Báo cáo thực tập tại VOSA.
Trang 1Ngày 13/03/1957 Bộ Giao thông vận tải và Bu điện đã ký Nghị định số 50/NĐ thành lập Công ty Đại lý tàu biển (tiền thân của Đại lý Hàng Hải Việt Nam ngày nay) với tên tiếng Anh là: VIETNAM OCEAN SHIPPING AGENCY, tên giao dịch là VOSA đặt trụ sở tại thành phố Hải Phòng, là cơ quan trung tâm của ngành đại lý hàng hải Việt Nam Cũng vào năm 1957, chi nhánh đại lý tàu biển Cẩm Phả đợc thành lập để đáp ứng nhu cầu phục vụ công tác đại lý của vùng Đông bắc Tổ quốc Theo thời gian và chiều dài đất nớc, các đại lý tại các cảng biển tại Việt Nam lần lợt đợc thành lập.
Năm 1964, VOSA Bến Thuỷ đợc thành lập.
Ngày 25/11/1979, Bộ Giao thông vận tải đã ra quyết định 29/QĐTC đổi tên Công ty đại lý tàu biển Việt Nam thành Đại lý tàu biển Việt Nam và xác định Đại lý tàu biển Việt Nam là một xí nghiệp liên hiệp trực thuộc Tổng cục đờng biển.
Năm 1975, thành lập VOSA Sài Gòn.
Năm 1976, thành lập VOSA Đà Nẵng và VOSA Quy Nhơn.Năm 1980, thành lập VOSA Nha Trang và VOSA Vũng Tàu.Năm 1983, thành lập VOSA Cần Thơ.
Năm 1985, VOSA gia nhập BIMCO (THE BALTIC AND INTERNATIONAL MARITIME COUNCIL) với t cách là thành viên môi giới của tổ chức này.
Trang 2Năm 1986, VOSA đợc Tổng cục đờng biển giao nhiệm vụ điều hành công ty VICUB (liên doanh với CUBA).
Nhận thức đợc thành phố Hồ Chí Minh là trung tâm thơng mại lớn nhất của cả nớc, là nơi có điều kiện tốt nhất để giao lu hàng hải quốc tế, nhằm đáp ứng tình hình thực tế, theo đề nghị của VOSA, ngày 08/08/1989, Bộ Giao thông vận tải đã ra quyết định số 1436/TCCB - LĐ đổi tên Đại lý tàu biển Việt Nam thành Đại lý Hàng hải Việt Nam và cho phép chuyển trụ sở từ Hải Phòng vào thành phố Hồ Chí Minh.
Qua 50 năm hoạt động của mình, hiện nay Đại lý Hàng hải Việt Nam có 14 đơn vị kinh tế thành phần nằm trên 10 tỉnh, thành phố dọc bờ biển và một đại diện tại Hà Nội Trong tình hình cơ chế thị trờng, để khẳng định mình, Đại lý Hàng hải Việt Nam không chỉ bó hẹp trong phạm vi đại lý tàu biển mà hôm nay đã chuyển sang nhiều loại hình kinh doanh:
- Đại lý môi giới hàng hải, thuê tàu và tìm nguồn hàng cho tàu.
- Đại lý vận tải, phục vụ vận chuyển hàng hoá và giao nhận hàng hoá theo ơng thức vận tải đa phơng thức.
ph Đại lý Container cho một số hãng vận tải trên thế giới.- Tham gia xuất nhập khẩu nhiều mặt hàng.
Cơ cấu tổ chức của Đại lý Hàng hải Việt Nam đợc thể hiện trong hình vẽ sau:
Những thành tích qua 50 năm hoạt động của VOSA:
- Năm 1968: Chủ tịch nớc tặng huân chơng lao động hàn 3 về thành tích trong lao động sản xuất và chiến đấu.
- Năm 1978: Đợc tặng huân chơng lao động hạng 3 lần thứ 2 về thành tích luôn hoàn thành kế hoạch trong sản xuất và chiến đấu.
Trang 3- Năm 1967 - 1968: Đợc tặng bằng khen về thành tích tham gia phục vụ chiến đấu do Hội đồng chính phủ phê duyệt.
- 10 bằng khen của UBND thành phố Hải Phòng, thành phố Hồ Chí Minh.- 2 bằng khen của Bộ Giao thông vận tải về thành tích sản xuất.
- 1 bằng khen của Trung ơng Đoàn.
- 178 huân huy chơng kháng chiến chống Mỹ cứu nớc các loại cho các cá nhân.II Các mối quan hệ của Đại lý Hàng hải Việt Nam
Đại lý hàng hải là một ngành có quan hệ rộng rãi với các chủ tàu, chủ hàng, với các cảng biển trong và ngoài nớc Công việc của Đại lý là giúp cho công tác lu thông hàng hoá đợc nhanh chóng, thuận tiện bằng cách cung cấp các thông tin kịp thời về tình hình hàng hoá, phơng tiện, giá cớc trên thị trờng, cũng nh sẵn sàng thu xếp thủ tục cho tàu vào cảng, xếp dỡ hàng hoá, làm trung gian mối giới các công việc thuê, mua và bán tàu Nh vậy, ngời đại lý có mối quan hệ vơi các cơ quan hoa tiêu, cảng vụ, hải quan các cảng biển, các cơ quan cung ứng lơng thực, thực phẩm, nớc ngọt, nhiên liệu, cũng nh chủ tàu, chủ hàng trong nớc Đồng thời, để làm đại lý cho các hàng tàu lớn, các chủ hàng, các đại lý lớn trên thế giới thì mối quan hệ giữa Đại lý Hàng hải Việt Nam đối với các nớc trên thế giới là rất quan trọng.
Mối quan hệ của VOSA đã dần dẫn đợc hình thành và củng cố III.Các dịch vụ của đại lý hàng hải
1 Đại lý tàu biển
Đây là ngành nghề truyền thống đã đợc coi là ngành nghề độc quyền của doanh nghiệp tại khu vực
2. Hoa hồng môi giới xuất nhập khẩu
Hoa hồng có nguồn thu từ hoạt động:
Đại lý container môi giới Mua bán cớc
Mua bán tàu
Hoạt động xuất nhập khẩu
Trang 43 Hoạt động đại lý vận tải
Đaị lý vận tảI của VOSA đợc tái lập từ năm 1996 sau khi có sự ra đời của đại lý vận tảI quốc tế phía Bắc ( Tách từ bộ phận đại lý của VOSA HảI Phòng sang) Các hoạt động chủ yếu của đại lý là : hoạt động phục vụ cho các dự án đầu t tại miền Bắc, đại lý giao hàng, khai thác hàng lẻ, hoạt động thông qua khai thác vận tảI nội địa…
4 Dịch vụ giao hàng và khai thác cảng
5 Xuất hang ( đại lý cho forwarder n ớc ngoài)6 Đại lý xuất khẩu hàng không
7 Dịch vụ vận chuyển nội địa
8. Các hoạt động cung ứng cho tàu : cấp dùa, n ớc, sửa chữa, chằng buộc hàng hoá
9 Các hoạt động đ a đón thuyền viên, khach hồi h ơng, xuất cảnh10.Các hoạt động cho thuê ph ơng tiện, thu lệ phí giao hàng,
Chương II Giới thiệu về đại lý hàng hải Hải Phòng
Ra đời và phát triển nh một đòi hỏi tất yếu của hoạt động vận tảI biển, ngành đại lý tàu biển Việt Nam đã hình thành ngay từ khi chính quyền cách mạng tiếp quản đại lý tàu biển Việt Nam đợc thành lập năm 1957 tại Hải Phòng theo nghị định
Trang 550/NĐ của Bộ Giao thông vận tảI, hoạt động độc quyền trong lĩnh vực đại lý tàu biển, môI giới hàng hải
Trải qua một quá trình hoạt động lâu dài không ngừng phát triển các đại lý chi nhánh của mình ở hầu hết các cảng biển trải khắp từ Bắc vào Nam, tổn cộng có 12 đơn vị làm đại lý và 2 đơn vị làm công tác kiểm đếm hàng hoá xuất nhập khẩu
Hơn 41 năm hoạt động với 2 lần đổi tên để phù hợp với từng thời kì, chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của đại lý mới đợc phản ánh đầy đủ tính đa dạng của ngành nghề Ngày 25/01/79 Bộ Giao thông vận tải có quyết định đổi tên “Công ty đại lý tàu biển” thành “Đại lý tàu biển” và ngày 08/8/89 Bộ Giao thông vận tải có quyết định số 1436/QĐ/TCCBLĐ đổi thành “Đại lý Hàng hải Việt Nam”
Đại lý Hàng hải Việt Nam là thành viên sáng lập của tổng VOSA, có chức năng phục vụ chính tại khu vực cảng Hải Phòng Cùng với sự phát triển của đất nớc, kinh tế khu vực, nhiều loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh đã ra đời và phát triển, điển hình đó là hoạt động đại lý vận tảI, xuất nhập khẩu, liên doanh…
Ngoài làm đại lý và môi giới, từ năm 1991 VOSA đã hoạt động trong lĩnh vực đại lý vận tải, XNK hàng hoá và tiến hành liên doanh liên kết với nhiều đơn vị khác.
Ngày 12/5/1993, theo quyết định thành lập doanh nghiệp số 885/TCCB-LĐ của Bộ trởng bộ Giao thông vận tảI, VOSA HảI Phòng đã đợc công nhận là doanh nghiệp Nhà nớc, hoạt động với các chức năng sau:
- Làm đại lý tàu biển- Đại lý vận tải
- Xuất nhập khẩu hàng hoá
- Môi giới mua bán tàu và giao dịch hàng hải- Làm đại lý cho các hãng tàu nớc ngoài
- Tìm kiếm chân hàng cho các hãng tàu nớc ngoài
Ngày 2/8/1993, Cục Hàng hải Việt Nam đã ra quyết định số 439/ QĐ- TCCB- LĐ quy định về tổ chức hoạt động của Đại lý hàng hải Hải Phòng trực thuộc Đại lý hàng hải Việt Nam là một đơn vị kinh tế có t cách pháp nhân, có con dấu riêng để hoạt động, đợc mở tài khoản tại ngân hàng địa phơng, hạch toán theo sự chỉ đạo thống
Trang 6nhất của Đại lý Hàng hải Việt Nam, VOSA Hải Phòng đợc quyền kí kết các hợp đồng với các tổ chức quốc tế trong và ngoài nớc, đợc quyền khai thác các nguồn vật t kĩ thuật trong và ngoài nớc để phục vụ sản xuất kinh doanh
ngoài sự chỉ đạo của Đại lý hàng hải Việt Nam, doanh nghiệp tiến hành hoàn thiện cơ cấu tài sản cố định theo yêu cầu phát triển sản xuất và nâng cao hiệu quả của công tác kinh doanh Khi thay đổi phải đợc phép của cơ quan quản lý cấp trên.
Theo quy hoạch của ngành, VOSA đã là một thành viên của VINALINES (Tổng công ty Hàng hải Việt Nam) và hoạt động theo sự thống nhất của Tổng công ty Trong môi trờng cạnh tranh ngày càng gắt gao và xu hớng phát triển của thị trờng, sự phân chia, tách bộ phận đại lý VOSA Hải Phòng cũng có nhiều thăng trầm nhất định trong quả trình phát triển của mình Điển hình là sự độc quyền bị xoá bỏ trong hoạt động đại lý tàu biển tại các cảng trong những năm gần đây, xu thế tách nhập của các hãng tàu lớn.
Với đặc thù là ngành chịu nhiều ảnh hởng sâu sắc của sự phát triển nền kinh tế, sự phát triển của hàng hoá xuất nhập khẩu, sự phát triển của đội tàu bến cảng, VOSA HảI Phòng đã có những thay đổi nhất định trong quá trình phát triển để phù hợp với nhu cầu của nền kinh tế thị trờng nớc ta Nhạy cảm và nắm bắt sớm những biến chuyển của thị trờng, VOSA HảI Phòng đã duy trì tốt những hoạt động đại lý truyền thống và từng bớc hoạt động sang lĩnh vực kinh doanh đa dạng khác nhằm tăng thu nhập cho doanh nghiệp.
VOSA Hải Phòng tự hào là cái nôi sinh ra nghề đại lý cho toàn quốc Với t cách là công ty đại lý tàu biển độc quyền của nhà nớc, VOSA đã có bề dày truyền thống trong nghề dịch vụ hàng hải Đây là nền tảng quan trọng và là thơng hiệu quý giá mà không phải doanh nghiệp nào hiện nay có đợc.
Là công ty có những bạn hàng truyền thống, doanh nghiệp có những nỗ lực để duy trì và đảm bảo uy tín với những thân chủ và độ tin cậy với sản phẩm dịch vụ trên thị tr-ờng Cơ sở hạ tầng, vị trí địa lý nhìn chung thuận lợi cho hoạt động SXKD, đặc biệt là nghề đại lý tàu truyền thống Cán bộ quản lý tận tâm với công việc, việc quản lý thông tin đã có những cảI tiến nhất định phù hợp với từng thời kì.
Trang 7Phạm vi hoạt động các ngành nghề dịch vụ hàng hảI của VOSA khá lớn và có mạng lới rộng khắp tại các cảng và địa phơng quan trọng trong toàn quốc, tạo sức mạnh tổng hợp cạnh tranh, kinh doanh dịch vụ hàng hải, đặc biệt đối với dịch vụ đại lý tàu biển là một loại kinh doanh không cần vốn đầu t lớn, không đòi hỏi công nghệ cao, cán bộ công nhân viên ít và lợi nhuận cao, VOSA đã và đang phát huy có hiệu quả thế mạnh này trong nhiều năm qua.
II Tổ chức hoạt động của VOSA Hải Phòng
VOSA Hải Phòng hoạt động dới sự chỉ đạo của tổng VOSA, tuy nhiên cũng có sự độc lập riêng Theo nghị định 439/ QĐ- TCCB- LĐ của cục Hàng hải Việt Nam thì nguyên tắc hoạt động của VOSA Hải Phòng là: hoạt đọng sản xuất kinh doanh trong phạm vi pháp luật quy định, theo định hớng chỉ đạo của tổng VOSA trên cơ sở nhiệm vụ của Tổng công ty hàng hải Việt Nam giao cho.
VOSA Hải Phòng quản lý theo chế độ 1 thủ trởng trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ của ngời lao động.
VOSA Hải Phòng với nguyên tắc hoạt động nh vậy có một cơ cấu tổ chức nh sau:
Trang 8III Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
1 Phòng tổ chức hành chính
Làm tất cả các công việc liên quan đến hành chính nh: tổ chức cán bộ, cử ngời đi học, cử ngời vào các đơn vị kinh doanh, tham mu cho giám đốc về tổ chức con ngời, làm công tác chế độ tổ chức chính sách, bình bầu, khen thởng chia lơng, thởng cho cán bộ công nhân viên, làm thủ tục xin cấp hộ chiếu, phụ trách tổ bảo vệ, y tế, phục vụ đời sống cơ quan
Phòng có 14 ngời bao gồm 1 trởng phòng, 1 phó phòng và 12 nhân viên kể cả nhân viên bảo vệ.
2 Phòng đại lý tàu:
Bao gồm 13 ngời, trong đó có 1 trởng phòng, 2 phó phòng và 10 nhân viên, chia làm các bộ phận nh sau:
a Bộ phận hàng hoá:
- Giao lợng hàng hoá cho kho hàng, kiểm kiện
- Giao giấy tờ cho chủ hàng( nếu giấy tờ đợc gửi theo tàu tới cảng)
Giám đốc
Tổ chức hành chính
Tài vụ
Đại lý tàu
Đại lý vận
Đại lý tàu cont
Đội xe
Trang 9- Kiểm tra đối chiếu và điều chỉnh tên ngời nhận hàng, số lợng, trọng lợng theo yêu cầu của hãng tàu và thông báo cho các cơ quan liên quan
- Xem xét, kiểm tra các chứng từL: vận đơn gốc, giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền để tiến hành cấp lệnh giao hàng
- Cấp giấy chứng nhận hàng thừa thiếu trên cơ sở bản kết toán hàng để chủ hàng tiến hành đòi bồi thờng
- Nhận cargolist của ngời xếp hàng, đánh số thứ tự và ghi số B/L mà atàu cấp cho ời gửi hàng Theo dõi việc xếp hàng, tập hợp vận đơn đã xếp hàng xuất tàu để lập Manifest
ng-b Bộ phận đại lý tàu
- Nhiệm vụ chủ yếu là làm việc trực tiếp với tàu, phục vụ tàu Khi nhận đợc điện của thuyền trởng và của hãng tàu chuyển qua bộ phận thơng vụ, cán bộ của tàu thu xếp với cảng vụ, điều độ để bố trí tàu vào cầu
- Đại lý viên đợc phân công phụ trách tong tàu phảI nắm rõ toàn bộ hoạt động của tàu, phảI làm tất cả các công việc mà chủ tàu và thuyền trởng uỷ thác Có trách nhiệm chăm lo đến việc giải phóng tàu cho tới khi tàu rời cảng Ngoài ra khi có yêu cầu công việc mới phát sinh, khi có giấy yêu cầu của thuyền trởng thì ngời đại lý cũng phảI hực hiện kịp thời
Do công việc thực tế đòi hỏi ngời đại lý viên phải có mặt thờng xuyên tại tàu, chăm lo công việc, bảo vệ quyền lợi chủ tàu, thực hiện các yêu cầu và chỉ dẫn của chủ tàuc Bộ phận th ơng vụ
- Nhận thông tin liên lạc với chủ tàu, liên lạc với tàu, thu phát thông tin, chỉ thị…Đặc biệt trong những trờng hợp tàu cha đến cảng thì đay là bộ phận tiếp nhận thông tin Từ đó xử lý các thông tin và thông báo kịp thời cho tàu và kết hợp với các bộ phận làm tàu, bộ phận hàng hoá để chuẩn bị tốt mọi công việc để khi tàu đến đợc vào cảng và có thể làm hàng ngay
- Kí kết hơp đồng đại lý: khi chủ tàu muốn yêu cầu đại lý phục vụ cho tàu của mình thì hai bên chủ tàu và ngời đại lý kí kết hợp đồng dậi lý theo tong chuyến hoặc theo
Trang 10tong thời hạn cụ thể Trên cơ sở hợp đồng đại lý sẽ tiến hành điều phối công việc cho các bộ phận khác phục vụ công tác làm tàu
- Tiến hành công việc môI giới hàng hảI, làm trung gian trong việc kí kết hợp đồng vận chuyển hàng hoá, hợp đồng thuê tàu, hợp đòng mua bán tàu, hợp đồng lai dắt, hợp đồng thuê thuyền viên và các loại hợp đồng khác có liên quan đến hoạt động hàng hải Theo sự uỷ thác của chủ tàu theo từng vụ việc, khi hợp đồng đợc kí kết do hoạt động trung gian của mình thì ngời môI giới đợc hởng hoa hang môI giới theo thoả thuận
- Định giá biểu đại lý phí: khi kí kết hợp đồng đại lý thì chủ tàu phải đợc biết về đại lý phí Đối với các chủ tàu nớc ngoài thì áp dụng biểu giá do nhà nớc quy định Bộ phận này có thể thoả thuân với chủ tàu tăng hoặc giảm % so với biểu cớc của nhà nớc- Kí kết hợ đồng Đại lý vận tảI và kí liên doanh với một số hãng đại lý vận tảI và hãng tàu trên thế giới có quan hệ với VOSA HảI Phòng
- Ngoài ra bộ phận này còn phụ trách làm thủ tục giấy tờ hồi hơng cho thuyền viên nếu có yêu cầu
- Tiếp thị quảng cáo, tìm chủ hàng, bố trí ngời giao nhận, cấp phát hàng lẻ, thu cớc
- T vấn cho khách hàng các thông tin về thị trờng vận tảI, bảo vệ hàng hoá của chủ hàng
- Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu, thu xếp mọi thủ tục xuất nhập khẩu những lô hàng đợc phép hoặc nhận uỷ thác
Trang 114 Phòng đại lý hãng tàu container DONGNAMA
Phòng có 16 ngời bao gồm 1 trởng phòng, 1 phó phòng và 14 nhận viên trong đó có 3 nhận viên ở bộ phận Hà Nội
Ngoài chức năng đại lý tàu, đại lý vận tảI, VOSA HảI Phòng còn làm đại lý cho một số hãng tàu container nớc ngoài nh:
+ Dongnama Shipping Co.Ltd – Kỏea+ China Shipping Co.Ltd- China
+ SEALAND- USA
Với các tàu container của hãng này khi tới cảng, phòng tổ chức trực tiếp làm đại lý tàu, ví các tàu này là tàu cont khai báo theo hình thức tàu chợ nên bố trí nh vậy là thuận tiện cho việc theo dõi
Phòng có các nhiệm vụ sau:
- Làm đại lý tàu trực tiếp riêng cho tàu container của hãng và các công tác tổ chức phục vụ tàu tại cảng
- Nhanh chóng bốc xếp hàng hoá nhập khẩu vào các kho bãi, bảoquản hàng hoá, thông báo cho chủ hàng, tổ chức giao nhận hàng hoá đến tay ngời nhận hàng, tổ chức vận chuyển hàng hoá tới tận kho ngời nhận nếu có yêu cầu
- Tổ chức bộ phân đi tiếp thị, quảng cáo, đI tìm nguồn hàng xuất khẩu phù hợp với tuến vận tảI này
- Tổ chức quản lý vỏ container của hãng tàu, quản lý vỏ container hàng nhập, vỏ container trên bãI, giao vỏ cont cho chủ hàng xuất mợn
5 Phòng tài chính- kế toán:
Phóng gồm 8 ngời bao gốm: 1 trởng phòng và 7 nhân viên Phòng chia làm 2 bộ phận:
a Bộ phận thanh toán đối ngoại:
Gồm 3 ngời, phụ trách mọi công việc thanh quyết qoán với chủ tàu, hãng tàu, chủ hàng và các bên liên quan
- Tính toán tiền kí ngân với chủ tàu, thu tiền và mở tài khoản tàu và theo dõi kí ngân, các sổ phát sinh