Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Chương 2: Các chu trình kế toán với các nội dung chu trình doanh thu; hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ; xử lý nghiệp vụ; chu trình chi phí; chu trình chuyển đổi; hệ thống kế toán chi phí; chu trình tài chính...
CHƢƠNG CÁC CHU TRÌNH KẾ TỐN CHƢƠNG CÁC CHU TRÌNH KẾ TỐN CHU TRÌNH DOANH THU Có bốn hoạt động chu trình doanh thu: (1) Nhận đơn đặt hàng khách hàng; (2) Giao hàng hoá thực dịch vụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng toán; (4) Nhận tiền toán A Chứng từ Đơn đặt hàng khách hàng (Customer Purchase Order) Do người mua lập gửi cho doanh nghiệp Các thơng tin u cầu phải có đơn đặt hàng gồm tên chứng từ, ngày số chứng từ (ba yếu tố bắt buộc không nhắc lại chứng từ khác), thông tin khách hàng, thơng tin hàng hố / dịch vụ yêu cầu gồm: mã số hàng hoá, tên hàng, quy cách, số lượng (một số đơn hàng đặc biệt có ghi thêm đơn giá), thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng yêu cầu khác bảo hiểm, điều kiện giao nhận… liên quan Lệnh bán hàng (Sale Order) Do phận lập lệnh bán doanh nghiệp lập, vào đơn hàng khách hàng Ngoài thông tin cần thiết đơn đặt hàng, lệnh bán hàng phải ghi thêm số đơn đặt hàng khách hàng Phiếu đóng gói hàng; Phiếu đóng kiện (Packing List, Picking Slip); Phiếu xuất kho Các chứng từ phận kho lập sở lệnh bán hàng phê duyệt Ngồi thơng tin cần thiết lệnh bán hàng, chứng từ phải ghi thêm số lệnh bán Phiếu vận chuyển; Phiếu giao hàng (Delivery Slip) Bộ phận giao nhận hàng hoá lập chứng từ để kèm theo hàng hoá giao cho khách Chứng từ sở xác nhận khách nhận hàng, chấp nhận toán Các doanh nghiệp dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển thay cho phiếu giao hàng Các phiếu phải ghi số lệnh bán Các hoá đơn vận chuyển (nếu thuê dịch vụ vận chuyển – Bill of Lading) Hoá đơn bán hàng (Sale Invoice) Được lập việc kiểm tra, đối chiếu chứng từ liên quan đến việc bán hàng đơn đặt hàng khách hàng, lệnh bán, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng… Hoá đơn xác lập quyền sở hữu chuyển giao cho người mua nghĩa vụ phải toán người mua cho doanh nghiệp chứng từ để ghi nhận doanh thu xác định nghĩa vụ thuế doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước Giấy báo toán (Remittance Advice) Doanh nghiệp dùng giấy báo toán để yêu cầu người mua thực nghĩa vụ toán thay cho việc gửi hoá đơn bán hàng Giấy báo tốn có thêm thơng tin thời hạn toán Biên lai, biên nhận (Sale Receipt) Thẻ, vé (Card, Ticket) Là hình thức đặc biệt khác chứng từ ghi nhận doanh thu Phiếu thu; Giấy báo có; Uỷ nhiệm thu; Séc tốn… Các chứng từ ghi nhận việc khách hàng toán cho doanh nghiệp khoản nợ Báo cáo phải thu khách hàng theo thời hạn nợ (Aging Report) Báo cáo đồng thời chứng từ làm sở cho nghiệp vụ xác lập khoản nợ khó địi Báo cáo mô tả phần báo cáo đặc biệt bên Chứng từ ghi có (Credit Memo); Phiếu định khoản Phiếu nhập kho (hàng bị trả lại) (Item Receipt) B Sổ kế toán ứng dụng * Chi tiết: tài khoản 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112… * Tổng hợp tài khoản 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112 Trong HT xử lý máy tính, khơng có hình thức sổ mà liệu lưu trữ tập tin/bảng liệu dạng số (digital) Dạng thức khác biệt theo cấu trúc tập tin phương thức xử lý liệu Hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ Báo cáo kế toán tổng hợp liệu xử lý để cung cấp cho người sử dụng thơng tin hữu ích tuỳ theo nhu cầu Thông qua báo cáo, hệ thống thông tin kế tốn cung cấp thơng tin nhằm kiểm sốt hệ thống xử lý; kiểm soát liệu xử lý thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, tạo định điều hành hoạt động c Hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ Bảng kê nghiệp vụ Báo cáo kiểm soát Báo cáo đặc biệt d Xử lý nghiệp vụ Trong hệ thống xử lý thủ công, nghiệp vụ chủ yếu chu trình doanh thu qui trình xử lý trình bày sau đây, bao gồm: Bán chịu Thu công nợ khách hàng Bán hàng thu tiền Hàng bán bị trả lại; Giảm giá hàng bán Xố nợ khó địi Hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ Bảng kê nghiệp vụ Đây báo cáo liệt kê tất nghiệp vụ phát sinh kiểu nghiệp vụ suốt kỳ xử lý tuần, tháng… Ví dụ báo cáo liệu kê tất hố đơn mua hàng; tất phiếu nhập kho; Tất Debit Memo; Tất chứng từ trả tiền, tất tiền toán… báo cáo nhằm kiểm soát xem liệu có cập nhật, xử lý xác, đầy đủ hay khơng Báo cáo kiểm sốt Là báo cáo hệ thống xử lý máy tính với mục đích tổng hợp tất thay đổi tập tin liệu, để đảm bảo tất liệu cập nhật xử lý đầy đủ Tập tin hiểu nơi ghi chép, lưu trữ liệu sổ nhật ký, sổ chi tiết, sổ ghi chép thủ công tập tin liệu Ví dụ: báo cáo tổng chi phí mua hàng; báo cáo tổng Hash (tổng mẩu tin, tổng mã số hố đơn, …) tập tin xử lý Báo cáo đặc biệt - Báo cáo công nợ phải trả: Liệt kê tất nghiệp vụ mua hàng, toán với người bán, tổng số nợ phải trả; báo cáo có tác dụng: Thứ nhất, dùng để đối chiếu với người bán, phát sai sót gian lận kế toán Thứ hai, dùng để hoạch định sách tốn - Báo cáo yêu cầu tiền mặt: Đây báo cáo phân tích khoản phải trả đến hạn nhà cung cấp nhằm giúp phận tài vụ chuẩn bị tiền để toán cho khoản phải trả đến hạn Xử lý nghiệp vụ Trong hệ thống xử lý thủ công, nghiệp vụ mua hàng tốn cơng nợ mơ tả sau: Nghiệp vụ mua chịu Thanh toán nợ phải trả cho người bán CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI Chu trình chuyển đổi thường bao gồm ba hệ thống con: Hệ thống lương: tính tốn tiền lương cho nhân viên, toán lương, nghiệp vụ liên quan thu nhập cá nhân Hệ thống quản trị hàng tồn kho: tổ chức quản lý dự trữ hàng tồn kho việc sử dụng nguyên liệu cho sản xuất… Hệ thống chi phí: quản lý tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm dịch vụ Đây hệ thống dành riêng cho doanh nghiệp sản xuất dịch vụ Hệ thống hàng tồn kho Hệ thống có hai chức chủ yếu là: - Thực ghi chép kế toán tồn kho - Quản trị hàng tồn kho Mục đích việc quản trị hàng tồn kho trì mức dự trữ tối ưu nhằm tối thiểu hố chi phí đầu tư hàng tồn kho mà đảm bảo sản xuất tiến hành bình thường đặn cho dù sử dụng nguyên vật liệu nhiều mức dự tính chí người cung cấp chậm trể việc giao hàng Chi phí hàng tồn kho phân thành loại: Chi phí mua hàng gồm chi phí đặt hàng, phí vận chuyển, giá mua hàng hóa, chi phí nhận hàng… Chi phí dự trữ gồm tất chi phí bảo quản, dự trữ tiền lương nhân viên kho hàng, chi phí khác liên quan bảo quản thuê khấu hao kho hàng, chi phí bảo hiểm mua hàng kho, chi phí dịch vụ mua ngồi, điện v…v Chi phí hội gồm tất chi phí phát sinh hàng tồn kho bị thiếu hụt như: lỗ thiếu hàng bán, định phí phải gánh chịu cao; lỗ phí hội chi phí hội việc đầu tư hàng tồn kho Chứng từ Các nghiệp vụ mua bán hàng tồn kho xử lý chu trình chi phí doanh thu nên chứng từ liên quan chứng từ trình bày chu trình mua bán hàng, bao gồm yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, báo cáo nhận hàng, lệnh bán hàng… Trường hợp yêu cầu nguyên vật liệu, chứng từ sử dụng Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu, thay cho yêu cầu mua hàng Kế toán hàng tồn kho Kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ Thực tế doanh nghiệp sử dụng phần mềm hàng tồn kho, sử dụng hệ thống mã vạch phương pháp ghi liệu thời điểm bán hàng nên giảm thời gian nhập liệu phương pháp kê khai thường xuyên sử dụng phổ biến hiệu Báo cáo hệ thống hàng tồn kho Giống hệ thống khác, hệ thống hàng tồn kho có báo cáo kiểm soát, báo cáo ghi chép, báo cáo đặc biệt Hệ thống hàng tồn kho cung cấp bảng kê tình hình nhập xuất tồn kho; Báo cáo tham vấn hàng tồn kho; Báo cáo hàng cần bổ sung.v v… Sổ sách hệ thống hàng tồn kho Trong phương pháp kê khai thường xuyên doanh nghiệp sử dụng sổ chi tiết hàng tồn kho Sổ đóng thành tời rơi, trang sổ ghi chép mặt hàng tồn kho, chi tiết lần nhập xuất theo lượng giá trị Ghi chép máy Hệ thống kế tốn chi phí Hệ thống kế tốn chi phí ghi hai nghiệp vụ - Tập hợp chi phí ngun liệu, chi phí phân cơng, chi phí sản xuất chung - Kết chuyển chi phí sản xuất vào giá trị thành phẩm Chứng từ Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu, Phiếu xuất kho, Thẻ thời gian theo công việc, Thẻ thời gian, Phiếu kho thành phẩm, Bảng phân bổ/kết chuyển, Phiếu/Bảng tính giá thành Báo cáo: Gồm loại Báo cáo kiểm sốt Báo cáo chi phí sản xuất CHU TRÌNH TÀI CHÍNH Hệ thống ghi nhật ký Nguồn vốn doanh nghiệp gồm vốn vay vốn chủ sở hữu Doanh nghiệp nhận tiền từ nguồn đầu tư vào tài sản Hệ thống ghi nhật ký xử lý nghiệp vụ kế toán nguồn vốn Các nghiệp vụ vốn Tăng vốn (i) vay ngắn hạn ngân hàng, tổ chức tài chính…, chấp để vay trung hạn dài hạn (ii) Phát hành trái phiếu (iii) phát hành cổ phiếu Giảm vốn (i) rút vốn (ii) chia cổ tức Sổ Sổ chi tiết vay ngân hàng, sổ chi tiết người giữ trái phiếu/nợ trái phiếu phải trả; sổ chi tiết cổ phiếu/số cổ đơng Doanh nghiệp có cổ phiếu giao dịch thị trường chứng khoán thuê ngân hàng giữ “Số cổ đông” doanh nghiệp Ngân hàng thực dịch vụ gọi đại lý chuyển nhượng cổ phiếu Kiểm soát nghiệp vụ vay vốn chủ sở hữu Hoạt động kiểm soát Vay ngân hàng Phát hành trái phiếu Ủy quyền thực nhiệm vụ Phân cấp thực theo giá trị Ban giám đốc công ty Ban giám đốc công ty thực thời hạn vay Bảo quản tài sản sổ sách Đơn vị ủy thác độc lập Đại lý chuyển nhượng giữ giữ chứng nhận trái phiếu Phân chia trách nhiệm Phát hành cổ phiếu Phân chia người vay Sử dụng người ủy thác độc lập chứng nhận cổ phiếu Phân chia phận độc lập ngân hàng người ghi chép, giữ sổ đại lý chuyển giữ sổ nhượng cổ phiếu Phân chia chức bảo quản chứng nhận cổ phiếu chưa phát hành, chức ký chứng nhận, chức giữ sổ cổ đông Phân chia chức ký check tốn cổ tức giữ sổ cổ đơng Chứng từ sổ sách Việc ủy quyền phải thực Ban giám đốc công ty chấp Ban giám đốc cơng ty chấp giấy tờ Phải có chấp thuận cấp cao với khoản vay lớn dài hạn thuận việc trả lãi Các chứng thuận việc trả cổ tức trái phiếu phải đánh số trước Các chứng cổ phiếu phải đánh số trước Hệ thống tài sản cố định (TSCĐ) Mục đích hệ thống thực ghi chép xác tất tài sản cố định gồm nghiệp vụ tăng, khấu hao hàng kỳ lũy kế tất tài sản - Tăng tài sản cố định - Giảm tài sản cố định - Khẩu hao tài sản cố định - Hoạt động kiểm soát nghiệp vụ tài sản cố định Câu hỏi ôn tập chƣơng Trình bày nội dung chu trình doanh thu? Trình bày nội dung chu trình chi phí? Trình bày nội dung chu trình chuyển đổi? Trình bày nội dung chu trình tài chính? ... thu Kiểm sốt hệ thống xử lý thơng tin nội dung quan trọng thiết kế hệ thống Thông thường rủi ro liên quan tới hệ thống xử lý bao gồm: - Rủi ro trình ghi nhận liệu Đây rủi ro hệ thống ghi nhận... người sử dụng thơng tin hữu ích tuỳ theo nhu cầu Thông qua báo cáo, hệ thống thông tin kế tốn cung cấp thơng tin nhằm kiểm sốt hệ thống xử lý; kiểm soát liệu xử lý thông tin liên quan phục vụ... lại hàng) Sổ kế toán ứng dụng Chi tiết: Tài khoản 33 1, 133 , 156, 111, 112… Tổng hợp tài khoản 33 1, 133 , 156, 111, 112… Trong HT xử lý máy tính, liệu ghi chép tập tin Hệ thống bảng kê