Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ địa chính của sở tài nguyên môi trường tỉnh lâm đồng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ THU TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐỊA CHÍNH CỦA SỞ TÀI NGUYÊN & MÔI TRƢỜNG TỈNH LÂM ĐỒNG LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lƣu trữ học Hà Nội – 2018 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ THU TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐỊA CHÍNH CỦA SỞ TÀI NGUN & MƠI TRƢỜNG TỈNH LÂM ĐỒNG Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học Mã số: 60 32 03 01 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Nguyễn Liên Hƣơng Hà Nội – 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu: “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ địa Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Lâm Đồng” cơng trình nghiên cứu riêng tơi Trong luận văn tơi có tham khảo số kết nghiên cứu, viết nhà khoa học, bạn học viên, đồng nghiệp sử dụng số thơng tin tài liệu nhƣng đƣợc thích Lời cam đoan thật, sai tơi xin hồn tồn chị u trách nhiệm Hà Nội, ngày tháng năm 2018 TÁC GIẢ Nguyễn Thị Thu MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu đề tài Phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Phƣơng pháp nghiên cứu Các nguồn tài liệu tham khảo Đóng góp đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐỊA CHÍNH CỦA SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƢỜNG TỈNH LÂM ĐỒNG 1.1 Khái niệm tài liệu lƣu trữ địa 1.1.1 Khái niệm đất đai 1.1.2 Khái niệm địa 1.1.3 Khái niệm tài liệu lưu trữ, hồ sơ địa chính, tài liệu lưu trữ địa 1.2 Sự hình thành khối tài liệu địa Sở Tài ngu ên Môi trƣờng tỉnh L m Đồng 1.2.1 i i thiệu s h nh thành ài nguy n i trư ng tỉnh m ồng 1.2.2 trư ng tỉnh h nh thành h i tài liệu địa t i ài nguy n i m ồng 22 1.3 Thành phần tài liệu lƣu trữ địa Sở Tài ngu ên Môi trƣờng tỉnh L m Đồng 28 1.3.1 Các tài liệu h nh thành tr nh đo đ c 28 1.3.2 ài liệu h nh thành tr nh đăng ý ban đầu, đăng ý biến động đất đai cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 34 1.4 Giá trị tài liệu địa Sở Tài ngu ên Môi trƣờng tỉnh Lâm Đồng 39 CHƢƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐỊA CHÍNH SỞ TÀI NGUN VÀ MƠI TRƢỜNG TỈNH LÂM ĐỒNG 42 2.1 Vai trò tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa 42 2.2 Thực tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa 43 2.2.1 Ph n lo i tài liệu 43 2.2.2 ập hồ sơ tài liệu lưu trữ địa 47 2.2.3 Xác định giá trị định th i h n bảo quản tài liệu lưu trữ địa 47 2.2.4 Hệ th ng hóa hồ sơ tài liệu lưu trữ địa 49 2.3.5 X y d ng c ng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ địa 50 2.3 Những ƣu điểm hạn chế tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa Sở Tài ngu ên Môi trƣờng tỉnh L m Đồng 51 2.3.1 Ưu điểm 51 2.3.2 H n chế 51 2.3.3 ột s nguy n nh n 53 CHƢƠNG ĐỀ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU ĐỊA CHÍNH CỦA SỞ TÀI NGUYÊN MÔI TRƢỜNG TỈNH LÂM ĐÔNG 56 3.1 Giải pháp tổ chức quản lý công tác lƣu trữ tài liệu địa Sở Tài ngu ên Môi trƣờng tỉnh L m Đồng 56 3.1.1 Hư ng dẫn tổ chức th c văn lưu trữ tài liệu lưu trữ địa 56 3.1.2 t o nguồn nh n l c cán địa chính, cán làm lưu trữ tài liệu địa 57 3.1.3 ầu tư s vật chất, b trí phịng ho lưu trữ tài liệu địa 57 3.1.4 ầu tư inh phí cho c ng tác lưu trữ 59 3.1.5 Hư ng dẫn nghiệp vụ lưu trữ 59 3.2 Giải pháp nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa Sở Tài ngu ên Môi trƣờng tỉnh L m Đồng 59 3.2.1 X y d ng phương án ph n lo i chi tiết tài liệu lưu trữ địa ài nguy n i trư ng tỉnh m ồng 59 3.2.2 Hồn thiện hồ sơ tài liệu địa tỉnh ài nguy n i trư ng m ồng 62 3.2.3 Xác định giá trị tài liệu 63 3.2.4 X y d ng c ng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ địa 65 PHẦN KẾT LUẬN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ĐHKHXH&NV: Đại học Khoa học Xã hội & Nh n văn ĐHQGHN: Đại học Quốc gia Hà Nội TN&MT: Tài ngu ên Môi trƣờng GCN: Giấ chứng nhận QSDĐ: Qu ền sử dụng đất UBND: Uỷ ban nh n d n TAND: Tòa án nhân dân TNHH: Trách nhiệm hữu hạn DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU Bảng 1.1 Qu trình cửa Hồ sơ cấp giấ chứng nhận qu ền sử dụng đất Sở TN&MT 26 Bảng 1.2 Bảng sản phẩm giao nộp cơng trình đo đạc xã Ninh Gia, hu ện Đức Trọng 30 Bảng 2.1 Trình độ chu ên mơn nghề nghiệp Phịng lƣu trữ Sở TN&MT 54 DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1.1 Biên giao nhận hồ sơ từ phận cửa phịng lƣu trữ 27 Hình 1.2 Vai trị hệ thống hồ sơ địa công tác quản lý đất đai 40 Hình 2.1 Mẫu bìa hồ sơ địa Sở TN&MT 44 Hình 2.2 Mẫu nhãn hộp hồ sơ Sở Tài ngu ên & Mơi trƣờng 45 Hình 2.3 Bản đồ địa Sở TN&MT 45 Hình 2.4 Sổ mục kê, Sổ đăng ký ruộng đất Sở TN&MT 46 Hình 2.5 Bản lƣu giấ chứng nhận qu ền sử dụng đất Sở TN&MT 47 Hình 2.6 Mẫu nhãn hộp tài liệu lƣu trữ địa 49 Hình 2.7 Phần mềm quản lý kho tƣ liệu Sở TN&MT 51 Hình 3.1 Bảo quản tài liệu lƣu trữ đồ ống nhựa PVC 58 Hình 3.2 Hệ thống thông tin đất đai Sở TN & MT tỉnh L m Đồng 67 Lý chọn đề tài Đất đai tài ngu ên quốc gia vô quý giá, tƣ liệu sản xuất đặc biệt, thành phần quan trọng hàng đầu môi trƣờng sống, địa bàn ph n bố khu d n cƣ, x dựng cơng trình kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phịng Đất đai có vị trí vai trị vơ quan trọng Vì vậ , Đảng Nhà nƣớc có nhiều biện pháp tích cực, tiến khoa học quản lý đất đai Một biện pháp tạo lập lƣu trữ hệ thống tài liệu, hồ sơ địa Sở TN&MT tỉnh L m Đồng, từ thành lập đến na sản sinh khối lƣợng tài liệu địa lớn Tu nhiên, khối tài liệu nà chƣa đƣợc tổ chức khoa học Tài liệu đƣa vào kho bảo quản chƣa xác định mức thời hạn bảo quản Hồ sơ xếp kho lƣu chƣa đƣợc biên mục mà đƣợc nhập tra cứu liệu phần mềm Cidoc, chƣa có cơng cụ tra cứu tru ền thống Nhiều tài liệu cịn bó gói, xếp đống kệ, xếp kho tạm, đƣợc lƣu phịng chu ên mơn Do tài liệu địa Sở chƣa có phƣơng án ph n loại khoa học nên việc xếp cặp hộp kho xé lẻ tài liệu, chung với lĩnh vực khác Xuất phát từ lý tác giả chọn “Tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa Sở Tài nguyên Môi trƣờng tỉnh Lâm Đồng” làm đề tài luận văn thạc sĩ Trên sở lý luận sở pháp lý có, từ thực tiễn công tác lƣu trữ, tác giả đề xuất biện pháp tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa chính, tài liệu chu ên ngành cho phù hợp nhất, hiệu Mục tiêu đề tài Đề tài đặt giải qu ết ba mục tiêu bản: - Làm rõ đặc điểm, thành phần, nội dung giá trị tài liệu lƣu trữ địa đƣợc bảo quản Sở TN&MT tỉnh L m Đồng - Làm rõ thực trạng việc tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa Sở TN&MT tỉnh L m Đồng - Ph n tích ƣu điểm, hạn chế đề xuất biện pháp tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa Sở TN&MT tỉnh L m Đồng phòng ăng ý đất đai 54 Đặng Hùng Võ, Ngu ễn Đức Khả (2007), Quản lý Nhà nư c đất đai, NXB Nông nghiệp, Hà Nội 55 http://baolamdong.vn 75 PHỤ LỤC Hƣớng dẫn Phƣơng pháp lập hồ sơ lƣu trữ Sở Địa ngày 21 tháng 12 năm 1996 Hƣớng dẫn Quản lý tài liệu Hồ sơ địa Bộ địa xã, phƣờng thị trấn Sở Địa ngà 17 tháng năm 1997 Báo cáo số 16/BC-CNVPĐKĐĐ việc xin x dựng kho lƣu trữ trụ sở làm việc Chi nhánh hu ện Đạ Tẻh Biên bàn giao sản phẩm Trung t m Kỹ thuật Tài ngu ên Môi trƣờng chu ển hồ sơ Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh L m Đồng 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 ... tiền đề, sở khảo sát để đánh giá thực tiễn việc tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa Sở 41 CHƢƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐỊA CHÍNH SỞ TÀI NGUN VÀ MƠI TRƢỜNG TỈNH LÂM ĐỒNG 2.1... PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU ĐỊA CHÍNH CỦA SỞ TÀI NGUN MƠI TRƢỜNG TỈNH LÂM ĐÔNG 56 3.1 Giải pháp tổ chức quản lý công tác lƣu trữ tài liệu địa Sở Tài ngu ên Mơi trƣờng tỉnh L m Đồng. .. trƣờng tỉnh Lâm Đồng 39 CHƢƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐỊA CHÍNH SỞ TÀI NGUN VÀ MƠI TRƢỜNG TỈNH LÂM ĐỒNG 42 2.1 Vai trò tổ chức khoa học tài liệu