Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Quản lý và Sửa chữa đường bộ 234

Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Quản lý và Sửa chữa đường bộ 234 Hiện nay,Bộ giao thông vận tải đang từng bước cổ phần hoá các công ty trực thuộc bộ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các công ty này. Đồng thời làm giảm gánh nặng cho ngân sách nhà nước. Hơn nữa nếu như đàm phán thành công, Việt Nam sẽ trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới- WTO, tổ chức kinh tế lớn nhất thế giới. WTO không phải là một tổ chức công bằng, song khi tham gia vào tổ chức này thì các doanh nghiệp Việt Nam cũng được bảo vệ bởi những điều luật của WTO. Tuy nhiên,để có thể đứng vững và phát triển đòi hỏi ngay từ bây giờ các doanh nghiệp nói chung và trong lĩnh vực giao thông vận tải nói riêng phải có những thay đổi nhất định năng động, sáng tạo hơn, chủ động tìm kiếm liên doanh liên kết, mở rộng lĩnh vực sản xuất thích ứng được với những thay đổi của môi trường. Do vậy, với cách thức làm việc từ trước đến nay thì các doanh nghiệp nhà nước cần tiến hành cải tổ là bộ máy quản lý của công ty. I. Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 1.Phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức Mặc dù còn có những hạn chế trong cơ cấu tổ chức của công ty song chúng ta cũng không thể phủ nhận những thành tựu mà công ty đã xây dựng nên kể từ khi thành lập cho đến nay.Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả trong công tác sản xuất kinh doanh, nhạy bén , năng động với những thay đổi của môi trường thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty là hoàn toàn cần thiết trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay go và khốc liệt. Để đạt được hiệu quả thì theo em cơ cấu tổ chức mới cần phải đảm bảo theo những yêu cầu sau đây:  Xác định rõ chức năng, quyền hạn và nghĩa vụ của từng vị trí công tác đặc biệt là với các nhà quản lý cấp cao như các phó giám đốc.Tránh tình trạng ai cũng làm được việc song hiệu quả là không cao, chồng chéo về chức năng song trách nhiệm thì không được xác định một cách rõ ràng.  Cần xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức gọn nhẹ theo đúng chức năng, cơ cấu đó nên được công bố cho tất cả các nhân viên trong công ty hiểu rõ, tránh mập mờ.Bởi khi các nhân viên hiểu rõ vị trí công tác của từng người thì hiệu quả làm việc sẽ nhanh, gọn và bản thân người nhận nhiệm vụ cũng không thể trốn tránh trách nhiệm khi trách nhiệm đó đã được công bố, cũng như không thể đùn đẩy cho những người khác.  Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho các nhân viên. Đánh giá sắp xếp phân công công việc phù hợp với trình độ của cán bộ công nhân viên.  Xây dựng cơ cấu tổ chức mà ở đó công việc được tiến hành trôi chảy,liên tục và đồng bộ với nhau.  Thiết lập một cơ cấu tổ chức có sự kết hợp hài hoà, hợp lý, có sự phối kết hợp một cách chặt chẽ giữa các phòng ban, bộ phận sao cho công việc không bị bỏ xót hay chồng chéo chức năng đồng thời tạo điều kiện cho công tác truyền đạt thông tin, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá hiệu quả làm việc. 2. Phương hướng phát triển của công ty  Tận dụng tối đa mọi nguồn lực sẵn có để phát triển sản xuất .  Hoàn thiện tốt chức năng nhiệm vụ được Khu quản lý đường bộ II giao, đặc biệt là có những giải pháp tránh thất thoát trong công tác thu phí đường bộ. bảo dưỡng tốt các con đường thuộc địa phận quản lý của công ty đảm bảo an toàn cho các phương tiện tham gia giao thông.  Bố trí hợp lý lực lượng lao động chuyên môn nghiệp vụ, tăng cường công tác quản lý nhân sự bố trí cho các công trình để công trình đảm bảo thực hiện đúng tiến độ sản xuất.  Tuyên truyền giáo dục cho nhân dân hai đường quốc lộ chấp hành nghiêm chỉnh công tác hành lang an toàn giao thông.  Tích cực chỉ đạo cán bộ trong công ty coi trọng công tác quản lý sửa chữa thường xuyên, coi đây là nhiệm vụ hàng đầu. Thực hiện phương châm hỏng đâu sửa đấy nhằm duy trì sự an toàn êm thuận cho các tuyến đường. Nâng cao hơn nữa hoạt động của lực lượng thanh tra giao thông,tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra để xử lý những vi phạm, bảo vệ hành lang đường bộ và công trình giao thông. II. Một số kiến nghị cơ bản hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty Quản lý và Sửa chữa đường bộ 234. 1. Đối với công ty 1.1. Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban GIÁM ĐỐC Phó GĐ SCV&L Phó GĐ PTCTDTSCĐB Phó GĐ Nội chính Phòng QLGT Phòng TC-HC Ban Thanh tra Phòng TCKT Phòng KD Phòng KHVTTB Hạt QLGT Đội Công trình 1 Đôi thu phí Bảng 11: Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Công ty Quản lý và Sửa chữa đường bộ 234 sau khi hoàn thiện ♦ Ban giám đốc Chức danh Sốlượng Trình độ CM NN TH LLCT QLKT GĐ 1 KS C C ĐH ĐH PGĐ CTDTSCĐB 1 KS C C ĐH ĐH PGĐ NC 1 CN C C ĐH ĐH PGĐ SCV&L 1 KS C C ĐH ĐH Bảng 12: Cơ cấu của ban giám đốc sau khi hoàn thiện Nhiệm vụ, chức năng của Ban giám đốc sau khi hoàn thiện: Giám đốc:  Là đại diện pháp nhân trong các hoạt động của công ty.  Chịu trách nhiệm trước Khu quản lý đường bộ II về hoạt động và về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.  Có trách nhiệm chung điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.  Xây dựng phương hướng hoạt động của Công ty.  Phê duyệt các văn bản, nhận các quyết định chỉ đạo trực tiếp từ Khu quản lý đường bộ 2, tiếp nhận các nguồn lực từ Khu, phân công công việc cho từng phòng ban, bộ phận trong công ty.  Đề xuất với Khu QLĐB II về phương hướng tổ chức hoạt động trong thời gian tới.  Đứng đầu trong các quan hệ giao dịch với các tổ chức, địa phương trong các hoạt động của công ty.  Được quyền khen thưởng, kỷ luật và đình chỉ công tác nếu thấy có biểu hiện sai trái. Các phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc theo từng chức năng và chịu trách nhiệm trước giám đốc theo phạm vi của mình. Xuất phát từ 3 chức năng,nhiệm vụ chính của công ty mà em mạnh dạn đề xuất ý kiến của mình như sau: Ban giám đốc của công ty có 3 phó giám đốc giúp việc cho giám đốc bao gồm:  Phó giám đốc phụ trách công tác duy tu bảo dưỡng sửa chữa đường bộ: chỉ đạo trực tiếp phòng quản lý giao thông, có chức năng tham mưu quản lý duy tu đường bộ, quản lý bảo trì điện và quản lý hành lang an toàn giao thông.  Phó giám đốc sửa chữa vừa và lớn: Chỉ đạo phòng kế hoạch vật tư thiết bị xây dựng kế hoạch cung cấp, quản lý và sử dụng vật tư cho các công trình, phòng kinh doanh lên kế hoạch sản xuất kinh doanh trình lên giám đốc phê duyệt.  Phó giám đốc nội chính: Chăm lo đời sống tổ chức, quan hệ đối nội trong công ty.Tăng cường tinh thần đoà kết, xây dựng môi trường văn hoá vững mạnh góp phần vào mục tiêu phát triển của công ty.Phó giám đốc nội chính chỉ đạo trực tiếp phòng tổ chức hành chính. Ngoài ra, giúp việc cho giám đốc còn có ban thanh tra và phòng tài chính kế toán. ♦ Phòng tổ chức hành chính Kết hợp giữa hai phòng ban là tổ chức lao động và hành chính quản trị, có một trưởng phòng chịu trách nhiệm chung về mặt tổ chức nhân sự và hành chính y tế, còn 2 phó phòng sẽ chịu trách nhiệm riêng về tổ chức nhân sự và một chịu trách nhiệm về hành chính, y tế. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc nội chính.Sự kết hợp này trước hết là phù hợp với quy mô của Công ty, hơn nữa nó làm giảm chi phí quản lý cho công ty. Chức danh Trình độ Lao động trước và sau khi hoàn thiện CM LLCT Cơ cấu cũ Cơ cấu mới Tăng Giảm T.phòng CNKT TC 2 1 1 P.phòng CNKT TC 4 2 2 CB nhân sự CNQT NL SC 1 1 CB phụ trách BH CNKT SC 1 1 Thống kê 1 1 Phụ trách CĐ 1 1 Nv thường trực 1 1 Lái xe 3 3 Bảo vệ 2 2 Tổng 16 13 Bảng 13: Cơ cấu lao động phòng tổ chức hành chính Phòng tổ chức hành chính mà trưởng phòng là người sẽ chỉ đạo và giám sát trực tiếp các đội thu phí thuộc phạm vi quản lý của công ty. ♦ Phòng kế toán tài chính: Về cơ cấu nhân sự thì nên bổ sung thêm một nhân viên kế toán phụ trách về công nợ để đẩy mạnh công tác thu hồi nợ.Chịu trách nhiệm trước giám đốc về kế toán sổ sách, chứng từ, công nợ… Chức danh Số lượng Chuyên môn Tin học QL KT trưởng 1 ĐH TCKT C ĐH KT tổng hợp 1 ĐH TCKT C KT công nợ 1 TC C Thủ quỹ 1 TC C KT VTTB 1 ĐH C KT lương 1 TC C Tổng 6 Bảng14: Cơ cấu phòng Tài chính-Kế toán sau khi hoàn thiện Về chức năng nhiệm vụ của phòng nên bổ sung:  Đẩy mạnh công tác thanh quyết toán với các đơn vị trong và ngoài công ty. Giám sát chặt chẽ việc quản lý đồng vốn, phân phối vốn, tránh tình trạng làm ít, ứng nhiều.  Tăng cường đôn đốc công tác kiểm tra tài chính ở các đơn vị một cách thường xuyên hơn nữa.  Công ty nên có kế hoạch nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên, từng bước hiện đại hoá hệ thống kế toán, phù hợp với những chuẩn mực kế toán mới. ♦ Đội thu phí, hạt quản lý giao thông Đây là các đơn vị hoạt động công ích, có chức năng thu hồi vốn cho ngân sách nhà nước và quản lý duy tu hai bên đường, hoạt động độc lập, hoạt động thu phí có đóng góp đáng kể vào doanh thu của Công ty.Do vậy, ở các đội thu phí,và hạt quản lý giao thông cần bổ sung thêm cán bộ nhân viên vì nó cũng cần có kế toán, thủ quỹ, nhân viên bán vé tháng. Đội, hạt Cơ cấu cũ Cơ cấu mới Tăng Giảm Tphí Thăng long-NB 6 6 Tphítiên cựu 3 5 2 Tphí Tân đệ 5 5 TpChương Dương 6 6 Đội công trình 9 9 Hạt thăng long 5 5 Hạt 1-QL10 3 5 Hạt 2-QL10 3 5 2 Hạt 3-QL10 4 5 1 Hạt 4-QL10 5 5 Hạt cầu kiền 5 5 Bảng 15: Cơ cấu lao động ở các đội thu phí, đội công trình và hạt quản lý giao thông sau khi hoàn thiện. 1.2.Đánh giá ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức sau khi hoàn thiện Phòng chức năng Cơ cấu cũ Cơ cấu mới Tăng Giảm Ban GĐ 4 4 P.TC-HC 16 13 3 P. tài chính KT 5 6 1 P. KHVTTB 9 7 2 P.QLGT 6 6 P.KD 5 5 Tphí Thăng long-NB 6 6 Tphí tiên cựu 3 5 2 Tphí Tân đệ 5 5 TpChương Dương 6 6 Đội công trình 9 9 Hạt thăng long 5 5 Hạt 1-QL10 3 5 2 Hạt 2-QL10 3 5 2 Hạt 3-QL10 4 5 1 Hạt 4-QL10 5 5 Hạt cầu kiền 5 5 Tổng số LĐQL 99 102 Tổngsố CBCNV 803 806 LĐQL/CBCNV 12.32% 12.66% Bảng 16 : Cơ cấu lao động của công ty sau khi hoàn thiện Ưu điểm: Với việc phân chia ba phó giám đốc theo ba chức năng nhiệm vụ chính của Công ty, còn giám đốc là người chịu trách nhiệm chung thì sơ đồ cơ cấu mới khắc phục được những khuyết điểm của mô hình cũ. Nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ công nhân viên từ công ty cho đến các đội trạm hạt được tăng cường. Trách nhiệm được phân rõ ràng giữa Công ty, hạt đội, cá nhân để mọi người nâng cao ý thức trách nhiệm, ý thức làm chủ và chủ động trong công việc để đạt hiệu quả cao. Việc bố trí các phó giám đốc giúp việc cho giám đốc theo những nhiệm vụ của công ty sẽ phân tách rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng người trong phạm vi của mình. Do vậy, các phó giám đốc sẽ chủ động hơn trong công việc. Nhược điểm: Việc sử dụng mô hình theo chức năng có nhược điểm là sự phối hợp giữa các bộ phận phòng ban là còn hạn chế. Sự sắp xếp, tổ chức lại cơ cấu tổ chức sẽ có những tác động nhất định đến hoạt động sản xuất của công ty. Do vậy, cần phải có người lãnh đạo có uy tín, năng lực và có sự ủng hộ của tất cả các nhân viên trong công ty để công ty không rơi vào tình trạng xáo trộn. 1.3. Một số kiến nghị chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức Tăng cường bồi dưỡng nghiệp vụ cho lãnh đạo hạt, đội, trạm các đồng chí cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật để nâng cao trình độ và nghiệp vụ quản lý. ♦ Công tác đào tạo, tuyển dụng Đối với vị trí quản lý cấp cao: bao gồm giám đốc, các phó giám đốc,trưởng phó phòng, đội trưởng đội thu phí, hạt trưởng hạt quản lý giao thông: Bên cạnh trình độ chuyên môn, các vị trí này cần phải có đạo đức tốt. Được bổ sung những kiến thức về quản lý kinh tế, tin học.Và điều quan trọng, phải có kinh nghiệm công tác vì đây là những vị trí quản lý cần kiến thức tổng hợp cao. Đối với cán bộ các phòng ban: Có trình độ chuyên môn, được đào tạo về nghiệp vụ, có tư cách đạo đức tốt, có trách nhiệm trong công việc. Một số giải pháp hoàn thiện công tác đào tạo tuyển dụng Khi tuyển dụng cán bộ, phải đặt ra những tiêu chuẩn trong quá trình tuyển dụng. Nó sẽ tránh cho công ty không tốn thời gian nhiều để đào tạo lại. Muốn vậy, công ty cần có chế độ thi cử, công khai kỳ thi tuyển cán bộ, công chức, như vậy sẽ thu hút được nhiều người có năng lực, phù hợp với chuyên môn đáp ứng được những yêu cầu của công việc đề ra. Mặt khác nó cũng góp phần làm trẻ hoá đội ngũ quản lý. Hàng năm,Công ty tổ chức thi tay nghề, thi lên bậc, lên lương cho cán bộ nhân viên trong công ty để khuyến khích họ tích cực phát huy tinh thần học hỏi tư duy, sáng tạo, nâng cao hiệu quả làm việc. Có chính sách khuyến khích nhân viên tự học hỏi,nâng cao trình độ. Muốn vậy thì công ty phải tạo ra môi trường làm việc tích cực như đề bạt những người có năng lực và trình độ lên vị trí quản lý cao hơn từ các trạm, đội, hạt lên công ty một cách khách quan. Điều này sẽ có tác dụng rất lớn nó tạo ra động lực tự đào tạo, nâng cao nghiệp vụ không chỉ về chuyên môn mà cả về lĩnh vực quản lý. Điều động, bố trí luân chuyển cán bộ từ các Hạt, đội lên Công ty. ♦ Công tác thi đua khen thưởng: Thực hiện tốt công tác thi đua khen thưởng cho các trạm thu phí, các hạt quản lý giao thông và các cá nhân hoàn thành tốt nhiêm vụ, không vi phạm các quy định của công ty , điều này sẽ góp phần tạo ra môi trường làm việc hăng hái, nhiệt tình, có sự đoàn kết trong tập thể để phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ chỉ tiêu do công ty giao phó. Thực hiện công tác khen thưởng qua các công cụ : như tiền thưởng, phụ cấp, tham quan, du lịch, nghỉ phép, tặng giấy khen cho các tập thể có thành tích cao, có thể thực hiện công tác này theo hàng tháng, quý,năm. Bên cạnh công tác khen thưởng, thì có quy định phạt hành chính đối với tập thể, đình chỉ công tác đối với các nhân có những vi phạm nghiêm trọng. [...]... của công việc, góp phần thực hiện tốt mục tiêu, nhiệm vụ của công ty Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức, nên trong quá trình thực tập tại Công ty Quản lý và Sửa chữa đường bộ 234 em đã nghiên cứu cơ cấu tổ chức của công ty và thực hiện đề tài: “ Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Quản lý và Sửa chữa đường bộ 234 Thông qua đề tài này, em xin mạnh dạn đưa ra một. .. Quy chế, điều lệ về chức năng và nhiệm vụ hoạt động của công ty QL & SC đường bộ 234 8 Báo cáo tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2003, mục tiêu năm 2004 – Công ty Quản lý và Sửa chữa đường bộ 234 9 Báo cáo tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2004, mục tiêu năm 2005 – Công ty Quản lý và Sửa chữa đường bộ 234 10 Hồ sơ năng lực 2005- Công ty Quản lý và Sửa chữa đường bộ 234 ... đưa ra một số ý kiến của mình để hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Tuy nhiên, do khả năng nhận thức còn hạn chế và thời gian không nhiều nên bài viết của em chắc chắn sẽ còn nhiều sai sót Một lần nữa,em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn TS Nguyễn Thị Hồng Thuỷ cùng với các cô, chú, anh chị tại Công ty Quản lý và Sửa chữa đường bộ 234 đã giúp đỡ em rất nhiều để em hoàn thành... &L : sửa chữa vừa và lớn PTCTDTSCĐB : phụ trách công tác duy tu sửa chữa đường bộ TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 Khoa Khoa học quản lý- Giáo trình Khoa học quản lý –Tập 2 – Chủ biên GS.TS Đỗ Hoàng Toàn - Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật – 2002 - Hà Nội 2 PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp - Quản trị học - Nhà xuất bản Thống kê – 2003 – Hà Nội 3 TS.Nguyễn Thị Hồng Thuỷ - PGS.TS Nguyễn Thị Thu Huyền - Lý thuyết Quản. .. nhiệm và quyết định các vị trí lãnh đạo của các phòng ban, các hạt trưởng hạt quản lý giao thông, các đội trưởng đội thu phí giao thông vì trước đây những quyết định này do Khu ra quyết định cuối cùng với sự đề nghị của Giám đốc  Đề nghị với Cục đường bộ Việt Nam và Khu quản lý đường bộ II cấp thêm kinh phí để sửa chữa các hạt đã xuống cấp .Và xem xét lại mức độ độc hại, hệ số lương theo điều kiện và. .. viết tắt CMH : chuyên môn hoá THH : tổng hợp hoá PGĐSX : phó giám đốc sản xuất TP : trưởng phòng TGĐ : tổng giám đốc TGĐ KT : tổng giám đốc kỹ thuật CN ĐT A, B QL & SC : chủ nhiệm đề tài A, B : quản lý và sửa chữa KD :kinh doanh VTTB : vật tư thiết bị QLGT :quản lý giao thông KHVTTB :kế hoạch vật tư thiết bị HCQT :hành chính quản trị TCKT :tài chính kế toán TCLĐ : tổ chức lao động QL TL- NB : quốc lộ... cho Công ty chủ động trong công tác sản xuất kinh doanh Làm việc với các cơ quan cấp vốn theo kế hoạch giảm bớt khó khăn cho công ty  Xây dựng các văn bản pháp quy quy định xử phạt các vi phạm lấn chiếm hành lang an toàn giao thông một cách thích đáng và các trường hợp cố tính phá hoại tài sản của nhà nước  Có chính sách đối với những nhân viên bị tai nạn trong quá trình lao động, đảm bảo mức sống... Hàng năm tổ chức họp mặt đầu năm cho những cán bộ công nhân viên đã nghỉ hưu,tặng quà cho họ dù chỉ là nhỏ bé song đó lại là những món quà có giá trị tinh thần rất lớn Kích thích sự hăng hái làm việc, thái độ của nhân viên trong hoạt động sản xuất 2 Kiến nghị đối với cấp trên  Lãnh đạo cấp trên mà cụ thể là Khu quản lý đường bộ II cần mở rộng phạm vi quyền hạn cho Giám đốc của Công ty trong việc... thuyết Quản trị Kinh doanh - Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật - 1997 - Hà Nội 4 Khoa Khoa học quản lý – Giáo trình Khoa học quản lý – Tập 1- Chủ biên TS Đoàn Thị Thu Hà- TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền- Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật - 2001 - Hà Nội 5 Harold Koontz - Cyril O’donnell - Heinz Weihrich - Những vấn đề cốt yếu của quản lý –Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật – 2004 - Hà nội 6 James A F.Stoner... đình  Giải quyết lao động dư thừa Kết luận Mặc dù, các doanh nghiệp Việt nam đã qua 15 năm đổi mới song trong hoạt động tổ chức bộ máy của doanh nghiệp vẫn chưa có sự thay đổi đáng kể đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nước Do vậy, khi Việt Nam chính thức trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới cũng lã lúc mà công ty phải đổi mới cách làm việc sao cho có hiệu quả, gắn quyền lợi và trách . tại Công ty Quản lý và Sửa chữa đường bộ 234 em đã nghiên cứu cơ cấu tổ chức của công ty và thực hiện đề tài: “ Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ. Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Quản lý và Sửa chữa đường bộ 234 Hiện nay ,Bộ giao thông vận tải đang từng bước cổ phần hoá các công