Trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước, mỗi cơ quan, tổ chức, có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu còn quan trọng hơn nhiều.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SÁNG KIẾN Kính gửi: Hội đồng sáng kiến cấp sở huyện Phú Ninh Tên sáng kiến: “Một số biện pháp quản lý lưu trữ bảo quản hồ sơ trường mẫu giáo Bình Minh, xã Tam Đại” Chủ đầu tư sáng kiến: Tác giả Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Lĩnh vực văn thư, lưu trữ trường mẫu giáo Bình Minh, xã Tam Đại, huyện Phú Ninh Ngày sáng kiến áp dụng lần đầu: Năm học 2017-2018 đến Mô tả sáng kiến: Sinh thời Chủ tịch Hồ Chí Minh đánh giá cao tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Thơng đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 công tác công văn, giấy tờ, Người rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” đánh giá “tài liệu lưu trữ tài sản quý báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình, kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa khoa học, kỹ thuật Do việc lưu trữ công văn, tài liệu công tác quan trọng” Trong hoạt động quản lý hành Nhà nước, quan, tổ chức, có chức năng, nhiệm vụ khác có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu cịn quan trọng nhiều Do đó, cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quan, tổ chức lĩnh vực công tác có vai trị tầm quan trọng đặc biệt lĩnh vực hoạt động thiếu Khi quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời xác số liệu, tài liệu cho việc lãnh đạo, quản lý, điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động Với vai trò đặc biệt đó, năm qua Đảng Nhà nước ta quan tâm đến lĩnh vực văn thư lưu trữ, với hệ thống văn ban hành để đạo, triển khai thực hiện: - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư - Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia - Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến - Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ - Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ - Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức - Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành giáo dục - Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư Trường mẫu giáo Bình Minh đơn vị hành nghiệp, thành lập hoạt động với mốc thời gian chia tách địa giới hành xã Tam Đại năm 2005 (từ trường mẫu giáo Tam Thái cũ) Với đặc thù ngành Giáo dục Đào tạo, việc tiếp nhận xử lý loại văn bản, công văn, thị nhiều, nên địi hỏi người làm cơng tác văn thư lưu trữ trường phải biết xếp, xử lý thơng tin cách nhanh chóng, khoa học, xác giúp cho Hiệu trưởng nhà trường giải công việc cách tốt Qua nhiều năm công tác trường, nhận thấy công việc nhà trường tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu hồ sơ, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn tài liệu có cận thận hay khơng Chính thế, thực tốt cơng tác lưu trữ nguồn cung cấp thông tin cần thiết, xác kịp thời, góp phần quan trọng giúp cho hoạt động quản lý đảm bảo, tư liệu, số liệu cụ thể, xác nhất, cứ, chứng nhà trường qua nhiều năm hoạt động Đồng thời giúp cho cán bộ, giáo viên, nhân viên nâng cao hiệu suất công việc, giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu nhà trường Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách hệ thống, chứng hoạt động nhà trường phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc lưu trữ hồ sơ trường cịn thiếu khoa học, đơi lúc chưa nghiệp vụ, trang thiết bị phục vụ cho việc lưu trữ bảo quản hồ sơ chưa nhiều Xuất phát từ lý trên, chọn đề tài "Một số biện pháp quản lý lưu trữ bảo quản hồ sơ trường mẫu giáo Bình Minh, xã Tam Đại, huyện Phú Ninh” nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ bảo quản hồ sơ để phục vụ cho việc tra cứu tìm cơng văn tài liệu nhà trường nhanh chóng không nhiều thời gian phục vụ tốt cho công việc nhà trường, thân hồn thành tốt cơng việc giao *Về thuận lợi: Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý Bản thân ln nhận quan tâm đạo trực tiếp phòng Giáo dục Đào tạo huyện Phú Ninh Ban giám hiệu nhà trường Trường mẫu giáo Bình Minh đơn vị trường thành lập hệ thống văn bản, tài liệu thuận lợi cho việc thu thập lưu trữ đảm bảo Hệ thống văn cấp chuyển đến thơng qua văn phịng trực tuyến nên việc thu thập, tìm kiếm lưu trữ nhanh chóng, thuận tiện Bản thân đào tạo bồi dưỡng qua chương trình trung cấp hành văn thư Bản thân nêu cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tu dưỡng phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ giao *Về khó khăn: Tuy quan tâm Đảng Nhà nước dành cho ngành Giáo dục Đào tạo sở vật chất, trang thiết bị dành cho cơng tác lưu trữ cịn hạn chế chưa đáp ứng với nhu cầu cần thiết tủ đựng hồ sơ chuyên dụng, giá để hồ sơ, loại bìa kẹp, abum gây khó khăn cơng tác bảo quản văn bản, tài liệu cho nhà trường Bản thân kiêm nhiệm thêm công việc khác nhà trường thủ quỹ, tổ trưởng văn phòng nên khơng có nhiều thời gian để nghiên cứu học hỏi thêm kinh nghiệm * Để thực biện pháp quản lý lưu trữ bảo quản hồ sơ cần có điều kiện sau: - Người làm cơng tác văn thư lưu trữ có trình độ chun mơn, nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ, tâm huyết với nghề - Cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo phục vụ cho việc lưu trữ - Hệ thống văn hướng dẫn, quy định công tác văn thư lưu trữ * Nội dung giải pháp để công nhận sáng kiến Biện pháp 1: Thực tốt khâu nghiệp vụ tiếp nhận, xử lý, ban hành, chuyển giao lưu văn đến, văn + Đối với văn đến Trong công việc ngày, nhà trường nhận công văn, văn bản, tài liệu cấp, ngành, tổ chức, cá nhân gởi đến hình thức (Qua hộp thư điện tử, văn phòng trực tuyến, dịch vụ bưu điện, gởi trực tiếp ) phải qua đầu mối nhân viên văn thư Như vậy, văn đến, thân có trách nhiệm tiếp nhận văn bản, kiểm tra, đọc kỹ nội dung văn bản, ghi số văn đến, ngày tháng năm nhận được, tên loại trích yếu nội dung văn vào sổ đăng ký công văn đến nhà trường cách rõ ràng cụ thể chuyển giao văn đến theo nội dung văn yêu cầu Trường hợp văn đến mà thân chưa kịp đăng ký vào sổ Ban giam hiệu khơng có trường phải có ghi nhớ kẹp vào để tránh trình trạng thất lạc văn Sau đăng ký vào sổ, thân trình văn cho Ban giám hiệu phê chuyển gởi cho cá nhân, phận, thực photo văn tiến hành gởi văn theo đạo Hiệu trưởng, gốc lưu vào hồ sơ công văn đến Hồ sơ công văn đến lưu theo thứ tự đăng ký từ số 01, 02, 03 ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 năm Hiện tất văn điều hành đạo cấp gởi qua văn phòng trực tuyến (hộp thư điện tử) có đính kèm tập tin, văn dạnh file PDF, ngày tơi phải vào văn phịng trực tuyến lấy văn sau in vào sổ theo dõi cơng văn đến trình Hiệu trưởng phê chuyển cho phận Lưu văn vào thư mục tạo máy tính chuyển cho phận không cần in, nhiều Đây phương pháp lưu trữ văn đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiết kiệm thời gian Vì thế, Ban giám hiệu có việc cần xem lại văn nào, cần nói nội dung văn cần tìm, thân dị tìm văn sổ công văn đến để lấy văn hồ sơ lưu tìm thư mục mà nhiều thời gian + Đối với văn Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Đối với nhà trường văn gồm loại Báo cáo, Thơng báo, Tờ trình, Kế hoạch, Quyết định phát hành trình thực chức năng, nhiệm vụ gởi đến quan đơn vị, cá nhân nhà trường Hiệu trưởng người chịu trách nhiệm việc ban hành giải văn nhà trường Những văn trước ký gởi kiểm tra mặt thể thức thủ tục (được quy định theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính) Sau văn Hiệu trưởng ký ghi số, ngày tháng năm, đóng dấu ghi vào sổ cơng văn đi, lưu hồ sơ công văn nhà trường nộp Tất loại văn sau trình ký chuyển ngày chậm qua ngày sau Sau kết thúc năm chốt sổ lưu công văn theo mục: Báo cáo; Tờ trình; Quyết định; Biên theo hồ sơ công việc hồ sơ tuyển sinh, hồ sơ y tế, hồ sơ an toàn trường học, hồ sơ phổ cập loại cho vào kẹp hồ sơ riêng abum riêng biên ngồi có ghi tên loại hồ sơ năm Ví dụ: Báo cáo năm 2019, hồ sơ trường học an tồn năm 2018 Tất cơng văn hết năm cho vào thùng đựng hồ sơ riêng bên ngồi có ghi cơng văn năm cho vào tủ đựng hồ sơ để bảo quản Biện pháp 2: Tích cực ứng dụng cơng nghệ thông tin Trong xu hội nhập phát triển nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin cần thiết, thể tính khoa học, đại công việc Kỹ thuật công nghệ thông tin hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu trao đổi khai thác thơng tin, liệu tồn xã hội Các loại thơng tin, số liệu, âm thanh, hình ảnh đưa dạng kỹ thuật số, lưu trữ, xử lý, chuyển tiếp cho nhiều người Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp khâu nghiệp vụ từ thủ công sang tự động hóa, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ, tài liệu Trong công tác văn thư lưu trữ trường, thân ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lưu trữ văn bản, tra cứu tài liệu, chuyển giao văn trực tiếp qua hệ thống văn phịng trực tuyến, hệ thống email chun mơn nhà trường (mgbinhminh2014gmail.com) Ứng dụng phần mềm trực tuyến phần mềm sở liệu ngành Giáo dục Đào tạo, phần mềm phổ cập giáo dục - xóa mù chữ, phần mềm trực tuyến kiểm định chất lượng giáo dục, Bộ Giáo dục Đào tạo triển khai thực để cập nhập liệu, số liệu Nhờ mà việc lưu trữ hồ sơ, số liệu xác, tra cứu nhanh Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ việc cần thiết giúp thu hẹp không gian lưu trữ, quản lý bảo quản tài liệu chặt chẽ hơn, truy xuất nhanh hơn, thân tơi tích cực tự bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ mình, trình độ ứng dụng tin học, thường xuyên cập nhật văn hướng dẫn cấp, học hỏi kinh nghiệm đồng nghiệp để thực tốt công việc giao Biện pháp 3: Sắp xếp hồ sơ ngăn nắp Trong công việc ngày, nhà trường tiếp nhận xử lý loại văn Do đó, có khối lượng hồ sơ lớn cần lưu trữ, bảo quản trang thiết bị phục vụ cho công tác tủ đựng hồ sơ, giá để hồ sơ, loại bìa kẹp, abum nhà trường chưa nhiều gây khó khăn cho việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ Việc xếp hồ sơ ngăn nắp làm giảm bớt khơng gian lưu trữ hồ sơ giúp cho việc tìm kiếm bảo quản hồ sơ tốt Cụ thể: Đối với cơng văn đến Sau trình Hiệu trưởng đạo gởi đến cho phận Bản gốc lưu lại Bản thân xếp cơng văn đến theo tháng năm đó, đóng thành tập bên ngồi bìa có ghi cụ thể văn đến tháng số cho vào kẹp dây để giữ cho văn không bị nhàu, rách Đối với công văn đi: Bản thân sếp theo loại hồ sơ Báo cáo riêng, Kế hoạch riêng, Hồ sơ tuyển sinh, Hồ sơ phổ cập riêng tất cho vào bì đựng hồ sơ abum bên ngồi có ghi thích cụ thể Kết thúc năm tất hồ sơ xếp vào ngăn tủ đựng hồ sơ bên ngồi có ghi hồ sơ năm Việc xếp giúp cho tìm kiếm hồ sơ dể dàng, thuận tiện, dễ tra cứu cần thiết Thực tế cho thấy, năm học 2019-2020 để kiểm tra công nhận trường đạt chuẩn quốc gia sau năm, việc tìm kiếm số liệu phục vụ đoàn kiểm tra hồ sơ minh chứng cho tiêu chuẩn đảm bảo, nhanh chóng, xác Qua kiểm tra Đồn kiểm tra đánh giá tỉnh, trường đánh giá hồ sơ đảm bảo, khoa học, số liệu xác Biện pháp 4: Tham mưu với lãnh đạo nhà trường để mua sắm thêm trang thiết bị cần thiết Bản thân nhân viên văn thư kiêm Tổ trưởng Tổ văn phòng, với vai trò người tham mưu giúp việc trực tiếp cho Hiệu trưởng việc lưu trữ, quản lý hồ sơ sổ sách Để thực tốt công tác xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia sau năm năm Ngay từ đầu năm học 2019-2020, lên kế hoạch đề xuất, tham mưu cho Hiệu trưởng đầu tư mua sắm trang thiết bị phục vụ cho việc lưu trữ hồ sơ trường việc phục vụ cho công tác kiểm tra đạt kết Với việc tham mưu tôi, nhà trường mua thêm 02 tủ đựng hồ sơ, 01 máy scan số vật tư văn phòng khác giúp cho việc lưu trữ hồ sơ sổ sách nhà trường đảm bảo Biện pháp 5: Xử lý kỹ thuật bảo quản Bản thân thường xuyên quét dọn, lau chùi vệ sinh tài liệu, tủ đựng hồ sơ, mở cửa để thơng thống gió tránh tình trạng gây ẩm mốc hồ sơ Sử dụng loại hóa chất diệt nấm mốc, côn trùng gây hại làm hư hỏng hồ sơ Thường xuyên kiểm tra hệ thống điện để tránh việc cháy nổ 4.5 Chứng minh khả áp dụng sáng kiến Với đề tài này, áp dụng thực tế trường mẫu giáo Bình Minh xã Tam Đại, huyện Phú Ninh có khả áp dụng chung trường học địa bàn quan hành chính, đơn vị nghiệp có điều kiện Những thông tin cần bảo mật: Khơng Đánh giá lợi ích thu dự kiến thu áp dụng sáng kiến theo ý kiến tác giả: Với việc áp dụng sáng kiến này, thân đạt số kết sau: Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đáp ứng yêu cầu Ban giám hiệu đề Hồ sơ công văn cập nhập kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo mục, thuận tiện việc tra cứu cần thiết Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học Công việc giải ngày Đánh giá lợi ích thu dự kiến thu áp dụng sáng kiến theo ý kiến tổ chức, cá nhân tham gia áp dụng sáng kiến lần đầu, kể áp dụng thử: Không Danh sách người tham gia áp dụng thử áp dụng sáng kiến lần đầu: Không Trên báo cáo kết hoạt động sáng kiến: “Một số biện pháp quản lý lưu trữ bảo quản hồ sơ trường mẫu giáo Bình Minh, xã Tam Đại” Nơi nhận: - Như kính gửi; - Lưu: TĐ-KT ... trữ hồ sơ trường thiếu khoa học, đơi lúc cịn chưa nghiệp vụ, trang thiết bị phục vụ cho việc lưu trữ bảo quản hồ sơ chưa nhiều Xuất phát từ lý trên, chọn đề tài "Một số biện pháp quản lý lưu trữ. .. theo hồ sơ công việc hồ sơ tuyển sinh, hồ sơ y tế, hồ sơ an toàn trường học, hồ sơ phổ cập loại cho vào kẹp hồ sơ riêng abum riêng biên ngồi có ghi tên loại hồ sơ năm Ví dụ: Báo cáo năm 2019, hồ. .. tác tủ đựng hồ sơ, giá để hồ sơ, loại bìa kẹp, abum nhà trường chưa nhiều gây khó khăn cho việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ Việc xếp hồ sơ ngăn nắp làm giảm bớt không gian lưu trữ hồ sơ giúp cho