Công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng công chứng thăng long, thành phố hà nội

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP CƠNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG CƠNG CHỨNG THĂNG LONG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS ĐẶNG VĂN PHONG Sinh viên thực : VŨ TRÀ MY Mã số sinh viên : 1607QTVA051 Khóa : 2016-2018 Lớp : ĐHLT QTVP 16A HÀ NỘI - 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi hướng dẫn khoa học Ths Đặng Văn Phong Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa công bố hình thức trước Ngồi ra, khóa luận cịn sử dụng số quan điểm nhận xét, đánh giá tác giả, quan tổ chức có trích dẫn, thích nguồn rõ ràng Nếu phát có gian lận tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung khóa luận Hà Nội, ngày tháng Ngƣời cam đoan Vũ Trà My năm 2018 LỜI CẢM ƠN Một lớn khởi đầu từ mầm nhỏ, đời người khơng có thầy khơng thể trưởng thành Để hồn thành khóa luận tốt nghiệp này, tơi nhận giúp đỡ bảo thầy giáo Trường, gia đình, bạn bè cán nghiệp vụ Văn phịng Cơng chứng Thăng Long, Hà Nội Lời cho phép gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Giảng viên hướng dẫn Ths Đặng Văn Phong – Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình nghiên cứu đề tài hướng dẫn nhiệt tình, tận tâm bảo tơi cho tơi ý kiến q báu để tơi hồn thành khóa luận tốt nghiệp Tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban lãnh đạo chú, anh chị đồng nghiệp Văn phịng Công chứng Thăng Long, Hà Nội cung cấp thông tin, tài liệu thực tế bổ ích dành thời gian tham gia giúp đỡ tơi q trình hồn thành khóa luận Tuy có nhiều cố gắng, chắn khóa luận cịn có nhiều thiếu sót Kính mong nhận góp ý, bảo Thầy Cô giáo Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng Sinh viên Vũ Trà My năm 2018 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Cơ cấu lao động văn phịng cơng chứng Thăng Long 36 Bảng 2.2: Cơ cấu phân cấp nguồn nhân lực phịng hành tổng hợp .38 Bảng 2.3: Trang thiết bị phòng Hành tổng hợp 42 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC BẢNG BIỂU MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Bố cục đề tài CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN PHÕNG 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Khái niệm tổ chức văn phòng 1.1.3 Khái niệm quản lý văn phòng 1.2 Nội dung công tác tổ chức quản lý văn phòng 1.2.1 Tổ chức máy văn phòng 1.2.2 Tổ chức nhân văn phòng 11 1.2.3 Tổ chức mua sắm trang thiết bị ứng dụng CNTT 13 1.2.3.1 Tổ chức mua sắm trang thiết bị 13 1.2.3.2 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động văn phịng 14 1.2.4 Tổ chức thực nghiệp vụ văn phòng 15 1.2.4.1 Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý quan tổ chức 15 1.2.4.2 Tổ chức quản lý công tác hội họp 16 1.2.4.3 Tổ chức chuyến công tác 17 1.2.4.4 Tổ chức quản lý văn 18 1.2.4.5 Công tác lễ tân 19 1.2.5 Xây dựng thực theo kế hoạch 20 1.2.6 Xây dựng thực nội quy, quy chế 21 1.2.7 Thực giao quyền, ủy quyền 22 1.2.8 Xác định thực chế phối hợp 23 1.2.9 Thực kiểm tra, đánh giá văn phòng 24 1.2.10 Khen thưởng kỷ luật 27 1.3 Nguyên tắc tổ chức quản lý văn phòng 29 Tiểu kết 30 CHƢƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG THĂNG LONG 31 2.1 Khái qt chung văn phịng Cơng chứng Thăng Long phịng Hành tổng hợp 31 2.1.1 Khái qt chung văn phịng Cơng chứng Thăng Long 31 2.1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 31 2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức 32 2.1.1.3 Lĩnh vực hoạt động 32 2.1.1.4.Tầm nhìn, sứ mệnh giá trị cốt lõi 32 2.1.2 Khái quát phòng hành tổng hợp 33 2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 33 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức 34 2.2 Thực trạng công tác tổ chức quản lý văn phịng văn phịng cơng chứng Thăng Long 34 2.2.1 Tổ chức máy văn phòng 34 2.2.2 Tổ chức nhân văn phòng 36 2.2.2.1 Đặc điểm nguồn nhân lực văn phịng Cơng chứng Thăng Long 36 2.2.2.2 Thực trạng cơng tác nguồn nhân lực Văn phịng Cơng chứng Thăng Long 38 2.2.3 Tổ chức mua sắm trang thiết bị ứng dụng CNTT 42 2.2.3.1 Tổ chức mua sắm trang thiết bị văn phòng 42 2.2.3.2 Ứng dụng Công nghệ thông tin 45 2.2.4 Tổ chức thực nghiệp vụ văn phòng 46 2.2.5 Xây dựng thực theo kế hoạch 49 2.2.6 Xây dựng thực nội quy, quy chế 51 2.2.7 Thực giao quyền, ủy quyền 54 2.2.8 Xác định thực chế phối hợp 54 2.2.9 Thực kiểm tra, đánh giá văn phòng 56 2.2.10 Khen thưởng kỷ luật 57 2.3 Nhận xét đánh giá 58 2.3.1 Ưu điểm nhược điểm 58 2.3.1.1 Ưu điểm 58 2.3.1.2 Nhược điểm 60 2.3.2 Nguyên nhân 61 Tiểu kết 61 CHƢƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG THĂNG LONG 62 3.1 Định hƣớng phát triển tƣơng lai văn phịng cơng chứng Thăng Long 62 3.2 Một số giải pháp 63 3.2.1 Nhóm giải pháp trước mắt 64 3.2.2 Nhóm giải pháp lâu dài 64 3.2.2.1 Nhóm giải pháp đào tạo nguồn nhân lực sử dụng công nghệ thông tin 64 3.2.2.2 Nhóm giải pháp tổ chức lao động khoa học văn phòng 65 3.2.2.3 Nhóm giải pháp tin học hóa cơng tác văn phịng 65 3.2.2.4 Nhóm giải pháp kiểm tra giám sát cơng tác văn phịng 66 Tiểu kết 66 KẾT LUẬN 67 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 68 PHỤ LỤC 70 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lúc sinh thời, đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng Chiến khu Việt Bắc Tết Nguyên đán Canh Dần năm 1950, Bác Hồ kính yêu dặn: “Cơng tác Văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình Cán Văn phịng nắm tình hình sai lãnh đạo giải công việc không phải nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực công tác giữ bí mật, để phấn đấu thực tốt nhiệm vụ giao” Trong tình hình nay, câu nói Người có ý nghĩa hết, vừa lời dặn sâu sắc, vừa kim nam cho hành động thực nhiệm vụ cán Văn phòng Văn phòng phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo quan, nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin phục vụ việc định quản lý điều hành lãnh đạo Nếu văn phòng tổ chức khoa học, trật tự, nề nếp việc quản lý điều hành công việc quan, tổ chức thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu nhiệm vụ chuyên môn quan, đơn vị Do vậy, Công tác tổ chức quản lý văn phịng cơng tác quan trọng thiếu hoạt động tất quan, tổ chức nói chung văn phịng cơng chứng nói riêng Các quan, tổ chức muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ mình, khâu phải tổ chức quản lý văn phòng cho hợp lý, khoa học Trong năm qua hoạt động văn phịng cơng chứng góp phần đáng kể vào đời sống kinh tế, xã hội đất nước, thúc đẩy phát triển kinh tế thị trường, bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch dân sự, kinh tế tổ chức, cá nhân ngồi nước Cơng chứng nước ta có nhiều hội quan tâm Đảng, Nhà nước Thể chế công chứng liên quan đến cơng chứng hồn chỉnh bước lớn Văn phịng Cơng chứng Thăng Long muốn tồn tại, muốn thành công phát triển bền vững, đòi hỏi phải biết tổ chức quản lý văn phòng khoa học Do để nâng cao hiệu hoạt động văn phịng cơng chứng, em định chọn đề tài “Công tác tổ chức quản lý văn phịng văn phịng cơng chứng Thăng Long, thành phố Hà Nội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu Trên sở nghiên cứu lý luận thực trạng tổ chức quản lý văn phòng, đề xuất giải pháp hồn thiện nâng cao cơng tác tổ chức quản lý văn phịng văn phịng cơng chứng Thăng Long Nhiệm vụ nghiên cứu Đề hoàn thành mục tiêu nghiên cứu, đề tài tập trung giải số nhiệm vụ sau: -Hệ thống hóa sở lý luận công tác tổ chức quản lý văn phòng - Làm rõ thực trạng cơng tác tổ chức quản lý văn phịng Văn phịng Cơng chứng Thăng Long, ưu điểm, hạn chế cần khắc phục nguyên nhân hạn chế - Đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý văn phòng Văn phòng Công chứng Thăng Long Lịch sử nghiên cứu Công tác tổ chức quản lý văn phòng đề tài mang tính thực tiễn cao Đề tài này thu hút khơng quan tâm nhà nghiên cứu nước Đến có nhiều cơng trình nghiên cứu góc độ tiếp cận khác nhau, chia thành nhóm sau: - Các cơng trình nghiên cứu tổ chức văn phòng Năm 2003, đề tài cấp Thành phố: “Đổi tổ chức hoạt động Văn phịng HĐND UBND Thành phố Hồ Chí Minh góp phần thực có hiệu cải cách hành Tp Hồ Chí Minh” TS Lê Văn In làm Chủ nhiệm đề tài tiến hành nghiên cứu Đề tài nghiệm thu xếp loại “Khá” đóng góp có hiệu cho đổi hoạt động văn phòng UBND cấp Thành phố khu vực phía Nam Đỗ Văn Học, “Đào tạo Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh) hợp tác trường đại học, cao đẳng Việt Nam”, Kỷ yếu Tọa đàm khoa học hợp tác nghiên cứu đào tạo quản trị văn phòng Trường Đại học KHXH & NV Hà Nội tổ chức năm 2011 Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng doanh nghiệp - từ lý luận đến thực tiễn, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội, 2013) Đỗ Văn Học, Trịnh Việt Dũng (2013), “Vài nét đào tạo ngành Quản trị văn phòng nước ta số vấn đề thực tế đặt ra”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 3), tr.23-27, 2013 - Các cơng trình nghiên cứu quản lý văn phịng Nghiêm Kỳ Hồng, “Một số vấn đề hợp tác nghiên cứu đào tạo quản trị văn phòng”, Kỷ yếu Tọa đàm khoa học hợp tác nghiên cứu đào tạo quản trị văn phòng Trường Đại học KHXH & NV Hà Nội tổ chức, 2011 Nghiêm Hồng Kỳ, “Văn phòng quan HCNN với cải cách hành NN nước ta”, Kỷ yếu Hội thảo Hội thảo khoa học Đánh giá 10 năm thực Chương trình tổng thể Cải cách hành Việt Nam Học viện Hành tổ chức, 5/2011 Đỗ Văn Học, Trịnh Việt Dũng (2013), “Vài nét đào tạo ngành Quản trị văn phòng nước ta số vấn đề thực tế đặt ra”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 3), tr.23-27, 2013 - Các cơng trình nghiên cứu nghiệp vụ văn phịng Giáo trình: Quản trị văn phịng, năm 2003, Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ văn phòng I, tác giả Nghiêm Hồng Kỳ, Trần Như Nghiêm Giáo trình: Quản trị văn phịng, năm 2015, Nhà xuất Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh tác giả Nghiêm Hồng Kỳ Giáo trình : Mấy vấn đề cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ thời kỳ đổi mới, năm 2003, Nhà xuất Chính trị Quốc gia tác giả Nghiêm Hồng Kỳ Một số đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: Đề tài “Mơ hình tổ chức hoạt động Văn phòng Liên hiệp Hội khoa học kỹ thuật Việt Nam” sinh viên Ngô Thị Diên – Lớp 1205QTVB làm chủ nhiệm đề tài Đề tài “ Cơng tác quản trị văn phịng Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT” sinh viên Nguyễn Thị Ngọc Anh – Lớp 1205QTVD làm chủ nhiệm đề tài Đề tài “Nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Trung tâm văn hóa thể thao quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng” sinh viên Lê Bảo Trân – Lớp 1405QTVD làm chủ nhiệm đề tài Đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng Bộ LĐTB XH” sinh viên Ngô Thị Diên – Lớp 1205QTVB làm chủ nhiệm đề tài Hầu hết đề tài cung cấp sở lý luận văn phòng, vai trị quan trọng cơng tác tổ chức quản lý văn phịng Tuy nhiên đến chưa có cơng trình nghiên cứu công tác tổ chức quản lý văn phịng văn phịng cơng chứng Thăng long Do đề tài khóa luận khơng mang tính trùng lặp Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác tổ chức quản lý văn phịng Văn phịng Cơng chứng Thăng Long, thành phố Hà Nội Phạm vi nghiên cứu: - Khơng gian: Văn phịng Cơng chứng Thăng Long – Hà Nội - Thời gian: từ năm 2016-2018 Giả thuyết nghiên cứu Trong bối cảnh nhiều hội thách thức, đứng trước cạnh tranh gay gắt tổ chức cơng chứng, văn phịng công chứng Thăng Long tổ chức quản lý văn phịng cách khoa học góp phần nâng cao hiệu hoạt động, tăng khả cạnh tranh thích nghi cao trước biến động xã hội Bên cạnh hồn thành tốt nhiệm vụ mà nhà nước ủy nhiệm cung cấp dịch vụ cơng, bảo đảm Hịa chung khơng khí cổ vũ U23 Việt Nam Hịa chung khơng khí cổ vũ U23 Việt Nam Nguồn: Phịng Hành tổng hợp 75 Khen thƣởng cuối năm Lễ kỉ niệm năm thành lập Văn phịng cơng chứng Thăng Long Nguồn: Phịng Hành tổng hợp 76 Trung thu 2018 Trung thu 2018 Nguồn: Phòng Hành tổng hợp 77 PHỤ LỤC 4: PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ Nguồn: Phịng Hành tổng hợp 78 PHỤ LỤC 5: MỘT SỐ HÌNH ẢNH LƢU TRỮ HỒ SƠ Nguồn: Phịng Hành tổng hợp 79 Nguồn: Phịng Hành tổng hợp 80 Nguồn: Phịng Hành tổng hợp 81 PHỤ LỤC 6: MỘT SỐ HÌNH ẢNH HỘI HỌP Nguồn: Phịng Hành tổng hợp 82 Nguồn: Phịng Hành tổng hợp 83 Nguồn: Phịng Hành tổng hợp 84 PHỤ LỤC 7: MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ TÁC PHONG LÀM VIỆC Nguồn: Phịng Hành tổng hợp 85 Nguồn: Phịng Hành tổng hợp 86 PHỤ LỤC 8: CƠ SỞ VẬT CHẤT TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÕNG 87 Nguồn: Phịng Hành tổng hợp 88 Nguồn: Phịng Hành tổng hợp 89 ... nghiệp vụ văn phịng bao gồm: - Tổ chức cơng tác thơng tin phục vụ lãnh đạo, quản lý quan tổ chức - Tổ chức quản lý công tác hội họp - Tổ chức chuyến công tác - Tổ chức quản lý văn - Công tác lễ... sở lý luận văn phịng cơng tác tổ chức quản lý văn phịng Chương 2: Thực trạng cơng tác tổ chức quản lý văn phòng văn phòng công chứng Thăng Long Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức. .. 1.1.3 Khái niệm quản lý văn phòng 1.2 Nội dung công tác tổ chức quản lý văn phòng 1.2.1 Tổ chức máy văn phòng 1.2.2 Tổ chức nhân văn phòng 11 1.2.3 Tổ chức mua sắm trang