QUẢN TRỊ HỌC, HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH QUẢN TRỊ HỌC Chương Tổng quan vai trò quản trị .3 Tính khoa học, nghệ thuật quản trị Các chức quản trị Vai trò quản trị Kĩ quản trị Nhiệm vụ, vai trò nhà quản trị .8 Các thành phần hthống 11 Chương Vận dụng quy luật nguyên tắc quản trị 15 | Trang K/n, đặc điểm vdụng quy luật quản trị 15 Ndung quy luật ktế-xh Vận dụng trg tổ chức 15 Các nguyên tắc trg quản trị tổ chức 17 Vận dụng nguyên tắc trg quản trị 21 Chương Thông tin định quản trị 23 Vai trò thông tin quản trị 23 Các phương pháp thu thập thông tin quản trị 23 Những nhân tố tác động đến trình định .24 Quá trình định 25 Ưu nhược điểm phương pháp định quản trị 27 Chương Chức hoạch định 29 Hoạch định chiến lược hoạch định tác nghiệp, hoạch định chiến lược hoạch định dài hạn 29 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Mục tiêu hoạch định .30 Chiến lược Vai trò chiến lược 31 Những cấp chiến lược chủ yếu 32 Các bước hoạch định chiến lược 33 Chương Chức tổ chức 35 Những thuộc tính cấu tổ chức thức .35 Mối quan hệ quyền hạn tổ chức .36 Nội dung trình phân bổ quyền hạn quản trị tổ chức 37 Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức .38 Các công cụ phối hợp phận tổ chức 40 | Trang Các yêu cầu nguyên tắc việc thiết kế cấu tổ chức 40 Ưu nhược điểm dạng cấu tổ chức 42 Chương Chức lãnh đạo 45 Kĩ lãnh đạo nhà quản trị 45 Nội dung lãnh đạo 46 Các phương pháp lãnh đạo thường dùng 47 Nhóm lãnh đạo theo nhóm 50 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Chương Tổng quan vai trò quản trị Tính khoa học, nghệ thuật quản trị * K/n Quản trị tổ chức qtrình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, ktra nguồn lực hoạt động tổ chức, nhằm đạt mục tiêu tổ chức trg đk mtrường biến động * Quản trị KH: quản trị có đối tg nghiên cứu p2 quản trị khác - Đối tg nghiên cứu: bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, có liên quan nhiều đến hoạt động tổ chức vh, trị, ktế, CN, tự nhiên… Trong lĩnh vực lại bao gồm nhiều yếu tố khác nhau, yếu tố biến đổi ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức Các tổ chức phải nghiên cứu ptích tác động mức độ tác động từ yếu tố đến tổ chức | TrangBên cạnh đó, bao gồm mqh quản trị phát sinh trg qtrình vận hành tổ chức - P2 nghiên cứu: xem xét yếu tố tác động mạnh đến qtrình hoạt động thực mục tiêu tổ chức Với lĩnh vực khác có yêu cầu nghiên cứu khác - Hoạt động quản trị phải xem xét vdụng quy luật khách quan Các quy luật bao gồm: quy luật ktế, quy luật tự nhiên, quy luật tâm lí… Việc nhận thức vđộng vdụng hợp lí quy luật khách quan đạt hiệu cao ngc lại - Ngoài nhà QT cần sdụng nh~ p2 quản trị thích hợp, áp dụng thành tựu KH kĩ thuật tiên tiến khác * Quản trị nghệ thuật - Các đối tg qt đa dạng, phong phú, vđộng biến đổi Do đòi hỏi cá nhà qt phải nhận thức b/c chúng vdụng chúng cách khéo léo, linh hoạt trg việc xử lí vđề phát sinh - Với mqh qt phát sinh, nqt sdụng p2 qt khác Kết mức độ thành công hoạt động qt phụ thuộc nhiều vào yếu tố cá nhân nqt Nh~ yếu tố HỌC VIỆN TÀI CHÍNH k trùng lặp đồng nqt Trg đk, giải tình huống, nqt khác dẫn đến kết khác * Quản trị nghề - Để thực cơng việc qt, thơng thường đòi hỏi cá nhân phải đào tạo với nh~ chương trình trình độ định - Đào tạo học tập nqt xem xét theo hướng: đào tạo tự đào tạo - Tuy nhiên, thành cơng trg qtrình qt phụ thuộc vào nhiều yếu tố sở đào tạo, ng hướng dẫn đào tạo, nhận thức ng đào tạo… Ngồi phụ thuộc vào khát vọng, tố chất cá nhân nh~ đk cụ thể nqt - Các tổ chức muốn tìm nqt có lực phải kịp thời phát nh~ cá nhân có tố chất, có triển vọng để đào tạo thành nh~ nqt trg tương lai Cá nhân muốn trở thành nqt có | Trang lực cần tham gia vào chương trình cụ thể để tiếp cận qt sớm, tích cực nghiên cứu tích lũy kinh nghiệm hcời hội nghề nghiệp qt phù hợp - Ngày nghề qt công nhận rộng rãi, tư nghề thay đổi theo hướng tích cực Các chức quản trị * K/n Quản trị tổ chức qtrình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, ktra nguồn lực hoạt động tổ chức, nhằm đạt mục tiêu tổ chức trg đk mtrường biến động Chức qt hình thức biểu tác động có chủ đích chủ thể qt đối tg bị qt, qtrình xác định nh~ cơng việc cụ thể mà qt viên phải thực trg qtrình điều hành hoạt động tổ chức * chức qt - Chức hoạch định + Hoạch định qtrình xác định nh~ mục tiêu tổ chức phương thức tốt để đạt nh~ mục tiêu HỌC VIỆN TÀI CHÍNH + Hoạch định chức bản, quan trọng hàng đầu trg qt Ndung hoạch định cho biết mục tiêu hoạt động tổ chức trg thời kì đk định Khi xác định mục tiêu, tổ chức phải đánh giá tác động yếu tố có liên quan nhằm khai thác lợi thế, giảm thiểu rủi ro Ptích yếu tố bên ngồi nhằm xác định hội, thách thức dn Ptích yếu tố bên trg (nhân sự, tc, cấu tổ chức ) + Hoạch định coi tảng qtrình qt, chìa khóa cho nh~ hành động - Chức tổ chức + Tổ chức qtrình gắn kết, phân cơng, phối hợp nhiều ng vào làm việc trg tổ chức bao gồm nhiều loại công việc khác nhau, nhằm thực mục tiêu chung đề Chức tổ chức hoạt động qt nhằm thiết lập hthống vị trí cho cá nhân |+Trang 5bộ phận phối hợp với cách hiệu để đạt mục tiêu tổ chức đề trg chiến lược hoạt động + Tổ chức coi trg nh~ ndung qt khó khăn phức tạp nhất, đối tg tác động chủ yếu ng mqh quyền lực, lợi ích trg tổ chức + Ndung chủ yếu: tổ chức ng tổ chức công việc - Chức lãnh đạo + Lãnh đạo qtrình nhờ cá nhân gây ảnh hưởng nh~ ng khác + Lãnh đạo việc định chủ trương, đg lối, mục đích, t/c, nguyên tắc hoạt động tổ chức trg đk mtrường định + Lãnh đạo chức bản, phần qt k phải tồn cơng việc qt + Để thực chức lãnh đạo, nhà qt phải có số quyền lực định cưỡng chế (dựa sợ hãi), khen thưởng (dựa khen thưởng), hợp pháp (dựa cấp bậc trg cty), chun mơn (dựa vào trình độ cm), ám thị (dựa bào đồng cảm) + Ng qt thể vai trò lãnh đạo thơng qua việc điều khiển tổ chức hoạt động, đại diện cho tổ chức giải mqh phát sinh trg qtrình hoạt động HỌC VIỆN TÀI CHÍNH - Chức ktra + Ktra qtrình theo dõi giám sát hoạt động ng thừa hành trg tổ chức nhằm phát nh~ sai sót để kịp thời đưa nh~ giải pháp để khắc phục, hạn chế nh~ sai sót + Ktra qtrình liên tục, xun suốt cơng việc khác từ đơn giản đến phức tạp + Ktra k đơn phát ngăn ngừa nh~ sai sót mà tìm kiếm, phát nh~ sáng kiến, cải tiến KT để khai thác, thúc đẩy hoạt động tổ chức nhằm đạt cao + Ktra giúp nqt đánh giá hiệu hoạt động qt Qua ktra, nqt biết sai lệch so với tiêu đưa ra, tìm ngnhân có giải pháp khắc phục kịp thời + Nó chức cần có cho tất cấp, thứ bậc qt trg tổ chức; chức quan trọng k thể thiếu | Trang * Sự vdụng chức quản trị cấp Phải vdụng tất chức Cấp quản trị khác vdụng khác Năng lực quản trị khác vdụng khác Điều kiện tổ chức, ng… khác nhau… Trình độ ptr tổ chức khác nhau… Vai trò quản trị * K/n: Quản trị tổ chức qtrình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, ktra nguồn lực hoạt động tổ chức, nhằm đạt mục tiêu tổ chức trg đk mtrường ln biến động * Vai trò - Quản trị có vai trò tất yếu với cá nhân, tổ chức quốc gia Việc nghiên cứu lí luận qt, áp dụng lí luận qt vào thực tiễn có ý nghĩa to lớn với tồn ptr tổ chức quốc gia HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Bởi để tồn ptr, cá nhân trg xh cần phối hợp với để hoạt động, phối hợp với để đạt mục tiêu chung tổ chức Qtrình hoạt động tổ chức có quy mơ lớn, phức tạp đỏi hỏi phân cơng, hợp tác liên kết ngày cao - Nhờ có hoạt động qt mà tv trg tổ chức thấy rõ mục đích cách thức hoạt động Mục đích nhân tố nhân tố tác động mạnh đến tâm tư tình cảm tv; mục đích thực tế, tích cực tạo bầu kk hăng hái, phấn khích ngc lại - Qt có vai trò quan trọng trg việc huy động, khai thác, sdụng nguồn lực có hiệu nhằm tạo đầu cho tổ chức - Nhờ qtrình ktra, tổ chức ptích, dự báo thay đổi yếu tố mtrường xung quanh, đón nhận thời cơ, né tránh nh~ rủi ro thách thức Kĩ quản trị | Trang * K/n Nqt nh~ ng điều khiển, huy công việc ng khác, giúp họ hoàn thành tốt nh~ công việc giao Kĩ qt lực vdụng có hiệu kiến thức tri thức vào trg qtrình điều hành tổ chức * Các kĩ qt - Kĩ chuyên môn + Là kĩ có nhờ qtrình đào tạo tự đào tạo + Biểu hiện: kiến thức chuyên môn vững vàng lực vdụng nh~ kiến thức vào trg qt cách KH, linh hoạt chuẩn xác + Để có kĩ cm tốt, nqt thường đào tạo bản, sau tích lũy kiến thức cm qua thực tế công việc + Đây kĩ quan trọng, đặc biệt với qt viên cấp sở cấp trung gian nqt cấp thấp thường trực tiếp làm công tác chuyên môn qt cm nghiệp vụ - Kĩ nhân HỌC VIỆN TÀI CHÍNH + Là kĩ liên quan đến knăng quản lí điều hành nhân trg tổ chức + Biểu hiện: bố trí xếp nhân sự, liên kết, tổ chức hoạt động cần huy động nhiều ng, khai thác knăng, sở trường cá nhân tạo thành smạnh tập thể nhằm đạt mục tiêu chung đề + Kĩ nhân phần lớn tài thiên bẩm kinh nghiệm thực tế tích lũy nhà qt + Nhân kĩ quan trọng hàng đầu, cấp qt phải tổ chức công việc cụ thể nh~ ng khác - Kĩ tư + Là kĩ biểu qua kĩ tổng hợp, ptích, suy luận dựa nh~ thơng tin, sk có liên quan đến tổ chức để đề nh~ ý tưởng, nh~ sáng kiến, sách đắn xác trg qt | Trang + Có kĩ này, nqt giải vđề khó khăn phức tạp + Để ptr kĩ năng, nqt phải trang bị hthống tri thức, lí luận tự tích lũy kinh nghiệm thực tế qua vụ phát sinh trg đời sống qt, kết hợp với tố chất cá nhân sẵn có + Ở cấp qt cao, nqt cần knăng tư chiến lược Nhiệm vụ, vai trò nhà quản trị * K/n: Nqt nh~ ng điều khiển, huy công việc ng khác, giúp họ hồn thành tốt nh~ cơng việc giao * Nvụ nqt - Xdựng mtrường làm việc lành mạnh + Là nvụ hàng đầu qt viên trg tổ chức + Mtrường làm việc bao gồm nề nếp, tác phong, cung cách ứng xử, thái độ, tinh thần trách nhiệm… Mtrường làm việc lành mạnh thể kk sôi hiệu công việc Mtrường làm việc phần quan trọng hình thành tạo vhdn, tổ chức xdựng mtrường làm việc lành mạnh dễ dẫn đến thành cơng HỌC VIỆN TÀI CHÍNH + Mtrường làm việc tốt nh~ ng trg tổ chức xdựng, mà phải kể đến nqt + Phong cách, quan điểm hành động nqt tác động mạnh đến nh~ ng xung quanh Nqt có phong cách đạo đức tốt tạo niềm tin cho tv trg tổ chức ngc lại Do vậy, đạo đức, tác phong chuẩn mực, tính trung thực nqt ln coi đk cần thiết, tảng xdựng mtrường làm việc lành mạnh - Xdựng lựa chọn chiến lược hoạt động thích hợp + Tổ chức muốn hoạt động có hiệu phải xác định mục tiêu cụ thể, rõ ràng + Khi xác định lựa chọn mục tiêu cần thực hiện, nqt phải xem xét, nghiên cứu tác động ảnh hưởng nhiều yếu tố Yếu tố bên ngồi tổ chức, từ hội nguy mục tiêu tổ chức |.Xem Trangxét yếu tố bên trg nội bộ, từ điểm mạnh điểm yếu + 9Chiến lược tổ chức thay đổi xuất phát từ việc thay đổi mục tiêu; việc thay đổi mục tiêu chiến lược xảy biến động mạnh mtrường bên nội tổ chức Trg TH đó, nqt phải hoàn toàn chủ động sáng tạo để lựa chọn nh~ chiến lược tốt cho tổ chức - Ptr thị trường ptr sp + Tìm thị trường địa bàn DN thường phải có nh~ vùng thị trường với tiềm chưa khai thác Sau qtrình nghiên cứu chi tiết, dn định thâm nhập cách quảng bá h/ả, mở chi nhánh, đại lí tiêu thụ + Tìm thị trường mục tiêu DN tìm nhóm đối tg kh mục tiêu hoàn toàn thị trường có Ptr thị trường thơng qua hình thức này, dn cần thay đổi vài tiêu sp thay đổi cách thức kd + Tìm giá trị sdụng sp HỌC VIỆN TÀI CHÍNH giá trị sdụng mở thị trường tiềm năng, dn khai thác công dụng sp để mở rộng thị trường Trg ktế đại, CN ptr cơng dụng ptr * Vai trò nqt - Vai trò qh với ng + Vai trò qh thể trg việc nqt đại diện cho tổ chức để giải mqh phát sinh, qh bạn hàng, qh nhà cung ứng, qh cạnh tranh, qh hành với quan tổ chức, quan N2… Thực vai trò việc đại diện cho tổ chức, qua phần thể h/ả tổ chức, sâu nh~ nét đặc trưng tổ chức thơng qua đại diện + Nqt thể vai trò lãnh đạo, sdụng nh~ quyền lực định để điều hành hoạt động tổ chức, trực tiếp gián tiếp | Trang + 10 Nqt tạo dựng ptr mqh cấp cấp dưới, phận với nhau; mqh phải điều hòa cách tốt - Vai trò thơng tin + Thơng tin ngày trở nên quan trọng với tồn tại, ptr tổ chức: thông tin coi nguồn lực, loại vốn tổ chức kd + Trg hoạt động, tổ chức cần nhiều nguồn thông tin khác từ nhiều phía Sự thành cơng hay thất bại tổ chức, đặc biệt tổ chức kd, phụ thuộc vào tính trung thực kịp thời thông tin + Thực vai trò thơng tin, nqt cần phải: Thường xun thu nhận thông tin liên quan đến hoạt động tổ chức Tiến hành phân loại, đánh giá, phân tích thơng tin Xem xét ptích nh~ biến động tình hình thực tế xung quanh Các qt viên phải ptích xử lí truyền tải đến nh~ đối tg có liên quan: phòng ban, cấp trên, cấp 10 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH - Phân chia tổ chức thành phận mơ hình tổ chức + tổ chức hoạt động nhiều lĩnh vực khác phân chia thành nhiều phận khác nhau, phận mang tính độc lập tương đối thực nh~ nvụ định + Qtrình phân chia p/á tính cm hóa cơng việc trg tổ chức Đây 1qtrình khó khăn phức tạp, đòi hỏi phải đảm bảo tính KH, thích hợp với mtrường đk thực tế tổ chức + Xdựng mô hình tổ chức với phận ntn tùy thuộc vào quy mơ, ngành nghề, đ2 qtrình hoạt động tổ chức Mối quan hệ quyền hạn tổ chức * K/n Quyền hạn quyền tự chủ trg qtrình định quyền đòi hỏi tuân thủ định gắn liền với chức vụ t trg cctc | Trang * Lưu 36 ý - Quyền hạn k gắn liên với phẩn chất, tính cách, lực cá nhân nqt - Quyền hạn đôi với nh~ trách nhiệm cụ thể định * Các loại quyền hạn - Quyền hạn trực tuyến + Là loại quyền hạn cho phép nqt định giám sát trực tiếp cấp Thực quyền hạn trực tuyến theo nguyên lí thứ bậc từ cấp cao xuống cấp thấp trg tổ chức + Là quyền nhận tuân thủ phục tùng nhiều cấp dưới, nqt thường vươn tới loại quyền hạn - Quyền tham mưu + Là quyền hạn phận, cá nhân chuyên làm công tác tham mưu cho lãnh đạo Các phận hay cá nhân trg TH đgl chuyên gia 36 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH + Trg hoạt động tổ chức (thường tổ chức có quy mơ lớn) thường hình thành phận thực chức nghiên cứu, điều tra, khảo sát, đưa ý kiến đề xuất lãnh đạo tổ chức định + Để quyền hạn tham mưu, mqh tham mưu ptr tốt, nqt phải tuân thủ số yêu cầu: Hiểu rõ đánh giá khác quyền hạn trực tuyến quyền tham mưu Trg định qt, qt viên phải sdụng tham mưu, cố vấn nh~ thông lệ đời thường trg tổ chức Ban tham mưu đưa ý kiến đề xuất có hiệu thông tin đầy đủ phù hợp với ý muốn nhà lãnh đạo - Quyền hạn chức Là quyền hạn cá nhân trg phạm vi định Cơ sở xác định phạm vi quyền hạn |+Trang t/c 37 cm riêng biệt trg hthống qt tổ chức + Ng giao quyền hạn chức thường nh~ ng đứng đầu phận cm nghiệp vụ trg tổ chức Nội dung trình phân bổ quyền hạn quản trị tổ chức - K/n: Việc trao quyền định cho nqt cách độc lập gọi phân bổ quyền hạn - Việc trao quyền tạo đk cho phép nqt đưa nh~ định quan trọng, nâng cao trình độ qt, tạo hội thăng tiến Được trao quyền, nqt có hội nâng cao knăng hiểu biết, rèn luyện thử thách sở để lãnh đạo tổ chức đánh giá lực - Việc phân bổ quyền hạn trg tổ chức hình thành xu hướng tập trung quyền hạn phân tán quyền hạn Mức độ tập trung hay phân tán tổ chức khác K/n Tập trung quyền hạn Là cách thức tổ chức qt, trg định tập trung vào qt cấp cao 37 Phân tán quyền hạn Là cách thức tổ chức qt, trg quyền hạn định phân tán cho nh~ cấp qt thấp trg tổ chức HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Ưu Dễ thống thuận tiện cho kiểm soát định Phù hợp với tổ chức có quy mô nhỏ, số lg định k nhiều Giảm tải cơng việc cho nqt, giải tình trạng tắc nghẽn công việc Tránh mâu thuẫn nội trg qt Tạo tính chủ động, sáng tạo cho nqt cấp thấp, tạo đk để ptr thành nqt cấp cao trg tương lai Nhc Nguy tải cơng việc nqt Khó thống kiểm sốt mục tiêu cấp cao, tắc nghẽn thơng tin qt Nqt cấp thấp lạm dụng quyền lực qt Triệu tiêu tính chủ động sáng tạo trg qt viên cấp thấp Nảy sinh mâu thuẫn nội - Tập trung quyền lực cao làm giảm độ tin cậy định mang tính chiến lược Tuy nhiên phân quyền mạnh hạn chế knăng kiểm soát cấp với cấp dưới, tg trùng lắp nghiệp vụ, máy cồng kềnh, chi phí cao - Ủy quyền: cách thức tổ chức qt trg cấp trao cho cấp số quyền hạn để | Trang họ nhận danh thực số công việc cụ thể Hoạt động ủy quyền cần tuân thủ số đk 38 + Các qt viên cấp cao phải trao quyền tự cho qt cấp thấp để họ hoàn thành nvụ + Cần xdựng mqh mở qt cấp cao cấp thấp + Các qt viên phải có knăng ptích vđề mục tiêu tổ chức, yêu cầu nvụ qt, lực nviên để qtrình ủy quyền có hiệu Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức *K/n: CCTC thức tổng hợp phận (nhóm, cá nhân) có mlh qh phụ thuộc lẫn nhau, cm hóa, trg nh~ nvụ, trách nhiệm quyền hạn xác định mức độ định * Các nhân tố - Chiến lược hoạt động tổ chức + Chiến lược hoạt động cctc mặt, yếu tố k thể thiếu cho tồn ptr tổ chức + Cctc coi công cụ để thực mục tiêu chiến lược, cctc phải phù hợp với điểm mạnh điểm yếu từ tổ chức, hội thách thức mtrường 38 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH + Cctc thay đổi thay đổi chiến lược; chiến lược xdựng, cấu đề xuất áp dụng để phù hợp với đk mới, chiến lược Và có vđề phát sinh ảnh hưởng lớn đến tổ chức buộc tổ chức phải xdựng chiến lược tương xứng - Yếu tố cơng nghệ + Trình độ ptr, t/c phức tạp hay đơn giản CN ảnh hưởng đến cctc qt Sự tác động mạnh KH-CN, buộc tổ chức, đặc biệt tổ chức kd phải xdựng cctc thích ứng với thay đổi CN + Cctc phù hợp với hthống CN đảm bảo điều phối chặt chẽ trg việc định qt CN ptr cao cctc có xu hướng tinh giản, gọn nhẹ - Mtrường bên thay đổi yếu tố mtrường bên tác động đến hoạt động tổ |Mọi Trang chức 39 cctc Mtrường mang tính thống cctc biến đổi, định qt mang tính tập trung, cứng rắn; ngc lại mtrường đa dạng, thường biến đổi đòi hỏi cctc phải phù hợp, định qt mang tính linh hoạt, mềm mỏng - Quan điểm, thái độ qt viên cấp cao lực nv trg tổ chức + Quan điểm qt theo thứ bậc, theo chức thường quan tâm đến cc theo ma trận, mạng lưới Ngoài quan điểm truyền thống, nqt cấp cao cần xem xét đến trình độ qt như: chun mơn, lực quản lí qt viên cấp thấp để thiết kế cctc phù hợp + Lòng nhiệt tình, thái độ cm, knăng lđộng ng lđộng tác động đến ccqt Các yếu tố mức cao tạo phân định rõ ràng nvụ, tao đk để xdựng cấu theo đội, nhóm, phận cm hóa tổ chức theo chức Các công cụ phối hợp phận tổ chức * K/n: Phối hợp qtrình lk hoạt động nh~ ng, phận nh~ hthống riêng rẽ trg tổ chức nhằm thực mục tiêu tổ chức * Các công cụ phối hợp - Các chiến lược, kế hoạch tổng thể chi tiết 39 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Hthống chiến lược, sách, chương trình, dự án triển khai cách có hiệu quả, trg ng, phận phải thống với hành động, xuất phát từ việc chiến lược thống - Hthống tiêu chuẩn, định mức ktế-KT Qtrình thực mục tiêu chiến lược tổ chức qtrình thực thi áp dụng tiêu chuẩn, định mức ktế-KT Mục tiêu đạt hthống tiêu chuẩn, định mức thực đúng, đòi hỏi phải phối hợp hoạt động phận có liên quan - Cơng cụ cấu Các tuyến đạo việc thực chức qt với chế định tăng cường phối hợp phận - Qtrình giám sát trực tiếp phối hợp thực qt viên thông qua việc giám sát công việc thuộc cấp, |Sự Trang cấp40dưới phải tuân lệnh trg khuôn khổ định - Các công cụ khác: CN đại (hthống thơng tin quản lí, hthống điều hành, hthống thông tin hỗ trợ…), ngôn từ (báo cáo, xin ý kiến, hội nghị, tiếp xúc trực tiếp lãnh đạo với nv…), vh tổ chức (hthống tư duy, giá trị, chuẩn mực, lễ nghi hàng ngày)… Các yêu cầu nguyên tắc việc thiết kế cấu tổ chức * CCTC thức tổng hợp phận (nhóm, cá nhân) có mlh qh phụ thuộc lẫn nhau, cm hóa, trg nh~ nvụ, trách nhiệm quyền hạn xác định mức độ định * Yêu cầu cctc quản trị - Tính tối ưu cctc qt Giữa cấp qt khâu qt phải tạo mqh hợp lí với số cấp qt Ccqt xdựng phải đảm bảo tính động cao, bám sát mục tiêu tổ chức trg đk cụ thể - Đảm bảo tính linh hoạt: đòi hỏi cctc qt phải có knăng thích ứng linh hoạt với tình xảy trg ngồi tổ chức 40 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH - Tính tin cậy: qt viên muốn đưa định xác hiệu quả, phải sdụng, khai thác nhiều nguồn thông tin khác nhau, nguồn thông tin phải đầy đủ tin cậy - Tính ktế: ccqt phải tối ưu chi phí hiệu quả, phải cân đối chi phí bỏ kq thu * Nguyên tắc tổ chức - Nguyên tắc xác định theo chức năng: vị trí cơng việc cá nhân hay phận xác định rõ ràng theo kq kì vọng nqt - Nguyên tắc giao quyền theo kq mong đợi: trao quyền qtrình trang bị cho nqt cơng cụ quyền lực để hồn thành mục tiêu đề Việc trao quyền cần phải tương xứng với nvụ giao - Nguyên tắc bậc thang: cung bậc qt rõ ràng vị trí trách nhiệm qt viên rõ ràng, nh~ ng giao quyền thường phải biết giao, có vướng mắc | Trang phải 41trình báo với nqt - Nguyên tắc tương xứng quyền hạn trách nhiệm: định, qt viên phải biết trách nhiệm định đến đâu, có nằm trg quyền hạn giao hay khơng - Nguyên tắc thống mệnh lệnh: nqt cấp cao đưa chiến lược tổng thể, cấp qt thấp thực chiến theo thống Trg qtrình thực hiện, mâu thuẫn trg thị trách nhiệm cá nhân kq cao - Nguyên tắc qt thay đổi: mtrường hoạt động tổ chức thay đổi Để qt thay đổi, tổ chức cần sdụng nh~ biện pháp kĩ thuật trg việc xdựng cctc nhằm đảm bảo tính linh hoạt thay đổi mtrường xung quanh Ưu nhược điểm dạng cấu tổ chức * CCTC thức tổng hợp phận (nhóm, cá nhân) có mlh qh phụ thuộc lẫn nhau, cm hóa, trg nh~ nvụ, trách nhiệm quyền hạn xác định mức độ định Đặc điểm Phạm vi Ưu 41 Nhc HỌC VIỆN TÀI CHÍNH áp dụng Mơ hình giản Là cách thức Tổ chức Gọn nhẹ, linh hoạt, đơn tổ chức k kd nhỏ mềm dẻo phức tạp, Ít tốn t/c Có thể nhanh chóng thức, quyền thay đổi tổ hành tập chức đổi lĩnh vực trung vào hđộng cá nhân Mơ hình chức Mỗi phận chức hình thành bao gồm nh~ ng có cm nghiệp | Trang vụ giống nhau, tương 42 đồng lĩnh vực làm việc trg phận Nhiều thể loại tổ chức khác Mơ hình theo Thiết kế cc tổ sp chức tập trung quyền hạn, trách nhiệm theo dòng sp, nhóm sp Các chức quy lớn, động nhiều vực Mơ hình theo Thiết kế cc tổ Các khách hàng chức tập chức tổ có mơ hoạt trg lĩnh Sdụng hiệu nguồn lực tổ chức, nslđ cao Phát huy tài cm chuyên gia, nv Cm hóa hoạt động lĩnh vực cách tối đa Chỉ áp dụng với tổ chức kd nhỏ Tắc nghẽn tình trạng tải, khiến hoạt động thiếu hiệu k thể hđộng Nếu thay đổi lớn nqt, tổ chức rơi vào khủng hoảng Thường tạo phân cách phận, đơi tạo tính biệt lập, mâu thuẫn cm Mỗi phận chức theo đuổi mục tiêu phận mình, k quan tâm mục tiêu chung Nảy sinh mâu thuẫn phận Khó tìm, ptr nqt cấp cao trg tương lai tính cm hóa sâu Phải chấp nhận dư thừa nv, máy cồng kềnh Khó kiểm sốt nv cấp thấp Cần nhiều nqt có lực cao Xảy tình trạng tranh giành quyền lực Tạo nv hiểu biết cm tất công đoạn, khâu qtrình tạo bán sp Tạo động lực thúc đẩy thông qua cạnh tranh nội Khuyến khích tinh thần chủ động, sáng tạo tự quản tổ Tăng tính hiệu Mơ hình cồng kềnh, có nhờ nắm băt tập tốn 42 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH trung quyền hạn, trách nhiệm theo nhóm kh khác Mơ hình theo Thiết kế cc tổ địa lí chức tập trung quyền hạn, trách nhiệm theo vùng miền định quy lớn mô trung dvụ cho nhóm kh định, giúp t/m tốt nhu cầu kh Khó kiểm sốt nv cấp thấp Cần nhiều nqt có lực cao Các tổ Tạo sở tiền đề chức có để đào tạo nhân quy mô qt lớn, hoạt Nắm bắt tâm động lí kh cách thức nhiều kd sp địa bàn vùng địa định lí Khó phối hợp tập trung với nh~ vùng có khoảng cách xa Mơ hình cồng kềnh, tốn Khó kiểm sốt nv cấp thấp Cần nhiều nqt có lực cao Hiện tg song trùng lãnh đạo (quyền hạn kép) Cơ cấu phức tạp Tốn chi phí Mơ hình cấu Tận dụng tối ma trận đa điểm | Trang mạnh giảm thiểu 43 điếm yếu mơ hình khác, dung hòa cân mô hinh chức sp Tổ chức phải thích ứng với thay đổi nhanh mtrường xung quanh 43 Tính linh hoạt, knăng ứng biến nhanh Định hướng hoạt động theo kq hướng đến cuối Đội ngũ nv có trình độ cm hóa cao Kết hợp lực nhiều nqt chuyên gia Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Chương Chức lãnh đạo Kĩ lãnh đạo nhà quản trị * K/n Lãnh đạo việc định chủ trương, đg lối, mục đích, t/c nguyên tắc hoạt động tổ chức trg đk mtrường định * Đ2 - Là hthống gồm yếu tố: ng lãnh đạo, ng bị lãnh đạo, mục đích hthống, nguồn lực mtrường - Lãnh đạo qtrình, biến chuyển tùy thuộc vào mqh cách ứng xử yếu tố - Lãnh đạo hoạt động qt mang tính phân tầng - Lãnh đạo gắn liền với phục tùng ng quyền dựa sở quyền lực |*Trang Kĩ lãnh đạo Là44năng lực vdụng có hiệu tri thức phương thức điều khiển ng trg qtrình vận hành hthống, để thực mục đích mục tiêu qt đề Để thực chức lãnh đạo, ng lãnh đạo cần hiểu sdụng có hiệu kĩ lãnh đạo mình, bao gồm: - Ủy quyền + Là việc ng lãnh đạo chia sẻ quyền định quyền kiểm soát cho cấp nh~ vđề thuộc quyền hạn mình, ng lãnh đạo phải chịu trách nhiệm cuối + Để thực ủy quyền, ng lãnh đạo thường lôi cấp tham gia đưa định tập thể nhằm hoàn thành mục tiêu chung tổ chức, đem lại cho cấp cam kết chung tinh thần tự quản + Ủy quyền giải phóng bớt cho ng lãnh đạo cơng việc cụ thể để tập trung vào nh~ vđề đặc biệt quan trọng bao quát - Knăng trực giác 44 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Trực giác knăng nhạy bén đánh giá tình huống, tiên đốn xác nh~ thay đổi xảy ra, nh~ rủi ro gặp phải Nhà lãnh đạo giỏi có knăng cảm nhận nh~ thay đổi xảy kịp thời đổi mới, đáp ứng nhu cầu sp dvụ sớm phát ưu cạnh tranh dn để phát huy chúng - Knăng tự hiểu Là knăng tự biết công nhận nh~ điểm mạnh điểm yếu thân Trau dồi knăng dám nhìn thẳng vào thật, đánh giá khách quan điểm mạnh điểm yếu công việc thiết thực tất lãnh đạo - Knăng tư Là kĩ bản, quan trọng ng lãnh đạo Nhà lãnh đạo phải biết tư đúng, ptích hồn cảnh, tình hình xác, s2 tương quan l2 lực, k thể nhu nhược, nơn nóng, | Trangchủ quan hay chần chừ trg hoạt động Họ phải biết cách tư hthống, có knăng 45 nhìn xa trơng rộng, ptích vạch đg lối, chủ trương, mục tiêu kế hoạch cho ptr tổ chức - Knăng điều hòa Là knăng hiểu rõ nh~ nguyên tắc xdựng tổ chức, nh~ giá trị nviên điều hòa lợi ích bên Ng lãnh đạo phải có knăng điều hòa mqh bên để tránh xảy xung đột - Knăng nghiệp vụ Là kĩ hiểu biết nghiệp vụ cm ng lãnh đạo, hiểu biết mang tính KT Ng lãnh đạo phải hiểu sâu sắc lĩnh vực, công việc cm dn Nội dung lãnh đạo * Hiểu rõ ng trg tổ chức - Hiểu rõ ng khó, đáp ứng hợp lí u cầu ng khó hơn, vì: + Nhu cầu ng đa dạng + Knăng có hạn ng lãnh đạo, tổ chức 45 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH + Việc đáp ứng chịu chi phối nhu cầu chung tổ chức ảnh hưởng bên tổ chức + Nh~ ng trg tổ chức lại bị phân chia theo nh~ nhóm có tính độc lập tương đối, khiến nhu cầu động ng bị tác động, khó lường hết để xử lí hiệu * Đưa định lãnh đạo thích hợp Quyết định hành vi sáng tạo ng lãnh đạo nhằm định chương trình, t/c hoạt động phận cá nhân trg tổ chức nhằm đạt tới mục tiêu định Sự thành công hay thất bại dn phụ thuộc nhiều vào định ng lãnh đạo hay sai, kịp thời hay k * Xdựng nhóm làm việc Trg đk tổ chức với quy mô đông ng, việc phân cấp phân công qt yêu cầu khách quan, | Tranglà nguyên tắc cm trg qt Trg tổ chức thường chia thành phận, nhóm nhỏ, 46nếu k tổ chức tốt, đảm bảo mlh chặt chẽ khó đem lại kq hoạt động tốt cho nhóm Việc xdựng nhóm làm việc chức ng lãnh đạo * Dự kiến tình tìm cách ứng xử tốt Qtrình lãnh đạo hướng tới tương lai, mà tương lai k chắn chịu tác động từ mtrường bên trg tổ chức Ng lãnh đạo phải tỉnh táo vạch tình xảy ra, đối chiếu với mục đích mong muốn, vào knăng thực tế để chủ động đối phó linh hoạt, tận dụng khai thác hội hạn chế loại bỏ nh~ bất lợi * Giao tiếp đàm phán Qtrình lãnh đạo qtrình tiếp xúc làm việc với ng thông qua hoạt động giao tiếp đàm phán, nên ng lãnh đạo phải thực tốt hoạt động đưa tổ chức đạt nh~ mục tiêu mong muốn Các phương pháp lãnh đạo thường dùng * K/n: P2 lãnh đạo ng trg tổ chức tổng thể cách thức tác động có chủ đích ng lãnh đạo lên ng với nguồn lực khác tổ chức, để đạt mục tiêu qt đề 46 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH * Căn lựa chọn - Các p2 lãnh đạo phải bám sát mục tiêu mục đích qt - Các p2 lãnh đạo phải xuất phát từ thực trạng tổ chức - Các p2 lãnh đạo phải tuân thủ ràng buộc luật pháp, ktế, vh-xh… - Các p2 lãnh đạo sdụng tùy thuộc vào thói quen, lực ng lãnh đạo đ2 p2 * Các p2 lãnh đạo - Các p2 giáo dục, tuyên truyền, vđộng + Là cách thức tác động vào nhận thức tình cảm ng trg tổ chức, nhằm nâng cao tính tự giác nhiệt tình lđộng họ trg việc thực nvụ + Có ý nghĩa quan trọng đối tg trg qt ng Các p2 giáo dục, tuyên truyền vđộng dựa sở vdụng quy luật tâm lí | Trang + 47 Đặc trưng p2 tính thuyết phục, thông qua giáo dục giúp ng pbiệt thiện-ác, đúng-sai, tốt-xấu… từ nâng cao tinh thần trách nhiệm, tính tự giác làm việc gắn bó với tổ chức Các p2 khuyến khích, động viên, khích lệ tinh thần có tác dụng thúc đẩy + Thường sdụng kết hợp với p2 khác thể nhiều hình thức khác - Các p2 hành + Là p2 tác động dựa vào mqh tổ chức, kỉ luật hthống qt + Trg hthống hình thành mqh quyền uy phục tùng Các p2 hành tác động tác động trực tiếp ng lãnh đạo lên tập thể quyền = định dứt khốt, mang tính bắt buộc, đòi hỏi ng trg tổ chức phải chấp hành nghiêm chỉnh + Giúp xác lập kỉ cương, trật tự, nề nếp làm việc trg tổ chức, kết nối p2 qt khác giải kịp thời vđề đặt trg tổ chức + P2 tác động theo hướng: tác động mặt tổ chức (ban hành quy dịnh, điều lệ hoạt động, quy chế, tiêu chuẩn) nhằm thiết lập tổ chức xác định nh~ mqh hoạt động trg 47 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH nội Tác động điều chỉnh hành động đối tg qt (đưa thị, mệnh lệnh hành chính) nhằm đảm bảo phận trg tổ chức hoạt động ăn khớp hướng + Tác động hành có hiệu lực tức Vì p2 hành cần thiết trg nh~ TH tổ chức bị rơi vào tình khó khăn, phức tạp + Khi sdụng p2 cần lưu ý Quyết định hành phải có KH, luận chứng đầy đủ mặt ktế Khi sdụng, phải gắn chặt quyền hạn trách nhiệm ng định; ng định phải chịu trách nhiệm đầy đủ định - Các p2 ktế + Là p2 tác động gián tiếp vào đối tg qt thơng qua lợi ích ktế, đê cho đối tg bị qt tự lựa chọn phương án hoạt động hiệu trg phạm vi hoạt động họ Tác động thơng qua lợi ích ktế tạo động lực thúc đẩy ng tích cực lđộng |+Trang + 48 Thực chất p2 đặt nlđ, tập thể lđộng vào nh~ đk ktế dể họ có knăng kết hợp đắn lợ ích với lợi ích tổ chức, cho phép ng lựa chọn đg có hiệu để thực nvụ + Hiện xu hướng chung mở rộng việc áp dụng p2 ktế trg lãnh đạo Khi áp dụng cần ý: Việc áp dụng gắn liền với việc sdụng đòn bẩy ktế tiền lương, tiền thưởng… phải hồn thiện hthống đòn bẩy ktê, quy định rõ thưởng phạt Phải thực phân cấp đắn cấp qt Đòi hỏi cán qt phải có đủ trình độ lực nhiều mặt, phải hiểu biết thông thạo vđề ktế, phải có kinh nghiệm lĩnh vững vàng - Các p2 tác động lên yếu tố khác trg hthống: tc, CN, thông tin, vật tư…Phải có p2 hình thức thích hợp nhằm sdụng, ptr nguồn lực có - Các p2 tác động lên khách thể qt (hthống ngoài): khách thể k chịu tác động khống chế ng lãnh đạo, mà chí tác động ngc trở lại Do p2 tác động phải thay đổi cho phù hợp với thực tế mqh chung 48 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Nhóm lãnh đạo theo nhóm * K/n: Nhóm nh~ ng có tổ chức, có mục tiêu hoạt động, có liên quan mặt kĩ thuật, nghiệp vụ mang tính cm hóa sâu sắc lợi ích hthống * Phân biệt nhóm thức nhóm k thức Nhóm thức Nhóm k thức Có tổ chức, có mục đích có nvụ trực tiếp Nhằm lk ng trg công việc hàng ngày, tham gia mục tiêu tổ chức giúp đỡ lẫn trao đổi tình cảm để hỗ trợ cho việc t/m nhu cầu riêng tv Hình thành quy chế thức tổ Hình thành sở tự nguyện chức tạo thành Thường sdụng để truyền đạt chia Hỗ trợ, thúc đẩy hướng tới mục tiêu sẻ thông tin, huấn luyện nv, thúc đẩy tinh tổ chức thần hợp tác, lòng trung thành tham gia qtrình định Là phận thuộc cctc thức, Xuất phát từ mlh tình cảm, tương tác qua | Trang phòng, phận, nhóm dự án… lại tv Mqh tv k phản ảnh sơ đồ tổ chức thức 49 Quyền hạn, quyền lực, địa vị nguyên Chịu chi phối uy tín, đạo đức, tư tắc áp dụng nhằm trì hoạt động cách… tv nhóm * Lãnh đạo theo nhóm - Là việc ủy quyền ng lãnh đạo hthống cho nh~ ng phụ trách nhóm với phân cơng rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm lợi ích mà ng phụ trách nhóm giao - Trg lãnh đạo nhóm cần lưu ý nguyên tắc sau + Ng phụ trách nhóm phải t/m nh~ đk định: có nhận thức lợi ích nhóm tổ chức, có uy tín, có knăng tập hợp điều khiển tv nhóm + Ng phụ trách nhóm phải giao quyền hạn, trách nhiệm, nvụ lợi ích tương xứng + Ng phụ trách nhóm phải giao quyền chủ động, tự sáng tạo thực nvụ trg giới hạn ủy quyền + Ng lãnh đạo cấp phải tạo đk giúp cho ng phụ trách nhóm tạo biến đổi theo hướng củng cố ptr nhóm - Vai trò ng phụ trách nhóm 49 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH + Giải nh~ bất đồng ý kiến Ng phụ trách phải có đủ knăng tạo nh~ áp lực để giải bất đồng, giữ đồn kết trg nhóm Sự bất đồng chế ngự ng phụ trách nhóm chấp nhận nh~ khác biệt tạo thống ý kiến trg nhón + Quản lí tgian nhóm Ng phụ trách phải tạo cân bằng, hợp lí kiểm sốt chặt chẽ tính k bắt buộc tgian trg hoạt động nhóm Nếu tgian gấp gáp dẫn tới việc thảo luận k đầy đủ vđề, dẫn tới phản ứng tiêu cực; ngc lại trì lâu tgian thảo luận làm cho ng chán nản động + Quản trị thay đổi trg nhóm Khi giải pháp thiểu số đưa tối ưu ng phụ trách nhóm phải bvệ ý kiến thuyết | Trangphục số đơng tv xem xét lại quan điểm họ, khuyến khích nhóm thảo luận quan điểm 50 nh~ điểm chưa rõ ràng 50