Quản lý tòa nhà
CHIA SẺ TỪ LANDSOFT Trong tài liệu quản lý tòa nhà biểu mẫu, phiếu tốn, phiếu thu này, Landsoft mong muốn mang đến cho người đọc nhìn tổng quản cơng tác quản lý vận hành tòa nhà Quản lý vận hành tòa nhà cơng việc đòi hỏi nhiều kỹ cần thiết phối hợp chặt chẽ phận, phòng ban Nhất năm gần đây, thị trường bất động sản phát triển tòa nhà, cao ốc lĩnh vực màu mỡ mà chủ đầu tư Tuy nhiên, để xây dựng tảng bền vững cho lĩnh vực cần hoàn thiện công tác quản lý, nâng cao lực quản lý đội ngũ lãnh đạo Tại nước phát triển, dịch vụ quản lý tòa nhà phát triển năm gần xu hướng ứng dụng công nghệ thơng tin với phần mềm quản lý tòa nhà ngày trọng Việc ứng dụng thành tựu công nghệ giúp doanh nghiệp giảm 70% thời gian làm việc, giảm chi phí nhân sự, đạt hiệu gấp đôi Tại Việt Nam, Landsoft phát triển ứng dụng thành công phần mềm quản lý chung cư Landsoft Control Aparment, phần mềm quản lý văn phòng Landsoft Control Office, phần mềm quản lý khu phức hợp Landsoft Control Complex, phần mềm quản lý nhà trọ Landsoft Control Mini cho 1000 doanh nghiệp lớn nhỏ nước Với nhiều năm sâu vào nghiên cứu quy trình vận hành, kỹ năng, nghiệp vụ… quản lý vận hành tòa nhà, Landsoft Tin tài liệu kho kiến thức hữu ích giúp cho bạn nắm quy trình, kế hoạch quản lý biểu mẫu thu, chi QUẢN LÝ TỊA NHÀ KHĨ HAY DỄ Trên giới khóa học, chương trình đào tạo quản lý tòa nhà có từ lâu, song Việt Nam xuất thời gian gần Vậy vận hành quản lý tòa nhà khó hay dễ? Câu trả lời cụ thể giải đáp qua tiêu chí bên KINH DOANH ĐỊA ỐC, TỊA NHÀ, THỊ TRƯỜNG MỚI NỔI Hiện nguồn cung tòa nhà có mức gia tăng nhanh chóng Ngồi 1224 tòa nhà, gần 800 cao ốc văn phòng, TP.HCM chứng kiến gia tăng vượt bật tòa văn phòng, tòa nhà, cao ốc, trung tâm thương mại, khu phức hợp cao chọc trời… Nhiều nhà đầu tư nhận định đánh vào thị trường hộ, chung cư bán, cho thuê… hướng chiến lược cho ngành bất động sản thời gian tới Tuy nhiên, theo chuyên gia lĩnh vực vận hành, quản lý tòa nhà nhận định: với lên loại hình bất động sản này, lại bộc lộ khuyết điểm khâu vận hành, quản lý, chăm sóc khách hàng… đội ngũ lãnh đạo, ban quản lý Từ lực yếu kém, máy cồng kềnh, tốn nhiều chi phí, quy trình rườm rà, chồng chéo, thiếu minh bạch, rõ ràng, trang thiết bị, tài sản hao mòn, thất thốt, khơng có hỗ trợ khoa học công nghệ, không tiếp cận nắm bắt nhu cầu cư dân khách hàng, không xử lý kịp thời yêu cầu khiếu nại đến đội ngũ quản lý thiếu lực, yếu không đào tạo chun sâu… Trong cơng tác vận hành, quản lý tòa nhà lại yếu tố quan trọng định đến giá trị dự án lợi nhuận doanh nghiệp Đây vấn đề mà thị trường Việt Nam gặp phải, quản lý vận hành, yếu tố định chất lượng, giá trị chưa giải Đầu tiên để giải vấn đề cần nhìn nhận yếu tố sau: thiếu chương trình đào tạo thực tế, chưa ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác quản lý vận hành THIẾU CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO SÁT THỰC TẾ Theo chuyên gia chia sẽ, Việt Nam thị trường bất động sản có dấu hiệu phát triển năm tới, thị trường cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà chưa phát triển theo xu hướng thị trường Việc quản lý tòa nhà đòi hỏi tính bao quát, tỉ mỉ chuẩn xác Ban lãnh đạo, đội ngũ quản lý phải có nhiều kiến thức, kỹ như: kỹ thuật điện, nước, quy định thủ tục PCCC, quy định pháp lý, hợp đồng, phiếu tốn, phiếu thu, phiếu chi, quy trình bảo dưỡng trang thiết bị, tài sản, hàng hóa, dịch vụ tiện ích… hàng loạt vấn đề phát sinh Song, trước vấn đề đó, Việt Nam chưa có chưa trình đào tạo phù hợp, nội dung chưa sát với nhu cầu mục đích Do vậy, đội ngũ nghiên cứu phân tích thị trường Landsoft Việt Nam, công ty chuyên phát triển cung cấp phần mềm quản lý kinh doanh, vận hành bất động sản cho đời tài liệu biểu mẫu quản lý tòa nhà, giúp ban quan lý có nhìn tổng qt cơng tác quản lý tòa nhà TÀI LIỆU VÀ BIỂU MẪU QUẢN LÝ TÒA NHÀ Quy trình quản lý tòa nhà Dựa nhiều năm triển khai phần mềm quản lý tòa nhà cho 1000 doanh nghiệp lớn nhỏ nước, sâu tìm hiểu thị trường hộ, địa ốc nhu cầu cư dân, khách thuê, Landsoft xây dựng quy trình quản lý tòa nhà phù hợp QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG QUY TRÌNH AN NINH Quy trình ký hợp đồng biểu mẫu Quy trình triển khai hợp đồng thuê biểu mẫu Quy trình thu tiền thuê Quy trình thu tiền dịch vụ cộng thêm Quy trình lý hợp đồng Quy trình tuần tra phận bảo vệ, biểu mẫu Quy định huấn luyện an toàn, PCCN, biểu mẫu Quy trình kiểm sốt tài sản, hàng hố, biểu mẫu Quy trình kiểm sốt khách, nhân viên, biểu mẫu Quy trình xử lý cố bảo vệ Quy định quản lý sử dụng dụng cụ bảo vệ Quy trình xử lý tình trạng khẩn cấp Quy trình giữ xe tơ Quy trình giữ xe máy QUY TRÌNH KHÁCH HÀNG VĂN BẢN Quy trình đánh giá thoả mãn khách hàng Quy trình xử lý khiếu nại, thắc mắc khách hàng, biểu mẫu Nội quy phòng cháy chữa cháy tồ nhà, biểu mẫu Nội quy phận bảo vệ, biểu mẫu VĂN BẢN Quy định quản lý sử dụng phòng họp Quy định trang trí marketing khách hàng Quy định an toàn, an ninh khách hàng Quy định quản lý vệ sinh khách hàng Quy định quản lý tài sản khách hàng Quy định bảo dưỡng sửa chữa khách hàng Quy định hình thức, thái độ, tác phong nhân viên khách hàng Quy định quản lý thiết bị, dịch vụ tồ nhà QUY TRÌNH VẬN HÀNH KỸ THUẬT Quy trình sửa chữa, biểu mẫu Quy trình bảo trì tồ nhà, biểu mẫu Quy trình bảo hành tồ nhà, biểu mẫu Quy trình bảo trì cơng trình xây dựng Quy trình bảo hành cơng trình xây dựng Quy trình bảo dưỡng sử dụng máy điều hồ Quy trình bảo dưỡng sử dụng thang máy QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ THẦU Quy trình mua hàng, dịch vụ Quy trình đánh giá nhà cung ứng Phiếu yêu cầu mua hàng Biên giao hàng nghiệp thu Biên lý hợp đồng VĂN BẢN Bảng đề xuất tiêu chí đánh giá nhà cung ứng Bảng đánh giá nhà cung ứng Danh sách nhà cung ứng thức Bảng tổng hợp đánh giá nhà cung ứng định kỳ Quy định hình thức, thái độ, tác phong nhân viên nhà thầu QUY TRÌNH GIÁM SÁT TỊA NHÀ Quy trình giám sát tồ nhà Quy trình giám sát vệ sinh Quy trình giám sát sữa chữa bảo dưỡng Quy trình giám sát khách hàng Quy trình giám sát an ninh VĂN BẢN Kế hoạch giám sát Biên giám sát Phiếu giám sát vệ sinh hàng ngày Phiếu giám sát vệ sinh hàng tuần Báo cáo tổng hợp tình hình vệ sinh Sổ theo dõi yêu cầu sửa chữa Biên kiểm tra sửa chữa Danh mục thiết bị kiểm tra Biên đánh giá tình trạng sử dụng tài sản, thiết bị Thông báo giám sát Kế hoạch giám sát QUY TRÌNH VỆ SINH Quy trình vệ sinh toilet Quy trình vệ sinh kính Quy trình vệ sinh sàn Quy trình vệ sinh thảm Quy trình bảo dưỡng sàn VĂN BẢN Quy định lập kế hoạch vệ sinh nhà Kế hoạch vệ sinh khu nhà Kế hoạch vệ sinh khu tiền sảnh, hành lang, lối chung tầng Kế hoạch vệ sinh khu nhà vệ sinh chung tầng Kế hoạch vệ sinh khucầu thang bộ, thang máy tồ nhà Kế hoạch vệ sinh khuvưc văn phòng Kế hoạch vệ sinh khu bãi đỗ xe nhà Quy định quản lý rác nhà Checklist vệ sinh WC Quy định sử dụng dụng cụ vệ sinh Quy định tiêu chuẩn vệ sinh tồ nhà MƠ TẢ CƠNG VIỆC Ban quản lý Phòng kỹ thuật Mơ tả cơng việc giám đốc tồ nhà Mô tả công việc thư ký giám đốc Mô tả cơng việc trưởng phòng kỹ thuật Mơ tả cơng việc trưởng ca kỹ thuật Mô tả công việc nhân viên bảo trì Mơ tả cơng việc thư ký phòng kỹ thuật Phòng điều hành Mơ tả cơng việc trưởng phòng điều hành Mô tả công việc nhân viên kinh doanh Mô tả công việc nhân viên giám sát Mô tả công việc nhân viên lễ tân Tổ vệ sinh Mô tả công việc Tổ trưởng vệ sinh Mô tả công việc nhân viên vệ sinh Phòng an ninh Mơ tả cơng việc trưởng phòng an ninh Mơ tả cơng việc trưởng ca bảo vệ Mô tả công việc bảo vệ cổng Mơ tả cơng việc bảo vệ khu vực xe Mô tả công việc bảo vệ tuần tra KẾ HOẠCH BẮT ĐẦU QUẢN LÝ MỘT TÒA NHÀ Quản lý tòa nhà - Giai đọan xây dựng Thực đảm bảo an ninh 24/24 Tuyển dụng Kỹ sư trưởng đội ngũ kỹ thuật Tuyển dụng Giám đốc tòa nhà Thiết lập kênh liên lạc án (Giữa Chủ đầu tư đội ngũ quản lý chỗ, đội ngũ quản lý khách thuê…) Thiết lập sơ đồ tổ chức xây dựng mô tả công việc cho nhân viên thuộc Ban quản lý tòa nhà Thiết lập Nội quy tòa nhà - Sổ tay khách thuê Thiết lập Sổ tay hướng dẫn hoàn thiện nội thất cho nhà thầu Chuẩn bị Quy trình họat động chuẩn cho quản lý tòa nhà Thiết lập chi tiết quy trình khác nhau: Bộ phận vệ sinh, An ninh, Lễ tân, bán hàng tiếp thị, quy trình bảo dưỡng, hệ thống biểu mẫu đăng ký Làm việc với nhà thầu (liên quan đến xây dựng) Đảm bảo trình xây dựng thực cách chuyên nghiệp với cộng tác chặt chẽ Giám đốc dự án & Kỹ sư trưởng Quản lý hoạt động nhà - Quản lý Tiền khai trương Tiến hành vệ sinh công nghiệp (xử lý phế thải xây dựng, vận chuyển khỏi cơng trình) Tiến hành diệt trùng từ ban đầu, không để côn trùng phát triển gây hại Tiến hành vệ sinh kính mặt ngồi Tồ nhà đợt Soạn thảo Ngân sách Tiền khai trương Soạn thảo Ngân sách hoạt động năm thứ Đề xuất mức Phí dịch vụ Rà soát Hợp đồng thuê Tiến hành tuyển dụng cho phòng ban: Kỹ thuật bảo trì, Kế tốn & Marketing, Lễ tân, Vệ sinh (nếu không thuê dịch vụ ngồi) Bảo vệ (nếu khơng th dịch vụ ngồi)… Tiến hành đào tạo nhân cho phận: Kỹ thuật bảo trì, Kế tốn Marketing, Lễ tân, Vệ sinh (nếu khơng th dịch vụ ngồi) Bảo vệ (nếu khơng th dịch vụ ngồi)… Phỏng vấn lựa chọn nhà thầu cho dịch vụ: An ninh (nếu thuê dịch vụ ngoài), Vệ sinh (nếu th dịch vụ ngồi), Diệt trùng, cảnh & trang trí, xử lý rác & chất thải, cung cấp biển hiệu, quảng cáo.… Cùng với Kỹ sư trưởng, đội ngũ ký thuật Bảo vệ kết hợp giám sát nhà thầu tham gia hoàn thiện nội thất Đảm bảo công nhân nhà thầu/nhà thầu tuân thủ chặt chẽ Quy định hoàn thiện nội thất Nội quy An toàn PCCC Toà nhà Thiết lập văn phòng Ban Quản lý Tồ nhà Chuẩn bị cho Lễ khai trương Toà nhà Hỗ trợ Khách thuê Chủ đầu tư Lên danh mục khiếm khuyết, lỗi hệ thống để yêu cầu nhà thầu xử lý dứt điểm Bàn giao thiết bị hệ thống điện Toà nhà Quản lý hoạt động vận hành tòa nhà Kế hoạch vận hành: Xây dựng, bàn giao & tiến hành theo Kế hoạch ngân sách hoạt động năm Đảm bảo công tác vận hành dự án cách chuyên nghiệp Tuyển dụng, đào tạo áp dụng kỷ cương tới tất nhân viên cần thiết đảm bảo tòa nhà bảo dưỡng, vệ sinh tốt Quản lý, đào tạo, giám sát đội ngũ quản lý sở, bao gồm: Lễ tân, Kế toán, Tiếp thị Kinh doanh , Kỹ thuật, An ninh (nếu tự tuyển dụng), Vệ sinh cảnh quan (nếu tự tuyển dụng) nhà thầu kiểm soát trùng Liên hệ giao tiếp cách hiệu với Trưởng phòng/ Ban Thực sách quy trình quy định PropertyBIZMAG Chủ đầu tư Đảm bảo tất yêu cầu dịch vụ / nhu cầu từ người thuê nhà, nhân viên quản lý tham dự trả lời theo cách kịp thời Tiến hành họp hàng tuần với Cục trưởng nhân viên Đại diện cho chủ sở hữu tất vấn đề hoạt động hàng ngày Giao thiệp với nhà cung cấp đảm bảo dịch vụ / sản phẩm thực cách chuyên nghiệp kịp thời Cập nhật thủ tục cần thiết Luôn đảm bảo tất khách thuê tuân thủ & thực nghĩa vụ nêu hợp đồng cho thuê Đảm bảo cơng tác giám sát bảo trì hệ thống điều hòa khơng khí, thiết bị PCCC, máy phát điện, thang máy Đảm bảo công tác kiểm tra tòa nhà hàng ngày, giữ hoạt động vận hành an toàn & hiệu Tiếp thu, ghi nhận ý kiến phản hồi khách hàng & giải hợp lý Chuẩn bị báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động tòa nhà cách chi tiết Kiểm soát vận hành hệ thống điện kỹ thuật tòa nhà, liên hệ nhà thầu ký hợp đồng bảo trì bảo dưỡng trang tiết bị/ hệ thống hết thời hạn bảo hành Quy trình hoạt động Thiết lập & áp dụng quy trình vận hành đơi với nội nhân viên, đội ngũ nhà thầu: - Dịch vụ vệ sinh - Bảo vệ an ninh (bao gồm giờ, liên hệ khẩn cấp) - Sửa chữa - Sơn bả - Sửa chữa khẩn cấp kể yêu cầu sau hành Thiết lập áp dụng quy trình vận hành dịch vụ bảo trì bảo dưỡng đối với: - Điều hòa nhiệt độ / kiểm soát nhiệt độ - Giờ vận hành - Xử lý nước - Phòng cháy chữa cháy - Quy trình sơ tán - Đảm bảo dịch vụ hiệu quả, với mức ảnh hưởng/ bất tiện tối thiểu hoạt động tòa nhà tiến hành bảo trì - Lắp đặt hệ thống điện, vận hành thử thiết bị cáp điện dự phòng… - Hệ thống an ninh - Quản lý & kiểm soát sử dụng lượng - Thực quy trình bảo dưỡng ngăn ngừa theo kế hoạch - Đánh giá xác chi phí & hiệu nhà thầu Tham gia đấu thầu / đàm phán hợp đồng diễn bao gồm: - Thiết bị nâng, thang máy - Hệ thống PCCC - Điều hoà nhiệt độ hệ thống liên quan - Thiết bị sơ tán - Lắp đặt điện (Trạm biến áp, máy phát điện ) - Hệ thống an ninh - Thang Báo cáo: Chúng cung cấp hệ thống báo cáo hoạt động quản lý tòa nhà, trì liên lạc thường xuyên với Chủ đầu tư nội dung: Báo cáo tài chính: (nếu Bên A cung cấp cho Bên B tất báo cáo hoạt động tài văn liên quan) - Cung cấp vào kết thúc tháng, quý hàng năm bao gồm: * Các số liệu cập nhật theo năm tháng vận hành * Các báo cáo phân tích khác biệt ngân sách * Báo cáo trạng toán khách thuê * Giải pháp đề xuất cho việc thu thập phí cho thuê Thời hạn cáo cáo không muộn ngày thứ tháng báo cáo hàng tháng, 15 ngày tháng quý báo cáo hàng quý, 31 tháng năm báo cáo hàng năm Báo cáo hoạt động hàng tháng: Cung cấp sau tổng kết tháng không muộn ngày thứ tháng tiếp theo, bao gồm điều sau đây: * Các vấn đề tài chính: - Tình trạng thu phí cho thuê - Sai biệt Ngân sách * Các chi tiêu bất thường * Các phương án thực * Báo cáo khiếm khuyết / kiểm tra tòa nhà * Điều kiện khu vực thuê * Phản hồi từ khách thuê tháng giải pháp cho ý kiến phản hồi * Đề nghị điều khoản điều kiện gia hạn hợp đồng cho thuê hết hạn tháng phí cho thuê, diện tích thời hạn (nếu có) Báo cáo thường niên cung cấp vào ngày 31 tháng năm MỘT SỐ TÀI LIỆU BIỂU MẪU QUẢN LÝ TÒA NHÀ Mẫu 1: Giấy báo tốn phí đặt cọc th hộ Mẫu 2: Giấy báo tốn phí th mặt đậu xe dài hạn (1 xe) Mẫu 3: Giấy báo tốn phí th mặt đậu xe dài hạn (2 xe) Mẫu 4: Giấy báo toán dịch vụ điện, nước, internet… Mẫu 5: Giấy báo tốn phí kênh truyền hình, đăng ký/gia hạn lưu trú, sữa chữa, gửi xe Mẫu 6: Giấy tốn phí điện, nước, sổ ngày Mẫu 7: Giấy báo tốn phí trơng xe dài hạn Mẫu 8: Phiếu thu mẫu Mẫu 9: Phiếu chi mẫu Mẫu 10: Phiếu chi mẫu Mẫu 11: Phiếu thu mẫu ... phần mềm quản lý kinh doanh, vận hành bất động sản cho đời tài liệu biểu mẫu quản lý tòa nhà, giúp ban quan lý có nhìn tổng qt cơng tác quản lý tòa nhà TÀI LIỆU VÀ BIỂU MẪU QUẢN LÝ TÒA NHÀ Quy...QUẢN LÝ TỊA NHÀ KHĨ HAY DỄ Trên giới khóa học, chương trình đào tạo quản lý tòa nhà có từ lâu, song Việt Nam xuất thời gian gần Vậy vận hành quản lý tòa nhà khó hay dễ? Câu... Chủ đầu tư đội ngũ quản lý chỗ, đội ngũ quản lý khách thuê…) Thiết lập sơ đồ tổ chức xây dựng mô tả công việc cho nhân viên thuộc Ban quản lý tòa nhà Thiết lập Nội quy tòa nhà - Sổ tay khách