MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 1 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Giả thiết nghiên cứu 3 7. Đóng góp của đề tài 4 8. Cấu trúc đề tài 4 Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH 5 1. Lý luận về công tác lập hồ sơ 5 1.1. Một số khái niệm 5 1.2. Vị trí của việc lập hồ sơ 5 1.3. Vai trò của công tác lập hồ sơ 5 1.4. Yêu cầu về việc lập hồ sơ 6 1.5. Nội dung về công tác lập hồ sơ 6 1.5.1 Lập danh mục hồ sơ 6 1.5.2 Mở hồ sơ 8 1.5.3 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ 8 1.5.4 Phân định hồ sơ 9 1.5.5 Sắp xếp văn bản trong hồ sơ. 10 1.5.6 Đánh số tờ 10 1.5.7 Biên mục hồ sơ 11 1.5.8 Viết chứng từ kết thúc. 11 1.5.9 Xác định thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu. 11 2. Khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 12 2.1. Sự hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh. 12 2.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 13 Chương 2.THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH 15 1.Thực trạng về công tác lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 15 1.1. Lập danh mục hồ sơ 15 1.2. Phân định hồ sơ 15 1.2.1. Tài liệu công trình. 15 1.2.2. Tài liệu Hành chính. 16 1.2.3. Tài liệu kế toán. 16 1.3. Sắp xếp văn bản trong hồ sơ 17 1.3.1. Tài liệu công trình 17 1.3.2. Tài liệu Hành chính 17 1.3.3. Tài liệu kế toán 17 1.4. Đánh số tờ 18 1.5. Biên mục hồ sơ 19 1.6. Viết chứng từ kết thúc 19 1.7. Xác định thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu 19 2. Đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 20 2.1. Ưu điểm 20 2.2. Nhược điểm 22 Chương 3.GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH 25 1. Hoàn thiện các bước trong công tác lập hồ sơ 25 2. Ban hành các Quy định, Quy chế về công tác lập hồ sơ, công tác văn thư lưu trữ của Công ty 27 3. Nâng cao nhận thức, năng lực, trình độ cho cán bộ Văn thư – lưu trữ 27 4. Đầu tư, mua sắm cơ sở vật chất, trang thiết bị lưu trữ 27 5. Thường xuyên tổng kết, đúc rút kinh nghiệm. 28 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31
MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường, kéo theo doanh nghiệp thi đời tạo nên kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp muốn tồn tại, muốn phát triển bắt buộc phải luôn đổi mới, phản ứng nhanh với thị trường biết nắm bắt hội Một yếu tố đầu tiên, nguồn thông tin, văn sở để nhà quản lý đưa Quyết định xác kịp thời Để cung cấp thông tin xác, kịp thời cho nhà quản lý hay không? Thì phải phụ thuộc vào công tác lập quản lý hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp nào? Hiện quan hành Nhà nước công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ thực tương đối hoàn chỉnh, giảm tải khối hồ sơ, tài liệu bó gói, chất đống Ở khối doanh nghiệp số doanh nghiệp công tác thực tương đối tốt.Nhưng chủ yếu công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ doanh nghiệp chưa trọng quan tâm Hầu hết hồ sơ, tài liệu bó gói, chất đống Phòng, ban làm việc số hồ sơ, tài liệu bị mát, hư hỏng Với tồn gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc kinh doanh lợi nhuận doanh nghiệp đồng thời làm cho kinh tế đất nước bị kìm hãm, chậm phát triển Xuất phát từ thực trạng ta thấy việc nghiên cứu công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan yêu cầu cấp thiết Vì em chọn đề tài “công tác lập hồ sơ Công ty CP Đầu tư Mai Linh” làm thi kết thúc học phần Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu là: Công tác lập hồ sơ Phạm vi nghiên cứu là: Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh Mục tiêu nghiên cứu Nhằm nghiên cứu công tác lập hồ sơ qua làm rõ thực trạng việc thực lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, từ đưa số giải pháp góp phần khắc phụ tồn tại, hạn chế, phát huy ưu điểm tiến tới hoàn thiện công tác lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh Lịch sử nghiên cứu Trong hoạt động quan Nhà nước doanh nghiệp việc đạo, điều hành, định thi hành phải dựa thông tin, sở pháp lý văn hóa lưu trữ lại kho lưu trữ quan, doanh nghiệp Nhằm đáp ứng yêu cầu cấp thiết cung cấp thông tin chứng pháp lý cách nhanh chóng, xác hiệu số nhà nghiên cứu có số công trình, đề tài công tác lập hồ sơ sau: - Giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư PGS.TS Vương Đình Quyền thuộc Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia - Hà Nội; Giáo trình Lý luận phương pháp công tác lưu trữ PGS.TS Vương Đình Quyền thuộc Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia - Hà Nội; Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Giáo trình nghiệp vụ công tác lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; - Giáo trình soạn thảo văn công tác văn thư lưu trữ tác giả Đồng Thị - Thanh Phương Nguyễn Thị Ngọc An; Giáo trình công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp giáo viên: Nguyễn Duy - Vĩnh; Giáo trình lý luận thực tiễn công tác lưu trữ NXB Đại học giáo dục - chuyên nghiệp Hà Nội; Giáo trình lưu trữ NXB văn hóa thông tin Hà Nội; Tập giảng công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Kim Bình Nhìn chung công trình nghiên cứu nói đề cập trực tiếp gián tiếp đến công tác lập hồ sơ mức độ, phạm vi khác Tuy nhiên công trình nghiên cứu tập trung chủ yếu vào công tác lập hồ sơ quan Nhà nước công tác lập hồ sơ doanh nghiệp chưa có hệ thống, chưa có đề tài nghiên cứu công tác lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh Nhưng công trình nghiên cứu nói nguồn tài liệu quan trọng tham khảo trình làm đề tài kết thúc học phần Phương pháp nghiên cứu Đề tài tiếp cận theo phương pháp tư khoa học, lôgic dựa vào nội dung văn pháp luật nhà nước, giáo trình giảng dạy công tác lập hồ sơ làm tảng Sau qua quan sát, gắn kết lý luận với thực tiễn công tác lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh rút nhận xét, đánh giá.Trong trình thực hiện, sử dụng phương pháp sau đây: - Phương pháp tổng hợp lý luận có liên quan trực tiếp đến công lập hồ sơ; Phương pháp thu thập tài liệu trình tìm hiểu nghiên cứu Công ty - Cổ phần Đầu tư Mai Linh; Phương pháp phân tích đánh giá so sánh tài liệu thu thập với phần lý luận quy định nhà nước, quan, tổ chức; xác định điểm mạnh, hạn chế nguyên nhân hạn chế Từ đưa số giải pháp nhằm - nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh; Phương pháp tổng hợp kết luận chung Giả thiết nghiên cứu Nếu thực đề tài nghiên cứu công tác lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh tìm ưu điểm, hạn chế từ ứng dụng vào thực tiễn công tác lập hồ sơ Công ty nhằm hoàn thiện công tác lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh nói riêng doanh nghiệp nói chung Đóng góp đề tài a) - Ý nghĩa lý luận Nghiên cứu đề tài góp phần bổ sung thêm sở lý luận thực tiễn công tác lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh nói riêng doanh b) - nghiệp nói chung Ý nghĩa thực tiễn Làm rõ thực trạng công tác lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh đồng thời tư liệu tham khảo ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ doanh nghiệp Cấu trúc đề tài - Chương I: Cơ sở lý luận công tác lập hồ sơ khái quát Công ty Cổ phần - Đầu tư Mai Linh Chương II: thực trạng công tác lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai - Linh Chương III: giải pháp nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH Lý luận công tác lập hồ sơ 1.1 Một số khái niệm - Hồ sơ tập văn (hoặc văn bản) có liên quan vấn đề, việc (hay người) hình thành trình giải vấn đề việc kết hợp lại có điểm giống hình thức loại văn bản, tác giả, thời gian ban hành Trên sở khái niệm hồ sơ, định nghĩa lập hồ sơ - sau: Lập hồ sơ tập hợp văn hình thành trình giải công việc quan, tổ chức, cá nhân theo vấn đề, việc theo đặc điểm khác văn bản, đồng thời xếp biên mục chúng theo phương pháp khoa học (theo giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư trang số: 337 PGS.TS Vương Đình Quyền thuộc Trường Đại học khoa học xã hội - nhân văn Hà Nội) Lập hồ sơ trình tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành hồ sơ trình theo dõi, giải xong công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp quy định (theo giáo trình Văn thư trang số: 112 Trường Đại học Nội vụ) 1.2.Vị trí việc lập hồ sơ - Lập hồ sơ khâu quan trọng cuối công tác văn thư, giải xong - công việc chưa lập hồ sơ coi chưa hoàn thành công việc Lập hồ sơ mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến côn tác lưu trữ 1.3.Vai trò công tác lập hồ sơ Trong phạm vi quan, việc lập hồ sơ hành có vai trò quan trọng: - Giúp tra cứu nhanh chóng, làm xác để giải công việc kịp - thời, hiệu Quản lý chặt chẽ tài liệu giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước, quan, đơn vị, - doanh nghiệp Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên - cứu trước mắt lâu dài sau Đối với cán bộ, công chức trình giải công việc cần lập đầy đủ hồ sơ để có khoa học đề xuất ý kiến giải công việc nâng - cao hiệu suất chất lượng công tác Đối với quan, đơn vị làm tốt việc lập hồ sơ quản lý công việc - quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ ìn bí mật Lập hồ sơ tốt sẽ xây dựng nề nếp khoa học công tác văn thư , tránh tình trạng nộp lưu tài liệu bó gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán lưu trữ tiến hành nội nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu 1.4.Yêu cầu việc lập hồ sơ Để hồ sơ lập có chất lượng, đáp ứng tốt yêu cầu nghiên cứu, sử dụng lưu trữ tài liệu, lập hồ sơ cần ý đảm bảo yêu cầu - Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị - quan, tổ chức Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tư diễn biến - việc hay trình tự giải công việc Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối - đồng Hồ sơ cần biên mục đầy đủ xác 1.5.Nội dung công tác lập hồ sơ 1.5.1Lập danh mục hồ sơ a) Xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ - Khung đề mục Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức theo lĩnh vực hoạt động quan, tổ chức Căn tình hình thực tế quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ đầy đủ, xác thuận tiện Những quan, tổ chức có cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ đơn vị phân định rõ ràng áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cấu tổ chức Những quan, tổ chức có cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động Mẫu danh mục hồ sơ (Phụ lục I) - Nếu theo cấu tổ chức lấy tên đơn vị quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động lấy tên lĩnh vực hoạt động chủ yếu quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) Danh mục hồ sơ - Trong đề mục lớn bao gồm đề mục nhỏ vấn đề thuộc chức nhiệm vụ đơn vị - khung đề mục theo cấu tổ chức; vấn đề phạm vi lĩnh vực hoạt động - khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động - Trong đề mục nhỏ, hồ sơ xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí tầm quan trọng hồ sơ b) Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị người lập - Xác định hồ sơ cần lập năm, đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa cứ, đặc biệt chương trình kế hoạch nhiệm vụ công tác năm quan, tổ chức đơn vị, nhiệm vụ công việc cụ thể cá nhân đơn vị - Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc Mẫu số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu ( Phụ lục II) c) Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ Thời hạn bảo quản hồ sơ ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu d) quan, tổ chức (nếu có) Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ - Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã - Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập - Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm số thứ tự đánh chữ số Ả rập ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ quan, tổ chức quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ Việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: + + Số hồ sơ đánh liên tục toàn Danh mục, số 01 Số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01 1.5.2 Mở hồ sơ - Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ - Mỗi cá nhân giải công việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ công việc (theo Danh mục hồ sơ) 1.5.3Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ - Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể - tài liệu phim, ảnh, ghi âm Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Hai bước áp dụng quan, doanh nghiệp có danh mục hồ sơ đơn vị chưa có danh mục hồ sơ phải thực bước phân định hồ sơ bỏ qua hai bước 1.5.4Phân định hồ sơ Phân định hồ sơ là vào nội dung đặc trưng khác văn để chia văn thành hồ sơ cụ thể phù hợp với khái niệm hồ sơ đảm bảo yêu cầu lập hồ sơ ( theo giáo trình lý luận phương pháp công tác văn thư trang số: 376 PGS.TS Vương Đình Quyền) Tùy theo đặc điểm loại tài liệu mà có cách vận dụng đặc trưng khác để lập hồ sơ - Đặc trưng vấn đề Là lấy vấn đề mà nội dung đề cập làm sở, đặc trưng cần - vận dụng đặc điểm mà người đọc hay tra cứu Đặc trưng tên loại văn Là lập hồ sơ theo tên loại văn như: Quyết định, Công văn, Tờ trình, - Thông báo… Đặc trưng tác giả Tác giả tên quan ban hành văn bản, lập hồ sơ theo đặc trưng - đưa văn tác giả vào hồ sơ Ví dụ: Quyết định, Chỉ thị UBND quận Tây Hồ Đặc trưng quan giao dịch Cơ quan giao dịch tất quan có công văn, giấy tờ trao đổi với trình giải công việc Lập hồ sơ theo đặc trưng tức đem tất văn trao đổi hai quan với trình giải - vấn đề, việc thành hồ sơ Đặc trưng thời gian Trong văn có hai loại thời gian: thời gian giới hạn năm tháng vấn đề mà nội dung văn đề cập thời gian ban hành văn Lập hồ sơ theo đặc trưng thời gian tức đem tất văn có nội dung vấn đề thời gian đề cập giống văn thời gian ban hành - lập thành hồ sơ Đặc trưng địa dư Là đem văn vấn đề có nội dung liên quan đến khu vực, đơn vị hành lập thành hồ sơ 1.5.5Sắp xếp văn hồ sơ Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: - Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần bổ sung cho đủ - Xem xét loại khỏi hồ sơ: Bản trùng, nháp, thảo có (trừ thảo vấn đề quan trọng có ghi ý kiến đạo lãnh đạo quan ý kiến góp ý quan hữu quan thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ - Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ theo trình tự giải công việc theo thời gian, tên loại, tác giả văn Trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình bỏ vào 10 - Mặc dù theo quy định Nhà nước tài liệu có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên thực đánh số tờ Nhưng cán bộ, nhân viên Công ty ý thức việc đánh số tờ không nhằm mục đích quản lý, cố định văn bản, tài liệu hồ sơ mà tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu nên tất hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản thấp 20 năm - đánh số cẩn thận Việc biên mục bìa hồ sơ cán bộ, nhân viên thực tương đối - đầy đủ, tiêu đề hồ sơ ngắn gọn, súc tích, khái quát nội dung hồ sơ Việc biên mục bên hồ sơ hướng dẫn cán văn thư, lưu trữ quan cán bộ, nhân viên Phòng, Ban thực nghiêm túc nên hồ sơ biên mục đầy đủ thành phần nội dung nên việc quản lý - hồ sơ tra cứu thuận tiện Theo xu hướng đại việc biên mục bên bìa hồ sơ bên hồ sơ thực máy tính thể tính thẩm mỹ rõ ràng thông tin Ngoài mục lục biên mục lưu lại - mềm cứng nên không sợ mát đưa vào sử dụng lâu dài Sau hoàn thành xong việc lập hồ sơ hành Phòng, Ban tổ chức nộp lưu vào lưu trữ quan đầy đủ, rõ ràng chi tiết Nói chung công tác lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh thực tương đối tốt, tuân theo quy định Nhà nước hướng dẫn lập hồ sơ Đã tạo thuận lợi không nhỏ việc quản lý, bảo quản, tra cứu sử dụng tài liệu Là tảng, sở để đưa Quyết định quản lý đắn mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp 2.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm đạt công tác lập hồ sơ tài liệu tồn nhiều hạn chế - Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh doanh nghiệp buộc người chủ quản lý phải luôn đặt vấn đề lợi nhuận lên hàng đầu tính toán mặt kinh tế kỹ lưỡng nên việc đầu tư sở, vật chất cho công tác lưu trữ hồ sơ - sơ sài, chưa đầy đủ gây khó khăn việc quản lý, bảo quản hồ sơ tài liệu Các cán bộ, nhân viên Công ty không tập huấn công tác lập hồ sơ hành mà thông qua hướng dẫn cán văn thư lưu trữ Công ty nên 21 việc lập hồ sơ chưa thực theo quy định, phù hợp với thực tế - hồ sơ, tài liệu Công ty Ngay từ đầu khâu lập danh mục hồ sơ Công ty nên gây khó khăn lớn việc hướng dẫn việc lập hồ sơ hành cán bộ, nhân viên Phòng, Ban Hồ sơ, tài liệu bị chất đống, bó gói tiến hành nộp lưu vào lưu trữ quan tiến hành phân loại, lập hồ sơ nên gây tình trạng số hồ sơ tài liệu mát, lẫn lộn, hư hỏng, rách nát ảnh hưởng đến việc tra cứu - sử dụng thông tin tài liệu Hồ sơ sau cán bộ, nhân viên Phòng, Ban (đặc biệt tài liệu công trình thuộc Ban quản lý Dự án, Phòng toán, phòng giá) phân định xong cập nhật vào bìa hồ sơ, đa số văn bản, tài liệu hồ sơ không xếp, có hồ sơ xếp trình tra cứu, sử dụng bị đảo lộn trật tự, nên hồ sơ lập nên không thấy logic, khoa học đồng thời gây khó khăn, chậm trễ việc tra cứu hồ sơ, tài - liệu, ảnh hưởng đến tiến độ thực dự án Hồ sơ lập chưa thẩm mỹ, văn tài liệu hồ sơ dễ bị nhàu nát - người lập không phân độ dày mỏng hồ sơ theo Quy định Các văn bản, tài liệu giữ lại hồ sơ theo quy định Công ty 02 bản, kèm theo công chứng phía sau nên việc đánh số tờ nhằm mục đích quản lý, tra cứu hồ sơ tài liệu không xác, mà cán bộ, nhân viên thực đánh số gốc, tài liệu Với việc đánh số tờ theo cách tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu hồ sơ, tài liệu không quản lý - số tờ văn bản, tài liệu nên gây tình trạng mát tài liệu Việc đánh số tờ tài liệu công trình, tài liệu kế toán đóng thành chưa thực quy định, thay đánh số tờ lại đánh số nên gây khó khăn việc quản lý trang quyển, bị thay đổi - bị xóa bỏ mà cán văn thư lưu trữ phát Hồ sơ sau đánh số tờ cố định văn bản, tài liệu giữ nguyên ghim - kẹp không tháo bỏ làm cho tài liệu bị ghỉ rét, thông tin Đối với việc biên mục bên hồ sơ phần tiêu đề hồ sơ cán bộ, nhân viên nêu khái quát nội dung tiêu đề hồ sơ tiêu đề hồ sơ chưa đầy đủ thông tin nên nhìn tiêu đề hồ sơ người đọc 22 - nắm rõ thông tin cần thiết hồ sơ Sau hoàn thành việc lập hoàn thiện việc biên mục hồ sơ phần viết chứng từ kết thúc quan trọng nhằm phục vụ cho việc bảo quản hồ sơ Nhưng khâu cán nhân viên Phòng, Ban chưa thực hiện, - thường bỏ qua khâu này, gây khó khăn cho việc quản lý hồ sơ Hồ sơ giao nộp vào kho lưu trữ tương đối đầy đủ chi tiết số hồ sơ lập chưa hoàn chỉnh, xé lẻ nhiều hồ sơ, gây khó khăn cho việc tra cứu sử dụng Nhìn chung công tác lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai linh số tồn hạn chế gây ảnh hưởng không nhỏ tới việc bảo quản, tra cứu sử dụng tài liệu, đồng thời ảnh hưởng đến phát triển Công ty 23 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH Với ưu điểm hạn chế cần đưa giải pháp hợp lý nhằm phát huy ưu điểm mà Công ty làm đồng thời khắc phục tồn tại, hạn chế nhằm đưa công tác lập hồ sơ công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh ngày tới hoàn thiện hơn, từ việc tra cứu thông tin, tài liệu thực cách nhanh chóng xác góp phần hổ trợ người quản lý đưa định xác kịp thời Hoàn thiện bước công tác lập hồ sơ - Cuối năm cán văn thư – lưu trữ phải lập danh mục hồ sơ năm tới cho Phòng, Ban Công ty nhằm hướng dẫn việc lập hồ sơ hành giúp Phòng, Ban chủ động, xác, quản lý công văn giấy tờ chặt chẽ, tạo - thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ, tránh tình trạng mát, lẫn lộn hồ sơ tài liệu Nâng cao, tập trung việc phân định hồ sơ theo đặc trưng phù hợp với đặc điểm tài liệu Hồ sơ lập lên phản ánh chức năng, nhiệm vụ - Công ty Mỗi hồ sơ sau phân định xong cập nhật vào bìa hồ sơ phải xếp logic, khoa học theo đặc điểm loại tài liệu, tài liệu thường xuyên tra cứu, sử dụng sau sử dụng xong phải xếp lại vị trí ban đầu nhằm tạo điều kiện cho việc tra cứu nhanh chóng tránh mát, thất - lạc tài liệu Mỗi hồ sơ cần phân tách phù hợp với quy định quy chuẩn hồ sơ tránh tình trạng làm tính thẩm mỹ hồ sơ làm nhàu nát tài liệu bên - Vì quy định Công ty bắt buộc phải lưu trữ văn trở lên văn bản, tài liệu kèm theo văn công chứng thực theo cách lọc văn lưu kèm theo đưa lưu cuối hồ sơ để tạo điều kiện cho việc đánh số tờ theo quy định Nhà nước, không đánh số tờ kèm theo đằng sau hồ sơ Từ tạo điều kiện cho việc quản lý tra cứu văn bản, tài - liệu chặt chẽ nhanh chóng Đối với hồ sơ, tài liệu đóng thành phải đánh số tờ, không 24 đánh số đánh tờ có thông tin, không đánh tờ - giấy trắng nhằm quản lý chặt chẽ số tờ văn bản, tài liệu hồ sơ Hồ sơ sau đánh số tờ cố định tiến hành tháo bỏ loại ghim kẹp hồ sơ, có nhiều trang ta gắn thay keo dán nhằm - quản tài liệu không bị mát thông tin Nâng cao tính rõ ràng, đầy đủ, thẩm mỹ biên mục bên bìa bên hồ sơ Tiêu đề hồ sơ không nêu khái quát nội dung hồ sơ mà phải đầy đủ thông tin cần thiết gồm thành phần: + Tên loại văn + Tác giả văn + Cơ quan giao dịch + Nội dung văn + Thời gian + Địa điểm Tuy nhiên hồ sơ thể đầy đủ yếu tố thông tin nói mà tùy thuộc đặc trưng vận dụng để lập hồ sơ tình hình cụ thể văn hồ sơ đó, với việc xếp thành phần hồ sơ phải đúng, khoa học với đặc điểm văn bản, tài liệu hồ sơ Ngôn ngữ dùng tiêu đề phải đại, đảm bảo quan điểm trị đắn Nhằm thể rõ nội dung thông tin cần thiết hồ sơ, phản ánh - chức năng, nhiệm vụ đơn vị Chứng từ kết thúc khâu bỏ qua công tác lập hồ sơ, góp phần bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu Chứng từ kết thúc bao gồm yếu tố: Số lượng tờ văn hồ sơ, số lượng tờ mục lục văn hồ sơ, trạng thái văn hồ sơ, ngày tháng năm lập hồ sơ, họ tên người lập hồ sơ Tất yếu tố người lập hồ sơ cần trình bày rõ ràng đầy đủ nhằm tạo điều - kiện thuận lợi cho việc bảo quản hồ sơ, tài liệu Đối với loại tài liệu có thời hạn nộp lưu vào lưu trữ quan riêng, Tài liệu công trình sau tháng thực toán công trình xong, tài liệu hành sau năm kết thúc công việc, Tài liệu kế toán tương tự tài liệu hành sau năm kết thúc công việc tiến hành nộp lưu vào lưu trữ quan Việc tập hợp tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan phải thực chặt chẽ với thời hạn quy định Nhà nước, phải lập biên cụ thể có danh mục thống kê chi tiết 25 hồ sơ kèm theo Ban hành Quy định, Quy chế công tác lập hồ sơ, công tác văn thư lưu trữ Công ty Để đảm bảo tính quy tắc, thống nhất, tổ chức công tác lập hồ sơ đòi hỏi Công ty phải ban hành Quy định, Quy chế công tác lập hồ sơ, công tác Văn thư lưu trữ Nâng cao nhận thức, lực, trình độ cho cán Văn thư – lưu trữ - Cho cán văn thư lưu trữ tham gia lớp đào tạo, nâng cao tay nghề, tham - gia đợt tập huấn công tác văn thư lưu trữ Cán văn thư lưu trữ cần hướng dẫn cụ thể, tổ chức họp giao ban để phổ biến công tác lập hồ sơ hành kỹ lưỡng cho cán Phòng, Ban công ty nhằm thực tốt công tác lập hồ sơ hành Đầu tư, mua sắm sở vật chất, trang thiết bị lưu trữ Ngoài việc nâng cao vai trò công tác lập hồ sơ nâng cao kỹ lập hồ sơ hành cho cán bộ, công chức vấn đề sở vật chất, trang thiết - bị phục vụ cho công tác lưu trữ quan trọng Không đầu tư đầy đủ sở vật chất, trang thiết bị kho lưu trữ quan Nhà nước như: Giá xoay, máy hút ẩm, máy hút bụi, … Công ty nên mua sắm số trang thiết bị, văn phòng phẩm như: Giá đựng tài liệu, lắp điều hòa, ánh sáng đầy đủ, thiết bị báo cháy, phòng cháy - chữa cháy, hộp, cặp, bìa đựng tài liệu Đặc biệt Công ty phải bố trí kho lưu trữ riêng biệt nhằm quản lý bảo quản tài liệu tốt Thường xuyên tổng kết, đúc rút kinh nghiệm Sau lần lập hồ sơ hành cần lập báo cáo để tìm mặt ưu điểm hạn chế, thiếu sót công tác lập hồ sơ nhằm đúc rút kinh nghiệm đồng thời đưa giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập hồ sơ Như với thực trạng công tác lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh đưa số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm đạt đồng thời khắc phục hạn chế, thiếu sót nhằm hoàn thiện công tác lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 26 27 KẾT LUẬN Văn bản, tài liệu nguồn thông tin xác, mang tính pháp lý cao, sở để nhà quản lý đưa định xác kịp thời nhằm xử lý công việc thường ngày việc hoạch định chiến lược kinh doanh nhằm mang lại lợi nhuận cao cho Công ty Nhận thức vai trò quan trọng việc lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh quan tâm, đầu tư công tác lập hồ sơ Vì vậy, chất lượng, hiệu mang lại từ công tác lập hồ sơ ngày nâng cao, có tính khả thi đáp ứng tốt nhu cầu tra cứu, sử dụng hồ sơ, tài liệu Tuy nhiên bên cạnh kết đạt công tác lập hồ sơ Công ty, tồn số hạn chế, thiếu sót công tác lập hồ sơ cần sớm khắc phục Trách nhiệm Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh việc kiểm tra, rà soát công tác lập hồ sơ cần đề cao quan tâm mức Trước yêu cầu kinh tế thị trường, hội nhập kinh tế quốc tế đòi hỏi phản ứng nhanh xác doanh nghiệp nên công tác lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh nói riêng doanh nghiệp nói chung ngày trở thành yêu cầu thiết Vì đề xuất, kiến nghị kết thúc học phần em hy vọng góp phần nhỏ bé vào việc hoàn thiện công tác lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh nhằm nâng cao hiệu tra cứu sử dụng văn bản, tài liệu Do thời gian có hạn, phạm vi đề tài rộng nên kết thúc học phần khó tránh khỏi thiếu sót định Em mong thầy cô giáo độc giả đóng góp ý kiến để khóa luận tốt nghiệp hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2012) Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Chính phủ (2004) Nghị định Chính phủ công tác văn thư; PGS.TS Vương Đình Quyền (2007) giáo trình lý luận phương pháp công tác văn thư Nxb trị quốc gia; Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009) ngiệp vụ công tác văn thư Nxb Giao thông vận tải 29 PHỤ LỤC PHỤ LỤC I MẪU DANH MỤC HỒ SƠ TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA … (tên quan, tổ chức) Năm … (Ban hành kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm ….) Số ký hiệu HS Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (1) (2) (3) (4) (5) I TÊN ĐỀ MỤC LỚN Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ Bản Danh mục hồ sơ có ……… (1) hồ sơ, bao gồm: …………… (2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; …………… (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (chữ ký, dấu) Họ tên Hướng dẫn sử dụng: Cột 1: Ghi số ký hiệu hồ sơ (theo hướng dẫn Điểm d Khoản Điều 13 Thông tư này) Côt 2: Ghi số thứ tự tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ (theo hướng dẫn Điểm d Khoản Điều 13 Thông tư này) Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ: vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể; Cột 4: Ghi tên đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ; Cột 5: Ghi thông tin đặc biệt thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v (1) Ghi tổng số hồ sơ có Danh mục (2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn Danh mục./ PHỤ LỤC II 30 MỘT SỐ LOẠI TIÊU ĐỀ HỒ SƠ TIÊU BIỂU Tên loại văn - nội dung - thời gian - tác giả: áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ quan, tổ chức Ví dụ 1: Chương trình kế hoạch, báo cáo công tác năm 2011 Đài Truyền hình Việt Nam Ví dụ 2: Kế hoạch, báo cáo thực kế hoạch sản xuất nông nghiệp vụ Đông - Xuân năm 2010- 2011 Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn tỉnh Thái Bình Tên loại văn - tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề Ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo Bộ Nội vụ thực cải cách hành công năm 2011 Tập lưu (quyết định, thị, công văn v.v ) - thời gian - tác giả: áp dụng hồ sơ tập lưu văn quan Ví dụ: Tập lưu công văn quý I năm 2011 Tổng cục Thuế Hồ sơ hội nghị (hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức quan chủ trì) địa điểm - thời gian: áp dụng hồ sơ hội nghị, hội thảo Ví dụ 1: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2011 Tổng Công ty Bưu Viễn thông Việt Nam Ví dụ 2: Hồ sơ Hội thảo SARBICA “Xác định giá trị loại hủy tài liệu” Cục Lưu trữ Nhà nước Việt Nam tổ chức Hà Nội từ 25-26/01/1995 Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng loại hồ sơ việc Ví dụ 1: Hồ sơ Liên hoan Truyền hình toàn quốc Đài THVN tổ chức TP Hạ Long từ 10-16/01/2005 Ví dụ 2: Hồ sơ cấp phép mở mạng cung cấp, sử dụng dịch vụ viễn thông tin học năm 2010 Ví dụ 3: Hồ sơ việc nâng lương năm 2010 (nếu năm có nhiều đợt nâng lương đợt nâng lương lập hồ sơ) Hồ sơ - tên người: áp dụng hồ sơ nhân Ví dụ: Hồ sơ Nguyễn Văn A./ 31 PHỤ LỤC III MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU TÊN ĐƠN VỊ (nộp lưu tài liệu) MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Năm 20… Hộp/ cặp số Số, ký hiệu HS Tiêu đề hồ sơ Thời gian TL Thời hạn bảo quản Số tờ Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Mục lục gồm: …………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: ……………………………………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Trong có: ……………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn; ……………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn …………… , ngày … tháng … năm 20…… Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh) Hướng dẫn cách ghi cột: Cột 1: Ghi số thứ tự hộp cặp tài liệu giao nộp Cột 2: Ghi số ký hiệu hồ sơ bìa hồ sơ Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ bìa hồ sơ Cột 4: Ghi thời gian sớm muộn văn bản, tài liệu hồ sơ Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ bìa hồ sơ Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ Cột 7: Ghi thông tin cần ý nội dung hình thức văn có hồ sơ./ 32 PHỤ LỤC IV MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc -………………, ngày tháng năm 20… BIÊN BẢN Về việc giao nhận tài liệu Căn Thông tư số /2012/TT-BNV ngày tháng năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Căn ………… (Danh mục hồ sơ năm , Kế hoạch thu thập tài liệu… ), Chúng gồm: BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là: - Ông (bà): ………………………………………………………………………… Chức vụ công tác/chức danh: …………………………………………………… BÊN NHẬN: (Lưu trữ quan), đại diện là: - Ông (bà): ………………………………………………………………………… Chức vụ công tác/chức danh: …………………………………………………… Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sau: Tên khối tài liệu giao nộp: …………………………………………… Thời gian tài liệu: …………………………………………… Số lượng tài liệu: - Tổng số hộp (cặp): …………………………………… - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); ………… Quy mét giá: ………….mét Tình trạng lài liệu giao nộp: ……………………………………………………… Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo Biên lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ bản, bên nhận (Lưu trữ quan) giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) 33 PHỤ LỤC PHỤ LỤC: V Trụ sở Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 34 PHỤ LỤC: VI Tủ đựng tài liệu 35