Quản lý tòa nhà chung cư là gì? Quản lý toà nhà chung cư là công việc bao gồm một hoặc toàn bộ hoạt động liên quan đến toà nhà nhằm đảm bảo cho mọi dân cư sinh sống trong chung cư có một môi trường sống lành mạnh, an ninh, an toàn. Một chung cư bao gồm rất nhiều căn hộ, và số người sinh sống trong chung cư sẽ lên đến hàng trăm nghìn người, chính vì vậy việc quản lý toà nhà chung cư sẽ đòi hỏi một đơn vị quản lý chung cư chuyên nghiệp để có thể nhanh chóng đáp ứng mọi nhu cầu và khắc phục những lỗi kỹ thuật phát sinh để mang đến sự hài lòng cho toàn bộ cư dân sống trong chung cư.Quản lý tòa nhà văn phòng là gì? Quản lý toà nhà văn phòng (khách sạn, văn phòng cho thuê làm việc, bệnh viện, trường học…) được hiểu là một hay toàn bộ các hoạt động liên quan đến quản lý toà nhà (giống như công việc quản lý chung cư), giúp cho mọi hoạt động liên quan trong toà nhà văn phòng diễn ra một cách thuận lợi , an toàn và nhanh chóng nhất. Giúp cho mọi đối tượng khách hàng đang làm việc và sử dụng dịch vụ tại toà nhà có cảm giác thoải mái và dễ dàng khai thác hiệu quả nhất tại văn phòng mà họ đang làm
Page CƠNG TY …………… QUY TRÌNH QUẢN LÝ TỊA NHÀ Ban hành lần … Năm 2020 LỜI NÓI ĐẦU Quản lý tịa nhà chung cư gì? Quản lý tồ nhà chung cư cơng việc bao gồm toàn hoạt động liên quan đến nhà nhằm đảm bảo cho dân cư sinh sống chung cư có mơi trường sống lành mạnh, an ninh, an toàn Một chung cư bao gồm nhiều hộ, số người sinh sống chung cư lên đến hàng trăm nghìn người, việc quản lý tồ nhà chung cư địi hỏi đơn vị quản lý chung cư chuyên nghiệp để nhanh chóng đáp ứng nhu cầu khắc phục lỗi kỹ thuật phát sinh để mang đến hài lịng cho tồn cư dân sống chung cư Quản lý tòa nhà văn phòng gì? Quản lý tồ nhà văn phịng (khách sạn, văn phòng cho thuê làm việc, bệnh viện, trường học…) hiểu hay toàn hoạt động liên quan đến quản lý tồ nhà (giống cơng việc quản lý chung cư), giúp cho hoạt động liên quan tồ nhà văn phịng diễn cách thuận lợi , an tồn nhanh chóng Giúp cho đối tượng khách hàng làm việc sử dụng dịch vụ tồ nhà có cảm giác thoải mái dễ dàng khai thác hiệu văn phòng mà họ làm việc Người đứng đầu Ban quản lý tòa nhà Trưởng Ban quản lý tòa nhà, thường tổ chức gọn nhẹ gồm phận: Bộ phần hành Bộ phận kỹ thuật Chúng tham gia đào tạo nội bộ, theo dõi đánh giá kết nhiều tổ chức quản lý tòa nhà, rút nhiều học kinh nghiệm, nhận dạng thiếu sót, yếu cơng tác quản lý tịa nhà Từ chúng tơi ln ln nghiên cứu cải tiến tư vấn Quy trình cho phù hợp, nhằm trì việc nâng cao quản lý có hiệu giảm rủi ro Chúng nhận thấy nhiều tổ chức quản lý chưa thiết lập quy trình để quản lý, có tổ chức thiết lập nội dung mang tính chất tự phát từ kinh nghiệm, mang tính pháp lý giấy tờ, chưa thực dựa Tiêu chuẩn Quy trình chúng tơi tư vấn soạn thảo phù hợp với Hệ thống quản lý chất lượng ISO Việc hoàn thành trách nhiệm quản lý tịa nhà phải hồn thành hai nội dung: Hoàn thành Mục tiêu mà cơng ty đưa Đáp ứng u cầu bên liên quan Vì thế, anh chị phải dựa văn pháp lý yêu cầu Nhà nước Khách hàng quản lý tòa nhà, anh chị phải thiết lập Yêu cầu bên liên quan, anh chị có trách nhiệm phải đáp ứng để phù hợp với luật pháp Bộ Quy trình bao gồm 23 quy trình 10 Biểu mẫu soạn sẵn Chúc anh chị áp dụng thành công, thắc mắc xin phản hồi Biên tập LÊ HUỆ Kỹ sư Kiến tạo & Công chánh Email: lehuethuduc@gmail.com Hp: 0907545253 Page DANH MỤC QUY TRÌNH QUẢN LÝ TỊA NHÀ TT QUY TRÌNH MÃ QUY TRÌNH QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH Quy trình chăm sóc khách hàng QT 01 Quy trình ứng phó khẫn cấp dập tắt lữa QT 02 Quy trình thực cơng tác bảo vệ QT 03 Quy trình trơng giữ xe QT 04 Quy trình phuơng án tập hợp khẫn cấp QT 05 Quy trình quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu tòa nhà QT 06 QUY TRÌNH BẢO TRÌ Quy trình bảo trì hệ thống chữa cháy QT 07 Quy trình bảo trì hệ thống báo cháy tự động QT 08 Quy trình diễn tập PCCC QT 09 10 Quy trình bảo trì thang máy QT 10 11 Quy trình xử lý cố thang máy QT 11 12 Quy trình bảo trì hệ thống cấp điện-điện chiếu sáng QT 12 13 Quy trình bảo trì hệ thống tiếp địa chống sét QT 13 14 Quy trình bảo trì thiết bị điện QT 14 15 Quy trình bảo trì máy phát điện dự phịng QT 15 16 Quy trình bảo trì hệ thống cấp nước QT 16 17 Quy trình bảo trì hệ thống xử lý nước thải QT 17 18 19 20 21 22 23 Quy trình xử lý nước thải Quy trình thu gom rác thải Quy trình vệ sinh khu vực cơng cộng Quy trình chăm sóc xanh Quy trình quản lý vận hành hồ bơi Quy trình quản lý rủi ro quản lý tịa nhà QT 18 QT 19 QT 20 QT 21 QT 22 QT 23 Page SƠ ĐỒ TỔ CHỨC ĐIỂN HÌNH BAN QUẢN LÝ TÒA NHÀ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC TRƯỞNG BAN QLTN THƯ KÝ & LỄ TÂN BỘ PHẬN KỸ THUẬT TỔ PCCC BỘ PHẬN KẾ TOÁN TỔ CẤP & THOÁT NƯỚC BỘ PHẬN BẢO VỆ TỔ ĐIỆN BỘ PHẬN VỆ SINH TỔ THANG MÁY BỘ PHẬN CÂY XANH Đính kèm Sơ đồ tổ chức Bảng phân công nhiệm vụ QUY TRÌNH CHĂM SĨC KHÁCH HÀNG – QT 01 I Page MỤC ĐÍCH Quy trình ban hành áp dụng nhằm: - Tiếp nhận giải yêu cầu khiếu nại khách hàng - Nâng cao chất lượng dịch vụ thông qua việc tiếp thu giải khiếu nại khách hàng kịp thời, đảm bảo hài lòng khách hàng uy tín Cơng ty II PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG - Các Ban QLTN trực thuộc Công ty Nhà thầu phụ Công ty - Người phụ trách công tác quản lý, giám sát, vận hành tồ nhà - Các bên có liên quan III TÀI LIỆU LIÊN QUAN - Bộ TCVN ISO 9000 - Quy chế tổ chức điều hành Công ty Cổ phần Địa ốc Sài Gịn Thương Tín - Quyết định số 08/2008/QĐ-BXD Bộ Xây dựng: việc ban hành Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư - Các Quy định nhà nước hành quản lý vận hành nhà chung cư IV ĐỊNH NGHĨA VÀ GIẢI THÍCH TỪ NGỮ - “Ban QLTN”: Ban quản lý tòa nhà đại diện Chủ đầu tư tổ chức vận hành hoạt động tòa nhà - “TB QLTN”: Trưởng ban quản lý tòa nhà, người chịu trách nhiệm hoạt động tòa nhà - “BP KT”: phận kỹ thuật thuộc Ban quản lý tòa nhà - “TBP KT”: Trưởng phận kỹ thuật – phụ trách BP KT thuộc Ban quản lý tòa nhà - “NV KT”: nhân viên kỹ thuật ca, trực thuộc BP Kỹ thuật - Ban QLTN - “NT”: nhà thầu thi cơng/bảo trì hạng mục tòa nhà - “KH”: khách hàng, cư dân (mua/thuê hộ), khách hàng thuê (diện tích thương mại/văn phịng), người bên ngồi tịa nhà liên hệ cơng tác tịa nhà - “BP CSKH”: phận chăm sóc khách hàng – thuộc Ban quản lý tòa nhà - “NV CSKH”: nhân viên chăm sóc khách hàng thuộc BP CSKH - Ban QLTN QUY TRÌNH CHĂM SĨC KHÁCH HÀNG – QT 01 Page V NỘI DUNG - Lưu đồ B Lưu đồ Diễn giải công việc Trách nhiệm Biểu mẫu liên quan Khi có khách hàng khiếu nại, người tiếp nhận có trách nhiệm: - Tiếp nhận yêu cầu - Kiểm tra,phản hồi Trả lời cho khách hàng việc đơn giản, có quy định chủ trương Ban QLTN Chủ đầu tư có quy định hợp đồng với - NV CSKH khách hàng -Phiếu yêu cầu khách hàng Nếu thuộc trường hợp sửa chữa hư hỏng hộ, người tiếp nhận yêu cầu khách hàng điền vào Đơn khiếu nại chuyển Bộ phận CSKH Kiểm tra khiếu nại, đề xuất hướng giải quyết, chuyển cho phận có liên - NV CSKH quan thực - Hàng ngày BP DVKH chuyển file danh sách khách hàng khiếu nại ngày cho BP KT phận khác có liên quan tiếp nhận xử lý - BP KT tổng hợp phiếu phản hồi - BP KT đơn KH sau lên lịch - NV CSKH hẹn khách hàng xử lý hạng mục hết hạn bảo hành Xử lý phản hồi - BP KT liên hệ với nhà thầu cung cấp vật tư tiến hành sửa chữa hạng mục bảo hành - Kiểm tra kết BP KT kết hợp với nhà thầu sửa chữa kiểm tra kết sau giải xong - BP KT Theo dõi thường xuyên gọi - NV điện thoại, mail nhắc nhở đơn CSKH vị có liên quan sớm xử lý hồn tất cố -Phiếu yêu cầu ghi kết xử lý QUY TRÌNH CHĂM SĨC KHÁCH HÀNG – QT 01 B Lưu đồ Diễn giải công việc - Trách nhiệm Kiểm tra kết xử lý Ghi ký vào Phiếu yêu cầu giải - Kết thúc - Trả lời kết xử lý cho khách - BP DVKH hàng; - TB QLTN Đính kèm phiếu yêu cầu - BP.KT xử lý Tập hợp, lưu trữ tài liệu VI BIỂU MẪU ÁP DỤNG VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN TT Tên biểu mẫu/tài liệu Phiếu yêu cầu Mã hiệu MẪU 01 Page Biểu mẫu liên quan Page QUY TRÌNH ỨNG PHĨ KHẪN CẤP DẬP TẮT LỮA – QT 02 I MỤC ĐÍCH Quy trình ban hành áp dụng nhằm: - Thiết lập quy trình ứng phó khẩn cấp dập tắt lửa nhằm có biện pháp ứng phó kịp thời cố có đám cháy xảy q trình vận hành tịa nhà - Nhằm đảm bảo an tồn cho khách hàng, nhân viên tòa nhà xảy cố khẩn cấp - Làm sở để phận kỹ thuật nhà phối hợp tốt với bên liên quan hồn thành tốt cơng việc II PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG - Các Ban QLTN trực thuộc Công ty Nhà thầu phụ Công ty - Người phụ trách công tác quản lý, giám sát, vận hành nhà - Tồn thể nhân dân tịa nhà III TÀI LIỆU LIÊN QUAN - Bộ TCVN ISO 9000 - Quy chế tổ chức điều hành Công ty - Quyết định số 08/2008/QĐ-BXD Bộ Xây dựng: việc ban hành Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư - Các Quy định nhà nước hành quản lý vận hành nhà chung cư IV ĐỊNH NGHĨA VÀ GIẢI THÍCH TỪ NGỮ - “PCCC”: có nhiệm vụ cứu hỏa, chuyên dập tắt đám cháy, tai nạn liên quan đến lửa toàn quốc., cảnh sát PCCC cịn kiêm ln nhiệm vụ cứu hộ cần thiết - “Ban QLTN”: Ban quản lý tòa nhà đại diện Chủ đầu tư tổ chức vận hành hoạt động tòa nhà - “TB QLTN”: Trưởng Ban quản lý tòa nhà, người chịu trách nhiệm hoạt động tòa nhà - “BP KT”: phận kỹ thuật thuộc Ban quản lý tòa nhà - “TBP KT”: Trưởng phận kỹ thuật - phụ trách BP KT thuộc Ban quản lý tòa nhà - “NV KT”: nhân viên kỹ thuật ca, trực thuộc BP Kỹ thuật - Ban QLTN - “NT”: nhà thầu thi cơng/bảo trì hạng mục tịa nhà - “KH”: cư dân (mua/thuê hộ)/, khách hàng th (diện tích thương mại/văn phịng), người bên ngồi tịa nhà liên hệ cơng tác tịa nhà Page QUY TRÌNH ỨNG PHĨ KHẪN CẤP DẬP TẮT LỮA – QT 02 V NỘI DUNG - Lưu đồ B Lưu đồ Diễn giải công việc Trách nhiệm Biểu mẫu liên quan - Bình tĩnh xử lý, xác định nhanh điểm cháy Xuất tín hiệu báo cháy - Báo động để người biết, di tản thang hiểm (tuyệt đối khơng dùng thang máy) - Ngắt điện khu vực xảy cháy -Danh sách điện thoại quan PCCC gần Tổ PCCC -Báo cho lực lượng PCCC theo số điện thoại 114, nói ngắn gọn nơi cháy, nguồn lữa gây cháy -Danh sách nhân Tổ PCCC phân công nhiệm vụ - Sử dụng phương tiện chữa cháy chỗ để dập tắt đám cháy Lực lượng phương tiện chữa cháy chỗ: Số lượng người (Tổ PCCC & Tổ bảo vệ tòa nhà) Phương tiện Tính tốn nhanh lực lượng phương tiện chữa cháy Nhiệm vụ phân công tổ Tổ trưởng công tác tổ PCCC Lực lượng phối hợp: Công an phường, bệnh viện Lực lượng Công an PCCC chuyên nghiệp Huy động lực lượng phương tiện chữa cháy Lực lượng: Nhân viên kỹ thuật, bảo vệ, vệ sinh, nhân viên văn Tổ trường phòng tổ PCCC Phương tiện: Bình bột, bình CO2 vịi nước chữa cháy - Tổ thơng tin liên lạc Bố trí lực lực lượng phương tiện chữa cháy - Tổ thoát nạn cứu hộ - Tổ chữa cháy Tổ PCCC - Tổ di chuyển tài sản - Tổ bảo vệ Tổ chức diễn tập định kỳ -Xây dựng kế hoạch diễn tập -Tổ PCCC -Thực kế hoạch diễn tập -TBQLTN -Đánh giá kết diễn tập -Toàn -Báo cáo đánh giá kết diễn tập định kỳ Page 10 QUY TRÌNH ỨNG PHĨ KHẪN CẤP DẬP TẮT LỮA – QT 02 Lưu đồ B Diễn giải công việc Biểu mẫu liên quan Trách nhiệm nhân viên Vận dụng kiến thức PCCC biết tiến hành dập lửa thời gian chờ lượng PCCC chuyên nghiệp tới hỗ trợ - Cắt cầu dao điện nơi xảy cháy - Cô lập đám cháy, di dời tài sản khỏi đám cháy Triển khai & Kiểm tra KQ - Hướng dẫn người thoát hiểm đường nhanh -Tổ PCCC - Nếu thấy đám cháy có khả lan -TBQLTN rộng ngồi tầm kiểm sốt gọi -Tồn đội PCCC chuyên nghiệp nhân viên -Báo cáo nhanh cố xảy - Tổ chức mở đường cho xe cứu hỏa chữa cháy tiếp nước - Tổ chức cứu người, sơ cứu người bị nạn - Tổ chức bảo vệ trường -Kiểm tra báo cáo cáo kết Kết thúc Lập biên việc chi tiết, phục vụ công tác điều tra, xác minh làm rõ vụ -Tổ PCCC việc, thực việc xử lý cố theo -TBQLTN quy trình - Biên kết xử lý cố -Báo cáo kết giải cố VI BIỂU MẪU ÁP DỤNG VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN: Tên biểu mẫu STT Mã hiệu Biên kết xử lý cố MẪU 2 Báo cáo cố MẪU Page 74 QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬN HÀNH HỒ BƠI – QT 22 MỤC ĐÍCH Quy trình ban hành áp dụng nhằm: - Đảm bảo chất lượng nước hồ sở vật chất khác điều kiện hồn hảo nhất, góp phần giảm thiểu nguy tai nạn trì vệ sinh mơi trường nước an toàn cho người sử dụng I PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG - Các Ban QLTN trực thuộc Công ty Nhà thầu phụ Công ty - Người phụ trách công tác quản lý, giám sát, vận hành nhà - Các bên có liên quan II TÀI LIỆU LIÊN QUAN - Bộ TCVN ISO 9000 - Quy chế tổ chức điều hành Công ty - Quyết định số 08/2008/QĐ-BXD Bộ Xây dựng: việc ban hành Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư - Các Quy định nhà nước hành quản lý vận hành nhà chung cư III ĐỊNH NGHĨA VÀ GIẢI THÍCH TỪ NGỮ - “Ban QLTN”: Ban quản lý tòa nhà đại diện Chủ đầu tư tổ chức vận hành hoạt động tòa nhà - “TB QLTN”: Trưởng ban quản lý tòa nhà, người chịu trách nhiệm hoạt động tòa nhà - “BP KT”: phận kỹ thuật thuộc Ban quản lý tòa nhà - “TBP KT”: Trưởng phận kỹ thuật – phụ trách BP KT thuộc Ban quản lý tòa nhà - “NV KT”: nhân viên kỹ thuật ca, trực thuộc BP Kỹ thuật - Ban QLTN - “NV VHKT”: nhân viên vận hành kỹ thuật , trực thuộc BP Kỹ thuật - Ban QLTN - “NT”: nhà thầu thi cơng/bảo trì hạng mục tịa nhà - “KH”: cư dân (mua/thuê hộ)/, khách hàng thuê (diện tích thương mại/văn phịng), người bên ngồi tịa nhà liên hệ cơng tác tịa nhà Page 75 QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬN HÀNH HỒ BƠI – QT 22 IV NỘI DUNG - Lưu đồ B Lưu đồ Diễn giải công việc Trách nhiệm Biểu mẫu liên quan Lập kế hoạch quản lý vận hành hồ bơi - Phân công nhân phụ trách Lập Kế hoạch bảo trì - Nhân viên quản lý vận hành thường - Bộ phận xuyên theo tuần, tháng, năm quản lý vận - Lên chi phí quản lý vận hành hàng hành hồ bơi -TB QLTN năm -.Bảng thống kê thiết bị - Đính kèm biểu mẫu - TB QLTN ký kế hoạch Phê duyệt - Trình Ban TGĐ phê duyệt - Ban TGĐ - Kế hoạch quản lý, vận hành duyệt Nhân viên quản lý vận hành kiểm tra hàng ngày ký vào phiếu: - Vệ sinh hồ bơi hàng ngày - Bật hệ thống lọc hàng ngày theo quy định - Vớt rác hồ bơi Kiểm tra hàng ngày Kiểm tra hàng tuần - Dùng bàn chải chà thành đáy hồ - Kiểm tra đo lường thông số kỹ thuật độ PH, Clor … phải đảm bảo yêu cầu - Súc ngược súc xuôi van lọc đa chiều - Kiểm tra an toàn toàn hệ thống hồ bơi - NVKT - Phiếu kiểm tra Nhân viên quản lý vận hành kiểm tra hàng tuần ký vào phiếu : - Nhân viên - Định kỳ bổ xung nước kiểm tra quản lý vận hành tiêu chuẩn nước (độ PH, Clor ) -Phiếu kiểm tra TBP KT - Tiến hành vệ sinh rọ lọc có rác - Kiểm tra an tồn tồn hệ thống hồ bơi Page 76 QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬN HÀNH HỒ BƠI – QT 22 Lưu đồ B Diễn giải công việc - Kiểm tra Hàng tháng Nhân viên quản lý vận hành kiểm tra ký vào phiếu - Bảo trì bảo dưỡng động lọc - Kiểm tra an toàn toàn hệ thống hồ bơi - Hàng năm phải thay cát lọc -NVQLVH - TBP KT -TBQLTN - NVKT Kiểm tra hàng năm Biểu mẫu liên quan Trách nhiệm - TBP KT - Phiếu kiểm tra - Báo cáo cố (nếu có) - Phiếu kiểm tra - Sổ tổng hợp theo dõi bảo trì -TB QLTN - NVKT Tổng kiểm tra định kỳ hàng năm, báo - TBP KT cáo kết quản lý vận hành, lưu tài -TB QLTN liệu Kết thúc - Báo cáo kết bảo trì V BIỂU MẪU ÁP DỤNG VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN: Tên biểu mẫu/tài liệu TT Bảng thống kê thiết bị Phiếu kiểm tra định kỳ Báo cáo cố Sổ tổng hợp theo dõi bảo trì Báo cáo kết bảo trì Báo cáo kết thực tập.Nhật ký công việc SCR-S/BEL/QT02/F02 SCR-S/BEL/QT02/F03 SCR-S/BEL/QT02/F04 Mã hiệu Page 77 QUY TRÌNH QUẢN LÝ RỦI RO TRONG QUẢN LÝ TÒA NHÀ – QT 23 I-MỤC ĐÍCH Quy trình ban hành áp dụng nhằm: - Nhận dạng tất rủi ro tiềm ẩn Bộ phận quản lý, cơng việc - Có kế hoạch ứng phó cho rủi ro rủi ro xảy II-PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG - Các Ban QLTN trực thuộc Công ty Nhà thầu phụ Công ty - Người phụ trách công tác quản lý, giám sát, vận hành nhà - Các bên có liên quan III-TÀI LIỆU LIÊN QUAN - Bộ TCVN ISO 9000 - Quy chế tổ chức điều hành Công ty - Quyết định số 08/2008/QĐ-BXD Bộ Xây dựng: việc ban hành Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư - Các Quy định nhà nước hành quản lý vận hành nhà chung cư IV-ĐỊNH NGHĨA VÀ GIẢI THÍCH TỪ NGỮ - “Ban QLTN”: Ban quản lý tòa nhà đại diện Chủ đầu tư tổ chức vận hành hoạt động tòa nhà - “TB QLTN”: Trưởng ban quản lý tòa nhà, người chịu trách nhiệm hoạt động tòa nhà - “BP KT”: phận kỹ thuật thuộc Ban quản lý tòa nhà - “TBP KT”: Trưởng phận kỹ thuật – phụ trách BP KT thuộc Ban quản lý tòa nhà - “NV KT”: nhân viên kỹ thuật ca, trực thuộc BP Kỹ thuật - Ban QLTN - “NV VHKT”: nhân viên vận hành kỹ thuật , trực thuộc BP Kỹ thuật - Ban QLTN - “NT”: nhà thầu thi công/bảo trì hạng mục tịa nhà - “KH”: cư dân (mua/thuê hộ)/, khách hàng thuê (diện tích thương mại/văn phịng), người bên ngồi tịa nhà liên hệ cơng tác tịa nhà Page 78 QUY TRÌNH QUẢN LÝ RỦI RO TRONG QUẢN LÝ TÒA NHÀ – QT 23 V-NỘI DUNG - Lưu đồ B Lưu đồ Chuẩn bị Nội dung công việc Trách nhiệm Biểu mẫu đầu Thu thập hồ sơ đầu vào gồm: Nội dung công việc quản lý TB QLTN Phạm vi công việc quản lý Dữ liệu rủi ro thường xãy Bộ phận Dục mục BP KT quản lý tòa nhà mà công ty Danh mục rủi ro Thư ký sưu tầm QLTN Các Bộ phận liên Nhận dạng rủi ro Bộ quan phận Văn phòng, BPKT, vệ sinh, công ty; Lập KH rủi ro bảo vệ ; Kế hoạch quản lý TB Phân tích để xếp ưu tiên rủi ro; rủi ro QLTN Đề xuất tối thiểu giải pháp cho Bộ phận cơng việc để phịng ngừa rủi ro; KT Thư ký không Phê duyệt Tổng Giám đốc công ty phê duyệt Kế hoạch quản lý rủi ro Tổng Giám đốc Đạt Theo dõi kiểm soát rủi ro Kết thúc Kế hoạch quản lý rủi ro phê duyệt Nếu rủi Phịng ban cơng ty, lãnh đạo phịng ban theo dõi kiểm sốt để ngăn ngừa TB giảm rủi ro QLTN Biểu tổng hợp Nếu rủi ro thuộc công việc thi Thư ký theo dõi rủi ro công Bộ phận kỹ thuật nhà Các Bộ Đánh giá báo thầu phụ tổ chức theo dõi phận liên cáo quan kiểm sốt để ngăn ngừa giảm rủi cơng ty; ro Đánh giá định kỳ kết quản lý rủi ro có báo cáo TB QLTN Tổng kết rút kinh nghiệm Đề xuất cải tiến quy trình Kết phịng ngừa rủi rủi ro Các Bộ Bài học kinh phận liên nghiệm Thư ký quan công ty; Page 79 QUY TRÌNH QUẢN LÝ RỦI RO TRONG QUẢN LÝ TỊA NHÀ – QT 23 VI-BIỂU MẪU ÁP DỤNG VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN: Tên biểu mẫu/tài liệu Mã hiệu Biểu tổng hợp Kế hoạch quản lý rủi ro MẪU Báo cáo Kết quản lý rủi ro định kỳ MẪU 10 TT Page 80 BIỂU MÃU BẢNG THỐNG KÊ THIẾT BỊ Logo MẪU 01 Dự án: Thuộc hệ thống: ( Ví dụ - Hệ thống cấp nước) TT MÃ THIẾT BỊ TÊN THIẾT BỊ VỊ TRÍ LẮP ĐẶT NGÀY LẮP ĐẶT TÌNH TRẠNG GHI CHÚ Ban Quản lý tòa nhà Ngày…tháng …năm… Người theo dõi quản lý Ký tên đóng dấu Ký tên Mục đích sử dụng: Nhằm theo dõi chủng loại thiết bị cho hệ thống hay tồn thiết bị tịa nhà, giúp theo dõi kiểm soát qua lần kiểm kê theo định kỳ Mỗi thiết bị gắn thẻ đê theo dõi thiết bị : THẺ THEO DÕI BẢO TRÌ THẺ KIỂM TRA Page 81 Page 82 PHIẾU KiỂM TRA MẪU 02 Hệ thống/Công việc: Chữa cháy Thiết bị: TB 008 Tháng: 12 Năm: 2014 Ngày Kiểm tra hàng ngày Kiểm tra hàng tuần Kết Người KT Kết Người KT tốt tốt tốt tốt tốt tốt tốt ký tên ký tên ký tên ký tên ký tên ký tên ký tên Hoạt động bình thường ký tên 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Ghi chú: Phiếu kiểm tra sử dụng kiểm tra công việc hàng ngày kiểm tra thiết bị, phiếu nhân viên thực ký hàng ngày, Bộ phận kỹ thuật ký kiểm tra hàng tuần, TB QLTN ký kiểm tra hàng tháng Nội dung kiểm tra tùy theo công việc nêu quy trình Kiểm tra hàng tháng Người kiểm tra (Tên & chữ ký) Page 83 MẪU 03 SỔ TỔNG HỢP THEO DÕI BẢO TRÌ BẢO DƯỠNG THIẾT BỊ Dự án: ( Ví dụ-Belleza) Thuộc hệ thống: ( Ví dụ - Hệ thống cấp nước) CHU KỲ BẢO TRÌ STT MÃ THIẾT BỊ 1 Motor- 011 TÊN THIẾT BỊ Mô tơ bơm nước KẾ HOẠCH THỰC HiỆN CHU KỲ BẢO DƯỠNG CẤP NGƯỜI GIÁM SÁT KẾ HOẠCH THỰC HiỆN năm NGƯỜI GIÁM SÁT năm -10/5/2012 CHU KỲ BẢO DƯỠNG CẤP KẾ HOẠCH THỰC HiỆN 10 11 NGƯỜI GIÁM SÁT 12 SỬA CHỮA VỪA KẾ HOẠCH THỰC HiỆN 13 14 SỬA CHỮA LỚN NGƯỜI GIÁM SÁT 15 KẾ HOẠCH THỰC HiỆN 16 17 NGƯỜI GIÁM SÁT 18 Ghi chú: Thực ghi chu kỳ ngày bảo dưỡng ( Ví dụ: năm/ 10/5/ 2012) Mục đích sử dụng: Nhằm theo dõi thiết bị cho hệ thống hay tồn thiết bị tịa nhà thực việc bảo trì, bảo dưỡng hay sửa chữa Nếu sau kiểm tra thiết bị chưa thực so với kế hoạch phải tiến hành Người giám sát theo dõi tòa nhà ghi tên ký theo dõi cột 6, 9, 12, 15, 18; cột thực qui định ghi chu kỳ ngày thực bảo dưỡng Page 84 BIÊN BẢN KIỂM TRA KẾT QUẢ XỬ LÝ SỰ CỐ Logo MẪU 04 Ngày:………… 1.Tên dự án: 2.Cơng trình: 3.Địa điểm: Ngun nhân xảy cố hậu quả: a) Thời điểm xảy cố : … ngày… tháng năm… b) Mô tả sơ cố … …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… c) Sơ tình hình thiệt hại …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… d) Sơ nguyên nhân cố …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… 5.Kết khắc phục cố: ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… Đại diện bên liên quan (ký, ghi rõ họ tên) Kiểm tra giám sát tịa nhà (ký, ghi rõ họ tên) Mục đích sử dụng: Biên lập bên có cố xảy (như chủ hộ, nhà thầu phụ) khắc phục với chứng kiến Kiểm tra giám sát tòa nhà Page 85 Logo BÁO CÁO KẾT QUẢ BẢO TRÌ MẪU 05 Ngày… Dự án:……………………………………………………………………………………………………… Vị trí:………………………………………………………………………………………………………… Về vấn đề…………………………………………………………………………………………………… Thiết bị bảo trì bảo dưỡng: Thuộc hệ thống: Cơng trình: Thời điểm bảo trì bảo dưỡng lần trước: Ngày … Tháng … Năm… Thời điểm bảo trì bảo dưỡng lần này: Ngày … Tháng … Năm… Kết bảo hành: Kết luận: Ngày … tháng Năm… Nơi nhận báo cáo: Người báo cáo Ký tên Mục đích sử dụng: Sau hồn tất việc bảo trì bảo dưỡng, người giám sát theo dõi tòa nhà ký vào "Sổ theo dõi thiết bị bảo trì bảo dưỡng" phải thực báo cáo gửi đến cấp lãnh đạo Page 86 LOGO PHIẾU YÊU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG XỬ LÝ VÀ PHẢN HỒI MẪU 06 Ngày:……… Trang: …… Kính gửi : Ban quản lý tịa nhà…… I PHẦN YÊU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG Thông tin khách hàng Nội dung yêu cầu Tôi tên là: …………………………………… ………….………………………………………………… Họ tên khách hàng: …………………………… ………….………………………………………………… Mã hộ: …………………………………… ………….………………………………………………… Điện thoại/email liên lạc: (TT Bắt buộc): ……………………………………………… ………….………………………………………………… Nhân viên nhận phiếu: ……………………… Đã nhập liệu Đã chuyển xử lý Đã hoàn tất ………….………………………………………………… ………….………………………………………………… ………….………………………………………………… ………….………………………………………………… ………….………………………………………………… Ngày yêu cầu: ……/…… /20…… II PHẦN XỬ LÝ VÀ PHẢN HỒI Phòng, Ban tiếp nhận xử lý Ban QLTN …… Nội dung xử lý: Nhân viên : ………………………………… ………….………………………………………………… Bộ phận:…………………………………… ………….………………………………………………… Ngày xử lý: …/…/20… ………….………………………………………………… Ngày phản hồi: …/…/20… ………….………………………………………………… Nội dung phản hồi: Đã nhập liệu Đã chuyển xử lý Đã hoàn tất NGƯỜI XỬ LÝ (Ký , họ tên) ………….………………………………………………… ………….………………………………………………… Ngày hoàn tất: ……/…… /20…… KHÁCH HÀNG YÊU CẦU (Ký , họ tên) Page 87 MẪU TỔNG HỢP KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT RỦI RO LOGO Tên cơng trình: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Giám Đốc dự án: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Biểu kế hoạch quản lý rủi ro: …………………………………………………………………………………………………………………………………………… Phương thức đối phó Mức độ tác động (giá trị) Ma trận PI Loại Những cảnh báo Kế hoạch đối phó Mức độ tác động (i) Giai đoạn dự án Diễn tả chi tiết rủi ro Mức độ xãy (P) Tình trạng Phân tích định lượng Phân tích định tính Rủi ro Thứ tự Nhận dạng rủi ro Hành động đối phó 10 11 12 13 Page 88 BÁO CÁO KẾT QUẢ THEO DÕI & KIỂM SOÁT RỦI RO LOGO MẪU 10 Tên cơng trình: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Giám Đốc dự án: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Biểu kế hoạch quản lý rủi ro: …………………………………………………………………………………………………………………………………………… 10 11 12 13 Ngày, tình trạng xem xét có ý kiến Rủi ro có vượt KH ? Hành động đối phó Theo dõi kiểm sốt Người quản lý rủi ro Phương thức đối phó Mức độ tác động (giá trị) Ma trận PI Loại Những cảnh báo Kế hoạch đối phó Mức độ tác động (i) Giai đoạn dự án Diễn tả chi tiết rủi ro Mức độ xãy (P) Tình trạng Phân tích định lượng Phân tích định tính Rủi ro Thứ tự Nhận dạng rủi ro 14 15 16 Người báo cáo (Họ tên ký tên) ... 0907545253 Page DANH MỤC QUY TRÌNH QUẢN LÝ TỊA NHÀ TT QUY TRÌNH MÃ QUY TRÌNH QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH Quy trình chăm sóc khách hàng QT 01 Quy trình ứng phó khẫn cấp dập tắt lữa QT 02 Quy trình thực cơng tác... Ban quản lý tòa nhà Trưởng Ban quản lý tòa nhà, thường tổ chức gọn nhẹ gồm phận: Bộ phần hành Bộ phận kỹ thuật Chúng tham gia đào tạo nội bộ, theo dõi đánh giá kết nhiều tổ chức quản lý tòa nhà, ... Quy trình bảo trì hệ thống xử lý nước thải QT 17 18 19 20 21 22 23 Quy trình xử lý nước thải Quy trình thu gom rác thải Quy trình vệ sinh khu vực cơng cộng Quy trình chăm sóc xanh Quy trình quản