5. Phương pháp nghiên cứu
3.4.2. Ưu điểm của phần mềm Sharepoint
32
- Dễ quản lý: Bạn có thể được thiết lập trong nháy mắt! Bảng điều khiển quản trị mạnh mẽ cho phép tổ chức của bạn dễ dàng quản lý các chức năng, chính sách và bảo mật cho tất cả nội dung và tính năng trong SharePoint. Bảo trì tự động các máy chủ đảm bảo rằng bạn luôn được cập nhật các tính năng mới nhất với thời gian ngừng hoạt động tối thiểu.
- Chia sẻ đơn giản và cộng tác liền mạch: Trao quyền chia sẻ và cộng tác trên mạng nội bộ của bạn. Cung cấp cho mọi người những chỗ mà họ có thể sắp xếp và cộng tác về nội dung, dữ liệu cũng như tin tức cần duy trì trên cùng một trang.
- Thông báo và kết nối tổ chức của bạn: Thông báo và kết nối mọi người của bạn với mạng nội bộ và cổng thông tin. Chia sẻ các tài nguyên và ứng dụng phổ biến cũng như truyền phát thông điệp của bạn bằng các trang phong phú, linh động.
- Tri thức và chi tiết chuyên sâu: Dựa trên tính năng tìm kiếm doanh nghiệp mạnh mẽ để tìm các tệp, site và người. Tri thức dựng sẵn cung cấp các kết quả có liên quan nhất và giúp bạn khám phá thông tin và chuyên môn xung quanh mình.
- Site nhóm SharePoint là nơi mà người dùng có thể cộng tác về các tệp, tài liệu và ý tưởng.
- Site nhóm được thiết lập để tạo điều kiện cho giao tiếp hai chiều giữa các thành viên trong nhóm.
- SharePoint cung cấp đầy đủ các thư viện tài liệu, danh sách nhiệm vụ, lịch trình, quy trình, wiki và các tính năng khác nhằm giúp nhóm giao tiếp và cộng tác làm việc trực tiếp trên môi trường Online.
- Sao chép và di chuyển các tệp cùng thư mục giữa các thư viện.
- Xây dựng được quy trình cập nhật, quản lý tài liệu, hồ sơ tổ chức một cách thống nhất, khoa học. Giúp hình thành nên các thư viện dữ liệu chứa tài liệu điện tử và cả tài liệu giấy (đã được scan và lập chỉ mục).
- Dễ dàng thiết lập, điều chỉnh luồng phê duyệt cho từng loại tài liệu với công cụ quản lý quy trình làm việc.
- Giải quyết được vấn đề chia sẻ tài liệu, sử dụng tài liệu cho nhân viên khi đi công tác xa không có mặt tại công ty.
- Cho phép chỉnh sửa, xem tài liệu trực tiếp
- Tăng cường mức độ bảo mật cho tài liệu và hồ sơ của tổ chức - Giảm bớt không gian lưu trữ giấy tờ
33 - Hạn chế tối đa khả năng bị mất thông tin
- Đảm bảo có thể thể phục hồi khi có thảm họa xảy ra - Kết nối nhanh chóng và tăng sức mạnh người dùng
- Bảo vệ dữ liệu của bạn bằng cách lưu trữ dữ liệu trong các trung tâm dữ liệu được phân bổ theo vùng địa lý với các chức năng phục hồi sau sự cố cao cấp và một nhóm chuyên gia giám sát máy chủ liên tục.
- Sẵn dùng trên nhiều thiết bị: Dễ dàng truy cập và tương tác với nguồn cấp tin tức SharePoint của bạn dù bạn đi bất cứ đâu bằng cách sử dụng các ứng dụng di động của Sharepoint trên các thiết bị khác nhau.
34
KẾT LUẬN
Công tác chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech là công việc rất quan trọng. Công tác chia sẻ tài liệu có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng và hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Sau khi tìm hiểu về công tác chia sẻ tài liệu và nắm bắt được phương thức cũng như quy trình chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech em đã thực hiện đề tài “Ứng dụng phần mềm share point nhằm nâng cao công tác chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech”
Kết quả đạt được
- Hiểu thêm về quy trình chia sẻ tài liệu trong doanh nghiệp.
- Biết được những tính năng cơ bản và cách sử dụng phần mềm SharePoint.
- So sánh, đánh giá được thực trạng công tác chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech.
- Ứng dụng phần mềm SharePoint vào công tác chia sẻ tài liệu trong quá trình làm việc
tại công ty TNHH Sr Tech. Hạn chế
Với điều kiện về thời gian và lượng kiến thức còn hạn hẹp nên đề tài vẫn còn một số hạn chế sau:
- Chưa tìm hiểu và nghiên cứu chuyên sâu về quy trình chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech.
- Chưa có đủ kiến thức và điều kiện để tìm hiểu hết những ứng dụng và tính năng của phần mềm SharePoint.
- Chưa khai thác triệt để phần mềm SharePoint hiệu quả trong công tác chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech
Hướng phát triển
- Ứng dụng có hiệu quả phần mềm SharePoint trong công tác chia sẻ tài liệu tại công
ty TNHH Sr Tech
- Khắc phục những hạn chế nêu trên
- Khai thác hiệu quả phần mềm SharePoint trong mọi hoạt động của công ty.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong quá trình nghiên cứu làm đề tài tuy nhiên vì hạn chế về thời gian và lượng kiến thức không cho phép nên báo cáo của em không tránh khỏi những sai sót, một số vấn đề chưa được giải quyết triệt để. Vì vậy em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy, cô để em có thể hoàn thiện và phát triển đề tài hơn.
35
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Luật lưu trữ số 01/2011 –QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.
2. “Yêu cầu phần cứng và phần mềm cho SharePoint 2019”. Microsoft TechNet. Tập đoàn Microsoft. Ngày 15 tháng 10 năm 2019.
3. "So sánh các gói và tùy chọn SharePoint". Văn phòng Microsoft. Truy cập ngày 19 tháng 10 năm 2019.
4. "SharePoint - Công cụ phần mềm hợp tác nhóm" . Văn phòng Microsoft. Truy cập ngày 19 tháng 10 năm 2019.
5. “Office 365 – SharePoint Online”. Văn phòng Microsoft. Truy cập ngày 21 tháng 10 năm 2019.
6. “Kinh nghiệm và giải pháp tăng cường chia sẻ thông tin giữa các cơ quan nhà nước qua môi trường điện tử”. Nguyễn Thành Phúc. Truy cập ngày 24 tháng 10 năm 2019.