HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ ĐOÀN VIÊN TRỰC TUYẾN

TỔNG LIÊN ĐỒN LAO ĐỘNG VIỆT NAM CƠNG ĐỒN GIÁO DỤC VIỆT NAM HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ ĐOÀN VIÊN TRỰC TUYẾN Hà Nội – 2015 MỤC LỤC Giới thiệu 1.1 Mục đích: 1.2 Phạm vi áp dụng: 1.3 Lộ trình thực hiện: 1.4 Các chức phần mềm: 1.5 Một số lưu ý: Hướng dẫn sử dụng phần mềm 2.1 Đăng nhập phần mềm: 2.2 Hướng dẫn sử dụng chức phần mềm Thông tin liên hệ: 19 Giới thiệu 1.1 Mục đích:  Phần mềm quản lý đồn viên trực tuyến dùng để quản lý đoàn viên cho cấp cơng đồn ngành Giáo dục; giảm thiểu cơng văn báo cáo chiều cơng đồn cấp với đơn vị trực thuộc; góp phần đảm bảo độ tin cậy số liệu báo cáo  Phần mềm giúp cấp cơng đồn ngành Giáo dục quản lý, theo dõi cập nhật diễn biến tăng, giảm đồn viên (khi gia nhập cơng đồn, chuyển sinh hoạt nghỉ công tác)…  Phần mềm giúp cơng đồn cấp trực tiếp sở Cơng đoàn Giáo dục Việt Nam việc tổng hợp số liệu, tra cứu, tìm kiếm cập nhật thơng tin tình hình phát triển đồn viên CĐCS thuộc thẩm quyền quản lý  Phần mềm phân quyền đến CĐCS, quản lý đến CĐBP, tổ CĐ đồn viên; phép xem, sửa, xóa… đảm bảo tính cập nhật kịp thời an tồn hồ sơ quản lý đoàn viên 1.2 Phạm vi áp dụng: Quản lý toàn ngành, cụ thể:  Khối trực thuộc: + Cơng đồn ĐH Quốc gia, ĐH Vùng, CĐ CQ Bộ GD&ĐT + Cơng đồn trường đại học, cao đẳng đơn vị trực thuộc  Khối phối hợp đạo: Cơng đồn Giáo dục tỉnh, thành phố 1.3 Lộ trình thực hiện:  Giai đoạn 2013: nghiên cứu tìm hiểu xây dựng sở liệu phần mềm  Giai đoạn 2014: Hoàn thiện, nghiệm thu đưa vào ứng dụng thử nghiệm hệ thống CĐCS trực thuộc tổng kết rút kinh nghiệm  Giai đoạn 2015: Ứng dụng toàn ngành 1.4 Các chức phần mềm:  Chức khai báo cấu tổ chức  Chức quản lý đoàn viên  Chức thống kê, báo cáo  Chức theo dõi truy cập 1.5 Một số lưu ý:  Để sử dụng hiệu tính phần mềm, yêu cầu đăng nhập đầy đủ, xác thơng tin liệu cán bộ, nhà giáo người lao động đơn vị theo yêu cầu  Việc sử dụng phần mềm quản lý đoàn viên trực tuyến bắt buộc CĐCS đơn vị trực thuộc Cơng đồn Giáo dục Việt Nam Hàng năm có đánh giá, theo dõi, khen thưởng kỷ luật; xây dựng thành tiêu chí xét thi đua cho đơn vị Hướng dẫn sử dụng phần mềm 2.1 Đăng nhập phần mềm: * Bước 1: Truy cập vào website Cơng đồn Giáo dục Việt Nam, lựa chọn thư mục “Quản lý đồn viên cơng đồn” * Bước 2: Q trình đăng nhập bắt đầu - Mỗi đơn vị đăng nhập theo tài khoản password hệ thống cung cấp  Ở cửa sổ cho phép khai báo thông tin liên hệ đơn vị “Lưu thông tin” sau khai báo đầy đủ Nếu cần chỉnh sửa thay đổi thông tin, lựa chọn thư mục “Thông tin liên hệ” bên tay trái phần mềm để chỉnh sửa cập nhật thông tin đơn vị Trong trường hợp đơn vị có từ cán chuyên trách trở lên, thông tin liên quan đến cán chuyên trách thứ nhập vào “Nội dung khác”  “Đổi mật khẩu” sau hoàn thành đăng nhập khai báo thông tin để đảm bảo bảo mật xác định người truy cập vào hệ thống quản lý đoàn viên đơn vị 2.2 Hướng dẫn sử dụng chức phần mềm 2.2.1 Chức khai báo cấu tổ chức:  Đối với cơng đồn sở: * Bước 1: Mở giao diện trang chủ phần mềm Từ giao diện này, chọn menu “Cơ cấu tổ chức” Ở đây, phần mềm hiển thị mặc định nhánh phân cấp để lựa chọn “Tổ cơng đồn” “Cơng đồn phận” * Bước 2: Khai báo tổ chức CĐCS  Để khai báo “tổ công đồn” trực thuộc CĐCS, chọn “tổ cơng đồn” sau chọn “Thêm/giảm tổ chức” + Cửa sổ xuất hiện, bắt đầu khai báo tên tổ cơng đồn trực thuộc CĐCS đơn vị + Tại mục “Tên tổ chức”: gõ tên tổ cơng đồn thực tế đơn vị Ví dụ “Tổ cơng đồn 1” + Tại mục “Quy mơ”: chọn “Tổ cơng đồn” Lưu ý: Cần khai báo đầy đủ quy mơ nội dung liên quan đến cơng tác thống kê số liệu chức thống kê báo cáo + Kết thúc việc khai báo cấu tổ chức, nhấn nút “Lưu” + Tương tự vậy, nhập toàn tên tổ cơng đồn trực thuộc CĐCS, phần mềm thơng báo q trình khai báo thành cơng phần cửa sổ bên xuất tên tổ cơng đồn nhập bao gồm nội dung: mã tổ chức, tên tổ chức, quy mô, chức Lưu ý: Phần chức gồm có nút cơng cụ “xóa” “sửa” Hai cơng cụ sử dụng giải thể, tách nhập đổi tên tổ cơng đồn sử dụng để cập nhật khai báo lại - Tương tự, để khai báo “cơng đồn phận” trực thuộc CĐCS, chọn “cơng đồn phận” sau chọn “Thêm/giảm tổ chức” thực thao tác giống khai báo “tổ cơng đồn” Lưu ý: Tại phần khai báo “cơng đồn phận”, cịn tồn “tổ cơng đồn” trực thuộc “cơng đồn phận” Nên cần phải khai báo thêm tổ công đồn trực thuộc cơng đồn phận theo bước minh họa sau:  Đối với cơng đồn cấp trực tiếp sở * Bước 1: Mở giao diện trang chủ phần mềm Từ giao diện này, chọn menu “Cơ cấu tổ chức” Ở đây, phần mềm hiển thị mặc định nhánh phân cấp để lựa chọn “CĐCS đơn vị thành viên” “CĐCS đơn vị trực thuộc” 10 * Bước 2: Khai báo tổ chức CĐ cấp trực tiếp sở Các tổ chức CĐ cấp trực tiếp sở CĐCS trực thuộc Lựa chọn nhánh mà đơn vị quản lý, sau chọn “Thêm/giảm tổ chức” + Cửa sổ xuất hiện, bắt đầu khai báo tên CĐCS trực thuộc đơn vị + Kết thúc việc khai báo cấu tổ chức, nhấn nút “Lưu” 11 + Sau khai báo toàn CĐCS trực thuộc đơn vị quản lý, phần cửa sổ bên xuất tên CĐCS nhập bao gồm nội dung: mã tổ chức, tên tổ chức, quy mô, chức * Bước 3: tiếp sở Cấp tài khoản cho CĐCS trực thuộc CĐ cấp trực  Sau khai báo xong cấu tổ chức đơn vị, CĐ cấp trực tiếp sở cần thông báo cho phận Hỗ trợ kỹ thuật Cơng đồn Giáo dục Việt Nam để cấp tài khoản password cho CĐCS quyền đăng nhập sử dụng phần mềm quản lý đoàn viên  Các thao tác đăng nhập khai báo cấu tổ chức CĐCS trực thuộc CĐ cấp trực tiếp sở thực giống CĐCS trực thuộc Cơng đồn Giáo dục Việt Nam hướng dẫn 2.2.2 Chức quản lý đồn viên 2.2.2.1 Đăng ký thơng tin cán bộ, nhà giáo, người lao động đoàn viên toàn đơn vị * Bước 1: Từ giao diện trang chủ phần mềm, chọn menu “Quản lý đoàn viên”, sau chọn “Đăng ký mới” 12 * Bước 4: Bắt đầu q trình đăng ký thơng tin theo mẫu Sau nhấn nút “Lưu hồ sơ” “In hồ sơ”(nếu cần in) Lưu ý: Những trường có dấu “*” trường bắt buộc có thơng tin, khơng có khơng thể “Lưu hồ sơ” Đồn viên có nhiều chức vụ cơng đồn, ví dụ ủy viên BCH Cơng đoàn Giáo dục Việt Nam, chức vụ ghi vào phần “Ghi chú” Trong trường hợp cán bộ, nhà giáo, người lao động chưa phải đồn viên bỏ trống nội dung “Ngày vào CĐ”, nội dung “Đơn vị sinh hoạt CĐ” chọn “-” danh sách lựa chọn 13 * Bước 5: Sau “Lưu hồ sơ”, xuất cửa sổ thông báo việc đăng ký thành công thông tin cán vừa đăng ký có xuất thêm nội dung “Mã cá nhân” Mã phần mềm tự cung cấp, sử dụng cán bộ, nhà giáo, người lao động hay đoàn viên chuyển đến chuyển đơn vị khác hệ thống CĐGDVN Tại đơn vị đến, cần nhập mã để truy nhập lại tồn thơng tin cán bộ, đồn viên mà khơng cần phải gõ lại thơng tin 2.2.2.2 Xem danh sách lao động, đồn viên tìm kiếm, tổng hợp số liệu * Bước 1: Từ giao diện trang chủ phần mềm, quay trở lại chọn menu “Quản lý đồn viên”, sau chọn “Xem DS đoàn viên” để xem toàn danh sách đoàn viên đơn vị 14  Lưu ý: Để xem danh sách đoàn viên chi tiết đến cơng đồn phận hay tổ cơng đồn, tùy theo lựa chọn, kích vào nút “tổ cơng đồn” “cơng đoàn phận” chọn “xem danh sách” * Bước 2: Sau lựa chọn “xem DS đoàn viên”, xuất cửa sổ với tồn thơng tin đồn viên cơng tìm kiếm, tổng hợp số liệu đồn viên cơng đồn theo tiêu chí: trạng thái, nhóm chức vụ, chức vụ, giới tính, tên đoàn viên thời điểm hay khoảng thời gian xếp theo họ tên theo đơn vị sinh hoạt * Bước 3: Bên cạnh đó, phần mềm hỗ trợ chức “in danh sách” “xuất excel” muốn in lưu giữ máy tính * Bước 4: Tương tự vậy, để xem danh sách lao động đơn vị, từ giao diện trang chủ phần mềm, quay trở lại chọn menu “Quản lý đoàn viên”, sau chọn “Xem DS lao động” để xem toàn danh sách lao động đơn vị 15 2.2.2.3 Thay đổi thông tin cán bộ, nhà giáo, người lao động đồn viên  Khi có thay đổi thông tin cá nhân lao động hay đoàn viên, chọn danh sách lao động danh sách đồn viên kích vào tên người muốn thay đổi thông tin cá nhân, cửa sổ đăng ký thông tin cá nhân cho phép chỉnh sửa Kết thúc trình chỉnh sửa chọn “Lưu hồ sơ”  Khi lao động hay đoàn viên chuyển nghỉ việc (giảm khác), chọn danh sách lao động danh sách đồn viên kích vào nút “chuyển đi”, cửa sổ ra, khai báo thông tin thời gian chuyển lý chuyển mục “ngày chuyển đi” “trạng thái đi” Sau chọn “Lưu hồ sơ” 16  Khi lao động, đoàn viên chuyển đến từ đơn vị khác hệ thống CĐGDVN sử dụng phần mềm, yêu cầu cá nhân cung cấp mã cá nhân họ phần mềm quản lý đồn viên, sau chọn menu “Quản lý đồn viên”, chọn “Chuyển cơng tác đến” nhập mã cá nhân vào để tìm kiếm lấy thơng tin, tiếp chỉnh thơng tin cá nhân có thay đổi “Lưu hồ sơ” mà không cần đăng ký lại * Lưu ý: Tại chức có phân quyền cấp cơng đồn, cụ thể sau: - Đối với CĐCS: + Được quyền thêm/giảm, sửa chữa thông tin cán bộ, nhà giáo, người lao động đồn viên cơng đồn đơn vị + Được quyền xem, tổng hợp danh sách, tra cứu theo tiêu chí cán bộ, nhà giáo, người lao động đồn viên cơng đoàn toàn đơn vị theo đơn vị cơng đồn họ sinh hoạt - Đối với CĐ cấp trực tiếp sở: + Không quyền thêm/giảm, sửa chữa thông tin cán bộ, nhà giáo, người lao động đồn viên cơng đồn CĐCS trực thuộc + Được quyền xem, tổng hợp danh sách, tra cứu theo tiêu chí cán bộ, nhà giáo, người lao động đồn viên cơng đoàn toàn CĐCS trực thuộc theo đơn vị cơng đồn họ sinh hoạt 17 2.2.3 Chức thống kê, báo cáo: * Bước 1: Từ giao diện trang chủ phần mềm, chọn menu “Thống kê báo cáo” * Bước 2: Chọn mục “Thống kê số lượng”, có số liệu tổng quát đơn vị, bao gồm: - Số lượng cán bộ, nhà giáo, người lao động - Số lượng đoàn viên - Số lượng cán bộ, nhà giáo, người lao động tham gia đóng BHXH đơn vị * Bước 3: Lập báo cáo phát triển đoàn viên Ở cần lựa chọn khoảng thời gian muốn báo cáo chọn nút “In báo cáo thống kê”, phần mềm chiết xuất toàn số liệu đơn vị theo mẫu CĐGDVN 18 * Lưu ý: Chức không giúp lấy báo cáo số liệu thống kê tồn CĐCS, mà thống kê số liệu đến tổ cơng đồn cơng đồn phân, cần chọn đơn vị cần lấy số liệu làm thao tác hướng dẫn 2.2.4 Chức theo dõi truy cập: Chức giúp cấp CĐ theo dõi việc đăng nhập cập nhật thông tin đơn vị trực tiếp quản lý để theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở giúp cho công tác lưu trữ, theo dõi cập nhật tình hình phát triển đồn viên thành lập CĐCS xác kịp thời Thơng tin liên hệ: Mọi thông tin trao đổi, ý kiến đóng góp cho phần mềm xin gửi Ban Tổ chức Cơng đồn Giáo dục Việt Nam: Địa chỉ: Số Trịnh Hoài Đức, Hà Nội Điện thoại: 04.38230016 / 0979388066 Email: bantochuc@congdoangdvn.org.vn 19 ... cán bộ, nhà giáo, người lao động chưa phải đồn viên bỏ trống nội dung “Ngày vào CĐ”, nội dung “Đơn vị sinh hoạt CĐ” chọn “-” danh sách lựa chọn 13 * Bước 5: Sau “Lưu hồ sơ”, xuất cửa sổ thông... toàn danh sách lao động đơn vị 15 2.2.2.3 Thay đổi thông tin cán bộ, nhà giáo, người lao động đồn viên  Khi có thay đổi thông tin cá nhân lao động hay đoàn viên, chọn danh sách lao động danh... viên đơn vị 14  Lưu ý: Để xem danh sách đoàn viên chi tiết đến cơng đồn phận hay tổ cơng đồn, tùy theo lựa chọn, kích vào nút “tổ cơng đồn” “cơng đồn phận” chọn “xem danh sách” * Bước 2: Sau lựa