Thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Bưu điện

Trong tình hình nền kinh tế như vậy, công tyvẫn mở rộng được quy mô sản xuất và tuyển thêm lao động là một điều rất đángmừng. Những lao động được tuyển chủ yếu là công nhân và những ngư

Thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Bưu điện

2.1 Phân tích tình hình tuyển dụng nhân sự của Công ty

Bảng 08: Kết quả tuyển dụng nhân sự của Công ty (2006-2008)

Tỷ lệ

%

Số chênhlệch(người)

- Năm 2006 số lượng lao động được tuyển thêm là 30 người

- Năm 2007 số lượng lao động được tuyển thêm là 50 người tăng 20 ngườitương ứng tăng 167% so với năm 2006

- Năm 2008 số lượng lao động được tuyển thêm là 60 người tăng 10 ngườitương ứng với tăng 120% so với năm 2007 Tỷ lệ này thấp hơn so với năm 2007, tuy

nhiên điều này là hợp lý vì do ảnh hưởng của suy thoái kinh tế toàn cầu nên tình trạngthất nghiệp diễn ra ở hầu hết các công ty Trong tình hình nền kinh tế như vậy, công tyvẫn mở rộng được quy mô sản xuất và tuyển thêm lao động là một điều rất đángmừng.

 Những lao động được tuyển chủ yếu là công nhân và những người có trình độtrung cấp và sơ cấp.Tuy nhiên số lao động được tuyển dụng có trình độ đaị học và caođẳng cũng chiếm một tỷ lệ khá cao trong tổng số lao động được tuyển dụng tại Công

- Năm 2008 là 14 người chiếm 23,33% tổng số lao động được tuyển dụng

 Đa số những người được tuyển dụng có tuổi đời còn khá trẻ

- Năm 2006 số lượng lao động được tuyển dụng có tuổi đời dưới 30 là 16người chiếm 53,33% tổng số lao động được tuyển

- Năm 2007 số lượng lao động có tuổi đời dưới 30 được tuyển dụng là 28người chiếm 56% tổng số lao động được tuyển

- Năm 2008 ssoos lượng lao động này là 30 người chiếm 50% tổng số lao độngđược tuyển

 Số lượng nam giới được tuyển dụng chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng số laođộng được tuyển Điều này cũng phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh củacông ty

Biểu đồ 02: Cơ cấu lao động theo giới tính 2006-2008

Nhìn vào biểu đồ và bảng kết quả tuyển dụng thấy tuy số lượng lao động namđược tuyển dụng luôn lớn hơn lao động nữ nhưng tỷ lệ lao động nữ được tuyển dụngngày một tăng trong những năm gần đây

- Năm 2006 số lượng lao động nữ được tuyển dụng là 7 người chiếm 23,33%tổng số lao động được tuyển dụng

- Năm 2007 Con số này đã lên tới 18 người, tương ứng chiếm tỷ lệ 36% tổng

số lao động được tuyển dụng

- Năm 2008 số lượng lao động nữ được tuyển lớn hơn năm 2007 là 2 ngườinhưng tính theo tỷ lệ thì chỉ đạt 30% tổng số lao động được tuyển tuy nhiên tỷ lệ nàycũng cao hơn nhiều so với năm 2006

Xác định nhu cầu tuyển dụng

Chuẩn bị tuyển dụng

Xác định nguồn tuyển dụng

Tiếp nhận hồ sơ

2.2 Quy trình tuyển dụng nhân sự của công ty

Sơ đồ 03: Quy trình tuyển dụng hiện tại của Công ty

Sàng lọc ban đầu

Tổng hợp&Trình giám đốc

Phỏng vấn ứng viên

Tuyển chọn

Hiện nay Công ty chưa có quy trình tuyển dụng một cách chính thức thành vănbản, tuy nhiên Công ty cũng tiến hành tuyển dụng theo một quy trình tuyển dụng gồm

8 bước như trên Việc chưa cụ thể hóa thành văn bản quy trình tuyển dụng ảnh hưởngđến chất lượng của hoạt động tuyển dụng làm cho việc tuyển dụng nhiều khi bị nhầmlẫn hoặc trùng lặp giữa các bước Mặt khác nó còn cho thấy sự thiếu chuyên nghiệpcủa Công ty do vậy làm giảm hình ảnh của Công ty đối với người lao động

2.2.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng

Các phòng ban, Xí nghiệp có nhu cầu sẽ viết giấy đề nghị tuyển dụng và trìnhcho giám đốc Ban giam đốc sẽ xem xét nhu cầu của từng phòng nếu thấy hợp lý sẽtiến hành cho thực hiện công tác tuyển dụng

Trưởng từng Phòng ban, Xí nghiệp sau khi được chấp nhận kế hoạch tuyển dụng

sẽ lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết và giửi cho phòng tổ chức hành chính Kế hoạchchi tiết với nôi dung chủ yếu là :

- Số lượng lao động cần tuyển

- Vị trí, chức danh cần tuyển

- Yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng …

Sau khi nhận được kế hoạch tuyển dụng chi tiết của từng Phòng ban thì Phòng tổchức lao động bắt đầu công tác tuyển dụng

Việc xác định nhu cầu tuyển dụng như hiện nay của Công ty là tương đối khoahọc, nhu cầu tuyển dụng xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng phòngban, Xí nghiệp Do vậy đảm bảo cho công tác tuyển dụng đạt hiệu quả, tuy nhiên thìviệc xác định nhu cầu tuyển dụng này chưa được xem xét tổng hợp trong phạm vi toànCông ty do vậy nhiều khi dẫn đến tình trạng chưa sử dụng hết năng lực của người laođộng

2.2.2.Chuẩn bị tuyển dụng

Sau khi đề nghị tuyển dụng được Ban giám đốc đồng ý và giao cho phòng tổchức lao động tiến hành công tác tuyển dụng Phòng tổ chức lao động sẽ tiến hànhmột số công việc liên quan đến quá trình tuyển dụng:

- Tổng hợp tất cả những nhu cầu tuyển dụng của từng Phòng ban, Xí nghiệp

- Xây dựng bản mô tả công việc, bản yêu cầu đối với từng vị trí và lập mộtthông báo tuyển dụng

- Lập kế hoạch tuyển dụng bao gồm: Về thời gian bắt đầu thông báo tuyểndụng, thời gian nhận hồ sơ, Hạn cuối cùng nộp hồ sơ, địa điểm nhận hồ sơ, thời gian

dự định phỏng vấn, địa điểm phỏng vấn …

- Tổ chức hội đồng tuyển dụng:

+ Đối với vị trí tuyển dụng là nhân viên văn phòng thì hội đồng tuyển dụng đượcthành lập gồm có: Giám đốc( hoặc phó giám đốc); trưởng phòng của những phòngban,giám đốc xí nghiệp có nhu cầu tuyển dụng, phòng tổ chức lao động

+ Đối với vị trí tuyển dụng là công nhân, lao động dưới các phân xưởng thì hộđồng tuyển dụng gồm có: Giám đốc Xí nghiệp, phòng tổ chức lao động, người lãnhđạo trực tiếp của người lao động đó

- Thông báo tuyển dụng: Phòng tổ chức lao động chịu trách nhiệm thiết kế mẫuthông báo tuyển dụng Dưới đây là một mẫu thông báo tuyển dụng đăng tại báo laođộng:

THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG

Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Bưu điện

http://www.pcm.com.vn

 Sơ lược về công ty

Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Bưu điện là một doanh nghiệp trựcthuộc Tập Đoàn Bưu chính Viễn Thông Việt Nam hoạt động trong lĩnh vựcsản xuất kinh doanh các sản phẩm bê tông và vật liệu xây dựng, các sản phẩmbằng chất dẻo, cáp tông tin;tư vấn khảo sát thiết kế, xây dựng các công trìnhBưu chính viễn thông, các công trình Công nghiệp, dân dụng chất lượng cao.Nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty , chúng tôi đang cần tuyểnnhững ứng viên có năng lực và kinh nghiệm mong muốn có việc làm ổn định ,lâu dài vào vị trí :

KỸ SƯ XÂY DỰNG

 Số lượng tuyển: 02 người

 Tiêu chuẩn dự tuyển

- Nam, sức khỏe tốt

- Tốt nghiệp ĐH chuyên ngành về Xây dựng DD&CN

- Có kinh nghiệm giám sát từ 1 năm trở lên

- Trình độ Anh văn giao tiếp B

- Thành thạo vi tính chuyên môn và vi tính văn phòng

- Yêu cầu kỹ năng hoạch định, quản lý và giao tiếp tốt

- Có khả năng vừa làm việc độc lập vừa theo nhóm

- Chịu được áp lực công việc

- Tinh thần trách nhiệm công việc cao

- Sẵn sàng đi công tác xa khi có yêu cầu

 Hồ sơ dự tuyển

- Đơn xin việc viết tay

- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của Chính quyền Địa phương

- Bản sao các văn bằng chứng chỉ ( có công chứng)

- Bản sao bảng điểm ( có công chứng)

- Giấy khám sức khỏe ( Không quá 3 tháng)

- Bản sao giấy khai sinh, hộ khẩu ( có công chứng)

- 02 ảnh thẻ (3×4 cm)

 Thời hạn nộp hồ sơ từ 25/06/2008 đến hết ngày 25/07/2008

 Địa điểm nộp hồ sơ:

PHÒNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG

CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆ XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN

KM SỐ 11+500, ĐƯỜNG QUỐC LỘ 32, XÃ PHÚ DIỄN- HUYỆN

TỪ LIÊM- HÀ NỘI

2.2.3 Xác định nguồn tuyển dụng

Nguồn tuyển dụng chính của công ty hiện nay là:

 Nguồn bên trong: thường áp dụng ở những vị trí quản lý cao

 Nguồn bên ngoài

- Qua mạng internet: Tìm kiếm ứng viên trên các trang web tuyển dụng nhưwww vietnamworks.com.vn , www.tuye ndung.com ,

- Qua đăng báo tuyển dụng: thông qua báo lao động

- Qua trung tâm giới thiệu việc làm

Phòng tổ chức lao động chịu trách nhiệm thiết kế mẫu thông báo tuyển dụng vàđăng tuyển

Bảng 09: Bảng tổng hợp lao động tuyển dụng theo từng nguồn

Tuyển dụng qua mạng: Qua số liệu bảng trên thì nguồn tuyển dụng qua mạng

trong những năm gầm đây chiếm ưu thế hơn cho những nguồn khác Trong năm 2006

có 14 nguồn lao động được tuyển dụng thông qua nguồn này chiếm tỷ trọng là 46,6%

tổng số lao động được tuyển dụng Năm 2007 có 28 người lao động tuyển dụng quanguồn này chiếm tỷ trọng là 56% và đến năm 2008 con số này là 35 người chiếm58,3% tổng số lao động tuyển dụng.

Qua đăng báo tuyển dụng: Đây cũng là nguồn đem lại hiệu quả cho hoạt động

tuyển dụng tại công ty.Năm 2006 số lao động tuyển dụng thông qua nguồn này là 12người chiếm tỷ trọng là 40% tổng số lao động tuyển dụng Năm 2007 số lao độngtuyển dụng thông qua nguồn này là 19 người chiếm tỷ lệ 38% tổng số lao động tuyểndụng Năm 2008 con số này là 22 người chiếm 36,7%

Qua trung tâm gới thiệu việc làm: Hình thức này chiếm tỷ lệ tương đối nhỏ và

có xu hướng giảm dần qua các năm Nguyên nhân cũng là do nguồn này công ty phảimất chi phí mà nhiều khi cũng mất khá nhiều thời gian mới chọn được ứng viên phùhợp, Hơn nữa với sự phát triển ngày càng mạnh của công nghệ thông tin như hiện naythì nguồn này dần được thay thế băng tuyển dụng qua mạng

Nguồn bên trong: qua bổ nhiệm chức vụ Nguồn này chiếm tỷ lệ tương đối nhỏ,

chủ yếu áp dụng với những vị trí quản lý cao

Như vậy, trong các hình thức tuyển dụng tại Công ty thì 2 nguồn đem lại hiệuquả cao cho Công ty là thông qua mạng và đăng báo tuyển dụng Điều này cũng làhợp lý và không chỉ công ty mà rất nhiều công ty khác đang coi 2 nguồn này cũngđem lại hiệu quả rất tích cực Điều này cũng là phù hợp vì ngày nay với sự phát triểncủa công nghệ thông tin thì hai hình thức này là khá phổ biến và cũng đem lại hiệuquả cao.Tuy nhiên có thể thấy là 2 hình thức tuyển dụng còn lại tỏ ra không hiệu quả

do vậy trong tương lai để đảm bảo chất lượng của công tác tuyển dụng thì cần tìmhiểu và áp dụng thêm một số hình thức tuyển dụng khác

2.2.4 Tiếp nhận hồ sơ

Trong bước này thì tất cả hồ sơ sẽ được phòng tổ chức lao động tiếp nhận Phòng

tổ chức lao động sẽ tiếp nhận hồ sơ của ứng viên trong giờ hành chính tất cả các ngàylàm việc

hồ sơ, năm 2007 giảm xuống còn 8,5 hồ sơ, năm 2008 con số này là 9 hồ sơ.

Có thể thấy trong nhữngnăm qua tỷ lệ hồ sơ trung bình cho một vị trí không thayđổi nhiều Công ty cần xem xét tìm hiểu nguyên nhân và có những biện pháp thíchhợp để tăng lượng hồ sơ trung bình cho mỗi vị trí tuyển dụng

2.2.5 Sàng lọc ban đầu

Hồ sơ ứng viên tham dự bao gồm:

+ Đơn xin dự tuyển bằng tiếng việt

+ Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương

+Bản sao giấy khai sinh và các văn bằng, bảng điểm, chứng chỉ có liên quan+ Giấy khám sức khỏe

+ 2 ảnh 4×6

Hiện nay Công ty không yêu cầu hồ sơ kê khai bằng tiếng Anh, điều này cũng làhợp lý trong hoàn cảnh hiện tại vì: thứ nhất là do thị trường lao động chưa có nhiềunhững lao động có trình độ tiếng Anh thành thạo do vậy công ty ưu tiên những ứngviên có trình độ tiếng anh cao; Thứ hai là do lĩnh vực hoạt động và thực tế công việckhông đòi hỏi quá nhiều về khả năng ngoại ngữ vì vậy kỹ năng này không thật sự làquan trọng

Sàng lọc ban đầu có nghĩa rất quan trọng nhằm giúp cho Công ty tiết kiệm đượcthời gian, chi phí Công ty cũng đánh giá ứng viên thông qua hồ sơ chủ yếu dựa vào

bảng điểm của ứng viên bởi vì công ty cho rằng những ứng viên có kết quả học tập tốtthì sẽ có kiến thức chuyên môn tốt Do vậy phòng tổ chức lao động sẽ xem xét bảngđiểm đặc biệt là những môn chuyên ngành.

Chẳng hạn: Đối với vị trí kỹ sư xây dựng thì đòi hỏi một số môn chuyên ngànhsau không được học lại và phải có điểm tổng kết trung bình trên 6,5:

- Kỹ thuật thi công

-Nền móng

-Kết cấu bê tông cốt thép

Bảng 11: Bảng tổng hợp tỷ lệ đơn không đạt yêu cầu qua các năm

Tỷ lệ hồ sơ không đạt yêu cầu (%) 7,94% 7,00% 6,25%

( nguồn: phòng tổ chức lao động)

Qua bảng trên ta thấy nhìn chung đa số hồ sơ giửi đến Công ty đều đạt yêu cầu,điều này chứng tỏ các ứng viên bước đầu đáp ứng được yêu cầu của công việc Số hồ

sơ không đạt yêu cầu năm 2006 là 25 hồ sơ tương ứng với 7,94%, con số này năm

2007 là 32 hồ sơ tương ứng là 7,00%, năm 2008 là 36 hồ sơ tương ứng là 6,25% Cóthể thấy tỷ lệ sàng lọc hồ sơ ở bước này là chấp nhận được, nó không quá lớn mà đồngthời có thể loại được những hồ sơ không đạt yêu cầu Số hồ sơ bị loại chủ yếu là do:-Không đủ yêu cầu về kinh nghiệm làm việc

-Không đạt yêu cầu về điểm một số môn chuyên ngành chính

-Thiếu giấy khám sức khỏe

-Chuyên ngành học của ứng viên không phù hợp với công việc…

Nhìn chung tỷ lệ hồ sơ không đạt yêu cầu có xú hướng giảm trong vài năm gầnđây, năm 2008 tỷ lệ hồ sơ không đạt yêu cầu chỉ còn 6,25% điều này chứng tỏ côngtác phân tích công việc đã được làm tốt hơn Tuy nhiên những thông tin trong hồ sơchưa phải đáng tin hoàn toàn, do vậy Công ty cần xem xét lai thông tin đó

Đánh giá ứng viên thông qua sàng lọc giúp cho Công ty có cái nhìn ban đầu vềứng viên , tuy nhiên việc đánh giá này cũng chưa thể đánh giá chính xác về ứng viêncũng như những văn bằng, chứng chỉ và kinh nghiệm làm việc của ứng viên Do vậy

nhà tuyển dụng cần xác minh lại những thông tin trong hồ sơ của ứng viên thông quacác cơ sở đào tạo,nơi làm việc trước đây của ứng viên

2.2.6 Tổng hợp và trình giám đốc

Sau khi sơ chọn các ứng viên thông qua việc xét tuyển hồ sơ thì Phòng tổ chứclao động chịu trách nhiệm làm báo cáo tổng hợp trình Tổng giám đốc xem xét Báocáo gồm những nội dung sau:

+ Số lượng lao động cần tuyển, cấp bậc chức vụ của từng vị trí

+ Hình thức tuyển mộ

+Tổng số hồ sơ ứng tuyển, số hồ sơ của từng vị trí công việc

+Số hồ sơ đã qua vòng sơ loại, tương ứng với từng

Việc báo cáo lên Tổng giám đốc nhằm giúp cho tổng giám đốc biết được tìnhhình thực hiện công tác tuyển dụng của Công ty đang diễn ra như thế nào, qua đó tổnggiám đốc có những điều chỉnh và chỉ đạo kịp thời cho công tác tuyển dụng

Nhìn chung có thể thấy việc trình tổng giám đốc xem xét sẽ đem lại hiệu quả chocông tác tuyển dụng Tuy nhiên nó cũng ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng, thời gian

để lập báo cáo trình giám đốc và giám đốc xem xét thường mất khá nhiều thời giantrung bình khoảng 15-20 ngàydo vậy trong thời gian tới để công tác tuyển dụng diễn

ra nhanh chóng đạt hiệu quả thì phòng tổ chức hành chính cần làm tốt công tác lập báocáo trình tổng giám đốc ngay sau khi kết thúc việc sàng lọc hồ sơ

2.2.7 Phỏng vấn ứng viên

Sau khi sàng lọc các ứng viên thì Công ty tổ chức phỏng vấn ứng viên, đây làkhâu quan trọng nhất nó quyết định ứng viên nào được chọn vào vị trí công tác nàocủa công ty

Mục tiêu của vòng phỏng vấn này là có thể tìm hiểu rõ hơn các ứng viên về tâm

tư, nguyện vọng, cách ứng xử giao tiếp, cũng như xem mức độ phản ứng nhanh haychậm của của ứng viên đối với những câu hỏi do hội đồng tuyển dụng chọn ra

- Địa điểm phỏng vấn: tại phòng tổ chức lao động

- Nội dung cuộc phỏng vấn: Gồm 3 phần chính với mục tiêu cho từng phần nhưsau:

+ Xác định thông tin trong hồ sơ Những câu hỏi trong phần này gồm có:

 Câu hỏi về hoàn cảnh gia đình?

 Câu hỏi về quá trình học tập?

 Quá trình làm việc của ứng viên?…

+ Mức độ phù hợp của ứng viên với công việc, những câu hỏi phần này thường lànhững câu hỏi như sau:

 Tại sao anh (chị) lại chọn nghề này?

 Nếu phải đi công tác xa anh( chị) có chấp nhận không?

 Tại sao anh( chị) lại bỏ công việc trước đây?…

+Phần thực hành đánh giá khả năng của ứng viên: Phần thực hành này được thựchiện vào cuối của cuộc phỏng vấn Tùy từng vị trí công việc tuyển dụng mà có các đềbài khác nhau, nếu là ứng viên ứng tuyển vào làm văn phòng thì sẽ yêu cầu tính toán

một số bài toán liên quan đến excel, làm một số thao tác trên word, nhân viên kế toánthì làm định khoản một số tài khoản,đối với công nhân thì thử làm một số công việcliên quan đến công việc của vị trí tuyển dụng…Thông qua phần thực hành thì hộiđồng tuyển dụng sẽ đánh giá được khả năng của ứng viên trong công việc.

là 30 ngày và lao động phổ thông là 3 ngày

Trong quá trình thử việc người lao động được hưởng quyền lợi và nghĩa vụ theoquy định của bộ lao động Trong giai đoạn nay do ứng viên chưa quen với môi trườngmới do vậy trưởng phòng phụ trách, quản đốc phân xưởng có trách nhiệm hướng dẫnứng viên trong công việc, kêt hợp với bộ phận khác để tạo mối quan hệ trong côngviệc

Nếu sau thời gian thử việc ứng viên thấy công việc phù hợp cũng như phía Công

ty đánh giá người lao động làm được công việc thì 2 bên tiến hành ký hợp đồng và bắtđầu trở thành nhân viên chính thức của công ty Hiện nay sau giai đoạn thử việc thìcông ty ký hợp đồng lao động với người lao động với thời gian là 12 tháng, sau đó sẽ

ký tiếp