BC-357-Hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH TMTH Tân Phan

LỜI CẢM ƠN Sau hai tháng thực tập tìm hiểu thực tế với đề tài “Hoạt động mua hàng Cơng ty TNHH TMTH Tân Phan” để hồn thành báo cáo này, em muốn nói lời cảm ơn đến Ban giám hiệu trường Cao Đẳng Thương Mại, thầy cô Khoa Quản Trị Kinh Doanh, đặc biệt thầy cô môn Quản trị cung ứng tạo điều kiện cho em học tập, trang bị cho em kiến thức chuyên ngành bổ ích Để hoàn thành báo cáo này, em xin chân thành cảm ơn cô Hồ Thị Mỹ Kiều quan tâm giúp đỡ, tận tình chỉnh sửa để em hồn thiện báo cáo thực tập Bên cạnh đó, em xin cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình anh Bảo, chị Nga Công ty TNHH TMTH Tân Phan suốt thời gian em thực tập Công ty Tuy cố gắng hồn thành báo cáo thời gian hạn chế kiến thức có hạn nên báo cáo cịn thiếu sót Vì vậy, em mong nhận góp ý thầy, cô để báo cáo em hoàn thiện Đà Nẵng, tháng năm 2015 Sinh viên Huỳnh Phước Long i CÁC TỪ VIẾT TẮC SỬ DỤNG STT Các từ viết tắt Dịch TNHH TMTH Trách nhiệm hữu hạn thương mại tổng hợp Các từ viết tắt Dịch 11 TNHH XNK TM&DV Trách nhiệm hữu hạn xuất nhập thương mại dịch vụ 12 HĐKD Hoạt động kinh doanh STT TNHH SX&TMDV Trách nhiệm hữu hạn sản xất thương mại dịch vụ K/bao Khung bao 13 CTCP Công ty cổ phần 10 C/trên C/dưới C/móc C/trơn C/đ Ng/giữa Tr/dưới Cánh Cánh Cánh móc Cánh trơn Cánh đứng Ngang Trên 14 15 16 17 18 19 20 NPP Tr/gian cành Đứng T/gian C/gờ Tp Q ĐC Nhà phân phối Trung gian cành Đứng trung gian Cánh gờ Thành phố Quận Địa ii CÁC BẢNG SỬ DỤNG Trang Bảng 2.1 Danh mục sản phẩm kinh doanh .17 Bảng 2.2 Kết hoạt động kinh doanh 21 Bảng 3.1 Bảng tiêu chuẩn chọn nhà cung ứng 43 CÁC HÌNH SỬ DỤNG Hình 1.1 Sơ đồ quy trình mua hàng Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty 15 Hình 3.1 Sơ đồ cấu tổ chức kiến nghị 40 Hình 3.2 Bổ sung khâu mua hàng 41 iii MỤC LỤC Lời mở đầu CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1 Tổng quan mua hàng doanh nghiệp thƣơng mại 1.1.1 Khái niệm mua hàng 1.1.2 Mục tiêu mua hàng 1.1.3 Vai trò mua hàng 1.1.4 Các hình thức mua hàng 1.1.4.1 Mua theo hợp đồng/đơn đặt hàng 1.1.4.2 Mua hàng không theo hợp đồng 1.1.4.3 Mua hàng qua đại lý 1.1.5 Các phương thức mua hàng 1.1.5.1 Mua lại không điều chỉnh 1.1.5.2 Mua lại có điều chỉnh 1.1.5.3 Mua 1.1.6 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng 1.1.6.1 Nhân tố bên a Chiến lược kinh doanh b Chính sách sản phẩm c Tài d Nhân viên mua hàng 1.1.6.2 Nhân tố bên a Nhà cung cấp b Nhu cầu thị trường c Đối thủ cạnh tranh 1.2 Quy trình mua hàng doanh nghiệp doanh nghiệp thƣơng mại 1.2.1 Xác định nhu cầu 1.2.2 Xác định thời điểm phương thức mua hàng 1.2.2.1 Xác định thời điểm mua hàng 1.2.2.2 Xác định phương thức mua hàng 1.2.3 Lựa chọn nhà cung ứng 10 1.2.3.1 Thu thập thông tin 10 1.2.3.2 Lựa chọn nhà cung ứng 10 1.2.3.3 Đàm phán ký hợp đồng 11 iv 1.2.4 Tổ chức thực nhập hàng 12 1.2.5 Đánh giá sau mua 13 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC MUA NHÔM THANH TẠI CÔNG TY TNHH TMTH TÂN PHAN 14 2.1 Khái quát Công ty TNHH TMTH Tân Phan 14 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển cơng ty 14 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức công ty 14 2.1.2.1 Chức 14 2.1.2.2 Nhiệm vụ 15 2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 15 2.1.3 Đặc điểm môi trường kinh doanh công ty 16 2.1.3.1 Đặc điểm sản phẩm 16 2.1.3.2 Đặc điểm khách hàng 19 2.1.3.3 Đặc điểm thị trường 19 2.1.3.4 Đặc điểm nhà cung cấp 19 2.1.3.5 Đặc điểm đối thủ cạnh tranh 20 2.1.4 Kết hoạt động kinh doanh công ty từ năm 2012-2014 21 2.1.5 Thuận lợi khó khăn cơng ty thời gian gần 22 2.1.5.1 Thuận lợi 22 2.1.5.2 Khó khăn 23 2.2 Thực trạng công tác mua nhôm Công ty TNHH TMTH Tân Phan 2.2.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến việc mua hàng công ty 23 2.2.1.1 Nhân tố bên 23 a Tài 23 b Công tác dự báo 24 2.2.1.2 Nhân tố bên 24 a Nhà cung cấp 24 b Nhu cầu thị trường 25 C Đối thủ cạnh tranh 25 2.2.2 Xây dựng kế hoạch mua hàng 25 2.2.2.1 Xác định nhu cầu 25 a Dựa vào nhu cầu thị trường 26 b Dựa vào nhu cầu dự trữ 26 2.2.2.2 Xác định nguồn hàng 26 a Trong nước 27 b Ngoài nước 27 2.2.2.3 Xác định phương thức mua 27 v 2.2.2.4 Xác định hình thức mua 28 2.2.2.5 Xác định thời điểm mua 28 2.2.3 Tổ chức thực kế hoạch mua hàng 29 2.2.3.1 Tìm kiếm nhà cung ứng 29 2.2.3.2 Lựa chọn nhà cung ứng 30 a Tiêu chuẩn lựa chọn 30 b Phương pháp đánh giá 31 c Quy trình đánh giá 32 2.2.3.3 Đàm phán với nhà cung ứng 33 a Chỉ tiêu 33 b Thời gian giao hàng 33 c Giá 33 2.2.3.4 Phương thức đặt hàng 34 a Qua điện thoại 34 b Qua văn 34 c Trực tiếp 34 2.2.3.5 Kiểm tra nhận hàng 34 2.2.3.6 Thanh toán lưu giữ hóa đơn 35 2.2.3.7 Đánh giá sau mua 35 2.3 Nhận xét đánh giá thực trạng công tác mua hàng Công ty TNHH TMTH Tân phan 36 2.3.1 Thành công 36 2.3.2 Hạn chế 37 2.3.3 Nguyên nhân 38 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC MUA NHÔM THANH TẠI CÔNG TY TNHH TMTH TÂN PHAN 39 3.1 Cơ sở kiến nghị 39 3.2 Kiến nghị 40 Kết luận 45 Tài liệu tham khảo 47 Phụ lục 48 vi LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong công đổi đất nước, đường hội nhập vào kinh tế thị trường, trình kinh doanh ngành nghề ngày cạnh tranh khóc liệt Để tồn môi trường cạnh tranh hồn tồn khơng phải điều dễ dàng Mỗi cơng ty, doanh nghiệp phải tìm cho hướng đi, chiến lược phát triển riêng Xong cho dù áp dụng chiến lược việc cung cấp yếu tố đầu vào vô quan trọng, bên cạnh phát triển hoạt động bán hàng, thúc đẩy mạnh q trình tiêu thụ hàng hóa việc tổ chức hoạt động mua hàng quan trọng Đối với doanh nghiệp thương mại hoạt động mua hàng yếu tố đầu tiên, then chốt tạo nên chuỗi hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng Bên cạnh khơng ngừng hồn thiện, nâng cao uy tín doanh nghiệp chất lượng, thương hiệu sản phẩm Với Công ty TNHH TMTH Tân Phan có bề dày lịch sử lâu năm, chuyên kinh doanh mặt hàng nhôm thanh, cung cấp vật liệu, dụng cụ cho việc lắp ráp, xây dựng Chính mà em chọn đề tài: “Hoạt động mua hàng Công ty TNHH TMTH Tân Phan” để làm đề tài báo cáo tốt nghiệp Đây hội để em hiểu rõ cơng tác mua hàng Cơng ty khơng lý thuyết mà cịn thông qua thực tế Kết cấu đề tài Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI Chƣơng THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC MUA NHÔM THANH TẠI CÔNG TY TNHH TMTH TÂN PHAN Chƣơng MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC MUA NHÔM THANH TẠI CÔNG TY TNHH TMTH TÂN PHAN CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1 Tổng quan quản trị mua hàng doanh nghiệp thƣơng mại 1.1.1 Khái niệm mua hàng - Mua hàng hoạt động nhằm tạo yếu tố đầu vào cho doanh nghiệp, phục vụ kinh doanh mua bán hàng hóa nhằm tạo nguồn hàng đảm bảo cung ứng cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp - Mua hàng hành vi thương mại xuất phát từ biểu nhu cầu thể qua việc đặt hàng với người cung cấp lựa chọn nhằm tạo nên lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hóa… cho doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu sản xuất, dự trữ bán hàng với tổng chi phí thấp 1.1.2 Mục tiêu mua hàng Mua hàng khâu đầu tiên, điều kiện để hoạt động kinh doanh doanh nghiệp tồn phát triển, để cơng tác quản trị mua hàng có hiệu phận mua hàng phải thực tốt mục tiêu sau: - Mục tiêu đảm bảo an toàn cho hoạt động sản xuất bán ra: + Hàng mua phải đủ số lượng cấu mặt hàng Việc lưu thơng hàng hóa thị trường dễ bị ảnh hưởng tình trạng thừa thiếu hàng + Hàng mua phải phù hợp nhu cầu khách hàng Doanh nghiệp bán thứ khách hàng cần bán thứ có + Vận chuyển gặp rủi ro + Hàng mua đảm bảo chất lượng Đây quan điểm phổ biến san xuất, lưu thông tiêu dùng cần có hàng hóa có chất lượng tối ưu khơng phải có chất lượng tối đa - Mục tiêu chi phí: Mua hàng có chi phí thấp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán, tăng khả cạnh tranh cho doanh nghiệp - Mục tiêu phát triển mối quan hệ: Mua hàng tạo mối quan hệ bền vững với nguồn cung ứng Điều tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán giá cả, chất lượng lần hợp tác Ngoài doanh nghiệp cần trọng phát tạo dựng mối quan hệ với nguồn cung ứng tiềm nhằm đảm bảo cho việc mua ổn định, giảm chi phí 1.1.3 Vai trị mua hàng - Mua đảm bảo bổ sung dự trữ kịp thời, đáp ứng yêu cầu vật tư nguyên liệu trình sản xuất, đáp ứng yêu cầu hàng hóa bán kinh doanh thương mại - Quá trình sản xuất sản phẩm có chất lượng liên tục phụ thuộc vào việc cung ứng vật tư, nguyên liệu… đó, phụ thuộc vào quản trị dự trữ mua Việc cung ứng hàng hóa cho khách hàng kinh doanh thương mại có đảm bảo thõa mãn nhu cầu khách hàng hay không phụ thuộc lớn vào việc trì dự trữ; lúc đó, mua đảm bảo thực định dự trữ doanh nghiệp - Mua đảm bảo giảm chi phí, tăng hiệu sử dụng vốn, tăng hiệu kinh doanh cho doanh nghiệp - Chi phí mua giá trị sản phẩm mua chiếm tỷ trọng lớn tổng giá trị sản phẩm (hàng hóa) bán Chính vậy, cần giảm tỷ lệ nhỏ chi phí mua đảm bảo nâng cao hiệu lớn cho kinh doanh: Tăng lợi nhuận, giảm yêu cầu vốn mua dự trữ, tăng tỷ lệ lợi nhuận vốn đầu tư 1.1.4 Các hình thức mua hàng 1.1.4.1 Mua hàng theo hợp đồng/đặt hàng - Là việc xác định yêu cầu cụ thể mặt hàng số lượng, chất lượng, quy cách, kick cở, màu sắc… Và thời gian giao hàng mà người mua xác lập gửi cho người bán - Dựa vào mối quan hệ kinh doanh có sẵn chào hàng nhà cung cấp Đơn hàng yêu cầu cụ thể thể loại hàng cần mua, lập đơn hàng phải quán triệt yêu cầu sau: + Lựa chọn mặt hàng đặt mua hàng phải phù hợp với yêu cầu số lượng, chất lượng thời gian giao hàng + Tìm hiểu kỹ đối tác chất lượng, trình độ tiên tiến mặt hàng đặt mua khai thác đến mức cao khả đáp ứng đơn vị nguồn hàng + Yêu cầu xác số lượng, chất lượng, danh điểm mặt hàng thời gian giao hàng Vì sai sót u cầu dẫn đến tình trạng thừa-thiếu-ứ đọng-chậm tiêu thụ việc khắc phục tốn chi phí - Đối với hàng hóa có nhiều kick cỡ, màu sắc, kiểu cách, nhiều dạng, cách đóng gói khác cần phải lập phụ lục hợp đồng để hai bên mua bán cam kết 1.1.4.2 Mua hàng không theo hợp đồng mua bán Trong trình kinh doanh, tìm hiểu khảo sát thị trường nguồn hàng, có loại hàng hóa doanh nghiệp thương mại kinh doanh, có nhu cầu khách hàng, giá phải chăng, doanh nghiệp mua hàng khơng theo hợp đồng mua bán ký trước Mua hàng theo hình thức mua bán dứt đoạn, mua quan hệ hàng-tiền trao đổi hàng-hàng Đây hình thức bán hàng thị trường, khơng có kế hoạch trước, mua khơng thường xun, thấy rẻ mua…Với hình thức mua này, người mua hàng phải có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ mua hàng thơng thạo, có kinh nghiệm phải đặc biệt ý kiểm tra kỹ mặt hàng số lượng, chất lượng, nguồn gốc, quy cách, hạn sử dụng, phụ tùng…để đảm bảo hàng mua bán 1.1.4.3 Mua hàng qua đại lý Nơi nguồn hàng không tập trung, khơng thường xun doanh nghiệp ký hợp đồng với đại lý mua hàng Mua qua đại lý giúp gom mặt hàng không lớn, không thường xuyên Như cần lựa chọn đại lý ký kết hợp đồng chặc chẽ chất lượng mua, giá thu mua đảm bảo lợi ích kinh tế hai bên 1.1.5 Các phương thức mua hàng 1.1.5.1 Mua lại không điều chỉnh Phương thức tiến hành nhà cung ứng có mối liên hệ chặt chẽ, lâu bền Mua lại không điều chỉnh phương thức mua khơng có vấn đề lớn cần phải điều chỉnh, thương lượng với nhà cung cấp Đối với phương thức việc đặt hàng trở thành thói quen tổ chức gửi thông điệp “gửi hàng cho đơn hàng trước” Phương thúc áp dụng hình thức đặt hàng đơn giản từ phía người mua Do địi hỏi phía người bán phải nỗ lực không ngừng nâng cao chất lượng cung ứng để trì mối quan hệ hai bên 1.1.5.2 Mua lại có điều chỉnh Là phương thức mua lại cần thương lượng, điều chỉnh để đến thống người mua người bán giá cả, chất lượng cách thức cung ứng…trong tình mơi trường thay đổi định mua bán bên khơng phù hợp Nếu khơng đến thống chuyển sang nguồn cung ứng khác 1.1.5.3 Mua Là phương thức mua bắt đầu tạo mối quan hệ với nguồn cung ứng để mua trường hợp doanh nghiệp bắt đầu kinh doanh, kinh doanh mặt hàng mới, thay đổi công nghệ chế tạo sản phẩm, khơng triển khai phương thức mua có điều chỉnh, xuất nguồn hàng với đề nghị hấp dẫn Phương thức đòi hỏi phải tiến hành tìm kiếm thơng tin đánh giá nhà cung ứng để từ đến ... TRẠNG VỀ CÔNG TÁC MUA NHÔM THANH TẠI CÔNG TY TNHH TMTH TÂN PHAN 2.1 Khái quát Công ty TNHH TMTH Tân Phan 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển cơng ty Công ty TNHH TMTH Tân Phan Công ty thành lập... VỀ CÔNG TÁC MUA NHÔM THANH TẠI CÔNG TY TNHH TMTH TÂN PHAN Chƣơng MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC MUA NHƠM THANH TẠI CÔNG TY TNHH TMTH TÂN PHAN CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG... nhập hàng 12 1.2.5 Đánh giá sau mua 13 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC MUA NHÔM THANH TẠI CÔNG TY TNHH TMTH TÂN PHAN 14 2.1 Khái quát Công ty TNHH TMTH Tân Phan