Đang tải... (xem toàn văn)
(NB) Giáo trình Quản lý dự án công nghệ thông tin với mục tiêu chính là Trang bị được phương pháp luận, tiêu chuẩn cho việc quản lý dự án nói chung và dự án CNTT nói riêng. Hoạch định được những công việc cần chuẩn bị trước khi 1 dự án CNTT hoạt động. Thực hiện được các hoạt động quản lý và kiểm soát trong khi dự án CNTT hoạt động. Tích lũy được một số kinh nghiệm, bài học thực tế của quản lý dự án CNTT ở Việt Nam.
1 CƠ QUAN CHỦ QUẢN BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI CƠ QUAN BAN HÀNH TỔNG CỤC DẠY NGHỀ GIÁO TRÌNH Mơn học: Quản lý dự án cơng nghệ thông tin NGHỀ: KỸ THUẬT LẮP RÁP VÀ SỬA CHỮA MÁY TÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG ( Ban hành kèm theo Quyết định số: /2011/QĐ-……của ………… (font chữ Times New Roman, cỡ chữ 14, Italic) MỤC LỤC Nội dung Trang MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU BÀI MỞ ĐẦU: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN MỤC TIÊU: NỘI DUNG CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN: 1.1.Dự án gì? 1.2.Các thuộc tính dự án 10 1.3 Dự án CNTT 11 1.4.Quản lý Dự án gì? 11 1.5.Mục tiêu quản lý dự án 11 1.6 Tác dụng quản lý dự án 12 CÁC GIAI ĐOẠN CỦA MỘT DỰ AN, VÒNG ĐỜI DỰ ÁN : 12 CÁC BÊN THAM GIA TRONG MỘT DỰ ÁN 17 ẢNH HƯỞNG CỦA MÔI TRƯỜNG ĐẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ DỰ ÁN 18 CÁC KIẾN THỨC, KỸ NĂNG CẦN THIẾT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN 20 BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG 21 CHƯƠNG 1: TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH 22 TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH DỰ ÁN 23 1.1 Giới thiệu 23 1.2 Cấu trúc phân việc 25 1.3.Các yếu tố kế hoạch dự án toàn diện: 32 THỰC THI KẾ HOẠCH 35 2.1.Giám sát trì 36 2.2 Giám sát dự án cách đặn 37 KIỂM SOÁT CÁC THAY ĐỔI TỔNG THỂ 39 3.1 Nguyên tắc quản lý thay đổi 39 3.2 Vị trí quy trình kiểm sốt quy trình dự án 42 3.3 Kỹ thuật kiểm soát 43 BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG 43 CHƯƠNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN 47 KHỞI THẢO 47 1.1.Ràng buộc tam giác 47 1.2.Tam giác thép 48 1.3.Ma trận trách nhiệm: 50 1.4.Tính tăng trưởng dự án 51 1.5.Kế hoạch dự án tích hợp 52 1.6.Các yếu tố quy định phạm vi 52 2.LẬP KẾ HOẠCH 52 2.1 Thảo quy định phạm vi dự án 53 2.2 Thảo tôn dự án 56 2.3 Thảo bảng kê công việc (Statement Of Work - SOW) (viết tắt BKCV) 57 QUY ĐỊNH VÀ KIỂM SOÁT PHẠM VI 61 3.1 Các yếu tố quy định phạm vi 61 3.2 Mở rộng phạm vi 62 3.3 Kiểm soát thay đổi 63 3.4 Thay đổi kế hoạch 63 3.5 Giảm thiểu mở rộng phạm vi 63 BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG 64 CHƯƠNG LẬP LỊCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN 68 1.XÁC ĐỊNH CÁC HÀNH ĐỘNG 68 1.1.Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn 69 1.2 Xác lập mốc quan trọng 69 1.3.Các dự án theo lịch trình so với dự án theo nguồn lực 70 1.4.Thành lập nguyên tắc ước lượng thời gian 72 2.XÂY DỰNG ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN 73 2.1.Các kỹ thuật ước lượng thời gian 73 2.2.Một số hướng dẫn trợ giúp ước lượng thời gian cho dự án CNTT 76 2.3.Một số phương pháp ước lượng khác 77 TRIỂN KHAI LỊCH TRÌNH 79 3.1 Các thành phần giá trị thu 79 3.2.Chi phí 80 3.3.Biểu đồ theo dõi Gantt 81 3.4 Tính toán giá trị thu 81 KIỂM SỐT LỊCH TRÌNH 82 4.1.Sử dụng thơng tin cập nhật lịch trình dự án 82 4.2 Cập nhật lịch trình 83 BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG 83 CHƯƠNG 4.QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN 87 LẬP KẾ HOẠCH VỀ NGUỒN TÀI NGUYÊN 87 1.1 Nguyên tắc ước lượngchi phí 88 1.2 Chi phí nguyên vật liệu 89 1.3 Chi phí sở vật chất 89 ƯỚC TÍNH CHI PHÍ 89 2.1.Ước lượng quy 90 2.2.Ước tính sử dụng kết chào thầu 90 2.3.Thông tin lịch sử hay sở liệu dự án 91 2.4.Ước lượng theo giai đoạn 91 2.5.Ước lượng theo tham số 93 2.6.Ước lượng lên 95 2.7 Ước lượng xuống 95 2.8 Độ tin cậy ước lượng 97 DỰ TỐN NGÂN SÁCH CHO CÁC CHI PHÍ 98 KIỂM SỐT CHI PHÍ 100 4.1.Theo dõi kinh phí qua tiêu 100 4.2 Kiểm sốt - điều chỉnh phí 100 4.3 Tiến hành cập nhật kinh phí 101 BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG 102 CHƯƠNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN 106 XÁC ĐỊNH CHẤT LƯỢNG CỦA DỰ ÁN 108 1.1.Kế hoạch quản lý chất lượng 108 1.2.Các bước xây dựng kế hoạch quản lý chất lượng 108 ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG 110 2.1 Biến động chất lượng 110 2.2.Tầm quan trọng biến động 112 2.3.Phân tích nguyên nhân sâu xa 112 2.4.Thủ tục quản lý chất lượng dự án 112 2.5.Kiểm định chất lượng 114 2.6.Kế hoạch kiếm thử (Testing Plan): 115 KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN 116 3.1.Biểu đồ 116 3.2.Phân tích Pareto (Pareto Analysis) 117 3.3 Quản lý cấu hình 118 3.4.Định luật Parkinson 120 BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG 120 CHƯƠNG 6: QUẢN LÝ NHÂN SỰ DỰ ÁN 124 XÁC ĐỊNH CƠ CẤU TỔ CHỨC 124 1.1.Các dạng tổ chức 124 1.2.Chức theo cấu trúc tổ chức 125 1.3.Biểu đồ tổ chức 126 1.4.Các đối tượng liêu quan dự án 127 TỔ CHỨC ĐỘI DỰ ÁN 129 2.1.Lãnh đạo tổ chức 129 2.2.Các kỹ cần thiết 131 2.3.Các chi tiết xây dựng đội dự án 132 2.4 Hậu cần cho đội dự án 132 2.5 Xây dựng hỗ trợ đội dự án 133 TRIỂN KHAI ĐỘI HÌNH 134 3.1 Giai đoạn hình thành- Các thành viên đội dự án làm quen với thống số quy tắc chung cho đội 134 3.2.Giai đoạn nảy sinh mâu thuẫn- khơng kiểm sốt xung đột thành viên dự án 135 3.3.Giai đoạn hòa giải - tập trung vào vấn đề quy trình xuất làm việc 135 3.4.Giai đoạn thực – đội dự án làm việc với xuất cao 136 3.5.Một vài kinh nghiệm phát triển đội dự án 136 BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG 138 CHƯƠNG QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN 142 XÁC ĐỊNH THÔNG TIN – THIẾT KẾ KẾ HOẠCH TRAO ĐỔI THÔNG TIN 142 1.1.Yêu cầu trao đổi thông tin 143 1.2.Lập kế hoạch truyền thông 145 PHÂN PHỐI THÔNG TIN - XÁC ĐỊNH CÁC KÊNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN 147 2.1.Kênh trao đổi thông tin (Communication chanel): 147 2.2.Các phương pháp trao đổi thông tin 147 BÁO CÁO HIỆU QUẢ DỰ ÁN 150 3.1.Báo cáo trạng thái 151 3.2.Báo cáo tiến trình 151 3.3.Dự báoDự đốn/Dự tính hoạt động dự án tương lai 151 TỔNG HỢP THÔNG TIN QUẢN LÝ 151 4.1.Báo cáo kết thúc dự án 151 4.2.Nghiệm thu thức kết dự án 152 4.3.Rút học kinh nghiệm 152 BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG 154 CHƯƠNG QUẢN LÝ RỦI RO CỦA DỰ ÁN 157 XÁC ĐỊNH RỦI RO 158 1.1.Nhận biết rủi ro 158 1.2.Chiến lược quản lý rủi ro 159 1.3.Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro 162 ĐỊNH LƯỢNG RỦI RO 163 2.1.Bản chất rủi ro 163 2.2.Tỷ lệ rủi ro – Thành công 164 2.3.Phân tích định tính 165 2.4.Phân tích định lượng 166 2.5.Báo cáo ảnh hưởng 168 2.6.Đánh giá rủi ro 169 GIẢM THIỂU RỦI RO 170 3.1.Các biện pháp đối phó 170 3.2.Kế hoạch dự phòng (Contingency Planning) 170 KIỂM SOÁT RỦI RO 171 BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG 172 CHƯƠNG QUẢN LÝ MUA SẮM TRONG DỰ ÁN 174 XÁC ĐỊNH DANH MỤC MUA SẮM 176 THỦ TỤC MUA SẮM 177 2.1.Phân chia hạng mục vào gói thầu 177 2.2.Xây dựng kế hoạch đấu thầu 177 LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP 178 3.1 Một số kỹ thuật công cụ hoạch định trang thiết bị 178 3.2.Giới thiệu đấu thầu 178 3.3.Tổ chức đấu thầu 180 3.4.Xác định loại hợp đồng 183 3.5.Quản lý cấp vốn cho gói thầu 183 QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CUNG CẤP 183 4.1 Nội dung quản lý hợp đồng 183 4.2 Bảo đảm thực hợp đồng 184 4.3 Bảo hành 184 4.4 Điều chỉnh hợp đồng 184 4.5 Thanh toán hợp đồng 185 4.6 Giám sát thực hiện, nghiệm thu, lý hợp đồng 185 BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG 185 BÀI TẬP THỰC HÀNH 188 CÁCH TIẾN HÀNH BÀI TẬP NÀY 188 TÀI LIỆU THAM KHẢO 220 LỜI GIỚI THIỆU Ngày nay, phát triển khoa học kỹ thuật hỗ trợ nhiều sống, công việc nghiên cứu nhân loại Sự phát triển vi tính khơng đem lại thuận tiện việc tính tốn, giải đáp tốn riêng rẽ , đơn lẻ máy mà ứng dụng phát triển chủ yếu ứng dụng quản lý hệ thống Trong vài năm trở lai đây, với phát triển mạnh mẽ Công Nghệ Thông Tin, trở thành lĩnh vực trọng điểm nước nay, Sự phát triển đóng góp nhiều lĩnh vực khác Ytế, giáo dục, nghiên cứu khoa học….Điều giải phóng nguời khỏi rắc rối việc tìm kiếm thơng tin, thống kê hay tính tốn tổ chức thơng tin nhiều lĩnh vực liên quan khác Một hệ thống tin học hóa giúp làm giảm thiểu nhiều công việc tay làm rút ngắn công đoạn thừa lặp lặp lại nhiều lần nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí hiệu việc quản lý Mơn học bố trí sau sinh viên học xong môn học chung, môn sở chuyên ngành đào tạo chuyên môn nghề cấu trúc chung giáo trình chia làm chương: Bài mở đầu: Tổng quan dự án CNTT Chương 1: Triển khai kế hoạch dự án Chương 2: Quản lý phạm vi dự án Chương 3: Lập lịch triển khai dự án Chương 4: Quản lý chi phí dự án Chương 5: Quản lý chất lượng dự án Chương 6: Quản lý nhân dự án Chương 7: Quản lý truyền thông dự án Chương 8: Quản lý rủi ro dự án Chương 9: Quản lý mua sắm dự án Hà Nội, 2013 Tham gia biên soạn Khoa Công Nghệ Thông Tin Trường Cao Đẳng Nghề Kỹ Thuật Công Nghệ Địa Chỉ: Tổ 59 Thị trấn Đông Anh – Hà Nội Tel: 04 38821300 Chủ biên: Nguyễn Kim Dung Mọi góp ý liên hệ: Phùng Sỹ Tiến – Trưởng Khoa Công Nghệ Thông Tin Mobible: 0983393834 Email: tienphungktcn@gmail.com – tienphungktcn@yahoo.com MÔN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Mã mơn học: MH 34 Vị trí, ý nghĩa, vai trị mơn học: - Vị trí: + Mơn học bố trí sau sinh viên học xong môn học chung, môn sở chun ngành đào tạo chun mơn nghề - Tính chất: + Là môn học chuyên môn nghề - Ý nghĩa, vai trị mơn học: + Là mơn học thiếu nghề Sửa chữa, lắp ráp máy tính Mục tiêu mơn học: + Trang bị phương pháp luận, tiêu chuẩn cho việc quản lý dự án nói chung dự án CNTT nói riêng + Hoạch định công việc cần chuẩn bị trước dự án CNTT hoạt động + Thực hoạt động quản lý kiểm soát dự án CNTT hoạt động + Tích lũy số kinh nghiệm, học thực tế quản lý dự án CNTT Việt Nam +Có kỹ giao tiếp, thông tin, thương lượng, định, giải khó khăn vướng mắc q trình quản lý dự án + Có ý thức tự giác, tính kỷ luật cao, tinh thần trách nhiệm học tập Thể tính khoa học, sáng tạo, có khả làm việc độc lập nhóm Mã Tên chương mục/bài Thời lượng Tổng Lý Thực số thuyết hành MH34-01 Tổng quan dự án CNTT Các khái niệm Các giai đoạn dự án, vòng đời dự án Các bên tham gia dự án Ảnh hưởng môi trường đến công tác tổ chức, quản lý dự án Các kiến thức, kỹ cần thiết quản lý dự án 2 MH34-02 Triển khai kế hoạch dự án Triển khai kế hoạch dự án Thực thi kế hoạch Kiểm soát thay đổi tổng thể Quản lý phạm vi dự án 2 2 MH34-03 Kiể m tra MH34-04 MH34-05 MH34-06 MH34-07 MH34-08 MH34-09 MH34-10 Khởi thảo Lập kế hoạch Quy định kiểm soát phạm vi Lập lịch triển khai dự án Xác định hành động Xây dựng ước lượng thời gian: Triển khai lịch trình Kiểm sốt lịch trình Quản lý chi phí dự án Lập kế hoạch nguồn tài nguyên Ước tính chi phí Dự tốn ngân sách cho chi phí Kiểm sốt chi phí Quản lý chất lượng dự án Xác định chất lượng dự án Đảm bảo chất lượng Kiểm soát chất lượng dự án Quản lý nhân dự án Xác định cấu tổ chức Tổ chức đội dự án Triển khai đội hình Quản lý truyền thông dự án Xác định thông tin, thiết kế kế hoạch trao đổi thông tin Phân phối thông tin, xác định kênh trao đổi thông tin Báo cáo hiệu dự án Tổng hợp thông tin quản lý Quản lý rủi ro dự án Xác định rủi ro Định lượng rủi ro Giảm thiểu rủi ro Kiểm soát rủi ro Quản lý mua sắm dự án Xác định danh mục mua sắm Thủ tục mua sắm Lựa chọn nhà cung cấp Quản lý hợp đồng cung cấp 10 4 10 4 2 4 2 CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Mã chương:MH34-01 Giới thiệu Quản lý dự án lĩnh vực kiến thức mang tính kinh nghiệm, có ý nghĩa quan trọng nhiệm vụ hàng ngày nhà quản lý hay cá nhân có tham vọng trở thành nhà quản lý Để hiểu rõ làm chủ kiến thức, nội dung xung quanh nhiệm vụ, hoạt đông quản lý dự án, cụ thể dự án công nghệ thống tin - CNTT, trước tiên, bạn cần phải trang bị kiến thức nhằm khai thông khái niệm, thuật ngữ quản lý dự án CNTT MỤC TIÊU: Nắm khái niệm quản lý dự án Giải thích thuộc tính dự án Phân biệt dự án dự án CNTT Trình bày Mục tiêu quản lý dự án Trình bày tác dụng quản lý dự án Giải thích giai đoạn quản lý dự án Giải thích bên tham gia dự án - Giải thích ảnh hưởng mơi trường đến cơng tác tổ chức, quản lý dự án NỘI DUNG CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN Mục tiêu: - Biết khái niệm dự án CNTT 1.1.Dự án gì? Theo quan điểm chung dự án lĩnh vực hoạt động đặc thù, nhiệm vụ cần phải thực theo phương pháp riêng, khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm tạo sản phẩm Từ cho thấy, dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định để tạo sản phẩm Theo PMBOK® Guide 2000, p 4, dự án “một nỗ lực tạm thời cam kết để tạo sản phẩm dịch vụ nhất” Theo cách định nghĩa này, hoạt động dự án tập trung vào đặc tính: -Nỗ lực tạm thời: dự án có điểm bắt đầu kết thúc cụ thể Dự án kết thúc đạt mục tiêu dự án dự án thất bại -Sản phẩm dịch vụ nhất: điều thể có khác biệt so với sản phẩm, dịch vụ tương tự có kết dự án khác Tóm lại định nghĩa câu: Dự án chuỗi công việc (nhiệm vụ, hoạt động), thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc phạm vi, thời gian ngân sách 10 1.2.Các thuộc tính dự án 1.2.1.Dự án có mục đích, kết rõ ràng: Tất dự án thành cơng phải có kết xác định rõ ràng nhà chung cư, hệ thống mạng quan bạn, hệ thống mạng cáp truyền hình, … Mỗi dự án bao gồm tập hợp nhiệm vụ cần thực hiện, nhiệm vụ cụ thể thực thu kết độc lập tập hợp kết tạo thành kết chung dự án Các kết theo dõi, đánh giá hệ thống tiêu chí rõ ràng Nói cách khác, dự án bao gồm nhiều hợp phần khác quản lý, thực sở đảm bảo thống tiêu thời gian, nguồn lực (chi phí) chất lượng 1.2.2.Thời gian tồn dự án có tính hữu hạn: dự án sáng tạo Giống thực thể sống, dự án trải qua giai đoạn: hình thành, phát triển kết thúc hồn thành Nó khơng kéo dài mãi, dự án kết thúc hoàn thành, kết dự án chuyển giao, đưa vào khai thác sử dụng, tổ chức dự án giải tán 1.2.3.Sản phẩm, kết dự án mang tính độc đáo, lạ: Khác với q trình sản xuất liên tục, có tính dây chuyền, lặp lặp lại, kết dự án sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính mới, thể sức sáng tạo người Do đó, sản phẩm dịch vụ thu từ dự án nhất, khác biệt so với sản phẩm loại Tuy nhiên, nhiều dự án, tính thường khó nhận Vì vậy, dự án cần phải tạo giá trị chẳng hạn thiết kế khác nhau, môi trường triển khai khác nhau, đối tượng sử dụng khác … Từ cho thấy dự án hồn tồn giống khơng tạo giá trị mới, thể có đầu tư trùng lặp, gây lãng phí, tình trạng phổ biến dự án nói chung, dự án Cơng nghệ thơng tin (CNTT) nói riêng 1.2.4.Dự án liên quan đến nhiều bên: Dự án có tham gia nhiều bên hữu quan nhà tài trợ (chủ đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), nhà tư vấn, nhà thầu (đơn vị thi công, xây dựng) nhiều trường hợp có quan quản lý nhà nước dự án sử dụng nguồn vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước Tuỳ theo tính chất dự án yêu cầu nhà tài trợ mà tham gia thành phần có khác Để thực thành công mục tiêu dự án, nhà quản lý dự án cần trì thường xuyên mối quan hệ với phận quản lý khác 1.2.5.Dự án thường mang tính khơng chắn: Hầu hết dự án địi hỏi quy mơ tiền vốn, vật liệu lao động lớn để thực khoảng thời gian giới hạn Đặc biệt dự án CNTT, nơi mà công nghệ thay đổi sau 18 tháng (quy luật Moore), thời gian đầu tư vận hành kéo dài thường xuất nguy rủi ro cao 1.2.6.Môi trường tổ chức, thực hiện: Quan hệ dự án tổ chức quan hệ chia sẻ nguồn lực khan đội ngũ lập yêu cầu hệ thống, kiến trúc sư, lập trình, kiểm định chất lượng, đào tạo - chuyển giao … Đồng thời, dự án cạnh tranh lẫn tiền vốn, thiết bị Đặc biệt, số trường hợp thành viên ban quản lý dự án có “2 thủ trưởng” nên khơng biết phải thực mệnh lệnh của cấp trực tiếp mà hai mệnh lệnh có tính mâu thuẫn Từ đó, thấy rằng, mơi trường quản lý dự án có nhiều quan hệ phức tạp 206 Thủ tục Hải quan a) Mơ hình UC 207 b) Lược đồ Hoạt động thủ tục Hải quan c) Tổng quan thủ tục Các đối tượng: - Bên mua hàng hoá (A) - xuất - Bên bán hàng hoá (B) - nhập - Nhà cung cấp dịch vụ xuất nhập (đối tượng áp dụng hệ thống phần mềm - gọi tắt công ty dịch vụ) - Forwarder (F) - Hãng tàu biển, hãng hàng không (T) - Nhà cung cấp vận tải nội địa (IL) NHẬP KHẨU: Các nhà đầu tư muốn nhập hàng hố, máy móc thiết bị, đến hải quan nhận hàng cần phải thực thủ tục sau: a) Chuẩn bị hồ sơ: - Bộ tờ khai hải quan.( mua hải quan ) - invoice -Hóa đơn thương mại ( ,3 y ) - packing list - Bảng kê chi tiết ( ,3 y ) - Hợp đồng (sao y ) 208 có ký hậu) - Sau đem chứng từ đến phòng đăng ký tờ khai hải quan đăng ký chờ hải quan phân cơng kiểm hóa tiến hành kiểm hàng, tính thuế - Sau nộp thuế xong rút tờ khai, nhận hàng , lý chở hàng - Chú ý :Trong lúc đăng ký tờ khai chờ phân cơng kiểm hóa, liên hệ với thương vụcảng để đăng ký hạ container tìm bốc xếp để bốc dỡ hàng nhận hàng XUẤT KHẨU: Khi nhà đầu tư xuất hàng hoá nước ngồi cần thực thủ tục hải quan sau: a) Chuẩn bị chứng từ: - Bộ tờ khai hải quan ( mua hải quan ) - invoice ( chính) - packing list (bản chính) - Hợp đồng (bản y) - L/C ( y ) có b) Qui trình đăng ký tờ khai hải quan: - Ðem chứng từ đến đăng ký tờ khai hải quan - Chờ hải quan phân cơng kiểm hóa - Sau kiểm hóa xong kiểm hàng niêm phong đóng dấu - Rút tờ khai lý - Chú ý :Trong lúc đăng ký tờ khai chờ phân cơng kiểm hóa, liên hệ với thương vụ cảng để đăng ký hạ container , tìm bốc xếp , bốc dỡ hàng Lệnh giao hàng (D/O) Trong mơ hình công ty dịch vụ thực thủ tục nhập lo hàng hợp đồng muan bán bên A B A B thực chuyển hàng A thuê công ty dịch vụ Công ty dịch vụ thuê hãng tàu quốc tế vận chuyển hàng Khi hàng tới cảng bên B có tình xảy ra: − B làm việc với F (nhà cung cấp dịch vu thuê Forwarder F) để nhận hàng, không nhận hàng trực tiếp Khi đó, lệnh giao hàng hãng tàu gửi tới B thông qua F gọi lệnh giao hàng House Bill of Lading −Hãng tàu hợp đồng mua bán để gửi lệnh giao hàng trực tiếp tới bên B gọi Master Bill of Lading Cảnh báo thời hạn nộp thuế Phụ thuộc nhiều vào thời gian đăng ký tờ khai Hải quan a) Hàng xuất khẩu: không thời hạn nộp thuế 30 (ba mươi) ngày, kể từ ngày đối tượng nộp thuế đăng ký Tờ khai hải quan b) Hàng nhập khẩu: - hàng hoá nhập hàng tiêu dùng (Hàng tiêu dùng quy định Danh mục hàng hoá Bộ Thương mại cơng bố phải nộp xong thuế trước nhận hàng.): thời hạn bảo lãnh, không qua 30 ngày - Đối tượng nộp thuế chấp hành tốt pháp luật thuế: o Hàng hóa nhập vật tư, nguyên liệu để trực tiếp sản xuất hàng hóa xuất thời hạn nộp thuế 275 ngày (Điều kiện để áp dụng thời hạn 209 tạm xuất, tái nhập Thời hạn nộp thuế 15 (mười lăm) ngày, kể từ ngày hết thời hạn tạm nhập, tái xuất tạm xuất, tái nhập (áp dụng cho trường hợp phép gia hạn) PHỤ LỤC CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA MỘT CÔNG TY FORWARDER Cơ cấu tổ chức a) Tổ chức: - Hội đồng quản trị - Ban lãnh đạo: Giám đốc cơng ty PGĐ - Phịng kế tốn - Phịng giao nhận - Phịng đại lý - Phòng vận tải b) Phân cấp: - Phòng giao nhận: phân chia thành đơn vị nhỏ theo khách hàng khu vực: Giao nhận – PGN#1, PGN#2, …, Phòng hàng Sea, Phòng hàng Air - Phòng đại lý: phận chăm sóc khách hàng, phận cước nhập, phận cước xuất Chức Phịng kế tốn - Phát hành hoá đơn cho khách hàng - Thu tiền quản lý cơng nợ Chức Phịng giao nhận - Tiếp nhận đơn hàng yêu cầu dịch vụ làm thủ tục xuất, nhập - Kiểm tra đơn hàng - Đối chiếu đơn hàng/lịch sử khách hàng - Thoả thuận với khách hàng nợ, tình hình hợp tác q khứ - Thoả thuận tín dụng, toán - Lập hợp đồng - Tạo hồ sơ khách hàng - Mở tờ khai hải quan - Chuẩn bị hồ sơ hải quan: nhập chứng từ - Lập bảng chi phí cho lơ hàng - Lập Debit Note - Cập nhật hồ sơ nợ chứng từ gốc, theo dõi nợ chứng từ gốc Chức Phòng đại lý - Tiếp nhận đơn hàng mua bán cước - Kiểm tra đơn hàng - Đối chiếu đơn hàng/lịch sử khách hàng - Thoả thuận với khách hàng nợ, tình hình hợp tác khứ - Thoả thuận tín dụng, tốn - Lập hợp đồng - Tạo hồ sơ khách hàng - Lập bảng chi phí cho lơ hàng - Lập Debit Note - Quản lý dịch vụ khách hàng (sale) 210 vụ Quy Trình làm hàng xuất kinh doanh Quy Trình làm hàng xuất Gia Cơng Quy Trình làm hàng xuất Sản Xuất Xuất Khẩu (SXXK) Quy Trình làm hàng xuất Sản Xuất Chế Xuất Quy Trình làm hàng xuất Phi mậu dịch Quy Trình làm hàng Nhập kinh doanh Quy Trình làm hàng Nhập Sản xuất - xuất Quy Trình làm hàng Nhập Sản xuất - Chế Xuất Quy Trình làm hàng Nhập Phi Mậu Dịch 10 Nghiệp vụ bán cước nội địa: Hỏi giá cước thị trường (căn vào tuyến đường) 11 Nghiệp vụ bán cước quốc tế:Hỏi giá cước thị trường (căn vào tuyến đường) 12 Nghiệp vụ làm hàng Door to door Việt Nam:Báo giá ước tính cho phía nước ngồi 13 Nghiệp vụ làm hàng Door to door Nước ngoài:Hỏi báo giá từ phía nước ngồi 14 Nghiệp vụ lắp đặt máy móc thiết bị:Hỏi báo giá từ phía nhà cung cấp Yêu cầu hệ thống 1.1 Yêu cầu tính - Giảm bớt cách đáng kể thời gian, công sức tăng tính xác việc quản lý lập hồ sơ lý cho loại hình 14 loại hình dịch vụ, nhanh chóng lập tính tốn hồ sơ lý cho hàng trăm tờ khai - Tự động nhắc tờ khai đến hạn lý, phải nộp thuê giúp doanh nghiệp biết phải thực lý nộp thuế, tránh hạn - Đối với loại hình dịch vụ SXXK Hải quan, hệ thống cung cấp 15 mẫu báo cáo cho phép in nộp (Theo QĐ929/QĐ-TCHQ Ngày 25 tháng năm 2006) - Hỗ trợ khai điện tử qua file Excel, Internet 1.2 Các yêu cầu chung - Cung cấp chức soạn thảo Hợp đồng, báo giá Debit note tiếng anh - TA - Cung cấp chức soạn thảo Bảng chi phí (TA tiếng việt - TV) - Cung cấp chức soạn thảo Báo cáo doanh thu, cơng nợ, lợi nhuận rịng vài báo cáo khác: TA - Cung cấp chức soạn thảo Quy trình nghiệp vụ: TV, TA 1.3 Các yêu cầu cụ thể - Lập Báo giá, hợp đồng thực với nhiều sách giá điều khoản khác nhau: kết xuất tài liệu Excel Doc để tiện thay đổi, sau cập nhật lại hệ thống - Lập Báo giá cho khách hàng vãng lai: Báo giá động theo lô hàng - Lập Báo giá cho khách hàng truyền thống sử dụng hệ thống mã khách hàng áp dụng thực tế (phù hợp với nhận thức khách hàng) - Các Báo giá liệt kê loại chi phí sau: 211 o Phí gom cont hàng (Container Feightation): gom hàng cho hàng xuất, bố dỡ hàng cho hàng lẻ Khi Cont không đủ cho gom hàng, dỡ hàng o Cước biển, hàng không: Air/Sea Feight o Phí lưu cơng (Storage charge) - tuỳ chọn o Và vài phí thu hộ trả hộ khác - Lập Tờ khai kết xuất Excel để email cho Customs Backup - Nội dung tờ khai có phần: o Thơng tin tĩnh: tiêu chí tờ khai: 1-22 o Thơng tin động: tiêu chí tờ khai: 23-38 - Mã số HS: mã hài hoà Hải quan quốc tế, sở Việt nam định nghĩa hệ số riêng - [28] = [26] x [27] - [31] = [30] x [29] - [32] = [30] + [31] - [34] = [32] x [33] - Bảng kê tên hàng bao gồm chi tiểu từ 23 đến 36 chia làm cách trình bày: o Có 03 mục hàng: sau nhập tên hàng, từ động xác định mã HS (gợi ý) tính tốn từ động tiêu chí 29,30,31,32 o Có 04-09 mục hàng: theo mẫu o Có >10 mục hàng: theo mẫu - Từ số liệu tờ khai lập để kiết xuất thông tin sang bảng chi phí debit note - Cập nhật theo dõi tình trạng nợ chứng từ gốc Luật Hải quan cho phép nợ thời hạn 30 ngày, phải nhắc trước 10 ngày kể từ ngày mở tờ khai Hải quan - Cung cấp chức Switch Bill: Khi bên A (Đài loan) bán cho bên B (Hàn quốc) lô hàng, yêu cầu xuất xứ hàng Việt Nam: Công ty dịch vụ cần lập vận đơn giả giúp cho công ty A - Cung cấp chức xuất đối ứng: Ví dụ Nippon bán hàng cho Cannon, công ty dịch vụ phải đồng thời mở 02 tờ khai: Mở tờ khai hàng xuất Mở tờ khai hàng nhập - Xác nhận thực xuất: xác nhận vào tờ khai (đối với hàng xuất), ghi kiểm hoá (đối với hàng nhập phải kiểm hoá) để làm hồn thành thủ tục thơng quan - Khi kết thúc nghiệp vụ: cập nhật trạng thái trả toàn chứng từ gốc cho khách hàng giao cho cơng ty để làm thủ tục hải quan trước 212 Luồng nghiệp vụ Phân tích yêu cầu 213 STT Chức Mục tiêu Quản lý nguyên phụ liệu Quản lý mã sản phẩm xuất Quản lý danh sách mã sản phẩm xuất khẩu theo trạng thái khai báo Quản lý định mức Quản lý định mức sử dụng/ tiêu hao, khai báo định mức với Hải quan Quản lý tờ khai nhập Quản lý tờ khai nhập theo khẩu: Đăng ký, kiểm hố, tính thuế, điều chỉnh thuế In tờ khai ấn Quản lý tờ khai xuất Quản lý tờ khai xuất theo khâu: Đăng ký, kiểm hoá ,In tờ khai ấn Quản lý lập hợp đồng, báo Kết xuất yêu cầu khách hàng để dự thảo giá khách hàng hợp đồng, lập báo giá với khách hàng Theo dõi tờ khai In hóa đơn, lý hợp Lập hồ sơ lý hợp đồng đồng 10 Quản lý u cầu khách Lập bảng chi phí lơ hàng, quản lý thu hộ, chi hàng hộ lập hoá đơn với khách hàng 11 Quản lý danh sách khách Sử dụng cho đại lý để quản lý danh sách hàng, đối tác khách hàng, đối tác công ty vận tải, cho thuê kho bãi … 12 Quản lý kho hàng 13 Quản lý phân quyền Quản ly danh sách người sử dụng, phân người sử dụng quyền theo chức nhiêm vụ 14 Quản lý danh mục liệu Quản lý danh mục chuẩn đồng với hệ chuẩn thống Hải quan Sơ đồ phân rã chức 4.1 Hệ thống Quản lý nguyên phụ liệu theo trạng thái khai báo Thông báo tờ khai tới hạn lý, tờ khai phải nộp thuế Sử dụng để tạm thời lưu kho trường hợp chờ thủ tục đăng ký, bảo thuế hay quan ngoại … 214 - Quản lý người sử dụng Danh mục liệu: o Danh mục nguyên phụ liệu o Danh mục mã sản phẩm xuất o Danh mục định mức, tiêu hao o Danh mục danh mục liệu chuẩn o Danh sách mẫu biểu báo cáo lý Hải quan o Tra cứu biểu thuế nhập khẩu, Quản lý danh mục chuẩn Thiết lập cấu hình hệ thống: kết nối CSDL, khác 4.2 Quản lý tờ khai nhập/xuất/phi mậu dịch Cập nhật, quản lý chứng từ Phân loại hàng hoá Khai báo thuể (XNK,GTGT,TTDB) Theo dõi cảnh báo trạng thái In Tờ khai 4.3 Quản lý thu chi Lập bảng DebitNote Cập nhật bảng chi phí thực tế Cân đối thu chi 4.4 Quản lý khách hàng Danh sách khách hàng, nhà cung cấp dịch vụ, đối tác (vận tải nội địa, quốc tế, chi cục hải quan) Lập hợp đồng, báo giá In hoá đơn 4.5 Báo cáo & thống kê Theo dõi công nợ Báo cáo doanh thu Báo cáo lãi nỗ Báo cáo tổng hợp (theo nhiều tiêu chí) TỆP DỮ LIỆU: PHAM VI MAU.DOC Tên dự án: Triển khai dự án Project Central Người chuẩn bị: Giám đốc dự án Ngày tháng công bố: Nội dung TỔNG QUAN DỰ ÁN MỤC TIÊU DỰ ÁN PHẠM VI DỰ ÁN: TRONG PHẠM VI: NGOÀI PHẠM VI: CÁC PHẦN CÓ THỂ CHUYỂN GIAO ĐƯỢC TẠO RA: CÁC TỔ CHỨC BỊ ẢNH HƯỞNG THỜI ĐOẠN/ CHI PHÍ VÀ NỖ LỰC THEO ƯỚC TÍNH CỦA DỰ ÁN: CHI PHÍ DUY NHẤT SẼ LÀ GIỜ U CẦU ĐỂ HỒN TẤT DỰ ÁN GIỜ NỖ LỰC THEO ƯỚC TÍNH: 700 THỜI ĐOẠN THEO ƯỚC TÍNH: THÁNG GIẢ ĐỊNH DỰ ÁN KHƠNG CĨ PHẦN CỨNG NÀO CẦN ĐƯỢC MUA TẤT CẢ BẢN SAO CẦN THIẾT CỦA PROJECT 2000, IIS & SQL 215 ĐANG TRONG QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT RỦI RO DỰ ÁN TỔ CHỨC DỰ ÁN: SỰ PHÊ CHUẨN DỰ ÁN: TỔNG QUAN DỰ ÁN Các dự án đòi hỏi giám đốc dự án phải nhập liệu thu thập từ họp, thư điện tử tình với đội ngũ thành viên thành ứng dụng quản lý dự án Cả giám đốc dự án đội ngũ thành viên cần công cụ quy trình để quản lý thời gian tốt Dự án giúp đỡ giám đốc dự án đội ngũ thành viên cách đặt công cụ sử dụng công nghệ, cắt giảm lượng thời gian cần để cập nhật tay ứng dụng quản lý dự án Với Microsoft Project Central, giám đốc dự án có vị trí trung tâm đội ngũ thành viên quản lý để quan sát nhiệm vụ dự án trạng thái chúng Project Central công cụ Các công cụ tách rời làm nên môi trường quản lý dự án tốt Do số sách phải đề Luồng thơng tin giám đốc dự án đội ngũ thành viên xác định lập tài liệu Phương pháp tần số cho phép quản lý truy cập liệu dự án cho báo cáo xác định lập tài liệu MỤC TIÊU DỰ ÁN Dự án Project Central đáp ứng mục tiêu sau: − Đưa cho giám đốc dự án phương pháp thời điểm định cập nhật đội ngũ thành viên dự án trạng thái dự án − Cung cấp tính quản lý hợp báo cáo quan niệm dự án hay nhiệm vụ với dự án cho − Trao cho đội ngũ thành viên dự án vị trí trung tâm để liệt kê nhiệm vụ giao diện nhập liệu liên quan tới nhiệm vụ − Xác định sách thủ tục cho dự án tiếp diễn: Khi dự án đội ngũ thành viên tiềm thêm vào họ cần phải đào tạo Project Central am hiểu sách họ mong đợi thực PHẠM VI DỰ ÁN: Phạm vi dự án bao gồm mục phạm vi phạm vi TRONG PHẠM VI: − Đào tạo Project Central Project 2000 cho đội ngũ thành viên, giám đốc dự án quản lý − Đào tạo nhân viên hỗ trợ Project Central − Đào tạo phương pháp luận quản lý dự án − Cài đặt Microsoft Project Central − − − − − − Cài đặt Microsoft Project 2000 cho máy trạm giám đốc dự án Xây dựng sở liệu SQL Microsoft Project Central Xây dựng sở liệu SQL Microsoft Project 2000 Xác định sách sử dụng Project Central Project 2000 Tài liệu cài đặt Microsoft Project Central hạ tầng kết hợp Xây dựng nguồn lực dùng chung (Resource Pool) Microsoft Project 216 2000 NGỒI PHẠM VI: − Định nghĩa luồng cơng việc hay quy trình QC vận hành − Đào tạo ứng dụng kết hợp − Định nghĩa thiết kế mẫu dự án − Triển khai Cơ quan quản lý dự án (PMO) CÁC PHẦN CÓ THỂ CHUYỂN GIAO ĐƯỢC TẠO RA: − Máy phục vụ Project Central: Project Central công cụ cung cấp khả lựa chọn, trình bày cập nhật qua web, Nó thiết kế cho quản lý đội ngũ dự án liên quan hay nmột loạt dự án Đối với giám đốc dự án, cung cấp điểm chắn để quan sát liệu nhiều dự án Đối với đội ngũ thành viên, cung cấp khả cập nhật trạng thái nhiệm vụ, thời gian làm việc giá trị thực tế cho nhiệm vụ dự án từ địa điểm có truy cập Internet − Cơ sở liệu máy phục vụ Microsoft SQL Server cho tệp Project 2000: Với điểm quan sát chắn chức thông báo Project Central, Project 2000 cần lưu trữ tệp vào sở liệu máy dịch vụ SQL để làm tăng thời gian yêu cầu cho cách nhìn nhận báo cáo Project Central − Chính sách luồng liệu dự án: Cách thức đội ngũ thành viên giám đốc dự án truyền đạt sở hàng ngày xác định cách thức quản lý truy cập liệu dự án Project Central CÁC TỔ CHỨC BỊ ẢNH HƯỞNG Ảnh hưởng dự án lên tổ chức khác cần xác định để đảm bảo khu vực chức người thích hợp tính đến truyền thơng có hướng thích hợp Tổ chức Chúng bị ảnh hưởng hay chúng tham gia nào? Hệ thống hàng rào Giám đốc dự án đào tạo để sử dụng Carlisle Project 2000 Project Central Đội ngũ thành viên đào tạo Project Central Các giám đốc đào tạo cách truy cập Project Central để quan sát báo cáo dự án nối tiếp Nhóm Occam Quản lý triển khai Project Central, xếp đào tạo, thực thi việc triển khai THỜI ĐOẠN/ CHI PHÍ VÀ NỖ LỰC THEO ƯỚC TÍNH CỦA DỰ ÁN: CÁC GIẢ ĐỊNH: KHƠNG CĨ PHẦN CỨNG NÀO CẦN ĐƯỢC MUA TẤT CẢ BẢN SAO CẦN THIẾT CỦA PROJECT 2000, IIS & SQL ĐANG TRONG QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT CHI PHÍ DUY NHẤT SẼ LÀ GIỜ YÊU CẦU ĐỂ HOÀN TẤT DỰ ÁN GIỜ 217 NỖ LỰC THEO ƯỚC TÍNH: 700 THỜI ĐOẠN THEO ƯỚC TÍNH: THÁNG 218 Mốc quan trọng Ngày tháng Các phần chuyển giao hoàn tất hoàn tất Lập kế hoạch dự án 07/02/01 • Định nghĩa dự án • Cấu trúc chi tiết công việc Nguồn lực kỹ thuật 07/10/01 đào tạo • Lắp đặt Beta hồn tất Các tệp dự án lưu 07/20/01 vào sở liệu • Các tệp Project 2000 lưu vào sở liệu SQL (Ngôn ngữ vấn đáp) Project Central 07/20/01 cấu hình • Project Central Nhóm thí điểm xác định 07/22/01 thủ tục triển khai vận hàng • Nhóm thí điểm đào tạo Project Central đội ngũ thành viên chuẩn bị sử dụng sản phẩm Thí điểm dự án hồn tất 08/01/01 • Nhóm thí điểm sử dụng sản phẩm hàng ngày giám đốc dự án sẵn sàng đưa quản lý vào quy trình lắp đặt Triển khai vận hành cuối 08/17/01 • Quản lý đào tạo cách sử dụng Project Central Kết thúc dự án 08/22/01 • Đánh giá dự án GIẢ ĐỊNH DỰ ÁN Để xác định ước tính nhiệm vụ tính toán thời gian cho dự án, giả định giả thuyết cần phải thực Dựa vào kiến thức ngày nay, giả định dự án liệt kê bên Nếu giả định bị hiệu lực vào ngày tháng sau hoạt động ước tính kế hoạch dự án nên điều chỉnh phù hợp − Các giám đốc dự án phải hoàn tất việc mua trữ cống hiến với dự án − Đội ngũ thành viên yêu cầu thực hoạt động hàng ngày − Tất bên liên quan hồn thành khóa đào tạo thích hợp − Các giám đốc dự án liên quan phải có dự án thí điểm vai trị họ dự án RỦI RO DỰ ÁN Các rủi ro dự án đặc điểm, tình hay đặc tính mơi trường dự án có ảnh hưởng bất lợi dự án hay chất lượng phần chuyển giao Các rủi ro biết xác định dự án kể đến Kế hoạch đặt vào chỗ để giảm tới mức tối thiểu hay loại trừ ảnh hưởng 219 rủi ro cho dự án Khu vực rủi ro Khả xẩy (H/M/L) Mức trầm trọng Kế hoạch rủi ro (1-5) L Thường xuyên cập nhật nhà tài trợ dự án tìm kiếm nhà tài trợ tham gia vào Project Central sớm tốt Phương pháp luận quản lý dự án không hiểu hay thực hành đầy đủ tồn nhóm thí điểm M Sắp xếp đào tạo người không theo kịp tốc độ nhóm Occam Carlisle quản lý dự án Quản lý đưa vào dự án muộn L Các dự án thí điểm hồn tất trước chúng có hội quan sát công cụ dùng Đội ngũ thành viên thí điểm khơng đào tạo khơng sử dụng ứng dụng thích hợp H Tìm thời gian chun dụng từ giám đốc dự án đội ngũ thành viên hoàn toàn cho việc đào tạo Đội ngũ thành viên thí điểm khơng sử dụng ứng dụng vào sở hàng ngày đến mức liệu có giá trị quản lý khơng xác H u cầu giám đốc dự án cập nhật giai đoạn để bắt buộc đội ngũ dự án vào thói quen sử dụng Project Central Tạo kết nối Outlook để tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập vào Project Central Tổn thất việc mua trữ nhà tài trợ 220 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ tài liệu Quản lý dự án Cục Ứng dụng CNTT, Bộ Bưu chính, Viễn thơng [2] A Guide to The Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, USA, 1996 ... nhằm khai thông khái niệm, thuật ngữ quản lý dự án CNTT MỤC TIÊU: Nắm khái niệm quản lý dự án Giải thích thuộc tính dự án Phân biệt dự án dự án CNTT Trình bày Mục tiêu quản lý dự án Trình bày... Quản lý truyền thông dự án Chương 8: Quản lý rủi ro dự án Chương 9: Quản lý mua sắm dự án Hà Nội, 2013 Tham gia biên soạn Khoa Công Nghệ Thông Tin Trường Cao Đẳng Nghề Kỹ Thuật Công Nghệ Địa Chỉ:... hoạch dự án Chương 2: Quản lý phạm vi dự án Chương 3: Lập lịch triển khai dự án Chương 4: Quản lý chi phí dự án Chương 5: Quản lý chất lượng dự án Chương 6: Quản lý nhân dự án Chương 7: Quản lý