Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Đảng ủy khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định : Luận văn ThS. Thông tin: 60 32 24

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Nguyễn Thị Hải Linh Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Đảng ủy khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định Luận văn ThS Thông tin: 60 32 24 Nghd : PGS.TS Dương Văn Khảm MỤC LỤC trang PHẦN MỞ ĐẦU 03 PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC 10 VÀ THÀNH PHẦN, NỘI DUNG TÀI LIỆU PHƠNG LƢU TRỮ ĐẢNG UỶ KHỐI DÂN CHÍNH ĐẢNG TỈNH NAM ĐỊNH 1.1 Sự đời, vị trí Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định 10 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Đảng uỷ Khối 13 Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định 1.2.1 Chức 13 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 14 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 16 1.3 Thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định 20 1.3.1 Thành phần 20 1.3.2 Nội dung 26 1.3.3 Ý nghĩa tài liệu 30 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ ĐẢNG UỶ KHỐI 35 DÂN CHÍNH ĐẢNG TỈNH NAM ĐỊNH 2.1 Tầm quan trọng công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ 35 2.2 Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định 42 2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 43 2.2.2 Công tác phân loại tài liệu 49 2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 55 2.2.4 Hệ thống hố xây dựng cơng cụ tra tìm 61 2.3 Nhận xét chung 64 2.3.1 Ƣu điểm 64 2.3.2 Hạn chế 66 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế 68 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU 72 PHƠNG LƢU TRỮ ĐẢNG UỶ KHỐI DÂN CHÍNH ĐẢNG TỈNH NAM ĐỊNH 3.1 Giải pháp công tác tổ chức quản lý 72 3.2 Giải pháp nghiệp vụ lƣu trữ 76 3.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 76 3.2.2 Công tác phân loại tài liệu 81 3.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 87 3.2.4 Xây dựng cơng cụ tra tìm ứng dụng công nghệ thông tin 90 3.3 Một số kiến nghị 93 KẾT LUẬN 98 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 102 PHỤ LỤC 108 MỞ ĐẦU Mục đích ý nghĩa Nằm hệ thống tổ chức quan Đảng, Đảng uỷ Khối Dân Đảng tỉnh Nam Định quan chịu lãnh đạo toàn diện Tỉnh uỷ Nam Định, đồng thời cấp uỷ cấp trực tiếp tổ chức sở Đảng khối quan đảng, quyền, đồn thể cấp tỉnh Đứng trƣớc u cầu nhiệm vụ xây dựng Đảng củng cố hệ thống trị vững mạnh, Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định phát huy vai trò lãnh đạo tổ chức sở Đảng trực thuộc, nêu cao vai trị hạt nhân trị, lãnh đạo cán bộ, đảng viên khối góp phần vào nghiệp phát triển chung tỉnh nhà Trong trình thực chức năng, nhiệm vụ mình, Đảng uỷ Khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định sản sinh tiếp nhận khối lƣợng tài liệu lớn, có giá trị nhiều mặt Khối tài liệu phận cấu thành nên Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, thành phần Phông lƣu trữ Quốc gia Việt Nam Song nay, việc tổ chức khối tài liệu chƣa đƣợc ý mức, chƣa thực khoa học Các nghiệp vụ công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ nhƣ: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hố tài liệu xây dựng cơng cụ tra tìm cịn nhiều bất cập Điều ảnh hƣởng không nhỏ đến chất lƣợng phông lƣu trữ, đặc biệt chất lƣợng phục vụ khai thác bảo quản tài liệu Việc tổ chức khoa học tài liệu Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định đáp ứng yêu cầu quản lý tra tìm vấn đề thiết đặt Từ tình hình trên, việc nghiên cứu thực trạng đƣa giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định cần thiết, vấn đề vừa có ý nghĩa trƣớc mắt vừa mang tính chiến lƣợc lâu dài Là cán trực tiếp tham gia công tác lƣu trữ, công tác phải đối mặt với nhiều khó khăn việc tổ chức khoa học tài liệu đặc biệt với đảng uỷ trực thuộc Tỉnh uỷ, với mong muốn đóng góp hiểu biết vào cơng tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ khối Đảng tỉnh, chọn đề tài: "Tổ chức khoa học tài liệu Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định" làm luận văn tốt nghiệp Mục tiêu Mục tiêu đề tài nhằm phản ánh cách tổng quan tổ chức công tác lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định, sâu nghiên cứu thực trạng cơng tác thu thập, bổ sung, phân loại, xác định giá trị xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định Từ kết đạt đƣợc, tồn nguyên nhân, đƣa giải pháp, kiến nghị để tổ chức cách khoa học, hợp lý tài liệu Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu đề tài Nghiên cứu: - Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức, lề lối làm việc quan Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định từ thành lập đến nay, vị trí, vai trị, ý nghĩa hệ thống quan Đảng - Thực trạng tài liệu sản sinh trình hoạt động quan Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định từ thành lập đến nay: thành phần, nội dung, ý nghĩa yếu tố khác - Trên sở phân tích, đánh giá mặt thuận lợi, khó khăn, kết tồn công tác tổ chức khoa học tài liệu Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định, tác giả nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định Đây đề tài mang tính thực tiễn cao, phạm vi luận văn này, không vào nghiên cứu mặt hoạt động Đảng uỷ, mà chủ yếu sâu nghiên cứu hoạt động công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định từ năm 1983 đến Nhiệm vụ nghiên cứu Để đƣa đƣợc giải pháp tổ chức khoa học hợp lý Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định, tác giả có nhiệm vụ nghiên cứu sâu sắc lịch sử đơn vị hình thành phơng, lịch sử Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định Nghiên cứu thực trạng tài liệu Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh thành phần, nội dung, tình trạng vật lý; nghiên cứu nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; giới hạn phông, nguồn nộp lƣu; công tác thu thập tài liệu, phân loại, hệ thống hố xây dựng cơng cụ tra tìm Lịch sử nghiên cứu Tổ chức khoa học tài liệu nội dung cơng tác lƣu trữ, thu hút quan tâm ý nhiều tác giả, cấp, ngành Đã có nhiều cơng trình nghiên cứu đề cập đến vấn đề góc độ hình thức khác Có thể kể đến giáo trình, luận văn, khố luận tốt nghiệp, đề tài nghiên cứu khoa học, viết đăng tạp chí Những vấn đề lý luận giới thiệu cách có hệ thống lý luận thực tiễn, nghiệp vụ công tác lƣu trữ nhƣ công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ nói chung đƣợc trình bày "Cơng tác lƣu trữ Việt Nam" (NXB Khoa học xã hội, 1987), "Lý luận thực tiễn công tác lƣu trữ" (NXB Đại học giáo dục chuyên nghiệp, 1990) Riêng vấn đề tổ chức khoa học tài liệu quan Đảng có: Luận án thạc sĩ: "Tổ chức khoa học tài liệu Ban Kinh tế Trung ƣơng Đảng cộng sản Việt Nam" Đỗ Thị Huấn; Khoá luận tốt nghiệp: "Tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Tỉnh uỷ Nghệ An" Nguyễn Thị Nga; Khoá luận tốt nghiệp: "Tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Quận uỷ Đống Đa" Nguyễn Thị Hồng Hạnh Ngồi cịn nhiều đề tài nghiên cứu đối tƣợng khác nhiều tác giả Có thể kể đến số ví dụ nhƣ: khố luận tốt nghiệp Dƣơng Thị Quế "Tổ chức khoa học tài liệu trƣờng Đại học khoa học xã hội nhân văn"; Quản Tố Trinh "Tổ chức khoa học khối tài liệu lƣu trữ địa Trung tâm thơng tin tƣ liệu địa chính"; Nguyễn Thị Hải "Vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ nghe nhìn trung tâm tƣ liệu Đài Truyền hình Việt Nam"; Nguyễn Công Trọng: "Tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm công nghệ thông tin - lƣu trữ tỉnh Vĩnh Phúc - Thực trạng giải pháp" Nhìn chung, cơng trình nói nêu lên đƣợc tầm quan trọng, thực trạng đề xuất số giải pháp, kiến nghị góp phần nâng cao hiệu công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ phù hợp với đối tƣợng mà tác giả nghiên cứu Tuy nhiên, chƣa có cơng trình nghiên cứu diện "Tổ chức khoa học tài liệu Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định" Vì đề tài mà tác giả chọn hồn tồn khơng có trùng lặp với cơng trình có trƣớc Các nguồn tài liệu tham khảo Thực đề tài dựa vào nguồn tƣ liệu, tài liệu tham khảo chủ yếu sau: - Hệ thống văn Đảng, Nhà nƣớc ban hành đạo, hƣớng dẫn công tác văn thƣ lƣu trữ - Các giáo trình sách lý luận công tác lƣu trữ, công tác tổ chức khoa học tài liệu - Các viết tạp chí chuyên ngành: Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ Việt Nam, Tạp chí Cộng sản Việt Nam - Các đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, khoá luận, báo cáo khoa học sinh viên chuyên ngành Lƣu trữ học quản trị văn phòng - Hệ thống văn bản, hồ sơ, mục lục hồ sơ Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định đƣợc lƣu trữ Kho lƣu trữ Tỉnh uỷ Nam Định; hồ sơ, tài liệu cụ thể quan Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định Cơ sở lý luận phƣơng pháp nghiên cứu Luận văn đƣợc tiến hành sở phƣơng pháp luận vật biện chứng, vật lịch sử chủ nghĩa Mác-Lê nin quan điểm Đảng Cộng sản Việt Nam Các phƣơng pháp nghiên cứu khoa học cụ thể đƣợc sử dụng phƣơng pháp lịch sử (nghiên cứu lịch sử đời, hình thành phát triển Đảng uỷ khối); phƣơng pháp phân tích chức năng, mơ tả, hệ thống (để khái quát vai trò, nhiệm vụ, cấu tổ chức Đảng uỷ); phƣơng pháp tổng hợp, khảo sát thực tế (để nghiên cứu thực trạng tài liệu công tác tổ chức khoa học tài liệu); phƣơng pháp vấn trực tiếp (đối với lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên công tác quan: Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng Văn phịng Tỉnh uỷ Nam Định), phƣơng pháp suy luận logic, phƣơng pháp phân tích tổng hợp, phƣơng pháp so sánh, đối chiếu (để tìm hiểu ƣu điểm, hạn chế, phân tích ngun nhân đề giải pháp) Đây trình vận dụng phƣơng pháp cách kết hợp, đan xen nhằm đạt kết nghiên cứu tốt cho đề tài Đóng góp đề tài Nghiên cứu đề tài giúp tài liệu Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định đƣợc tổ chức khoa học, phát huy hiệu khai thác sử dụng tài liệu mà nâng cao tầm quan trọng tài liệu lƣu trữ Đảng nhƣ công tác lƣu trữ quan lƣu trữ Đảng nghiệp xây dựng phát triển đất nƣớc Kết nghiên cứu đề tài có tính thực tiễn cao Đề tài giải vấn đề từ việc vận dụng lý luận chung khoa học lƣu trữ vào công tác tổ chức khoa học tài liệu phông lƣu trữ cụ thể Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định từ thu thập tài liệu, xác định giá trị, phƣơng án phân loại, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu đƣợc khoa học đáp ứng nhu cầu thực tiễn đặt ra, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, tra tìm Luận văn sử dụng làm tài liệu tham khảo tổ chức khoa học tài liệu phông lƣu trữ đảng uỷ trực thuộc tỉnh uỷ, Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh thành nƣớc Ngoài kết nghiên cứu đề tài giúp cho việc tổng kết rút kinh nghiệm để bổ sung điều chỉnh kịp thời vƣớng mắc trình tổ chức khoa học tài liệu quan lƣu trữ Đảng Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, thƣ mục tài liệu tham khảo, phụ lục, luận văn đƣợc chia thành chƣơng: Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức thành phần, nội dung tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định Chƣơng giới thiệu khái quát lịch sử đời, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Đảng uỷ nhƣ thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định Đây chƣơng luận văn, trình bày tầm quan trọng cơng tác tổ chức khoa học tài liệu tình hình thực tế công tác tổ chức khoa học tài liệu Đảng uỷ từ khâu thu thập, bổ sung; phân loại; xác định giá trị đến hệ thống hố, tổ chức cơng cụ tra tìm, từ có nhận xét ƣu điểm, nhƣợc điểm phân tích nguyên nhân hạn chế tồn Chương 3: Giải pháp, kiến nghị nâng cao hiệu công tác tổ chức khoa học tài liệu Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định Trong chƣơng này, sở thực trạng chƣơng 2, đề xuất giải pháp tổ chức quản lý giải pháp nghiệp vụ, đồng thời có số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức khoa học tài liệu Phơng lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định Trong trình thực đề tài, chúng tơi nhận đƣợc giúp đỡ nhiệt tình ông (bà) lãnh đạo quan, cán nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định, Văn phịng Tỉnh uỷ Nam Định Đặc biệt giúp đỡ bảo tận tình PGS, TS Dƣơng Văn Khảm - ngƣời hƣớng dẫn thực luận văn Bên cạnh thuận lợi, gặp nhiều khó khăn nghiên cứu thành phần, nội dung tài liệu, đặc biệt giai đoạn đầu tài liệu bị thiếu nhiều Việc tiếp cận để tìm hiểu khảo cứu tƣ liệu liên quan đến lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng gặp khó khăn quan sát nhập, chia tách nhiều lần Hệ thống văn Đảng đạo, hƣớng dẫn công tác tổ chức khoa học tài liệu đảng uỷ trực thuộc tỉnh uỷ chƣa đầy đủ Với khó khăn trên, chắn luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót định, chúng tơi mong nhận đƣợc góp ý thầy, cô giáo, đồng nghiệp ngƣời quan tâm đến vấn đề để luận văn đƣợc hồn thiện Tơi xin trân trọng cảm ơn thầy giáo, cô giáo khoa Lƣu trữ học quản trị văn phịng, ơng (bà) lãnh đạo quan nơi đến thực luận văn giúp đỡ, góp ý nhƣ tạo điều kiện để thực đề tài Đặc biệt xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS, TS Dƣơng Văn Khảm, ngƣời hƣớng dẫn khoa học giúp tổ chức thực đề tài Hà Nội, ngày 25 tháng 10 năm 2008 HỌC VIÊN Nguyễn Thị Hải Linh