công tác đạo kiểm tra hoạt động tổ chuyên môn, đồn thể; xử lý báo cáo thơng tin cho cấp lãnh đạo Đảng, quyền địa phương lãnh đạo ngành…giải thủ tục giấy tờ hành với quan cấp trên, với cấp uỷ Đảng Nhà nước, với cá nhân, với phụ huynh học sinh, học sinh … II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ: Cơ sở lý luận: Hồ sơ tập văn kiện hay cơng văn giấy tờ có liên quan với việc, vấn đề, người hình thành trình giải cơng việc Lập hồ sơ chương trình cơng tác, kế hoạch làm việc, sở để giúp cho Lãnh đạo công tác đạo, điều hành công việc thời gian chủ động quán xuyến toàn mặt công tác, vừa thực công việc trọng tâm vừa bảo quản tài liệu lưu trữ cách tối ưu Mọi người nhận thấy hoạt động quản lý nhà nước phải trật tự hoá, tiến hành theo thủ tục khoa học, loại thủ tục quan trọng quy định pháp luật để bảo đảm tuân thủ chặt chẽ Quản lý hành đổi thao tác liên trình tự định, đảm bảo cho tiến trình hình thành công việc không bị lãng quên, giảm bớt phiền hà cho người thực công việc 2 Thời gian nghiên cứu : Từ thực trạng vừa nêu qua thời gian công tác nhận thấy: Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư việc xây dựng trường chuẩn địi hỏi người làm cơng tác cần Phải hiểu cơng tác văn thư tồn công việc xác lập hồ sơ tổ chức giải quản lý văn theo phạm vi, nhiệm vụ chức Muốn thân phải động, sáng tạo tâm niệm làm tốt cơng tác văn thư hành nhằm giúp cho việc giải công việc quan nhanh chóng, xác Đồng thời giúp cho lãnh đạo quản lý, đạo kiểm tra công việc quan chặt chẽ Góp phần tiết kiệm công sức, thời gian giải công việc trước mắt đưa vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài Như người làm nhiệm vụ công tác văn thư trường học cần nắm vững số nội dung sau để xử lý có hiệu quả: + Nhận và vào sổ công văn đến + Vào sổ gửi công văn + Làm hồ sơ sổ sách ghi chép tài liệu + Lập hồ sơ; phân loại lưu trữ hồ sơ Trường học đơn vị nghiệp, không giống đơn vị hành khác; tất phịng ban lập hồ sơ theo cơng việc làm, cuối năm lại nộp cho phận văn thư lưu trữ Cịn trường học tất cơng văn giấy tờ ngày đến trường Phải qua phận văn thư xử lý vào sổ trình hiệu trưởng sau hiệu trưởng phê duyệt lưu, chuyển giao cho phận có liên quan để thực Như vậy, việc lập hồ sơ tiến hành theo thời gian, công việc Khi cơng việc kết thúc hồ sơ kết thúc, đồng thời hồ sơ việc Phải lập xong để lưu trữ, cần thiết đem tra cứu Việc lập hồ sơ nhân viên văn thư xếp cách có hệ thống, có khoa học tạo điều kiện cho việc giải nhiệm vụ cách nhanh chóng, xác đạt hiệu cao, giúp cho công việc quản lý tài liệu trường học cách chặt chẽ, tránh tình trạng thất tài liệu Do đó, năm gần máy hành trường từ hiệu trưởng đến tổ công tác thông suốt đảm bảo thông tin hai chiều, giúp cho công tác lãnh đạo, đạo kịp thời góp phần vào thắng lợi nhiệm vụ nhà trường ngành thời gian qua Giải pháp thực hiện: a Lập hồ sơ theo quy định: - Quy định mở sổ theo dõi theo năm Bắt đầu từ ngày 01/01/đầu năm đến hết 31/12/cuối năm dương lịch Mở sổ lấy số thứ tự như: 01, 02, … ngày 01/01/năm sau, tương tự thực năm - Phân loại theo tính chất văn như: Tờ trình, báo cáo, định … theo thứ tự thời gian, ta dùng kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào hộp hồ sơ, phía bên có ghi tờ danh mục mã hóa - Cuối năm tất đóng lại thành tập đưa vào lưu trữ Ví dụ: Trình tự lập hồ sơ theo quy định để theo dõi: Theo Thông tư 06/2010 của Bộ GD&ĐT về tiêu chuẩn quản lý nhà trường quy định các loại hồ sơ trường chuẩn thì đó văn thư phải thiết lập một số loại hồ sơ theo danh mục sau: Hồ sơ học sinh (học bạ) Sổ đăng Hồ sơ chuyển - đến Sổ gọi tên ghi điểm Sổ ghi đầu bài Sổ quản lý cấp phát tốt nghiệp THCS Sổ lưu công văn – đến, … Tất cả phải lưu cẩn thận Quy trình cụ thể hóa sau: * Học bạ: Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh việc quan trọng Để quản lý tốt học bạ nhân viên văn thư thiết phải làm: - Đầu năm học, vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý Khi cho mượn phải ký sổ mượn, trả phải ký sổ trả văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ nhận lại - Trang bên học bạ lưu giữ hồ sơ học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu chuyển trường có học sinh xã khác đến đăng ký nhập học, Học bạ lớp có xác nhận học xong chương trình tiểu học, … cần Phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt sử dụng học bạ Đối với học bạ lớp 6, văn thư phải ghi số đăng vào trang - Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính xác, đầy đủ chi tiết học bạ, phải lập biên cụ thể Nhân viên văn thư xem xét xử lý có thiếu sót mà thuộc lĩnh vực báo cáo cho giáo viên có liên quan để xử lý - Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng kẹp đựng theo lớp, bỏ vào tủ riêng để lưu giữ, bên cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng lớp có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện việc tra cứu thông tin Cuối học kỳ giao cho giáo viên ghi kết học tập học sinh thu lại gìn giữ cẩn thận, kiểm tra trước trình hiệu trưởng ký duyệt cuối năm Khi quản lý hồ sơ học sinh nhân viên văn thư cần mở loại sổ quản lý như: + Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến nghỉ học) + Ghi kết thúc năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học Phải có xác nhận hiệu trưởng thể qua báo cáo đầu năm, năm cuối năm Đồng thời phải có danh sách cụ thể + Sổ theo dõi học bạ lớp năm học (sổ theo dõi diễn biến, tăng hay giảm lớp năm học) + Sổ ký mượn – trả GVCN lớp sử dụng học bạ cần thiết Phần dán tét tủ là: Lưu hồ sơ học sinh b/ Sổ đăng bộ: Đây là công việc quan trọng công tác xây dựng trường chuẩn, nó đánh giá quá trình đào tạo một cấp học tại tiêu chuẩn quản lý nhà trường sổ đăng bộ chỉ là một loại sổ sách có tiêu chuẩn mà tiêu chuẩn Sổ đăng bộ mới là một phần quan trong quá trình đào tạo, chất lượng giáo dục của nhà trường một khóa học - Sau hồ sơ tuyển sinh lớp xong đuợc phân bổ theo lớp Văn thư tập hợp danh sách lớp 6, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ngồi giấy nháp sau mở trang sổ ghi vào sổ đăng tuyệt đối xác, cẩn thận, đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định) - Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học, học sinh tiên tiến, học sinh giỏi, được thống kê đầu kỳ là bao nhiêu, cuối kỳ còn lại bao nhiêu; học sinh trường là cuối số hiệu tốt nghiệp khóa Đây kết q trình đào tạo để làm công tác phổ cập giáo dục và xây dựng trường đạt chuẩn - Sổ đăng ghi đầy đủ thông tin cột mục quy định, cập nhật kịp thời cuối năm trình hiệu trưởng ký duyệt + Sổ đăng học sinh (theo mẫu thống chung ngành giáo dục) Phần dán tét hộp là: Lưu hồ sơ PCGD c/ Sổ quản lý việc cấp phát - Văn chứng học sinh tốt nghiệp THCS khóa học lưu giữ cẩn thận bảo quản tránh thất lạc, học sinh nhận Phải ký nhận, ghi tên rõ ràng trường hợp có phụ huynh nhận Phải có giấy ủy quyền, CMND sổ hộ gia đình Nhờ giúp cho Ban lãnh đạo nhà trường yên tâm công tác quản lý cấp phát nhân viên văn thư, cuối năm học thành lập đoàn kiểm tra, kiểm kê lập biên số học sinh chưa nhận đóng gói cẩn thận để lưu giữ d/ Hồ sơ Cán bộ công chức Hồ sơ cán bộ viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin bản nhất của CBCC bao gồm nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất đạo đức, trình độ lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội….Được sự ủy nhiệm của Hiệu trưởng quản lý mảng này, nó đòi hỏi phải có tính thống nhất, khoa học mới quản lý được đầy đủ và chính xác thông tin, hồ sơ quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật nhà nước quy định Thành phần hồ sơ CBCC gồm - Tập lí lịch- Sơ yếu lí lịch- Tiểu sử tóm tắc, các quyết định liên quan, cấp bản tự kiểm điểm, quá trình khen thưởng, Kỷ luật (nếu có)- Phiếu đánh giá công chức hàng năm- các bì kẹp (nghị quyết – quyết định về nhân sự – Nhận xét đánh giá đơn thư- bảng kê thành phần tài liệu có hờ sơ ) e/ Q trình lưu trữ: - Các hồ sơ phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận để lưu giữ - Khi chuyển giao hồ sơ CBCC hoặc tiếp nhận Hồ sơ CBCC cần phải thực hiện theo quyết định 14/2006/QĐBNV ngày 06/11/2006 ban hành quy chế quản lý hồ sơ CBCC - Sắp xếp hồ sơ theo tổ công tác để đảm bảo nguyên tắc dễ nhìn thấy; không thất lạc hồ sơ quản lí Ngoài việc lưu trữ hồ sơ tủ tơi cịn lưu trữ phần mềm liệu PMIS máy vi tính, dựa vào chương trình tơi cập nhật thường xuyên thay đổi Cán bộ, giáo viên, nhân viên thay đổi hệ số lương, TN, VK, PCCV, hồn cảnh gia đình, q trình đào tạo Toàn hồ sơ lưu giữ cẩn thận cần dễ tra cứu Phần dán tét tủ là: Lưu hồ sơ nhân b/ Hồ sơ theo công việc: Hằng ngày nhà trường hình thành loại giấy tờ, tài liệu; đờng thời thường xuyên nhận văn hướng dẫn, đạo quan chủ quản, quyền cấp… Nên hình thành thêm hồ sơ mang tính cơng vụ ( Hồ Sơ cơng việc) để dễ quản lý công việc là hồ sơ minh chứng để xây dựng trường chuẩn KĐCL Có thể đơn cử số hồ sơ công việc sau: + Sau nhận văn hướng dẫn công tác tổng kết thực hiện dạy thêm – học thêm Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Diễn Châu Nhân viên văn thư hình thành hồ sơ cơng việc sau: - Quyết định UBND Tỉnh Nghệ An ban hành quy định quản lý dạy thêm học thêm - Công văn Sở Giáo dục- Đào tạo Hướng dẫn thực định quản lý dạy thêm - học thêm UBND Tỉnh Nghệ An - Công văn Sở GD-ĐT V/v Tổ chức quản lý dạy thêm –học thêm Trên địa bàn Tỉnh Nghệ An - Công văn Hướng dẫn công tác quản lý dạy thêm - học thêm năm học 20132014 phòng Giáo dục & Đào tạo Diễn Châu - Kế hoạch dạy thêm - học thêm nhà trường - Biên xét duyệt hồ sơ đề nghị cấp giấy phép dạy thêm -học thêm năm 2013-2014 -Quyết định thành lập tổ kiểm tra dạy thêm - học thêm - Kế hoạch kiểm tra dạy thêm - học thêm -Biên kiểm tra dạy thêm - Học thêm - Danh sách giáo viên đăng ký dạy thêm - Quyết định cấp phép dạy thêm - học thêm - Báo cáo tình hình dạy thêm - học thêm Hiệu trưởng Kết thực : Trên hồ sơ cơng việc việc Có thể sau xem xét chứng kiến xếp người ta cho nguyên tắc buộc Phải có, cho rườm rà, máy móc Nhưng thực tế hồ sơ minh chứng việc xây dựng trường chuẩn KĐCL cấp độ Là việc làm có ý nghĩa lớn cho cơng tác lưu trữ tra cứu tài liệu, hồ sơ sau cần thiết Chính từ thao tác thận trọng tỷ mỷ sắp xếp loại văn cách ngăn có khoa học nên từ năm 2013 trường THCS Diễn Mỹ ln có hồ sơ lưu mẫu khối giáo dục Bài học kinh nghiệm Hiện nhiều tổ chuyên môn, tổ công tác trường học hỏi cách làm áp dụng cho tổ lập nhiều loại hồ sơ liên quan đến công việc làm tổ để tập hợp hình thành hồ sơ “Xây dựng trường đạt chuẩn KĐCLGD” Cụ thể Tổ nữ công, tổ KHXH, tổ KHTN, học tập giải pháp III- KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ Kết luận: Qua việc “lập hồ sơ theo quy định lập hồ sơ theo cơng việc” thân tơi, ngồi việc giúp cho tơi hồn thành nhiệm vụ cách tốt nhất, mà giúp cho cán quản lý xếp cơng việc làm cách khoa học, thuận tiện, tra cứu dễ dàng; khơng bỏ qn, bỏ sót công việc, nâng cao chất lượng công tác dạy học Nó cịn giúp cho đơn vị hệ thống tồn cơng việc thực thời gian qua Tôi cho ngày thi đua làm việc mang lại hiệu cao thiết thực thành xứng đáng Bởi năm cơng tác tơi xây dựng cho kế hoạch thực cơng việc cách xác, theo dõi cơng việc tồn diện, bảo đảm công việc chung trường; Đồng thời phổ biến hướng dẫn cho số thầy giáo có liên quan đến hồ sơ tổ trưởng chuyên môn, trưởng đồn thể cách hình thành hồ sơ cơng việc Chính mà tổ chun mơn tổ cơng đồn lập nhiều loại hồ sơ: hồ sơ tổ chức kiểm tra nội bộ, hồ sơ xây dựng trường học thân thiện Qua trình thực công việc lập hồ sơ cho công việc giúp cho lãnh đạo nhà trường lập nhiều loại hồ sơ và lưu giữ cẩn thận Và quan trọng công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn KĐCL giáo dục” Công tác văn thư–lưu trữ đóng góp vai trị quan trọng nguồn cung cấp thơng tin xác có giá trị pháp lí việc nghiên cứu thực trạng vấn đề theo q trình thực tiễn việc lập hồ sơ “xây dựng trường đạt chuẩn KĐCL Giáo dục” - Nhờ có biện pháp cải tiến , đảm bảo tính khoa học, xác nên thời gian qua công tác văn thư hành nhà trường đảm bảo thực đầy đủ nguồn thông tin đi–đến cách đầy đủ xác kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý nhà trường đạt hiệu cao, thực hiên thắng lợi nhiệm vụ năm học ngành giáo dục đề Trong thời kỳ đất nước đổi theo hướng cơng nghiệp hố-hiện đại hố, thời kỳ Cơng nghệ thơng tin, máy tính thay người làm nhiều việc có lĩnh vực hành Tuy nhiên máy tính khơng thể chủ động thay người xếp thời gian, công việc cách cụ thể Mà phải người định thời gian tổ chức xếp cơng việc cho Trong q trình cơng tác, thân tơi rút kinh nghiệm: Nếu muốn xây dựng trường đạt chuẩn KĐCL giáo dục trước hết phải trọng khâu hình thành hồ sơ ban đầu Vậy tất hồ sơ công việc, công văn giấy tờ xếp trật tự quy trình thân nêu trên, tất yếu đảm bảo công việc thực đầy đủ, hiệu quả, thời gian Vì vây, năm làm công tác đúc kết kinh nghiệm phải lập hồ sơ công việc để quản lý tốt việc thực nhiệm vụ giúp hiệu trưởng quản lý công việc chặt chẽ, sâu sát Đặc biệt là việc phục vụ công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn KĐCL giáo dục” Kiến nghị: Để xây dựng trường đạt chuẩn trước hết người làm công tác văn thư phải thiết lập loại hồ sơ theo quy định rõ ràng quy chế chuyên môn Nên thành lập loại hồ sơ hành theo thời gian hình thành cơng việc Các cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất tủ, kệ, hộp đựng hồ sơ nhằm phục vụ tốt cho công tác lưu trữ Trên kinh nghiện mà thực trình cơng tác thực tế trường THCS Diễn Mỹ việc “xây dựng trường THCS Diễn Mỹ đạt chuẩn KĐCL Giáo dục cấp độ 2” Diễn Mỹ, ngày 03 tháng năm 2014 Người viết sáng kiến ... giáo dục cấp độ Do với công việc người làm công tác văn thư? ? ?lưu trữ nhỏ quan trọng việc xác lập loại hồ sơ giúp cho thủ trưởng đơn vị hình thành hồ sơ phục vụ công tác xây dựng trường đạt chuẩn... qua thời gian công tác nhận thấy: Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư việc xây dựng trường chuẩn đòi hỏi người làm công tác cần Phải hiểu công tác văn thư tồn cơng việc xác lập hồ sơ tổ chức giải... quan để thực Như vậy, việc lập hồ sơ tiến hành theo thời gian, cơng việc Khi cơng việc kết thúc hồ sơ kết thúc, đồng thời hồ sơ việc Phải lập xong để lưu trữ, cần thiết đem tra cứu Việc lập hồ sơ