ứng dụng phần mềm Share Point trong công tác chia sẻ thông tin

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ - ĐỀ TÀI THỰC TẬP CƠ SỞ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM SHAREPOINT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC CHIA SẺ TÀI LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SR TECH Sinh viên thực : Hoàng Thị Thanh Thúy Lớp : HCVP – K16B Mã sinh viên : DTC175523404060216 Giảng viên hướng dẫn : Ths Đỗ Văn Đại Thái nguyên, 2019 MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH ẢNH CHƯƠNG MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích mục tiêu nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Phạm vi Nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Chương 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU VÀ CHIA SẺ TÀI LIỆU 1.1 Tài liệu 1.1.1 Khái niệm: 1.1.2 Phân loại 1.2 Tài liệu doanh nghiệp 1.2.1 Tài liệu, công văn giấy tờ hành văn phịng 1.2.2 Hồ sơ, tài liệu nhân 1.2.3 Các loại giấy tờ tài liệu hoạt động kinh doanh sản xuất 1.2.4 Văn bản, hồ sơ giấy tờ, tài liệu kỹ thuật 1.2.5 Văn bản, giấy tờ tài liệu tài chính, kế tốn 1.2.6 Các loại văn tài liệu khác 1.3 Công tác chia sẻ tài liệu 1.3.1 Khái niệm chia sẻ tài liệu 1.3.2 Công tác chia sẻ tài liệu Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHIA SẺ TÀI LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SR TECH 2.1 Giới thiệu khái quát công ty TNHH Sr Tech 2.1.1 Khái quát công ty TNHH Sr Tech 2.1.2 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Sr Tech 2.2 Thực trạng công tác chia sẻ tài liệu công ty TNHH Sr Tech 10 2.2.1 Thực trạng công tác chia sẻ tài liệu 10 2.2.2 Các bước chia sẻ tài liệu qua mạng LAN công ty TNHH Sr Tech 11 2.3 Đánh giá công tác chia sẻ tài liệu công ty TNHH Sr Tech 17 2.3.1 Ưu điểm công tác chia sẻ tài liệu công ty TNHH Sr Tech 17 2.3.2 Nhược điểm công tác chia sẻ tài liệu công ty TNHH Sr Tech 17 2.4 Giải pháp nâng cao công tác chia sẻ tài liệu công ty TNHH Sr Tech 18 Chương 3: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM SHARE POINT TRONG CÔNG TÁC CHIA SẺ TÀI LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SR TECH 18 3.1 Đặt vấn đề 18 3.2 Giới thiệu phần mềm Share point 19 3.2.1 Khái niệm: 19 3.2.2 Nguồn gốc 19 3.2.3 Các phiên SharePoint 20 3.2.4 Các chức SharePoint 21 3.3 Giới thiệu SharePoint Online 25 3.3.1 Khái niệm 25 3.3.2 Tính SharePoint Online 25 3.4 Ứng dụng SharePoint Online công tác chia sẻ tài liệu công ty TNHH Sr Tech 27 3.4.1 Các bước chia sẻ tài liệu SharePoint Online 27 3.4.2 Ưu điểm phần mềm Sharepoint 31 KẾT LUẬN 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 DANH MỤC VIẾT TẮT Ý nghĩa Từ viết tắt TNHH Trách nhiệm hữu hạn HĐLĐ Hoạt động lãnh đạo BHXH Bảo hiểm xã hội ĐDPL Đại diện pháp luật DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Sơ đồ cấu tổ chức cơng ty TNHH Sr Tech Hình 2.2 Sơ đồ quy trình chia sẻ tài liệu qua mạng LAN 11 Hình 2.3 Đặt địa IP tĩnh cho máy tính 12 Hình 2.4 Đặt địa IP tĩnh cho máy tính 12 Hình 2.5 Đặt địa IP tĩnh cho máy tính 13 Hình 2.6: Cài đặt chia sẻ tài liệu 14 Hình 2.7: Cài đặt chia sẻ tài liệu 14 Hình 2.8: Thao tác cài đặt chia sẻ tài liệu 15 Hình 2.9: Lựa chọn thư mục cần chia sẻ 15 Hình 2.10: Thao tác để nhận liệu 16 Hình 2.11: Nhận liệu chia sẻ 16 Hình 3.1: Tạo Site 27 Hình 3.2: Tạo tệp 28 Hình 3.3: Tải tệp 28 Hình 3.4: Chia sẻ tệp 29 Hình 3.5: Chia sẻ cách chép liên kết 29 Hình 3.6: Chỉnh sửa tài liệu trực tuyến 30 Hình 3.7: Thêm thích 30 Hình 3.8: Chia sẻ tài liệu qua hộp thư Outlook 31 Hình 3.9: Chia sẻ tài liệu qua Microft Teams 31 CHƯƠNG MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện nay, với xu phát triển chung thời đại cơng nghệp hóa đại hóa cách mạng 4.0 Máy tính tham gia hỗ trợ vào hầu hết hoạt động người nghiên cứu khoa học, kinh doanh, đặc biệt yếu tố quan trọng hỗ trợ công tác chia sẻ tài liệu trình làm việc Tầm quan trọng cơng nghệ thơng tin văn phịng phủ nhận được, công ty hay quan nhà nước cần đến có mặt tin học văn phịng Việc truyền tải khối lượng tài liệu, thơng tin lớn q trình làm việc vấn đề khó khăn địi hỏi phải giải việc chia sẻ thông tin, tài liệu nhanh chóng, cập nhập thơng tin xác hiệu Do cần phải tối ưu hóa công tác chia sẻ tài liệu Trong điều kiện thực tế công ty TNHH Sr Tech cho thấy công tác chia sẻ tài liệu gặp phải số vấn đề bất cập Vì việc chia sẻ tài liệu, cung cấp thơng cần phải có chương trình phù hợp đáp ứng nhu cầu công ty Với thực tế chọn ứng dụng phần mềm share point để nâng cao hiệu công tác chia sẻ tài liệu, giúp nâng cao chất lượng tốc độ làm việc công ty TNHH Sr Tech Phần mềm sharepoint phần mềm văn phòng phổ biến,dễ dàng sử dụng; với phiên tiến phù hợp với hệ thống máy tính văn phịng; phiên đăng kí sử dụng với chi phí không cao Từ lý chọn đề tài “Ứng dụng phần mềm share point nhằm nâng cao công tác chia sẻ tài liệu công ty TNHH Sr Tech” Bản thân mong muốn giúp cho công tác chia sẻ tài liệu dễ dàng hơn, nhanh chóng xác Cùng với giúp hồn thiện quy trình chia sẻ tài liệu cơng ty TNHH Sr Tech Mục đích mục tiêu nghiên cứu  Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu: - Phân tích qua trình chia sert tài liệu cơng ty TNHH Sr Tech - Hệ thống hóa số vấn đề lý luận chia sẻ tài liệu - Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác chia sẻ tài liệu công ty TNHH Sr Tech qua phát bất cập cịn tồn trình chia sẻ tài liệu, tìm số nguyên nhân ảnh hưởng đến công tác chia sẻ tài liệu cơng ty - Tìm hiểu ưu nhược điểm, yếu tố ảnh hưởng đến công tác chia sẻ tai liệu - Hiểu quy trình chia sẻ tài liệu - Đưa giải pháp tối ưu cho công tác chia sẻ tài liệu công ty - Xây dựng chương trình chia sẻ tài liệu hiệu công ty TNHH Sr Tech  Mục đích nghiên cứu: - Đề tài giúp cơng tác chia sẻ tài liệu thực cách khoa học, thống để q trình chia sẻ tài liệu, thơng tin nhanh chóng, đầy đủ, có tính bảo mật cao - Góp phần nâng cao chất lượng hiệu làm việc công ty - Ứng dụng thành công đạt hiệu công tác chia sẻ tài liệu công ty TNHH Sr Tech Đối tượng nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu quy trình phương thức chia sẻ tài liệu công ty TNHH Sr Tech Phạm vi Nghiên cứu - Về nội dung: Công tác chia sẻ tài liệu công ty TNHH Sr Tech, thành tựu, hạn chế giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác chia sẻ tài liệu công ty - Về không gian: công ty TNHH Sr Tech Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: thông qua việc nghiên cứu tài liệu có liên quan đến công tác chia sẻ tài liệu - Phương pháp kiểm tra thực tiễn: Khảo sát thực tế công tác chia sẻ tài liệu công ty TNHH Sr Tech - Phương pháp quan sát, phương pháp định tính – định lượng; phương pháp suy luận lôgic Chương TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU VÀ CHIA SẺ TÀI LIỆU 1.1 Tài liệu 1.1.1 Khái niệm: Tài liệu (trong tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga ,…) bắt nguồn từ tiếng Latinh DOCUMENTUM có nghĩa chứng Tài liệu dạng vật chất nhìn thấy được, hữu cụ thể Thực tế công tác lưu trữ dùng nhiều khái niệm tài liệu, thu thập tài liệu, tiêu hủy tài liệu, giá trị tài liệu Ngay nhiều giáo trình cơng tác lưu trữ đề cập nhiều khái niệm tài liệu loại hình tài liệu Qua tài liệu hiểu dạng vật chất ghi nhận thông tin 1.1.2 Phân loại Như vậy, thông tin tài liệu đa dạng Mỗi dạng thông tin tương ứng với loại tài liệu Có thể có loại tài liệu sau: - Thơng tin văn ta có tài liệu chữ viết; - Thơng tin hình ảnh ta có tài liệu ảnh; - Thông tin âm ta có tài liệu ghi âm; - Thơng tin dạng điện tử (đĩa mềm, USB, đĩa cứng, ) ta có tài liệu điện tử; - Thông tin đồ - Tài liệu đồ Cùng với quan điểm khái niệm “tài liệu”, khoản Luật Lưu trữ năm 2011, tài liệu định nghĩa: “Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân” Ngoài có nhiều trường hợp gọi theo vật chất mang tin: tài liệu giấy, mộc bản,… 1.2 Tài liệu doanh nghiệp Mỗi công văn, giấy tờ, tài liệu doanh nghiệp lại có giá trị khác nhau, mục tiêu sử dụng lĩnh vực khác Chính vậy, để tra cứu, khai thác sử dụng cách nhanh chóng, hiệu tất công văn tài liệu cần phân loại cách khoa học, hợp lý Chúng phân loại dựa theo cách sau: 1.2.1 Tài liệu, công văn giấy tờ hành văn phịng - Cơng văn, văn quy phạm pháp luật, quy định thị Ban lãnh đạo - Hồ sơ việc thành lập doanh nghiệp (gồm giấy phép kinh doanh, đơn xin định thành lập, ) - Tài liệu hội nghị, đại hội - Báo cáo tổng kết hoạt động doanh nghiệp - Tài liệu mua sắm thiết bị văn phịng, hàng hóa, - Các loại văn giấy tờ khác 1.2.2 Hồ sơ, tài liệu nhân - Các định bổ nhiệm, bầu ban lãnh đạo - Hồ sơ tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển lao động - Hồ sơ nhân viên doanh nghiệp (như sơ yếu lý lịch, cấp, HĐLĐ, ) - Các định khen thưởng, kỉ luật nhân viên - Các tài liệu, giấy tờ BHXH, lương, phụ cấp người lao động 1.2.3 Các loại giấy tờ tài liệu hoạt động kinh doanh sản xuất - Văn bản, tài liệu kế hoạch sản xuất kinh doanh - Kế hoạch tài lụ hàng năm/ quý - Giấy tờ tài liệu hợp đòng kinh tế, thương mại, mua bán hàng hóa, - Các tài liệu liên quan khác 1.2.4 Văn bản, hồ sơ giấy tờ, tài liệu kỹ thuật - Văn giấy tờ đăng ký quyền, sở hữu - Hồ sơ máy móc, thiết bị, quy trình cơng nghệ, sáng chế, cải tiến kỹ thuật công nghệ - Tài liệu liên quan khác 1.2.5 Văn bản, giấy tờ tài liệu tài chính, kế tốn - Các loại VBQPPL, quy định hướng dẫn hoạt động tài kế tốn - Dự tốn, tốn kinh phí - Báo cáo tài chính, kế hoạch tài - Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán - Hồ sơ, giấy tờ, tài liệu kiểm kê tài sản kiểm tra tài hàng năm 1.2.6 Các loại văn tài liệu khác 1.3 Công tác chia sẻ tài liệu 1.3.1 Khái niệm chia sẻ tài liệu Các tính bổ sung SharePoint Enterprise bao gồm: + Tìm kiếm hình thu nhỏ xem trước, lập mục web phong phú, kết tìm kiếm tốt + Tích hợp thơng minh kinh doanh, bảng điều khiển bề mặt liệu kinh doanh PowerPOLL PerformancePoint + Các dịch vụ Microsoft Office Access, Visio, Excel InfoPath Forms + Phần mở rộng Tìm kiếm doanh nghiệp SharePoint [13] + Cấp phép SharePoint Enterprise bao gồm thành phần CAL phí máy chủ phải mua cấp phép SharePoint Server SharePoint Enterprise cấp phép thơng qua mơ hình đám mây - SharePoint Online SharePoint lưu trữ Microsoft thường gói đăng ký Microsoft Office 365 , mua hồn tồn SharePoint Online có lợi khơng cần bảo trì máy chủ riêng mình, kết thiếu tùy chọn tùy chỉnh cài đặt SharePoint tự lưu trữ Nó giới hạn tập hợp cốt lõi hợp tác, lưu trữ tệp tình quản lý tài liệu nội dung cập nhật thường xuyên, thường so sánh với SharePoint Enterprise Hiện tại, khả bổ sung bao gồm: + Hỗ trợ phần mở rộng SharePoint Framework + SharePoint UX "Hiện đại" (Phản hồi) (bao gồm phần vào năm 2016 - Gói tính 1) + Tích hợp Yammer & Nhóm Office 365 + Tích hợp với Outlook Web App + Các phiên Công cụ soạn thảo tài liệu văn phòng trực tuyến + Loại bỏ giới hạn kích thước / số tập tin khác 3.2.4 Các chức SharePoint 3.2.4.1 Chia sẻ đơn giản công tác liền mạch: 21 SharePoint hỗ trợ khả làm việc nhóm với site nhóm động hiệu dành cho nhóm dự án, phịng ban phận Chia sẻ tệp, liệu, tin tức tài nguyên Tùy chỉnh site bạn để hợp lý hóa cơng việc nhóm Cộng tác dễ dàng bảo mật với thành viên nhóm lẫn tổ chức bạn, PC, máy Mac thiết bị di động - Làm việc với tệp nơi OneDrive cung cấp cho bạn quyền truy nhập vào tất tệp nơi, tích hợp liền mạch với Office cài đặt sẵn với Windows Tự động đồng tệp với máy tính để bạn làm việc ngoại tuyến với tệp Truy nhập tệp thiết bị chạy Windows, máy Mac thiết bị di động bạn - Chia sẻ với bên bên tổ chức bạn Chia sẻ tệp bạn cách tự tin với OneDrive để người truy nhập tệp liền mạch bảo mật, bên bên tổ chức bạn Theo dõi lịch sử tất hoạt động tệp để giúp người thống Sử dụng SharePoint để quản lý chia sẻ tệp thư mục bên site nhóm site mạng nội tồn tổ chức bạn - Tìm, đồng tác giả cập nhật tệp Làm việc tệp, lưu tệp trực tiếp vào OneDrive SharePoint thay đổi bạn thực cập nhật liền mạch Sự tích hợp chuyên sâu với Office cho phép bạn bắt đầu đồng tác giả tài liệu thiết bị hồn thành thiết bị khác, bạn lựa chọn nhiều công cụ đa dạng để thích, tơ sáng nhận xét tài liệu 3.2.4.2 Gắn kết cập nhật thông tin cho tổ chức bạn Xây dựng gắn kết cập nhật thông tin cho nhân viên thông qua mạng nội Thúc đẩy hiệu suất tổ chức qua việc chia sẻ tài nguyên ứng dụng phổ biến cổng thông tin Kể câu chuyện bạn qua site truyền thơng đẹp mắt Đồng thời, ln trì cập nhật với tin tức cá nhân hóa trang chủ SharePoint ứng dụng SharePoint dành cho thiết bị di động - Cập nhật gắn kết người SharePoint hỗ trợ chia sẻ cộng tác mạng nội Truyền phát thông điệp thúc đẩy liên lạc chia sẻ tài nguyên, tin tức với nhóm tổ chức 22 bạn Xây dựng site cổng thông tin giúp gắn kết người, kết nối họ với kiến thức chuyên môn, nội dung, thông tin chuyên sâu hữu dụng kiến thức tổng hợp Thúc đẩy hiệu tổ chức cách chia sẻ ứng dụng giúp hợp lý hóa quy trình Xây dựng cộng đồng có chung mối quan tâm nghiệp vụ với site SharePoint Yammer - Quản lý, chia sẻ cộng tác nội dung Site nhóm vị trí mạng nội dành cho dự án, nhóm, phịng ban phận bạn Các trang, danh sách thư viện kết nối người với tất tài nguyên họ cần Office 365 dịch vụ khác Bạn quản lý tệp, thu thập theo dõi liệu, giúp người cập nhật tin tức, tác vụ hạn chót Ngồi ra, dù làm việc đâu, bạn thấy đề xuất thông tin chuyên sâu hướng dẫn bạn người, site tệp thay thời gian tìm kiếm - Mạng nội tầm tay bạn Hồn thành cơng việc với khả tốt bạn, dù bạn đâu, với ứng dụng SharePoint dành cho thiết bị di động cho thiết bị chạy Android™, iOS® Windows.1 Chia sẻ với thành viên nhóm bên bên ngồi tổ chức bạn Cộng tác dễ dàng với quyền truy nhập bảo mật vào site, tệp, liệu ứng dụng quan trọng Tra cứu kết nối với người Cập nhật tin tức từ tất nhóm Đồng thời, phát hành tin tức cho nhóm từ thiết bị bạn lúc, nơi 3.2.4.3 Khai thác kiến thức chung Bạn cần thực thao tác bấm để tìm nội dung cần, với khả tìm kiếm mạnh mẽ cách thông minh để khám phá thông tin, kiến thức chuyên môn thông tin chuyên sâu nhằm cung cấp đầy đủ thông tin cho định dẫn hướng cho hành động Khả quản lý nội dung phong phú SharePoint, với kết nối hội thoại giá trị có Yammer giúp tổ chức bạn tối đa hóa tốc độ truyền đạt kiến thức - Khám phá nội dung liên quan, đề xuất Tìm kiếm khám phá nội dung bạn cần Xem đề xuất truy vấn thời gian thực, đồng thời, nhận kết cá nhân hóa site, tệp người với kết khớp toàn văn khắp Office 365 Xem nội dung cá nhân hóa Delve hiển thị cho bạn từ OneDrive, SharePoint, Yammer nguồn khác Trong Yammer, hiển thị hội thoại, nhóm người để tận dụng kiến thức người khác 23 - Mọi người nội dung tìm thấy bạn Để người khác khám phá kết nối với họ bao gồm theo chuyên môn, dự án, học vấn chi tiết liên hệ họ Cho phép người khác tìm khai thác kiến thức chun mơn kỹ mối quan tâm liệt kê Delve trò chuyện Yammer bạn Có thơng tin chun sâu góc nhìn để đưa định kinh doanh tốt cách kết nối với người nội dung — bạn khơng ngờ cần đến chúng - Nhanh chóng có thơng tin phù hợp Xem kết tìm kiếm phù hợp tinh chỉnh nhờ chức tìm kiếm doanh nghiệp tích hợp sẵn SharePoint Dễ dàng tìm thấy site bạn thường xem tệp bạn xem hay chỉnh sửa gần Tận dụng tính kết thông minh nhập liên tục bạn tìm kiếm site, tệp người Tìm kiếm nội dung nhạy cảm sử dụng chức tìm kiếm SharePoint để hỗ trợ Khám phá Điện tử tuân thủ 3.2.4.4 Chuyển đổi quy trình kinh doanh Thúc đẩy hiệu suất cách chuyển đổi quy trình từ tác vụ đơn giản thơng báo phê duyệt quy trình vận hành phức tạp Với danh sách thư viện SharePoint, Microsoft Flow PowerApps, bạn tạo nên trải nghiệm kỹ thuật số phong phú biểu mẫu, quy trình ứng dụng tùy chỉnh cho thiết bị Hỗ trợ người tự động hóa quy trình Hợp lý hóa, tự động hóa chuyển đổi trình biếu mẫu, quy trình làm việc ứng dụng dành cho thiết bị di động tùy chỉnh phong phú - Thu thập quản lý liệu tệp Danh sách SharePoint thu thập liệu giống Excel dễ dàng chia sẻ quản lý mạng nội Hơn mười triệu danh sách tùy chỉnh sử dụng toàn Office 365 từ danh sách đơn giản danh bạ tác vụ đến danh sách hỗ trợ hoạt động kinh doanh quan trọng liên quan đến sứ mệnh doanh nghiệp lớn Sử dụng Microsoft PowerApps để xây dựng biểu mẫu tùy chỉnh nhằm xem, tạo sửa đổi liệu tệp - Tự động hóa tác vụ lặp lại 24 Loại bỏ thời gian lặp lại quy trình nhóm quy trình tổ chức thủ cơng cho thân nhóm bạn Sử dụng trình thiết kế trực quan, đơn giản Flow để bố trí bước Bạn thực thao tác Flow, từ đặt cấu hình cảnh báo phê duyệt đến lập mơ hình quy trình nhiều giai đoạn, phức tạp - Kết nối tích hợp nguồn liệu dịch vụ Khi quy trình bạn cần liệu từ nguồn dịch vụ khác, Flow cho phép bạn tự động hóa trao đổi liệu, đồng hóa tệp nhiều thao tác khác Ví dụ: sử dụng Flow để chép thơng tin mà nhóm bán hàng nhập Microsoft Dynamics vào danh sách SharePoint sử dụng hoạt động kinh doanh Flow cịn tích hợp với dịch vụ chỗ dịch vụ bên thứ ba 3.3 Giới thiệu SharePoint Online 3.3.1 Khái niệm SharePoint Online dịch vụ dựa đám mây giúp tổ chức chia sẻ quản lý nội dung, kiến thức ứng dụng để : + Trao quyền cho tinh thần đồng đội + Nhanh chóng tìm kiếm thơng tin + Hợp tác liền mạch tồn tổ chức 3.3.2 Tính SharePoint Online SharePoint Online mang đến tính mạnh mẽ SharePoint mà khơng làm bạn chi phí dành cho việc quản lý sở hạ tầng Các tùy chọn quản lý linh hoạt đảm bảo giữ quyền kiểm soát mà bạn cần để đáp ứng yêu cầu tuân thủ tổ chức bạn Bạn mua SharePoint Online dạng sản phẩm độc lập phần Office 365, bạn có quyền truy nhập vào Exchange, OneDrive for Business, Skype for Business, ứng dụng máy khách Office ứng dụng web - Truy nhập từ nơi Bạn cần làm việc hiệu nơi đây, bạn thực điều với ứng dụng SharePoint (Ứng dụng dành cho thiết bị di động SharePoint có sẵn iOS, có Android™ Windows Phone Quý năm 2016) Giống bạn có mạng nội cơng ty túi, cho phép bạn truy nhập vào nhóm tài ngun tổ chức cần thiết để hồn thành cơng việc từ đâu 25 - Cộng tác liền mạch Site nhóm SharePoint ngày trung tâm nội dung nhóm bạn Đó nơi người mà bạn làm việc cùng, tổ chức bạn, cộng tác thời gian thực để hoàn thành công việc - tạo chia sẻ nội dung cách sử dụng công cụ Microsoft Office quen thuộc mà bạn sử dụng hàng ngày - Tri thức chi tiết chuyên sâu Tri thức mà Office Graph cung cấp khiến SharePoint hoàn toàn khác biệt với tất ứng dụng khác Với trang chủ SharePoint (Ứng dụng dành cho thiết bị di động SharePoint có sẵn iOS, có Android™ Windows Phone Quý năm 2016), bạn cập nhật với tất dự án nhóm khác mà bạn làm việc thông qua nguồn cấp liệu hoạt động đề xuất dựa liên kết bạn với người khác nội dung mà họ làm việc - Cập nhật gắn kết người Xây dựng site cổng thông tin giúp gắn kết người, kết nối họ với kiến thức chuyên môn, nội dung, thông tin chuyên sâu hữu dụng kiến thức tổng hợp Thúc đẩy hiệu tổ chức cách chia sẻ ứng dụng giúp hợp lý hóa quy trình Xây dựng cộng đồng có chung mối quan tâm nghiệp vụ với site SharePoint Yammer - Quản lý, chia sẻ cộng tác nội dung Site nhóm vị trí mạng nội dành cho dự án, nhóm, phòng ban phận bạn Các trang, danh sách thư viện kết nối người với tất tài nguyên họ cần Office 365 dịch vụ khác Bạn quản lý tệp, thu thập theo dõi liệu, giúp người cập nhật tin tức, tác vụ hạn chót Ngồi ra, dù làm việc đâu, bạn thấy đề xuất thông tin chuyên sâu hướng dẫn bạn người, site tệp thay thời gian tìm kiếm - Bảo mật tuân thủ cấp doanh nghiệp Hiện nay, doanh nghiệp cần giải pháp có khả mở rộng đáp ứng yêu cầu bảo mật tuân thủ hết đảm bảo áp dụng sách hợp khối lượng cơng việc thiết bị SharePoint cung cấp độ bảo mật tối ưu, với kinh nghiệm thập kỷ việc xây dựng phần mềm doanh nghiệp 26 dịch vụ trực tuyến Người dùng cuối có hiệu suất mà họ yêu cầu phận CNTT nhận yêu cầu bảo mật tuân thủ đám mây mà họ yêu cầu 3.4 Ứng dụng SharePoint Online công tác chia sẻ tài liệu công ty TNHH Sr Tech 3.4.1 Các bước chia sẻ tài liệu SharePoint Online Bước 1: Tạo site Chọn + Tạo Site trang chủ SharePoint để tạo Site SharePoint Chọn Site Nhóm Liên lạc, nhập tiêu đề, mô tả, chủ sở hữu thành viên Bạn có thểchọn đặt nhóm chế độ riêng tư thay đổi tên email nhóm (Nếu bạn chọn site nhóm, nhóm Office 365 tạo.) Hình 3.1: Tạo Site Bước 2: Tạo tải lên tệp thư mục Bạn tạo tệp thư mục Mới tải lên tệp thư mục có từ thiết bị 27 Hình 3.2: Tạo tệp Trong SharePoint, chọn Tải lên > Tệp Hoặc chọn vị trí SharePoint, kéo thả tệp thư mục từ thiết bị bạn Hình 3.3: Tải tệp Bước 3: Chia sẻ tệp 28 Chọn tệp, chọn Chia sẻ Bạn cấp quyền Chỉnh sửa Xem cho người nhận đặt giới hạn thời gian tệp để xác định thời điểm truy nhập tệp Hình Chia sẻ tệp Bạn chia sẻ tệp cách chép liên kết dán vào email, IM, trang web trang OneNote Trong SharePoint, chọn tệp, chọn Sao chép liên kết Sao chép liên kết, dán vào đích Hình Chia sẻ cách chép liên kết Bước Chỉnh sửa tài liệu, thêm thích vào tài liệu trực tiếp 29 Chọn tài liệu muốn chỉnh sửa, kích đúp chuột tiến hành chỉnh sửa Hình 3.6 Chỉnh sửa tài liệu trực tuyến Nếu muốn thêm thích kích chuột vào thích viết nhận xét Hình Thêm thích Tất thao tác lưu tự động Bước Trao đổi làm việc trực tiếp SharePoint Online nhờ liên kết với Outlook Microsft Teams 30 Sử dụng Outlook để chia sẻ hộp thư lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, danh sách SharePoint lịch trình họp Hình Chia sẻ tài liệu qua hộp thư Outlook Liên lạc hiệu quả, làm việc nhóm bảo đảm an tồn cho trị chuyện nhóm nhờ liên kết Microsoft Teams Hình Chia sẻ tài liệu qua Microft Teams 3.4.2 Ưu điểm phần mềm Sharepoint 31 - Dễ quản lý: Bạn thiết lập nháy mắt! Bảng điều khiển quản trị mạnh mẽ cho phép tổ chức bạn dễ dàng quản lý chức năng, sách bảo mật cho tất nội dung tính SharePoint Bảo trì tự động máy chủ đảm bảo bạn cập nhật tính với thời gian ngừng hoạt động tối thiểu - Chia sẻ đơn giản cộng tác liền mạch: Trao quyền chia sẻ cộng tác mạng nội bạn Cung cấp cho người chỗ mà họ xếp cộng tác nội dung, liệu tin tức cần trì trang - Thông báo kết nối tổ chức bạn: Thông báo kết nối người bạn với mạng nội cổng thông tin Chia sẻ tài nguyên ứng dụng phổ biến truyền phát thông điệp bạn trang phong phú, linh động - Tri thức chi tiết chuyên sâu: Dựa tính tìm kiếm doanh nghiệp mạnh mẽ để tìm tệp, site người Tri thức dựng sẵn cung cấp kết có liên quan giúp bạn khám phá thông tin chuyên môn xung quanh - Site nhóm SharePoint nơi mà người dùng cộng tác tệp, tài liệu ý tưởng - Site nhóm thiết lập để tạo điều kiện cho giao tiếp hai chiều thành viên nhóm - SharePoint cung cấp đầy đủ thư viện tài liệu, danh sách nhiệm vụ, lịch trình, quy trình, wiki tính khác nhằm giúp nhóm giao tiếp cộng tác làm việc trực tiếp môi trường Online - Sao chép di chuyển tệp thư mục thư viện - Xây dựng quy trình cập nhật, quản lý tài liệu, hồ sơ tổ chức cách thống nhất, khoa học Giúp hình thành nên thư viện liệu chứa tài liệu điện tử tài liệu giấy (đã scan lập mục) - Dễ dàng thiết lập, điều chỉnh luồng phê duyệt cho loại tài liệu với công cụ quản lý quy trình làm việc - Giải vấn đề chia sẻ tài liệu, sử dụng tài liệu cho nhân viên cơng tác xa khơng có mặt cơng ty - Cho phép chỉnh sửa, xem tài liệu trực tiếp - Tăng cường mức độ bảo mật cho tài liệu hồ sơ tổ chức - Giảm bớt không gian lưu trữ giấy tờ - Tiết kiệm chi phí in ấn giấy, gửi nhận 32 - Hạn chế tối đa khả bị thông tin - Đảm bảo thể phục hồi có thảm họa xảy - Kết nối nhanh chóng tăng sức mạnh người dùng - Bảo vệ liệu bạn cách lưu trữ liệu trung tâm liệu phân bổ theo vùng địa lý với chức phục hồi sau cố cao cấp nhóm chuyên gia giám sát máy chủ liên tục - Sẵn dùng nhiều thiết bị: Dễ dàng truy cập tương tác với nguồn cấp tin tức SharePoint bạn dù bạn đâu cách sử dụng ứng dụng di động Sharepoint thiết bị khác 33 KẾT LUẬN Công tác chia sẻ tài liệu công ty TNHH Sr Tech công việc quan trọng Công tác chia sẻ tài liệu có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng hiệu suất làm việc doanh nghiệp Sau tìm hiểu cơng tác chia sẻ tài liệu nắm bắt phương thức quy trình chia sẻ tài liệu công ty TNHH Sr Tech em thực đề tài “Ứng dụng phần mềm share point nhằm nâng cao công tác chia sẻ tài liệu công ty TNHH Sr Tech”  Kết đạt - Hiểu thêm quy trình chia sẻ tài liệu doanh nghiệp - Biết tính cách sử dụng phần mềm SharePoint - So sánh, đánh giá thực trạng công tác chia sẻ tài liệu công ty TNHH Sr Tech - Ứng dụng phần mềm SharePoint vào công tác chia sẻ tài liệu q trình làm việc cơng ty TNHH Sr Tech  Hạn chế Với điều kiện thời gian lượng kiến thức hạn hẹp nên đề tài số hạn chế sau: - Chưa tìm hiểu nghiên cứu chuyên sâu quy trình chia sẻ tài liệu cơng ty TNHH Sr Tech - Chưa có đủ kiến thức điều kiện để tìm hiểu hết ứng dụng tính phần mềm SharePoint - Chưa khai thác triệt để phần mềm SharePoint hiệu công tác chia sẻ tài liệu công ty TNHH Sr Tech  Hướng phát triển - Ứng dụng có hiệu phần mềm SharePoint công tác chia sẻ tài liệu công ty TNHH Sr Tech - Khắc phục hạn chế nêu - Khai thác hiệu phần mềm SharePoint hoạt động công ty Mặc dù có nhiều cố gắng q trình nghiên cứu làm đề tài nhiên hạn chế thời gian lượng kiến thức không cho phép nên báo cáo em khơng tránh khỏi sai sót, số vấn đề chưa giải triệt để Vì em mong nhận ý kiến đóng góp thầy, để em hồn thiện phát triển đề tài Em xin trân thành cảm ơn! 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật lưu trữ số 01/2011 –QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 “Yêu cầu phần cứng phần mềm cho SharePoint 2019” Microsoft TechNet Tập đoàn Microsoft Ngày 15 tháng 10 năm 2019 "So sánh gói tùy chọn SharePoint" Văn phòng Microsoft Truy cập ngày 19 tháng 10 năm 2019 "SharePoint - Công cụ phần mềm hợp tác nhóm" Văn phịng Microsoft Truy cập ngày 19 tháng 10 năm 2019 “Office 365 – SharePoint Online” Văn phòng Microsoft Truy cập ngày 21 tháng 10 năm 2019 “Kinh nghiệm giải pháp tăng cường chia sẻ thông tin quan nhà nước qua môi trường điện tử” Nguyễn Thành Phúc Truy cập ngày 24 tháng 10 năm 2019 35 ... nhiều chi phí 2. 2 .2 Quy trình chia sẻ tài liệu qua mạng LAN cơng ty TNHH Sr Tech 2. 2 .2. 1 Quy trình chia sẻ tài liệu Hình 2. 2 Sơ đồ quy trình chia sẻ tài liệu qua mạng LAN 2. 2 .2. 2 Mô tả quy trình... 2. 1 .2 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Sr Tech 2. 2 Thực trạng công tác chia sẻ tài liệu công ty TNHH Sr Tech 10 2. 2.1 Thực trạng công tác chia sẻ tài liệu 10 2. 2 .2 Các bước... phép: 02/ 10 /20 15 - Ngày bắt đầu hoạt động:05/10 /20 15 - Ngày nhận TK :26 /05 /20 16 - Năm tài chính: 20 00 - Số lao động: 700 người - Cấp Chương Loại Khoản: 551-5 82 - Ngành nghề kinh doanh: + S95 120 sửa