5. Phương pháp nghiên cứu
3.2.4. Các chức năng của SharePoint
22
SharePoint hỗ trợ khả năng làm việc nhóm với các site nhóm năng động và hiệu quả dành cho từng nhóm dự án, phòng ban và bộ phận. Chia sẻ tệp, dữ liệu, tin tức và tài nguyên. Tùy chỉnh site của bạn để hợp lý hóa công việc nhóm. Cộng tác dễ dàng và bảo mật với các thành viên nhóm ở cả trong lẫn ngoài tổ chức của bạn, trên PC, máy Mac và các thiết bị di động.
- Làm việc với các tệp ở mọi nơi
OneDrive cung cấp cho bạn quyền truy nhập vào tất cả tệp ở mọi nơi, được tích hợp liền mạch với Office và được cài đặt sẵn với Windows. Tự động đồng bộ các tệp với máy tính để bạn có thể làm việc ngoại tuyến với các tệp. Truy nhập các tệp trên thiết bị chạy Windows, máy Mac hoặc thiết bị di động của bạn.
- Chia sẻ với bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn
Chia sẻ tệp của bạn một cách tự tin với OneDrive để mọi người có thể truy nhập tệp liền mạch và bảo mật, cả bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn. Theo dõi lịch sử tất cả hoạt động trên tệp để giúp mọi người luôn thống nhất. Sử dụng SharePoint để quản lý và chia sẻ tệp hoặc thư mục bên trong site nhóm hoặc site mạng nội bộ và trên toàn tổ chức của bạn.
- Tìm, đồng tác giả và cập nhật tệp
Làm việc trên tệp, lưu tệp trực tiếp vào OneDrive hoặc SharePoint và mọi thay đổi bạn thực hiện sẽ được cập nhật liền mạch. Sự tích hợp chuyên sâu với Office cho phép bạn bắt đầu đồng tác giả tài liệu trên một thiết bị và hoàn thành trên một thiết bị khác, bạn có thể lựa chọn trong nhiều công cụ đa dạng để chú thích, tô sáng và nhận xét trên tài liệu.
3.2.4.2. Gắn kết và cập nhật thông tin cho tổ chức của bạn
Xây dựng sự gắn kết và cập nhật thông tin cho nhân viên thông qua mạng nội bộ. Thúc đẩy hiệu suất tổ chức qua việc chia sẻ các tài nguyên và ứng dụng phổ biến trên cổng thông tin. Kể câu chuyện của bạn qua các site truyền thông đẹp mắt. Đồng thời, luôn duy trì cập nhật với các tin tức cá nhân hóa trong trang chủ của SharePoint và ứng dụng SharePoint dành cho thiết bị di động.
- Cập nhật và gắn kết mọi người
SharePoint hỗ trợ chia sẻ và cộng tác trên mạng nội bộ. Truyền phát thông điệp và thúc đẩy liên lạc hoặc chia sẻ các tài nguyên, cũng như tin tức với nhóm và tổ chức của
23
bạn. Xây dựng các site và cổng thông tin giúp gắn kết mọi người, kết nối họ với kiến thức chuyên môn, nội dung, thông tin chuyên sâu hữu dụng và kiến thức tổng hợp. Thúc đẩy hiệu quả tổ chức bằng cách chia sẻ các ứng dụng giúp hợp lý hóa quy trình. Xây dựng các cộng đồng có chung mối quan tâm hoặc nghiệp vụ với site SharePoint và Yammer.
- Quản lý, chia sẻ và cộng tác trên nội dung
Site nhóm là vị trí trên mạng nội bộ dành cho dự án, nhóm, phòng ban hoặc bộ phận của bạn. Các trang, danh sách và thư viện kết nối mọi người với tất cả tài nguyên họ cần trong Office 365 và các dịch vụ khác. Bạn có thể quản lý tệp, thu thập và theo dõi dữ liệu, cũng như giúp mọi người luôn cập nhật tin tức, tác vụ và hạn chót. Ngoài ra, dù làm việc ở đâu, bạn cũng sẽ thấy các đề xuất và thông tin chuyên sâu hướng dẫn bạn về con người, site và tệp thay vì mất thời gian tìm kiếm.
- Mạng nội bộ trong tầm tay bạn
Hoàn thành công việc với khả năng tốt nhất của bạn, dù bạn ở đâu, với các ứng dụng SharePoint dành cho thiết bị di động cho các thiết bị chạy Android™, iOS® và
Windows.1 Chia sẻ với các thành viên nhóm bên trong hoặc bên ngoài tổ chức của bạn. Cộng tác dễ dàng với quyền truy nhập bảo mật vào các site, tệp, dữ liệu và ứng dụng quan trọng. Tra cứu và kết nối với mọi người. Cập nhật tin tức từ tất cả các nhóm. Đồng thời, phát hành tin tức cho nhóm ngay từ thiết bị của bạn mọi lúc, mọi nơi.
3.2.4.3. Khai thác kiến thức chung
Bạn chỉ cần thực hiện một thao tác bấm để tìm được những nội dung mình cần, với khả năng tìm kiếm mạnh mẽ và các cách thông minh để khám phá thông tin, kiến thức chuyên môn cùng thông tin chuyên sâu nhằm cung cấp đầy đủ thông tin cho quyết định cũng như dẫn hướng cho hành động. Khả năng quản lý nội dung phong phú của
SharePoint, cùng với những kết nối và cuộc hội thoại giá trị có trong Yammer giúp tổ chức của bạn tối đa hóa tốc độ truyền đạt kiến thức.
- Khám phá các nội dung liên quan, được đề xuất
Tìm kiếm và khám phá nội dung khi bạn cần nhất. Xem đề xuất truy vấn trong thời gian thực, đồng thời, nhận kết quả cá nhân hóa trong các site, tệp và mọi người với kết quả khớp toàn bộ văn bản trên khắp Office 365. Xem nội dung cá nhân hóa Delve hiển thị cho bạn từ OneDrive, SharePoint, Yammer và các nguồn khác. Trong Yammer, hiển thị các cuộc hội thoại, nhóm và mọi người để tận dụng kiến thức của những người khác.
24
- Mọi người và nội dung sẽ tìm thấy bạn
Để người khác khám phá và kết nối với họ bao gồm theo chuyên môn, dự án, học vấn và chi tiết liên hệ của họ. Cho phép người khác tìm và khai thác kiến thức chuyên môn cùng các kỹ năng và mối quan tâm được liệt kê trong Delve và các cuộc trò chuyện trong Yammer của bạn. Có được thông tin chuyên sâu và góc nhìn để đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn bằng cách kết nối với đúng người và đúng nội dung — ngay cả khi bạn không ngờ mình cần đến chúng.
- Nhanh chóng có được thông tin phù hợp
Xem các kết quả tìm kiếm phù hợp và được tinh chỉnh nhờ các chức năng tìm kiếm trong doanh nghiệp tích hợp sẵn của SharePoint. Dễ dàng tìm thấy các site bạn thường xem hoặc các tệp bạn đã xem hay chỉnh sửa gần đây. Tận dụng tính năng kết quả thông minh và nhập liên tục khi bạn tìm kiếm các site, tệp hoặc con người. Tìm kiếm nội dung nhạy cảm và sử dụng các chức năng tìm kiếm của SharePoint để hỗ trợ Khám phá Điện tử cũng như tuân thủ.
3.2.4.4. Chuyển đổi quy trình kinh doanh
Thúc đẩy hiệu suất bằng cách chuyển đổi quy trình từ những tác vụ đơn giản như thông báo và phê duyệt cho tới những quy trình vận hành phức tạp. Với các danh sách và thư viện của SharePoint, Microsoft Flow và PowerApps, bạn có thể tạo nên những trải nghiệm kỹ thuật số phong phú bằng các biểu mẫu, quy trình và ứng dụng tùy chỉnh cho từng thiết bị. Hỗ trợ mọi người tự động hóa quy trình. Hợp lý hóa, tự động hóa và chuyển đổi quá trình bằng các biếu mẫu, quy trình làm việc và ứng dụng dành cho thiết bị di động tùy chỉnh phong phú.
- Thu thập cũng như quản lý dữ liệu và tệp
Danh sách SharePoint thu thập dữ liệu giống như trong Excel và dễ dàng được chia sẻ cũng như quản lý trên mạng nội bộ. Hơn mười triệu danh sách tùy chỉnh đang được sử dụng trên toàn Office 365 từ các danh sách đơn giản như danh bạ và tác vụ đến các danh sách hỗ trợ hoạt động kinh doanh quan trọng liên quan đến sứ mệnh của các doanh nghiệp lớn. Sử dụng Microsoft PowerApps để xây dựng các biểu mẫu tùy chỉnh nhằm xem, tạo và sửa đổi dữ liệu cũng như tệp
25
Loại bỏ thời gian lặp lại các quy trình nhóm và quy trình tổ chức thủ công cho bản thân và nhóm của bạn. Sử dụng trình thiết kế trực quan, đơn giản trong Flow để bố trí các bước. Bạn có thể thực hiện mọi thao tác trong Flow, từ đặt cấu hình cảnh báo và phê duyệt đến lập mô hình các quy trình nhiều giai đoạn, phức tạp.
- Kết nối và tích hợp các nguồn dữ liệu và dịch vụ
Khi quy trình của bạn cần dữ liệu từ các nguồn và dịch vụ khác, Flow sẽ cho phép bạn tự động hóa trao đổi dữ liệu, đồng bộ hóa các tệp và nhiều thao tác khác. Ví dụ: sử dụng Flow để sao chép thông tin mà nhóm bán hàng đã nhập ở Microsoft Dynamics vào danh sách SharePoint được sử dụng trong hoạt động kinh doanh. Flow còn tích hợp với các dịch vụ tại chỗ và dịch vụ của bên thứ ba.