Xây dựng quy chế trả lương - Nội dung và phương pháp thực hiện

Hiện nay, chúng tôi nhận thấy việc xây dựng hệ thống tiền lương ở nhiều doanh nghiệp còn nặng tính hình thức ở việc soạn thảo ra một bộ tài liệu. Việc soạn thảo đó thường không tiếp cận từ góc độ quản lý, xem nhẹ hoặc không phân tích một cách thấu đáo các mục đích cần đạt được, thiếu phương pháp và tính hệ thống. Hệ thống tiền lương được xây dựng nhằm mục đích tăng cường khả năng thu hút, lưu giữ và ổn định đội ngũ nhân sự, nâng cao mức độ hài lòng, gắn bó của nhân viên, tăng cường hiệu lực và hiệu quả của quản lý.

XÂY DỰNG QUY CHẾ TRẢ LƯƠNG ­ NỘI DUNG VÀ  PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN Hiện nay, chúng tơi nhận thấy việc xây dựng hệ thống tiền lương ở nhiều doanh nghiệp cịn   nặng tính hình thức   việc soạn thảo ra một bộ  tài liệu. Việc soạn thảo đó thường khơng  tiếp cận từ góc độ  quản lý, xem nhẹ  hoặc khơng phân tích một cách thấu đáo các mục đích  cần đạt được, thiếu phương pháp và tính hệ thống Tránh soạn thảo, sao chép một cách hình thức, có quy chế  mà khơng ‘chạy’, khơng đáp ứng   u cầu của quản lý và mong mỏi của người lao động trong hiện tại và tương lai. Chúng tơi   muốn chia sẻ  về  quan điểm xây dựng và nội dung của hệ  thống tiến lương, đãi ngộ  trong   doanh nghiệp để các bạn tham khảo Mục đích và u cầu cần đạt được là gì? Hệ thống tiền lương được xây dựng nhằm mục đích tăng cường khả năng  thu hút, lưu giữ   và  ổn định đội ngũ nhân sự, nâng cao mức độ  hài lịng, gắn bó của nhân viên, tăng   cường hiệu lực và hiệu quả của quản lý. Để đạt được điều này, hệ thống tiền lương cần   đáp ứng các u cầu/mục tiêu cơ bản sau: 1. Cơng bằng trong nội bộ doanh nghiệp: Trả lương theo đúng tích chất, mức độ phức tạp  cơng việc đảm nhận (hay cịn gọi là giá trị  cơng việc) và mức độ  hồn thành của người lao  động trong doanh nghiệp Đây là vấn đề  khó và nhạy cảm nhất của hệ  thống tiền lương. Có câu  ‘khơng sợ  ít, chỉ  sợ   khơng cơng bằng’. Thách thức   đây là phải đánh giá, phân hạng được giá trị  của các chức   danh cơng việc thành các nhóm lương từ thấp đến cao. Việc đánh giá phải dựa trên bản mơ  tả cơng việc chuẩn và phương pháp phù hợp. Giá trị cơng việc cần được xem xét, phân tích ở  nhiều khía cạnh chứ khơng chỉ dừng lại ở thâm niên hay bằng cấp. Tại sao chức danh cơng  việc này   nhóm lương cao hoặc thấp hơn chức danh khác, hoặc cùng một vị  trí cơng việc  nhưng trả  lương cho người này cao hơn, hoặc thấp hơn người kia…là những câu hỏi phổ  biến mà người xây dựng hệ thống tiền lương phải giải đáp 2. Cạnh tranh so với thị trường lao động: Mức tiền lương được thiết lập trên cơ sở cạnh   tranh với thị trường lao động, đảm bảo ln có thể thu hút và lưu giữ được lao động Theo đó, hệ thống tiến lương cần có cơ chế thu thập thơng tin mặt bằng tiền lương trên thị  trường lao động. Trên cơ  sở đó, tùy từng nhóm lao động, doanh nghiệp xác định chiến lược   trả lương phù hợp với nhu cầu thu hút – có thể cao hơn, bằng hoặc thấp hơn mức trung bình  trên thị  trường. Ngồi ra, thang lương hàng năm cịn được xem xét điều chỉnh theo tình hình   lạm phát, chỉ số giá tiêu dùng 3. Đảm bảo tính hệ thống: Hệ thống tiền lương phải được xây dựng phù hợp và nhất qn   với chiến lược kinh doanh, kế hoạch/ngân sách nhân sự và các chức năng quản lý khác Điều này u cầu phải có một cái nhìn tổng thể về tồn bộ  hệ thống quản lý nhân sự  trong   doanh nghiệp. Ví như cơ cấu tổ  chức, phân cơng cơng việc khơng rõ ràng dẫn đến đánh giá   giá trị cơng việc khơng cơng bằng, bình qn chủ nghĩa. Thiếu cơ chế và tiêu chuẩn đánh giá  năng lực, kết quả làm việc dẫn đến xếp lương hoặc tăng lương khơng có luận cứ, cảm tính  hoặc chỉ theo thâm niên, bằng cấp.  Hệ thống tiền lương bao gồm những tài liệu cơ bản gì? Xây dựng hệ thống tiền lương khơng chỉ giới hạn ở việc viết một bản Quy chế, mà thường   chúng ta sẽ phải nghiên cứu và xây dựng các nội dung sau: 1. Kế  hoạch ngân sách tiền lương : bao gồm kế  hoạch lao động, ngân sách tiền lương,  thưởng; phân tích chi phí lương theo doanh thu, lợi nhuận, tổng chi phí,v v so sánh giữa các   kỳ  và các phương án. Đây là cơ  sở để  Ban Lãnh đạo cân nhắc, xem xét chiến lược và ngân   sách tiền lương, tiền thưởng.  2. Cấu trúc phân nhóm chức danh cơng việc: bao gồm hệ thống Bản phân tích/mơ tả cơng  việc và Bảng phân hạng các chức danh cơng việc trên cơ sở đánh giá giá trị cơng việc, Sổ tay   hướng dẫn đánh giá giá trị cơng việc 3. Phương pháp trả lương, thưởng: Gồm các quy định về hình thức và cách tính trả lương,   thưởng cho từng nhóm lao động 4. Hệ thống thang bảng lương: Bao gồm các thang hệ số hoặc mức lương cho từng nhóm  lao động, kèm theo các quy định về  xếp lương, ngun tắc thăng tiến bậc lương và cơ  chế  điều chỉnh thang bảng lương hàng năm 5. Hệ  thống quản trị  và đánh giá kết quả  hồn thành cơng việc: bao gồm quy trình đánh  giá kết quả  hồn thành cơng việc, kèm theo hệ  thống các tiêu chuẩn, tiêu chí và biểu mẫu  đánh giá đối với từng loại lao động 6. Các hình thức đãi ngộ  khác ngồi lương: bao gồm các hình thức phụ  cấp, thưởng, đãi  ngộ phi tài chính khác Làm các việc đúng trước khi làm đúng các việc? Dù với vai trị tham mưu nội bộ hay nhà tư vấn độc lập, trước khi nghiên cứu soạn thảo Quy  chế tiền lương, chúng ta cần làm rõ và có giải pháp hợp lý, thống nhất với Ban Lãnh đạo về  các vấn đề sau: Kế  hoạch nhân sự  và kế  hoạch tiền lương đã được xác lập? Có phù hợp với   định hướng phát triển của doanh nghiệp khơng? Cơ cấu tổ chức đã hợp lý chưa? Có thay đổi gì trong tương lai gần khơng? Các   chức danh cơng việc đã được mơ tả rõ ràng chưa? Những  ưu điểm và hạn chế  của cơ  chế  tiền lương hiện hành là gì? Ngun  nhân   đâu? Mục tiêu cần đạt được và các giải pháp thực hiện hệ  thống tiền lương   mới là gì? Chiến lược trả  lương nào là phù hợp với định hướng phát triển nhân sự? Xây  dựng thang lương bằng phương pháp, kỹ thuật nào và luận cứ là gì? Mức độ dãn cách   tiền lương là bao nhiêu? Đối với mỗi nhóm lao động, độ  rộng, số  bậc lương là bao   nhiêu thì phù hợp với vịng đời phát triển nghề nghiệp? Quản trị  và đánh giá kết quả  hồn thành cơng việc của người lao động theo  phương pháp tiếp cận nào (MBO, BSC hay Competency_based)? Vì sao?  Các tiêu chí  đánh giá là gì? Quy trình đánh giá ra sao? Sử dụng biểu mẫu nào? Trả lương và thăng  tiến tiền lương gắn với kết quả hồn thành cơng việc như thế nào? Ngồi lương, nên có những chế độ đãi ngộ nào khác? Mục đích là gì? Hệ thống tiền lương chịu sự điều chỉnh bởi các quy định pháp luật nào? Sự tn   thủ và tính phù hợp của hệ thống tiền lương ra sao trước các quy định này? Sau khi đã làm rõ và có được giải pháp cụ  thể  cho các vấn đề  nêu trên, đảm bảo được các   mục tiêu cơng bằng, cạnh tranh và tính hệ thống, thì bước việc cuối cùng mới là tổng hợp và  dự thảo Quy chế tiền lương  ... Những  ưu điểm? ?và? ?hạn? ?chế  của cơ ? ?chế  tiền? ?lương? ?hiện? ?hành là gì? Ngun  nhân   đâu? Mục tiêu cần đạt được? ?và? ?các giải? ?pháp? ?thực? ?hiện? ?hệ  thống tiền? ?lương   mới là gì? Chiến lược? ?trả ? ?lương? ?nào là phù hợp với định hướng phát triển nhân sự?? ?Xây? ?... Hệ thống tiền? ?lương? ?bao gồm những tài liệu cơ bản gì? Xây? ?dựng? ?hệ thống tiền? ?lương? ?khơng chỉ giới hạn ở việc viết một bản? ?Quy? ?chế,  mà thường   chúng ta sẽ phải nghiên cứu? ?và? ?xây? ?dựng? ?các? ?nội? ?dung? ?sau: 1. Kế  hoạch ngân sách tiền? ?lương : bao gồm kế... hướng dẫn đánh giá giá trị cơng việc 3.? ?Phương? ?pháp? ?trả? ?lương,  thưởng: Gồm các? ?quy? ?định về hình thức? ?và? ?cách tính? ?trả? ?lương,   thưởng cho từng nhóm lao động 4. Hệ thống thang bảng? ?lương:  Bao gồm các thang hệ số hoặc mức? ?lương? ?cho từng nhóm