Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN _ NGUYỄN HẢI KẾ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SỸ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ HÀ NỘI - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN _ NGUYỄN HẢI KẾ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM Chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 62 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC TS NGUYỄN LỆ NHUNG HÀ NỘI - 2014 MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu đóng góp đề tài 3 Phạm vi nghiên cứu đề tài 4 Đối tượng nghiên cứu ………………………………………………………………………… Lịch sử nghiên cứu vấn đề Phương pháp nghiên cứu …………………………………………………………………… Nguồn tài liệu tham khảo Bố cục đề tài Chƣơng 1: TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM VÀ PHÔNG LƢU TRỮ TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM 10 1.1 Khát quát chung ngành Hàng hải Việt nam Tổng công ty Hàng hải Việt Nam 10 1.1.1 Sự hình thành phát triển ngành Hàng hải Việt Nam 10 1.1.2 Sự hình thành phát triển Tổng cơng ty Hàng hải Việt Nam 14 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy …………………………………………… 19 1.2 Giới thiệu Phông lƣu trữ tài liệu lƣu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam …………………………………………………………………… 27 1.2.1 Cơ sở xác định phông lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam ……… 28 1.2.2 Thành phần nội dung tài liệu lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam ……………………………………………………………………………………………………… 30 1.2.3 Ý nghĩa tài liệu phông lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam ……………………………………………………………………………………………………… 47 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM VÀ SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU…… 57 2.1 Thực trạng tổ chức tài liệu Phông lƣu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam …………………………………………………………………… 57 2.1.1 Việc ban hành văn quy định hướng dẫn công tác lưu trữ ………………………………………………………………………………………………………… 58 2.1.2 Cơ cấu tổ chức biên chế cán lưu trữ ……………………………………… 60 2.1.3 Tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ……………………………………… 61 2.2 Sự cần thiết việc tổ chức khoa học tài liệu phông lƣu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam……………………………………………… 69 2.2.1 Tổ chức khoa học tài liệu giúp cho việc quản lý hiệu tài liệu thuộc Phông lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam………………………………… 69 2.2.2 Tổ chức khoa học tài liệu giúp bảo quản an tồn, chặt chẽ, giữ gìn bí mật, không để mát thất lạc tài liệu………………………………………………… 70 2.2.3 Tổ chức khoa học tài liệu giúp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ …… 71 2.2.4 Tổ chức khoa học giúp cho ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ thuận lợi………………………………………………………………………… 71 2.3 Nhận xét, đánh giá …………………………………………………… 72 2.3.1 Nguyên nhân chủ quan ………………………………………………………………… 73 2.3.2 Nguyên nhân khách quan ……………………………………………………………… 74 Chƣơng 3: PHƢƠNG PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM……… 78 3.1 Tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam ……………………………………………………… 78 3.1.1 Trình tự cách thức tiến hành ……………………………………………………… 78 3.1.2 Các nội dung, nghiệp vụ cụ thể ……………………………………………………… 80 3.2 Một số kiến nghị rút từ việc tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam …………………………………… 101 3.2.1 Đối với Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 101 3.2.2 Đối với Tổng công ty Hàng hải Việt Nam 102 KẾT LUẬN ………………………………………………………………… 106 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 108 PHỤ LỤC ………………………………………………………………… 113 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DO DWT GMDSS FIATA Dầu diesel (Diesel Oil) Đơn vị đo lực vận tải an tồn tàu thủy tính (Deadweight Tonnage) Hệ thống An toàn Cứu nạn Hàng hải toàn cầu (Global Maritime Distress and Safety System) Vận đơn suốt (International Federation of Freight Forwarders Associations) FO Dầu Mazut, gọi dầu nhiên liệu (Fuel Oil) HĐQT Hội đồng quản trị ISO IACS ICD ISM code Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế (International Organization for Standardization) Hiệp hội tổ chức đăng kiểm quốc tế (International Association of Classification Societies) Cảng cạn (Inland Container Depot) Bộ luật quản lý an toàn khai thác tàu (International Safety Management Code) Lĩnh vực Tiêu chuẩn viễn thông - thuộc Tổ chức Viễn thông quốc tế ITU-T (International Telecommunication Union - Telecommunication Standardization Sector) KCS Theo dõi, kiểm tra đánh giá chất lượng MLC Công ước Lao đô ̣ng hàng hải (Maritime Labour Convention) QLDA Quản lý dự án RO-RO Tàu chở loại hàng tự vận hành lên tàu được, xe hơi, xe tải, xe tự hành (Roll-on/Roll-off) Công ước quốc tế tiêu chuẩn huấn luyện, cấp chứng trực ca STCW (Convention on Standards of Training, Certification and Watchkeeping for Seafarers) SXKD Sản xuất kinh doanh TEU Container (Twenty-foot Equivalent Units) TNHH Trách nhiệm hữu hạn MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong xu mở cửa hội nhập kinh tế, nhu cầu xuất, nhập hàng hóa ngày tăng cao mở triển vọng phát triển cho ngành hàng hải Việt Nam Với lợi vị trí địa lý, có đường bờ biển kéo dài 3.260 km nằm gần tuyến hàng hải quốc tế quan trọng, Việt Nam hội tụ nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển ngành kinh tế biển nói chung ngành hàng hải nói riêng Trên sở ngày 29/4/1995, Tổng cơng ty Hàng hải Việt Nam (từ gọi Tổng Công ty) thành lập theo Quyết định số 250/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ, sở xếp lại số doanh nghiệp vận tải biển, bốc xếp dịch vụ hàng hải Cục Hàng hải Việt Nam Bộ Giao thông vận tải quản lý Về tổ chức hoạt động, Tổng công ty Hàng hải Việt Nam thực theo Điều lệ Chính phủ phê chuẩn Nghị định số 79/CP ngày 22/11/1995 Tại thời điểm thành lập, Tổng công Hàng hải Việt Nam gồm có 22 Doanh nghiệp nhà nước, Cơng ty cổ phần Công ty Liên doanh với nước Vốn kinh doanh 1.469 tỷ đồng, sở hữu đội tàu gồm 49 chiếc, tổng trọng tải 369.696 DWT, sản lượng vận tải đạt triệu tấn, bốc xếp đạt 12,3 triệu Đến nay, sau gần 20 năm thành lập hoạt động Tổng công ty Hàng hải Việt Nam bước xây dựng, đầu tư sở hạ tầng cảng biển, nâng trọng tải đội tàu lên tầm cao đóng góp đáng kể cho phát triển kinh tế chung nước, hoàn thành nhiệm vụ Đảng Nhà nước giao phó kinh tế trị Để thực chức năng, nhiệm vụ Đảng Nhà nước giao, q trình hoạt động mình, Tổng cơng ty Hàng hải Việt Nam hình thành, sản sinh khối tài liệu phong phú đa dạng loại hình nội dung, phản ánh cách chân thực tồn phát triển Tổng công ty Hàng hải Việt Nam nói riêng phản ánh tranh phát triển kinh tế nói chung nước từ năm 1995 đến xu hướng tương lai Khi nói tài liệu lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam, trước hết phải xác định nguồn tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử nhóm quan Trung ương (Quyết định 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Ban hành danh mục số quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III), phản ánh ngành hoạt động kinh tế đất nước Tuy nhiên tình hình tài liệu lưu trữ thu thập, bảo quản, chỉnh lý, tổ chức, khai thác có hiệu thực chế độ nộp lưu cần phải tìm hiểu, khảo sát, xem xét để đánh giá thực trạng Qua tìm hiểu sơ thấy khối tài liệu lưu trữ có kho lưu trữ Tổng cơng ty Hàng hải Việt Nam thu từ phịng ban chun mơn từ năm 1995 đến năm 2005 với khối lượng ước tính 100 mét tài liệu chưa chỉnh lý thực nghiệp vụ lưu trữ, nguồn tài liệu phải thu từ doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam chưa thực được, qua tìm hiểu nguồn Tổng cơng ty có hoạt động nghiệp vụ sơ như: kiểm tra, hướng dẫn thực quy định nhà nước Tổng công ty công tác văn thư, lưu trữ nói chung, chưa có hướng dẫn yêu cầu cụ thể nộp tài liệu lưu trữ đơn vị Tổng công ty Hàng hải Việt Nam Qua khảo sát thực trạng công tác lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam tác giả nhận thấy có nhiều việc phải làm công tác lưu trữ Tổng cơng ty Trước tình hình đó, để có sở lý luận kết hợp với khảo sát thực tế để tìm hướng giải pháp giúp Tổng cơng ty Hàng hải Việt Nam xây dựng lưu trữ chuyên ngành xứng tầm Tổng công ty lớn, đại diện cho ngành kinh tế mũi nhọn nước góp phần vào phát triển cơng tác lưu trữ nói chung ngành hàng hải nói riêng, đảm bảo an toàn phát huy giá trị tài liệu tương lai Với ý nghĩa đó, tác giả lựa chọn đề tài nghiên cứu: "Tổ chức khoa học tài liệu tại lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam " làm luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học 2 Mục tiêu nhiệm vụ đề tài Thực đề tài này, tác giả hướng tới hai mục tiêu sau: Mục tiêu thứ nhất: Đánh giá thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu Tổng công ty Hàng hải Việt Nam thông qua khảo sát thực tế lưu trữ Cơ quan Tổng cơng ty Hàng hải Việt Nam tìm hiểu, khảo sát công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ doanh nghiệp thuộc khối kinh doanh Tổng công ty vận tải biển, cảng biển dịch vụ hàng hải Mục tiêu thứ hai: Trên sở xem xét đánh giá thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữTổng công ty Hàng hải Việt Nam, đề xuất giải pháp tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Tổng cơng ty Hàng hải Việt Nam, nhằm: xóa bỏ việc tản mát, tích đống tài liệu, dẫn tới hư hại, thất lạc tài liệu, đảm bảo an toàn tài liệu, từ phát huy giá trị tài liệu việc khai thác sử dụng Để thực mục tiêu cần thực nhiệm vụ: Nhiệm vụ thứ nhất: Tìm hiểu làm rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn Tổng công ty Hàng hải Việt Nam mặt hoạt động doanh nghiệp có mặt hoạt động công tác lưu trữ Nhiệm vụ thứ hai: Đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu Tổng công ty Hàng hải Việt Nam, việc thực nghiệp vụ công tác lưu trữ, bố trí nhân sự, sở hạ tầng phục vụ lưu trữ… Nhiệm vụ thứ ba: Trên sở việc tìm hiểu đánh giá nhiệm vụ thứ thứ hai, đề xuất giải pháp tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam nhằm: giới thiệu tổng quan nội dung tài liệu thuộc Phông lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam từ năm 1995 đến nay, giai đoạn đất nước ta bước vào thời kỳ đổi Qua đó, độc giả hình dung tranh tồn cảnh ngành kinh tế vận tải biển nhà nước quản lý giai đoạn đất nước phát triển, đổi hội nhập quốc tế, để có nhìn tổng quan cụ thể lịch sử hình thành, cấu tổ chức hoạt động doanh nghiệp nhà nước quản lý; từ có thêm tài liệu, số liệu, kinh nghiệm việc hoạch định sách, chiến lược phát triển kinh tế, tổ chức mơ hình doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, bên cạnh tương lai giúp cá nhân, đơn vị, người nghiên cứu tiếp cận nội dung khối tài liệu cách có hệ thống Ngồi ra, làm tốt công tác lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam góp phần làm tốt công tác lưu trữ lịch sử, nhằm bổ sung vào nguồn lưu trữ lịch sử khối tài liệu đặc thù mà lưu trữ quốc gia chưa quản lý Phạm vi nghiên cứu đề tài Để thực đề tài này, tác giả khảo sát khối tài liệu có kho lưu trữ Tổng cơng ty Hàng hải Việt Nam, khối tài liệu thu thập từ năm 1995 đến năm 2005 khảo sát thực tế loại tài liệu phát sinh từ năm 2005 đến để nghiên cứu đưa hướng tổ chức khoa học tài liệu tối ưu Bên cạnh đó, tác giả khảo sát thực tế tài liệu hình thành số doanh nghiệp 100% vốn nhà nước có cổ phần chi phối thuộc sở hữu Tổng công ty Hàng hải Việt Nam đại diện cho khối vận tải biển, khối cảng biển khối dịch vụ hàng hải Đối với tài liệu cụ thể, tác giả khảo sát khối tài liệu hành giấy phông lưu trữ Cơ quan Tổng công ty Hàng hải Việt Nam (Công ty mẹ); tài liệu hành doanh nghiệp đại diện cho 03 khối kinh doanh Tổng cơng ty Hàng hải Việt Nam khối tài liệu có tính chất đặc thù ngành khối tài liệu đội tàu Tổng công ty, tài liệu cảng biển dịch vụ hàng hải Đối tƣợng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài khối tài liệu hình thành trình hoạt động Tổng công ty Hàng hải Việt Nam Cụ thể là: tài liệu hành Cơng ty mẹ - Tổng cơng ty Hàng hải Việt Nam, công ty Tổng công ty trực tiếp thành lập sở hữu 100% vốn điều lệ nắm giữ cổ phần chi phối; tài liệu nghiệp vụ lĩnh vực vận tải biển, cảng biển dịch vụ hàng hải Các nghiệp vụ thu thập bổ sung tài liệu; xây dựng phương án phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa tài liệu; xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu nhằm tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam đối tượng nghiên cứu đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Dưới góc độ nghiên cứu tổ chức khoa học tài liệu nói chung có nhiều đề tài, cơng trình khoa học… nghiên cứu ứng dụng vào thực tiễn, nhiên đề tài trước tập trung nghiên cứu phạm vi tài liệu lưu trữ quan Đảng, nhà nước tổ chức trị xã hội, như: Tổ chức khoa học tài liệu ảnh Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III - thực trạng giải pháp, Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học 2003 Nguyễn Minh Sơn; Tổ chức khoa học tài liệu phơng lưu trữ Đảng ủy khối dân đảng cấp tỉnh Nam Định, Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học 2008 Nguyễn Thị Hải Linh; Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Liên đoàn lao động tỉnh, thành phố, Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học 2008 Hồ Anh Tú; Tổ chức khoa học khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ Ủy ban kiểm tra Trung ương Đảng - thực trạng giải pháp, Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học 2008 Nguyễn Thị Út Trang; Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Đảng ủy Khối trực thuộc Trung ương kho lưu trữ Trung ương Đảng, Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng 2009 Trịnh Thị Hương Đã có đề tài nghiên cứu doanh nghiệp nhà nước tác giả Nguyễn Thị Kim Bình, Tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tổng công ty 91, Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học 2005 Đề tài sâu tìm hiểu góc độ quản lý cơng tác lưu trữ, tập trung nghiên cứu để ban hành văn quản lý, đạo công tác lưu trữ Qua việc tìm hiểu tham khảo cơng trình nghiên cứu trước, tác giả nhận thấy vấn đề tác giả nghiên cứu hoàn toàn mới, việc tổ chức khoa học tài liệu vấn đề phổ biến ngành Tuy nhiên quan, đơn STT Tên loại hồ sơ, tài liệu 49 Tài liệu bàn giao chức danh Lãnh đạo Tổng công ty lĩnh vực Tài chính- Kế tốn 50 Tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 ban Kế toán Thời hạn bảo quản Vĩnh viễn Hàng năm đánh giá lại giá trị tài liệu Ban Tài 51 Báo cáo tài Tổng cơng ty công ty con, công ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng cơng ty Vĩnh viễn 52 Tài liệu liên quan vấn đề tài Tổng công ty Vĩnh viễn 53 Tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 ban Tài Hàng năm đánh giá lại giá trị tài liệu Ban Tổ chức - Tiền lƣơng Văn đạo Tổng công ty công ty con, cơng ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng công ty triển khai công tác tổ chức, tiền lương Vĩnh viễn 54 55 Chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương Vĩnh viễn Tài liệu xây dựng đề án tổ chức Tổng công ty công ty con, công ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng cơng ty Vĩnh viễn 56 Vĩnh viễn 57 Tài liệu xây dựng Quy chế làm việc Tổng công ty, công ty con, công ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng cơng ty 58 Tài liệu xếp, đổi doanh nghiệp Tổng công ty Vĩnh viễn Vĩnh viễn 59 Tài liệu việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể, thành lập mới, chuyển đổi hình thức sở hữu cơng ty con, cơng ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng công ty Vĩnh viễn 60 Tài liệu quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng công ty công ty con, công ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng cơng ty 61 Tài liệu cổ phần hoá doanh nghiệp Vĩnh viễn 130 STT Tên loại hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản 62 Tài liệu xếp hạng doanh nghiệp Vĩnh viễn 63 Quyết định thành lập Điều lệ tổ chức, hoạt động Tổng công ty Hàng hải Việt Nam Vĩnh viễn Vĩnh viễn 64 Đề án quy hoạch cán Tổng công ty công ty con, cơng ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng công ty 65 Tài liệu tuyển dụng cán bộ, viên chức Tổng công ty Vĩnh viễn 66 Tài liệu việc cử cán cơng tác, học tập nước ngồi 20 năm 67 Báo cáo thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, viên chức chức hàng năm Tổng công ty, công ty con, công ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng cơng ty: - Đơn vị chủ trì soạn thảo - Nơi nhận Vĩnh viễn 10 năm 68 Tài liệu nhân cán bộ, viên chức Tổng công ty cán lãnh đạo công ty con, công ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng cơng ty 75 năm 69 Tài liệu thực chế độ đãi ngộ cán bộ, viên chức thuộc Tổng công ty (phụ cấp ưu đãi, phụ cấp độc hại, phụ cấp đặc thù ngành ) 20 năm 70 Tài liệu xây dựng chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức Tổng công ty 71 Báo cáo hàng năm công tác đào tạo, bồi dưỡng cán Tổng công ty công ty con, cơng ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng công ty: - Nơi lập - Nơi nhận 10 năm 72 Tài liệu lớp đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức Tổng công ty công ty con, công ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng cơng ty Tài liệu thi nâng ngạch, nâng cấp, nâng bậc lương hàng năm Tổng công ty công ty con, cơng ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng công ty 30 năm 73 74 Báo cáo thống kê lao động, tiền lương hàng năm Tổng công ty công ty con, công ty liên kết, đơn vị hạch toán phụ thuộc Tổng công ty: Vĩnh viễn Vĩnh viễn 15 năm Vĩnh viễn 131 Tên loại hồ sơ, tài liệu STT - Nơi lập - Nơi nhận Thời hạn bảo quản 10 năm Báo cáo tổng kết cơng tác bảo vệ trị nội hàng năm Tổng công ty công ty con, công ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng cơng ty Vĩnh viễn 75 Vĩnh viễn 76 Tài liệu vụ việc trị hình quan trọng nội Tổng công ty công ty con, công ty liên kết, đơn vị hạch toán phụ thuộc Tổng công ty 77 Quy chế trả lương, thưởng Văn phịng Tổng cơng ty 20 năm 05 năm 78 Báo cáo hàng tháng, chấm cơng, bảng tốn lương, tự nhận xét hàng tháng cán nhân viên Văn phịng Tổng cơng ty 30 năm 79 Tài liệu giải chế độ, sách cán bộ, viên chức Tổng công ty công ty con, cơng ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng công ty Tài liệu giải lao động dôi dư công ty thuộc Tổng công ty sau đổi xếp lại doanh nghiệp 30 năm 80 30 năm 81 Tài liệu bổ nhiệm, miễn nhiệm cán lãnh đạo Tổng công ty công ty con, cơng ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng công ty 82 Tài liệu khen thưởng, kỷ luật cán 30 năm 83 Tài liệu bảo hộ lao động, chế độ trang bị phòng hộ, kỹ thuật an tồn Tổng cơng ty 20 năm 10 năm 84 Tài liệu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chế độ nghỉ phép, hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, ốm đau, thai sản, dưỡng sức, phục hồi sức khoẻ 85 Tài liệu xác nhận cam kết xuất lao động công ty con, công ty liên kết thuộc Tổng công ty Vĩnh viễn 86 Báo cáo tổng hợp xuất lao động Tổng công ty trình quan nhà nước báo cáo xuất lao động công ty con, công ty liên kết thuộc Tổng công ty Vĩnh viễn 87 Tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 ban Tổ chức - Tiền lương Hàng năm đánh giá lại giá trị tài liệu 132 STT Tên loại hồ sơ, tài liệu 88 Tài liệu trao đổi công tác tổ chức, cán lao động tiền lương Thời hạn bảo quản 10 năm Ban Kinh doanh Đối ngoại 89 Các tài liệu đạo, hướng dẫn hợp tác quốc tế Tổng công ty công ty con, công ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng cơng ty Vĩnh viễn Tài liệu mua, bán, đóng tàu Tổng cơng ty: - Đơn vị có liên quan Vĩnh viễn 20 năm 91 Tài liệu Hợp đồng khai thác Toà nhà Ocean Park Vĩnh viễn 92 Tài liệu Hợp đồng khai thác Toà nhà 211 Nguyễn Văn Trỗi Vĩnh viễn Vĩnh viễn 93 Tài liệu công tác đối ngoại (Hợp tác với đối tác nước ngoài, Hợp đồng vay vốn, Hợp tác đầu tư, Thoả thuận hợp tác toàn diện…) 94 Tài liệu liên doanh, liên kết Vĩnh viễn 95 Tài liệu quản lý hoạt động Văn phòng Đại diện Tổng cơng ty nước ngồi Vĩnh viễn 96 Tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 ban Kinh doanh - Đối ngoại 90 - Đơn vị chủ trì soạn thảo Hàng năm đánh giá lại giá trị tài liệu Ban Pháp chế 97 Văn Pháp luật Nhà nước Bộ, Ngành liên quan đến vấn đề pháp lý Tổng cơng ty Vĩnh viễn Văn góp ý dự thảo văn pháp luật nhà nước: 98 99 - Đơn vị chủ trì soạn thảo 10 năm - Đơn vị có liên quan 05 năm Văn góp ý dự thảo quy chế, quy định quản lý nội vấn đề khác Tổng công ty, công ty con, công ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng cơng ty: - Đơn vị chủ trì soạn thảo 10 năm 133 - Đơn vị có liên quan Thời hạn bảo quản 05 năm 100 Tài liệu giải vụ tranh chấp hàng hải Vĩnh viễn 101 Tài liệu quản lý an toàn, an ninh hàng hải Vĩnh viễn 102 Tài liệu báo cáo tai nạn, cố hàng hải 103 Tài liệu Hiệp định hàng hải việc thực công ước hàng hải quốc tế, pháp luật quốc tế Vĩnh viễn Vĩnh viễn 104 Tài liệu việc mua bán tàu Văn Lang, Hồng Bàng, Phong Châu, Mê Linh, Vạn Xuân, Diên Hồng, Văn Phong, Phú Xuân, Phú Mỹ, Orient, VN-Sapphire 105 Tài liệu dự án đầu tư phát triển đội tàu mà đơn vị có liên quan 10 năm 106 Tập lưu giấy uỷ quyền Tổng công ty 107 Tập lưu công báo 108 Tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 ban Pháp chế 109 Tài liệu trao đổi vấn đề pháp luật khác Tên loại hồ sơ, tài liệu STT 10 năm Vĩnh viễn 20 năm Hàng năm đánh giá lại giá trị tài liệu 10 năm Ban Quản lý doanh nghiệp có vốn góp 110 Tài liệu quản lý phần vốn góp Tổng cơng ty doanh nghiệp cổ phần Vĩnh viễn 111 Tài liệu quản lý phần vốn góp Tổng cơng ty doanh nghiệp liên doanh Vĩnh viễn 112 Tài liệu quản lý phần vốn góp Tổng cơng ty doanh nghiệp khác Vĩnh viễn 113 Báo cáo Quyết toán quý, năm doanh nghiệp Vĩnh viễn 114 Tài liệu trao đổi khác công tác Quản lý doanh nghiệp có vốn góp 115 Tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 ban Quản lý doanh nghiệp có vốn góp 10 năm Hàng năm đánh giá lại giá trị tài liệu 134 Tên loại hồ sơ, tài liệu STT Thời hạn bảo quản 10 Ban PMU Marina 116 Tài liệu thiết kế thi cơng Tồ nhà Ocean Park Vĩnh viễn 117 Tài liệu Quyết tốn gói thầu 01- Toà nhà Ocean Park Vĩnh viễn 118 Tài liệu Quyết tốn gói thầu 02- Tồ nhà Ocean Park Vĩnh viễn 119 Tài liệu Quyết tốn gói thầu 03- Toà nhà Ocean Park Vĩnh viễn 120 Tài liệu Quyết tốn gói thầu 3A- Tồ nhà Ocean Park Vĩnh viễn 121 Tài liệu Quyết tốn gói thầu 04- Toà nhà Ocean Park Vĩnh viễn 122 Tài liệu Quyết tốn gói thầu 05- Tồ nhà Ocean Park Vĩnh viễn 123 Tài liệu Quyết tốn gói thầu 06- Toà nhà Ocean Park Vĩnh viễn 124 Tài liệu Quyết tốn gói thầu 07 - Tồ nhà Ocean Park Vĩnh viễn 125 Tài liệu Quyết tốn gói thầu 8A - Toà nhà Ocean Park Vĩnh viễn 126 Tài liệu Quyết tốn gói thầu 8B - Tồ nhà Ocean Park Vĩnh viễn 127 Tài liệu Quyết tốn gói thầu 09 - Tồ nhà Ocean Park Vĩnh viễn 128 Tài liệu Quyết tốn chi phí khác - Toà nhà Ocean Park Vĩnh viễn 129 Tài liệu trao đổi triển khai thực Dự án xây dựng Toà nhà Ocean Park 10 năm 11 Ban Thanh tra 130 Tài liệu giải vụ việc tố cáo, khiếu nại cán nhân viên Văn phịng Tổng cơng ty 50 năm 50 năm 131 Tài liệu giải vụ việc tố cáo, khiếu nại công ty con, công ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng cơng ty 132 Tài liệu báo cáo công tác tra, kiểm tra hàng năm đột xuất Tổng công ty 20 năm 133 Tài liệu báo cáo công tác phòng chống tham nhũng thực hành tiết kiệm chống lãng phí 20 năm 134 Tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Hàng năm đánh 135 Tên loại hồ sơ, tài liệu STT ban Thanh tra 135 Tài liệu trao đổi khác công tác tra Thời hạn bảo quản giá lại giá trị tài liệu 05 năm 12 Ban Thi đua - Tuyên truyền - Khen thƣởng 136 Quyết định tặng huân chương giải thưởng Hồ Chí Minh, Giải thưởng nhà nước, danh hiệu vinh dự nhà nước, Bảng số liệu thống kê q trình khen thưởng Tổng cơng ty Lãnh đạo TCT từ ngày thành lập đến 137 Tài liệu trình tặng Huân chương, Giải thưởng Hồ Chí Minh, Giải thưởng Nhà nước, danh hiệu vinh dự Nhà nước 15 năm 15 năm 138 Quyết định tặng Huy chương, Cờ thi đua Chính phủ, Bằng khen Thủ tướng Chính phủ; Cờ thi đua, Bằng khen, Kỷ niệm chương, Danh hiệu thi đua, tiền thưởng cán bộ, ngành, tỉnh, đoàn thể Trung ương Tổng công ty Hàng hải Việt Nam 11 năm 139 Tài liệu tặng Huy chương, Cờ thi đua Chính phủ, Bằng khen, Kỷ niệm chương, Danh hiệu thi đua, tiền thưởng cán ngành, tỉnh đoàn thể, Trung ương Tổng công ty Hàng hải Việt Nam 140 Văn qui phạm pháp luật Quốc hội, Bộ trị, Chính phủ, Hội đồng Thi đua cấp, bộ, ngành, tỉnh, đồn thể Trung ương, Tổng cơng ty quy định, hướng dẫn, đạo công tác Thi đua tuyên truyền khen thưởng có hiệu lực nhiều năm Hàng năm đánh giá lại giá trị tài liệu 05 năm 141 Văn đến, văn đi, hướng dẫn, đạo triển khai thực công tác Thi đua tuyên truyền khen thưởng có hiệu lực lần, không sử dụng thường kỳ 06 năm 142 Tài liệu tổ chức phong trào thi đua, phát động, đăng ký giao ước thi đua, đạo thực hiện, đôn đốc, kiểm tra, sơ kết, tổng kết, tuyên truyền, khen thưởng thi đua thường xuyên thi đua theo đợt 143 Tài liệu cấp phát vật khen thưởng 35 năm 10 năm 144 Hợp đồng, lý, toán Hợp đồng quảng cáo, quảng bá, tuyên truyền thương hiệu hoạt động SXKD Tổng công ty Vĩnh viễn 136 STT Tên loại hồ sơ, tài liệu 145 Tư liệu, hình ảnh, vật lịch sử truyền thống Tổng công ty hang hải Việt Nam 146 Tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 ban Thi đua - Tuyên truyền - Khen thưởng 147 Tài liệu trao đổi công tác thi đua, khen thưởng khác Thời hạn bảo quản Vĩnh viễn Hàng năm đánh giá lại giá trị tài liệu 10 năm 13 Ban Khoa học kỹ thuật Vĩnh viễn 148 Tài liệu xây dựng quy chế hoạt động khoa học, công nghệ Tổng công ty công ty con, cơng ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng công ty Tài liệu dự báo chiến lược khoa học, công nghệ Tổng công ty công ty con, công ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng cơng ty Vĩnh viễn 149 10 năm 150 Kế hoạch báo cáo hoạt động khoa học, công nghệ Tổng công ty công ty con, công ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng cơng ty 151 Chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học, cơng nghệ Tổng công ty đơn vị thuộc Tổng công ty (gồm: đề cương nghiên cứu kèm thuyết minh; định phê duyệt cấp mã số cho đề tài; hợp đồng nghiên cứu khoa học; báo cáo điều tra, khảo sát; báo cáo kết nghiên cứu; biên hội thảo đóng góp ý kiến; biên thử nghiệm, kiểm nghiệm (nếu có); định thành lập hội đồng nghiệm thu; nhận xét, đánh giá phản biện) - Đề tài cấp Nhà nước - Đề tài hợp tác với quan, tổ chức nước - Đề tài cấp Bộ, ngành - Đề tài cấp Tổng công ty - Đề tài sở Vĩnh viễn Vĩnh viễn 70 năm 50 năm 30 năm 152 Tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Văn phịng Tổng cơng ty Hàng năm đánh giá lại giá trị tài liệu 153 Tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 ban Khoa học kỹ thuật Hàng năm đánh giá lại giá trị tài liệu 154 Báo cáo công tác môi trường 10 năm 137 STT Tên loại hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản 155 Bản tin tuần Tổng công ty 10 năm 156 Tài liệu quản lý Website Tổng công ty 50 năm 157 Tài liệu trao đổi khác công tác khoa học kỹ thuật 10 năm 14 Ban Kiểm toán nội 158 Tài liệu xây dựng văn đạo, hướng dẫn cơng tác Kiểm tốn nội Tổng công ty 159 Báo cáo tổng hợp công tác kiểm tốn nội Tổng cơng ty Doanh nghiệp thành viên hạch tốn phụ thuộc Tổng cơng ty 160 Tài liệu công nợ tồn đọng Doanh nghiệp thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng cơng ty 05 năm 161 Báo cáo tài q, năm Doanh nghiệp thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng công ty 10 năm 162 Tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 ban Kiểm toán nội 163 Tài liệu trao đổi khác kiểm toán nội 10 năm 10 năm Hàng năm đánh giá lại giá trị tài liệu 05 năm 15 Ban Đóng tàu biển Tài liệu về đóng tàu biển: 164 - Đơn vị chủ trì soạn thảo - Đơn vị có liên quan 165 Tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 ban Đóng tàu biển 166 Tài liệu trao đổi khác đóng tàu biển Vĩnh viễn 20 năm Hàng năm đánh giá lại giá trị tài liệu 10 năm 16 Ban Quản lý khai thác tàu biển 167 Tài liệu theo dõi hoạt động kinh doanh khai thác tàu biển doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc 05 năm 168 Tài liệu theo dõi giám sát công tác quản lý kỹ thuật, vật tư đội tàu doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc 05 năm 138 Thời hạn bảo quản STT Tên loại hồ sơ, tài liệu 169 Tài liệu hoạt động kiểm tra, đánh giá theo dõi cơng tác quản lý an tồn doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc 05 năm 170 Tài liệu cơng tác phịng chống lụt bão 05 năm 171 Tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 ban Quản lý khai thác tàu biển Hàng năm đánh giá lại giá trị tài liệu 172 Tài liệu trao đổi khác liên quan đến Ban Quản lý khai thác tàu 05 năm 17 Văn phòng Hội đồng quản trị 173 Tập lưu công văn đi, định HĐQT Vĩnh viễn 174 Tập lưu biên bản, nghị HĐQT Vĩnh viễn 175 Sổ ghi biên họp HĐQT, thường trực HĐQT Vĩnh viễn Vĩnh viễn 176 Tài liệu đầu tư tàu: Quyết định, thông tư, nghị định bộ, ngành, Tổng công ty mua tàu, bán tàu đóng tàu 177 Tập phiếu lấy ý kiến: Lưu giữ phiếu ý kiến uỷ viên HĐQT tờ trình tổng hợp ý kiến Vĩnh viễn 178 Tờ trình Tổng giám đốc, Ban Điều hành Vĩnh viễn 179 Tập lưu văn đến công ty con, công ty liên kết, đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng cơng ty Vĩnh viễn 180 Tập lưu văn Chính phủ liên quan trực tiếp Tổng công ty 05 năm 181 Tập lưu văn Bộ Giao thông vận tải, Cục hàng hải Việt Nam liên quan trực tiếp Tổng công ty 05 năm 182 Tập lưu văn Bộ Tài liên quan trực tiếp Tổng cơng ty 05 năm 183 Tập lưu văn Bộ, ngành khác 05 năm 184 Tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Văn phòng Hội đồng quản trị 185 Tài liệu trao đổi khác Hàng năm đánh giá lại giá trị tài liệu 05 năm 19 Trung tâm nghiên cứu chiến lƣợc phát triển Tổng công ty 139 STT Tên loại hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản 186 Tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Trung tâm nghiên cứu chiến lược phát triển Tổng công ty Hàng năm đánh giá lại giá trị tài liệu 187 Tài liệu trao đổi khác 05 năm 20 Tài liệu Đảng, Cơng đồn, Hội cựu chiến binh, Đoàn niên Tài liệu hoạt động tổ chức Đảng quan Tài liệu Đại hội Đảng quan Vĩnh viễn Tài liệu Hội nghị Ban Chấp hành; Ban Thường vụ Đảng ủy quan Tài liệu Đảng vụ Vĩnh viễn 50 năm 194 Chương trình, kế hoạch cơng tác năm, nhiều năm Đảng quan Báo cáo tổng kết công tác năm, nhiều năm Đảng quan Tài liệu vận động lớn Đảng, thực thị, nghị Trung ương Đảng quan Tài liệu tổ chức, nhân Đảng quan 195 Sổ biên buổi sinh hoạt; Sổ thu chi đảng phí 188 189 190 191 192 193 50 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 70 năm 50 năm Tài liệu hoạt động tổ chức Công đoàn quan 196 197 198 199 200 Tài liệu đại hội Cơng đồn quan 50 năm Chương trình, kế hoạch cơng tác hàng năm Cơng đồn quan Báo cáo tổng kết hàng năm Cơng đồn quan 50 năm Tài liệu triển khai thực nghị quyết, vận động lớn cơng đồn cấp cơng đồn quan Tài liệu hội nghị cán công chức, viên chức hàng năm quan; sổ ghi biên Vĩnh viễn 50 năm 20 năm Tài liệu hoạt động tổ chức Cựu chiến binh quan 201 Tài liệu đại hội, hội nghị BCH Cựu chiến binh quan 50 năm 50 năm 202 Chương trình, kế hoạch hoạt động báo cáo tổng kết hàng năm Hội Cựu chiến binh quan chi hội trực thuộc 140 STT 203 204 Tên loại hồ sơ, tài liệu Tài liệu triển khai thực nghị quyết, vận động lớn Hội Cựu chiến binh cấp Hội CCB quan Tài liệu tổ chức, nhân Hội CCB quan, Sổ ghi biên Thời hạn bảo quản Vĩnh viễn 50 năm Tài liệu hoạt động Đoàn niên quan 205 206 207 208 209 Tài liệu đại hội, hội nghị BCH Đoàn niên quan 50 năm Chương trình, kế hoạch hoạt động báo cáo tổng kết hàng năm Đoàn niên quan chi đoàn trực thuộc Tài liệu thực nghị Trung ương Đoàn Đoàn cấp Tài liệu thực vận động lớn Đoàn niên Tài liệu sổ sách đoàn vụ 50 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 141 Phụ lục số 5: Một số hình ảnh kho lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam 142 Phụ lục số 5: Một số hình ảnh kho lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam 143 Phụ lục số 5: Một số hình ảnh kho lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam 144