Tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại kho lưu trữ trung ương Đảng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HUỲNH THỊ MAI HOA TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU ẢNH TẠI KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC Hà Nội – 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HUỲNH THỊ MAI HOA TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU ẢNH TẠI KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 60320301 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC Giáo viên hƣớng dẫn : TS Nguyễn Liên Hƣơng Hà Nội - 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn công trình nghiên cứu riêng tơi Trong luận văn có tham khảo số kết nghiên cứu, viết nhà khoa học, bạn học viên, đồng nghiệp sử dụng số thông tin văn Đảng Nhà nước thích Cơng trình chưa tác giả công bố TÁC GIẢ Huỳnh Thị Mai Hoa MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU 07 Lý chọn đề tài 07 Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 08 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 09 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 10 Nguồn tài liệu tham khảo 11 Phương pháp nghiên cứu 11 Đóng góp đề tài 12 Bố cục luận văn 13 Chƣơng : Sự cần thiết phải tổ chức khoa học khối tài liệu ảnh 15 Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng 1.1 Khát quát Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng 15 1.1.1 Sự hình thành phát triển Cục Lưu trữ Văn phòng 15 Trung ương Đảng 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Cục Lưu trữ Văn phòng Trung 18 ương Đảng 1.2 Giới thiệu đặc điểm, thành phần, số lượng nội dung 21 khối tài liệu ảnh Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 1.2.1 Đặc điểm khối tài liệu ảnh Kho Lưu trữ Trung ương 22 Đảng 1.2.2 Thành phần, số lượng nội dung khối tài liệu ảnh 25 Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 1.3 Giá trị tài liệu ảnh Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 42 1.3.1 Ý nghĩa trị 42 1.3.2 Ý nghĩa lịch sử 47 1.3.3 Ý nghĩa thực tiễn 51 1.4 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu ảnh Kho Lưu trữ 55 Trung ương 1.4.1 Các khái niệm tài liệu ảnh tổ chức khoa học tài liệu ảnh 55 1.4.2 Nội dung tổ chức khoa học tài liệu ảnh 56 1.4.3 Tầm quan trọng việc tổ chức khoa học tài liệu ảnh 58 Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Chƣơng : Khảo sát, đánh giá nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu 62 ảnh Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng 2.1 Khảo sát thực trạng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu ảnh Kho 62 Lưu trữ Trung ương Đảng 2.1.1 Tình hình thu thập giao nộp tài liệu ảnh 62 2.1.2 Phân loại tài liệu ảnh 64 2.1.3 Xác định giá trị tài liệu ảnh 67 2.1.4 Tổ chức công cụ tra cứu tài liệu ảnh 71 2.2 Nhận xét, đánh giá 72 Chƣơng : Nghiên cứu đề xuất giải pháp tổ chức khoa học 77 tài liệu ảnh Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng 3.1 Các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu ảnh Kho lưu trữ 77 Trung ương 3.2.1 Công tác phân loại tài liệu ảnh 77 3.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu ảnh 83 3.2.3 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu ảnh 85 3.2.4 Các giải pháp liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu ảnh 90 3.2 Các giải pháp hỗ trợ việc tổ chức khoa học tài liệu ảnh Kho 94 lưu trữ Trung ương 3.2.1 Xây dựng văn hướng dẫn đạo riêng công tác 94 lưu trữ tài liệu ảnh 3.2.2 Tăng cường công tác đạo, kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc, 96 bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu ảnh 3.2.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ chuyên viên lưu trữ 98 3.2.4 Hoàn thiện sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc quản lý, 98 khai thác, sử dụng tài liệu ảnh Kho Lưu trữ Trung ương 3.3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức khoa học tài liệu ảnh 99 KẾT LUẬN 100 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 102 PHỤ LỤC 107 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam phận quan trọng toàn tài liệu lưu trữ quốc gia, di sản văn hố vơ quý báu Đảng dân tộc ta Khối di sản quý báu bảo quản Kho Lưu trữ Trung ương Đảng (thuộc Cục Lưu trữ - Văn phòng Trung ương Đảng) theo Quy định số 210-QĐ/TW ngày 06-3-2009 Ban Bí thư Trung ương Đảng Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, quy định : "Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân Đảng, tổ chức trị - xã hội; tài liệu thân thế, nghiệp hoạt động Chủ tịch Hồ Chí Minh, nhân vật lịch sử tiêu biểu Đảng, đồng thời cán lãnh đạo chủ chốt Nhà nước, tổ chức trị - xã hội” Tài liệu lưu trữ bảo quản Kho Lưu trữ Trung ương Đảng khơng có tài liệu giấy mà bao gồm phim chụp, phim quay, tranh, ảnh, microphim, đĩa ghi âm, băng ghi âm, ghi hình có loại hình tài liệu quan trọng tài liệu ảnh Khối tài liệu có giá trị lớn giai đoạn lịch sử Nhận thức sâu sắc vai trò tài liệu, đặc biệt loại hình tài liệu ảnh công tác lưu trữ, công xây dựng bảo vệ Tổ quốc, Đảng Nhà nước ta quan tâm đến việc phát huy giá trị khối tài liệu này, để tiếp tục khẳng định tài liệu ảnh nguồn tư liệu có giá trị pháp lý, độ xác cao, quản lý tương đối độc lập kho lưu trữ Đảng Nhà nước Vì để loại hình tài liệu ảnh đưa khai thác sử dụng có hiệu việc tổ chức khoa học tài liệu ảnh Kho lưu trữ Trung ương Đảng vấn đề cần quan tâm cấp thiết Cùng với lý trên, tác giả luận văn cán công tác Cục Lưu trữ nhận thấy việc tổ chức khoa học khối tài liệu ảnh Kho Lưu trữ nhiệm vụ cần thiết Để thực tốt công việc này, thân phải nghiên cứu việc tổ chức khoa học khối tài liệu đặc thù việc tổ chức quản lý loại hình tài liệu Do vậy, tơi mong muốn đóng góp hiểu biết để cơng việc đơn vị tốt muốn giới thiệu với độc giả loại hình tài liệu khác thuộc thành phần tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, khối tài liệu ảnh quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Xuất phát từ lý trên, chọn đề tài : "Tổ chức khoa học tài liệu ảnh Kho Lưu trữ Trung ương Đảng" làm luận văn thạc sĩ khoa học Mục tiêu nhiệm vụ đề tài Thực đề tài này, hướng tới số mục tiêu sau : - Giới thiệu, phân tích, đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tài liệu ảnh quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Qua việc phân tích, đánh giá thực trạng đó, nhận thấy cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu ảnh Kho Lưu trữ Trung ương Đảng để phục vụ việc khai thác, sử dụng, phát huy giá trị khối tài liệu ảnh - Đề xuất số biện pháp cụ thể nhằm tổ chức khoa học tài liệu ảnh đạt chất lượng cao, đồng thời rút kinh nghiệm từ việc tổ chức khoa học tài liệu ảnh để Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương hướng dẫn chun mơn, nghiệp vụ lưu trữ cho tồn hệ thống lưu trữ Đảng tham khảo, áp dụng - Trên sở tổ chức khoa học khối tài liệu ảnh, đề xuất ý kiến để bước đầu tiến hành Xây dựng sở liệu mục lục hồ sơ (CSDL MLHS) tài liệu ảnh Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Để đạt mục tiêu nghiên cứu luận văn trên, đưa nhiệm vụ nghiên cứu sau : - Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển khối tài liệu ảnh bảo quản Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng - Nghiên cứu thành phần, đặc điểm, nội dung, giá trị tài liệu ảnh - Tìm hiểu tình hình cơng tác tổ chức khoa học tài liệu ảnh Cục Lưu trữ, phân tích ưu điểm hạn chế công tác - Trên sở thực trạng đó, đề xuất số biện pháp tổ chức khoa học tài liệu ảnh Kho Lưu trữ Trung ương Đảng - Bước đầu đề xuất tiến hành Xây dựng CSDL MLHS tài liệu ảnh Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu : + Đề tài tập trung nghiên cứu khối tài liệu ảnh việc tổ chức khoa học tài liệu ảnh quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng - Phạm vi nghiên cứu : + Đề tài nghiên cứu xây dựng biện pháp tổ chức khoa học khối tài liệu ảnh, từ nghiên cứu tiền đề để Xây dựng sở liệu mục lục hồ sơ tài liệu ảnh Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác tổ chức khoa học tài liệu nghe nhìn (nói chung) tài liệu ảnh (nói riêng) hướng nghiên cứu nhiều độc giả quan tâm Đã có số cơng trình nghiên cứu, viết đăng tạp chí chuyên ngành Một số đề tài luận văn thạc sĩ nghiên cứu tài liệu nghe nhìn, tài liệu ảnh, : "Cơng tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn đài Truyền hình- Thực trạng giải pháp" tác giả Nguyễn Thị Thuý Bình, " Tổ chức khoa học tài liệu ảnh Trung tâm lưu trữ Quốc gia III" tác giả Nguyễn Minh Sơn Các đề tài nghiên cứu tổ chức khoa học tài liệu nghe nhìn, tài liệu ảnh Đài Truyền hình, Trung tâm lưu trữ Quốc gia III Bên cạnh đề tài luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học, cịn có Đề tài khoa học cấp Ban Đảng nghiên cứu tài liệu ảnh Kho Lưu trữ Trung ương Đảng đề tài tác giả Đinh Văn Đường “Nghiên cứu số phương pháp xác minh tài liệu ảnh Kho Lưu trữ Trung ương” (Đề tài KV02-1999) Các đề tài giúp nhiều việc thực luận văn Một số viết mang tính lý luận, tính khái quát tài liệu ảnh viết PGS.TS Đào Xuân Chúc: " Cần quan tâm đến công tác lưu trữ tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm"- Tạp chí Văn thư lưu trữ số 02/1983; "Nguyên tắc phương pháp đánh giá tài liệu ảnh cơng tác lưu trữ" Tạp chí Văn thư lưu trữ số 03/1983; " Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ảnh lưu trữ" - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 03/1993 Ngồi ra, cịn viết : "Một số ý kiến tổ chức lưu trữ tài liệu phim, ảnh, ghi âm nước ta nay" tác giả Nguyễn Lan Phương, Tạp chí Văn thư lưu trữ số 03/1986; “Mấy ý kiến công tác lưu trữ tai liệu ảnh nước ta nay” tác giả Vĩnh Xuân, Tạp chí Văn thư lưu trữ số 01/2004 10 Cần phải chuyển phương thức phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu từ bị động sang chủ động Với phương thức cán lưu trữ vào kế hoạch công tác, vào kiện trọng có kế hoạch chuẩn bị tài liệu phục vụ kiện năm Việc chuẩn bị tài liệu thực hai hình thức : Chuẩn bị sẵn tài liệu cần thiết để cần đưa phục vụ nhanh chóng, kịp thời xác; thơng báo tài liệu chuẩn bị dạng mục lục chuyên đề Khi phục vụ khai thác yêu cầu khai thác tài liệu ảnh cán lưu trữ phải trực tiếp chọn, ảnh phục vụ người khai thác, sử dụng Những điều cần chủ yếu sử dụng tài liệu ảnh : - Khi đưa tài liệu khai thác sử dụng phải kiểm tra lại chất lượng tình trạng vật lý tài liệu Những tài liệu ảnh quý bị hư hỏng nặng không cho độc giả sử dụng trực tiếp gốc Cần có phịng trung gian có mơi trường khơng q chênh lệch so với môi trường kho để tài liệu ảnh không bị thay đổi đột ngột, ảnh hưởng đến tuổi thọ tài liệu ảnh - Không chạm vào bề mặt tài liệu vân tay xuất bề mặt tài liệu ảnh sau thời gian làm cho tài liệu ảnh bị màu dễ bị mốc, vết ngón tay để lại vết xước cho tài liệu Khi sử dụng phim chạm phần mép rìa nên đeo găng tay cốt tơng khơng có sơ vải; phải cầm hai tay cầm dương bàn/phim âm bản, không tiếp xúc trực tiếp với phần chứa hình ảnh Có thể để ảnh/ phim vào hộp nhựa để xem nội dung tài liệu ảnh mà không trực tiếp vào tài liệu ảnh Để nâng cao hiệu công tác phục vụ tổ chức khai thác sử dụng tài liệu ảnh cho tốt, tác giả xin đưa số giải pháp sau : 93 + Ban hành văn quy định sách, chế độ tổ chức khai thác sử dụng tài liệu ảnh + Ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ tổ chức khai thác sử dụng tài liệu ảnh : công bố, triển lãm, giới thiệu,… tài liệu ảnh 3.2 Các giải pháp hỗ trợ công tác tổ chức khoa học tài liệu ảnh Kho Lƣu trữ Trung ƣơng 3.2.1 Xây dựng văn hướng dẫn đạo riêng công tác lưu trữ tài liệu ảnh Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng với chức quan hướng dẫn trực tiếp nghiệp vụ lưu trữ Đảng từ Trung ương đến địa phương nên cần có theo dõi, kiểm tra chặt chẽ đạo kịp thời công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị Văn phịng Trung ương Đảng quan có chức quản lý cao nghiệp vụ văn thư, lưu trữ hệ thống tổ chức đảng Trung ương địa phương Do vậy, để công tác tổ chức khoa học tài liệu ảnh Đảng khoa học trước giao nộp Kho lưu trữ Trung ương việc ban hành văn nghiệp vụ quy định, hướng dẫn, đạo nhiệm vụ quan trọng, cần thiết - Ban hành văn quy định riêng công tác lập hồ sơ hành tài liệu ảnh Việc ban hành văn quy định, hướng dẫn chung công tác lập hồ sơ hành tài liệu ảnh cho quan Đảng cần sớm triển khai thực Quy định số 667-QĐ/VPTW, ngày 10/11/1986 Văn phòng Trung ương Đảng chế độ công tác văn thư quan Đảng trực thuộc 94 Ban Chấp hành Trung ương quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh quy định chung cơng tác văn thư (trong có quy định lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành), nữa, quy định ban hành từ năm 1986 nên có hạn chế định có số điểm khơng cịn phù hợp Ví dụ, từ nay, hệ thống tổ chức máy Đảng Trung ương có nhiều thay đổi, cải cách sáp nhập, hợp nhất, giải thể; đứng trước tình hình chung quan tài liệu ảnh không lập hồ sơ, để lộn xộn Vì vậy, việc ban hành văn quy định riêng lập hồ sơ hành tài liệu ảnh để quan Đảng tổ chức trị - xã hội thực cách có nếp phát huy hiệu cơng tác yêu cầu quan trọng đặt bối cảnh Việc ban hành văn quy định, hướng dẫn chi tiết, cụ thể công tác cho toàn hệ thống tổ chức lưu trữ Đảng yêu cầu cấp bách đặt để chấn chỉnh tình trạng tài liệu bó gói, chất đống, chưa lập hồ sơ theo quy định; giúp cho công tác công tác tham mưu, giúp việc cho Trung ương Đảng nhanh chóng, chất lượng, hiệu đỡ tốn cơng sức, kinh phí Nhà nước việc tổ chức khoa học tài liệu phận lưu trữ - Xây dựng ban hành mẫu khung phân loại bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu ảnh quan trực thuộc Trung ương Một công cụ, sở thiếu việc tổ chức khoa học tài liệu ảnh xây dựng mẫu khung phân loại tài liệu ảnh bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu ảnh hình thành hoạt động quan trực thuộc Trung ương Vì cơng cụ hỗ trợ để quan, khối tài liệu ảnh xây dựng phương án phân loại hướng dẫn xác định giá trị tài liệu cụ thể quan 95 Nếu làm công tác tổ chức khoa học tài liệu ảnh nói chung hay việc chỉnh lý tài liệu ảnh nói riêng mà khơng có văn nghiệp vụ khó tiến hành nghiệp vụ cụ thể Do đó, đóng vai trị quan trọng công tác tổ chức khoa học tài liệu ảnh - Tiến hành nghiên cứu, ban hành quy định cụ thể tiêu chuẩn việc lựa chọn loại hình tài liệu ảnh quan trực thuộc Trung ương 3.2.2 Tăng cường công tác đạo, kiểm tra hướng dẫn, đôn đốc, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu nói chung nghiệp vụ lưu trữ tài liệu ảnh Bên cạnh việc ban hành văn quy định, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ, cần trọng tăng cường việc hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ tra, kiểm tra giám sát thường xuyên công tác - Thứ nhất, nắm vững nghiệp vụ loại hình tài liệu ảnh Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương cần tăng cường việc hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ, nắm vững nghiệp vụ tài liệu ảnh để từ quan trực thuộc Trung ương có ý thức việc chủ động giao nộp tài liệu ảnh, tạo nguồn nộp lưu tài liệu ảnh vào Kho lưu trữ Trung ương cách đầy đủ, khoa học - Thứ hai, tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn, bồi dưỡng, tuyên truyền chuyên môn nghiệp vụ cách thường xuyên Cục Lưu trữ cần thường xuyên việc tổ chức đợt kiểm tra, lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ theo định kỳ tháng năm lần cán văn thư, lưu trữ, chuyên viên làm việc liên quan đến công 96 tác công văn, giấy tờ quan trực thuộc Trung ương Việc kiểm tra thường xuyên giúp cho quan có ý thức, trách nhiệm việc hồn thành cơng việc giao thực đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việc tập huấn thường xuyên cán văn thư, lưu trữ có trình độ chun sâu nghiệp vụ am hiểu thực tế đảm nhiệm mời nhà khoa học có trình độ lý luận thực tiễn cao Định kỳ tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ tạo tiền lệ tốt, tổ chức thường xuyên nên vấn đề khúc mắc, tồn nêu ra, giải giúp cho trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cộng với ý thức cán nâng lên Từ xưa nay, hình thức tun truyền thường dùng cơng tác sưu tầm, thu thập công bố tài liệu ảnh Nhưng với nhận thức cán bộ, chuyên viên làm việc quan Nhà nước quan Đảng công tác văn thư, lưu trữ nhiều bất cập, tuyên truyền, phổ biến chủ trương, sách, thơng tin liên quan đến tài liệu ảnh nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phải tổ chức thường xuyên động Các hình thức tuyên truyền, phổ biến qua sách báo, tạp chí chuyên ngành; qua kênh truyền thông; qua hội thảo, toạ đàm; qua hội nghị sơ kết, tổng kết; qua triển lãm cố định, lưu động, phải quan tâm phát huy mạnh mẽ trước - Chú ý nâng cao trình độ cán văn thư, lưu trữ có nghiệp vụ, có thâm niên cơng tác phải đào tạo bồi dưỡng nâng cao, chuyên sâu thêm lĩnh vực khác, phải hướng dẫn cán chụp ảnh hội nghị cách thức thích, ghi thơng tin ảnh chụp để sau cán chụp ảnh nộp lại ảnh có thích file ảnh có đầy đủ nội dung thơng tin 97 - Các đợt tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ phải vào thực chất Yếu khâu sâu giải vấn đề khâu đó, tránh dàn trải cho đủ nội dung số lượng Giảng viên giảng lớp tập huấn hay cán hướng dẫn nghiệp vụ đóng vai trị quan trọng, tránh tình trạng giảng lý luận cách khô cứng, sách mà cần kết hợp lý luận thực tiễn quan cán phần hiểu nội dung ứng dụng thực tế, làm cho giảng sinh động, thu hút người nghe, tài liệu ảnh loại hình tài liệu mang tính đặc thù 3.2.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ chuyên viên lưu trữ Đây vấn đề cốt lõi để hoàn thành kế hoạch nâng cao vị trí tài liệu ảnh phát huy giá trị tài liệu ảnh giai đoạn việc cần đủ biên chế riêng cho cán quản lý khối tài liệu ảnh Để phục vụ tốt cho quản lý, sử dụng tài liệu ảnh, cần phải ý đào tạo, nâng cao trình độ, lực cán quản lý tài liệu ảnh Thực tế cho thấy, hầu hết cán làm công tác quản lý tài liệu ảnh đào tạo chung nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Vì vậy, thời gian tới, tác giả đề nghị cần có có phương pháp tuyển dụng mới, xây dựng kế hoạch đào tạo đội ngũ cán chuyên nghiệp có hiểu biết kỹ thuật, nghiệp vụ hiểu rõ loại hình tài liệu ảnh để từ quản lý, tổ chức khoa học phát huy giá trị khối tài liệu 3.2.4 Hoàn thiện sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu ảnh Kho Lưu trữ Trung ương Về sở vật chất trang thiết bị kỹ thuật để phục vụ cho việc quản lý tài liệu ảnh vấn đề quan trọng Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương nói riêng Ban trực thuộc Trung nói chung trang thiết bị phần cứng phần mềm để thuận tiện cho việc khai thác tài liệu ảnh Khi có yêu cầu khai 98 thác tài liệu việc số hoá, chuyển đổi liệu ảnh chuyển sang định dạng file số để đưa lên sở liệu mục lục hồ sơ mạng nội trang thiết bị chuyển đổi Trong thời gian tới, tác giả cán phục vụ yêu cầu khai thác nhận thấy việc số hoá tài liệu ảnh việc quan trọng phù hợp với giai đoạn Nên tác giả có kiến nghị Cục Lưu trữ để chủ động việc xây dựng kế hoạch số hoá xây dựng sở liệu cho khối tài liệu 3.2.5.Ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức khoa học tài liệu ảnh Để tài liệu ảnh phát huy giá trị việc tổ chức khai thác sử dụng thời gian tới, nhiệm vụ khơng thể thiếu việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin để đưa tồn khối tài liệu ảnh lên mạng nội Cục Lưu trữ, trước hết phải thực công việc sau : + Xây dựng sở liệu Mục lục hồ sơ, mục lục chi tiết cho khối tài liệu ảnh + Bổ sung máy quét có độ phân giải cao để chuyển liệu ảnh để đưa lên mạng Cục Lưu trữ Tóm lại, ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ mang lại tiện ích, nhanh chóng, độ xác cao công tác phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu ảnh Khi có phần mềm tra cứu thơng tin tài liệu ảnh, việc tìm kiếm thơng tin sở liệu thay cho cách tra tìm thơng tin truyền thống mục lục hồ sơ Từ đó, đáp ứng yêu cầu khai thác tài liệu ảnh cách nhanh chóng xác nhất, phát huy giá trị tài liệu ảnh cách tối đa việc phục vụ nghiên cứu khoa học, kiện lịch sử đất nước nhu cầu xã hội 99 KẾT LUẬN Tài liệu lưu trữ ảnh Đảng cộng sản Việt Nam tài sản vô giá Đảng dân tộc Việt Nam Tài liệu lưu trữ ảnh Đảng phản ánh trình đời, trưởng thành bước thăng trầm, khó khăn chí vấp váp Đảng trình lãnh đạo, đạo cách mạng Khai thác thơng tin quý báu chứa đựng tài liệu lưu trữ ảnh để làm giàu thêm kinh nghiệm lãnh đạo Đảng giai đoạn cách mạng nay, vấn đề có ý nghĩa Thật vậy, khẳng định khối tài liệu ảnh bảo quản Kho Lưu trữ Trung ương Đảng có ý nghĩa vơ quan trọng Việc tổ chức tốt khoa học khối tài liệu ảnh giúp cho công tác quản lý, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu cách có hiệu quả, phục vụ kịp thời yêu cầu khai thác đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nước, xác minh kiện, triển lãm ảnh yêu cầu sống nhân dân Tài liệu nghe nhìn nói chung tài liệu ảnh kho lưu trữ Trung ương Đảng nói riêng chưa đựng thơng tin chân thực, xác, sinh động kiện lịch sử Tài liệu ảnh khơng cịn nguồn tư liệu minh hoạ cho tài liệu chữ viết, mà tự thân nguồn sử liệu sinh động, chân thực, khơng có loại hình tài liệu thay Trong sống hàng ngày, lĩnh vực thông tin tuyên truyền tài liệu ảnh loại hình chiếm ưu đặc biệt, có sức thuyết phục, người dễ nhận thức tiếp thu so với tài liệu giấy Giá trị tài liệu lưu trữ Đảng nguồn sử liệu không nghiên cứu lịch sử Đảng mà nghiên cứu lịch sử đất nước, lịch sử dân tộc giai đoạn khó khăn, thử thách cam go hào hùng Vì vậy, nguồn sử 100 liệu có giá trị nhất, thu hút quan tâm nhà nghiên cứu nước Với việc nghiên cứu "Tổ chức khoa học tài liệu ảnh Kho Lƣu trữ Trung ƣơng", đề tài bước đầu khảo sát, đánh giá thực trạng lưu trữ tài liệu ảnh Kho lưu trữ Trung ương Qua nghiên cứu thực trạng đó, thấy cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu ảnh Kho Lưu trữ Trung ương để phục vụ việc khai thác, sử dụng phát huy giá trị tài liệu ảnh Việc nghiên cứu tổ chức khoa học tài liệu ảnh Kho Lưu trữ Trung ương góp phần đưa lộ trình tiến hành tổ chức khoa học tài liệu ảnh Kho Lưu trữ, đề xuất công cụ hỗ trợ thiếu tiến hành tổ chức khoa học khối tài liệu ảnh, tiền đề để Kho Lưu trữ Trung ương có phương án bảo quản, bảo hiểm tu bổ, phục chế tài liệu đặc thù này, có kế hoạch khai thác, sử dụng tài liệu cách có hiệu Có thể nói, kết việc nghiên cứu tổ chức khoa học tài liệu ảnh Kho Lưu trữ Trung ương sẵn sàng đưa tài liệu vào hệ thống bảo quản phục vụ khai thác Hiện Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng tồn vài lý khiến cho công việc tổ chức khoa học tài liệu ảnh mức hạn chế, phạm vi, hình thức đối tượng; văn mang tính pháp lý thiếu Các yếu tố ảnh hưởng nhiều đến tổ chức khoa học tài liệu ảnh Chính vậy, việc nghiên cứu tổ chức khoa học khối tài liệu ảnh Kho Lưu trữ Trung ương Đảng góp phần nâng cao giá trị tài liệu lưu trữ (nói chung) tài liệu ảnh (nói riêng), phát huy giá trị tài liệu phục vụ cơng trình nghiên cứu khoa học, triển lãm, kiện lịch sử đất nước nhu cầu đời sống xã hội 101 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO -01 Nguyễn Thị Th Bình, Cơng tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn đài truyền hình - thực trạng giải pháp, Luận văn thạc sĩ, 2002 Tư liệu Khoa Lưu trữ Quản trị văn phòng 02 Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm, Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990 03 Đào Xuân Chúc, Bài giảng " Lưu trữ tài liệu nghe nhìn", Hà Nội, năm 2006 04 Đào Xuân Chúc, Cần quan tâm đến công tác lưu trữ tài liệu ảnh, phim điện ảnh ghi âm, Tạp chí Văn thư lưu trữ, số 2, năm 1983 05 Đào Xuân Chúc, Những tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ảnh lưu trữ, Tạp chí Văn thư lưu trữ, số 3, năm 1985 06 Đào Xuân Chúc, Những vấn đề sở phương pháp luận để xác định giá trị tài liệu phim điện ảnh ghi âm, Tạp chí Văn thư lưu trữ, số 3, năm 1988 07 Đào Xuân Chúc, Lưu trữ tài liệu nghe nhìn (ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình), Hà Nội, 1994 08 Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương (2012), Báo cáo số 52-BC/CLT Tổng kết công tác năm 2012, phương hướng công tác năm 2013 Cục Lưu trữ, Phơng Văn phịng Trung ương, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 102 09 Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương (2013), Báo cáo số 82-BC/CLT Tổng kết công tác năm 2013, phương hướng công tác năm 201 Cục Lưu trữ, Phông Văn phòng Trung ương, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 10 Cục Lưu trữ Nhà nước, Công tác lưu trữ Việt Nam, NXB Khoa học Xã hội, Hà Nội, 1987 11 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Quy trình chỉnh lý tài liệu ảnh (ban hành theo văn số 60/VTLTNN, ngày 03-10-2003 việc thử nghiệm quy trình chỉnh lý tài liệu ảnh xây dựng định mức) 12 Đinh Văn Đường, Nghiên cứu số phương pháp xác minh tài liệu ảnh Kho Lưu trữ Trung ương – Đề tài khoa học, năm 1999 (KV02-99) Phông Văn phòng Trung ương Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 13 Lã Thị Hồng, Một số ý kiến tổ chức lưu trữ tài liệu phim, ảnh, ghi âm, Tạp chí Văn thư lưu trữ, số 2, năm 1986 14 Lã Thị Hồng, Vài nét lưu trữ phim, ảnh, ghi âm Liên Xơ, Tạp chí Văn thư lưu trữ, số 4, năm 1987 15 Chu Thị Hậu, Xây dựng cơng cụ tra tìm tra tìm Thơng tin Sử liệu Kho lưu trữ trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Luận án Tiến sĩ, Năm 2000 Tư liệu Khoa Lưu trữ Quản trị văn phịng 16 Phạm Thị Bích Hải , Nghiên cứu giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Luận văn thạc sĩ, 2004 Tư liệu Khoa Lưu trữ Quản trị văn phòng 17 Dương Văn Khảm, Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam Nhà xuất Bộ Văn hóa Thơng tin, Hà Nội, 2011 103 18 Luật Lưu trữ, số 01/2011/QH 13 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2, thơng qua ngàu 11-11-2011 19 Vũ Dương Ninh, Tài liệu lưu trữ: Nguồn sử liệu quan trọng, Tạp chí Xưa & Nay, số 351, tháng 3/2010, trang 3-5 20 Lê Khả Phiêu, Bài phát biểu Hội nghị tổng kết 10 năm thực Quyết định số 20- QĐ/Trung ương Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Hà Nội, tháng 11-1997 Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 21 Nguyễn Minh Phương, Vài suy nghĩ công bố tài liệu ảnh báo tạp chí nước ta, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3, năm 1990 22 Nguyễn Minh Phương, Trao đổi số nguyên tắc phương pháp công bố tài liệu ảnh báo tạp chí, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3, năm 1991 23 Nguyễn Lan Phương, Trao đổi ý kiến thích tài liệu ảnh, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4, năm 1998 24 Vũ Đình Phong , Số hoá tài liệu lưu trữ phim điện ảnh Việt Nam Thực trạng khuynh hướng, Luận văn thạc sĩ, 2013 Tư liệu Khoa Lưu trữ quản trị văn phịng 25 Quyết định 20-QĐ/TW Ban Bí thư, ngày 23/9/1987 “Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Phơng Ban Chấp hành Trung ương khóa VI, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 26 Quy định 210-QĐ/TW Ban Bí thư Trung ương, ngày 6-3-2009 “Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam”, Phông Ban Chấp hành Trung ương khóa X, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 104 27 Quyết định số 189-QĐ/TW Bộ Chính trị, ngày 10-4-2013 chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Văn phòng Trung ương Đảng 28 Quy chế làm việc Văn phòng Trung ương Đảng (lưu hành nội bộ), NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2008 29 Quyết định 3455- QĐ/VPTW Văn phòng Trung ương Đảng, ngày 20-10-2009 chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Cục Lưu trữ Phơng Văn phịng Trung ương khóa X 30 Nguyễn Minh Sơn, Tổ chức khoa học tài liệu ảnh Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - thực trạng giải pháp, Luận văn thạc sĩ, 2003 Tư liệu Khoa Lưu trữ quản trị văn phòng 31 Trần Ngọc Sơn, Quản lý tài liệu điện tử hành văn phòng Trung ương Đảng, thực trạng giải pháp, Luận văn thạc sĩ, 2011 Tư liệu Khoa Lưu trữ quản trị văn phòng 32 Trần Hồng Vân, Tài liệu Lưu trữ phim điện ảnh - nguồn sử liệu quý đời hoạt động Chủ tịch Hồ Chí Minh, Luận văn thạc sĩ, 2001 Tư liệu Khoa Lưu trữ quản trị văn phòng 33 Lê Ngọc Thắng, Tài liệu ảnh với việc nghiên cứu dân tộc học, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2, năm 1992 34 Minh Trí, Tài liệu kèm theo phim điện ảnh - loại hình tài liệu đặc biệt, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1, năm 1999 35 Lê Huy Tuấn, Tài liệu lưu trữ phát triển xã hội, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3, năm 1990 36 Vĩnh Xuân, ý kiến công tác lưu trữ tài liệu ảnh nước ta nay, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 1, năm 2004 105 Tài liệu nước 01 Sách "Những nguyên tắc công tác Viện Lưu trữ nhà nước Liên bang Nga", Maxcơva - 2002 Chịu trách nhiệm biên soạn: Tổng cục lưu trữ Liên bang Nga Chủ biên: Kôzlôv V P Người dịch: Nguyễn Lệ Nhung Nguyễn Hồng Nam Lã Thị Hồng 02 "Cùng tìm hiểu việc cải tiến công tác quản lý tài liệu lưu trữ ảnh Trung Quốc" - Bài viết giới thiệu số kinh nghiệm quản lý ảnh Kho Lưu trữ ảnh Trung Quốc Thạch Ngọc Phương - Kho Lưu trữ ảnh Trung Quốc Người dịch: Vũ Thị Thu Hiền 106 PHỤ LỤC 01 Quyết định 20-QĐ/TW Ban Bí thư Trung ương khóa VI, ngày 23/9/1987 “Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ” 02 Quy định 210-QĐ/TW Ban Bí thư Trung ương khóa X, ngày 6-32009 “Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam” 03 Quyết định số 189- QĐ/TW Bộ Chính trị, ngày 10- 4- 2013 chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Văn phòng Trung ương Đảng 04 Quyết định 3455- QĐ/VPTW Văn phòng Trung ương Đảng, ngày 20-10-2009 chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Cục Lưu trữ 107