Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 4: Kiểm soát nội bộ trong hệ thống thông tin kế toán tìm hiểu cấu trúc kiểm soát nội bộ, mục đích của các dạng kiểm soát nội bộ, thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ, phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống xử lý bằng máy tính; kiểm soát hệ thống; sự an toàn và trung thực của dữ liệu...
CHƢƠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TOÁN CẤU TRÚC KIỂM SOÁT NỘI BỘ Hệ thống kiểm soát nội bao gồm sách thủ tục thực sách thiết lập cấp lãnh đạo toàn thể doanh nghiệp tuân thủ nhằm cung cấp đảm bảo hợp lý để đạt ba mục tiêu: - Báo cáo tài đáng tin cậy - Các luật lệ quy định có tuân thủ - Các hoạt động kiểm soát hữu hiệu hiệu Mục đích dạng kiểm sốt nội Có hai dạng kiểm soát nội bộ: Kiểm soát quản lý nhằm đạt mục tiêu - Thúc đẩy hiệu sản xuất kinh doanh - Kiểm soát tuân thủ nhân viên với sách quản lý Kiểm soát kế toán nhằm đạt mục tiêu - Bảo vệ tài sản doanh nghiệp - Thẩm định tính xác độ tin cậy thơng tin kế tốn Thành phần hệ thống kiểm sốt nội Mơi trƣờng kiểm sốt Mơi trường kiểm soát thành phần tảng hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm nhân tố sau: - Triết lý quản lý phong cách điều hành hoạt động lãnh đạo doanh nghiệp - Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp - Trách nhiệm quyền nhà quản lý - Hội đồng quản trị/ban kiểm sốt - Trình độ phẩm chất nhân viên - Chính sách nhân - Tính trung thực giá trị đạo đức Thành phần hệ thống kiểm soát nội Giám sát Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên, thường hoạt động có mức độ rủi ro cao giám sát định kỳ hoạt động Đánh giá rủi ro Thành phần gồm nhân tố: Nhận dạng kiện doanh nghiệp có khả ảnh hưởng đến hoạt động đạt mục tiêu hệ thống Đánh giá mức độ ảnh hưởng rủi ro nhận dạng lên thơng tin kế tốn Thành phần hệ thống kiểm sốt nội Thơng tin truyền thơng Hệ thống ghi nhận, phân loại, phân tích, tổng hợp, lập báo cáo kế tốn, báo cáo tài cho người sử dụng bên bên doanh nghiệp: - Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo - Chính sách kế tốn Thành phần hệ thống kiểm soát nội Các hoạt động kiểm soát: - Phân chia trách nhiệm - Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin - Kiểm sốt độc lập thực - Phân tích soát xét việc thực Phân biệt hệ thống thủ cơng hệ thống xử lý máy tính Hệ thống thủ công Hệ thống xử lý máy tính Dấu vết kiểm tốn tồn lâu dài Dấu vết kiểm toán tồn thời gian định Thông tin, liệu dễ dàng đọc mắt Thông tin, liệu đa số phải đọc máy Các sai sót dễ phát q trình Các sai sót khó phát q trình Rủi ro, gian lận, phá hủy thấp Rủi ro, gian lận, phá hủy cao Trách nhiệm cáo cho kế tốn viên Có thể làm giảm trách nhiệm kế toán viên Các thay đổi đơn giản dễ dàng Ngược lại Tính quán thấp Ngược lại Báo cáo lập lâu hơn, thơng tin quản trị Ngược lại KIỂM SỐT HỆ THỐNG Các dạng kiểm soát bao gồm: Kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát kiểm soát sửa sai Kiểm soát ngăn ngừa nhằm để phịng sai sót gian lận Sai sót khơng cẩn thận hay thiếu kiến thức Sai sót đa phần khơng cố ý Có hai dạng gian lận thường thấy: Gian lận quản lý: Người quản lý cấp cao lạm dụng quyền hành đạo sai lệch thơng tin tài báo cáo doanh thu báo cáo lợi nhuận cao thực tế nhằm hưởng thêm tiền thưởng cho cá nhân hay làm gia tăng ảo giá trị cổ phiếu mà họ nắm giữ Tham ô – biển thủ: Tài sản doanh nghiệp bị lấy cách bất hợp pháp mục đích cá nhân Tham ơ, biển thủ thường che đậy cách làm sai lệch số liệu kế toán Kiểm soát phát kiểm sốt tìm sai sót gian lận xảy thực Thủ tục đối chiếu sổ chi tiết sổ phận kế toán chi tiết phận kế toán tổng hợp; đối chiếu số chi tiết, sổ nhật ký với sổ phụ ngân hàng; đối chiếu sổ chi tiết hàng tồn kho với thẻ kho thủ kho; hoạt động kiểm kê…là ví dụ kiểm sốt phát Kiểm sốt sửa sai kiểm sốt sai sót gian lận phát nhằm sữa chữa, giới hạn ảnh hưởng sai lệch sai sót gian lận mức độ xác đáng tin cậy thơng tin kế tốn Kiểm sốt tồn - kiểm sốt chung Kiểm sốt tồn - kiểm soát chung - thủ tục, sách thiết kế có hiệu lực tồn hệ thống Kiểm sốt chung hệ thống thơng tin kế tốn máy tính bao gồm vấn đề chủ yếu sau đây: Tổ chức quản lý Kiểm tra vận hành hệ thống Kiểm soát phần mềm Kiểm soát nhập liệu liệu nhập Tổ chức quản lý - Trƣởng phòng cơng nghệ thơng tin - Bộ phận phân tích thiết kế hệ thống - Bộ phận lập trình - Bộ phận vận hành hệ thống - Bộ phận nhập liệu - Bộ phận quản lý tài liệu - Bộ phận kiểm soát liệu phân phối thông tin: - Bộ phận quản lý sở liệu Kiểm soát phát triển bảo trì hệ thống ứng dụng Các thủ tục kiểm soát thường bao gồm: - Phải chấp thuận cấp quản lý - Yêu cầu tham gia phận sử dụng kiểm tốn nội (nếu có) việc phát triển hệ thống - Hệ thống nên thử nghiệm cho chương trình riêng cho toàn hệ thống Việc thử nghiệm cần kiểm tra chấp thuận phận sử dụng - Tài liệu liên quan đến thay đổi hệ thống phải tập hợp lưu trữ hợp lý để tiện cho việc tham khảo cần thiết Kiểm tra ứng dụng Kiểm soát ứng dụng sách, thủ tục thực ảnh hưởng đến hệ thống con, phần hành ứng dụng cụ thể Kiểm soát ứng dụng thực phân chia trách nhiệm thủ tục kiểm soát - Phân chia trách nhiệm tuân thủ theo nguyên tắc (i) người ghi chép số sách không kiêm nhiệm việc giữ tài sản, (ii) người ghi số chi tiết phải khác với người ghi sổ tổng hợp Phân chia trách nhiệm tuân theo nguyên tắc khơng để người xử lý tồn chu trình nghiệp vụ - Các thủ tục kiểm sốt thực (i) việc lập, xét duyệt, lưu chuyển, lưu trữ chứng từ, báo cáo kế toán, ghi chép, bảo quản, kiểm tra sổ, thẻ ; …(ii) tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định… SỰ AN TOÀN VÀ TRUNG THỰC CỦA DỮ LIỆU Các nguyên nhân gây an toàn: Nguồn nội bộ: - Độc lập Thơng đồng Nguồn bên ngồi - Độc lập - Thông đồng Các hình thức an tồn: - Phá huỷ - Luận lý - Vật lý - Đánh cắp - Gian lận Công nghệ cao an toàn liệu Nhằm ngăn chặn rủi ro gây an toàn liệu, người ta dùng kỹ thuật sau: - Hệ thống đa quản gia - Hệ thống mật khẩu, nhận dạng - Hệ thống mã hoá - Hệ thống tự động phát xâm nhập bất hợp lệ - Hệ thống lƣu trữ có theo vết thâm nhập hệ thống thay đổi hệ thống Đánh giá an toàn trung thực liệu Trách nhiệm kiểm toán viên/kiểm soát viên nội Xem xét đánh giá sách, thủ tục doanh nghiệp với thủ tục kiểm soát nội hệ thống Lập báo cáo vệ hệ thống xây dựng trình tự kiểm toán Các phƣơng pháp xem xét đánh giá Phóng vấn Kiểm tra xuyên suốt Thử nghiệm kiểm sốt Câu hỏi ơn tập chƣơng 4: Trình bày mục đích kiểm sốt nội bộ? Phân biệt hệ thống kiểm sốt thủ cơng hệ thống xử lý máy tính? Trình bày nội dung công tác kiểm tra ứng dụng hệ thống? Phân tích ngun nhân gây an tồn liệu hệ thống thơng tin kế tốn? ... thuật sau: - Hệ thống đa quản gia - Hệ thống mật khẩu, nhận dạng - Hệ thống mã hoá - Hệ thống tự động phát xâm nhập bất hợp lệ - Hệ thống lƣu trữ có theo vết thâm nhập hệ thống thay đổi hệ thống Đánh... xác đáng tin cậy thơng tin kế tốn Kiểm sốt tồn - kiểm sốt chung Kiểm sốt tồn - kiểm sốt chung - thủ tục, sách thiết kế có hiệu lực tồn hệ thống Kiểm sốt chung hệ thống thơng tin kế tốn máy... đến hoạt động đạt mục tiêu hệ thống Đánh giá mức độ ảnh hưởng rủi ro nhận dạng lên thông tin kế toán Thành phần hệ thống kiểm soát nội Thông tin truyền thông Hệ thống ghi nhận, phân loại,