Công tác tổ chức hội họp của văn phòng công ty điện lực hai bà trưng

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN NGỌC LINH Sinh viên thực : VŨ THỊ GIANG Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1305QTVD008, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13D HÀ NỘI - 2017 LỜI CAM ĐOAN Tơi thực khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài: “Cơng tác tổ chức hội họp Văn phịng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng” Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2017 Người thực Vũ Thị Giang DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT VP Văn phòng CB Cán CBCNV Cán công nhân viên CNTT Công nghệ thông tin UBND Ủy ban nhân dân KH-TC Kế hoạch - tài MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lí chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu 4 Nhiệm vụ nghiên cứu 5 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Cấu trúc đề tài CHƯƠNG LÍ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm hội họp 1.1.2 Tổ chức 1.1.3 Tổ chức hội họp 1.1.4 Một số khái niệm khác 10 1.2 Phân loại hội họp 10 1.2.1 Căn theo cách thức triệu tập họp 10 1.2.2 Căn theo hình thức tổ chức họp 10 1.2.3 Căn vào tính chất mục đích họp 11 1.2.4 Căn theo nội dung công việc 11 1.3 Vai trò hội họp 12 1.4 Nguyên tắc tổ chức hội họp 14 1.5 Quy trình tổ chức họp 16 1.5.1 Trước họp 17 1.5.2 Trong họp 20 1.5.3 Sau họp 22 KẾT LUẬN CHƯƠNG 23 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG 24 2.1 Khái quát chung Công ty Điện lực Hai Bà Trưng Văn phịng cơng ty 24 2.1.1 Lịch sử hình thành Cơng ty 24 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty 25 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ VP Công ty Điện lực Hai Bà Trưng 27 2.2 Vai trò Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng việc tổ chức họp Công ty 29 2.3 Các loại hình hội họp Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng 31 2.3.1 Phiên họp thường kỳ Công ty 31 2.3.2 Họp xử lý công việc thường xuyên 37 2.3.3 Họp tham mưu, tư vấn 38 2.3.4 Họp chuyên môn 38 2.3.5 Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) 39 2.4 Thực trạng công tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng 41 2.4.1 Tổ chức công tác chuẩn bị 41 2.4.2 Tổ chức công tác điều hành hội họp 47 2.4.3 Tổ chức công việc kết thúc hội họp 50 2.5 Đánh giá công tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng 52 2.5.1 Ưu điểm 52 2.5.2 Nhược điểm 54 2.5.3 Nguyên nhân 55 KẾT LUẬN CHƯƠNG 56 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG 58 3.1 Ban hành văn quy định liên quan đến công tác tổ chức hội họp 58 3.2 Nâng cao vai trò lãnh đạo văn phòng nghiệp vụ văn phịng cho cán cơng chức 59 3.2.1 Nâng cao vai trò lãnh đạo văn phòng 59 3.2.2 Nâng cao nghiệp vụ văn phịng cho cán cơng nhân viên 60 3.3 Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chương trình tổ chức hội họp khoa học, hợp lý 61 3.4 Nâng cao chất lượng sở vật chất, công tác hậu cần phục vụ hội họp 62 3.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 63 3.6 Ứng dụng ISO vào công tác tổ chức hội họp 65 3.7 Một số giải pháp khác 66 KẾT LUẬN CHƯƠNG 67 KẾT LUẬN 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 70 PHỤ LỤC 72 MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Trong hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp công tác tổ chức hội họp đóng vai trị quan trọng hội họp hình thức hoạt động quản lý, giúp giải công việc, thông tin quan giúp thủ tưởng quan, đơn vị trực tiếp thực vai trò lãnh đạo, điều hành, nắm bắt thơng tin, tình hình ý kiến đóng góp đơn vị, cá nhân cấp Hiện có văn đạo, hướng dẫn chế độ họp thủ tướng phủ: Quyết định số: 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng năm 2006 Thủ tướng phủ ban hành quy định chế độ họp quan hành nhà nước Tuy nhiên, việc tổ chức công tác hội họp cần thực quy định pháp luật, mà quan trọng tổ chức hiệu Giảm số lượng tăng chất lượng hội họp yêu cầu thiết thực quan Đối với công tác văn phòng, văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, tổ chức; nơi thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực, phục vụ hậu cần đám bảo điều kiện cần thiết cho hoạt động quan, tổ chức Văn phịng thực hai chức tham mưu – tổng hợp hậu cần Để thực hai chức này, văn phịng cần phải thực nhiều nhiệm vụ, tổ chức hôi họp nhiệm vụ quan trọng văn phịng Đó tiêu chí đánh giá hiệu hoạt động văn phịng Hiện nay, cơng tác hội họp quan vấn đề đáng ý, bên cạnh điểm tiến tồn điểm bất cập định: số lượng hội họp nhiều, chất lượng hội họp lại vấn đề đáng bàn Thực tế, nhiều hội họp không thành công trọn vẹn cơng tác tổ chức hội họp cịn tồn cần khắc phục Sau trình thực tập Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, nhận thấy công tác tổ chức hội họp Công ty bên cạnh ưu điểm vấp phải hạn chế định Do tơi chọn đề tài “Cơng tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp với mong muốn góp phần nâng cao cơng tác tổ chức hội họp nói riêng, cơng tác văn phịng Cơng ty nói chung Tơi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc Công ty Điện lực Hai Bà Trưng; cô, chú, anh chị công tác Văn phịng Cơng ty giúp đỡ tạo điều kiện tốt để quan sát thực tế, điều tra, khảo sát, thu thập thơng tin để hồn thành đề tài Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành tới thầy cô khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt Thạc sĩ Nguyễn Ngọc Linh tận tình hướng dẫn gíup đỡ tơi suốt q trình thực khóa luận tốt nghiệp Mặc dù có nhiều cố gắng hạn chế kiến thức nguyên nhân khác nên đề tài cịn nhiều thiếu sót hạn chế Vì vậy, tơi mong nhận ý kiến góp ý Hội đồng Q thầy, để khóa luận tơi hồn thiện Những ý kiến đóng góp Hội đồng Q thầy giúp tơi nhận thiếu sót cịn tồn Khóa luận tốt nghiệp để từ tơi có thêm tư liệu, kinh nghiệm để hồn thành tốt đề tài đường hoc vấn đường nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! Lịch sử nghiên cứu Công tác tổ chức hội họp nhiều tác giả quan tâm, khai thác Nhiều sách, giáo trình nghiên cứu vấn đề này, điển hình số cơng trình sau: - Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị hành văn phịng, NXB Lao động-Thương binh-Xã hội, Hồ Chí Minh - Nguyễn Thành Độ Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế quốc dân - Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội - Nguyễn Văn Thâm (2003), Tổ chức điều hành hoạt động cơng sở, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội - Những cơng trình sở lí luận để nghiên cứu thực tiễn Bên cạnh đó, cịn có luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập nghiên cứu công tác tổ chức hội họp: - Khóa luận tốt nghiệp: “Cơng tác tổ chức Hội họp Văn phịng UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” tác giả Ngô Thị Hải Anh, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2015 - Khóa luận tốt nghiệp: “Cơng tác tổ chức điều hành hội họp UBND huyện Hòa Vang, thành phố Đà Nẵng” tác giả Lê Thị Dung, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2015 - Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu cơng tác tổ chức hội họp UBND xã Lệ Xá” tác giả Vũ Thị Nhân, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, năm 2011 - Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu cơng tác tổ chức Hội thảo Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội” tác giả Nguyễn Thị Thoa lớp TKVPK3 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu quy trình tơ chức loại hình hội họp quan, tổ chức” tác giả Nguyễn Phú Thành lớp TKVPK3, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2010 Ngồi sách, giáo trình, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập đề cập đây, có nhiều viết, báo đề cập tới công tác này: - Phùng Văn Mùi, Báo Dân trí, Bàn thêm việc họp nay, http://dantri.com.vn/ban-doc/ban-them-ve-viec-hop-hien-nay1281334035.htm [Truy cập ngày 08/8/2010] - Phúc Huy, Báo Tuổi trẻ, Quá tải hội họp – Phải cải cách chế quản lý, http://tuoitre.vn/tin/chinh-tri-xa-hoi/20080806/qua-tai-hoi-hop -bai3-phai-cai-cach-co-che-quan-ly/272236.html [Truy cập ngày 06/8/2008] - TS Lưu Kiếm Thanh, Tạp chí Tổ chức nhà nước, Những nguyên tắc nâng cao hiệu hội họp, http://tcnn.vn/Plus.aspx/vi/News/125/0/1010067/0/4940/Nhung_nguyen_tac_ nang_cao_hieu_qua_hoi_hop [Truy cập ngày 07/10/2013] - Tâm Phúc, Báo Lao động, Giảm – nâng cao chất lượng hội họp, http://m.laodong.com.vn/dbscl/giam-nang-cao-chat-luong-hoi-hop340647.bld [Truy cập ngày 12/6/2015] Mặc dù có nhiều cơng trình nghiên cứu cơng tác tổ chức hội họp, nhiên chưa có cơng trình nghiên cứu trực tiếp vấn đề Công ty Điện lực Hai Bà Trưng Mục tiêu nghiên cứu  Mục tiêu chung: Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng, qua đưa giải pháp để nâng cao hiệu công tác tổ chức hội họp quan  Mục tiêu cụ thể: Thứ làm sáng tỏ sở lý luận công tác tổ chức hội họp Thứ hai phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội họp Công ty Điện lực Hai Bà Trưng Thứ ba, đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC TP HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG Độc lập – Tự – Hạnh phúc QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ HỌP TRONG CÔNG TY (Ban hành kèm theo Quyết định số: .ngày tháng năm Công ty Điện lực Hai Bà Trưng việc ban hành Quy định chế độ họp Công ty) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Phạm vi điều chỉnh Quy định điều chỉnh việc tổ chức hội nghị, họp (dưới gọi chung họp) hoạt động quản lý, điều hành Công ty Điện lực Hai Bà Trưng Các họp giao ban điều hành sản xuất hàng ngày; buổi hội thảo, toạ đàm khoa học không thuộc phạm vi điều hành Quy định Điều 2: Đối tượng áp dụng: Văn phịng Cơng ty Các đơn vị trực thuộc Điều 3: Giải thích từ ngữ: Trong quy định này, từ ngữ hiểu sau: Họp hình thức hoạt động quản lý, cách thức giải cơng việc, thơng qua thủ trưởng quan, đơn vị trực tiếp thực lãnh đạo đạo, điều hành hoạt động SXKD thuộc chức thẩm quyền theo Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty quy định Pháp luật Họp tham mưu, tư vấn họp để thủ trưởng quan, đơn vị nghe ý kiến đề xuất kiến nghị đơn vị cấp dưới, chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thơng tin, có thêm sở, trước định theo chức năng, thẩm quyền Họp giải công việc họp cấp với lãnh đạo đơn vị cấp để giải cơng việc có tính chất quan trọng vượt q thẩm quyền cấp để kiểm tra trực tiếp chỗ tình hình thực nhiệm vụ công tác cấp Họp chuyên môn họp để trao đổi, thảo luận vấn đề thuộc chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng hoàn thiện dự án, đề án Họp giao ban họp lãnh đạo quan, đơn vị để nắm tình hình triển khai thực nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến thực đạo giải công việc thường xuyên Họp tập huấn triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) họp để quản triệt, thống nhận thức hành động nội dung tinh thần chủ trương sách lớn, quan trọng Đảng Nhà nước quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm họp để kiểm điểm, đánh gía tình hình kết thực nhiệm vụ công tác hàng năm bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới quan, đơn vị Họp sơ kết tổng kết chuyên đề họp để đánh giá tình hình triển khai kết thực chủ trương, sách quan trọng Hội nghị Tri ân khách hàng Hội nghị nhằm hướng tới khách hàng, tri ân khách hàng, để đáp ứng nhu cầu khách hàng dịch vụ điện, lắng nghe, tiếp thu ý kiến đóng góp khách hàng sử dụng điện 10 Người chủ trì họp người có thẩm quyền điều hành họp, đưa ý kiến kết luận họp 11 Người tham gia dự họp người triệu tập, người mời họp người đại diện cho quan, đơn vị mời họp người uỷ quyền dự họp 12 Cuộc họp Giám đốc họp Giám đốc Phó Giám đốc chủ trì để đạo, điều hành giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Giám đốc 13 Cuộc họp đơn vị trực thuộc họp lãnh đạo đơn vị chủ trì để đạo, phối hợp giải cơng việc thuộc chức năng, thẩm quyền lãnh đạo đơn vị Điều 4: Mục đích: Mục đích quy định nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng họp hoạt động quan, đơn vị, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí việc tổ chức họp, góp phần tích cực tiếp tục đổi nâng cao hiệu lực, hiệu đạo, điều hành thủ trưởng quan, đơn vị, đáp ứng yêu cầu cải cách hành Điều 5: Nguyên tắc tổ chức họp: Bảo đảm giải công việc thẩm quyền phạm vi trách nhiệm phân công, cấp không can thiệp giải công việc thuộc thẩm quyền cấp cấp không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp giải Chỉ tiến hành họp thực cần thiết để phục vụ cho công tác đạo, điều hành thủ trưởng quan, đơn vị việc thực định quản lý, điều hành Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao thực nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân phân công xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu công tác đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt thủ trưởng quan, đơn vị Theo chương trình kế hoạch; thực cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành, bố trí hợp lý, bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, khơng hình thức phô trương Thực lồng ghép nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp loại họp với việc tổ chức họp cách hợp lý Điều 6: Trách nhiệm việc đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ vào việc đổi họp: Giám đốc Công ty lãnh đạo đơn vị trực thuộc có trách nhiệm tổ chức, đạo nghiêm cứu, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ, trước hết công nghệ thông tin, việc đổi công tác lãnh đạo, đạo, điều hành để giảm bớt họp; để không ngừng cải tiến nội dung, cách thức tiến hành, nâng cao chất lượng hiệu họp Điều 7: Các trường hợp không tổ chức họp: Phổ biến, quán triệt triển khai thực văn quy phạm Pháp luật, văn đạo cấp Việc sơ kết kiểm điểm, đánh giá tình hình kết tháng thực chương trình, kế hoạch nhiệm vụ công tác hàng năm Công ty, đơn vị trực thuộc Giải công việc thường xun tình hình có thiên tai, địch hoạ tình trạng khẩn cấp Những việc cụ thể uỷ quyền phân công, phân cấp rõ thẩm quyền trách nhiệm cho tổ chức cá nhân cấp giải Tổ chức lấy ý kiến lãnh đạo quan, đơn vị tham gia xây dựng, hoàn thiện đề án, dự án, trừ trường hợp đề án, dự án lớn, quan trọng liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý nhiều quan, đơn vị Trao đổi thông tin giao lưu học tập kinh nghiệm quan, đơn vị Giải nội dung cơng việc mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật để giải công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức họp, trừ trường hợp họp lớn, quan trọng Những việc Pháp luật quy định giải cách thức khác không cần thiết phải thông qua họp Điều 8: Họp tổ chức Đảng, đoàn thể tổ chức khác: Đảng, đoàn thể tổ chức khác Công ty tổ chức theo Điều lệ tổ chức bố trí hợp lý phù hợp với tính chất đặc điểm tổ chức hoạt động Công ty Chương II QUY TRÌNH TỔ CHỨC CUỘC HỌP Điều 9: Xây dựng kế hoạch tổ chức họp: Căn vào chương trình cơng tác hàng năm, hàng quý quan, đơn vị yêu cầu giải công việc, Giám đốc Công ty đạo xây dựng định kế hoạch tổ chức họp lớn, quan trọng năm hàng quý; phân cơng trách nhiệm Phịng chức năng, đơn vị trực thuộc chuẩn bị nội dung, địa điểm vấn đề khác liên quan đến công việc tổ chức họp Kế hoạch tổ chức họp năm hàng quý phải thông báo trước cho đối tượng triệu tập mời tham dự Các họp bất thường tổ chức để giải công việc đột xuất, khẩn cấp Khống chế số lượng họp tuần, tháng để dành thời gian giải công việc Điều 10 Chuẩn bị nội dung họp: Nội dung họp phải Phịng chức Cơng ty, đơn vị phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, yêu cầu thời gian Đơn vị, Phịng chức được phân cơng chuẩn bị nội dung phải chuẩn bị dự thảo biên thông báo kết luận họp Những vấn đề liên quan đến nội dung họp yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến, kiến nghị họp phải chuẩn bị đầy đủ trước văn Đối với tài liệu dài, có nhiều nội dung, ngồi văn cịn phải chuẩn bị thêm nhiều tóm tắt Điều 11: Giấy mời họp: Giầy mời họp phải cần ghi rõ nội dung sau đây: a) Người triệu tập chủ trì b) Thành phần tham dự c) Người triệu tập, người mời tham dự d) Nội dung họp, thời gian, địa điểm họp e) Những yêu cầu người triệu tập, mời tham dự Giấy mời họp phải gửi trước ngày họp 02 ngày làm việc, kèm theo tầi liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu gợi ý liên quan đến nội dung họp, trừ trường hợp họp đột xuất Điều 12 Thành phần số lượng người tham dự họp: Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu họp, người triệu tập họp phải cân nhắc kỹ định thành phần, số lượng người tham dự họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm hiệu Chỉ người liên quan trực tiếp mời đến dự họp, đối tượng liên quan gián tiếp nhận thông báo (hoặc nghị quyết) để nắm bắt thông tin Trưởng Phòng ban, lãnh đạo đơn vị mời họp phải cử người tham dự họp thành phần, cử người có đủ thẩm quyền, lực, trình độ đáp ứng nội dung yêu cầu họp Trường hợp người triệu tập mời lãnh đạo đơn vị tham dự họp (có lý đáng) uỷ quyền cho cấp có đủ khả năng, đáp ứng nội dung yêu cầu họp họp thay Khách mời người chủ trì định; đại diện quan, đơn vị có liên quan nhiều đến cơng việc thơng tin cần giải Điều 13 Thời gian tiến hành họp: Thời gian tiến hành họp thuộc họp quy định sau: a) Họp giao ban tuần, tham mưu, tư vấn không buổi làm việc; b) Họp sơ kết quý, tổng kết chuyên đề, họp chuyên môn từ buổi đến ngày tuỳ theo tính chất nội dung họp c) Họp tổng kết công tác năm không ngày d) Họp tập huấn tuỳ theo tính chất nội dung vấn đề, bố trí chủ yếu vào ngày nghỉ Các loại họp khác tuỳ theo tính chất nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, khơng ngày Điều 14 Những yêu cầu tiến hành họp: Mỗi họp kết hợp giải nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu vấn đề điều kiện hoàn thành cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng hiệu giải công việc Người chủ trì người phân cơng trình bầy tóm tắt ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi đề án, dự án, vấn đề đưa họp nêu vấn đề cịn ý kiến khác nhau, khơng đọc tồn văn tài liệu, văn họp, khơng trình bầy toàn nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý họp Việc phát biểu, trao đổi ý kiến họp phải tập trung chủ yếu vào vấn đề ý kiến khác để đề xuất biện pháp xử lý Ý kiến kết luận người chủ trì họp phải rõ ràng cụ thể, thể đầy đủ tính chất, nội dung yêu cầu họp Điều 15 Trách nhiệm người chủ trì họp: Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian lịch trình họp Xác định thời gian tối đa cho người tham dự họp trình bầy ý kiến cách hợp lý Điều khiển họp theo mục đích, u cầu đặt Có ý kiến kết luận họp, trước kết thúc họp Giao trách nhiệm cho Phòng ban, đơn vị có thẩm quyền văn thơng báo kết họp đến quan, đơn vị, cá nhân có liên quan Điều 16 Trách nhiệm người tham dự họp: Nghiên cứu tài liệu, văn họp nhận trước đến dự họp Chuẩn bị trứơc ý kiến phát biểu họp Phải dự họp thành phần, đến họp tham dự hết thời gian họp Chỉ trường hợp lý đột xuất đồng ý người chủ trì người tham dự rời họp trước họp kết thúc Trong dự họp, không làm việc riêng xử lý công việc không liên quan đến nội dung họp Không gọi nghe điện thoại di động phịng họp Trình bày ý kiến tham gia tranh luận họp phải ngắn gọn, thẳng vào nội dung vấn đề không vượt thời gian mà người chủ trì họp cho phép Trong trường hợp cử họp thay, phải báo cáo kết họp cho thủ trưởng quan, đơn vị cử họp Điều 17 Biên họp thông báo kết họp: 1.Nội dung diễn biến họp phải ghi thành Biên a) Ngưịi chủ trì danh sách người tham dự có mặt họp; b) Những vấn đề trình bày thảo luận họp; c) ý kiến phát biểu người tham dự họp; d) Kết luận chủ toạ họp định đưa họp Chậm ngày làm việc sau ngày kết thúc họp, phòng chức đơn vị giao trách nhiệm chuẩn bị họp phải hồn thành dự thảo thơng báo kết luận, chuyển cho Văn phịng Cơng ty để kiểm tra thể thức, ký gửi cho quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực Văn thông báo kết luận họp bao gồm nội dung sau: a) Ý kiến kết luận người chủ trì họp vấn đề đưa họp; b) Quyết định người có thẩm quyền đưa họp việc giải vấn đề có liên quan phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện, Văn thông báo kết luận họp không thay cho việc văn quy phạm Pháp luật văn cá biệt thủ trưởng quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định quy định Pháp luật để giải vấn đề liên quan định họp Điều 18: Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực ý kiến kết luận, đạo đưa họp Việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực ý kiến kết luận, đạo đưa họp phải giao cho cá nhân có thẩm quyền phịng ban liên quan chịu trách nhiệm Chương III CÁC QUY ĐỊNH KHÁC Điều 19: Xây dựng chương trình cơng tác khoa học, hợp lý để giảm bớt việc tổ chức họp: Trên sở chức năng, thẩm quyền theo quy định, Giám đốc Cơng ty, thủ trưởng đơn vị trực thuộc có trách nhiệm đạo xây dựng chương trình cơng tác hàng năm, hàng quý hàng tháng quan, đơn vị bảo đảm khoa học, hợp lý Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành việc quản lý, thực chương trình cơng tác Chỉ trường hợp thật cần thiết điều chỉnh chương trình cơng tác Điều 20: Mối quan hệ tổ chức họp giải công việc cá nhân, tổ chức Văn phịng Cơng ty, đơn vị có quan hệ trực tiếp giải cơng việc hàng ngày cá nhân, tổ chức khơng họp mà làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho việc tiếp nhận xử lý công việc cá nhân, tổ chức Giám đốc Công ty, thủ trưởng đơn vị trực thuộc không sử dụng thời gian thực chế độ tiếp công dân, trực tiếp xử lý khiếu kiện công dân theo quy định Pháp luật để tham dự chủ trì họp Điều 21: Cấm kết hợp tổ chức họp vối việc tham quan, nghỉ mát: Không kết hợp tổ chức họp với tham quan, nghỉ mát dùng hình thức họp để tổ chức vui chơi, giải trí Người đứng đầu quan, đơn vị đứng tổ chức triệu tập họp phải chịu trách nhiệm cá nhân việc để xẩy tình trạng nói Điều 22: Thực chế độ giải công việc để giảm bớt họp: - Các cơng việc giải hàng ngày phải giải ngay, khơng chờ đến họp để giải - Lãnh đạo cấp đơn vị phải có chương trình kế hoạch để thực chế độ kiểm tra hoạt động đơn vị cấp việc thực quy định Pháp luật văn cấp trên; trực tiếp đạo xử lý chỗ công việc phát sinh có liên quan thuộc thẩm quyền Điều 23 Kinh phí phục vụ họp (hội nghị): Kinh phí phục vụ họp theo quy định Quy chế Tài Tổng Cơng ty phù hợp với dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp phê duyệt Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 24 Trách nhiệm quản lý chế độ họp đơn vị trực thuộc Trách nhiệm Giám đốc: a) Xây dựng kế hoạch tổ chức họp theo Điều quy định này; b) Thi hành biện pháp cải cách, đổi đạo điều hành để giảm bớt, cải tiến nâng cao chất lượng, hiệu họp Trách nhiệm Văn phịng Cơng ty: a) Tổ chức thực quy định tổ chức họp Công ty thuộc phạn vi thẩm quyền giao; b) Hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra quan, đơn vị trực thuộc việc thực Quy định Trách nhiệm Thủ trưởng đơn vị trực thuộc: a) Xây dựng ban hành quy định cụ thể tổ chức họp đơn vị mình; b) Chỉ đạo việc thực quy định tổ chức họp hoạt động đơn vị; c) Thi hành biện pháp cải cách, đổi đạo điều hành để giảm bớt, cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu qủa họp Văn phịng Đảng ủy, Cơng đồn, Đồn niên Công ty: Nghiên cứu, tổ chức vận dụng quy định để cải tiến giảm bớt họp Điều 25: Hiệu lực thi hành: Quy định có hiệu lực kể từ ngày ký Quyết định ban hành Các quy định trước họp hoạt động Công ty đơn vị trực thuộc trái với Quy định bỏ./ PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ CƠNG TÁC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG ... tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng Chương Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng Trước hết, chương đưa khái quát Công ty. .. hiệu công tác tổ chức hội họp quan  Mục tiêu cụ thể: Thứ làm sáng tỏ sở lý luận công tác tổ chức hội họp Thứ hai phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội họp Công ty Điện lực Hai Bà Trưng. .. chính: Trước họp, họp sau họp Chương sở để nghiên cứu thực tiễn vấn đề Công ty Điện lực Hai Bà Trưng 23 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG 2.1