Chuong 6 He thong thong tin.DUC

Chương 6: Hệ thống thông tin Chương 6: HỆ THỐNG THÔNG TIN Mục tiêu: Sau học xong chương này, sinh viên có thể: - Hiểu tầm quan trọng hệ thống thông tin hoạt động logistics - Hiểu nội dung hệ thống thông tin hoạt động logistics - Vận dụng chu trình đặt hàng - Phân tích số hệ thống thơng tin công ty logistics Việt Nam 6.1 Tầm quan trọng hệ thống thông tin hoạt động logistics Nghiên cứu hoạt động logistics chương trước cho thấy vai trị thơng tin quản trị thông tin logistics với mục tiêu rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng cho chuỗi hoạt động logistics Thông tin quản trị logistics chất kết dính hoạt động logistics nỗ lực hợp nhà quản trị Thông tin logistics cung cấp sở cho định lập kế hoạch, thực thi kiểm tra logistics hiệu Nếu không quản lý tốt thông tin, nhà quản trị logistics biết khách hàng muốn gì, cần dự trữ bao nhiêu, cần sản xuất vận chuyển…Thông tin giúp doanh nghiêp thấy hoạt động logistics cách rõ nét, nhờ nhà quản trị cải tiến tốt trình thực Hệ thống thông tin logistics phận hệ thống thơng tin tồn doanh nghiệp hướng tới vấn đề đặc thù trình định logistics số lượng qui mô mạng lưới sở logistics, hoạt động mua dự trữ hàng hóa, việc lựa chọn phương thức vận chuyển đơn vị vận tải phù hợp, v.v Hệ thống thông tin logistics (LIS) hiểu cấu trúc tương tác người, thiết bị, phương pháp quy trình nhằm cung cấp thơng tin thích hợp cho nhà quản trị logistics với mục tiêu lập kế hoạch, thực thi kiểm sốt logistics hiệu LIS giúp nắm vững thơng tin biến động nhu cầu, thị trường nguồn cung ứng, giúp cho nhà quản trị chủ động kế hoạch mua hàng, giao hàng, dự trữ, thuê dịch vụ vận tải… cách hợp lí thỏa mãn yêu cầu khách hàng với mức chi phí thấp LIS góp phần đảm bảo việc sử dụng linh hoạt nguồn lực logistics, xây dựng chương trình logistics hiệu quả, rõ thời gian, không gian phương pháp vận hành chu kỳ hoạt động logistics Tại doanh nghiệp phát triển, mơ hình cấu trúc LIS chun mơn hóa theo số hoạt động chủ đạo (hình 6.1) Giáo trình Logistics Trang 111 Chương 6: Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin Logistics Môi trường logistics - Hoạt động kinh doanh - Quản trị logistics - Hoạt động logistics Hệ lập kế hoạch Hệ thực thi Hệ nghiên cứu tình báo Hệ báo cáo kết Các chức quản trị logistics - Lập kế hoạch - Thực thi - Kiểm sốt Hình 6.1 Hệ thống thơng tin Logistics Hình 6.1 cho thấy mối quan hệ hệ thống thông tin logistics bao gồm yếu tố môi trường logistics, trình định logictisc, hệ thống chủ yếu cấu tạo nên hệ thống thông tin logistics hệ thống hoạch định, hệ thống thực thi, hệ thống nghiên cứu thu thập tin tức, hệ thống báo cáo kết Các hệ thống phối hợp cung cấp cho nhà quản lý logistics thơng tin xác kịp thời để lên kế hoạch, thực thi điều chỉnh hoạt động logistics doanh nghiệp 6.1.1 Hệ thống lập kế hoạch: Bao gồm loạt kỹ thuật liên quan đến việc thiết kế kế hoạch tầm chiến lược thiết kế mạng lưới, lập kế hoạch dự đoán nhu cầu, phối hợp nguồn lực, kế hoạch hóa cung ứng, xếp lên kế hoạch sản xuất, kế hoạch phân phối, kế hoạch tầm chiến thuật quản trị dự trữ, vận tải tác nghiệp nghiệp vụ kho, trình đặt hàng kiện xảy hàng ngày 6.1.2 Hệ thống thực thi: Hệ thống thực thi logistics bao gồm kỹ thuật đảm nhiệm chức triển khai logistics thời gian ngắn hàng ngày quản lý nhà kho, vận tải, mua sắm, dự trữ, quản lý hiệu đơn hàng khách 6.1.3 Hệ thống nghiên cứu thu thập thơng tin: Để thích nghi với nhân tố môi trường vĩ mô nguồn lực bên công ty Hệ thống nghiên cứu thu thập thơng tin có vai trị quan sát mơi trường, thu thập thơng tin bên ngồi, thơng tin có sẵn lĩnh vực logistics nội công ty 6.1.4 Hệ thống báo cáo kết quả: Hệ thống báo cáo thành phần cuối LIS Nếu báo cáo kết không truyền đạt hiệu tư tưởng, nghiên cứu hữu ích giải phá p quản lý đạt Các báo cáo hỗ trợ định quản trị logistics tập trung vào lo ại (1) Báo cáo để lập kế hoạch gồm thơng tin có tính lịch sử thông tin tương lai thông tin xu hướng bán, khuynh hướng dự báo, thơng tin thị trường, yếu tố chi phí dự án kinh doanh (2) Báo cáo hoạt động cung cấp thơng tin sẵn có cho nhà quản lý Giáo trình Logistics Trang 112 Chương 6: Hệ thống thông tin người giám sát hoạt động thực tế việc nắm giữ hàng tồn kho, thu mua, đơn hàng vận tải, kế hoạch sản xuất kiểm soát, vận chuyển; (3) Báo cáo kiểm soát cụ thể tổng kết chi phí thơng tin hoạt động giai đoạn thích hợp, so sánh ngân sách chi phí tại, chúng tạo tảng cho việc tiếp cận chiến lược hoạt động sách lược 6.1.5 Chức tác dụng LIS LIS sợi liên kết hoạt động logistics vào trình thống Sự phối hợp xây dựng dựa mức chức năng: tác nghiệp, kiểm tra quản trị, phân tích định hệ thống kế hoạch hóa chiến lược 6.1.5.1 Chức tác nghiệp Được đặc trưng luật lệ thức, thủ tục giao tiếp chuẩn hóa số lớn tác nghiệp nghiệp vụ hàng ngày.Việc phối hợp trình cấu trúc số lượng lớn tác nghiệp cho thấy tầm quan trọng hệ thống thông tin mức độ thấp Hệ thống thông tin tác nghiệp khởi xướng ghi lại hoạt động chức logistics riêng biệt như: Nhận đơn hàng, xử lý, giải yêu cầu, khiếu nại Như trình thực đơn hàng phải dựa loạt thông tin tác nghiệp Triển khai LIS đảm bảo cải tiến hiệu suất hệ thống tác nghiệp, sở lợi cạnh tranh: giảm chi phí tác nghiệp để giảm giá; có tăng chi phí đầu tư cho hệ thống thông tin, hiệu suất tác nghiệp tăng nhanh, giảm chi phí tương đối hoạt động tác nghiệp 6.1.5.2 Chức kiểm soát Nhằm vào việc đo lường hoạt động nghiệp vụ báo cáo, việc đo lường cần thiết để có quan tâm điều chỉnh ngược, tiết kiệm nguồn lực hữu ích Nó cần thiết để nhận hoạt động ngoại lệ cung cấp thông tin để xử lý trường hợp Chức kiểm soát LIS giúp phát kịp thời vướng mắc chất lượng dịch vụ mối tương quan với nguồn lực có để phục vụ khách hàng, từ có giải pháp điều chỉnh phù hợp 6.1.5.3 Chức phân tích định Tập trung vào công cụ phần mềm nhằm hỗ trợ nhà quản trị nhận ra, đánh giá so sánh phương án chiến lược chiến thuật logistics có khả thay thế, cho phép gia tăng hiệu hoạt động Chức phân tích định thể mức độ xử lí cao phức tạp LIS Với thơng tin có tính tổng hợp dài hạn, với dự báo thị trường nguồn cung ứng, LIS hỗ trợ nhà quản trị với định quan trọng việc qui hoạch mạng lưới sở logistics, việc Giáo trình Logistics Trang 113 Chương 6: Hệ thống thông tin lựa chọn hệ thống quản trị dự trữ hàng hóa, việc lựa chọn nguồn hàng ổn định chất lượng, v.v 6.1.5.4 Chức hoạch định chiến lược Tập trung vào thông tin hỗ trợ việc xây dựng tái lập chiến lược logistics Các định mở rộng định phân tích mức độ khái quát trừu tượng chí khơng có cấu trúc chi tiết thực thời gian dài Chức hoạch định chiến lược LIS đư ợc kết hợp với hệ thống thông tin khác (Marketing, kế tốn-tài chính…) để rà sốt hội thách thức môi trường kinh doanh Từ đó, doanh nghiệp chuẩn bị nguồn lực để khai thác tiềm thị trường vượt qua khó khăn, dựa vào nh ững mạnh sẵn có Một hệ thống thơng tin hiểu quả, hỗ trợ đắc lực cho trình định logistics phải đảm bảo chất lượng thông tin Cụ thể, LIS phải đảm bảo yêu cầu: đầy đủ, sẵn sàng (Availability); chọn lọc (Selective); c hính xác (Accuracy); linh hoạt (Flexibility); kịp thời (Timeliness); dễ sử dụng (Appropriate format) Việc truyền đạt thông tin phải thực ngôn ngữ người nhận không việc tiếp nhận thơng tin trở nên khó khăn Hơn nữa, việc truyề n đạt thông tin bị gián đoạn người tiếp nhận bỏ qua thông tin mà họ thấy không cần thiết – coi tiếp nhận có lựa chọn Cuối việc truyền đạt thông tin diễn thơng tin phù hợp với người nhận gắn liền v ới định quản trị mà người tiếp nhận cần đưa 6.1.6 Dịng thơng tin logistics doanh nghiệp Kế hoạch chiến lược Kế hoạch nguồn lực Kế hoạch Logistics Kế hoạch Sản xuất Kế hoạch mua Quản trị dự trữ Quản lý đơn hàng Đáp ứng Đơn hàng Hoạt động phân phối Vận chuyển Mua hàng Hình 6.2 Liên kết LIS hai mức độ hoạch định tác nghiệp Hệ thống thông tin logistics bao gồm dịng chính, kết hợp chặt chẽ hoạt động kế hoạch - phối hợp hoạt động tác nghiệp Những hoạt động Giáo trình Logistics Trang 114 Chương 6: Hệ thống thơng tin hai dịng thể hình 6.2 Dịng phối hợp bao gồm thơng tin liên quan tới việc lập kế hoạch xuyên suốt q trình hoạt động cơng t y Dịng tác nghiệp liên quan tới nghiệp vụ liên quan đến thực đơn hàng nhận ấn định dự trữ, vận chuyển , đơn hàng bổ sung đơn hàng khách hàng Đơn hàng bổ sung việc cung cấp hàng cho trung tâm phân phối từ nơi sản xuất; đơn hàng khách hàng liên quan tới việc cung cấp hàng từ trung tâm phân phối tới địa điểm khách hàng Vai trò phận quản trị dự trữ để đảm bảo hoạt động dòng tác nghiệp đạo thống nh ất phù hợp với hoạt động dòng phối hợp Điều đòi hỏi đồng hóa sản phẩm dịng thơng tin chiều chu trình đơn hàng hồn chỉnh 6.1.6.1 Dịng thông tin hoạch định-phối hợp Kế hoạch chiến lược kim nam, thông tin địn h hướng cho nhà doanh nghiệp xây dựng kế hoạch & tổ chức thực thi phận chức Kế hoạch chiến lược tập trung vào hai mục tiêu marketing tài a Mục tiêu marketing: Các sách, mục tiêu marketing sách dịch vụ khách hàng định hoạt động logistics: Tiêu chuẩn đảm bảo hàng hóa (mức độ thiếu hàng, tỷ lệ thỏa mãn, tổng hợp lô hàng); Tiêu chuẩn vận hành nghiệp vụ (tốc độ, độ ổn định, linh hoạt, xử lý bất trắc); Tiêu chuẩn tin cậy.v.v b Mục tiêu tài chính: Thể số doanh thu, chi phí, khả thu hồi vốn đầu tư & lợi nhuận Mục tiêu tài có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ & tổng chi phí logistics Như vậy, mục tiêu chiến lược cung cấp thông tin thị trường (khách hàng), mặt hàng kinh doanh, dịch vụ trình độ hoạt động logistics mà nhà quản trị logistics (kinh doanh) phải đảm bảo phạm vi kế hoạch hóa - Kế hoạch nguồn lực: Đây bước khởi đầu xác định khả nguồn lực đáp ứng logistics Kế hoạch nguồn lực cần xác định yếu tố bao gồm nguồn hàng, kho hàng, vốn dự trữ, phương tiện vận chuyển & nhân Kế hoạch giúp quản trị nguồn lực có hiệu để đáp ứng nhu cầu thị trường Với mặt hàng kinh doanh, kế hoạch nguồn lực phải xác định vị trí (ở đâu?) thời gian (khi nào?) số lượng (bao nhiêu?) để thu mua, dự trữ vận chuyển - Kế hoạch logistics: Kế hoạch phối hợp sở vật chất, thiết bị, lao động, nguồn dự trữ cần thiết để thực nhiệm vụ logistics Kế hoạch logistics bị ràng buộc kế hoạch nguồn lực, thông tin dự báo nhu cầu thị trường Kế hoạch bao Giáo trình Logistics Trang 115 Chương 6: Hệ thống thông tin gồm việc xác định rõ mục tiêu & trình tác nghiệp cho hoạt động (dự trữ, vận chuyển) & hoạt động bổ trợ (kho, bao bì, LIS) - Quản trị dự trữ: Đây giao điểm dòng hoạch định - phối hợp dòng nghiệp vụ, rõ thời điểm vị trí tạo nên dự trữ Từ điều kiện thơng tin, hình thành dự trữ rõ gì, đâu trình logistics tổng thể 6.1.6.2 Dịng thơng tin nghiệp vụ a Quản lý đơn đặt hàng thực đơn hàng: Hoạt động liên quan đến việc chuyển thông tin nhu cầu thành viên tham gia phân phối hàng hóa Hoạt động chủ yếu quản trị đơn đặt hàng tiếp nhận xác đáp ứng yêu cầu đơn đặt hàng k hách hàng Công cụ chuyển tin: điện thoại, fax, Internet, Xử lý đơn hàng công việc để chuẩn bị thực đơn đặt hàng khách Thời gian đáp ứng đơn hàng chịu ảnh hưởng nhiều lực xử lí thơng tin LIS Trên sở thơng tin tì nh nhu cầu dự báo bán, định trình độ dịch vụ khách hàng, doanh nghiệp đưa định dự trữ, bao gồm định hệ thống dự trữ, mơ hình kiểm tra dự trữ, lô hàng nhập, dự trữ bảo hiểm b Hoạt động phân phối: Quá trình tạo điều kiện để tiến hành cung cấp hàng hóa dịch vụ cho khách hàng Q trình địi hỏi cung cấp thơng tin để tạo thuận lợi phối hợp hoạt động kho để cung ứng hàng hóa thỏa mãn đơn hàng Vấn để phải thỏa mãn yêu cầu khách hàng điề u kiện dự trữ kho phải thấp c Nghiệp vụ vận chuyển & giao hàng: Khả tích hợp hệ thống thơng tin công tác vận chuyển & giao hàng đem lại tiện ích đáng kể & nâng cao khả kiểm soát hành trình lơ hàng cho doanh nghiệp & khách hàng d Nghiệp vụ mua nhập hàng: Trên sở thông tin kế hoạch mua, nhu cầu khách hàng tình hình dự trữ hàng hóa, doanh nghiệp đưa định mua nhập hàng vào sở logistics (kho sở sản xuất) Cùng với phát triển công nghệ thơng tin, máy vi tính ngày có nhiều tiện ích, Internet ngày lan rộng bao phủ khắp toàn cầu, phần mềm chuyên dụng ngày nhiều thêm… Các công ty logistics tập trung đầu tư xây dựng hệ thống thông tin đại, hiệu quả, hỗ trợ đắc lực hoạt động họ Hình 6.3 cho thấy Giáo trình Logistics Trang 116 Chương 6: Hệ thống thông tin kết nối thông tin Internet thành viên tham gia vào hoạt động logistics doanh nghiệp Nhà cung cấp dv logistics Nhà sản xuất Khách hàng Sản xuất Tài Trung tâm phân phối Dịch vụ khách hàng Thương mại điên tử Nhà cung cấp dịch vụ VC Đối tác Nhà cung cấp N/Liệu Hình 6.3 Mạng thông tin internet liên kết thành viên chuỗi cung ứng 6.2 Chu trình đặt hàng 6.2.1 Quá trình đáp ứng đơn hàng Để làm rõ nội dung chu trình đặt hàng, theo dõi đường đơn đặt hàng điển hình (Hình 6.4) Căn vào đường đơn hàng hình 6.4, chia tác nghiệp trình đáp ứng đơn đặt hàng thành bước, bao gồm hình thành đơn hàng, chuyển đơn đặt hàng, xác nhận đơn hàng, thực đơn hàng, thơng báo tình trạng đơn hàng 6.2.1.1 Hình thành đơn đặt hàng (order preparation) hoạt động thu thập yêu cầu hàg hóa dịch vụ khách hàng Việc truyền tin khách hàng người bán điền thông tin trực tiếp vào mẫu đơn đặt hàng; điện thoại trực tiếp cho nhân viên bán hàng lựa chọn từ mẫu đơn đặt hàng máy tính Hình thành đơn hàng Truyền tin đơn hàng Báo cáo trạng thái Thực đơn hàng Tiếp nhận đơn hàng Hỡnh 6.4 Quá trình đáp ứng đơn hàng Giáo trình Logistics Trang 117 Chương 6: Hệ thống thông tin 6.2.1.2 Truyền tin đơn hàng (Order transmittal): truyền tải yêu cầu đặt hàng từ nơi tiếp nhận tới nơi xử lý đơn hàng Có hai cách để chuyển đơn đặt hàng Chuyển sức người việc gửi thư đặt hàng nhân viên bán hàng trực tiếp mang đơn đặt hàng tới điểm tiếp nhận đơn đặt hàng Phương pháp chi phí thấp lại chậm Chuyển đơn đặt hàng phương tiện điện tử: sử dụng điện thoại, máy vi tính, máy chép truyền thông qua vệ tinh Cách giúp thông tin đặt hàng truyền tải lập tức, xác, đáng tin cậy, ngày thay cho cách thứ 6.2.1.3 Tiếp nhận đơn hàng (Order entry): Tiếp nhận hàng hoạt động diễn trước thực đơn đặt hàng Nó bao gồm: (1) kiểm tra độ xác thông tin đặt hàng mô tả sản phẩm, số lượng, giá cả; (2) kiểm tra tính sẵn có sản phẩm đặt hàng; (3) chuẩn bị văn từ chối đơn đặt hàng, cần; (4) kiểm tra tình trạng tín dụng khách hàng; (5) chép lại thông tin đặt hàng; (6) viết hóa đơn Những hoạt động cần thiết thơng tin đặt hàng khơng phải lúc dạng theo yêu cầu để tiếp tục thực , khơng trình bày cách xác, doanh nghiệp nhận thấy cần phải chuẩn bị thêm trước đơn đặt hàng thực Kiểm tra đơn đặt hàng thực cách thủ cơng tự động hóa Cải tiến cơng nghệ đem lại lợi ích đáng kể việc tiếp nhận đơn hàng Mã vạch, máy quét quang học máy tính làm tăng nhanh xuất lao động tính xác thao tác nói 6.2.1.4 Thực đơn hàng (Order filling) gồm hoạt động: (1) tập hợp hàng hóa kho, sản xuất mua; (2) đóng gói để vận chuyển; (3) xây dựng chương trình giao hàng; (4) chuẩn bị chứng từ vận chuyển Những hoạt động thực song song với việc kiểm tra xác nhận đơn hàng 6.2.1.5 Thơng báo tình trạng thực đơn đặt hàng (Order status reporting): Hoạt động không ảnh hưởng đến tổng thời gian thực đơn hàng Nó cam kết dịch vụ khách hàng tốt cung ứng thông qua việc trì thơng tin cho khách hàng chậm trễ trình đặt hàng giao hàng Bao gồm: (1) theo dõi đơn hàng toàn chu trình đặt hàng; (2) thơng tin tới khách hàng tiến trình thực đơn đặt hàng tồn chu trình đặt hàng thời gian giao hàng Theo truyền thống, chu trình đặt hàng gồm hoạt động xảy từ thời điểm đơn hàng đặt tới thời điểm nhận khách hàng Những hoạt động đặc biệt đặt hàng giải chúng ảnh hưởng tới toàn chiều dài chu trình đặt Giáo trình Logistics Trang 118 Chương 6: Hệ thống thông tin hàng Những hoạt động phát sinh với khách hàng trả lại sản phẩm, gi ải khiếu nại tốn hóa đơn vận tải khơng phải phận kỹ thuật chu trình đặt hàng 6.2.2 Tác động thời gian đáp ứng đơn hàng đến chất lượng dịch vụ khách hàng Xét góc độ thời gian, chu trình đáp ứng đơn hàng hay khoảng thờ i gian thực đơn hàng (Lead time) định nghĩa khoảng thời gian từ khách hàng gửi đơn đặt hàng đến khách hàng nhận hàng hóa Các yếu tố thời gian đặt hàng bao gồm thời gian đặt hàng, thời gian tập hợp xử lý đơn đặt hàng, thời gian bổ sung dự trữ, thời gian sản xuất thời gian giao hàng Những khoảng thời gian kiểm sốt trực tiếp gián tiếp thơng qua việc lựa chọn thiết kế cách thức chuyển đơn đặt hàng, sách dự trữ, thủ tục xử lý đơn đặt hàng, phươ ng thức vận chuyển, phương pháp lập kế hoạch Hình 6.5 minh họa khoảng thời gian chu trình thời gian đặt hàng điển hình 6.2.2.1 Thời gian đặt hàng: Hình 6.5 Phân tích tổng thời gian đáp ứng đơn hàng Phụ thuộc vào phương thức đặt hàng, bao gồm khoảng thời gian mà người bán điểm tiếp nhận đơn hàng giữ lại đơn hàng trước chuyển khoảng thời gian mà đơn hàng chuyển Các phương thức đặt hàng tiên tiến cho phép rút ngắn khoảng thời gian đáng kể 6.2.2.2 Thời gian tập hợp xử lý đơn đặt hàng: xảy đồng thời Việc chuẩn bị chứng từ vận chuyển kiểm tra dự trữ thực hoạt động tập hợp đơn đặt hàng tiến hành Vì tổng thời gian tiến hành hai hoạt động không phả i tổng thời gian riêng rẽ hoạt động đơn lẻ Giáo trình Logistics Trang 119 Chương 6: Hệ thống thơng tin 6.2.2.3 Thời gian bổ sung dự trữ: Khả dự trữ có ảnh hưởng đến thời gian thực đơn hàng, thông thường dự trữ kho sử dụng Khi dự trữ kho khơng cịn, cần tiến hành bổ sung dự trữ đơn đặt hàng (back order) tiến hành sản xuất Q trình chuẩn bị hàng đơi đơn giản lao động thủ công phức tạp tự động hóa cao 6.2.2.4 Thời gian vận chuyển giao hàng: Thời gian giao hàng kéo dài từ thời điểm hàng đặt phương tiện vận tải để di chuyển đến thời điểm nhận dỡ xuống địa điểm người mua Nó bao gồm thời gian để chất xếp hàng hóa điểm đầu dỡ hàng hóa điểm cuối Việc đo lườn g kiểm sốt thời gian giao hàng đơi khó sử dụng dịch vụ thuê chuyên chở; nhiên hầu hết hãng ngày phát huy lực để cung cấp cho khách hàng thông tin 6.3 Hệ thống thông tin hoạt động logistics 6.3.1 Đường đơn đặt hàng Giáo trình Logistics Trang 120 Chương 6: Hệ thống thông tin Tốc độ thực đơn hàng bị ảnh hưởng lớn kỹ thuật thông tin tiến mã số, máy tính hóa truyền thơng điện tử Do , cơng ty thường áp dụng triệt để kỹ thuật để rút ngắn thời gian nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng Bảng 6.1 so sánh sơ đặc trưng hệ thống thực đơn hàng Bảng 6.1 Đặc trưng hệ thống thực đơn hàng Cấp Hình thức độ hệ thống Thực tay Chậm Thưc điện Trung thoại Bình Nối mạng điện tử trực tuyến Tốc độ Nhanh Chi phí thực Hiệu Độ hiện/duy trì Xác Thấp Thấp Thấp Trung bình Tốt Đầu tư cao, chi phí hoạt động thấp Rất tốt Trung bình Cao Đơn giản cấp độ thấp, đơn hàng ch hàng lập tay đánh máy gửi cho nhà cung cấp qua bưu điện Cách có chi phí thấp, tốc độ chậm, độ xác hiệu khơng cao Khi điện thoại xuất hiện, người ta truyền tin đặt hàng điện thoại, fax… Đây bước ti ến bộ, giúp rút ngắn đáng kể thời gian đặt hàng, hình 6.7 6.8 cho thấy khác biệt hai phương thức Bưu điện Bộ phận nhận tin Người mua Yêu cầu mua hàng Hoá đơn Điện thoại Đại diện thương mại Nhà cung cấp Bộ phận nhận đơn hàng Bưu điện Hình 6.7 Dịng thơng tin đặt hàng theo kiểu truyền thống Giáo trình Logistics Trang 121 Chương 6: Hệ thống thông tin Giao dịch trực tiếp Hộp thư người mua Máy tính người mua Hộp thư nhà cung cấp Máy tính nhà cung cấp Giao dịch gián tiếp Mạng máy tính bên thứ ba Hộp thư nhà cung cấp Hộp thư người mua Hình 6.8 Dịng thơng tin giao dịch điện tử Khi mạng máy tính đời thơng tin trình thực đơn hàng đ ược truyền với tốc độ gần tức Những ứng dụng máy tính hệ thống thơng tin dẫn tới giảm đáng kể thời gian cần thiết để hồn thành cơng việc Do thời gian yếu tố tác động nhiều đến chất lượng dịch vụ khách hàng hoạt động logistics mà cần có biện pháp tác động để làm giảm ngắn khoảng thời gian cách thích hợp - Trước hết ưu tiên xử lý đơn hàng mang lại lợi nhuận cao nhằm phân bổ nguồn lực thời gian, công sức cách hợp lý - Trong số trường hợp cần xử lý đồng thời khâu phối hợp nhiều đơn hàng đơn hàng để giảm thời gian xử lý Gộp đơn hàng thành nhóm để xử lý đồng thời cách sử dụng để đạt mục tiêu - Tăng cường tính xác thực đơn hàng đặc biệt quan tâm đến khâu xử lý đơn hàng, khâu làm tốt hạn chế tối đa sai lệch mắc phải làm giảm thời gian thực hi ện sửa chỉnh phát sinh 6.3.2 Các trình đặt hàng kênh phân phối Phần cho thấy toàn khâu q trình đặt hàng bản, chưa cho thấy trình đặt hàng tiến hành hệ thống cụ thể Dưới số trình đặt hàng tiêu biểu 6.3.2.1 Quá trình đặt hàng từ nhà sản xuất với quy mô lớn Hệ thống đặt hàng chủ yếu thực sức người Về hình thức, trình đặt hàng tự động hóa bán tự động, hoạt động Giáo trình Logistics Trang 122 Chương 6: Hệ thống thông tin người chiếm phần lớn chu kỳ đặt hàng Hãy xem nhà sản xuất bán hàng cho khách hàng công nghiệp thiết kế hệ thống đặt hàng họ Ví dụ: Cơng ty Samson - Packard chun sản xuất loại dây nối, van dây nối có độ bền cao sử dụng lĩnh vực công nghiệp Cơ ng ty tiếp nhận trung bình khoảng 50 đơn đặt hàng ngày Thời gian trình đặt hàng khoảng đến ngày tổng số 15 đến 25 ngày chu kỳ đặt hàng Thời gian toàn chu kỳ đặt hàng dài, cho phép sản xuất theo yêu cầu khách hàng Những bước chu kỳ đặt hàng, trừ hoạt động thực đơn hàng bao gồm: a Yêu cầu khách hàng nhập vào hệ thống đặt hàng theo hai cách Thứ nhất, người bán hàng tập hợp đơn đặt hàng từ khu vực thị trường gửi chúng trung tâm tiếp nhận đơn hàng Thứ hai, khách hàng chủ động gửi đơn đặt hàng điện thoại trực tiếp tới trung tâm tiếp nhận đơn hàng b Dựa theo hóa đơn đặt hàng qua điện thoại, nhân viên phụ trách dịch vụ khách hàng chép đơn đặt hàng vào mẫu đơn đặ t hàng sơ lược Những đơn đặt hàng với đơn đặt hàng gửi qua thư tập hợp lại ngày định chuyển tới đại diện phòng dịch vụ khách hàng cấp cao - người kiểm sốt thơng tin cho giám đốc bán hàng c Giám đốc bán hàng xem xét thông tin đặt hàng để nắm bắt hoạt động bán hàng Giám đốc bán hàng thường viết lưu ý dẫn đơn đặt hàng yêu cầu đặc biệt khách hàng d Tiếp theo, đơn hàng gửi tới nhân viên chuẩn bị đơn hàng, người chép thông tin đặt hàng theo dẫn đặc biệt mẫu đơn chuẩn Samson Packard e Ở bước , đơn đặt hàng gửi tới phịng kế tốn để kiểm tra khả tốn Sau chuyển tới phịng bán hàng để xác định giá f Tiếp theo, phịng phân tích liệu nhập thơng tin đặt hàng vào máy tính để chuyển thơng tin tới nhà máy, để q trình thực đơn hàng thuận tiện để việc kiểm tra đơn đặt hàng thực dễ dàng g Cuối , người đại diện phòng dịch vụ khách hàng cấp ca o kiểm tra đơn hàng mẫu cuối chuyển qua cách truyền tải điện tử tới người sản xuất thích hợp Ở bước này, thông tin đặt hàng sẵn sàng để cung cấp cho khách hàng Giáo trình Logistics Trang 123 Chương 6: Hệ thống thông tin 6.3.2.2 Quá trình đặt hàng nhà bán lẻ Các nhà bán lẻ thường thiế t kế hệ thống đặt hàng họ với mức độ tự động hóa cao Việc đáp ứng nhanh đơn đặt hàng khơng khó khăn dự trữ ln sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng cuối Lượng hàng hóa dự trữ vật đệm để chống lại ảnh hưởng gián tiếp chu kỳ đặt hàng bổ sung Tuy nhiên, chu kỳ đặt hàng bổ sung lại đóng vai trị quan trọng việc trì danh mục bổ sung cố định Hãy xem công ty cung ứng cho hàng nghìn đại lý bán lẻ thiết kế q trình đặt hàng để bổ sung hàng hóa dự trữ Ví dụ: Tập đồn Southland biết đến chủ yếu nhờ 7.800 cửa hàng - eleven Quick Mart Sản phẩm bày cửa hàng phải bổ sung thường xuyên phần lớn sản phẩm kho đặt hàng trước Các sản phẩm thay cho sản phẩm hết hàng Quá trình đặt hàng cần phải thuận tiện, nhanh xác để đảm bảo tính sẵn sàng liên tục sản phẩm cửa hàng Điều thực sau: Một danh mục hàng hóa dự trữ cửa hàng hướng dẫn đặt hàng lập bao gồm sản phẩm dành riêng cho cửa hàng Với việc sử dụng thiết bị tiếp nhận đơn đặt hàng điện tử, người quản lý cửa hàng nhân viên bán hàng cần mã vạch hướng dẫn đặt hàng giá thông tin quy mô cho loại sản phẩm yêu cầu Những thông tin sau chuyển qua đường điện thoại tới trung tâm phân phối Southland, nơi mà thông tin nhập vào hệ thống tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng Hệ thống tích lũy thơng tin nhận điều c hỉnh theo ngày Đến tất đơn đặt hàng tiếp nhận, hệ thống đưa danh mục chọn lọc theo sản phẩm theo số lượng đặt hàng cho vị trí kho hàng ấn định số kiểm cho cửa hàng riêng biệt 6.3.2.3 Quá trình đặt hàng khách hàng người tiêu dùng cá nhân Hệ thống đặt hàng thiết kế để tương tác trực tiếp với khách hàng cuối dựa sở đáp ứng trình độ dịch vụ khách hàng cao Để đáp ứng nhu cầu khách hàng, cửa hàng bán lẻ cung cấp trì nh đặt hàng tức McDonald’s công ty tiến hành nhượng quyền thương mại thành cơng dựa q trình đáp ứng đơn đặt hàng nhanh chóng Đáp ứng nhanh yêu cầu khách hàng lợi cạnh tranh sắc bén nhiều công ty, đặc b iệt với sản phẩm có khả thay cao Trong ví dụ giới thiệu đây, số doanh nghiệp đáp ứng nhanh nhu cầu khách hàng địa điểm kinh doanh họ xa khách hàng so với cửa hàng bán lẻ địa phương Giáo trình Logistics Trang 124 Chương 6: Hệ thống thơng tin Ví dụ: Rất nhiều nhà cung cấp phần cứng phần mềm máy tính xa trở thành đối thủ cạnh tranh với cửa hàng bán lẻ địa phương Theo thông lệ, khách hàng tới cửa hàng bán lẻ máy tính địa phương để mua loại mà họ cần cửa hà ng hết người bán lẻ đặt hàng từ nhà cung cấp Các nhà cung cấp máy tính khơng đặt địa phương cung cấp mức giá thấp Tuy nhiên, việc vượt qua bất lợi vị trí đem lại thành cơng thực cửa hàng tốn thẻ tín dụng Nhiều cửa hàng tốn thẻ tín dụng phát triển sách theo bước nhằm giảm thời gian chu kỳ đặt hàng: - Khách hàng gọi điện đến đặt hàng thông qua số điện thoại miễn phí Thư điện tử lựa chọn làm tăng thời gian chu kỳ đặt hàng - Người tiếp nhận đơn đặt hàng nhập yêu cầu đặt hàng vào máy tính, khả đáp ứng dự trữ kiểm tra từ hồ sơ dự trữ lưu máy tính, giá đưa chi phí đặt hàng tính tốn Nếu phương thức tốn thẻ tín dụng việc kiểm tra thẻ tín dụng tiến hành thơng qua xử lý số liệu điện tử - Yêu cầu đặt hàng chuyển phương tiện điện tử tới kho hàng để thực Thường yêu cầu đặt hàng chuyển vòng ngày kể từ nhận đơn đặt hàng - Thơng thường hàng hóa vận chuyển trực tiếp dịch vụ hàng không 2nd - Day UPS tới nhà địa điểm kinh doanh khách hàng Việc giao hàng vào ban đêm tiến hành để giao hàng nhanh khách hàng yêu cầu Kết tổng thời gian chi phí đặt hàng hình thức bán lẻ khơng cửa hàng thấp so với đặt hàng nhà bán lẻ cửa hàng địa phương 6.4 Giới thiệu hệ thống thông tin số công ty logistics Việt Nam 6.4.1 Hệ thống thông tin Maersk Logistics (nay Damco) Việt Nam Cũng tất văn phòng khác Maersk Logistics Việt Nam sử dụng thành thạo hệ thống thơng tin tồn cầu (Golb al Systems) để trao đổi thông tin văn phịng tập đồn, trao đổi thơng tin với khách hàng, phát hành B/L loại chứng từ khác, cập nhật lưu trữ thông tin hàng hóa, phân tích tổng hợp số liệu để lập báo cáo thống kê kị p thời đặc biệt cung cấp cho khách hàng thông tin tình trạng hàng hóa họ lúc nơi Hiện Maersk Logistics Việt Nam sử dụng hệ thống thơng tin sau đây: Giáo trình Logistics Trang 125 Chương 6: Hệ thống thông tin 6.4.1.1 Maersk Communication System (MCS): MCS hệ thống trao đổi thơ ng tin văn phịng Maersk Logistics giới dạng telex MCS sử dụng để trao đổi email với khách hàng MCS hệ thống tin hữu hiệu với nhiều chức giúp người sử dụng tiết kiệm thời gian trao đổi thông tin nhanh chóng MCS hầu hết nhân viên Maerks Logistics sử dụng công việc hàng ngày 6.4.1.2 Operation & Documentation execution System (MODS): MODS hệ thống quan trọng Maerks Logistics Ban đầu MODS thiết kế riêng cho vận chuy ển đường biển cho định làm hàng SCM (Supply Chain Management) MODS sử dụng để quản lý đơn đặt hàng khách hàng Hệ thống có đặc điểm như: - Với khách hàng đặc biệt, MODS cài đặt để nhận biết số đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) vừa cập nhật hay sai, giúp nhân viên cập nhật số liệu liên hệ với khách hàng, để kiểm tra lại sửa lại cho - Trong trường hợp, nhiều khách hàng cung cấp trước cho Maerks Logistics số đơn đặt hàng chi tiết đơn hàng, nêu rõ thời hạn sớm thời hạn trễ nhà cung cấp phải giao hàng cho khách hàng; MODS cập nhật lưu trữ số liệu tất PO cung cấp trước từ khách hàng Công việc có tên gọi PO Upload Sau PO xuất đi, nhân viên cập nhật dễ dàng truy xuất số liệu sẵn có, đảm bảo tính xác, nhanh chóng Cũng nhờ MODS, cơng ty biết rõ nhà cung cấp có cung cấp đủ số hàng theo yêu cầu hay chưa? Giao hàng lần? Vào thời điểm nào? - MODS cài đặt chương trình đặc biệt Shipping Window để quản lý thời hạn giao hàng Nếu sau thời gian chậm phải giao hàng PO mà hệ thống chưa cập nhật số liệu PO đó, hệ thống tự động gửi t hông báo giao hàng trễ đến cho khách hàng Việc giúp giảm lượng thời gian đáng kể việc truyền tin nhận lệnh từ khách hàng Khi MODS mở rộng cho vận tải hàng không khoảng thời gian tiết kiệm có ý nghĩa - Hệ thống MODS có nhiều chương trình nhỏ để phục vụ cho trình làm hàng như: a Nhận yêu cầu xếp hàng (Shipping Order); b Nhận hàng vào kho (Cargo Receiving); Giáo trình Logistics Trang 126 Chương 6: Hệ thống thông tin c Hàng xếp chuyển lên chuyến bay/tàu (Container Stuffing); d Vận đơn B/L; e Tính cước phí; f Chứng từ gửi (Sh ipping Advice); - Nhiều chương trình khác đảm bảo theo dõi lơ hàng suốt q trình vận chuyển từ Maersk Logistics nhận yêu cầu người gửi hàng hàng giao đến tay người nhận - Trong chương trình nêu mà n hân viên Maersk Logistics sử dụng MODS để cập nhật thơng tin hàng hóa qua khâu: + Nhận thông báo xếp hàng (Shipping Order); + Nhận hàng vào kho CFS; + Nhận hàng bãi container (CY); + Sơ đồ số lượng hàng hóa đóng container + Tính tốn cước phí; + Phát hành chứng từ: Forwarder’s Cargo Receipt (FCR), House Bill of Lading (HBL)… + Gửi hướng dẫn chi tiết B/L cho hãng tàu có liên quan + Đặc biệt hệ thống giúp Maerks Logistics quản lý chi tiết đơn đặt hàng khách hàng (Purchase Oder – PO), số lượng, mã hàng, ngày giao hàng so với hợp đồng 6.4.1.3 Online Booking & Docummentation System for Shipper (M*Power Shipper): Đây cơng cụ Maerks Logistics sử dụng chiến lược phát triển thương mại điện tử Hệ thống cho phép khách hàng công ty gửi yêu cầu xếp hàng/đặt chỗ (Booking note) qua mạng Internet nhanh chóng tiện lợi Hình thức đặt chỗ thay dần cho việc gửi yêu cầu xếp hàng/đặt chỗ theo phương pháp truyền t hống: qua fax hay điện thoại Hình thức giúp cho hai phía khách hàng Maerks Logistics giao dịch hàng ngày Khách hàng gửi Booking note qua Internet lúc, nơi nhận xác nhận Maerks Logistics qua Internet nha nh chóng Maerks Logistics dễ dàng có Booking note với đầy đủ thông tin xác nhận Booking note kịp thời Maerks Logistics Việt Nam tích cực chuẩn bị cho hoạt động thương mại điện tử tương lai gần Thương mại điện tử xu tất yếu Giáo trình Logistics Trang 127 Chương 6: Hệ thống thông tin thời đại Một sở hạ tầng công nghệ thông tin Việt Nam tốt hơn, sở pháp lý thương mại điện tử hình thành phát triển, tốn điện tử bảo mật đạt đủ trình độ thích hợp, chắn Maerks Logistics Việ t Nam người tiên phong lĩnh vực mẻ nước ta 6.4.1.4 Client Visibility Tool (M*Power): Hệ thống Startrack thiết kế để đáp ứng nhu cầu kiểm tra tình trạng hàng hóa khách hàng Hệ thống điều hành Tra devision – tổ chức chun cung cấp thơng tin có mạng kết nối với hàng trăm website hãng hàng không giới Khách hàng Maerks Logistics tìm kiếm thơng tin tình trạng hàng hóa thơng qua hệ thống Khách hàng có th ể tìm kiếm thơng tin hệ thống cách nhập số liệu: - Số đơn đặt hàng - Số vận đơn - Số container - Ngày khởi hành… Khách hàng có số liệu thống kê qua hệ thống 6.4.1.5 Global airfreight system (AxsFreight): Hệ th ống AxsFrieght đời sau MODS hệ thống cài đặt riêng cho vận chuyển hàng không đơn AxsFreight dùng để phát hành thông báo vận đơn: House Airway Bill, Master Airway Bill Direct Airway Bill AxsFreight có chương trình tự động t ính cước phí tự động lấy mức cước phí hợp đ ồng cước phí có hiệu lực lưu giữ hệ thống Chương trình tự động chuyển số liệu cước phí sang phận kế tốn Nếu MODS có nhược điểm không phát hành không vận đơn không kết nối với hệ thống Startrack – hệ thống kiểm tra tình trạng hàng hóa vận chuyển đường hàng không AxsFreight khắc phục nhược điểm trên, lại bộc lộ điểm yếu khác: khơng có chương trình quản lý PO MODS Do hai hệ thống MODS AxsFrieght chưa tương thích, dẫn đến nhân viên Maersk Logistics phải lúc cập nhật thông tin vào hai hệ thống, làm cho công việc giảm hiệu Hướng tới cần nâng cấp AxsFreight, để kết nối với MODS, giúp người sử dụng c ó thể tận dụng tiện ích chương trình PO Upload Shipping Window MODS Hiện nay, nhờ hệ thống Axsfreight người sử dụng có thể: - Nhập thơng tin hàng hóa Giáo trình Logistics Trang 128 Chương 6: Hệ thống thông tin - Phát hành vận đơn hàng khơng - In nhãn hiệu hàng hóa - Tính tốn cước phí phát hành hóa đơn Đặc biệt hệ thống gắn kết nối với mạng Tradevision – cơng cụ tìm kiếm thơng tin hàng hóa hàng khơng hiệu Do đó, khách hàng Maerks Logistics có thơng tin hàng hóa vận chuyển đường hàng khơng nhanh xác 6.4.1.6 E*Label system: E*Label system cơng cụ quản lý mã hàng Hệ thống dùng để in nhãn hiệu hàng hóa, mã số mã hiệu (bar - code) hàng hóa Thay gửi lơ nhãn hiệu đến nhà cung cấp, nhà máy nhiều nước khác nhau, khách hàng yêu cầu văn phịng Maersk Logistics địa phương in nhãn hiệu cho gửi đến cho họ thơng qua hệ thống Do đó, khách hàng tiết kiệm thời gian chi phí vận chuyển nhãn hiệu Tương tự, Maersk Logistics giúp nhà cung cấp, nhà máy có lại nhãn hiệu hàng hóa trường hợp chúng bị thất lạc hay hư hại - Đồng thời hệ thống này, Maersk Logistics giúp khách hàng kiểm sốt tình hình xếp hàng: - Số lượng hàng đơn hàng giao vào kho Maersk Logistics - Ngày giao hàng - Tình trạng bao bì nhãn hiệu hàng hóa… nhà máy, ngà y cung cấp, người gửi hàng số liệu có từ việc scan nhãn hiệu hàng hóa cật nhập số liệu vào hệ thống 6.4.2 Hệ thống thông tin FLDC FLDC – First Logistics Development (TV) Company – Liên doanh phát triển tiếp vận số Là công ty liên doanh, với bốn đối tác: - Công ty Neptune Oriental Line – NOL, Singapore - Công ty thương mại Mitsui – Mitsui & Co Ltd, Nhật Bản - Tổng công ty đường sông Việt Nam – SOWATCO, Việt Nam - Tổng công ty vận tải thuê tàu – Vietfratch, Việt Nam Được kế hoạch Đầu tư cấp giấy phép số 996/GP cho phép thành lập ngày 22/09/1994 Trong NOL cổ đơng đóng góp 48% vốn; Mitsui góp 15%; Sowatco góp 26%; Vietfratch góp 11% FLDC có chức xây dựng Giáo trình Logistics Trang 129 Chương 6: Hệ thống thông tin khai thác cảng container chuyên dụng, với tên giao dịch Vietnam International Container Terminal, gọi tắt VICT VICT đơn vị Việt Nam kinh doanh dịch vụ Logistics Cũng cảng biển lớn thê giới, công nghệ thơng tin sử dụng phổ biến Tóm tắt chương Quản trị hệ thống thông tin phận có tầm quan trọng đặc biệt, khơng thể thiếu tồn q trình hoạch định, thực kiểm sốt có hiệu hoạt động logistics Những thành tựu cơng nghệ thơng tin giúp người ta trao đổi, xử lý thơng tin nhanh chóng, xác, sở kịp thời đưa định đắn Cùng với phát triển công nghệ thông tin, hệ thống thông tin quản trị logistics ngày hồn thiện; Cơng nghệ thơng tin thực trở thành vũ khí cạ nh tranh sắc bén, giúp công ty logistics thành công logistics tồn cầu lớn mạnh Câu hỏ i ơn tập chương Hãy trình bày tầm quan trọng nội dung hệ thống thông tin hoạt động logistics? Trình bày bước cải tiến hệ thống thông tin hoạt động logistics Hãy phân tích số hệ thống thơng tin cơng ty logistics Việt Nam Giáo trình Logistics Trang 130 ... cấp N/Liệu Hình 6. 3 Mạng thông tin internet liên kết thành viên chuỗi cung ứng 6. 2 Chu trình đặt hàng 6. 2.1 Quá trình đáp ứng đơn hàng Để làm rõ nội dung chu trình đặt hàng, theo dõi đường đơn... điều c hỉnh theo ngày Đến tất đơn đặt hàng tiếp nhận, hệ thống đưa danh mục chọn lọc theo sản phẩm theo số lượng đặt hàng cho vị trí kho hàng ấn định số kiểm cho cửa hàng riêng biệt 6. 3.2.3 Quá... cáo trạng thái Thực đơn hàng Tiếp nhận đơn hàng Hỡnh 6. 4 Quá trình đáp ứng đơn hàng Giáo trình Logistics Trang 117 Chương 6: Hệ thống thông tin 6. 2.1.2 Truyền tin đơn hàng (Order transmittal): truyền