Cục Tin học và Thống kê tài chính là đơn vị chủ trì việc xây dựng chiến lược, quy hoạch phát triển, kiến trúc tổng thể, kế hoạch dài hạn, trung hạn và hàng năm về ứng dụng công nghệ thôn
Trang 1NỘI DUNG BÁO CÁO
I Giới thiệu
Quy trình chuẩn là công cụ giúp cho hoạt động của mỗi cá nhân cũng như tổ chức đi vào hệ thống, nề nếp, chuẩn hóa Quy trình giúp vạch ra các bước cụ thể cần thực hiện tuần tự khi tiến hành một công việc, qua đó giảm thiểu các sai phạm khi làm, đồng thời tổ chức cũng không bị lệ thuộc vào số ít cá nhân tìm cách giữ “bí quyết riêng” khi thực hiện công việc Chất lượng công việc cũng đồng đều và ổn định hơn
Trong một tổ chức, có thể có nhiều quy trình cho những công việc khác nhau, từ công việc chuyên môn cho đến những việc quản trị tổ chức Tài liệu về quy trình được coi là tài liệu phải kiểm soát, chỉ sử dụng trong nội bộ, và đối với một số
bộ phận trong tổ chức thì thuộc loại tài liệu mật Có thể nói quy trình là tài sản của tổ chức, đảm bảo lợi thế trong kinh doanh của công ty trước các đối thủ
Về bản chất, quy trình chuẩn chính là những gì ta vẫn thường làm, được đúc kết, tổng hợp lại, hệ thống hóa, chuẩn hóa, nghĩa là theo cách thức tốt nhất mà ta có thể làm Một khi quy trình chuẩn đã được ban hành thì có tính bắt buộc, tất cả mọi người trong tổ chức cần phải tôn trọng và tuân thủ
Trong bài báo cáo này tôi xin được trình bầy Quy trình “Quản lý Dự án công nghệ thông tin” của Cục Tin học và Thống kê tài chính, Bộ Tài chính
II Lựa chọn đơn vị báo cáo
Trang 2Cục Tin học và Thống kê tài chính là đơn vị thuộc Bộ Tài chính, có chức năng
tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước
và tổ chức thực hiện các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin và thống kê trong ngành tài chính
Cục Tin học và Thống kê tài chính là đơn vị chủ trì việc xây dựng chiến lược, quy hoạch phát triển, kiến trúc tổng thể, kế hoạch dài hạn, trung hạn và hàng năm về ứng dụng công nghệ thông tin và thống kê trong ngành tài chính; chủ trì thẩm định kế hoạch và các đề án, dự án ứng dụng công nghệ thông tin và thống
kê do các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ xây dựng; tham gia phê duyệt dự toán công nghệ thông tin hàng năm; chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị tổ chức thực hiện các đề án, dự án sau khi được phê duyệt
Hằng năm, với tổng kinh phí được ngân sách bố trí khoảng 2.500 tỷ cho việc triển khai các hệ thống và ứng dụng công nghệ thông tin, Cục cùng lúc phải triển khai, quản lý, giám sát thực hiện rất nhiều dự án chuyên về lĩnh vực công nghệ thông tin
Do sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin nên các dự án về công nghệ thông tin luôn cập nhật những kỹ thuật, công nghệ mới nhất, việc quản lý các dự án về công nghệ thông tin đòi hỏi những đặc thù riêng, khác với các dự
án mua sắm hay đầu tư xây dựng cơ bản khác
Cục Tin học và Thống kê tài chính là cơ quan giúp việc của Bộ trưởng đã chủ trì xây dựng và lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị về Quy trình quản lý Dự án
Trang 3công nghệ thông tin để áp dụng trong việc thực hiện bằng nguồn ngân sách các
dự án về công nghệ thông tin
III Mô tả quy trình Quản lý Dự án công nghệ thông tin
1 Lập, thẩm định, phê duyệt dự án
Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, khả thi
Báo cáo nghiên cứu bao gồm những nội dung chủ yếu sau: Những căn cứ để xác định sự cần thiết và tính hợp lý phải đầu tư dự án; Lựa chọn hình thức đầu tư; phân tích, lựa chọn quy mô đầu tư hợp lý; Phân tích, lựa chọn công nghệ, kỹ thuật, phương án kiến trúc, giải pháp xây dựng; Dự tính tiến độ thực hiện dự án, các mốc thời gian chính thực hiện đầu tư; xác định tổng mức đầu tư cho dự án
và tiến độ huy động vốn theo thời gian; xác định loại vốn, phương án huy động vốn
Xác định chủ đầu tư; phân tích lựa chọn hình thức tổ chức quản lý thực hiện dự
án, mối quan hệ và trách nhiệm của các chủ thể liên quan đến quá trình tổ chức thực hiện dự án; kế hoạch bảo hành, bảo trì, quản lý, khai thác sản phẩm, công trình công nghệ thông tin hình thành sau dự án, bao gồm phương án đào tạo và
sử dụng nhân lực kỹ thuật
Báo cáo đầu tư
Báo cáo đầu tư bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
a) Miêu tả sự cần thiết phải đầu tư và mục tiêu đầu tư;
Trang 4b) Xác định hình thức và quy mô đầu tư;
c) Xác định phương án xây dựng và địa điểm xây dựng đối với dự án đầu
tư có xây dựng, sửa chữa hoặc nâng cấp công trình phục vụ ứng dụng công nghệ thông tin;
d) Xác định tổng mức đầu tư và loại vốn;
e) Xác định tiến độ thực hiện dự án
Hồ sơ trình phê duyệt dự án
Hồ sơ dự án bao gồm:
a) Tờ trình phê duyệt dự án theo mẫu
b) Văn bản dự án
Thời gian thẩm định dự án
Thời gian thẩm định dự án không quá 30 ngày làm việc đối với dự án quan trọng quốc gia, 20 ngày làm việc đối với dự án nhóm A, 15 ngày làm việc đối với dự
án nhóm B và 10 ngày làm việc với dự án nhóm C, tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ Trường hợp đặc biệt, thời gian thẩm định dự án có thể kéo dài hơn nhưng không thêm quá 15 ngày với mọi trường hợp và phải được người có thẩm quyền quyết định đầu tư cho phép
Tổng mức đầu tư dự án
Trang 5Tổng mức đầu tư dự án ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng vốn nhà nước (sau đây gọi là tổng mức đầu tư) là chi phí dự tính của dự án Tổng mức đầu tư
là cơ sở để chủ đầu tư lập kế hoạch và quản lý vốn khi thực hiện đầu tư dự án Tùy theo từng dự án, tổng mức đầu tư bao gồm các loại chi phí khác nhau
2 Thực hiện và quản lý dự án
Thiết kế kỹ thuật
Sau khi dự án có quyết định đầu tư, chủ đầu tư phải lựa chọn tổ chức tư vấn lập thiết kế kỹ thuật và dự toán theo các quy định hiện hành
Nội dung thiết kế kỹ thuật
Thiết kế kỹ thuật phải thể hiện được cấu trúc, tính năng kỹ thuật và những ứng dụng của phần mềm, mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính, cơ sở dữ liệu hoặc trang thông tin điện tử dự định xây dựng mới, sửa đổi hoặc nâng cấp, cùng quy trình và những yêu cầu để quản lý, khai thác và bảo hành sản phẩm hoặc công trình sau khi đầu tư, bảo đảm đủ điều kiện để xác định tổng dự toán của dự án
Tổng dự toán dự án
1 Tổng dự toán dự án được xác định theo từng phần việc của dự án và là căn cứ để chủ đầu tư quản lý chi phí đầu tư thực hiện dự án Tổng dự toán không được vượt tổng mức đầu tư
Trang 62 Đối với dự án có phần xây dựng công trình phục vụ ứng dụng công nghệ thông tin, dự toán xây dựng công trình được thực hiện theo quy định về quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình
3 Đối với dự án gồm nhiều phần việc, tổng dự toán của dự án được xác định bằng cách cộng các dự toán của các phần việc thuộc dự án
Quản lý tiến độ thực hiện dự án
Trước khi triển khai thực hiện dự án, chủ đầu tư phải kết hợp với đơn vị, cá nhân
tư vấn lập tiến độ thực hiện dự án Tiến độ thực hiện dự án phải phù hợp với thời hạn thực hiện dự án đã được phê duyệt
Giám sát thực hiện dự án
Tổ chức, cá nhân nhận thầu thực hiện các hạng mục công việc của dự án phải thực hiện công tác giám sát tác giả trong suốt quá trình xây dựng, kiểm thử, chuyển giao, nghiệm thu và bảo trì sản phẩm, công trình công nghệ thông tin của dựa án
Chủ đầu tư giám sát quá trình thực hiện các hạng mục công việc của dự
án thông qua xem xét báo cáo tiến độ của tổ chức, cá nhân nhận thầu được nộp theo định kỳ, kết hợp với kiểm tra công việc trên thực tế
Kiểm thử, cài đặt phần mềm ứng dụng mới
Phần mềm ứng dụng được xây dựng mới hoặc sửa đổi, nâng cấp phải được kiểm thử chất lượng trước khi nghiệm thu tại ít nhất một đơn vị sẽ sử dụng phần mềm
Trang 7đó Nhà thầu xây dựng, sửa đổi hoặc nâng cấp phần mềm phải xây dựng kế hoạch kiểm thử và thống nhất với chủ đầu tư Việc kiểm thử phải được lập thành hồ sơ
và biên bản có chữ ký của các bên tham gia
Sau khi nhận được kết quả kiểm thử từ tư vấn kiểm thử, chủ đầu tư chủ trì, phối hợp với nhà thầu xây dựng, sửa đổi hoặc nâng cấp phần mềm và đơn vị, cá nhân
tư vấn giám sát nếu có, đưa ra quyết định:
a) Chấp nhận chính thức phần mềm, hoặc
b) Đề xuất các vấn đề cần giải quyết tiếp nhằm hoàn thành việc xây dựng, sửa đổi hoặc nâng cấp phần mềm
Nghiệm thu, chuyển giao sản phẩm, công trình của dự án
Sản phẩm, công trình công nghệ thông tin được xây dựng mới, sửa đổi hoặc nâng cấp theo dự án, kể cả các công trình xây dựng kèm theo nếu có, chỉ được chuyển giao cho chủ đầu tư sau khi đã kiểm thử hoặc vận hành thử và nghiệm thu đạt yêu cầu chất lượng
Bảo hành sản phẩm, công trình của dự án
Thời hạn tối thiểu bảo hành sản phẩm, công trình công nghệ thông tin được xây dựng mới, sửa đổi hoặc nâng cấp theo dự án, kể cả các công trình xây dựng kèm theo nếu có, được tính từ ngày ký biên bản tổng nghiệm thu giữa chủ đầu tư và nhà thầu, và được quy định như sau:
Trang 8a) Bảo hành 24 tháng đối với sản phẩm và công trình được xây dựng theo các dự án quan trọng quốc gia và dự án thuộc các nhóm A;
b) Bảo hành 12 tháng đối với các sản phẩm và công trình được xây dựng theo các dự án thuộc các nhóm B, C và dự án chỉ phải lập báo cáo đầu tư
Mức tiền bảo hành tối thiểu:
Mức tiền tối thiểu bảo hành sản phẩm và công trình được tính bằng tỷ lệ phần trăm (%) của giá trị xây dựng mới, sửa đổi hoặc nâng cấp sản phẩm hay công trình và được quy định như sau:
a) Đối với sản phẩm và công trình có thời hạn bảo hành 24 tháng là 3%; b) Đối với sản phẩm và công trình có thời hạn bảo hành 12 tháng là 5%; Trên đây là toàn bộ quy trình về công tác Quản lý dự án đầu tư Công nghệ thông tin đang được thực hiện tại Bộ Tài chính
Theo tôi trong quá trình thực hiện quy trình này xuất hiện những nhược điểm cho công tác quản lý :
- Do quy mô và tính chất phức tạp của dự án về công nghệ thông tin nên mặc dù Quy trình này đã quy định cụ thể và chi tiết các bước thực hiện nhưng vẫn có những vướng mắc gặp phải trong triển khai thực tế do sự phân cấp chưa rõ ràng về quy mô, tổng mức đầu tư
Trang 9- Chưa khắc phục được các tồn tại trong quản lý dự án đầu tư hiện nay như: thời gian xây dựng, thực hiện kéo dài, dự toán xây dựng không sát với thực tế,
Để quy trình này hiện trở nên tốt hơn theo tôi cần cải thiện,
bổ sung :
- Bổ sung các hướng dẫn rõ ràng về việc phân cấp quản lý thực hiện dự án
- Quy định rõ các mốc thời gian thực hiện từng chu trình Có biện pháp
xử lý đối với các trường hợp vi phạm
2 Theo anh/ chị những nội dung nào trong môn học Quản trị tác nghiệp này là có thể áp dụng vào công việc của anh/ chị hoặc của doanh nghiệp anh/chị hiện nay? Anh / chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động gì và sẽ áp dụng như thế nào?
Hầu hết các nội dung trong môn học Quản trị tác nghiệp tôi nhận thấy có thể áp dụng vào hầu hết các công việc quản lý dự án của cơ quan tôi hiện nay,
cụ thể là đã tạo ra những quy trình tác nghiệp cụ thể cho các công việc ở tất cả các bộ phận chuyên môn ở dạng những quy trình ISO, phổ biến cho tất cả các bộ phận có liên quan, thực hiện công tác theo dõi đánh giá và cải tiến không ngừng
Trang 10để các quy trình ngày càng hoàn thiện đáp ứng cho yêu cầu công việc của cơ quan
Tài liệu tham khảo
1 Tài liệu học tập “Quản trị hoạt động và sản xuất ” – Global Advanced
2 Operations Management – Barry Render Jay Heizer
3 http://www.quantri.com.vn
4 http://www.lanhdao.net
Trang 11The end