Nguyên tắc 5S trong y tế: Phần 1

Phần 1 của ebook giới thiệu và tổng quan về nguyên tắc 5S trong y tế; trụ cột đầu tiên, cung cấp cho bạn những thông tin bạn cần khi tham gia vào việc thực hiện 5S trong tổ chức của bạn.

Rona Consulting Group & Productivity Press Thomas L Jackson, Editor Tài liệu nội CLB Quản lý Chất lượng An Tồn Người Bệnh – Chương trình dịch sách #1 Thomas L Jackson Nguyên tắc 5s Trong y tế Tài liệu nội CLB Quản lý Chất lượng An Tồn Người Bệnh – Chương trình dịch sách #1 MỤC LỤC Chương Bắt đầu Chương Giới thiệu tổng quan 11 Chương Trụ cột - Sàng lọc 32 Chương Trụ cột thứ hai - Sắp xếp 53 Chương Trụ cột thứ ba - Sạch 71 Chương Trụ cột thứ tư -Săn sóc 89 Chương Trụ cột Thứ Năm -Sẵn sàng 109 Chương Suy ngẫm kết luận 124 Tài liệu nội CLB Quản lý Chất lượng An Toàn Người Bệnh – Chương trình dịch sách #1 Lời tựa Hầu hết khách hàng mua sản phẩm họ mong đợi sản phẩm hồn hảo Các cơng ty cố gắng tạo sản phẩm không khiếm khuyết – họ cho điều tốt cho khách hàng việc kinh doanh họ Những công ty trọng đến việc cho đời sản phẩm có chất lượng cao với mức chi phí thấp thường thành cơng lớn Họ xem hai mục tiêu hai mặt đồng xu Để đạt hai mục tiêu trên, họ có triết lý quản trị làm tảng kèm với phương pháp cơng cụ cần thiết Họ nắm rõ thiết lập tiêu chuẩn quy trình khơng ngừng cải tiến chúng Trong y tế, phần lớn triết lý quản trị phương pháp tiếp cận khơng rõ ràng, có tính chất may rủi kết phụ thuộc nhiều vào may mắn Tuy nhiên số sở y tế bắt đầu tập trung nghiêm túc vào triết lý phương pháp công cụ quản trị Sau nhiều thập kỷ cố gắng cải thiện kết loay hoay tập trung vào kết quả, ngày số tổ chức sử dụng cách tiếp cận mang tính hệ thống nhằm hướng tới vượt trội quản trị Họ áp dụng triết lý quản trị, hệ thống quản lý cơng cụ cải tiến từ tập đồn Toyota vào quy trình chăm sóc người bệnh Khơng có đáng ngạc nhiên việc mang đến kết phi thường cho người bệnh nhân viên y tế Theo đuổi trào lưu cải tiến thời thượng điều thường thấy ngành y tế Với cách nghĩ họ nhảy vào phương pháp lựa chọn cải tiến tập trung vào vấn đề bề thay hiểu rõ triết lý phía sau Vấn đề mà hầu hết nhà lãnh đạo khơng hiểu sau có hiểu biết hệ thống quản trị sâu rộng hệ thống quản trị Toyota, bước phải làm thực 5S Công cụ 5S bao hàm yếu tố quan trọng thiết lập cơng việc chuẩn (Standard Work) Ngày nay, phần Tài liệu nội CLB Quản lý Chất lượng An Toàn Người Bệnh – Chương trình dịch sách #1 việc quan trọng công tác cải tiến chất lượng y tế xây dựng triển khai quy trình cơng việc chuẩn (Standard Work) Công cụ 5S đảm bảo tổ chức sẵn sàng cho việc cải tiến, khơng lãng phí thời gian thắc mắc việc phải làm Trong sách này, tiến sĩ Jackson xem xét nguyên tắc, phương pháp công cụ 5S y tế dựa kinh nghiệm lĩnh vực y tế Tập đoàn tư vấn Rona (Rona Consulting Group) năm qua Mặc dù nhân viên y tế lúc hiểu công cụ 5S họ lo sợ hình thức quản lý áp đặt khác dành cho họ, sau áp dụng họ nhận thấy kết môi trường làm việc trở nên thú vị, dễ dàng, xáo động trật tự Và họ nhận dễ dàng để thực cải tiến sau Cơng cụ 5S, thực đúng, giúp nhân viên y tế giảm bớt công việc dư thừa, tăng hài lòng nhân viên, tăng hài lòng khách hàng, giảm loại lãng phí y tế, đồng thời tăng lợi nhuận, giảm chi phí Một doanh nghiệp thật cam kết hướng đến việc khơng có sản phẩm khiếm khuyết theo đuổi 5S với lòng nhiệt huyết J Michael Rona Chủ tịch – Rona Consulting Group Tài liệu nội CLB Quản lý Chất lượng An Toàn Người Bệnh – Chương trình dịch sách #1 Chương Bắt đầu NỘI DUNG 1.1 1.2 1.3 1.4 Mục đích sách Nền tảng để thực sách Hai cách để sử dụng sách Cách để đọc hiểu sách 1.4.1 Làm quen với sách 1.4.2 Cách để đọc hiểu chương 1.4.3 Giải thích chiến lược đọc sách 1.4.4Sử dụng công cụ hỗ trợ bên lề trang sách 1.5 Tổng quan nội dung 1.5.1 Chương Bắt đầu 1.5.2 Chương Giới thiệu tổng quan 1.5.3 Chương Nguyên tắc đầu tiên: Sàng lọc 1.5.4 Chương Nguyên tắc thứ hai: Sắp xếp 1.5.5 Chương Nguyên tắc thứ 3: Sạch 1.5.6 Chương Nguyên tắc thứ 4: Săn sóc 1.5.7 Chương Nguyên tắc thứ năm: Sẵn sàng 1.5.8 Chương Phản hồi Kết luận Chương Bắt đầu 1.1 MỤC ĐÍCH CỦA CUỐN SÁCH NÀY Quyển Nguyên Tắc 5S Y tế đời nhằm cung cấp cho bạn thông tin cần thiết để áp dụng phương pháp 5S cho sở y tế Như bạn biết, bạn thành viên quan trọng tổ chức bạn Kiến thức, hỗ trợ đóng góp bạn cần thiết cho thành cơng đơn vị Hình 1.1 Cuốn sách trụ cột môi trường làm việc trực quan Đoạn bạn vừa đọc giải thích mục đích sách Nhưng bạn đọc nó? Câu hỏi quan trọng Những bạn rút từ sách phụ thuộc vào bạn muốn học từ Có thể bạn đọc sách người giám sát quản lý bạn yêu cầu Cũng bạn đọc bạn nghĩ sác cung cấp thơng tin hữu ích cho công việc bạn Ngay bạn đọc xong Chương 2, bạn nhận thông tin sách giúp bạn cảm thấy thỏa mãn công việc đồng thời giúp bạn làm việc hiệu Bạn nhận cách thức 5S giúp cho nơi làm việc bạn an toàn hơn, ngăn nắp dễ chịu Chương Bắt đầu 1.2 CUỐN SÁCH ĐƯỢC VIẾT DỰA VÀO ĐÂU Quyển sách viết dựa sách cách tổ chức nơi làm việc chuyên gia suất người Nhật – Hiroyuki Hirano, trụ cột môi trường làm việc trực quan (5 Pillars of the Visual Workplace)(Hình 1.1) Quyển sách trình bày khái niệm cơng cụ sách Hirano định dạng cô động đơn giản, địi hỏi thời gian cơng sức để đọc so với sách gốc Mặc dù ban đầu viết cho đối tượng độc giả nhà sản xuất, nhiên sách Hirano hữu ích cho nhân viên y tế đơn vị họ có thơng tin chi tiết nhiều chủ đề, bao gồm chủ đề liên quan đến cách thiết kế chương trình triển khai 5S 1.3 HAI CÁCH SỬ DỤNG CUỐN SÁCH NÀY Có hai cách để sử dụng sách này: (1) sử dụng làm tài liệu cho nhóm học tập nhóm nghiên cứu đơn vị bạn (2) dùng tự học Đơn vị bạn định thiết kế chương trình học nhóm dựa vào 5S y tế Hoặc tự bạn sở hữu riêng sách cho 1.4 CÁCH ĐỂ ĐỌC HIỂU QUYỂN SÁCH TỐT NHẤT 1.4.1 Làm quen với sách Có vài bước giúp bạn dễ dàng tiếp thu thông tin sách (chúng tơi tính đến lượng thời gian cần thiết cho bước): Lướt qua mục lục để xem bố cục sách (1 phút) Chương Bắt đầu Đọc toàn Chương để biết tổng quát nội dung sách (5 phút) Xem nhanh toàn sách để cảm nhận phong cách, hành văn, cấu trúc sách Chú ý cấu trúc chương lướt qua hình ảnh (3 phút) Đọc Chương 8, "Phản hồi Kết luận," để hiểu định hướng sách (2 phút) 1.4.2 Cách đọc Chương Đối với chương sách này, đề nghị bạn làm theo bước để đọc hiểu nhanh nhất: Đọc " Tổng quan chương" trang (1 phút) Xem nhanh qua toàn chương này, nhìn vào cách trình bày (1 phút) Hãy tự hỏi mình: "Dựa tơi nhìn thấy chương nay, câu hỏi đặt cho chương gì?" (1 phút) Đọc chương Đọc phụ thuộc vào bạn biết nội dung bạn cố tìm hiểu Cần lưu ý bạn đọc: a Sử dụng kí hiệu hỗ trợ bên lề trang sách để giúp bạn theo dõi dịng thơng tin b Nếu sách riêng bạn, tô đậm thông tin quan trọng câu trả lời cho câu hỏi bạn Nếu khơng phải bạn, ghi chép cẩn thận vào tờ giấy riêng biệt c Trả lời câu hỏi phần "5 phút suy ngẫm" Những việc giúp bạn hấp thụ thông tin dựa suy ngẫm việc bạn áp dụng Cuối cùng, đọc "Tóm tắt" cuối chương để xác nhận lại bạn học Nếu bạn khơng nhớ thơng tin phần tóm tắt, lật lại phần xem lại (3 phút) Chương Bắt đầu 1.4.3 Giải thích chiến lược đọc sách Các bước dựa hai nguyên tắc đơn giản cách tiếp thu não Thứ nhất, hiểu tương tự này, thật khó khăn để xây ngơi nhà trừ có kết cấu Tương tự vậy, não bạn khó tiếp nhận thơng tin khơng có sẵn nơi để chứa đựng thông tin Bằng cách nắm bắt tổng quan nội dung sau xem nhanh qua tài liệu, bạn cung cấp cho não bạn cấu trúc thông tin sách Trong chương, bạn lặp lại quy trình quy mô nhỏ hơn, cách đọc điểm chính, phần tóm tắt, đề mục Thứ hai, bạn tiếp thu dễ dàng bạn thực theo lớp, thay cố gắng để hấp thụ tất thông tin lúc Tương tự xây ngơi nhà, bạn sơn tường mà sơn có lớp Vì tốt quét lớp sơn lót trước, qt lớp sơn hồn thiện, tới lớp sau Khi đọc sách, người thường nghĩ họ nên bắt đầu với từ đọc kết thúc Đây cách tốt để học từ sách Các phương pháp mô tả dễ dàng hơn, thú vị hơn, hiệu 1.4.4 Sử dụng kí hiệu hỗ trợ lề trang sách Như bạn nhận thấy, sách sử dụng kí hiệu hỗ trợ lề trang sách để giúp bạn theo dõi thơng tin chương Có tám loại kí hiệu hỗ trợ Thơng tin sở Lập tảng cho thông tin Tổng quan Đưa thông tin chưa trình bày chi tiết Chương Sàng lọc Bước 7: Lưu trữ tài liệu việc dán nhãn đỏ 3.3.2 Bước 1: Khởi động kế hoạch dán nh n đ Nhìn chung, chiến dịch dán nhãn đỏ khởi động điều phối phận quản lý cấp cao đơn vị Khi chiến dịch mở rộng đơn vị, chiến dịch cục cần tổ chức khoa phòng hay khu vực hoạt động Bao gồm:      Thành lập đội Tập trung vật tư Lập kế hoạch thực dán nhãn đỏ Bố trí khu vực trữ vật dán nhãn đỏ cục Lên kế hoạch loại bỏ vật dụng dán nhãn đỏ 3.3.2.1 Vấn đề mấu chốt Những người bên ngồi khoa phịng thành viên tốt tham gia đội dán nhãn đỏ họ có khuynh hướng nhìn thứ với nhìn mẻ (khách quan) Cụ thể hơn, phối hợp với phận quản lý vật tư việc thành lập đội dán nhãn đỏ giúp cho việc xác định loại bỏ vật dụng không cần thiết Dĩ nhiên, quản lý vật tư việc thiếu việc thiết lập mức tồn kho mới, giúp phịng tránh tồn kho khơng cần thiết từ đầu 3.3.3 Bước 2: Xác định đ i tượng dán nh n đ ác định vật dụng cần dán nhãn đỏ có nghĩa xác định việc: (xem hình 3.2) (a) Những loại vật dụng cụ thể cần để đánh giá: Trong khu vực làm việc, vật dụng để dán nhãn đỏ bao gồm: thiết bị, công cụ, vật tư không gian iệc tồn kho thuốc 38 Chương Sàng lọc vật tư chia thành tồn kho trình sử dụng tồn kho khu vực lưu trữ trung tâm (b) Nơi tiến hành việc dán nhãn ác định khu vực nhỏ đánh giá tốt khu vực tốt việc xác định khu vực lớn mà khơng đánh giá cách tồn vẹn khoảng thời gian giới hạn cho phép Xử lý Vứt bỏ Tặng Bán Trả lại Cho mượn Phân bố Khu vực trung tâm trữ vật dán nhãn đỏ Mô tả Loại bỏ đồ thải hay thiêu hủy vật dụng không cần thiết hay khơng dùng mục đích Tặng vật dụng không cần thiết, cũ hay chí hạn cho tổ chức từ thiện Bán lại cho tổ chức khác vật dụng không cần thiết hay khơng dùng mục đích Trả lại cho nhà cung cấp để hồn phí Cho phận hay khoa phòng khác đơn vị bạn mượn tạm thời Phân phối cố định đến phận hay khoa phòng khác Chuyển vật dụng đến khu vực trữ dán nhãn đỏ trung tâm để phân phối lại, lưu trữ hay loại bỏ Hình 3.2 ác định đối tượng dán nhãn đỏ PHÚT SUY NGẪM Dành phút để tìm câu trả lời cho câu hỏi bên   Kể tên vật dụng cần thiết xem xét dán nhãn đỏ nơi làm việc bạn Kể tên khu vực nơi làm việc bạn tiến hành dán nhãn đỏ 39 Chương Sàng lọc 3.3.4 Bước 3: Xác định ti ch dán nh n đ Như thảo luận trước đây, việc khó khăn việc dán nhãn đỏ phân biệt vật dụng cần không cần Vấn đề giải việc xác lập tiêu chuẩn rõ ràng cho vật dụng cần thiết hay không cần lĩnh vực cụ thể Các yếu tố để định tính thiết yếu vật dụng bao gồm:  Sự hữu dụng vật dụng công việc Nếu vật dụng không cần thiết, loại bỏ  Tần suất sử dụng Nếu vật dụng không sử dụng thường xuyên, chúng nên lưu trữ tách biệt khu vực làm việc  Mức độ khẩn cấp vật dụng cần thiết Nếu vật dụng sử dụng trường hợp khẩn cấp, chúng lưu trữ khu vực làm việc cho sử dụng  Số lượng vật dụng cần thiết để triển khai công việc Nếu vật dụng cần sử dụng với số lượng hạn chế, phần dư thừa lưu trữ tách biệt khu vực làm việc Tóm lại, đơn vị cần thiết lập cho tiêu chí dán nhãn đỏ riêng, khoa/phịng tự sửa đổi tiêu chuẩn cho phù hợp với nhu cầu 3.3.5 Bước 4: m nh n đ Mỗi tổ chức có nhu cầu riêng cho việc ghi chép tài liệu báo cáo di chuyển, sử dụng giá trị nguyên liệu, trang thiết bị, thuốc men vật tư (xem Bước trang 41) Nhãn đỏ thiết kế để hỗ trợ trình ghi chép tài liệu Nhiều loại thông tin nhãn đỏ bao gồm: 40 Chương        Sàng lọc Phân loại— Cung cấp thông tin tổng quát loại vật dụng (Ví dụ: vật tư hay thiết bị) Tên vật dụng, số tham chiếu hay số seri Số lượng—cho biết số lượng vật dụng nằm nhãn đỏ Lý do—giải thích vật dụng dán nhãn đỏ Khoa phòng phận— Tên khoa phòng phận chịu trách nhiệm quản lý vật dụng dán nhãn đỏ Giá trị—giá trị tiền mặt vật dụng dán nhãn đỏ Ngày—ngày dán nhãn đỏ Vật liệu làm nhãn đỏ giấy màu đỏ, băng keo dày màu đỏ, bút mực đỏ viết giấy trắng Nhãn đỏ ép thành phiến để tái sử dụng (Xem hình 3.3 ví dụ nhãn đỏ.) 41 Chương Sàng lọc NHÃN ĐỎ Phân loại Khoanh tròn Thiết bị y tế Dụng cụ y tế Thuốc Vật tư y tế Hồ sơ y khoa Thiết bị văn phòng Dụng cụ văn phòng Vật tư văn phòng Khác Tên GĂNG PHẪU THUẬT Số hiệu vật dụng 42 Số lượng 500 Lý Tiền $2000 Không cần thiết Hàng lỗi Ít dùng Khác Hủy bỏ bởi: (khoa/phòng/đơn vị…) KHO TRUNG TÂM ƯU RỮ VẬT DỤNG ĐƯỢC DÁN NHÃN ĐỎ Ngày 21/02/2010 Ngày lập bảng: 28/02/2010 Ngày hủy: 30/03/2010 Số nhãn đỏ 12345 Hình 3.3 Ví dụ nhãn đỏ 3.3.6 Bước 5: Dán nh n đ Cách tốt để thực việc dán nhãn đỏ thực tồn vật dụng cách nhanh chóng, lý tưởng hơn, theo phương pháp 5-ngày kaizen cổ điển (Xem hình 3.4 Cho tuần làm việc kaizen điển hình) 42 Chương Sàng lọc Cấu trúc ngày hoạt động kaizen cổ điển cho phép đội cải tiến bạn trải nghiệm chu kỳ tồn vẹn việc học cách có tổ chức, từ tăng cường hội theo sát tiêu chuẩn môi trường làm việc đơn vị Một nhân viên y tế huấn luyện thấy thoải mái với phương pháp công cụ 5S, việc dán nhãn đỏ thực với kiện ngắn hiệu vòng ngày nhắm đến vấn đề cụ thể Ở giai đoạn này, bạn nên dán nhãn đỏ tất vật dụng mà bạn thắc mắc mà không cần phải đánh giá việc cần làm với chúng Bạn tham khảo thêm trang 42 43 chương để biết thêm số gợi ý việc tìm vật dụng khơng cần thiết Ngày Thứ Nội dung Huấn luyện Thu thập liệu Thứ Phân tích liệu Động não cải tiến Thứ Áp dụng thử cải tiến Xét duyệt Thực cải tiến Viết tiêu chuẩn Báo cáo với nhà quản lý Thứ Thứ Công cụ 5S Tiêu chuẩn hóa checklist (Hình 6-X) Bản đồ 5S (Hình 3-X) Nhãn đỏ (Hình 3-X) Bản đồ 5S tương lai (hình 4-6 47) Chỉ điểm định vị (Hình 4-X) Kiểm sốt cảm quan (hình 4-X) Bảng hiệu (hình 4-8) Vẽ chiến lược (Ảnh 4-3) Xóa/ duyệt bảng kiểm (bảng 5-1) Hình 3.4 Tuần làm việc kaizen điển hình cho 5S 3.3.7 Bước 6: Đánh giá vật dụng dán nh n đ Trong bước này, tiêu chuẩn thiết lập bước sử dụng để đánh giá việc cần làm với vật dụng dán nhãn đỏ, bao gồm:    Giữ nguyên vị trí vật dụng Di chuyển vật dụng đến vị trí khác khu làm việc Lưu trữ vật dụng tách biệt khỏi khu vực làm việc 43 Chương   Sàng lọc Giữ vật dụng khu chứa vật dán nhãn đỏ cục để chờ đánh giá Loại bỏ vật dụng Cách loại bỏ vật dụng (bảng 3.1) bao gồm:       Vứt bỏ Tặng cho tổ chức từ thiện Bán Trả lại cho nhà cung cấp để hồn phí Phân phối đến phận khác đơn vị Gửi đến khu vực lưu trữ dán nhãn đỏ trung tâm Một số vật dụng không cần thiết, cũ hay chí hạn sử dụng đơi tặng cho tổ chức từ thiện để mang đến quốc gia phát triển nơi thiết bị vật tư y tế đắt đỏ khó tìm để mua B NG 3.1 hương há hủy b Xử lý Mô tả Vứt bỏ Loại bỏ đồ thải hay thiêu hủy vật dụng không cần thiết hay không dùng mục đích Tặng Tặng vật dụng khơng cần thiết, cũ hay chí hạn cho tổ chức từ thiện Bán Bán lại cho tổ chức khác vật dụng không cần thiết hay không dùng mục đích Trả lại Trả lại cho nhà cung cấp để hồn phí Cho mượn Cho phận hay khoa phòng đơn vị bạn mượn tạm thời Phân bố Phân phối cố định đến phận/khoa phòng khác Khu vực trữ Chuyển vật dụng đến khu vực trữ dán nhãn đỏ trung 44 Chương vật dán nhãn đỏ trung tâm Sàng lọc tâm để phân phối lại, lưu trữ hay loại bỏ 3.3.7.1 Lư ý ề thi t bị ch thước lớn Thiết bị đối tượng quan trọng không vật tư cho việc dán nhãn đỏ Một cách lý tưởng, thiết bị không cần thiết nên loại khỏi khu vực làm việc nơi hoạt động thường ngày diễn Tuy nhiên, thiết bị to lớn nhiều kinh phí để di chuyển chúng Đơi việc giữ ngun vị trí số thiết bị lại tốt thiết bị không làm ảnh hưởng đến công việc hàng ngày hay đến cản trở cải tiến nơi làm việc Lúc đó, dán nhãn cho thiết bị nhãn đỏ “cố định” (“freeze” red tag), nghĩa thiết bị khơng cịn dùng nữa, giữ nguyên vị trí ban đầu 3.3.8 Bước 7: trữ tài liệu việc dán nh n đ Như diễn giải trước đây, đơn vị có nhu cầu riêng việc lưu trữ tài liệu báo cáo việc vận chuyển, sử dụng giá trị thiết bị, thuốc men vật tư Chính thế, đơn vị cần tạo lập hệ thống riêng để đăng nhập truy xuất thông tin cần thiết việc dán nhãn đỏ Hệ thống bao gồm sổ ghi chép tay phận khu vực lưu trữ vật dán nhãn đỏ trung tâm Hoặc nhập liệu vật dán nhãn đỏ vào hệ thống máy tính Cho dù hệ thống nào, việc ghi chép kết việc làm quan trọng quy trình dán nhãn đỏ Nó cho phép đơn vị đánh giá cải thiện tiết kiệm tạo kết từ việc dán nhãn đỏ Như bước 4, nhãn đỏ đơn vị bạn nên thiết kế để hỗ trợ cho quy trình lưu trữ tài liệu chọn để sử dụng đơn vị 45 Chương Sàng lọc 3.3.9 hi dán nh n đ hoàn tất Khi việc dán nhãn đỏ hoàn tất, sở hình thành khoảng trống hành lang chướng ngại vật – dấu hiệu tiến triển thật điểm cộng rõ nét cho việc khảo sát cấp chứng nhận Tổ chức Giám định chất lượng bệnh viện (JCI), Tổ chức DNV hay Đơn vị quản lý y tế sở Bây cách xếp thiết bị đồ đạc thay đổi để tận dụng khoảng không tăng thêm cho việc cải thiện tiến trình cơng việc nhận bệnh Đây phần trụ cột thứ hai – Sắp xếp PHÚT SUY NGẪM Dành phút để tìm câu trả lời cho câu hỏi bên dưới: Những tiêu chí dán nh n đỏ thích hợp nơi làm việc bạn?(Ghi chú: tiêu chí nên rõ ba yếu tố cần thiết sản phẩm: hữu dụng, tần suất sử dụng số lượng cần thiết) Các đơn vị thay nghĩ họ cần phải xây dựng sở mới, thật họ tạo nhiều khoảng không gian họ áp dụng việc Dán nhãn đỏ 3.4 SỰ TÍCH TỤ NHỮNG VẬT DỤNG KHƠNG CẦN THIẾT 3.4.1 Giới thiệu Một vài loại vật dụng khơng cần thiết định có xu hướng tích tụ khu vực làm việc phòng lưu trữ vị trí đốn Phần cung cấp điểm loại vị trí tích tụ thường gặp vật dụng khơng cần thiết 46 Chương Sàng lọc 3.4.2 Những loại vật dụng không cần thiết Sau loại vật dụng khơng cần thiết có xu hướng tích tụ:        Dụng cụ vật tư bị lỗi hay có số lượng dư thừa Thiết bị hạn hay hư hỏng Vật tư hạn Dụng cụ cấy ghép phẫu thuật bị hạn (rất đắt tiền!) Thiết bị, dụng cụ vật tư bác sĩ khơng cịn làm việc đơn vị Máy tính thiết bị điện tử lỗi thời Áp phích, bảng hiệu, thơng báo, ghi khơng cịn hiệu lực 3.4.3 Vị trí vật dụng khơng cần thiết thường tích tụ Sau nơi mà vật dụng không cần thiết thường tập trung lại:         Ở phịng khu vực khơng thiết kế với chức cụ thể Ở góc gần lối đi, lối thoát hiểm hành lang thang máy Dọc theo mặt tường, kế bên vách ngăn mặt sau cột (xem hình 3.5) Dưới bàn kệ hay ngăn bàn ngăn kéo Gần chân chồng vật dụng xếp cao Phía sau máy tính, thiết bị ngoại vi dây cáp Trên biểu đồ quản lý bảng thông báo khơng cịn sử dụng Trong ngăn kéo xe đẩy vật tư không phân loại rõ ràng 47 Chương Sàng lọc 3.5 NHỮNG ĐỀ NGHỊ, NHẮC NHỞ VỀ VI C DÁN NHÃN ĐỎ Nếu làm cách xác, việc dán nhãn đỏ đem lại kết ấn tượng cho đơn vị bạn Để bạn nhận kết tốt từ việc dán nhãn đỏ, khuyên bạn nên làm theo đề nghị nhắc nhở sau 48 Chương Sàng lọc Hình 3.5 Sự bề bộn kho vật tư phòng mổ 3.5.1 Chỉ dán MỘ nh n đ cho MỖI vật dụng Khi tìm thấy kệ đầy vật dụng hỗn tạp lộn xộn, việc dán nhãn đỏ cho toàn kệ cám dỗ Tuy nhiên, điều dẫn tới bối rối đến lúc phải phân loại vật dụng kệ Hãy tránh cám dỗ dán nhãn riêng biệt cho vật dụng riêng biệt 49 Chương Sàng lọc 3.5.2 Dán nh n đ vật cần thiết dư thừa Hiển nhiên, muốn dán nhãn đỏ cho vật dụng không cần thiết Tuy nhiên, nên dán nhãn đỏ cho vật dụng cần thiết số lượng chúng dư thừa Số lượng yêu cầu đo lường dựa tiêu chuẩn dán nhãn đỏ thiết lập đơn vị khoa phòng (xem bước trang 36) Mọi thứ dư thừa so với số lượng nên loại bỏ khỏi khu làm việc TÓM TẮT Trụ cột Sàng lọc, có nghĩa bạn loại bỏ vật dụng không cần thiết cho hoạt động khỏi nơi làm việc Khi có dự, vứt chúng Khi trụ cột thực hành tốt, vấn đề gián đoạn tiến trình cơng việc giảm đi, trao đổi nhân viên bệnh nhân nâng cao, sai sót giảm suất tăng cường, bệnh nhân khơng cịn phải chờ đợi để chăm sóc Dán nhãn đỏ phương pháp đơn giản để nhận diện vật dụng không cần thiết tiềm sở y tế, lượng giá tính hữu dụng xử lý chúng cách hợp lý Để thực hành có hiệu Dán nhãn đỏ, phải tạo khu vực trữ vật dán nhãn đỏ Khu vực trữ vật dán nhãn đỏ khu vực thiết lập nhằm mục đích lưu trữ vật dụng dán nhãn đỏ chờ lượng giá Khi vật dụng bị xếp qua bên trông coi khoảng thời gian xác định trước, người ta có xu hướng sẵn lịng từ bỏ khoảng thời gian kết thúc Thơng thường, đơn vị tiến hành nỗ lực dán nhãn đỏ cho toàn đơn vị cần phải thành lập khu vực trữ vật dán nhãn đỏ trung tâm để quản lý luồng di dời vật dụng khơng thể xếp khoa phịng riêng biệt Mỗi khoa phòng hay khu làm việc tham gia việc dán nhãn đỏ cần khu vực trữ dán nhãn đỏ cục để quản lý luồng di dời vật dụng dán nhãn đỏ phạm vi khoa phòng hay khu làm việc Có bước qui trình dán nhãn đỏ Bước Khởi động kế 50 Chương Sàng lọc hoạch dán nhãn đỏ khoa phòng đơn vị (tổ chức) Bước liên quan đến việc xác định mục tiêu cần dán nhãn đỏ, tức xác định loại đồ vật khu vực cần đánh giá Bước lập tiêu chí dán nhãn đỏ Có yếu tố việc xác định tiêu chí này: tính hữu dụng đồ vật với cơng việc lúc đó, tần suất cần thiết sử dụng đồ vật, số lượng cần thiết đồ vật nơi làm việc Bước làm nhãn đỏ Nhãn nên thiết kế để hỗ trợ cho quy trình tổ chức việc ghi chép liệu báo cáo kết việc dán nhãn đỏ Bước dán nhãn đỏ Cách tốt để thực việc làm toàn khu vực mục tiêu nhanh chóng – có thể, ngày làm việc Kaizen Nếu có kinh nghiệm hơn, khu vực nhỏ thực 1-2 ngày Bước lượng giá vật dụng dán nhãn đỏ Cuối cùng, bước 7, kết việc dán nhãn đỏ ghi chép lại Mỗi tổ chức có nhu cầu khác việc ghi chép báo cáo việc di dời, sử dụng đánh giá giá trị dụng cụ, thuốc men trang thiết bị Bởi thế, tổ chức cần thiết lập hệ thống riêng để ghi chép theo dõi thông tin dán nhãn đỏ Khi thực bước 5, điều quan trọng lưu ý loại vật dụng định có xu hướng tích tụ khu vực tiên liệu trước khu chăm sóc nhà kho Với tổ chức bạn, để việc dán nhãn đỏ đem lại hiệu nhiều quan trọng dán nhãn đỏ cho vật dụng dán nhãn cho phần vượt số lượng quy định vật dụng cần thiết SUY NGẪM Bây bạn hoàn thành chương này, dành phút để suy nghĩ câu hỏi ghi lại câu trả lời:  Những từ chương đặc biệt hữu ích thú vị bạn chăm sóc sức khỏe? Bạn có thắc mắc chủ đề 51 Chương     Sàng lọc trình bày chương khơng? Nếu có, chúng gì? Có trở ngại đặc biệt việc thực phương pháp 5S mô tả chương hay không? Bạn cần thêm thông tin để hiểu đầy đủ ý tưởng trình bày? Làm bạn nhận thông tin này? Bạn cần tham gia vào trình này? 52 ... 3: Sạch 1. 5.6 Chương Nguyên tắc thứ 4: Săn sóc 1. 5.7 Chương Nguyên tắc thứ năm: Sẵn sàng 1. 5.8 Chương Phản hồi Kết luận Chương Bắt đầu 1. 1 MỤC ĐÍCH CỦA CUỐN SÁCH N? ?Y Quyển Nguyên Tắc 5S Y tế đời... sách 1. 5 Tổng quan nội dung 1. 5 .1 Chương Bắt đầu 1. 5.2 Chương Giới thiệu tổng quan 1. 5.3 Chương Nguyên tắc đầu tiên: Sàng lọc 1. 5.4 Chương Nguyên tắc thứ hai: Sắp xếp 1. 5.5 Chương Nguyên tắc thứ... hiệu 5S, Áp phích 5S, Triển lãm ảnh Các mẫu chuyện 5S, Bản tin 5S, Cẩm nang bỏ túi 5S, Các tour tham quan nơi thực 5S, tháng 5S 1. 5.8 Chương Suy ngẫm kết luận (trang 11 8 -12 6) Chương trình b? ?y suy