Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại văn phòng bộ nội vụ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG BỘ NỘI VỤ Khóa luận tốt nghiệp ngành Người hướng dẫn Sinh viên thực Mã số sinh viên Khóa Lớp : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : THS LÂM THU HẰNG : TRẦN THỊ HƯỜNG : 1305QTVC027 : 2013-2017 : ĐH QTVP 13C HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN Qua thời gian năm học tập rèn luyện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, giảng dạy bảo tận tình thầy, giáo Đặc biệt thầy khoa Quản trị văn phịng truyền đạt cho em kiến thức lý thuyết thực hành thời gian học tập trường Là sinh viên vinh hạnh tự hào thực đề tài khóa luận tốt nghiệp Trong thời gian thực đề tài khóa luận em có hội khảo sát thực tế thực hành công việc nghiệp vụ văn thư Văn phòng Bộ Nội vụ, nhờ em áp dụng kiến thức học vào thực tế công việc quan Bộ Đồng thời học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế quan Để hồn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp em xin chân thành cảm ơn quý thầy, khoa Quản trị văn phịng- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đặc biệt, em xin chân thành gửi lời cảm ơn Cô giáo Lâm Thu HằngGiảng viên Khoa Quản trị văn phịng tận tình bảo hướng dẫn em q trình hồn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp Qua em xin cảm ơn tồn thể cán bộ, cơng chức làm việc Văn phịng Bộ nói riêng đội ngũ cán bộ, công chức quan Bộ tạo điều kiện giúp đỡ hướng dẫn em trình khảo sát quan Trong thời gian thực đề tài khóa luận tốt nghiệp với bảo cán hướng dẫn với tự học hỏi thân Cá nhân em tích lũy thêm nhiều kiến thức thực tế chun ngành học nói chung kiến thức tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phịng Bộ nói riêng Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan kết nghiên cứu đề tài khóa luận trung thực, khơng chép hình thức Những trích dẫn đề tài ghi nguồn gốc rõ ràng phép công bố Tôi xin chịu trách nhiệm có gian lận Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2017 Sinh viên thực MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Công tác văn thư 1.1.2 Khái niệm tổ chức 1.1.3 Khái niệm quản lý 1.1.4 Khái niệm văn 1.1.5 Khái niệm văn 1.1.6 Khái niệm văn đến 1.1.7 Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, danh mục hồ sơ 1.1.8 Khái niệm dấu 1.2 Vị trí, ý nghĩa yêu cầu công tác văn thư 1.2.1 Vị trí 1.2.2 Ý nghĩa 10 1.2.3 Yêu cầu 11 1.3 Nội dung công tác văn thư 12 1.3.1 Soạn thảo ban hành văn 12 1.3.2 Quản lý văn 13 1.3.3 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan 15 1.3.4 Quản lý sử dụng dấu 15 1.4 Vai trò Lãnh đạo Văn phòng Bộ tổ chức quản lý công tác văn thư 16 Tiểu kết 18 Chương THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ 19 2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ 19 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ 19 2.1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Bộ Nội Vụ 19 2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ 21 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ 24 2.1.2.1 Vị trí chức Văn phịng Bộ 24 2.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 25 2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ 25 2.2 Thực trạng tổ chức quản lý nghiệp vụ công tác văn thư văn phòng Bộ Nội vụ 26 2.2.1 Tình hình thực vai trị lãnh đạo Văn phịng Bộ việc tổ chức quản lý cơng tác văn thư 26 2.2.2 Tổ chức máy làm công tác văn thư 28 2.2.3 Tổ chức bố trí nhân làm cơng tác văn thư 30 2.2.4 Công tác xây dựng ban hành văn 32 2.2.4.1 Các văn Bộ Nội vụ ban hành 32 2.2.4.2 Quy trình soạn thảo văn 35 2.2.5 Quản lý văn 40 2.2.5.1 Quản lý văn 41 2.2.5.2 Quản lý văn đến 46 2.2.6 Quản lý sử dụng dấu 53 2.2.7 Công tác lập hồ sơ 54 2.2.7.1 Lập hồ sơ 54 2.2.7.2 Quản lý hồ sơ giao nộp hồ sơ 57 2.2.8 Điều kiện sở vật chất phục vụ công tác văn thư 57 2.2.8.1 Máy móc trang thiết bị 58 2.2.8.2 Một số phần mềm Bộ Nội vụ hỗ trợ công tác văn thư 59 2.2.8.3 Một số điều kiện hỗ trợ khác 60 2.3 Đánh giá tổ chức quản lý công tác văn thư 60 2.3.1 Ưu điểm 61 2.3.2 Hạn chế 63 2.3.3 Nguyên nhân 65 Tiểu kết 66 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG BỘ NỘI VỤ 67 3.1 Xây dựng hệ thống văn công tác văn thư 67 3.2 Nâng cao vai trò lãnh đạo 68 3.3 Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức làm công tác văn thư 69 3.4 Đào tạo, bồi dưỡng công tác văn thư cho người làm văn thư 69 3.5 Đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 70 3.6 Tăng cường hoạt động kiểm tra, giám sát 71 Tiểu kết 73 KẾT LUẬN 74 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 75 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Bộ Nội vụ quan quản lý nhà nước mặt hành chính, Văn phòng Bộ trực tiếp giúp Lãnh đạo quan điều hành máy, đồng thời trung tâm thông tin phục vụ hoạt động đạo quản lý lãnh đạo Chính cơng tác văn thư có vai trị quan trọng, giữ vị trí then chốt cơng tác văn phịng Làm tốt cơng tác văn thư góp phần đẩy mạnh hoạt động quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ quan Công tác văn thư hoạt động góp phần cải cách thủ tục hành Hiện hoạt động cơng tác văn thư Bộ Nội vụ đạt kết tương đối tốt quy trình soạn thảo ban hành văn bản, quản lý giải văn bản, quản lý sử dụng dấu Tuy nhiên tồn số hạn chế cơng tác bố trí xếp nhân chưa phù hợp, công tác lập hồ sơ chưa quản lý chặt chẽ, chưa theo trình tự giải cơng việc, tài liệu cịn tình trạng bó gói để rải rác đơn vị Xuất phát từ thực tế trên, chọn đề tài “ Nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng Bộ Nội vụ” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề Liên quan đến đề tài có số cơng trình nghiên cứu trước như: Giáo trình Lý luận phương pháp cơng tác văn thư - PGS Vương Đình Quyền, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011 Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất Giao thông vận tải, 2017 Đây hai giáo trình nghiên cứu đầy đủ mặt lý luận công tác văn thư Bên cạnh cịn có số khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu thực trạng giải pháp nâng cao hiệu tổ chức công tác văn thư quan Bộ, quan hành doanh nghiệp như: Khóa luận tốt nghiệp tác giả Vi Thị Lợi - Khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với đề tài “Nâng cao hiệu tổ chức quản lý cơng tác văn thư Văn phịng Bộ Lao động - Thương binh Xã hội”; Khóa luận tốt nghiệp tác giả Nguyễn Thị Quyên - Khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với đề tài “Nâng cao hiệu tổ chức quản lý cơng tác văn thư Văn phịng Cục Kinh tế Hợp tác Phát triển nông thôn - Bộ Nơng nghiệp Việt Nam; Khóa luận tốt nghiệp tác giả Nhữ Mai Nhung - lớp ĐHLT Quản trị văn phòng - Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội với đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu tổ chức công tác văn thư Công ty Cổ phần Giấy An Hịa”; Khóa luận tốt nghiệp tác giả Nguyễn Quốc Hỷ - Khoa Quản trị văn phịng - Trường Đại học Thành Đơ “Thực trạng công tác văn thư Tổng cục Thi hành án dân - Bộ Tư pháp”; Khóa luận tốt nghiệp tác giả Bùi Thị Mến - Lớp QT901P “Tiếp tục hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc phịng” Bên cạnh cịn có số báo cáo thực tập nghiên cứu công tác văn thư như: Báo cáo thực tập tác giả Đinh Thị Hoài “Hồn thiện cơng tác văn thư - lưu trữ Phịng Hành Trường Đại học Bách khoa Hà Nội”; Báo cáo thực tập tác giả Nguyễn Văn Đông - Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội với đề tài “Tìm hiểu cơng tác văn thư Bộ Lao động - Thương binh Xã hội - Thực trạng giải pháp” Ngồi có số viết đăng Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam như: Tác giả Phí Thị Nhung với viết “Phát triển ngành văn thư - lưu trữ Nhà nước tiến tình cơng nghiệp hóa đại hóa đất nước”; Tác giả Vương Đình Quyền với viết “Thể thức văn thể thức văn quản lý nhà nước - số vấn đề lý luận thực tiễn”; Tác giả Nguyễn Tất Thắng với viết “Một vài suy nghĩ thực trạng giải pháp nâng cao hoạt động công tác văn thư - lưu trữ doanh nghiệp tỉnh Thừa Thiên Huế” Có thể nói cơng trình nghiên cứu tài liệu nói nghiên cứu đề cập đến vấn đề lý luận chung công tác văn thư phản ánh thực trạng công tác tổ chức quản lý công tác văn thư số quan, tổ chức.Tuy nhiên chưa có đề tài nghiên cứu cách đầy đủ toàn diện tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng Bộ Nội vụ Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu sở lý luận cơng tác văn thư vai trò Lãnh đạo văn phòng việc tổ chức quản lý công tác văn thư Tìm hiểu thực trạng tổ chức quản lý cơng tác văn thư Văn phịng Bộ Nội vụ Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng Bộ Nội vụ Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực đề tài khóa luận tơi cần thực số nhiệm vụ sau: Thứ nhất, Khái quát lý luận chung công tác văn thư Thứ hai, Tìm hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Bộ Nội Vụ Văn phòng Bộ Nội vụ Thứ ba, Khảo sát thực tế vai trò Lãnh đạo Văn phòng việc tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng Bộ Nội vụ Thứ tư, Nhận xét đánh giá thực trạng tổ chức quản lý cơng tác văn thư từ tìm hiểu ngun nhân đề suất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư Bộ Nội vụ Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài công tác tổ chức quản lý công tác văn thư vai trò Lãnh đạo Văn phòng việc tổ chức quản lý công tác văn thư Bộ Nội vụ Phạm vi nghiên cứu: Do giới hạn thời gian điều kiện thực tế nên đề tài tập trung nghiên cứu tìm hiểu vai trị Lãnh đạo Văn phịng việc tổ chức quản lý công tác văn thư Bộ Nội vụ Giả thuyết nghiên cứu Trong hoạt động quan, tổ chức công tác văn thư có vai trị quan trọng khơng thể thiếu Hiệu hoạt động quan phụ thuộc phần lớn vào việc thực công tác văn thư cơng tác tổ chức quản lý công tác văn thư thực tốt góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng quan Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài khóa luận này, trình nghiên cứu thực số phương pháp sau: Phương pháp khảo sát vấn: Trong trình khảo sát tiến hành vấn tìm hiểu quy định, nội quy, quy trình làm việc, nghiệp vụ chuyên môn Qua vấn làm rõ vấn đề cần tìm hiểu Phương pháp thống kê tổng hợp: Được áp dụng để thu thập, tổng hợp trình bày số liệu cơng tác văn thư Thống kê số liệu văn đi, văn đến, thống kê đội ngũ nhân từ tổng hợp để phân tích Phương pháp so sánh: So sánh việc thực công tác văn thư với quy định Nhà nước quan ban hành Phương pháp phân tích tổng hợp: Từ việc quan sát, thống kê, so sánh tiến hành tổng hợp phân tích tư liệu để đưa lập luận mang tính khoa học Đánh giá nhìn nhận mang tính khách quan việc tổ chức quản lý cơng tác văn thư Văn phịng Bộ Nội vụ Từ đề số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động tổ chức quản lý công tác văn thư Phụ lục 03: Mẫu phiếu trình văn Phụ lục 04: Sơ đồ quy trình quản lý giải văn Trách nhiệm thực Văn thư quan/đơn vị Sơ đồ bước Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng,năm văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn Làm thủ tục phát hành,chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Lưu VB Đi Phụ lục 05: Sơ đồ quy trình quản lý giải văn đến Trách nhiệm thực Sơ đồ bước Văn thư quan Tiếp nhận VB đến nhập vào hệ thống quản lý VB đi, đến Văn thư quan Tiếp nhận VB đến, sau chuyển cho LĐVP Lãnh đạo Văn phịng Phân hướng trình duyệt, sau chuyển lại VTVP (Chánh/Phó chánh VP) Văn thư quan LĐ Bộ Tiếp nhận VB, sau phân loại Lãnh đạo xem xét Bộ trưởng Thứ trưởng Tiếp nhận VB Thư ký LĐ Bộ Nhận lại VB, scan VB sau chuyển giao đơn vị Văn thư quan Nhận VB có ý kiến đạo Văn thư đơn vị Lãnh đạo đơn vị Phân phối xử lý giải Phụ lục 06 Mẫu bì văn khơng phép bóc bì Phụ lục 07 Mẫu bì văn có mức độ khẩn “Hỏa tốc” Phụ lục 08: Mẫu dấu đóng dấu đến Phụ lục 09: Hình ảnh giao diện phần mềm quản lý văn đến Phụ lục 10: Sổ đăng ký văn mật đến Phụ lục 11: Mẫu sổ đăng ký văn đến (chuyển giao văn bản) Phụ lục 12: Phiếu xử lý văn đến Phụ lục 14: Mẫu danh mục hồ sơ Phụ lục 15: Bìa hồ sơ Phụ lục 16: Một số hình ảnh máy móc trang thiết bị phục vụ công tác văn thư Máy vi tính máy in phục vụ soạn thảo văn bản, đăng ký văn Máy Photocopy phục vụ nhu cầu nhân tài liệu Máy Fax chuyển văn đến đơn vị trụ sở Thùng thư đơn vị để chuyển giao văn ... việc tổ chức quản lý công tác văn thư Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng Bộ Nội vụ Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng Bộ Nội. .. sở lý luận công tác văn thư vai trò Lãnh đạo văn phòng việc tổ chức quản lý cơng tác văn thư Tìm hiểu thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng Bộ Nội vụ Đề xuất số giải pháp nhằm nâng. .. PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ 67 3.1 Xây dựng hệ thống văn công tác văn thư 67 3.2 Nâng cao vai trò lãnh đạo 68 3.3 Nâng cao