HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI HẢI DƯƠNG LUẬN VĂN KINH TẾ

  PHẦN MỞ ĐẦU Lý do hình hình thành nh đề đề tài: tài: Bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp có mục tiêu riêng có Để mục tiêu thực địi hỏi phải có lãnh đạo thống máy quản lý doanh nghiệp nhằm kế hoạch hoá, tổ chức, phối hợp, kiểm tra điều chỉnh việc kết hợp tối ưu nguồn lực Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp nội dung quan trọng tổ chức doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu Trong hoạt động quản lý, phần lớn ngun nhân tạo tình hình quản lý khơng tốt xuất phát từ công tác tổ chức máy khơng hồn hảo Việc tổ chức máy ảnh hưởng lớn đến kết đạt công tác quản lý, qua có tác động đến tồn q trình hoạt động doanh nghiệp, máy quản lý doanh nghiệp coi phận đầu não cho chủ trương, chiến lược, sách lược phát triển doanh nghiệp Vì vậy, xem xét đánh giá máy hữu tìm biện pháp cải tiến lại tổ chức cho phù hợp với đặc điểm giai đoạn cần thiết doanh nghiệp Trong thực tế, máy quản lý doanh nghiệp nước ta đánh giá thấp so với máy quản lý doanh nghiệp nước có kinh tế thị trường  phát triển cao cao hiệu quả hoạt động động Do đó, điều kiện nền kinh tế toàn cầu, cạnh tranh khốc liệt vấn đề nâng cao hiệu máy quản lý cụ thể hoàn thiện máy quản lý doanh nghiệp vấn đề cấp bách quan trọng doanh nghiệp nước ta ngày Chính cần thiết đó, em lựa chọn đề tài: “Hồn thiện máy quản lý Công ty thương mại Hải Dương” Rất mong thầy cô giảng viên hướng dẫn cho ý kiến để em hoàn thành luận văn tốt nghiệp cách tốt -1-   Mục Mục tiê tiêu u ngh nghiê iên n cứu cứu:: - Nghiên cứu vấn đề lý luận tổ chức máy quản lý doanh nghiệp kinh tế thị trường - Phân tích đánh giá thực trạng máy quản lý công ty Hải Dương đề xuất số biện pháp nhằm hoàn thiện máy quản lý công ty Phạm vi giới hạn đối tượng nghiên cứu: - Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu máy quản lý Công ty thương mại Hải Dương - Đối tượng: Nghiên cứu cấu máy quản lý Cơng ty thương mại Hải Dương, tập trung vào vào nghiên cứu hệ thống chức nhiệm vụ; mơ hình tổ chức máy quản lý; chế vận hành máy quản lý tổ chức lao động máy quản lý - Nghiên cứu từ nguồn số liệu công ty từ năm 1999 đến 2003 Phươ Phương ng phá pháp p nghi nghiên ên cứu cứu:: - Cơ sở phương pháp luận: Dựa sở chủ nghĩa vật biện chứng - Phương pháp nghiên cứu: Sử dụng phương pháp diễn dịch để giải vấn đề - Sử dụng nguồn liệu thu thập từ công ty nguồn liệu từ sách, internet, tạp chí quản trị nhân v.v… - Đồng thời, Luận văn sử dụng phương pháp khác như: phương  pháp thống kê, phân phân tích, tổng hợp, so sánh, sánh, mơ hình hố … để trình bày vấn đề lý luận thực tiễn -2-   Kết Kết cấu cấu của luậ luận n văn văn:: - Phần mở đầu - Chương 1: Cơ sở lý luận Ở phần nêu lên số khái niệm quản lý quản lý doanh nghiệp, qua trình bày chức cần thiết lý doanh nghiệp Từ giới thiệu mơ hình cấu tổ chức máy doanh nghiệp nay; ưu, nhược điểm cấu để lựa chọn cấu tổ chức phù hợp cho doanh nghiệp nghiên cứu - Chương 2: Phân tích đánh giá thực trạng máy quản lý Công ty thương mại Hải Dương + Phần 1: Giới thiệu tổng quan Công ty thương mại Hải Dương Ở phần trình bày tổng quan q trình hình thành phát triển Cơng ty thương mại Hải Dương, sơ lược trình hoạt động sản xuất kinh doanh thành đạt + Phần 2: Phân tích đánh giá thực trạng máy quản lý Công ty thương mại Hải Dương Phần sâu vào phân tích thực trang máy quản lý Cơng ty thương mại Hải Dương cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ phòng  ban như cấp lãnh đạo, đạo, quản lý - Chương 3: Giải pháp kiến nghị Từ phân tích Chương em đưa số giải pháp cụ thể để hoàn thiện cấu máy quản lý công ty nhằm nâng cao suất lực hoạt động phịng ban để cơng ty hoạt động hiệu - Phần kết luận -3-   CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Những vấn đề chung quản lý doanh nghiệp: 1.1 1.1 Quản Quản lý quản quản lý doan doanh h ngh nghiệ iệp p * Khái niệm: Hiện có nhiều cách giải thích thuật ngữ quản lý Có quan niệm cho quản lý hành chính, cai trị Có quan niệm khác lại cho quản lý điều hành, điều khiển, huy Các cách nói khơng có khác nội dung mà khác chỗ dùng thuật ngữ Quản lý hiểu theo hai góc độ: Một góc độ tổng hợp mang tính trị – xã hội; hai góc độ mang tính thiết thực Cả hai góc độ có cơ  sở khoa học thực tế Quản lý theo góc độ trị, xã hội kết hợp tri thức lao động Lịch sử xã hội lồi người từ thời kỳ mơng muội đến thời đại văn minh đại ngày cho ta thấy rõ phát triển có yếu tố lên rõ nét tri thức, lao động quản lý Trong ba yếu tố này, quản lý kết hợp tri thức lao động Nếu kết hợp tốt xã hội phát triển tốt đẹp Nếu kết hợp khơng tốt phát triển chậm lại rối ren Sự kết hợp biểu trước hết chế quản lý, chế độ, sách, biện pháp quản lý nhiều khía cạnh tâm lý xã hội, lại quản lý phải biết tác động cách để người bị quản lý luôn hồ hởi, phấn khởi, đem hết lực trí tuệ để sáng tạo lợi ích cho mình, cho Nhà nước cho xã hội Theo góc độ hành động, góc độ quy trình cơng nghệ tác động quản lý điều khiển Theo khái niệm quản lý có ba loại hình Các loại hình có xuất phát điểm giống người điều khiển khác đối tượng - Loại hình thứ việc người điều khiển vật hữu sinh không  phải người để bắt chunsg phải thực theo ý chí người điều khiển Loại hình gọi quản lý sinh học, thiên nhiên, môi trường, … Ví dụ -4-   nhà khoa học làm công tác lai tạo giống vật nuôi, trồng; nhà sản xuất nông sản thực phẩm, … - Loại hình thứ hai việc người điều khiển vật vô tri, vô giác để bắt chúng phát triển thực theo ý chí người điều khiển Loại hình gọi quản lý kỹ thuật Ví dụ việc điều khiển máy tính, vận hành loại máy móc thiết bị, … - Loại hình thứ ba việc người điều khiển người (quản lý nhà nước, Đảng, đồn thể, tổ chức trị, kinh tế, văn hố, …) Đó quản lý xã hội Quản lý xã hội Các Mác coi chức đặc biệt sinh từ tính chất xã hội hoá lao động Từ vấn đề trên, ta hiểu: “Quản lý tác động, huy, điều khiển chủ thể quản lý lên đối tượng khách thể quản lý nhằm đạt mục tiêu đặt điều kiện biến động môi trường” Với định nghĩa này, quản lý phải bao gồm yếu tố sau: - Phải có chủ thể quản lý tác nhân tạo tác động phải có đối tượng quản lý tiếp nhận tác động chủ thể quản lý tạo Tác động lần mà nhiều lần liên tục - Phải có mục tiêu quỹ đạo đặt cho đối tượng chủ thể Mục tiêu để chủ thể tạo tác động - Chủ thể phải thực hành việc tác động lên đối tượng quản lý khách thể quản lý Chủ thể người hay nhiều người, cịn đối tượng quản lý người (một hay nhiều người) giới vơ sinh (máy móc, thiết bị, đất đai, thông tin, …) giới sinh vật (vật ni, trồng, …) Khi nói đến quản lý nói đến tác động hướng đích Tác động nhằm vào đối tượng định để đạt mục tiêu đề Hoạt động quản lý hoạt động chủ quan có ý thức, có tính động sáng tạo, linh hoạt người, tập thể người quản lý Từ định nghĩa quản lý, dễ dàng suy khái niệm quản lý doanh nghiệp: “Quản lý doanh nghiệp q trình tác động cách có hệ -5-   thống, có tổ chức, có hướng đích người đại diện doanh nghiệp lên tập thể người lao động doanh nghiệp, nhằm sử dụng tiềm cơ  hội để thực cách tốt hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, nhằm đạt mục tiêu đề theo luật định thông lê xã hội” 1.2 Sự cần cần thi thiết ết phả phảii có hoạ hoạtt động động quản quản lý doa doanh nh ngh nghiệ iệp p Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động thực tiễn người biểu thành hai mặt tự nhiên xã hội Trong trình tác động vào tự nhiên, hành động đơn lẻ người thường mang lại kết hạn chế Để cải tạo chinh phục tự nhiên, tất yếu đòi hỏi người phải liên kết lại với hành động Những tác động tương hợp nhiều người vào đối tượng tượng tự nhiên thường thường mang lại kết qu quảả cộng hưởng có tín tínhh tổng hợp Do xuất tổ chức đòi hỏi tất yếu đời sống xã hội loài người Đặc biệt hoạt động sản xuất, tính chất phức tạp đa dạng quan hệ người với tự nhiên, người với người, tính tổ chức xuất tổ chức hoạt động đặc biệt quan trọng Song xuất hình thức tổ chức gắn với chức định, nhằm vào mục tiêu định Tất nhiên, thực tế tổ chức phát huy thực tế sức mạnh sở có quản lý điều hành thống Vì vậy, hợp tác lao động có ý thức tất yếu địi hỏi phải có điều khiển, giống “một giàn nhạc phải có nhạc trưởng” Tính tất yếu quản lý bắt nguồn từ ý nghĩa Thực chất quản lý doanh nghiệp quản lý người – yếu tố lực lượng sản xuất – trình sử dụng tư liệu lao động tác động lên đối tượng lao động để tạo cải vật chất cho xã hội Quản lý đạt hiệu cao người giỏi nghề làm nghề đó, tạo điều kiện để  phát huy đầy đầy đủ tính chủ động sáng sáng tạo trong q trìn trìnhh sản xuất kkinh inh doanh doanh -6-   Khi quy mơ sản xuất mở rộng, trình độ khoa học kỹ thuật phát triển ngày cao, cơng tác quản lý phức tạp, đòi hỏi nhà quản lý phải không ngừng nâng cao lực trình độ Nội dung tổ chức máy quản lý doanh nghiệp: Quản lý hoạt động phức tạp nhiều mặt người Quản lý thực hệ thống quản lý cụ thể Hệ thống quản lý, máy quản lý Bộ máy quản lý tổng hợp phận (đơn vị, cá nhân) khác có mối quan hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hố có trách nhiệm quyền hạn định, bố trí theo cấp, khâu khác nhau, nhằm đảm bảo thực chức quản lý phục vụ mục đích chung xác định hệ thống Bộ máy quản lý hình thức phân công nhiệm vụ lĩnh vực quản lý, có tác động trực tiếp đến q trình hoạt động hệ thống Bộ máy quản lý, mặt phản ánh cấu trách nhiệm phận, người hệ thống quản lý, mặt khác có tác động tích cực trở lại đến việc phát triển toàn hệ thống quản lý Hệ thống bị quản lý đối tượng mà tác động máy quản lý hướng vào nhằm mục đích tăng thêm cho hình thức cụ thể, đạo hoạt động để đạt kết định trước Giữa hệ thống quản lý hệ thống bị quản lý có mối quan hệ qua lại chặt chẽ Hệ thống bị quản lý không chủ chịu tác động có hướng đích hệ thống quản lý mà cịn phát triển theo quy luật vốn có Do hệ thống quản lý phải tổ chức cho phù hợp với đối tượng quản lý mà phụ trách, điều hành Tổ chức máy quản lý trình xác định chức năng, phận tạo thành máy quản lý nhằm thực chức quản lý 2.1 Các chức lĩnh vực quản lý doanh nghiệp: Quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều nội dung nhiều cách tiếp cận khác nhau, phải phân chia, quy nạp vấn đề quản lý thành khái niệm định để có tiếng nói chung Căn vào trình quản lý, người ta  phân chia vấn đề quản lý doanh nghiệp thành chức quản quản lý Căn vào -7-   nội dung quản lý, người ta phân chia vấn đề quản lý doanh nghiệp thành lĩnh vực quản lý Chức quản lý (phân loại chức quản lý theo trình quản lý): Chức quản lý hoạt động riêng biệt quản trị, thể  phương hướng hướng tác động động quản quản trị gia đến lĩnh vự vựcc quản trị doanh doanh nghiệp nghiệp Lĩnh vực quản lý (phân loại chức quản lý theo nội dung quản lý): Lĩnh vực quản lý hiểu hoạt động quản trị thiết lập xếp theo nội dung quản lý gắn liền với phận doanh nghiệp, có người huy phân cấp phân quyền việc định quản lý  Nếu chức quản lý hoạt động trình quản lý lĩnh vực quản lý tổ chức để thực hoạt động kinh doanh cụ thể - gắn với trình kinh doanh doanh nghiệp 2.1.1 Các chức quản lý: Khái niệm “chức quản lý” gắn liền với xuất tiến  phân công – hợp tác lao động trong trình sản xuất tập thể người lao động Trong sách quản trị công nghiệp tổng quát viết năm 1916, Fayol chia trình quản trị doanh nghiệp thành chức mệnh danh “những yếu tố Fayol” Đó là: Chức dự kiến (hoạch định): Thường coi chức tiến trình quản trị Đó việc dự đốn trước có sở khoa học, phát triển xảy trình, tượng, xây dựng thành chương trình hành động (một kế hoạch định) nhằm xác định rõ: Sản xuất gì? Sản xuất cách nào? Bán cho ai? Với nguồn tài nào? Như hoạch định việc xác định mục tiêu mục đích mà tổ chức phải hoàn thành tương lai định cách thức để đạt mục tiêu Chức tổ tổ chức: Tổ chức qquá uá trình tạo cấu mối mối quan hệ thành viên, thơng qua cho phép họ thực kế hoạch hoàn thành mục tiêu tổ chức Chức bao gồm việc thiết lập cấu -8-   trúc tổ chức, trang bị tất cần cho hoạt động doanh nghiệp vốn, máy móc, thiết bị, lao động, nguyên vật liệu, …kết hợp, liên kết yếu tố sản xuất, phận riêng rẽ doanh nghiệp với thành hệ thống Bằng cách thiết lập tổ chức hoạt động hữu hiệu, nhà quản trị phối hợp tốt nguồn lực Chức phối hợp: Chức giúp cho tất hoạt động doanh nghiệp nhịp nhàng, ăn khớp, đồng điệu với nhằm tạo thuận tiện hiệu Chức huy: Sau hoạch định, tạo tổ chức phối hợp hoạt động, nhà quản trị phải huy lãnh đạo tổ chức Đó việc đưa truyền đạt thị, truyền đạt thông tin đến cho người để họ hoàn thành nhiệm vụ cần thiết, biến khả thành thực Chức kiểm tra: Kiểm tra chức có liên quan đến cấp quản lý để đánh giá kết hoạt động hệ thống, đo lường sai lệch nảy sinh trình hoạt động so với mục tiêu kế hoạch định Mục đích kiểm tra nhằm bảo dảm kế hoạch thành cơng, phát kịp thời sai sót, tìm nguyên nhân biện pháp sửa chữa kịp thời sai sót đó, bảo đảm cho trình sản xuất kinh doanh diễn ta nhịp nhàng, liên tục hiệu Kiểm tra để quản lý tốt hơn, cần tiến hành thường xuyên kết hợp linh hoạt nhiều hình thức kiểm tra Tất chức quản lý tác động qua lại với quy định lẫn Sự phân loại cách khoa học chức quản lý cho phép thực phạm vi rộng, phân công lao động cách hợp lý dựa vào việc chia nhỏ trình quản lý thành hành động, thao tác quản lý Sự phân loại cịn giúp cho việc tiêu chuẩn hố thống hố q trình quản lý, tạo điều kiện áp dụng kinh nghiệm tiên tiến lao động quản lý, tạo điều kiện để đưa phương tiện kỹ thuật đại vào thực tiễn quản lý -9-   2.1 2.1.2 Lĩ Lĩnh nh vự vựcc quản n lý: lý: Đây phân loại chức quản lý theo nội dung quản lý Lĩnh vực quản lý doanh nghiệp hiểu hoạt động quản lý xếp phận Ở phận có người huy liên quan đến việc định quản trị Lĩnh vực quản lý phân định phụ thuộc vào nhiều yếu tố: truyền thống quản trị, yếu tố xã hội chế kinh tế, quy mô đặc điểm kinh tế –  kỹ thuật doanh nghiệp Nó gắn liền với quốc gia, vùng cụ thể tiến nhận thức khoa học quản lý Có thể nói lĩnh vực quản lý phân chia chức quản lý theo nội dung tác động Về bản, lĩnh vực quản lý doanh nghiệp gồm: * Lĩnh vực vật tư: Nhiệm vụ cung ứng vật tư bảo đảm cung cấp đầy đủ đồng số lượng, chủng loại, chất lượng, kỳ hạn, địa điểm với chi phí Nội dung công việc cung ứng vật tư bao gồm: Phát nhu cầu vật tư, tổ chức mua sắm vật tư, tổ chức cung cấp vật tư, tổ chức dự trữ  bảo quan vật vật tư …  Người ta thường thường sử ddụng ụng phương phương pháp quy hoạch hoạch tuyến tí tính, nh, phương pháp dựa lý thuyết dự trữ, phương pháp PERT, hay kiểu cung ứng kỳ hạn Nhật để điều khiển côngviệc cung ứng vật tư * Lĩnh vực sản xuất: Sản xuất việc sử dụng người lao động để tác động lên yếu tố đầu vào trình sản xuất (vật chất, tài chính, thơng tin) để làm sản phẩm hay dịch vụ phù hợp với nhu cầu thị trường Bao gồm toàn hoạt động có tính chất cơng nghiệp sở phối hợp yếu tố lao động, tư liệu lao động đối tượng lao động có để chế biến sản phẩm hàng hoá thực dịch vụ  Nhiệm vụ: hoạch định chương trình; xây dựng kế hoạch sản xuất; điều khiển trình chế biến; kiểm tra chất lượng; giữ gìn quyền, bí quyết, kiểu dáng … phát huy sáng chế phát minh thành viên - 10 -    Phòng nghiệp vụ thị trường: Bảng 8: Chất lượng cán quản lý Phịng nghiệp vụ thị trường STT Chức vụ Trình độ Độ tuổi Trưởng phòng Đại học 39 Phó phịng thị trường nước Đại học 39 Phó phịng thị trường xuất Đại học 26 Ngành nghề đào tạo QTKD, XNK  XNK  XNK  Qua bảng số liệu ta thấy đội ngũ cán quản lý phòng nghiệp vụ thị trường độ tuổi cịn trẻ, điều thuận lợi cho việc nắm  bắt xu hướng thị trường tiêu thụ, nhu cầu khách hàng, qua tham mưu cho ban giám đốc chiến lược phát triển kinh doanh cho công ty Tất cán quản lý trình độ đại học làm với chuyên mơn Cán trẻ phó phịng thị trường xuất cần tích lũy thêm kinh nghiệm để đảm nhận tốt vai trị  Phịng nghiệp vụ bảo hộ lao động: Bảng 9: Chất lượng cán quản lý Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động STT Chức vụ Trưởng phòng BHLĐ Trưởng phịng BHLĐ Phó phịng BHLĐ Phó phịng BHLĐ Trình độ Độ tuổi Đại học 32 Đại học 36 Đại học 31 Ngành nghề đào tạo Quản trị chất lượng Quản trị chất lượng Quản trị chất lượng Đại học Quản trị chất lượng 28 Cán quản lý bảo hộ lao động người chuyên kiểm tra, giám sát an toàn lao động, vệ sinh, đề quy định an tồn, phịng chống cháy nổ huấn luyện nhân viên trực tiếp kỹ thuật an tồn lao động Chính đặc thù chức năng, nhiệm vụ nên trưởng phó phịng độ tuổi trẻ, có khả huấn luyện, huy đội ngũ nhân viên Các cán tốt nghiệp đại học đồng thời làm ngành nghề đào tạo - 49 -   2.4 Mối quan hệ các phòng ban, phận: 2.4.1 Mối quan 2.4.1 quan hệ trong ban lãnh lãnh đạo công công ty: Ban lãnh đạo làm việc theo nguyên tắc thủ trưởng, Phó giám đốc Trợ lý giám đốc người giúp Giám đốc đạo thực mặt công tác cụ thể Giám đốc phân công trách nhiệm ủy quyền Các Phó giám đốc có quyền định chịu trách nhiệm trước Giám đốc mảng công việc họ phụ trách Đối với vấn đề  phát sinh chưa có chủ trương báo cáo Giám đốc để bàn bạc xin ý kiến giải nhằm đưa định cách xác với  phương hướng hướng phát triển Côn Côngg ty 2.4.2 Mối quan 2.4.2 quan hệ Ban lãnh lãnh đạo với các Phòng ban ch chức ức năng: Là mối quan hệ đạo trực tiếp, Giám đốc trực tiếp đạo định cơng việc phịng ban chức Các phịng ban chức có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc Ban lãnh đạo công việc Và phải hoàn thành tốt nhiệm vụ chức Mối quan hệ thực nguyên tắc điều khiển phục tùng Về mối quan hệ với nguyên tắc trên, nguyên tắc lại tạo số vướng mắc cho cấp thực (cấp phục tùng) Nguyên nhân phát sinh vài cơng việc có liên quan đến hai ba lãnh đạo Cơng ty Ví dụ: Trong việc ban hành tiêu chuẩn nguyên tắc an toàn, vệ sinh lao động Trưởng phịng bảo hộ lao động có quyền nghĩa vụ đề nguyên tắc, tiêu chuẩn; nhiên sau phải đưa tiêu chuẩn lên phịng hành để trưởng phịng hành xem đưa lên Ban lãnh đạo công ty Nếu tất cán quản lý trí thơng qua cơng nhân  phân xưởng chế biến việc thực hiện, cịn cấp quản lý có ý kiến khác cấp khó thực - 50 -   Do trước đưa định mang tính mệnh lệnh, địi hỏi phải có thống bên cấp lãnh đạo Có tránh khỏi trường hợp xảy việc cấp phải giải để thực lúc hai ý kiến trái ngược cấp có liên quan 2.4.3 Mối quan hệ phòng ban chức với nhau: Là mối quan hệ theo chiều ngang, phòng ban chức có nhiệm vụ hỗ trợ, bổ sung tạo điều kiện cho hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Các phận cung cấp thông tin tham mưu kịp thời cho Giám đốc Ban lãnh đạo để điều khiển hoạt động tồn Cơng ty, đạt tới hiệu chung cao  Nhưng bên cạnh cịn tồn một vài đùn đẩy thiếu trách nhiệm hay cứng nhắc, nguyên tắc cơng việc, dẫn tới tạo khó khăn khơng cần thiết cho phận có liên quan Mặc cho việc dẫn tới chậm chễ khơng đáng có hay lợi ích trách nhiệm khó xác định Đơi Giám đốc giao nhiệm vụ lúc cho hai đến ba  bộ phận thực nhằm mục đích tạo hỗ trợ cho phận Nhưng thực tế đôi lúc lại diễn ngược với chủ trương Lãnh đạo Công ty, nguyên nhân tất chịu chung trách nhiệm kết cuối nên khó tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm hay ỷ lại, thiếu nhiệt tình cơng tác Để khắc phục tình trạng này, giao nhiệm vụ cho phận thực cơng việc chung nên phân định quyền hạn trách nhiệm rõ ràng cho phần công việc thời điểm Có tạo hiệu cao với thành công công việc - 51 -   CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI HẢI DƯƠNG Một số phương hướng để hoàn thiện máy quản lý công ty thương mại Hải Dương: Dựa vào mục tiêu, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh thực trạng nhân Công ty, Ban lãnh đạo đề phương hướng sau: - Mở rộng mạng lưới tiêt thụ nước, thiết lập hệ thống kênh  phân phối tất tỉnh, thành thành nước nước ngồi - Chú trọng làm mạnh cơng tác xuất nhập khẩu, tìm kiếm thị trường nước - Nâng cao mối quan hệ với đội tàu đánh bắt thủy sản đồng thời xây dựng riêng đội tàu cá đơng ty để đảm bảo nguồn ngun tươi sống đầu vào - Xây dựng đào tạo đội ngũ cán quản lý chất lượng sẵn sàng đáp ứng nhu cầu, mục tiêu công ty đề Phát triển tay nghề cho người lao động đồng thời nâng cấp dây chuyền sản xuất khép kín đáp ứng nhu cầu ngày cao khách hàng với chất lượng tốt Từ phương hướng hướng phát triển trên, Cơng ty đề giải pháp nhằm hồn thiện máy quản lý sau:  Về cấu máy: Hiện Công ty tiếp tục trì, ổn định phịng, ban chức năng; đồng thời nghiên cứu để hoàn thiện việc tổ chức phòng ban chức cho phù hợp đạt hiệu cao việc thực mục tiêu va phương hướng kinh doanh giai đoạn tới - 52 -    Về công tác cán bộ: Cơng ty ln nhận thức rõ vai trị định đội ngũ cán bộ, Cơng ty ln trọng cơng tác có phương hướng công tác cán  bộ sau sau - Xây dựng hoàn thiện qui hoạch cán chủ chốt - Trẻ hoá đội ngũ cán Cơng ty - Xây dựng hồn thiện qui chế tuyển dụng lao động xác định rõ tiêu chuẩn cán tuyển dụng - Tiếp tục triển khai, xem xét việc bố trí phân cơng lao động phận hành chính, kế tốn Tăng cường cán khâu trực tiếp kinh doanh - Thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ cán đặc biệt trọng đến nghiệp vụ xuất - nhập - Khuyến khích cán tự học tập để nâng cao trình độ quản lý - 53 -   Một số kiến nghị giải pháp nhằm hồn thiện máy quản lý cơng ty thương mại Hải Dương: Để tồn đứng vững phát triển kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp không cần phải có mục tiêu  phương hướng hướng chiến lược lược kinh doanh đúng đắn mà ph phải ải có máy qu quản ản lý có hiệu lực cao để thực phương hướng chiến lược cách hiệu Một máy quản lý có hiệu lực cao phải máy có cấu tối ưu, tinh giản, gọn nhẹ mà thực mục tiêu chiến lược cách nhanh chiến lược Điều địi hỏi phải có mơ hình cấu tổ chức hợp lý xác định đơn vị phận phòng ban chức nhiệm vụ phòng ban phù hợp Một máy quản lý có hiệu lực cao cịn phải máy có đội ngũ cán mạnh mạnh mặt, được xếp, bố trí sử dụn dụngg cách hợp lý, người việc phải toàn tâm toàn ý phát triển tổ chức  Ngoài ra, máy quản lý có hiệu lực cao cịn thể chế hoạt động Tức phải xác định rõ nguyên tắc hoạt động nó.Tức phải xác định rõ nguyên tắc hoạt động, qui định bắt  buộc cá nhân tổ chức mối quan hệ qua lại  phận cho cho máy phối hhợp ợp hoạt động động cách nnhịp hịp nhàng nhàng,, ăn khớp để đạt mục tiêu tổ chức đồng thuận Qua nghiên cứu lý thuyết máy tổ chức dựa vào  phương hướng mà Ban lãnh đạo cơng ty đề ra, Cơng ty cần có giải  pháp nhằm hoàn thiện máy quản lý cách: cách: - Hoàn thiện cấu máy bao gồm hồn thiện tổ chức phịng ban hồn thiện bố trí, phân cơng chức nhiệm vụ cho phịng ban - Hồn thiện cơng tác cán bao gồn việc tuyển chọn sử dụng cán bộ, thuyên chuyển cán bộ, trả lương cho cán công tác đào tạo, phát triển cán  bộ - 54 -   - Hoàn thiện chế hoạt động máy bao gồm việc hoàn thiện nguyên tắc hoạt động máy mở rộng mối quan hệ máy theo chiều ngang  Một số điểm cần lưu ý hoàn thiện máy quản lý cơng ty: - Hồn thiện máy quản lí tránh tình trạng cấp chịu hai hệ thống quyền lực tạo lên chồng chéo, cấp phải thực theo hệ thống quyền lực - Hoàn thiện tổ chức máy quản lý phải ý đến việc phân công rõ ràng nhiệm vụ chức cán nhân viên phịng ban - Hồn thiện tổ chức máy quản lý đôi với việc nâng cao nguồn vốn Công ty đổi thiết bị cơng nghệ phục vụ cho q trình sản xuất 2.1 Các kiến nghị nhằm hoàn thiện máy quản lý Công ty thương mai Hải Dương: Bộ máy quản lý trung tâm đầu não huy toàn hoạt động tổ chức, ảnh hưởng lớn tồn phát triển tổ chức Chính việc hồn thiện máy quản lý yêu cầu cấp thiết để công ty hoạt động ngày hiệu quả, đạt mục tiêu, kế hoạch đề Hình 9: Sơ đồ máy quản lý Công ty thương mại Hải Dương Ban Giám đốc Phịng tổ chức hành Phịng kế tốn Cơ sở chế  biến thủy sàn sàn Ban kiểm Phịng kế hoạch kinh doanh sốt sở  Trung tâm dịch vụ ký gửi hàng hóa - 55 -  Nhà hàng, quán ăn Phòng nghiệp vụ BHLĐ Phòng Marketing   Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động máy quản lý Công ty theo hướng tinh giản, gọn nhẹ cho khơng có phận bị trùng lắp chức năng, nhiệm vụ  Thành lập Ban kiểm soát sở chế biến, kinh doanh để giúp Ban giám đốc giảm tải việc quản lý Ban kiểm soát sở có nhiệm vụ phối hợp với phịng ban chức theo dõi, giám sát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh ba sở sở chế biến thủy sản, trung tâm ký gửi hàng hóa nhà hàng Hằng quý hàng tháng phải báo cáo lên Ban giám đốc tình hình hoạt động, chịu trách nhiệm tất vấn đề phát sinh sở Trưởng ban kiểm sốt có quyền bầu cấp quản lý sở chấp thuận Ban giám đốc công ty  Sát nhập hai phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động lại với nhau: Ta thấy việc tồn song song hai phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động với cấu, chức nhiệm vụ giống gây lãng phí, dễ chồng chéo cơng việc thực Chính việc sát nhập cần thiết để máy quản lý tinh giản, gọn nhẹ để cơng việc phịng thơng suốt, tăng tính hiệu  Hồn thiện việc phân chia quyền hạn, nhiệm vụ phòng, ban: Cùng với việc sát nhập số phịng, ban, Cơng ty nên hoàn thiện việc  phân chia quyền nhiệm vụ phòng, ban cách rõ ràng để họ hồn thành tốt cơng việc hỗ trợ cho Ban giám đốc cách hiệu - Phịng tổ chức hành chính: Thực chức nhân hành quản trị, tổ chức lao động đảm bảo đời sống tập thể, hoạt động xã hội * Nhiệm vụ: + Tham mưu cho giám đốc việc tuyển dụng, xếp bố trí đào tạo, thuyên chuyển, đề bạt cán lao động tồn Cơng ty - 56 -   + Xây dựng qui chế khoán, tiền thưởng, nội qui lao động, tiêu chuẩn nâng  bậc lương phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh sản xuất hàng năm thời kỳ Cơng ty + Đảm bảo cơng tác hành phục vụ kinh doanh, sản xuất, tiếp khách, lễ tân, tạp vụ, đánh máy, y tế + Bảo mât, giữ gìn cơng văn giấy tờ, hồ sơ, dấu nghiêm ngặt theo qui định nhà nước + Quản lý sở vật chất cử Công ty + Quản lý việc sử dụng điện, nước, điện thoại, fax + Thực công tác thi đua khen thưởng + Phối hợp với phịng kế tốn - tài phòng kinh doanh để nghiên cứu đề xuất với giám đốc biện pháp đạo công tác kinh doanh, sản xuất, quản lý đơn vị trực thuộc đề xuất phương án sử dụng tài sản, kho tàng có hiệu - Phịng kế tốn - tài chính: Hiện phịng có tên phịng kế tốn - kế hoạch, nhiên đạt tên chưa thật hợp lý việc lập kế hoạch yêu cầu định hướng, phát triển công ty, tìm kiếm, phát triển thị trường Chính giao việc lập kế hoạch cho  phịng kế tốn làm nhiệm vụ phịng trở nên nặng nề, khơng đảm bảo việc lập kế hoạch kế toán (nhiệm vụ phịng) Cơng ty cần phải đổi tên thành phịng kế tốn - tài phân chia lại nhiệm vụ cho phòng với chức hạch toán kế toán, quản lý vốn, tài sản theo dõi công nợ cho công ty * Nhiệm vụ: + Tham mưu giúp giám đốc đạo hướng dẫn thực chặt chẽ chế độ, toàn vốn tài sản cân đối, phát kịp thời sai sót q trình sản xuất kinh doanh đơn vị, đảm bảo đầy đủ kịp thời vốn phục - 57 -   vụ nhiệm vụ kinh doanh sản xuất, thực thu hồi công nợ nhanh, đảm bảo mức vốn tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng hợp lý + Hướng dẫn, theo dõi kiểm tra, giám sát đôn đốc đơn vị trực thuộc làm tốt cơng tác kế tốn tài Tính tốn xác hiệu kinh tế hoạt động sản xuất kinh doanh tồn Cơng ty đơn vị tháng, q, năm Thưch chế độ báo cáo tốn, thống kê xác phục vụ cho yêu cầu điều hành giám đốc thời gian qui định cấp + Phối kết hợp với phòng ban, đơn vị khác để nghiên cứu đề xuất với Ban giám đốc biện pháp đạo công tác kinh doanh, quản lý vốn, tài sản Công ty - Phịng kế hoạch kinh doanh: Chính từ nhu cầu cấp thiết lập kế hoạch, đề phương hướng phát triển cho tồn cơng ty mà cần thành lập thêm phòng kế hoạch kinh doanh để cụ thể hóa chức nhiệm vụ, định hướng kinh doanh * Chức năng: + Tìm kiếm đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào cho công ty + Phát triển thị trường nội địa dựa theo chiến lược công ty + Lập kế hoạch kinh doanh + Thực hoạt động xuất nhập + Tham mưu, đề xuất cho Ban giám đốc hỗ trợ phòng ban khác vấn đề kinh doanh, tiếp thị * Nhiệm vụ: + Phân tích thị trường, tìm kiếm khách hàng cho công ty, đảm bảo nguồn hàng ổn định + Phân tích đơn hàng, lập định mức sản phẩm - 58 -   + Nhận lập kế hoạch cho đơn hàng + Báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh hàng tháng cho Ban giám đốc Hình 10: Sơ đồ cấu tổ chức phịng kế hoạch kinh doanh Trưởng phịng   Phó phịng Bộ phận xuất nhập Bộ phận công nghệ Bộ phận ngành hàng * Trách nhiệm Trưởng phòng kế hoạch - kinh doanh: + Giao tiếp với khách hàng, liên hệ với sở bên tiếp thị khai thác nghiên cứu thị trường + Tham mưu cho Ban giám đốc việc chọn khách hàng thị trường tiêu thụ sản phẩm + Lập theo dõi kế hoạch xuất nhập hàng để kịp phục vụ cho sản xuất + Giám sát, theo dõi việc xử lý khiếu nại khách hàng, đo lường thỏa mãn khách hàng + Báo cáo cho Giám đốc tiến độ sản xuất, kinh doanh, tình hình kết việc thực kinh doanh * Nhiệm vụ Trưởng phòng kinh doanh: + Được quyền thừa lệnh Giám đốc để yêu cầu phòng nghiệp vụ quản lý sở thực kế hoạch sản xuất cung cấp thông tin liên quan tới khách hang - 59 -   + Có quyền kiểm tra chất vấn trưởng đơn vị vấn đề sản xuất kinh doanh phối hợp xử lý cố xảy + Được quyền đình sản xuất kinh doanh có vấn đề phát sinh bất lợi cho cơng ty + Có quyền đề xuất việc bổ nhiệm, bãi nhiệm, nâng lương nội  phịng - Phịng Marketing: Hình 11: Sơ đồ cấu tổ chức Phịng Marketing Trưởng phịng Phó phịng Bộ phận tổ chức kiện Bộ phận khảo sát thị trường Chăm sóc khách hàng Với yêu cầu định hướng phát triển sản phẩm chiếm lĩnh thị trường nước hướng đến xuất thị trường khó tính nước ngồi, Cơng ty cầncủa phảicơng thành  phẩm g ty lập phòng Marketing để cầu nối khách hàng sản * Chức phòng Marketing: + Lập hồ sơ thị trường dự báo doanh thu + Khảo sát hành vi ứng sử khách hàng tiềm + Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu + Phát triển sản phẩm, hồn thiện sản phẩm với thuộc tính mà thị trường mong muốn (thực trước sản xuất sản phẩm, xây dựng nhà hàng) - 60 -   + Quản trị sản phẩm (chu kỳ sống sản phẩm): Ra đời, phát triển, bão hịa, suy thối, đơi hồi sinh * Nhiệm vụ Trưởng phòng Marketing: + Tổ chức thực theo chương trình kế hoạch marketing, kế hoạch quảng cáo, chương trình khuyến Theo dõi việc thực báo cáo kết + Phát hội marketing cách nghiên cứu phân tích liệu bán hàng thị trường + Thực chiến dịch thông tin quảng cáo + Bảo vệ giá trị tổ chức cách giữ bí mật thơng tin marketing + Cập nhật kiến thức ngành nghề cách tham dự buổi hội thảo đào tạo; xem ấn phẩm chuyên ngành; thiết lập mạng lưới quan hệ cá nhân, gia nhập vào tổ chức chuyên nghiệp ngành nghề + Đạt nhiệm vụ tổ chức nhiệm vụ marketing cách hoàn thành mục tiêu liên quan có yêu cầu + Mở rộng kênh phân phối sản phẩm + Đạt mục tiêu kinh doanh Marketing cách đóng góp thông tin đề xuất hoạt động kinh doanh Marketing cho tổng kết kế hoạch chiến lược + Đạt mục tiêu tài hoạt động kinh doanh tiếp thị  bằng cách dự đoán nhu cầu, theo dõi ngân sách hàng năm; lập kế hoạch chi tiêu;  phân tích biến động; động; khởi xướng xướng hành hành động kh khắc ắc phục + Dự đoán triển khai hạn ngạch doanh thu hàng năm.Phân tích xu hướng kết quả; thiết lập chiến lược định giá; đề xuất giá bán, cạnh tranh + Lập kế hoạch, triển khai, thực đánh giá việc quảng cáo, mua hàng, chương trình khuyến mãi; triển khai kế hoạch hành động bán hàng theo chủng loại sản phẩm - 61 -   + Duy trì mối quan hệ với khách hàng lớn cách thường xuyên có thăm viếng khách hàng; khám phá nhu cầu đặc thù, dự đoán hội * Quyền hạn: + Yêu cầu phận thực theo kế hoạch, chương trình marketing duyệt + Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, lương, nghỉ phép nhân viên thuộc quyền + Cho nghỉ việc riêng nhân viên thuộc quyền + Chủ động xếp lịch nhân viên 2.2 Các kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác cán quản lý Cơng ty thương mại Hải Dương: Chính tổ chức lại máy quản lý cơng ty nên tình hình cán phịng ban có thay đổi Việc sát nhập hai phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động làm dư hai cán quản lý Vì cán có kinh nghiệm việc kiểm tra an toàn vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ nên Ban giám đốc cơng ty xem xét chuyển hai cán quản lý sang đảm nhận nhiệm vụ Ban kiểm sốt sở  với chức danh Trưởng Phó ban kiểm sốt Cơng ty xây dựng thêm hai phịng ban phịng kế hoạch kinh doanh thay cho phòng nghiệp vụ thị trường với việc cụ thể hóa chức lập kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm phát triển thị trường Như đổi tên chức chức nhiệm vụ không không thay đổi nhi nhiều, ều, giữ nguyên chức vụ Trưởng Phó phịng đồng thời tổ chức huấn luyện cho họ nghiệp vụ chuyên sâu thương mại quốc tế, đưa họ tu nghiệp nước để nâng cao trình độ - 62 -   PHẦN KẾT LUẬN Trong kinh tế thị trường vận động khơng ngừng doanh nghiệp tổ chức kinh tế cần tự hồn thiện để đạt hiệu kinh tế cao Trong khâu quan trọng phải ngày hồn thiện máy quản lý xương sống, khung doanh nghiệp để doanh nghiệp có khả thích ứng đứng vững trước biến động thay đổi kinh tế Hồn thiện máy quản lý bao gồm nhiều khía cạnh hồn thiện cơ  cấu phịng ban, hồn thiện chức nhiệm vụ, hồn thiện cơng tác đào tạo, trọng đến cơng tác kích thích vật chất tinh thần Vì phần giải pháp mạnh dạn đưa số ý kiến nhỏ, thay đổi phần cấu tổ chức cũ với mong muốn nâng cao hiệu quản lý Những giải pháp chủ yếu dựa vào kiến thức học quan sát thực tế Sau thời gian tìm hiểu Cơng ty thương mại Hải Dương, em đề số giải pháp với hy vọng nâng cao chất lượng cấu tổ chức máy quản lý đồng thời nâng cao kiến thức thân Phần sở lý luận khái niệm quản lý, lao động quản lý, máy quản lý, mơ hình tổ chức máy quản lý mơ hình tổ chức máy quản lý cần thiết phải hoàn thiện máy quản lý Phần thực trạng nêu trình hình thành phát triển Cơng ty, cấu lao động, tình hình sản xuất kinh doanh Cơng ty, Đặc điểm máy tổ chức khó khăn thuận lợi kinh doanh cần thiết  phải hồn thiện máy máy quản lí Cơng ty ty Hoàn thiện máy quản lý việc làm cần thiết với loại hình doanh nghiệp Một doanh nghiệp muốn hoạt động có hiệu việc hoàn thiện cấu máy quản lý phải quan tâm cách mức - 63 - ... hiệu đáng mừng cho cơng ty Thương mại Dịch vụ Hải Dương - 29 -   Thực trạng máy quản lý Công ty Thương mại Dịch vụ Hải Dương 2.1 Cơ cấu cấu quản quản lý của Công Công ty: 2.1.1 2.1 Sơ đồ đồ tổ... ty Thương mại Hải Dương 1.1 Lịch sử hình hình thành thành phát phát triển cơng ty thương thương mại mại Hải Dương: 1.1.1 1.1 Sơ lược lược công ty ty thương thương mại Hải Dương: Dương: - Tên công. .. ty Phạm vi giới hạn đối tượng nghiên cứu: - Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu máy quản lý Công ty thương mại Hải Dương - Đối tượng: Nghiên cứu cấu máy quản lý Công ty thương mại