Hoàn thiện hệ thống kiểm soát Viện pháp y Tâm thần Trung ương Biên Hòa tỉnh Đồng Nai: luận văn thạc sĩ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG ĐỒN THỊ CHUN HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘỊ BỘ TẠI VIỆN PHÁP Y TÂM THẦN TRUNG ƯƠNG BIÊN HÒA TỈNH ĐỒNG NAI LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN ĐỒNG NAI, NĂM 2019 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG ĐOÀN THỊ CHUYÊN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI VIỆN PHÁP Y TÂM THẦN TRUNG ƯƠNG BIÊN HÒA TỈNH ĐỒNG NAI LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN MÃ SỐ: 8340301 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TS MAI THỊ HOÀNG MINH ĐỒNG NAI, NĂM 2019 LỜI CẢM ƠN Lời xin chân thành cám ơn cô PGS.TS Mai Thị Hồng Minh tận tình hướng dẫn góp ý chỉnh sửa thảo luận văn tơi suốt q trình thực Tơi xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến Ban lãnh đạo Viện pháp y Tâm Thần Trung Ương Biên Hòa Tỉnh Đồng Nai anh chị cán công chức nhiệt tình giúp đỡ tơi q trình thu thập thông tin số liệu Tôi xin gửi lời cám ơn đến Thầy cô khoa Sau đại học Trường Đại học Lạc Hồng đóng góp ý kiến tạo điều kiện cho tơi hồn thành chương trình học suốt thời gian theo học trường Tôi cám ơn Thầy Cô giảng dạy Trường Đại học Lạc Hồng truyền dạy kinh nghiệm quý báu làm tảng cho tơi hồn thành tốt luận văn Mặc dù cố gắng hoàn thành đề tài nghiên cứu khả thân thời gian nghiên cứu hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót.Tác giả mong nhận cảm thơng góp ý Q thầy cô, anh chị bạn Xin chân thành cảm ơn! Tác giả Đoàn Thị Chuyên LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu với hướng dẫn người hướng dẫn khoa học PSG.TS Mai Thị Hoàng Minh Tất nguồn tài liệu tham khảo công bố đầy đủ luận văn Nội dung luận văn trung thực Tác giả Đồn Thị Chun TĨM TẮT LUẬN VĂN Đối tượng nghiên cứu khảo sát luận văn hệ thống kiểm soát nội (KSNB)Viện pháp y Tâm Thần Trung Ương Biên Hòa Tỉnh Đồng Nai với mục đích đưa giải pháp, kiến nghị nhằm góp phần hồn thiện hệ thống KSNB Viện pháp y Tâm Thần Trung Ương Biên Hòa Tỉnh Đồng Nai Trong trình nghiên cứu, tác giả đưa vấn đề cách thức giải nhằm mang lại mục tiêu đề tài cụ thể sau: a Hệ thống hóa sở lý luận hệ thống KSNB: - Tổng quan hệ thống KSNB - Hệ thống KSNB đơn vị hoạt động công - Đặc điểm tổ chức KSNB Viện pháp y tâm thần Trung Ương Biên Hòa Đặc biệt, luận văn đề cập nhấn mạnh đến vấn đề hệ thống KSNB đơn vị cơng, yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội luận văn hệ thống hóa chi tiết sở lý luận Trọng tâm nghiên cứu vấn đề “Kiểm sốt nội hoạt động hành cơng bệnh viện” đề cập đầy đủ sở lý luận luận văn b Thực trạng hệ thống kiểm soát nội Viện Pháp Y Tâm Thần Trung Ương Biên Hòa Tỉnh Đồng Nai: Nghiên cứu luận văn trình bày chi tiết phương pháp thu thập liệu phương pháp nghiên cứu liệu, để thơng qua đánh giá thực trạng hệ thống KSNB Viện Pháp Y Tâm Thần Trung Ương Biên Hòa, mà cụ thể là: - Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội Viện Pháp Y Tâm Thần Trung Ương Biên Hòa Tỉnh Đồng Nai - Những mặt làm được, làm chưa nguyên nhân tồn hệ thống KSNB Viện Pháp Y Tâm Thần Trung Ương Biên Hòa Tỉnh Đồng Nai c Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Viện pháp y Tâm Thần Trung Ương Biên Hòa Tỉnh Đồng Nai Luận văn đưa quan điểm hoàn thiện, xem tảng định hướng cho giải pháp hoàn thiện đề cập nghiên cứu tác giả Vấn đề mà luận văn muốn hướng đền đưa giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB Viện Pháp Y Tâm Thần Trung Ương Biên Hòa Tỉnh Đồng Nai, cụ thể số giải pháp sau luận văn trình bày nghiên cứu mình: - Hồn thiện Mơi trường kiểm sốt - Hồn thiện Đánh giá rủi ro - Hoàn thiện Hoạt động kiểm sốt - Hồn thiện Thơng tin truyền thơng - Hoàn thiện Giám sát Sau cùng, để giải pháp hồn thiện luận văn có tính khả thi cao hiệu mang lại, luận văn đưa kiến nghị mang tính cấp thiết ý nghĩa thực tiễn vấn đề Viện pháp y Tâm Thần Trung Ương Biên Hịa Tỉnh Đồng Nai nói chung MỤC LỤC Trang PHẦN MỞ ĐẦU 1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU : CÁC CƠNG TRÌNH NGHIÊN CỨU CĨ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI ĐÃ CƠNG BỐ MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU: 10 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU: 10 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU: 10 Ý NGHĨA KHOA HỌC CỦA ĐỀ TÀI 11 KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI 11 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 12 1.1.Tổng quan hệ thống kiểm soát nội bộ: 12 1.1.1 Lịch sử đời phát triển kiểm sốt nội khu vực cơng 12 1.1.2 Khái niệm kiểm soát nội .13 1.1.3 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội 14 1.1.4 Lợi ích hạn chế hệ thống kiểm soát nội 14 1.1.5 Nội dung hệ thống kiểm soát nội khu vực công 15 1.1.5.1 Mơi trường kiểm sốt .15 1.1.5.2.Đánh giá rủi ro 17 1.1.5.3 Hoạt động kiểm soát .19 1.1.5.4 Thông tin truyền thông .21 1.1.5.5 Giám sát 23 1.1.6 Mối quan hệ mục tiêu thành phần KSNB .23 1.1.7 Đặc điểm hoạt động sở y tế bệnh viện 25 1.1.7.1 Giới thiệu tổng quan nguồn thu nghiệp bệnh viện 25 1.1.7.2 Mối quan hệ gữa hệ thống KSNB công tác quản lý hoạt động bệnh viện 28 KẾT LUẬN CHƯƠNG 30 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KSNB TẠI VIỆN PHÁP Y TÂM THẦN TRUNG ƯƠNG BIÊN HÒA, TỈNH ĐỒNG NAI 31 2.1 Giới thiệu tổng quan Viện Pháp Y Trung Ương Biên Hòa tỉnh Đồng Nai31 2.1.1 Giới thiệu khái quát trình hình thành phát triển 31 2.1.1.1 Giới thiệu khái quát Viện Pháp Y Trung Ương Biên Hòa tỉnh Đồng Nai: .31 2.1.1.2 Chức nhiệm vụ 32 2.1.1.3 Tình hình thu NSNN qua năm 48 2.2 Phương pháp nghiên cứu thu thập số liệu Viện Pháp Y Tâm Thần Trung Ương Biên Hòa Tỉnh Đồng Nai 49 2.2.1 Khung nghiên cứu 49 2.2.2 Phương pháp nghiên cứu 50 2.2.3.Thu thập liệu nghiên cứu 51 2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống KSNB Viện Pháp Y Trung Ương Biên Hòa tỉnh Đồng Nai 53 2.3.1 Đánh giá môi trường kiểm soát 55 2.3.3.Đánh giá hoạt động kiểm soát 64 2.3.4.Đánh giá thông tin truyền thông 69 2.3.5.Giám sát 72 2.4 Những mặt làm được,chưa làm nguyên nhân tồn hệ thống KSNB Viện Pháp y Tâm thần Trung ương Biên Hòa tỉnh Đồng Nai 74 2.4.1Mơi trường kiểm sốt: 74 2.4.1.1 Những mặt làm .74 2.4.1.2 Những mặt chưa làm .75 2.4.1.3 Nguyên nhân tồn tại: 75 2.4.2 Đánh giá rủi ro 76 2.4.2.1 Những mặt làm .76 2.4.2.2 Những mặt chưa làm .76 2.4.2.3 Nguyên nhân tồn 77 2.4.3 Hoạt động kiểm soát 77 2.4.3.1 Những mặt làm .77 2.4.3.2 Những mặt chưa làm .78 2.4.3.3 Nguyên nhân tồn 78 2.4.4 Thông tin truyền thông 79 2.4.4.1 Những mặt làm .79 2.4.4.2 Những mặt chưa làm được: .80 2.4.4.3 Nguyên nhân tồn 80 2.4.5 Giám sát 81 2.4.5.1 Những mặt làm .81 2.4.5.2 Những mặt chưa làm .82 2.4.5.3 Nguyên nhân tồn 82 KẾT LUẬN CHƯƠNG 83 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT 84 NỘI BỘ TẠI VIỆN PHÁP Y TRUNG ƯƠNG BIÊN HÒA 84 TỈNH ĐỒNG NAI 84 3.1 Quan điểm hoàn thiện 84 3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB Viện Pháp Y Trung Ương Biên Hòa tỉnh Đồng Nai 86 3.2.1 Cải thiện môi trường kiểm soát .87 3.2.2 Hồn thiện cơng tác đánh giá rủi ro 89 3.2.3 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát 90 3.2.4 Giải pháp thông tin truyền thông 93 3.2.5 Hồn thiện cơng tác giám sát 94 TÓM TẮT CHƯƠNG 97 KẾT LUẬN CHUNG 98 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Ký hiệu AICPA BASEL II Tên tiếng Anh Tên tiếng Việt American Institute Of Certified Hiệp hội kế tốn viên cơng Public Accountants chứng Hoa Kỳ Basel Committee on Banking Hiệp ước quốc tế vốn Basel Supervision BCTC Báo cáo tài CBCC Cán bộ, Cơng chức CNTT Cơng nghệ thông tin COSO INTOSAI The committee of sponsoring Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ Organizations of the Treadway chống gian lận báo cáo tài Commission The International Tổ chức quốc tế quan Organizations of Supreme kiểm toán tối cao Audit Institutions ISO International Organization for Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế Standardization KSNB Kiểm sốt nội HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội NSNN Ngân sách nhà nước TCCB Tổ chức cán CSYT Cơ sở y tế ĐV Đơn vị BHXH Bảo hiểm xã hội ĐVSN Đơn vị nghiệp BCTC Báo cáo tài BYT Bộ y tế NCKH,HTQT Nghiên cứu khoa học , hợp tác quốc tế NHNN Ngân hàng nhà nước 88 Bên cạnh cần có sách ưu đãi cho bác sĩ để yên tâm công tác, hết lịng với cơng tác khám chữa bệnh, gây dựng uy tín cho Viện ngày cao Hệ dẫn tới số lượng bệnh nhân đến dịch vụ khám chữa bệnh Viện ngày đông, hoạt động dịch vụ y tế Viện phục vụ nhiều đối tượng bệnh nhân, đồng thời với công tác quản lý tốt đem lại hiệu tăng thu tiết kiệm chi, tạo nguồn thu nhập đáng cho CBVC có điều kiện kinh phí để tái đầu tư nâng cấp phát triển trang thiết bị ngày đại cho Viện - Xây dựng quy chế tuyển dụng chặt chẽ, thông qua vấn, thi tuyển: Mỗi cá nhân đóng vai trị quan trọng KSNB Khả năng, tin cậy nhân viên cần thiết để kiểm soát hữu hiệu Trong tuyển dụng, phẩm chất đạo đức, trình độ chun mơn nghiệp vụ hai tiêu chí Viện phải quan tâm việc tuyển chọn CBVC để đảm bảo lựa chọn người tốt đủ lực thực nhiệm vụ ngành Y - Thực nghiêm túc công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật: Các nội dung công tác thi đua khen thưởng Viện quy định cụ thể Quy chế Viện Để đảm bảo tính kỷ cương hoạt động, Viện nên thực theo quy định ban hành để tạo nề nếp làm việc tốt cho CBVC ví dụ: làm muộn sớm bị trừ điểm thi đua xét ABC… - Xây dựng quy chế phối hợp làm việc riêng cho phòng chức phòng KHTH; phòng TCKT; phòng HCQT phòng TCCB: phịng chức có trách nhiệm quản lý ngân sách, tài sản vật tư, mua sắm đấu thầu, sửa chữa trang thiết bị quản lý nguồn nhân lực Viện Để đảm bảo cho hệ thống KSNB vận hành tốt, Quy chế phối hợp phải quy định rõ trách nhiệm quyền hạn phòng chức Đồng thời, xây dựng quy chế phải dựa 02 nguyên tắc: Nguyên tắc độc lập để đảm bảo thực chức nhiệm vụ giám sát kiểm tra chéo phận; nguyên tắc phối hợp để xử lý công việc hiệu quả, công khai minh bạch Qua tham khảo nghiên cứu, tác giả xây dựng Dự thảo Quy chế phối hợp cho phòng chức Viện 89 - Lãnh đạo viện thường xuyên trực tiếp kiểm tra, kiểm soát hoạt động phận chức năng: Ngồi thu nhận thơng tin từ báo cáo thường xuyên, định kỳ Khoa/ Phòng, Ban lãnh cần thường xuyên giám sát kiểm tra đạo trực tiếp hoạt động, đặc biệt hoạt động liên quan tới thu- chi đơn vị, tìm hiểu giải việc tồn đọng phản ánh - Tạo môi trường giao tiếp thân thiện: Ban lãnh đạo cần tạo môi trường giao tiếp gần gũi nhân viên Lãnh đạo để tạo điều kiện cho nhân viên mạnh dạn đóng góp ý kiến hoạt động, nắm bắt kịp thời tâm lý cán bộ, viên chức y tế thuộc thẩm quyền quản lý để có cách thức điều hành phù hợp với đối tượng nhằm phát huy khả năng, kinh nghiệm, tính sáng tạo, chủ động cán bộ, viên chức việc thực thi nhiệm vụ, công vụ đơn vị 3.2.2 Hồn thiện cơng tác đánh giá rủi ro - Tham mưu cho Ban lãnh đạo xây dựng chương trình hành động cụ thể rủi ro: Các Khoa/ Phòng phải tham mưu, báo cáo cho Ban lãnh đạo Viện rủi ro nhận dạng phần hành, nhiệm vụ đơn vị phân công quản lý Cụ thể, Xây dựng tiêu chuẩn định lượng để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu chun mơn, ví dụ: Đối với cơng tác giám định Viện, có phận phân tích dự báo giám định (Khoa giám định) có khả đưa số dự báo quy luật diễn biến giám định thần kinh tăng giảm theo mùa năm theo quy luật diễn biến thời tiết hàng năm, vậy, có sở để lập kế hoạch dự tốn kinh phí phù hợp cho quy mơ đợt chữa bệnh (nguồn kinh phí dự trữ chữa bệnh vào thời điểm năm có dự báo chữa bệnh cao), điều tránh rủi ro chủ động kinh phí cho hoạt động chữa bệnh đột xuất, đảm bảo mục tiêu hoạch định ban đầu thực tốt - Thành lập ban chuyên phân tích đánh giá rủi ro: Thành phần Ban phải có đại diện Tài chính, Kế hoạch, Hành chính, Tổ chức Ban có trách nhiệm tổng hợp, phân tích, đánh giá nhận định rủi ro nhận dạng từ toàn hoạt động Viện Tham gia ý kiến xây dựng Đề án, Kế hoạch hoạt động… để đảm bảo yếu tố rủi ro cân nhắc, lường trước toàn kế hoạch hoạt động trước ban hành, triển khai 90 - Có phương án chủ động đối phó với rủi ro nhận dạng: Ban lãnh đạo viện phải có phương án chủ động đối phó rủi ro nhận dạng, xác định rõ trường hợp cần trách, trường hợp chấp nhận, chấp nhận mức độ Rủi ro nhận diện cần truyền đạt, phổ biến thường xuyên đến Khoa/Phòng để phận nắm bắt phối hợp thực đồng - Xác định cụ thể mục tiêu ngắn hạn, dài hạn phù hợp: Trong hoạt động nói chung nói riêng, mục tiêu đặt chiến lược hoạch định để đạt mục tiêu Vấn đề rủi ro chiến lược không phù hợp mục tiêu, dẫn đến kết không mong muốn Như vậy, Viện cần xác định mục tiêu ngắn hạn theo bước thực để đánh giá kết quả, để điều chỉnh kịp thời, đảm bảo kế hoạch thực khả thi Ví dụ, Viện nên cân nhắc việc tuyển dụng nhân theo lộ trình, tránh phát triển q nóng gây thừa nhân lực so với khối lượng công việc, điều dẫn đến lãnh phí nguồn nhân lực, thừa nhân sự, gây áp lực cho quỹ tiền lương đơn vị 3.2.3 Hồn thiện hoạt động kiểm sốt - Xây dựng sơ đồ hệ thống kiểm soát nghiệp vụ: Ngồi văn quy trình xây dựng, Viện nên lập sơ đồ hệ thống kiểm soát để tiện cho việc thực thi nhiệm vụ đối tượng liên quan kiểm soát Viện trưởng cách trực quan Sơ đồ phổ biến, cơng khai phận có liên quan để người biết vào mà thực Ví dụ, thiết lập sơ đồ kiểm soát mua sắm tiếp nhận tài sản bàn giao trực tiếp sử dụng nhập kho, cụ thể: + Tài sản mua sắm bàn giao trực tiếp cho đơn vị sử dụng: tài sản cố định dự trù, mua sắm, bàn giao phải đáp ứng đầy đủ thủ tục theo quy định chúng quản lý hệ thống sổ tài sản sổ kế toán đơn vị, hàng năm tiến hành kiểm kê để xác định giá trị hao mòn ghi sổ kế toán theo quy định + Tài sản mua sắm nhập kho, xuất kho sử dụng: tài sản có giá trị nhỏ 10 triệu đồng, dễ hỏng, sử dụng năm, cơng cụ dụng cụ, vật tư, thuốc, hóa chất tiêu hao sử dụng cho hoạt động chuyên môn hàng ngày, không theo dõi sổ tài sản, dễ thất khơng kiểm sốt Do cần phải nhập kho xuất kho để quản lý việc sử dụng 91 Trên sở quy định nhà nước mua sắm, sửa chữa đấu thầu tài sản phục vụ áp dụng cho đơn vị nghiệp công, theo quan điểm tác giả đề xuất sửa đổi lại số nội dung quy trình mua sắm, sửa chữa tài sản Viện áp dụng - Lập bảng phân công việc cụ thể thành viên, tổ chức hệ thống quản lý: Không cá nhân giao nhiều trách nhiệm quyền hạn Trách nhiệm phải giao cách có hệ thống cho cá nhân để đảm bảo kiểm tra có hiệu Năm trách nhiệm chủ yếu bao gồm ủy quyền, phê chuẩn, ghi chép, xử lý đánh giá nghiệp vụ - Thực luân chuyển cán số vị trí nhạy cảm: Để tăng cường cơng tác kiểm sốt, kiểm tra chéo, giảm rủi ro tiêu cực xảy Không phận hay cá nhân giao công việc từ lúc bắt đầu kết thúc mà khơng có tham gia phận khác Sự luân chuyển nhân viên đảm bảo người không xử lý mặt nghiệp vụ thời gian dài - Cần phân chia trách nhiệm hoạt động quản lý rõ ràng: Các phịng chức Viện phải phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho cá nhân phận quản lý mảng nghiệp vụ chịu trách nhiệm với nhiệm vụ phân công Một số trường hợp phận có quy mơ nhỏ (phịng HCQT có nhân viên thực việc giao dịch mua sắm tài sản cố định, Phịng KHTH có nhân viên thực giao dịch mua sắm thuốc vật tư, hóa chất), có q nhân viên để thực việc phân chia phân nhiệm Khi đó, cần phải nhận biết rủi ro bù đắp biện pháp kiểm soát khác luân chuyển nhân viên - Rà soát, điều chỉnh lại số bước chu trình kiểm sốt: Qua tìm hiểu thực trạng, số bước chu trình kiểm sốt cịn lúng túng cần phải điều chỉnh cho phù hợp để đảm bảo hoạt động kiểm soát tốt hơn, cụ thể: + Hoạt động kiểm sốt quy trình lập Dự toán ngân sách; Dự toán ngân sách Kế toán trưởng lập nên thông qua Hội đồng Khoa học Viện trước trình ký Viện trưởng để đảm bảo tính cơng khai, minh bạch, đồng thời ý kiến đóng góp thành viên hội đồng góp phần làm tăng tính thuyết phục phần thuyết minh dự toán 92 + Hoạt động kiểm soát quy trình thu phí; Hiện cơng tác thu tiền viện phí Phịng khám chun khoa tổ chức hệ thống phần mềm quản lý tổng thể phịng khám (HSOFT) có tích hợp Modul kế toán Viện nên kết nối Modul vào phần mềm kế toán (DAS 8.0) để tạo thành hệ thống kế tốn liên hồn, giúp cho cơng tác đối chiếu, kiểm tra, giám sát thường xuyên thực Một thao tác kỹ thuật khác việc sử dụng công nghệ mã vạch (Barcode) thay phải nhập mã số bệnh nhân để truy tìm phần mềm lập chứng từ thu tiền để tránh xảy nhầm lẫn + Hoạt động kiểm sốt quy trình cung ứng vật tư tiêu hao; Hóa chất vật tư tiêu hao thiết bị y tế kỹ thuật cao Viện sử dụng cho 02 phịng thí nghiệm đạt chuẩn ISO (Labo Xét nghiệm Sinh hóa – Huyết học đạt tiêu chuẩn ISO 15189: 2007 Labo Sinh học phân tử tiêu chuẩn ISO 17025: 2005) đòi hỏi tiêu chuẩn chất lượng nghiêm ngặt Theo Báo cáo khuyến nghị Trung tâm Kiểm chuẩn Việt Nam, khâu thủ tục tiếp nhận vật tư hóa chất, phận KHTH phải kiểm tra lập biên giao nhận ghi rõ số lô hàng, hạn dùng phải cho chạy kiểm chuẩn chất lượng trước đưa vào sử dụng Vì vậy, Viện phải lập quy trình sử dụng dịch vụ hàng cung cấp để kiểm soát đánh giá chất lượng hàng hóa lực nhà cung cấp cho Phịng thí nghiệm theo hướng dẫn Trung tâm Kiểm chuẩn Việt Nam Viện nên tổ chức phận kỹ thuật chuyên trách vận hành thiết bị Y tế, độc lập với phận Xét nghiệm, để đảm bảo kiểm sốt vật tư hóa chất đầu vào đầu sản phẩm Một số trường hợp kiểm duyệt mua sắm vật tư hóa chất nhỏ lẻ cần phải kiểm tra thực tế yêu cầu báo cáo sử dụng kèm theo để kiểm soát vật tư lần trước sử dụng, không nên bảng dự trù mà ký duyệt, thiếu kiểm soát + Hoạt động kiểm sốt quy trình tiền lương: Hoạt động kiểm sốt quy trình xét duyệt tiền lương, tiền thu nhập tăng thêm hàng quý Viện thực tốt, bước tiến hành tiêu chí xét duyệt quy định cụ thể Quy chế chi tiêu nội Viện Tuy nhiên, công tác kiểm sốt ngày 93 cơng Viện cịn chưa chặt chẽ, để đảm bảo công chi trả thu nhập cho người lao động, Viện nên tăng cường cơng tác kiểm sốt ngày cơng cơng, nghiêm khắc xử lý trường hợp vi phạm nhiều lần theo quy định đề ra, tạo nề nếp làm việc tốt cho CBVC + Hoạt động kiểm sốt quy trình mua sắm, sửa chữa: Nhìn chung, Quy trình mua sắm, sửa chữa Viện thực đầy đủ bước theo quy định, thông qua có diện kiểm sốt phận Tuy nhiên, bước thực số nội dung chưa sát bị bỏ qua cần phải khắc phục, cụ thể: Giấy dự trù mua sắm, sửa chữa phận trước lãnh đạo ký duyệt, phận chức phải kiểm tra thực tế nhu cầu sử dụng, thực tế hư hỏng, lý hư hỏng, quy trách nhiệm hư hỏng lỗi người sử dụng Phân công, quy trách nhiệm cụ thể cho cá nhân, phận, phận cử làm công tác giao dịch mua sắm, đấu thầu Các tổ chuyên gia đấu thầu phải độc lập với để đảm bảo chế kiểm soát chéo xác lập tổ, đảm bảo tính khách quan, minh bạch quy trình thực Định kỳ luân chuyển cán chuyên trách mua sắm phận, không để người thực nhiệm vụ mua sắm chủng loại hàng hóa thời gian dài Khi cần lấy báo giá tham khảo nên để phận khác tham gia, phận lấy báo giá để so sánh Nên độc lập phận mua hàng phận lấy báo giá để ngăn ngừa thông đồng Ban kiểm tự kiểm tra tài Viện phải thường xuyên tổ chức kiểm tra thẩm định lại báo giá hàng hóa thơng tin hàng hóa mua thị trường Website 3.2.4 Giải pháp thông tin truyền thông - Nâng cao nhận thức thông tin truyền thông hoạt động kiểm sốt nội bộ: Viện cập nhật, phổ biến tài liệu chuyên đề mời chuyên gia lĩnh vực thông tin truyền thông để tư vấn nâng cao nhận thức, tầm quan trọng ích lợi thông tin truyền thông cho CBVC Viện - Ban hành quy chế tiếp nhận xử lý thông tin cụ thể cho lĩnh vực: Liên quan đến hoạt động thơng tin truyền thơng có nhiều lĩnh vực; chuyên 94 môn nghiệp vụ, tài kế tốn, nhân sự, chiến lược kinh doanh… liên quan tới nhiều đối tượng; cá nhân, Khoa/Phòng, quan thẩm quyền…, liên quan đến tính bảo mật thơng tin; thông tin mật, thông tin cần phổ biến Do vậy, đơn vị cần phải ban hành hướng dẫn, quy định cụ thể để cá nhân có trách nhiệm thực thi trách nhiệm quyền hạn Đảm bảo vấn đề bảo mật thơng tin phổ cập thông tin theo quy định, phù hợp với chủ trương đơn vị - Nâng cấp, cải tạo hệ thống kết nối phần mềm: Hiện hệ thống thiết bị thông tin, phần mềm Viện đầy đủ nhiên chưa đồng bộ, chưa kết nối thành hệ thống Qua tìm hiểu số phần mềm Viện sử dụng mã nguồn mở, cho phép kết nối với phần mềm tương thích khác Ví dụ: phần mềm quản lý tổng thể phịng khám (HSOFT) kết nối với phần mềm kế toán (DAS 8.0), phần mềm quản lý tài sản phần mềm quản lý nhân kết nối với phần mềm kế tốn Nếu phần mềm kết nối với tạo thành hệ thống cơng việc quản lý thuận lợi, phận phân quyền truy cập xử lý liệu theo phần hành mình, Lãnh đạo viện kiểm sốt tồn hoạt động hệ thống phần mềm Qua tìm hiểu, hệ thống phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện phát triển ứng dụng quản lý bệnh viện lớn, đem lại hiệu cao cho cơng tác quản lý, Viện nên đầu tư triển khai nâng cấp phần mềm để quản lý tồn hoạt động Tác giả xin tóm lược giới thiệu phần mềm quản lý tổng thể với chức phù hợp cho hoạt động Viện 3.2.5 Hồn thiện cơng tác giám sát - Giáo dục nhận thức cho CBVC tầm quan trọng giám sát: CBVC đơn vị HCSN có tâm lý chung cán nhà nước, làm công ăn lương theo chế độ, tự giác làm theo quy định khơng muốn có áp lực bị giám sát Vì thế, cơng tác giám sát nội đơn vị HCSN trở nên khó thực thi Doanh nghiệp Đòi hỏi người lãnh đạo phải có kỹ nghệ thuật lãnh đạo để công tác giám sát khả thi mang lại hiệu Muốn phải thường xuyên tuyên truyền giáo dục cho CBVC nhận thức đầy đủ tầm quan trọng công tác giám sát, đánh giá, rút kinh nghiệm cụ thể hoạt động giám sát, sai 95 phạm, khắc phục giám sát tốt, hậu thiếu giám sát để làm cho CBVC hiểu rõ tầm quan trọng hoạt động giam sát - Xác định nội dung công tác giám sát thường xuyên: Cần phải phổ cập công tác giám sát thường xuyên hoạt động hỗ trợ phịng ngừa cơng việc tra, kiểm tra để giảm nặng nề cho hai phía Phạm vi giám sát thường xuyên thực tất yếu tố KSNB liên quan đến việc phòng ngừa, phát ngăn chặn kịp thời hành vi phạm đến quy định nhà nước, nội quy, quy chế Viện - Xác định nội dung công tác giám sát định kỳ: Phạm vi tần suất giám sát định kỳ phụ thuộc vào đánh giá mức độ rủi ro hiệu thủ tục giám sát thường xuyên Giám sát định kỳ bao phủ toàn đánh giá, hữu hiệu hệ thống KSNB đảm bảo KSNB đạt kết mong muốn dựa phương pháp thủ tục kiểm sốt - Trao đổi thơng tin đầy đủ bên để chủ động thực hiện: Người giám sát cung cấp cho nhân viên hướng dẫn cần thiết huấn luyện họ để đảm bảo sai sót, lãng phí hành động sai trái giảm thiểu Những yếu hệ thống KSNB phải thông báo cho lãnh đạo cấp cách trung thực, không dấu diếm bao che tạo nên tiền lệ không tốt - Đầu tư trang thiết bị, nguồn nhân lực cho hoạt động giám sát: Ban lãnh đạo Viện nên quan tâm đầu tư trang thiết bị hỗ trợ như: hệ thống thiết bị tin học, phần mềm, camera giám sát…, đồng thời cử học lớp nghiệp vụ quản lý lĩnh vực như: Quản lý tài chính, quản lý tài sản, mua sắm đấu thầu… để trang bị thêm kiến thức cho nhân viên thực thi giám sát, đảm bảo phục vụ công tác giám sát đạt hiệu cao - Thành lập tổ chuyên trách giám sát kiểm tra: Ngoài giám sát thường xuyên hoạt động cán quản lý Khoa/ Phòng thực hiện, Viện nên tổ chức tổ chuyên trách giám sát kiểm tra (hoặc giao cho Ban tự kiểm tra tài lập chuyên đề giám sát) để giám sát kiểm tra định kỳ đột xuất theo chủ đề Chủ đề giám sát kiểm tra vào phạm vi tần suất giám sát định kỳ nhận định đánh giá rủi ro thông qua kết báo cáo giám sát thường xuyên Để công tác giám sát kiểm tra đạt chất lượng hiệu quả, Viện cần lưu ý số nội dung: 96 + Thứ nhất, phải tạo chủ động cho bên giám sát bên giám sát: Chương trình giám sát phải lập, thể đầy đủ nội dung giám sát, kế hoạch giám sát kèm theo, xác định nội dung khoảng thời gian tiến hành để phận giám sát chủ động công việc + Thứ hai, cần quan tâm đầu tư để có kế hoạch giám sát tốt nhất: Việc ban hành kế hoạch giám sát cách khoa học, hợp lý, phù hợp với thực tiễn phận giám sát; đồng thời phải xây dựng đề cương báo cáo giám sát chi tiết, kèm theo hệ thống biểu mẫu cụ thể có ý nghĩa quan trọng định cho thành công giám sát + Thứ ba, phân công nhiệm vụ cụ thể cho thành viên: phận thực thi giám sát phải có phân cơng trách nhiệm rõ ràng mảng nội dung mà thành viên phụ trách gồm: trách nhiệm tham gia vào đề cương báo cáo, trách nhiệm chuẩn bị câu hỏi để tìm hiểu sâu vấn đề chuyên môn phân công, trách nhiệm chủ động tiếp cận hồ sơ, trách nhiệm xây dựng báo cáo lĩnh vực phân cơng + Kết hợp giám sát tư vấn pháp luật: Thành viên đoàn giám sát phải am hiểu nội dung giám sát (nắm hệ thống văn chuyên ngành tình hình phận giám sát) để tuyên truyền, giải thích pháp luật cho nhân viên, phận giám sát, tạo khơng khí làm việc thỏa mái sôi động, người giám sát nhận thấy bổ ích, không bị áp lực, thu hoạch nhiều vấn đề qua buổi giám sát Nhiều băn khoăn, trăn trở đề xuất kiến nghị giải thỏa đáng chỗ - Xây dựng sơ đồ quy trình giám sát kiểm tra chế độ báo cáo cụ thể: Hệ thống KSNB cần kiểm tra giám sát thường xuyên, định kỳ để đánh giá chất lượng hoạt động hệ thống qua tiến độ thời gian thực hiện, đảm bảo khiếm khuyết hệ thống KSNB cần phát kịp thời để có biện pháp khắc phục Đặc biệt công tác giám sát tự kiểm tra tài Viện, yêu cầu bắt buộc, mang tính pháp lý nhà nước tổ chức thực chế độ báo cáo Do đó, Viện cần phải xây dựng quy trình tự kiểm tra tài để cơng tác tự kiểm tra tài thực thi hiệu 97 TÓM TẮT CHƯƠNG Qua phương pháp nghiên cứu, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB Viện theo thành tố INTOSAI, tác giả mặt làm được, mặt làm chưa được, nguyên nhân tồn yếu tố hệ thống KSNB để làm sở cho giải pháp hoàn thiện Để hoàn thiện hệ thống KSNB cho Viện, tác giả dựa quan điểm sau: - Quan điểm kế thừa: tác giả đưa giải pháp nhằm phát huy mặt làm giải pháp khắc phục mặt làm chưa được, đồng thời bổ sung giải pháp mà Viện chưa áp dụng thực - Quan điểm ứng dụng CNTT: Thông qua việc ứng dụng CNTT, phận kết nối chặt chẽ với nhau, việc trao đổi, xử lý thơng tin đa chiều nhanh chóng xác, qua hệ thống KSNB xác lập thực thi, bảo đảo cho guồng máy vận hành cách đồng bộ, hiệu - Quan điểm hội nhập: Kết hợp quy định mang tính tuân thủ văn quy phạm pháp luật nhà nước lý luận KSNB đại giới (Báo cáo COSO hướng dẫn INTOSAI) làm sở đề giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB cho Viện Trên sở đó, tác giả đưa số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB Viện thực Nội hàm giải pháp bao gồm giải pháp để phát huy mặt làm được, giải pháp để khắc phục mặt chưa làm giải pháp bổ sung mặt thiếu nhằm hỗ trợ hoàn thiện hệ thống KSNB viện 98 KẾT LUẬN CHUNG - Hệ thống KSNB công cụ quản lý kinh tế khoa học cần thiết cho tổ chức, bao gồm tổ chức doanh nghiệp đơn vị nghiệp cơng Tùy theo mục đích ngành nghề mà nhà quản lý phải chọn tiêu chí phù hợp để xây dựng hệ thống KSNB cho đơn vị - Đối với Viện Pháp Y Tâm Thần Trung Ương Biên Hòa Tỉnh Đồng Nai, đơn vị nghiệp y tế công lập, hoạt động nhiều lĩnh vực y tế Mục tiêu hoạt động xác định phục vụ gắn với dịch vụ theo chủ trương Chính phủ cơng tác xã hội hóa ngành Y tế - Trên sở đó, tác giả tìm hiểu đưa mơ hình hệ thống KSNB phổ biến ứng dụng thành cơng giới theo hướng dẫn INTOSAI 2013 Tác giả chọn hướng dẫn INTOSAI phù hợp đảm bảo tính tn thủ cao văn pháp luật nhà nước mà đơn vị nghiệp công phải áp dụng Đặc biệt ngành Y, việc tuân thủ quy định quản lý kinh tế để máy hoạt động hiệu quả, phải tuân thủ theo nhiều quy định khác nhà nước liên quan đến nghề nghiệp, đạo đức ngành Y để đảm bảo phục vụ, chăm sóc sức khỏe tốt cho nhân dân - Kết việc đánh giá thực trạng hoạt động KSNB Viện dựa thành tố hệ thống KSNB INTOSAI mặt làm được, mặt làm chưa được, nguyên nhân tồn quan trọng Tác giả xây dựng tiêu chí đánh giá cách khoa học (dựa sở lý luận tập trung vào mục tiêu cụ thể cần nghiên cứu) Kết đánh giá thực trạng đảm bảo tính khách quan, trung thực để làm tiền đề, sở lý luận cho việc đề xuất giải pháp cách logic - Các giải pháp tác giả đưa cụ thể, rõ ràng, có sở mặt lý luận thực tiễn Quan điểm hoàn thiện hệ thống KSNB tác giả mang tính đồng bộ; đồng thời phát huy mặt làm được, khắc phục mặt làm chưa bổ sung mặt cịn thiếu sót Các giải pháp phân loại, xếp theo trình tự nội dung yếu tố cấu thành hệ thống KSNB giúp cho Viện dễ dàng nhận dạng ứng xử Nội dung giải pháp xây dựng khuôn khổ 99 quy định pháp luật, phù hợp với khả đơn vị, đảm bảo tính khả thi cho Viện triển khai để hồn thiện hệ thống KSNB tương lai • Hạn chế đề tài: Trong giới hạn nghiên cứu, Luận văn chọn lọc khảo sát đánh giá hoạt động KSNB số nội dung liên quan đến mục tiêu nghiên cứu đề tài lựa chọn nguồn thu khoảng thời gian (04 năm), chưa khảo sát đánh giá tồn quy trình nghiệp vụ Viện triển khai lĩnh vực so sánh khoảng thời gian với để làm rõ mục tiêu nghiên cứu • Hướng nghiên cứu tiếp theo: Đề tài mở rộng nghiên cứu sâu lĩnh vực hoạt động Viện thực hiện, khoảng thời gian khác nhau, để từ so sánh, thiết lập sơ đồ kết nối hoàn chỉnh hệ thống KSNB Khoa/Phòng với Ban lãnh đạo Viện Viện với quan chủ quản cấp Bộ Y tế Tạo dựng mơ hình điểm hệ thống KSNB cho đơn vị nghiệp y tế có đặc thù Viện Pháp Y Tâm Thần Trung Ương Biên Hòa Tỉnh Đồng Nai DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I Tài liệu nước Cao Thị Thanh Tâm (2014), đề tài “ Hoàn thiện hệ thống KSNB bệnh viện công lập địa bàn tỉnh tỉnh Tiền giang” Luận văn thạc sĩ kinh tế Khương Thanh Thủy (2015)“Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội theo hướng quản trị rủi ro Cơ Sở Y Tế địa bàn TP Biên Hòa” Luận văn thạc sĩ – Trường đại học Lạc Hồng Nguyễn Thị Thanh Huyền (2015) với đề tài luận văn thạc sĩ: “Các nhân tố hệ thống kiểm soát nội ảnh hưởng tới hoạt động thu thuế Chi cục Thuế quận 9” Luận văn thạc sĩ Đại Học Kinh Tế TP HCM Trần Trịnh Như Quỳnh (2016) “Đánh giá tác động yếu tố cấu thành đến tính hữu hiệu hệ thống kiểm sốt nội bệnh viện cơng lập tỉnh Phú Yên” luận văn thạc sĩ – Đại học Kinh Tế TP HCM Vũ Thị Thanh Thủy (2016), với đề tài “ Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội hoạt động kinh doanh dịch vụ Bệnh viện Nhi Đồng 1” Luận văn thạc sĩ Đại Học Kinh Tế TP HCM Võ Trí Dũng (2014)“Hồn thiện hệ thống kiểm soát nội Viện Sốt rétKý sinh trùng - Côn trùng Quy Nhơn”,Luận văn thạc sĩ Đại Học Quy Nhơn Bộ Mơn Kiểm Tốn - UEH (2016), Giáo Trình Kiểm sốt nội NXB Kinh Tế TP HCM Các báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động Viện Pháp Y Tâm Thần Trung Ương Biên Hòa Tỉnh Đồng Nai II Tài liệu nước Amudo, A., 2009 Evaluation of Internal Control Systems: A Case Study from Uganda International Research Journal of Finance and Economics, pp 124-144 Ang, C - L., 2001 An empirical Model of IT usage in the Malaysian public Sector Journal of Strategic Information Systems , pp 159-174 Anon., không ngày tháng INTOSAI GOV 9100 Guidelines for Internal Control Standards for the Public Sector 2013 http://www.intosai.org Babatundea, S A., 2014 Internal Control System Deficiency and Capital Project Mis-management in the Nigerian Public Sector Procedia - Social and Behavioral Sciences, pp 208-221 Babatunde, S A., 2013 Stakeholders perception on the effectiveness of internal control system on financial accountability in the Nigerian public sector International Journal of Business and Management Invention ISSN (Online): 2319 – 8028, ISSN (Print): 2319 – 801X , pp 16-33 Ibrahim, M., 2017 Internal Control and Public Sector Revenue Generation in Nigeria: an Empirical Analysis International Journal of Scientific Research in Social Sciences & Management Studies Lagat, C K., 2016 Effect of internal control systems on financial management in baringo county government, Kenya Journal of Economics, Finance and Accounting – (JEFA), ISSN: 2148-6697 Mary, A I., 2017 Impact of Effective Internal Control in the Management of Mother and Child Hospital Akure, Ondo State Journal of Finance and Accounting Mensah, G A & C C Y., 2013 Effectiveness of Internal Control on the Finances of Churches in Greater Accra, Ghana Research Journal of Finance and Accounting 10 Muhibat, A O., 2016 The impact of internal control system on revenue generation in public establishment International Journal of Contemporary Applied Sciences, (8), (ISSN: 2308-1365) www.ijcas.net 11 Muraleetharan, P., 2011 (70) P Muraleetharan (2011), Internal control and impact of financial performance of the organizations (special reference public and private organizations in jaffna district) 12 Ndungu, 2013 Effect of internal controls on revenue generation in University Of Nairobi Enterprise and Services limited Unpublished MBA Project, University Of Nairobi 13 Njeri, K C., 2014 Effect of internal control on the financial performance of manufacturing firms in Kenya A research project submitted in partial fulfillment of the requirement for the award of the degree of Master of Science in finance, 14 Njoki, N Z., 2015 (62) N The effect of internal controls on the financialperformance of manufacturing firms in Kenya 15 Oppong, M., 2016 The Impact of Internal Control on the Performance of Faith-Based NGOs in Accra Research Journal of Finance and Accounting ISSN 2222-1697 (Paper) ISSN 2222-2847 (Online) 16 Pridgen, A., 2012 Audit Committees and Internal Control Quality: Evidence from Nonprofit Hospitals Subject to the Single Audit Act International Journal of Auditing, pp 165-183 17 Sanusi, F A & M M B., 2015 The effectiveness of internal control system and financial accountability at local government level in Nigeria impact International Journal of Research in Business Management (IMPACT: IJRBM), (8), 18 SIGILAI, D K., 2016 Assessment of internal control systems effects on revenue collection at nakuru level five hospital MASTERS OF BUSINESS ADMINISTRATION (ACCOUNTING OPTION) OF JOMO KENYATTA UNIVERSITY OF AGRICULTURE AND TECHNOLOGY 19 Widyaningsih, A., 2015 The Influence of Internal Control System on the Financial Accountability of Elementary Schools in Bandung, Indonesia Research Journal of Finance and Accounting ·, pp ISSN 22221697 (Paper) ISSN 2222-2847 (Online) ... nguyên nhân tồn hệ thống KSNB Viện Pháp Y Tâm Thần Trung Ương Biên Hòa Tỉnh Đồng Nai c Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Viện pháp y Tâm Thần Trung Ương Biên Hòa Tỉnh Đồng Nai Luận văn. .. Thực trạng hệ thống KSNB Viện Pháp Y Tâm Thần Trung Ương Biên Hòa Tỉnh Đồng Nai nào? 2/ Giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB Viện Pháp Y Tâm Thần Trung Ương Biên Hòa Tỉnh Đồng Nai?... đ? ?y đủ sở lý luận luận văn b Thực trạng hệ thống kiểm soát nội Viện Pháp Y Tâm Thần Trung Ương Biên Hòa Tỉnh Đồng Nai: Nghiên cứu luận văn trình b? ?y chi tiết phương pháp thu thập liệu phương pháp