5. Phương pháp nghiên cứu
3.4. Ứng dụng SharePoint Online trong công tác chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech
Tech
3.4.1. Các bước chia sẻ tài liệu trên SharePoint Online
Bước 1: Tạo site
Chọn + Tạo Site trên trang chủ SharePoint để tạo một Site SharePoint mới. Chọn Site Nhóm hoặc Liên lạc, rồi nhập tiêu đề, mô tả, chủ sở hữu và thành viên. Bạn cũng có thểchọn đặt nhóm ở chế độ riêng tư và thay đổi tên email nhóm. (Nếu bạn chọn site nhóm, một nhóm Office 365 cũng sẽ được tạo.)
Hình 3.1: Tạo Site mới Bước 2: Tạo hoặc tải lên tệp và thư mục
28
Hình 3.2: Tạo tệp mới
Trong SharePoint, chọn Tải lên > Tệp. Hoặc chọn một vị trí trong SharePoint, rồi kéo và thả tệp hoặc thư mục từ thiết bị của bạn.
Hình 3.3: Tải tệp
29
Chọn tệp, rồi chọn Chia sẻ. Bạn có thể cấp quyền Chỉnh sửa hoặc Xem cho người nhận và đặt giới hạn thời gian trên tệp để xác định thời điểm không thể truy nhập tệp nữa.
Hình 3. 4 Chia sẻ tệp
Bạn cũng có thể chia sẻ tệp bằng cách sao chép liên kết và dán vào email, IM, trang web hoặc trang OneNote. Trong SharePoint, chọn tệp, rồi chọn Sao chép liên kết. Sao chép liên kết, rồi dán vào đích.
Hình 3. 5 Chia sẻ bằng cách sao chép liên kết
30
Chọn tài liệu muốn chỉnh sửa, kích đúp chuột và tiến hành chỉnh sửa
Hình 3.6 Chỉnh sửa tài liệu trực tuyến
Nếu muốn thêm chú thích thì kích chuột vào chú thích và viết nhận xét
Hình 3. 7 Thêm chú thích Tất cả các thao tác trên sẽ được lưu tự động.
Bước 5. Trao đổi và làm việc trực tiếp trên SharePoint Online nhờ liên kết với Outlook và Microsft Teams.
31
Sử dụng Outlook để chia sẻ các hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, danh sách SharePoint và lịch trình cuộc họp...
Hình 3. 8 Chia sẻ tài liệu qua hộp thư Outlook
Liên lạc hiệu quả, làm việc nhóm và bảo đảm an toàn cho cuộc trò chuyện nhóm nhờ liên kết Microsoft Teams.
Hình 3. 9 Chia sẻ tài liệu qua Microft Teams