Tập bài giảng môn pháp luật kế toán

Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN VÀ PHÁP LUẬT KẾ TOÁN

ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC PHÁP LUẬT VỀ KẾ TOÁN

Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN VÀ PHÁP LUẬT KẾ TOÁN

I/Khái niệm chung về kế toán

1 Khái niệm kế toán

2 Vai trò của kế toán

3 Các loại kế toán

II/.Khái quát pháp luật về kế toán

1.Sự cần thiết phải điều chỉnh bằng pháp luật đối với hoạt động kế toán

2 Khái niệm pháp luật về kế toán

3 Cấu trúc pháp luật về kế toán

4 Nguồn pháp luật về kế toán;

III/.Những quy định có tính nguyên tắc trong pháp luật kế toán

1 Đối tượng chịu sự điều chỉnh của pháp luật

2 Nhiệm vụ, yêu cầu, các nguyên tăc kế toán

3 Đối tượng kế toán

4 Chữ viết, chữ số sử dụng trong kế toán, kỳ kế toán

5 Trách nhiệm của đơn vị kế toán trong quản lý, sử dụng, cung cấp thông tin tài liệu kế toán;

6 Các hành vi bị nghiêm cấm trong hoạt động kế toán

Chương II PHÁP LUẬT ĐIỀU CHỈNH NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC KẾ TOÁN

I/ Các quy định của pháp luật về chứng từ kế toán

II/ Các quy định của pháp luật về tài khoản kế toán và sổ kế toán

1 Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán

1.1 Khái niệm tài khoản kế toán, hệ thống tài khoản kế toán1.2 Các quy định của pháp luật về tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán 1.3 Những hành vi vi phạm pháp luật tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán

và hình thức xử lý vi phạm

2 Sổ kế toán và hệ thống sổ kế toán.

2.1 Khái niệm sổ kế toán và hệ thống sổ kế toán 2.2 Các yêu cầu mang tính pháp lý đối với sổ kế toán, hệ thống sổ kế toán 2.3 Các quy định của pháp luật đối với việc mở sổ, ghi số, sửa chữa sổ, khoá sổ, điềuchỉnh sổ kế toán

2.4 Những hành vi vi phạm pháp luật về sổ kế toán và hệ thống sổ toán và hình thức

xử lý vi phạm

III/ Các quy định của pháp luật về báo cáo tài chính

1.Những vấn đề chung về báo cáo tài chính

1.1 Khái niệm báo cáo tài chính1.2 Kỳ hạn lập báo cáo tài chính 1.3 Hệ thống báo cáo tài chính 1.4 Đối tượng phải lập và nộp báo cáo tài chính

2.Lập báo cáo tài chính

2.1 Các yêu cầu trong lập và trình bày báo cáo tài chính 2.2 Thời hạn và nơi nộp báo cáo tài chính

2.3 Kiểm toán các báo cáo tài chính

3.Công khai các báo cáo tài chính

3.1.Khái niệm và mục đích của công khai báo cáo tài chính 3.2 Nội dung và thời hạn công khai báo cáo tài chính 3.3 Hình thức công khai báo cáo tài chính

4 Những hành vi vi phạm pháp luật về báo cáo tài chính và hình thức xử lý vi phạm

IV/ Các quy định của pháp luật về hoạt động kiểm tra kế toán;

1 Khái niệm kiểm tra kế toán

2 Chủ thể kiểm tra và nội dung kiểm tra kế toán

2.1 Chủ thể có quyết định và chủ thể có quyền kiểm tra kế toán2.2 Nội dung kiểm tra kế toán

3 Quyền và trách nhiệm của các chủ thể trong kiểm tra kế toán

3.1.Quyền và trách nhiệm của đoàn kiểm tra kế toán3.2.Quyền và trách nhiệm của đơn vị kế toán trong kiểm tra kế toán

4 Các hành vi vi phạm pháp luật về kiểm tra kế toán và hình thức xử lý vi phạm

V/ Các quy định của pháp luật về kiểm kế tài sản, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán

1 Kiểm kê tài sản

1.1.Khái niệm kiểm kê tài sản

1.2 Các trường hợp phải thực hiện kiểm kê tài sản

1.3 Những công việc mà đơn vị kế toán phải thực hiện trong kiểm kê tài sản

1.4.Các hành vi vi phạm pháp luật về kiểm kê tài sản và hình thức xử lý vi phạm

2.Bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán

2.1.Trách nhiệm trong bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán

2.2 Những yêu cầu của việc bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán

2.3 Các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ và thời hạn lưu trữ

2.4 Tiêu huỷ tài liệu kế toán

2.5 Các hành vi vi phạm pháp luật về bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán và hình thức xử lý

VI/ Các quy định của pháp luật về hoạt động kế toán trong những trường hợp đặc biệt.

1.Công việc kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất, bị huỷ hoại

2.Công việc kế toán trong trường hợp chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán.

2.1.Công việc kế toán trong trường hợp chia đơn vị kế toán

2.2.Công việc kế toán trong trường hợp tách đơn vị kế toán

2.3.Công việc kế toán trong trường hợp hợp nhất đơn vị kế toán

2.5.Công việc kế toán trong trường hợp chuyển đổi hình thức sở hữu đơn vị kế toán.2.6 Công việc kế toán trong trường hợp giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán.

Chương III PHÁP LUẬT VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ NGƯỜI LÀM KẾ TOÁN

I/ Tổ chức bộ máy kế toán.

1 Khái niệm tổ chức bộ máy kế toán

2 Trách nhiệm của đơn vị kế toán trong tổ chức bộ máy kế toán

3 Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán trong tổ chức bộ máy kếtoán

4 Các hành vi vi phạm pháp luật về tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán và hình thức

xử lý vi phạm

II/ Địa vị pháp lý của người làm kế toán

1 Tiêu chuẩn của người làm kế toán

2 Quyền và trách nhiệm của người làm kế toán

3 Những người không được làm kế toán

III/ Địa vị pháp lý của Kế toán trưởng

1 Nhiệm vụ của kế toán trường

2 Thẩm quyền của kế toán trưởng

3 Tiêu chuẩn và điều kiện đối với kế toán trưởng

4 Tiêu chuẩn và điều kiện của người phụ trách kế toán, người được thuê làm kế toántrưởng

Chương IV: PHÁP LUẬT VỀ DỊCH VỤ KẾ TOÁN

I/Khái quát về dịch vụ kế toán và pháp luật về dịch vụ kế toán

1 Khái niệm, đặc điểm dịch vụ kế toán

2 Khái niệm pháp luật về dịch vụ kế toán

II/ Chủ thể cung ứng dịch vụ kế toán

1 Điều kiện đối với chủ thể kinh doanh dịch vụ kế toán

2 Các dịch vụ kế toán mà chủ thể kinh doanh dịch vụ kế toán được thực hiện

3 Các trường hợp không được cung cấp dịch vụ kế toán

4 Quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ hợp đồng cung cấp dịch vụ kế toán

III/ Thi và cấp chứng chỉ hành nghề kế toán

1 Chứng chỉ hành nghề và chủ thể tổ chức thi và cấp chứng chỉ hành nghề kế toán

2 Tiêu chuẩn và điều kiện để được cấp chứng chỉ hành nghề kế toán

3 Quy chế thi lấy chứng chỉ hành nghề kế toán

IV/ Đăng ký hành nghề toán

1 Các quy định chung về đăng ký hành nghề kế toán

2 Điều kiện và thủ tục đăng ký hành nghề kế toán

3 Quản lý hành nghề kế toán

4 Các hành vi vi phạm pháp luật về hành nghề kế toán và hình thức xử lý vi phạm

Chương V NỘI DUNG PHÁP LÝ VỀ VỀ CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN VÀ CHUẨN MỰC KẾ TOÁN

I/ Chế độ kế toán

1.Khái niệm và phân loại chế độ kế toán

1.1.Khái niệm chế độ kế toán1.2 Các loại chế dộ kế toán

2 Hệ thống văn bản pháp luật quy định về chế độ kế toán và nguyên tắc áp dụng pháp luật

2.1 Hệ thống văn bản pháp luật quy định về chế độ kế toán2.2.Nguyên tắc áp dụng pháp luật trong chế độ kế toán

3 Những nội dung pháp lý chủ yếu trong chế độ kế toán hành chính sự nghiệp

3.1 Chế độ kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp thông thường3.2 Chế độ kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp đặc thù

4 Những nội dung pháp lý chủ yếu trong chế độ kế toán doanh nghiệp

4.1.Chế độ kế toán trong doanh nghiệp chung4.2 Chế độ kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa4.3 Chế độ kế toán trong doanh nghiệp đặc thù

II/ Chuẩn mực kế toán

1.Tổng quan về chuẩn mực kế toán

1.1 Khái niệm chuẩn mực kế toán 1.2 Hệ thống các quy định về chuẩn mực kế toán và việc áp dụng các chuẩn mực kế toán ở VN

2 Nội dung cơ bản của 26 chuẩn mực kế toán Việt Nam.

2.1 CM số 01 - Chuẩn mực chung2.2 CM số 02- Hàng tồn kho2.3 CM số 03- TSCĐ hữu hình2.4 CM số 04 TSCĐ vô hình2.5 CM số 05 - Bất động sản đầu tư2.6 CM số 06 - Thuê tài sản

2.7 CM số 07- Kế toán các khoản đầu tư vào công ty liên kết2.8 CM số 08- Thông tin tài chính về những khoản vốn góp liên doanh2.9 CM số 10- Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái

2.17 CM số 21- Trình bày báo cáo tài chính2.18 CM số 22- Trình bày bổ sung BCTC của các NH và tổ chức tài chính tương tự.2.19 CM số 23 - Các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm

2.20 CM số 24 - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ2.21 CM số 25- Báo cáo tài chính hợp nhất và kế toán khoản đầu tư vào công ty con

2.22 CM số 26 - Thông tin về các bên liên quan2.23 CM số 27 - Báo cáo tài chính giữa niên độ.

2.24 CM số 28 – Báo cáo bộ phận

2.25 CM số 29 – Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót2.26 CM số 30- Lãi trên cổ phiếu

Chương VI QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ KẾ TOÁN VÀ

XỬ LÝ CÁC HÀNH VI VI PHẠM PHÁP LUẬT VỀ KẾ TOÁN

I/ Quản lý nhà nước về kế toán

1.Chủ thể quản lý nhà nước về kế toán

2.Nội dung quản lý nhà nước về kế toán

II/ Các hành vi vi phạm pháp luật kế toán

1.Khái niệm và đặc điểm của vi phạm pháp luật kế toán

1.1 Khái niệm vi phạm pháp luật về kế toán1.2 Đặc điểm của vi phạm pháp luật về kế toán

2.Phân loại vi phạm pháp luật kế toán

2.1.Vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán2.2.Vi phạm hình sự trong lĩnh vực kế toán2.3 Vi phạm khác trong lĩnh vực kế toán

III/ Các hình thức xử lý vi phạm pháp luật kế toán

1 Khái niệm xử lý vi phạm pháp luật về kế toán

2.Các hình thức xử lý vi phạm pháp luật về kế toán

2.1 Chế tài hình sự2.2 Chế tài hành chính2.3 Chế tài dân sự 2.4 Chế tài kỷ luật

PHẦN NỘI DUNG BÀI GIẢNG

Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN VÀ PHÁP LUẬT KẾ TOÁN

I/ Khái niệm chung về kế toán

1 Định nghĩa kế toán

Hiện có nhiều cách tiếp cận về kế toán, vì vậy có rất nhiều định nghĩa khác nhau về kế toán.Tuy nhiên, những định nghĩa này đều thống nhất với nhau ở chỗ: kế toán là một hệ thống của nhữngkhái niệm và phương pháp, hướng dẫn chúng ta thu thập, đo lường, xử lư và truyền đạt những thôngtin cần thiết cho việc ra những quyết định tài chính hợp lý

Sau đây là một số định nghĩa đã được đưa ra:

- Trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung, kế toán được nhận định “Kế toán là công việc tínhtoán, ghi chép, phản ánh bằng con số một cách liên tục, toàn diện và hệ thống các loại vật tư, tiềnvốn và mọi hoạt động kinh tế, qua đó mà giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch nhà nước; tình hìnhbảo vệ tài sản XHCN”

- Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước: “Kế toán là công việc ghi chép, tính toán bằng con sốdưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, chủ yếu dưới hình thức giá trị để phản ánh,kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh,

sử dụng vốn và kinh phí của nhà nước cũng như của từng tổ chức xí nghiệp.”

- Theo TS Trần Anh Hoa: “Kế toán là một khoa học liên quan đến việc thu thập, đo lường,

xử lư và truyền đạt các thông tin tài chính và phi tài chính hữu ích của một tổ chức đến các đốitượng sử dụng để trên cơ sở đó đề ra các quyết định hợp lý.”

- Theo Luật kế toán Việt Nam 2003 “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích vàcung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động

* Phạm vi hoạt động kế toán

Trước đây về công việc kế toán thường chú trọng đến các nhiệm vụ giữ sổ sách cố hữu của

kế toán đó là ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Ngày nay, công việc kế toán rộng hơn nhiều, Kế toán là một hệ thống thông tin dùng để đolường, xử lư và truyền đạt những thông tin về tài chính của một đơn vị kế toán Thông tin này giúpngười sử dụng có thể đưa ra các quyết định hợp lư của mình Vì vậy, người kế toán ngày nay khôngchỉ quan tâm đến việc giữ sổ sách mà đến toàn bộ các hoạt động bao gồm: Việc hoạch định chươngtrình và giải quyết vấn đề; hướng sự quan tâm của lãnh đạo đến những điều cần lưu tâm, đánh giá vàduyệt xét các hoạt động của doanh nghiệp và kiểm tra sổ sách Người kế toán ngày nay chú trọngđến những nhu cầu bức thiết của những người sử dụng thông tin kế toán, dù những người sử dụngnày ở trong hay ngoài đơn vị kinh doanh

Theo quan điểm này, kế toán được xem như là gạch nối giữa các hoạt động kinh doanh và những người làm quyết định

- Thứ nhất, kế toán đo lường các hoạt động kinh doanh bằng cách ghi chép

- Thứ hai, các thông tin được ghi chép sẽ được xử lý để trở thành các thông tin hữu ích

- Thứ ba, thông tin này được truyền đạt qua các bảng báo cáo đến những người sử dụng để racác quyết định

Có quan điểm cho rằng các dữ kiện về hoạt động kinh doanh là đầu vào của hệ thống kế toán

và những thông tin hữu ích cho người ra quyết định là đầu ra đã được hệ thống kế toán xử lý và cungcấp

Người ta thường nhầm lẫn giữa kế toán và ghi chép kế toán Việc ghi chép kế toán là một quá trình hay nói đúng hơn là một công đoạn của kế toán

Kế toán bao gồm việc thiết kế một hệ thống thông tin đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng thông tin về kế toán Mục tiêu chính của kế toán là phân tích, giải trình và sử dụng thông tin

* Mục đích của kế toán

Mục đích của kế toán trong cơ chế kinh tế kế hoạch hoá tập trung là nhằm cung cầp thông tincho Nhà nước để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch Chức năng của kế toán là phản ánh và giámđốc tài sản XHCN và các hoạt động kinh tế Vì thế, bản chất của kế toán được nhận định như trongđịnh nghĩa 1, 2.

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp đều bình đẳng, mối quan hệ kinh tế tài chínhcủa các doanh nghiệp được mở rộng Mặt khác, với sự phát triển đa dạng của các nguồn tạo vốn từbên ngoài đã làm cho đối tượng sử dụng thông tin kế toán trở nên đa dạng hơn Mục đích của kếtoán không chỉ cung cấp thông tin chủ yếu cho bản thân doanh nghiệp, cho Nhà nước, mà còn cungcấp thông tin cho các đối tượng như ngân hàng, các nhà đầu tư tương lai, nhà cung cấp, khách hàng,

… Vì vậy, định nghĩa kế toán nhấn mạnh đến chức năng cung cấp thông tin và chức năng này đượccoi là chức năng cơ bản nhất của kế toán Các định nghĩa về sau đều nhấn mạnh đến chức năng cungcấp thông tin của kế toán

2.Vai trò của kế toán

Vai trò của kế toán là tạo ra thông tin về sự kiện kinh tế phát sinh từ các hoạt động của doanhnghiệp trong môi trường của nó Kết quả của kế toán được trình bày tốt nhất bởi mô hình thông tin,

và được trình bày trên các báo cáo tài chính, với những ghi chú giải trình của quá trình lập báo cáotài chính và những thông tin khác của doanh nghiệp đã được kiểm toán (chứng nhận những báo cáonày trình bày trung thực với tình hình và kết quả của doanh nghiệp và phù hợp với nguyên tắc kếtoán thừa nhận chung)

Các thông tin của kế toán được tao ra nhằm giúp cho những người có nhu cầu sử dụng thôngtin khác nhau

Các nhà quản trị doanh nghiệp

Bao gồm các cấp độ quản trị khác nhau trong doanh nghiệp là những người trực tiếp điềuhành hoạt động kinh doanh Họ sử dụng thông tin về kế toán để xác định mục tiêu kinh doanh, đề racác quyết định để thực hiện, đánh giá thực hiện mục tiêu và điều chỉnh, nếu thấy cần thiết, để hoạtđộng kinh doanh của họ đạt hiệu quả cao hơn

Vai trò của kế toán trong việc cung cấp thông tin cho các nhà quản trị là nhằm liên kết cácquá trình quản lư với nhau và liên kết doanh nghiệp với môi trường bên ngoài

Chủ sở hữu

Là những người có quyền sở hữu với vốn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (như cổđông, người góp vốn liên doanh, Nhà nước trong các doanh nhgiệp quốc doanh và công ty cổphần…), họ quan tâm đến lợi tức sinh ra từ vốn kinh doanh, vì đây là căn cứ để họ đưa ra các quyếtđịnh cần thiết, bao gồm cả quyết định phân chia lợi túc cho họ Đồng thời, qua việc xem xét thôngtin trên báo cáo kế toán họ có thể đánh giá năng lực trách nhiệm của các bộ phận quản lư ở doanhnghiệp là tốt hay xấu

Các nhà cho vay và cung cấp hàng hóa dịch vụ

Các ngân hàng, các tổ chức tài chính cũng như các nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ, trước khicho vay hoặc cung cấp đều có nhu cầu thông tin về khả năng thanh toán của doanh nghiệp như thếnào Nghĩa là, doanh nghiệp đã có đủ khả năng chi trả hay không? Để có được thông tin này họ phải

sử dụng thông tin của kê toán

Các nhà đầu tư

Các nhà đầu tư là người cung cấp vốn cho tổ chức hoạt động kinh doanh với hy vọng thuđược lợi tức trên vốn đầu tư Ho luôn luôn muốn đầu tư vào nơi nào có tỷ lệ hoàn vốn cao nhất vàthời gian ngắn nhất Do vậy, trước khi đầu tư, họ cần thông tin về tình hình tài chính của doanhnghiệp để qua đó nghiên cứu, phân tích, đánh giá rồi đi đến quyết định

Cơ quan thuế

Các cơ quan thuế địa phương và trung ương dựa vào tài liệu của kế toán để tính thuế, đặcbiệt là thuế thu nhập Các cơ quan thuế thường lấy số liệu lợi tức được thể hiện trên báo cáo kế toántrừ đi các khoản miễn giảm thuế theo luật định để xác định lợi tức chịu thuế

Các cơ quan Nhà nước

Các cơ quan Nhà nước cần số liệu kế toán của doanh nghiệp, để tổng hợp cho ngành, địaphương và trên cơ sở đó phân tích đánh giá nhằm định ra các chính sách kinh tế thích hợp để thúcđẩy sản xuất kinh doanh và điều hành kinh tế vĩ mô.

- Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chínhtheo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán

Kế toán quản trị đưa ra tất cả các thông tin kinh tế đã được đo lường xử lý và cung cấp choban lãnh đạo doanh nghiệp để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, hay nói cách khác kế toánquản trị giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp cân nhắc và quyết định lựa chọn một trong những phương

án có hiệu quả kinh tế cao nhất: phải sản xuất những sản phẩm nào, sản xuất bằng cách nào, bán cácsản phẩm đó bằng cách nào, theo giá nào, làm thế nào để sử dụng có hiệu quả các nguồn lực và pháttriển khả năng sản xuất Các quyết định này gồm hai loại:

- Quyết định mang tính chất ngắn hạn: Các quyết định này giúp doanh nghiệp giải quyết cácbài toán kinh tế trong thời kỳ ngắn hạn.Ví dụ: Trong trường hợp nào doanh nghiệp có thể bán sảnphẩm với giá thấp hơn giá ở điểm hoà vốn? Trong trường hợp nào doanh nghiệp nên tự chế hay đimua một vài bộ phận của sản phẩm? Trong trường hợp nào doanh nghiệp nên bán ra bán thành phẩmthay vì tiếp tục hoàn thiện thành sản phẩm cuối cùng?

-Quyết định mang tính dài hạn: Các quyết định này giúp doanh nghiệp giải quyết các bàiitoán kinh tế hoạch định chiến lược đầu tư dài hạn như: Trong trường hợp nào doanh nghiệp quyếtđịnh thay thế mua sắm thêm các máy móc thiết bị hay thực hiện phát triển thêm lĩnh vực kinh doanh

Kế toán tổng hợp : phải thu thập, xử lí, ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát về hoạtđộng kinh tế, tài chính của đơn vị Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vị tiền tệ để phản ánh tình hình tàisản, nguồn hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán;

Kế toán chi tiết phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin chi tiết bằng đơn vị tiền

tệ, đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động theo tơng đối tượng kế toán cụ thể trong đơn vị kếtoán Kế toán chi tiết minh họa cho kế toán tổng hợp Số liệu kế toán chi tiết phải khớp đúng với sốliệu kế toán tổng hợp trong một kỳ kế toán

Có phải kế toán tài chính là kế toán tổng hợp và kế toán quản trị là kế toán chi tiết không?

Kế toán tổng hợp là một bộ phận của kế toán tài chính, nhằn trình bày các số liệu báo cáomang tính tổng hợp về tình hình tài sản, doanh thu chi phí và kết quả sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp trong một kỳ kế toán vào một thời điểm nhất định Nói cách khác kế toán tổng hợp chỉ liênquan đến tài khoản của sổ cái tổng hợp và báo cáo tài chính

Kế toán chi tiết là một bộ phận của kế toán tài chính, nhằm chứng minh các số liệu ghi trongtài khoản tổng hợp là đúng trong quá trình ghi chép và lập báo cáo kế toán, đây cũng là công việcphải làm trước khi khoá sổ kế toán để quyết toán Ví dụ: việc thực hiện đối chiếu giữa tài khoản phảithu với sổ công nợ chi tiết của từng khách hàng, đối chiếu tài khoản phải trả với sổ chi tiết công nợcủa từng nhà cung cấp hay việc đối chiếu tài khoản nguyên vật liệu với sổ chi tiết vật tư

Tóm lại trong kế toán tài chính bao giờ cũng có kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, vì vậy

kế toán tài chính không phải là kế toán tổng hợp và kế toán quản trị không phải là kế toán chi tiết

II/ Khái quát pháp luật về kế toán

1/ Sự cần thiết phải điều chỉnh bằng pháp luật đối với hoạt động kế toán

Để quản lý nền kinh tế hay từng doanh nghiệp thì phải có thông tin Thông tin có được từnhiều nguồn chủ yếu từ quan sát, đo lường tính toán ghi chép các hoạt động kinh tế diễn ra hàngngày, công việc đó chính là nội dung chủ yếu của hoạt động kế toán

Điều 15 Luật kế toán quy định: “Tài liệu, số liệu kế toán có giá trị pháp lý về tình hình kinh

tế, tài chính của đơn vị kế toán và được sử dụng để công bố công khai theo quy định của pháp luật

Tài liệu, số liệu kế toán là cơ sở để xây dựng và xét duyệt kế hoạch, dự toán, quyết toán,xem xét, xử lý vi phạm pháp luật

Để kế toán trở thành một bộ phận cấu thành hệ thống công cụ quản lý nền kinh tế, là công cụthu thập và xử lý cung cấp thông tin, là công cụ kiểm tra giám sát hoạt động kinh tế tài chính trongtất cả doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan, hộ kinh doanh Đồng thời để đảm bảo cho các số liệu thôngtin kế toán phản ánh đúng quyền và trách nhiệm pháp lý về quản lý sử dụng các nguồn lực tài chínhtrong kinh doanh của doanh nghiệp, trong sử dụng kinh phí, tài sản của các cơ quan, tổ chức nhà n-ước Kế toán phải thực sự là công cụ đo lường đánh giá hiệu quả kinh doanh, sử dụng vốn tài sản,kinh phí của các tổ chức, cơ quan và của nền kinh tế thì đòi hỏi nhà nớc phải ban hành pháp luậtđiều chỉnh hoạt động kế toán nhằm:

- Giúp nhà nước thống nhất quản lý công tác kế toán ở các lĩnh vực sản xuất kinh doanh, thuchi NSNN;

- Góp phần tích cực vào việc tăng cường, nâng cao chất lượng quản lý tài chính quốc gia,quản lý tài chính cơ sở, đáp ứng yêu cầu điều hành hoạt động kinh tế vĩ mô và vi mô của Nhà n-ước

- Bảo đảm kế toán là công cụ quản lý, giám sát chặt chẽ, có hiệu quả mọi hoạt động kinh tế,tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, kịp thời, công khai, minh bạch, đáp ứng yêu cầu tổchức, quản lý điều hành của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân;

2/ Khái niệm pháp luật về kế toán

Pháp luật kế toán là bộ phận pháp luật điều chỉnh các quan hệ xã hội phát sinh trong lĩnh vực

kế toán- là toàn bộ các quy định của nhà nước về công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán và ngườilàm kế toán; hoạt động nghề nghiệp kế toán;Quản lư nhà nước về kế toán, các chế độ kế toán, chuẩnmực kế toán

Luật kế toán là văn bản quy phạm pháp luật do quốc hội ban hành nó nguồn chủ yếu trongpháp luật kế toán điều chỉnh những vấn đề cơ bản nhất trong lĩnh vực kế toán trên cơ sở đó các cơquan nhà nước có thẩm quyền quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Bao gồm các quy định về nộidung công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán và hoạt động nghề nghiệp kế toán

3/ Cấu trúc của pháp luật kế toán

Những quy định chung: xác định phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng luật kế toán, nhiệm

vụ, yêu cầu, các nguyên tắc kế toán, đối tượng kế toán, các loại kế toán, giá trị pháp lư của các tàiliệu số liệu kế toán; Trách nhiệm quản lư sử dụng cung cấp thông tin tài liệu kế toán.; Các hành vi bịnghiêm cấm trong kế toán;

Nội dung của công tác kế toán gồm chứng từ kế toán; tài khoản, sổ kế toán; báo cáo tài

chính; kiểm tra kế toán; kiểm kê tài sản, bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán; công việc kế toán trongnhững trường hợp đặc biệt

Tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán; quy định về tổ chức bộ máy kế toán; trách

nhiệm của người lãnh đạo đơn vị trong việc tổ chức bộ máy kế toán; tiêu chuẩn điều kiện, quyền hạntrách nhiệm của người làm kế toán, kế toán trưởng và những người không được làm kế toán

Hoạt động nghề nghiệp kế toán: Quy định về hành nghề kế toán, thuê làm kế toán, kế toán

trưởn; Tiêu chuẩn điều kiện cấp chứng chỉ hành nghề; quyền tham gia tổ chức nghề nghiệp của đơn

vị kế toán và người làm kế toán;

Quản lý nhà nước về kế toán; xác định nội dung quản lư nhà nước và trách nhiệm các cơ

quan trong quản lư nhà nước về kế toán

Các chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán

4/ Nguồn pháp luật về kế toán;

Nguồn của pháp luật về kế toán là các Văn bản pháp luật có chứa đựng các QPPL kế toán.Hiện nay các VBPL là nguồn của pháp lụât kế toán gồm:

Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003

Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ về việc Quy định chi tiết vàhướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực Nhà nước

Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ Qui định chi tiết và hướngdẫn thi hành một số điều của Luật kế toán trong hoạt động kinh doanh;

Nghị định số 185/2004/ND-CP ngày 04/11/2004 về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnhvực kế toán

Nghị định số 51/2010/ND-CP ngày 14/05/2010 quy định về hoá đơn bán hàng và cung cấpdịch vụ

Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 Về việc ban hành Chế độ Kếtoán doanh nghiệp

Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành chế

độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa;

Quyết định số 94/2007/QĐ-BTC Ngày 16/ 11/ 2007 ban hành quy chế thi và cấp chứng chỉkiểm toán viên và chứng chỉ hành nghề kế toán

Quyết định số 98/2007/QĐ-BTC ngày 03 tháng 12 năm 2007 về việc ban hành “quy chế về

tổ chức bồi dưỡng và cấp chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng”

Thông tư số 161/2007/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2007 Hướng dẫn thực hiện mười sáu(16) chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001, Quyếtđịnh số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 và Quyết định số 234/2003/QĐ-BTC ngày 30/12/2003của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Thông tư số 20/2006/TT-BTC ngày 20 tháng 3/ 2006 hướng dẫn kế toán thực hiện sáu (06)chuẩn mực kế toán ban hành kèm theo quyết định số 12/2005/QĐ-BTC ngày 15/02/2005 của Bộtrưởng Bộ tài chính

Thông tư số 21/2006/TT-BTC ngày 20 tháng 03/ 2006 hướng dẫn kế toán thực hiện bốn(04) chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định số 100/2005/QĐ- BTC ngày 28 tháng 12/2005 của

Thông tư số 96/2010/TT-BTC ngày 05 tháng 7 năm 2010 Hướng dẫn phục hồi, xử lý tàiliệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan

Thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2009 Hướng dẫn sửa đổi, bổ sungchế độ kế toán doanh nghiệp

Thông tư số 96/2010/TT-BTC ngày 23 tháng 02 năm 2010 Hướng dẫn kế toán áp dụngcho Hợp tác xã Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Ngư nghiệp và Nghề muối

Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28 tháng 9 năm 2010 Hướng dẫn thi hành nghị định51/2010/NĐ- CP của Chính phủ

Thông tư số 191/2010/TT-BTC ngày 01 tháng 12 năm 2010 Hướng dẫn việc quản lý, sửdụng hoá đơn vận tải hành khách bằng xe ô tô

Quyết định số 2905/QĐ-BTC ngày 09 tháng 11 năm 2010 về đính chính thông tư số153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 quy định về hoá đơn

III/ Những quy định có tính nguyên tắc trong pháp luật về kế toán

1/ Đối tượng chịu sự điều chỉnh của pháp luật kế toán

* Các đơn vị kế toán:

- Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà ước;

n Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước;

- Doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế đợc thành lập và hoạt động theo phápluật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tạiViệt Nam;

- Hợp tác xã;

- Hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác;

* Người làm kế toán, người khác có liên quan đến kế toán ( Hội kế toán, người đại diện đơn

vị kế toán)

* Chủ thể quản lý nhà nước về kế toán : Chính phủ, BTC, Các bộ, cơ quan ngang bộ; Uỷ ban

nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

2/ Nhiệm vụ, yêu cầu và các nguyên tắc của kế toán

2.1 Nhiệm vụ của kế toán

- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán,theo chuẩn mực và chế độ kế toán

- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểmtra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi viphạm pháp luật về tài chính, kế toán

- Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quảntrị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán

- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật

2.2 Yêu cầu kế toán

- Trung thực

Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứngđầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụkinh tế phát sinh

- Có thể so sánh

Các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỳ kế toán trong một doanh nghiệp và giữa cácdoanh nghiệp chỉ có thể so sánh đợc khi tính toán và trình bày nhất quán Trường hợp không nhấtquán thì phải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng báo cáo tài chính có thể so sánhthông tin giữa các kỳ kế toán, giữa các doanh nghiệp hoặc giữa thông tin thực hiện với thông tin dựtoán, kế hoạch

Yêu cầu kế toán nói trên phải được thực hiện đồng thời Ví dụ: Yêu cầu trung thực đã baohàm yêu cầu khách quan; yêu cầu kịp thời nhng phải đầy đủ, dễ hiểu và có thể so sánh được

2.3 Nguyên tắc kế toán

- Cơ sở dồn tích : Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ

phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh,

không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền Báo cáo tàichính lập trên cơ sở dồn tích phản ảnh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại

và tương lai

- Hoạt động liên tục : Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp

đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, nghĩa

là doanh nghiệp không có dự định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹpđáng kể quy mô hoạt động của mình Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thìbáo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tàichính

- Giá gốc: Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền

hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thờiđiểm tài sản được ghi nhận Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác trongchuẩn mực kế toán cụ thể

- Phù hợp : Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau Khi ghi nhận một

khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanhthu đó Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳtrước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó

- Thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính

kế toán trong các điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi: Phải lập các khoản dựphòng nhưng không lập quá lớn; Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thunhập; Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí; Doanh thu và thu nhậpchỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu đợc lợi ích kinh tế, còn chi phí phảiđược ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí

- Nhất quán : Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp

dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm Trường hợp có thay đổi chính sách và phươngpháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyếtminh báo cáo tài chính

- Trọng yếu: Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu

chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyếtđịnh kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chinh Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chấtcủa thông tin hoặc các sai sót đợc đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể Tính trọng yếu của thông tin phảiđược xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính

3 Đối tượng kế toán

* Đối tượng kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước, hành chính, sự nghiệp; hoạt động của đơn vị, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm:

- Tiền, vật tư và tài sản cố định;

- Nguồn kinh phí, quỹ;

- Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán;

- Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động;

- Thu, chi và kết dư ngân sách nhà nước;

- Đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước;

- Nợ và xử lý nợ của Nhà nước;

- Tài sản quốc gia;

- Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán

* Đối tượng kế toán thuộc hoạt động của đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm các tài sản, nguồn hình thành tài sản tương tự quy định nêu trên nhưng không bao gồm đối tượng: Thu, chi và kết dư ngân sách nhà nước; Đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước; Nợ và

xử lý nợ của Nhà nước; Tài sản quốc gia

* Đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm:

- Tài sản cố định, tài sản lưu động;

- Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu;

- Thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước;

- Kết quả và phân chia kết quả hoạt động kinh doanh;

- Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán

* Đối tượng kế toán thuộc hoạt động ngân hàng, tín dụng, bảo hiểm, chứng khoán, đầu tư tài chính, ngoài quy định đối tượng kế toán hoạt động kinh doanh trên còn có:

- Các khoản đầu tư tài chính, tín dụng;

- Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán;

- Các khoản cam kết, bảo lãnh, các giấy tờ có giá

4 Chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán và kỳ kế toán

4.1 Chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán

- Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt Trờng hợp phải sử dụng tiếng nớc ngoài trênchứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính ở Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt

và tiếng nước ngoài

- Chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số ả-Rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau ba chữ số phảiđặt dấu chấm (.); khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàngđơn vị

- Kỳ kế toán quý là ba tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng củatháng cuối quý;

- Kỳ kế toán tháng là một tháng, tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng

- Kỳ kế toán của đơn vị kế toán mới được thành lập thì kỳ kế toán đầu tiên tính từ ngày đượccấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc từ ngày có hiệu lực ghi trên quyết định thành lập đếnhết ngày cuối cùng của kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng ;

- Đơn vị kế toán khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể,chấm dứt hoạt động hoặc phá sản thì kỳ kế toán cuối cùng tính từ đầu ngày kỳ kế toán năm, kỳ kếtoán quý, kỳ kế toán tháng đến hết ngày trước ngày ghi trên quyết định chia, tách, hợp nhất, sápnhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc phá sản đơn vị kế toán có hiệulực

- Trường hợp kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng có thời gian ngắn hơn

90 ngày thì được phép cộng (+) với kỳ kế toán năm tiếp theo hoặc cộng (+) với kỳ kế toán năm ước đó để tính thành một kỳ kế toán năm Kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùngphải ngắn hơn 15 tháng

5.Trách nhiệm của đơn vị kế toán trong quản lý, sử dụng, cung cấp thông tin, tài liệu kế toán

- Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán, trong

đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán; đơn vị kế toánphải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán

- Đơn vị kế toán phải có trách nhiệm cung cấp tài liệu kế toán cho cơ quan thuế và cơ quannhà nước có thẩm quyền thực hiện chức năng thanh tra, kiểm tra, điều tra, kiểm toán theo quy địnhcủa pháp luật Các cơ quan được cung cấp tài liệu kế toán phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tàiliệu kế toán trong thời gian sử dụng và phải hoàn trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế toán đã sử dụng

- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán có quyền cung cấp thông tin, tài liệu kếtoán cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật Việc khai thác, sử dụng tài liệu kế toán

phải được sự đồng ư bằng văn bản của ngời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán hoặc người

đ-ợc uỷ quyền của ngời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán

6 Các hành vi bị nghiêm cấm trong hoạt động kế toán

- Giả mạo, khai man, thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man, tẩy xóa tài liệu

kế toán

- Cố ý, thỏa thuận hoặc ép buộc người khác cung cấp, xác nhận thông tin, số liệu kế toán sai

sự thật

- Để ngoài sổ kế toán tài sản của đơn vị kế toán hoặc tài sản liên quan đến đơn vị kế toán

- Huỷ bỏ hoặc cố ý làm hư hỏng tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ quy định

- Ban hành, công bố chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán không đúng thẩm quyền

- Lợi dụng chức vụ, quyền hạn đe dọa, trù dập người làm kế toán trong việc thực hiện côngviệc kế toán

- Người có trách nhiệm quản lý, điều hành đơn vị kế toán kiêm làm kế toán, thủ kho, thủ quỹhoặc mua, bán tài sản doanh nghiệp tư nhân, hộ kinh doanh cá thể

- Bố trí người làm kế toán, người làm kế toán trưởng không đủ tiêu chuẩn, điều kiện theoquy định

- Các hành vi khác về kế toán mà pháp luật nghiêm cấm

Chương II CÁC QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN

I/ Các quy định của pháp luật về chứng từ kế toán

1/ Những vấn đề chung về chứng từ kế toán

* Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin (băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh

toán.) phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán

(Nghiệp vụ kinh tế, tài chính là những hoạt động phát sinh cụ thể làm tăng, giảm tài sản,nguồn hình thành tài sản của đơn vị kế toán)

* Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền củachứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kếtoán

Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định trên, chứng từ kế toán có thể cóthêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ

Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung trên và được thể hiện dướidạng dữ liệu điện tử được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tínhhoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán

* Giá trị chứng từ điện tử

- Khi một chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch thanh toánthì chứng từ điện tử sẽ có giá trị để thực hiện nghiệp vụ thanh toán và khi đó chứng từ bằng giấy chỉ

có giá trị lưu trữ để theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực giao dịch, thanh toán

- Khi một chứng từ điện tử đã thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính chuyển thành chứng từbằng giấy thì chứng từ bằng giấy đó chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ kế toán, theo dõi và kiểm tra,không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán

- Việc chuyển đổi chứng từ bằng giấy thành chứng từ điện tử hoặc ngược lại được thực hiệntheo quy định về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử và chứng từbằng giấy

2 Những yêu cầu trong việc lập và ký chứng từ kế toán

Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đềuphải lập chứng từ kế toán Việc lập chứng từ kế toán thực hiện theo yêu cầu sau:

- Chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính

- Phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu Trongtrường hợp chưa có quy định mẫu thì được tự lập chứng từ nhưng phải có đầy đủ các nội dung phápluật quy định

Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu chứng từ đặc biệt có giá trị như tiền gồm: séc, biên

lai thu tiền, vé thu phí, lệ phí, trái phiếu, tín phiếu, công trái, các loại hoá đơn bán hàng và mẫu

chứng từ bắt buộc khác Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền

quy định nội dung, kết cấu của mẫu mà đơn vị kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung,phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán

cụ thể

Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn là mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định;

ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổihình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không

được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút bi, bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắtquãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và

ghi sổ kế toán Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vàochứng từ viết sai

- Phải được lập đủ số liên quy định trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán chomột nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau Chứng từ kế toán lập đểgiao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu củađơn vị kế toán

- Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịutrách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định trên Chứng

từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định

Chứng từ kế toán phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng đểghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt

Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinh nhưng có nội dung không giống nhauthì phải dịch toàn bộ nội dung chứng từ kế toán Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dunggiống nhau thì bản đầu phải dịch toàn bộ, từ bản thứ hai trở đi chỉ dịch những nội dung chủ yếu như:Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ,chức danh của người ký trên chứng từ Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm vềnội dung dịch ra tiếng Việt Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếngnước ngoài

- Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bútmực Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ, bút chì hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn Chữ kýtrên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất

- Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký.Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người

ký

- Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặcngười được uỷ quyền ký trước khi thực hiện Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải kýtheo từng liên

- Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kếtoán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền) Sổ đăng

ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷquyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký

3 Các quy định về hóa đơn bán hàng

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo quyđịnh của pháp luật

Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy địnhcủa pháp luật về hoá đơn

Hóa đơn gồm các loại sau:

- Hóa đơn xuất khẩu là hóa đơn dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch

vụ ra nước ngoài, xuất khẩu vào khu phi thuế quan;

- Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ nội địa dành cho các tổ chức, cánhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ;

- Hóa đơn bán hàng là hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ nội địa dành cho các tổ chức, cá nhânkhai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp;

- Các loại hóa đơn khác, gồm: vé, thẻ hoặc các chứng từ có tên gọi khác nhưng có hình thức

và nội dung đúng theo quy định của pháp luật

Hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức sau:

- Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tinhọc, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, dịch vụ;

- Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, đượckhởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bảnhướng dẫn thi hành;

- Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụngcho hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán chocác tổ chức, cá nhân

Hóa đơn phải có các nội dung sau:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên liên hóa đơn Đối với hóa đơn đặt in cònphải ghi tên tổ chức đã nhận in hóa đơn;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị giatăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, số tiền thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trịgia tăng;

- Tổng số tiền thanh toán, chữ ký người mua, chữ ký người bán, dấu người bán (nếu có) vàngày, tháng, năm lập hóa đơn

Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

- Tổ chức kinh doanh bán hàng hoá, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hoá đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn

- Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hoá đơn có đầy đủ các nội dung :

+ Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán

+ Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua

+ Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính

Hóa đơn được thể hiện bằng chữ Việt Hóa đơn xuất khẩu hoặc các loại hóa đơn cần kèmchữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng chữViệt và có kích cỡ nhỏ hơn kích cỡ chữ Việt

* Đối tượng được tự in hoá đơn gồm:

- Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh

tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao; Doanh nghiệp có mức vốn điều lệ từ năm (05) tỷ đồng trở lêntính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn; Các đơn vị sự nghiệp cônglập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật Các đối tượng kể trên được tự in hóa đơn

kể từ khi có mã số thuế

- Tổ chức, cá nhân kinh doanh không thuộc các đối tượng trên được tự in hóa đơn để sử dụngcho việc bán hàng hóa, dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:

+) Đã được cấp mã số thuế;

+) Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ;

+) Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt

vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới hai mươi (20) triệuđồng trong vòng ba trăm sáu mươi lăm (365) ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hoá đơn

tự in lần đầu trở về trước

+) Có hệ thống thiết bị đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ;

+) Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụgắn liền với phần mềm kế toán, đảm bảo việc in và lập hóa đơn chỉ được thực hiện khi nghiệp vụ kếtoán phát sinh

Hóa đơn tự in đảm bảo nguyên tắc mỗi số hóa đơn chỉ được lập một lần Số lượng liên hóađơn được in căn cứ vào yêu cầu sử dụng cụ thể của nghiệp vụ bán hàng Tổ chức, cá nhân có tráchnhiệm tự quy định bằng văn bản về số lượng liên hóa đơn.

* Tổ chức, cá nhân kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ phải lập Tờ thông báo phát hành hóa đơn.

Nội dung Tờ thông báo phát hành hóa đơn gồm: hóa đơn mẫu, ngày bắt đầu sử dụng, ngàylập Tờ thông báo phát hành và chữ ký của người đại diện trước pháp luật

Hóa đơn mẫu là bản in đúng, đủ các nội dung trên liên hóa đơn giao cho người mua loại sẽphát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn

Tờ thông báo phát hành hóa đơn được gửi đến cơ quan thuế nơi tổ chức, cá nhân phát hànhthông báo đóng trụ sở chính, trong thời hạn mười ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành và niêmyết ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóađơn

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, cá nhân kinh doanhphải thực hiện thủ tục thông báo phát hành mới theo quy định

Hóa đơn do Cục Thuế đặt in để bán, cấp trước khi bán, cấp lần đầu phải lập Tờ thông báophát hành hóa đơn Tờ thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến tất cả các Cục Thuế trong cảnước trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày lập Tờ thông báo phát hành và niêm yết ngay tại các cơ sởtrực thuộc Cục Thuế trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn Trường hợp Cục Thuế đã đưa nội dung

Tờ thông báo lên trang mạng (Website) của ngành thuế thì không phải gửi Tờ thông báo đến CụcThuế khác

* Sử dụng hoá đơn

Tổ chức, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loạihóa đơn theo quy định, khi lập hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung và đúng thực tế nghiệp vụ phátsinh

Hóa đơn được lập thành nhiều liên gồm: liên giao cho người mua, liên người bán giữ và một

số liên khác theo yêu cầu của hoạt động kinh doanh Nội dung lập hóa đơn phải được thống nhất trêncác liên hóa đơn có cùng một số

Tổ chức, cá nhân kinh doanh trong quá trình sử dụng nếu phát hiện mất hóa đơn đã lập hoặcchưa lập phải báo cáo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp biết để xử lý kịp thời

Các cơ sở kinh doanh trong cùng một đơn vị kế toán sử dụng hóa đơn của cơ sở chính.Khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán phải lập hóa đơn Khi lập hóa đơn phải ghi đầy đủ nộidung theo quy định.Hóa đơn phải được lập theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn Ngày lập hóa đơn làngày người bán và người mua làm thủ tục ghi nhận hàng hóa, dịch vụ đã được chuyển quyền sở hữu,quyền sử dụng Các trường hợp pháp luật quy định chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng có hiệu lực

kể từ thời điểm đăng ký thì ngày lập hóa đơn là ngày bàn giao hàng hóa

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lầngiao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giaotương ứng

Trường hợp bán hàng qua điện thoại, qua mạng; bán hàng hóa, dịch vụ cùng lúc cho nhiềungười tiêu dùng, khi lập hóa đơn người bán hoặc người mua không phải ký tên theo quy định của Bộ

Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ không phải lập hóa đơn

Cơ sở kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lầnthì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu nhận hóa đơn

Hàng hóa, dịch vụ bán không phải lập hóa đơn được theo dõi trên bảng kê Cuối mỗi ngày,

cơ sở kinh doanh lập một hóa đơn ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòngcộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua tại cuống, các liên khác luân chuyển theoquy định Tên người mua trong hóa đơn này được ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”

* Xử lý thu hồi hóa đơn đã lập

Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bángạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai Trường hợp hóa đơn đã lập được giao cho ngườimua nếu phát hiện lập sai, hoặc theo yêu cầu của một bên, hàng hóa, dịch vụ đã mua bị trả lại hoặc

bị đòi lại, hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn lập sai, hoặc hóa đơn của hàng hóa,dịch vụ bị trả lại, bị đòi lại và lưu giữ hóa đơn tại người bán

Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được nội dung lập sai hoặc lý do đòi lại, trả lại hànghóa, dịch vụ và các thỏa thuận bồi thường giữa hai bên (nếu có)

* Việc sử dụng hóa đơn của người mua hàng

Người mua được sử dụng hóa đơn hợp pháp theo quy định pháp luật để chứng minh quyền

sử dụng, quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ; hưởng chế độ khuyến mãi, chế độ hậu mãi, xổ số hoặcđược bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật; được dùng để hạch toán kế toán hoạt độngmua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán; kê khai các loại thuế; đăng ký quyền

sử dụng, quyền sở hữu và để kê khai thanh toán vốn ngân sách nhà nước theo các quy định của phápluật Hóa đơn dùng cho mục đích này phải là hóa đơn có thông tin xác định được người mua, trừmột số trường hợp theo quy định của Bộ Tài chính

Chứng từ kế toán sao chụp phải được chụp từ bản chính và phải có chữ ký và dấu xác nhậncủa người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán lưu bản chính hoặc cơ quan nhà nước có thẩmquyền quyết định tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán trên chứng từ sao chụp

Chứng từ kế toán sao chụp chỉ được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

+ Đơn vị kế toán có dự án vay nợ, viện trợ của nước ngoài theo cam kết phải nộp bản chứng

từ chính cho nhà tài trợ nước ngoài Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xácnhận của người đại diện theo pháp luật của nhà tài trợ hoặc của đơn vị kế toán;

+ Đơn vị kế toán bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chính chứng

từ kế toán Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diệncủa cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán trên chứng từ

kế toán sao chụp theo quy định;

+ Chứng từ kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, hỏahoạn Trường hợp này, đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua hoặc đơn vị bán hàng hoá, dịch vụ và cácđơn vị khác có liên quan để xin sao chụp chứng từ kế toán bị mất Trên chứng từ kế toán sao chụpphải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của đơn vị mua, đơn vị bán hoặccủa đơn vị kế toán khác;

+ Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật

4 Các hành vi vi phạm pháp luật về chứng từ kế toán và hình thức xử lý

- Hành vi lập chứng từ kế toán không đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định của pháp luật về kế toán hoặc tẩy xoá, sửa chữa chứng từ kế toán thì sẽ phạt tiền từ 200.000 đồng đến

1.000.000 đồng đối với mỗi hành vi trên, đồng thời người vi phạm còn phải áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc phải khôi phục lại các chứng từ kế toán theo đúng thực tế, đúng quy định

- Hành vi lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toánHoặc ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký; Hoặc

ký chứng từ kế toán mà không có thẩm quyền ký hoặc không được ủy quyền ký; Hoặc lập hoá đơnbán hàng nhưng không giao hoá đơn bán hàng cho khách hàng theo quy định thì phạt tiền từ1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với mỗi hành vi nêu trên Đồng thời người có hành vi viphạm còn phải áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là: Buộc phải lập chứng từ kế toán hoặc buộcphải khôi phục lại các chứng từ kế toán theo đúng thực tế, đúng quy định

- Hành vi giả mạo, khai man chứng từ kế toán; hoặc thoả thuận hoặc ép buộc người khác giảmạo, khai man chứng từ kế toán; hoặc lập chứng từ kế toán có nội dung các liên không giống nhautrong trường hợp phải lập chứng từ kế toán có nhiều liên cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phátsinh; hoặc Bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ không lập hoá đơn bán hàng theo quy định; hoặcKhông lập chứng từ kế toán khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; hoặc Cố ý lập nhiều lầnchứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; hoặc Huỷ bỏ hoặc cố ý làm hư hỏngchứng từ kế toán thì bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với mỗi hành vi nêutrên Đồng thời người có hành vi vi phạm còn bị hình thức xử phạt bổ sung là: Tịch thu chứng từ kếtoán, tước quyền sử dụng Chứng chỉ hành nghề kế toán đối với người hành nghề vi phạm Ngoài ra,người vi phạm còn phải áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là: Buộc phải lập chứng từ kế toánhoặc buộc phải khôi phục lại các chứng từ kế toán theo đúng thực tế, đúng quy định hoặc buộc phảihuỷ các chứng từ kế toán

* Về xử phạt hành chính về hoá đơn

Tự in hóa đơn, khởi tạo hóa đơn điện tử

không đủ các nội dung quy định

Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng

Tự in hóa đơn hoặc khởi tạo hóa đơn điện

tử khi không đủ các điều kiện quy định

Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng

Tự in hóa đơn giả, hoặc khởi tạo hóa đơn

điện tử giả,

Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng

Phải đình chỉ quyền tự inhóa đơn và quyền khởi tạohóa đơn điện tử trong thờihạn 36 tháng tháng, kể từkhi hành vi bị phát hiện.Đặt in hóa đơn mà không ký hợp đồng in

bằng văn bản

Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng

Không thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ

Thông báo phát hành hóa đơn;

Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành

nhưng không còn sử dụng theo quy định

Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng

Ký hợp đồng in với cơ sở không đủ điều

kiện được in hóa đơn theo quy định

Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng

Phải hủy các hóa đơn đặt inkhông đúng quy định.Không khai báo đúng quy định về việc

mất hóa đơn trước khi thông báo phát

hành

Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng

Cho, bán hóa đơn đặt in chưa phát hành

cho tổ chức, cá nhân khác sử dụng

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng

Phải hủy các hóa đơn đặt inkhông đúng quy định

Đặt in hóa đơn giả, Phạt tiền từ 20.000.000 đồng

đến 100.000.000 đồng

Bị chỉ định nhà in khi đặt

in hóa đơn trong thời hạn

hiện hành vi đặt in hóa đơngiả

Phải hủy các hóa đơn đặt inkhông đúng quy định

Vi phạm chế độ báo cáo việc in hóa đơn

theo quy định của Bộ Tài chính

Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng

Không thanh lý hợp đồng in khi bên đặt

in đã hoàn thành thủ tục thông báo phát

hành;

Hoặc không hủy các sản phẩm in hỏng,

in thừa khi tiến hành thanh lý hợp đồng

in

Phạt tiền từ 2.000.000 đồngđến 10.000.000 đồng

In hóa đơn khi không đủ điều kiện quy

định Hoặc không khai báo việc làm mất

hóa đơn trong khi in, trước khi giao cho

khách hàng

Phạt tiền từ 4.000.000 đồngđến 20.000.000 đồng

Chuyển nhượng toàn bộ hoặc một khâu

bất kỳ trong hợp đồng in hóa đơn cho cơ

sở in khác

Phạt tiền từ 5.000.000 đồngđến 25.000.000 đồng

Cho, bán hóa đơn đặt in của khách hàng

này cho khách hàng khác

Phạt tiền từ 10.000.000 đồngđến 50.000.000 đồng

Phải hủy các hóa đơn cho,bán hoặc hóa đơn giả

In hóa đơn giả, Phạt tiền từ 20.000.000 đồng

đến 100.000.000 đồng

Bị đình chỉ in hóa đơntrong thời hạn 36 tháng, kể

từ khi hành vi bị phát hiện Phải hủy các hóa đơn giả.Khai không đúng điều kiện để được mua

hóa đơn do cơ quan thuế phát hành

Phạt tiền từ 1.000.000 đồngđến 5.000.000 đồng

Không hủy hóa đơn được mua đã hết hạn

sử dụng

Phạt tiền từ 2.000.000 đồngđến 10.000.000 đồng

Phải hủy các loại hóa đơnđược mua đã hết hạn SD.Không khai báo việc làm mất hóa đơn đã

mua

Phạt tiền từ 6.000.000 đồngđến 30.000.000 đồng

Cho, bán hóa đơn đã mua và chưa lập Phạt tiền từ 10.000.000 đồng

đến 50.000.000 đồng

Phải hủy các hóa đơn đãmua và chưa lập

Lập Tờ thông báo phát hành không đầy

đủ nội dung; Hoặc không gửi, không

niêm yết Tờ thông báo phát hành hóa đơn

theo đúng quy định

Phạt tiền từ 1.000.000 đồngđến 5.000.000 đồng

Phải thực hiện các thủ tụcphát hành hóa đơn theo quyđịnh

Không lập Tờ thông báo phát hành hóa

đơn sau khi hóa đơn đã được sử dụng

Phạt tiền từ 4.000.000 đồngđến 20.000.000 đồng

Phải thực hiện các thủ tụcphát hành hóa đơn theo qđ không ghi đủ các nội dung in sẵn khi lập

hóa đơn, hoặc ghi không đúng theo quy

định

Phạt tiền từ 200.000 đồng đến1.000.000 đồng

Lập hóa đơn nhưng không giao cho

người mua; Hoặc không lập bảng kê hoặc

không lập hóa đơn tổng hợp theo quy

Phạt tiền từ 1.000.000 đồngđến 5.000.000 đồng

định

Không hủy các hóa đơn đã phát hành

nhưng chưa lập, không còn giá trị sử

dụng theo quy định;

Hoặc không nộp báo cáo hóa đơn đã sử

dụng theo quy định

Phạt tiền từ 2.000.000 đồngđến 10.000.000 đồng

Phải hủy hóa đơn đã pháthành nhưng chưa lập,không còn giá trị sử dụng

Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ

đến số lớn theo quy định

Phạt tiền từ 3.000.000 đồngđến 15.000.000 đồng

Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa,

dịch vụ có giá trị thanh toán trên 200.000

đồng cho người mua theo quy định

Phạt tiền từ 5.000.000 đồngđến 20.000.000 đồng

Phải lập hóa đơn giao chongười mua

Lập hóa đơn có sai lệch nội dung giữa

các liên; Hoặc không báo cáo việc mất

hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập,

hoặc hóa đơn đã lập nhưng chưa giao cho

khách hàng

Phạt tiền từ 5.000.000 đồngđến 25.000.000 đồng

Lập hóa đơn bất hợp pháp Phạt tiền từ 12.000.000 đồng

đến 60.000.000 đồngCho, bán hóa đơn đã phát hành nhưng

chưa lập

Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng

Lập hóa đơn khống Phạt tiền từ 20.000.000 đồng

đến 100.000.000 đồngLàm mất hóa đơn đã lập (liên giao cho

người mua) để hạch toán kế toán, kê khai

thuế và thanh toán vốn ngân sách

Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng

Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp trừ trường

hợp sử dụng hóa đơn lập khống Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng

Sử dụng hóa đơn lập khống Phạt tiền từ 20.000.000 đồng

đến 100.000.000 đồng

II/ Các quy định của pháp luật về tài khoản kế toán và sổ kế toán

1 Tài khoản kế toán

1.1 Khái niệm tài khoản kế toán, hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụkinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian

Tài khoản kế toán dùng phản ảnh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình

về tài sản, tiền vốn, việc tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồnkinh phí khác cấp, hoạt động thu, chi, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị kế toán Tàikhoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt

Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán hình thành hệ thống tài khoản kếtoán Bộ Tài chính quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các loại đơn vị kếtoán

1.2.Các quy định của pháp luật về tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán

Bộ Tài chính quy định hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho mỗi loại đơn vị kế toán gồm:loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản

Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất vànội dung hoạt động của đơn vị kế toán có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tàikhoản kế toán nhằm: Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nước,vốn, quỹ công, tài sản của DN đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí, tiền vốn củatừng lĩnh vực, từng đơn vị kế toán; Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh củacác đơn vị kế toán thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạtđộng; Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán thủ công (hoặc bằng máy vitính ) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý Nhà nước.

- Phân loại hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán trong các đơn vị kế toán gồm các tài khoản trong Bảng Cân đối tàikhoản và các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản

Các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chínhphát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sảntại đơn vị kế toán Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theophương pháp “ghi kép" nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên

Có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại

Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhưngkhông thuộc quyền sở hữu của đơn vị (như tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạmgiữ ), những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản nhưng cầntheo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, như: Giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng,nguyên tệ các loại, dự toán chi hoạt động được giao

Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phươngpháp “ghi đơn" nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khoản thì không phải ghi đối ứng với bênnào của các tài khoản khác

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chínhquy định gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 làcác tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp do Bộ Tài chính quy định gồm 10loại, từ Loại 1 đến Loại 9 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoảnngoài Bảng Cân đối tài khoản

- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;

- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ

4 thể hiện Tài khoản cấp 2);

- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ

4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3);

- Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009

Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản

Các đơn vị kế toán phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán được Bộ Tài chính ban hành

để tiến hành nghiên cứu, vận dụng, lựa chọn và chi tiết hoá hệ thống tài khoản kế toán phù hợp vớiđặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của từng đơn vị, nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu

và phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng

Đơn vị được bổ sung thêm các Tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản kế toán mà

Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị

mà không phải đề nghị Bộ Tài chính chấp thuận

Trường hợp các đơn vị cần mở thêm Tài khoản cấp 1 ngoài các Tài khoản đã có hoặc cầnsửa đổi, bổ sung Tài khoản cấp 1, 2 hoặc cấp 3 trong Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chínhquy định thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện

1.3 Các hành vi vi phạm pháp luật về tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán và hình thức xử lý

Hành vi hạch toán không theo đúng nội dung quy định của tài khoản kế toán; hoặc sửa đổinội dung, phương pháp hạch toán của tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành hoặc mở thêm tài

khoản kế toán trong hệ thống tài khoản kế toán cấp I đã lựa chọn không được Bộ Tài chính chấpnhận thì bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với mỗi hành vi trên;

Hành vi không áp dụng đúng hệ thống tài khoản kế toán quy định cho ngành và lĩnh vực hoạtđộng của đơn vị; hoặc không thực hiện đúng hệ thống tài khoản đã được Bộ Tài chính chấp thuận thì bị phạttiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với mỗi hành vi trên

Ngoài ra người vi phạm còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc phải hạch toánđúng nội dung, phương pháp, hệ thống tài khoản kế toán hoặc bị đình chỉ việc sử dụng tài khoản kếtoán

2 Sổ kế toán và hệ thống sổ kế toán

2.1/

2.1/ Khái niệm sổ kế toán và yêu cầu có tính pháp lý đối với sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đãphát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán

Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

- Ngày, tháng ghi sổ;

- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;

- Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ

Các loại sổ kế toán:

Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp, gồm: SổNhật ký, Sổ Cái Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại

Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán

và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp

vụ đó Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả cáctài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp

Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trongmột niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán ápdụng cho doanh nghiệp Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn,tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến

các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý Số liệu trên sổ kế toán chitiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phíchưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái

Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc Các doanh nghiệp căn cứvào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý củadoanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp

Hệ thống sổ kế toán

- Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kếtoán năm Đơn vị kế toán được cụ thể hoá các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu kế toán củađơn vị

Hệ thống sổ kế toán mà đơn vị kế toán đã chọn phải được mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp

và sổ kế toán chi tiết, đảm bảo khả năng đối chiếu, tổng hợp số liệu kế toán và lập báo cáo tài chính

Hệ thống sổ kế toán đã chọn phải được sử dụng thống nhất trong một kỳ kế toán năm

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, hộ kinh doanh cá thể và tổ hợp tác lập sổ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính

Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán

- Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi

sổ Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghitrong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ

- Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao tráchnhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới Biên bản bàn giao phải được

kế toán trưởng ký xác nhận

- Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính Trườnghợp ghi sổ bằng tay phải theo một trong các hình thức kế toán và mẫu sổ kế toán theo quy định “Cáchình thức kế toán” Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị kế toán được lựa chọn mua hoặc tự xây dựnghình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại đơn

vị kế toán phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toántheo quy định Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của Chế độ sổ kếtoán

+ Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quyđịnh của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và quy định tại Chế độ kế toán

áp dụng cho đơn vị mình

+ Đơn vị kế toán phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tàichính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toánphù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của đơn vị mình

2.3 Các quy định của pháp luật về mở sổ, ghi sổ, sửa chữa sổ, khoá sổ, điều chỉnh sổ kế toán

* Mở sổ

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm Đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toánphải mở từ ngày thành lập Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp cótrách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toánchính thức sau khi in ra từ máy vi tính

Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời Các tờ

sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ

Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

- Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở

sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và ngườiđại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác Sổ kế toán phảiđánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kếtoán

- Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ,

tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốcdoanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờrời Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễtìm

* Ghi sổ

Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảmcác quy định về chứng từ kế toán Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toánhợp pháp, hợp lý chứng minh

Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ Thông tin, số liệu ghivào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán

Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính

Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán

của năm trước liền kề Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ

Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen thêm vào phíatrên hoặc phía dưới; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; trường hợp ghi không hếttrang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang vàchuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp

Việc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính được quy định như sau: Trường hợp đơn vị kế toán ghi

sổ kế toán bằng máy vi tính thì phần mềm kế toán lựa chọn phải đáp ứng được tiêu chuẩn và điều

kiện theo quy định, đảm bảo khả năng đối chiếu, tổng hợp số liệu kế toán và lập báo cáo tài chính

Bộ Tài chính quy định tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán

* Khoá sổ

Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và

các trường hợp khóa sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khoá

sổ vào cuối mỗi ngày Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc cáctrường hợp khác theo quy định của pháp luật

Khoá sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ củatừng tài khoản hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho

Trình tự khoá sổ kế toán

Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu trước khi khoá sổ kế toán

- Cuối kỳ kế toán, sau khi đã phản ánh hết các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ vào sổ kếtoán, tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ kế toán (nếu cần) với số liệu đã ghi sổ, giữa sốliệu của các sổ kế toán có liên quan với nhau để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ kế

toán với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ kế toán với nhau Tiến hành cộng số phát sinh trên Sổ Cái

và các sổ kế toán chi tiết

- Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản phải ghi trênnhiều sổ hoặc nhiều trang sổ

- Tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Sổ Cái hoặcNhật ký - Sổ Cái đảm bảo số liệu khớp đúng và bằng tổng số phát sinh ở Sổ Đăng ký chứng từ ghi

sổ (Đối với đơn vị áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) hoặc số Tổng cộng ở cột số phát sinhtrên Nhật ký- Sổ Cái (Đối với đơn vị áp dụng hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái) Sau đó tiến hànhđối chiếu giữa số liệu trên Sổ Cái với số liệu trên sổ kế toán chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi tiết,giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ, thủ kho Sau khi đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hànhkhoá sổ kế toán Trường hợp có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý số chênh lệch chođến khi khớp đúng

Bước 2: Khoá sổ

- Khi khoá sổ phải kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế toán Sau đó ghi “Cộng số phát sinh trong tháng” phía dưới dòng đã kẻ;

- Ghi tiếp dòng “Số dư cuối kỳ” (tháng, quí, năm);

- Ghi tiếp dòng “Cộng số phát sinh lũy kế các tháng trước” từ đầu quý;

- Sau đó ghi tiếp dòng “Tổng cộng số phát sinh lũy kế từ đầu năm”;

* Dòng S d cu i k “Số dư cuối kỳ” tính như sau: ố dư cuối kỳ” tính như sau: ư cuối kỳ” tính như sau: ố dư cuối kỳ” tính như sau: ỳ” tính như sau: tính nh sau: ư cuối kỳ” tính như sau:

Số dư Nợ

cuối kỳ = Số dư Nợ đầu kỳ + Số phát sinh Nợ trong kỳ - Số phát sinh Có trong kỳ

Số dư Có cuối

kỳ = Số dư Có đầu kỳ + Số phát sinh Có trong kỳ - Số phát sinh Nợ trong kỳ

Sau khi tính được số dư của từng tài khoản, tài khoản nào dư Nợ thì ghi vào cột Nợ, tài khoản nào dư Có thì ghi vào cột Có

- Cuối cùng kẻ 2 đường kẻ liền nhau kết thúc việc khoá sổ

- Riêng một số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và cột “Số dư” (hoặc nhập, xuất, “còn lại” hay thu, chi, “tồn quỹ” ) thì số liệu cột số dư (còn lại hay tồn) ghi vào dòng

“Số dư cuối kỳ” của cột “Số dư” hoặc cột “Tồn quỹ”, hay cột “Còn lại”

Sau khi khoá sổ kế toán, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối sẽ ký xác nhận Sau đó trình Thủ trưởng đơn vị kiểm tra và ký duyệt để xác nhận tính pháp lý của số liệu khoá sổ kế toán

Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phải thực hiện các quy định về sổ kế toántrên Sau khi khóa sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêngcho từng kỳ kế toán năm

* Sửa chữa sổ kế toán

Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không

được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau:

(1)- Phương pháp cải chính:

Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

- Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;

- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng

(2)- Phương pháp ghi số âm (còn gọi Phương pháp ghi đỏ):

Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;

- Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền

Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách

kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”;

- Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con

số ghi đúng

Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận

(3)- Phương pháp ghi bổ sung:

Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ

&) Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính

- Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;

- Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước

có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót;

- Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo

“Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”

&) Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toánkết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáotài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của nhữngtài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếptrên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của

sổ kế toán năm trước có sai sót (nếu phát hiện sai sót báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan có thẩmquyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra

a) Lập sổ kế toán không đầy đủ các nội dung theo quy

định như: không ghi tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày,

tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khoá sổ; thiếu chữ

ký theo quy định; không đánh số trang, không đóng dấu

giáp lai giữa các trang trên sổ kế toán;

b) Ghi sổ kế toán không đầy đủ nội dung chủ yếu theo

quy định;

c) Vi phạm các quy định về ghi sổ kế toán như ghi

chồng lên nhau, ghi cách dòng; không gạch chéo phần

trang sổ không ghi; không thực hiện việc cộng số liệu

tổng cộng khi ghi hết trang sổ, không thực hiện việc

chuyển số liệu tổng cộng trang sổ trước sang đầu trang

sổ kế tiếp;

Từ 200.000 đồng đến 2.000.000 đ đối với mỗi hành vi

vi phạm

Buộc phải bổ sung đầy đủ các nội dung của sổ kế toán

Không đóng thành quyển sổ riêng cho từng kỳ kế toán

và thực hiện các thủ tục pháp lý sau khi in sổ ra giấy

trong trường hợp thực hiện kế toán trên máy vi tính

Phạt từ 200.000 đồng đến 2.000.000 đồng

Buộc phải khôi phục lại hoặc thực hiệntheo đúng quyđịnh của PL a) Mở sổ kế toán không theo đúng nguyên tắc chung của

một trong các hình thức sổ kế toán theo quy định; hoặc

b) Ghi sổ kế toán không tuân thủ phương pháp quy định

của chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán; hoặc

c) Ghi sổ, khóa sổ kế toán không kịp thời theo quy định;

Hoặc

d) Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán không theo đúng

phương pháp quy định

Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối vớimỗi hành vi

vi phạm

Buộc phải khôi phục lại hoặc thực hiệntheo đúng quyđịnh của pháp luật

a) Không thực hiện việc mở sổ kế toán vào đầu kỳ kế

toán năm hoặc từ ngày thành lập đơn vị kế toán;

b) Không có chứng từ kế toán chứng minh các thông tin,

số liệu ghi trên sổ kế toán hoặc số liệu trên sổ kế toán

không đúng với chứng từ kế toán;

c) Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm thực

hiện không kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán

năm trước liền kề hoặc sổ kế toán ghi không liên tục từ

khi mở sổ đến khi khoá sổ;

d) Không thực hiện việc khoá sổ kế toán trong các

trường hợp mà pháp luật về kế toán quy định phải khoá

sổ kế toán;

đ) Không in sổ kế toán ra giấy sau khi khoá sổ trên máy

vi tính

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối vớitrong mỗi hành vi

vi phạm

Buộc phải khôi phục lại hoặc thực hiệntheo đúng quyđịnh của PL

a) Mở sổ kế toán ngoài hệ thống sổ kế toán chính thức

của đơn vị;

b) Giả mạo sổ kế toán;

c) Thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo sổ kế

toán;

d) Cố ý để ngoài sổ kế toán tài sản của đơn vị hoặc tài

sản có liên quan đến đơn vị;

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối vớimỗi hành vi

vi phạm

Tịch thu

sổ kế toánđối với hành

vi (a, b,c) Tước QSD Chứng chỉ hành nghề

kế toán đối với người

Buộc phải khôi phục lại hoặc thực hiện theo đúng quy định của PL đối với hành

vi b,c,d,đ

kế toán

III/Các quy định của pháp luật về báo cáo tài chính

1 Những vấn đề chung về báo cáo tài chính

1.1 Khái niệm báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là những báo cáo được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán

Hệ thống báo cáo tài chính được lập với mục đích sau:

- Đơn vị hành chính sự nghiệp: Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách dùng để tổng

hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí NSNN; tình hình thu, chi và kết quả hoạtđộng của đơn vị hành chính sự nghiệp trong kỳ kế toán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếucho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nước,lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của đơn vị

Đơn vị kế toán là doanh nghiệp: Báo cáo tài chính dùng để tổng hợp và trình bày một cách

tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn hình thành tài sản của doanh nghiệp, tình hình vàkết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm tài chính

Cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạtđộng của doanh nghiệp, đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trong năm tài chính đã qua vànhững dự đoán trong tương lai Thông tin của báo cáo tài chính là căn cứ quan trọng cho việc đề ranhững quyết định về quản lý, điều hành sản xuất, kinh doanh hoặc đầu tư vào các doanh nghiệp củacác chủ doanh nghiệp chủ sở hữu, các nhà đầu tư, các chủ nợ hiện tại và tương lai của doanh nghiệp,đồng thời cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước

-Báo cáo tài chính phải cung cấp những thông tin của một doanh nghiệp về: Tài sản; Nợ phảitrả và vốn chủ sở hữu; Doanh thu, thu nhập khác, chi phí kinh doanh và chi phí khác; Lãi, lỗ và phânchia kết quả kinh doanh; Thuế và các khoản nộp Nhà nước; Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kếtoán; Các luồng tiền

Ngoài các thông tin này, doanh nghiệp còn phải cung cấp các thông tin khác trong “Bảnthuyết minh báo cáo tài chính” nhằm giải trình thêm về các chỉ tiêu đã phản ánh trên các báo cáo tàichính tổng hợp và các chính sách kế toán đã áp dụng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh,lập và trình bày báo cáo tài chính

* Hệ thống báo cáo tài chính

Đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp Đơn vị kế toán là doanh nghiệp

- Bảng cân đối tài khoản;

- Báo cáo thu, chi;

- Bản thuyết minh báo cáo tài chính;

- Các báo cáo khác theo quy định của pháp luật

- Bảng cân đối kế toán;

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh;

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;

- Bản thuyết minh báo cáo tài chính

1.2 Đối tượng và kỳ lập báo cáo tài chính

- Đơn vị kế toán nhà nước thuộc hoạt động thu, chi NSNN được lập vào cuối kỳ kế toán

tháng, quý, năm

- Các đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN được lập vào cuối kỳ

kế toán quý, năm

- Các đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách được lập vào cuối kỳ kế toán năm;

Báo cáo quyết toán ngân sách lập theo năm tài chính là báo cáo tài chính kỳ kế toán năm sau

khi đã được chỉnh lý, sửa đổi, bổ sung trong thời gian chỉnh lý quyết toán theo qui định của phápluật

- Đơn vị kế toán là DNNN, các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán được lậpvào cuối kỳ kế toán quý, năm

- Đơn vị kế toán là DN khác phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm

- Các đơn vị kế toán khi bị chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động phải lập báo cáo tàichính tại thời điểm quyết định chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động;

Đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc, thì ngoài việc phải lập báo cáo tài chính của

đơn vị kế toán đó còn phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất vào cuối

kỳ kế toán năm dựa trên báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán trực thuộc trong cùng đơn vị kếtoán đó; ( Công ty mẹ phải lập báo cáo tài chính hợp nhất vào cuối kỳ kế toán năm theo quy định của BộTài chính; Tổng công ty nhà nước và doanh nghiệp nhà nước có các đơn vị kế toán trực thuộc phảilập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất vào cuối kỳ kế toán quý và cuối kỳ

kế toán năm)

Trường hợp được miễn lập và nộp báo cáo tài chính: Đơn vị kế toán được miễn lập và nộpbáo cáo tài chính gồm: Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, hộkinh doanh cá thể và tổ hợp tác Đơn vị kế toán vẫn phải lập bảng kê khai nộp thuế theo quy địnhcủa pháp luật

2 Lập báo cáo tài chính

2.1 Các yêu cầu trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính

- Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán;

- Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữacác kỳ kế toán; trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán thì phải thuyếtminh rõ lý do

+ Đối với kế toán nhà nước: Hệ thống chỉ tiêu báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngânsách phải phù hợp và thống nhất với chỉ tiêu dự toán năm tài chính và Mục lục ngân sách nhà nước,đảm bảo có thể so sánh được giữa số thực hiện với số dự toán và giữa các kỳ kế toán với nhau.Trường hợp lập báo cáo có nội dung và phương pháp trình bày khác với các chỉ tiêu trong dự toánhoặc khác với báo cáo tài chính kỳ kế toán năm trước thì phải giải trình trong phần thuyết minh báocáo tài chính

+ Phương pháp tổng hợp số liệu và lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính, báo cáo quyếttoán ngân sách phải được thực hiện thống nhất ở các đơn vị hành chính sự nghiệp, tạo điều kiện choviệc tổng hợp, phân tích, kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện dự toán ngân sách Nhà nước của cấptrên và các cơ quan quản lý nhà nước

Số liệu trên báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải chính xác, trung thực,khách quan, đầy đủ, kịp thời, và phải được tổng hợp từ các số liệu của sổ kế toán

Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải lập đúng theo mẫu biểu, phản ánh đầy

đủ các chỉ tiêu đã quy định, phải lập, nộp đúng thời hạn và đầy đủ báo cáo tới từng nơi nhận báocáo

- Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải được người lập, kế toán trưởng vàThủ trưởng đơn vị ký, đóng dấu trước khi nộp hoặc công khai Người ký báo cáo tài chính phải chịutrách nhiệm về nội dung của báo cáo

2.2.Thời hạn và nơi nộp báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán thuộc hoạt động kinh doanh phải nộp cho cơ quan thuế,

cơ quan thống kê, cơ quan cấp đăng ký kinh doanh cùng cấp và cơ quan khác theo quy định củapháp luật Đối với DNNN còn phải nộp báo cáo tài chính cho cơ quan tài chính cùng cấp Đơn vị kếtoán trực thuộc còn phải nộp báo cáo tài chính cho đơn vị kế toán cấp trên.)

- Đối với DNNN phải nộp báo cáo tài chính quý chậm nhất là 20 ngày, kể từ ngày kết thúcquý; đối với Tổng công ty nhà nước chậm nhất là 45 ngày; Đơn vị kế toán trực thuộc Tổng công tynhà nước nộp báo cáo tài chính quý cho Tổng công ty theo thời hạn do Tổng công ty quy định Đơn

vị kế toán phải nộp báo cáo tài chính năm chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm;đối với Tổng công ty nhà nước chậm nhất là 90 ngày; Đơn vị kế toán trực thuộc Tổng công ty nhànước nộp báo cáo tài chính năm cho Tổng công ty theo thời hạn do Tổng công ty quy định

- Đối với các loại doanh nghiệp khác: Đơn vị kế toán là doanh nghiệp tư nhân và công ty hợpdanh phải nộp báo cáo tài chính năm chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm; đối

toán trực thuộc nộp báo cáo tài chính năm cho đơn vị kế toán cấp trên theo thời hạn do đơn vị kếtoán cấp trên quy định.

Đối với các doanh nghiệp mà pháp luật quy định phải kiểm toán báo cáo tài chính thì phảikiểm toán trước khi nộp báo cáo tài chính theo quy định Báo cáo tài chính của các doanh nghiệp đãthực hiện kiểm toán phải đính kèm báo cáo kiểm toán vào báo cáo tài chính khi nộp cho các cơ quanquản lý Nhà nước và doanh nghiệp cấp trên

Thời hạn nộp báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chingân sách nhà nước phải nộp cho đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất là

15 ngày, 25 ngày, 45 ngày sau khi kết thúc kỳ kế toán (tháng, quý, năm)

- Đơn vị kế toán cấp III nộp báo cáo tài chính cho đơn vị kế toán cấp II và cơ quan Tài chính,Kho bạc đồng cấp chậm nhất 10 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý;

- Đơn vị kế toán cấp II nộp báo cáo tài chính cho đơn vị kế toán cấp I hoặc cho cơ quan Tàichính, Kho bạc đồng cấp chậm nhất 20 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý;

- Đơn vị kế toán cấp I nộp báo cáo tài chính cho cơ quan Tài chính, Kho bạc đồng cấp chậmnhất 25 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý;

Báo cáo tài chính năm của đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí NSNNsau khi đã được chỉnh lý sửa đổi, bổ sung số liệu trong thời gian chỉnh lý quyết toán theo quy địnhcủa pháp luật cụ thể:

Báo cáo quyết toán ngân sách năm của các cấp nộp cho đơn vị kế toán cấp trên và cơ quantài chính cùng cấp chậm nhất vào cuối ngày 01 tháng 10 năm sau đối với ngân sách tỉnh Đối vớingân sách cấp huyện, xã do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quy định cụ thể nhưng phải đảm bảo thời hạnduyệt quyết toán của các cấp ngân sách;

Báo cáo quyết toán ngân sách năm của đơn vị dự toán cấp I của ngân sách trung ương nộpcho cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất vào cuối ngày 01 tháng 10 nămsau.Thời hạn nộp báo cáo quyết toán ngân sách năm của đơn vị dự toán cấp II, cấp III do đơn vị dựtoán cấp I quy định cụ thể

Thời hạn nộp báo cáo quyết toán ngân sách năm của đơn vị dự toán cấp I của ngân sách địaphương do Uỷ ban nhân dân tỉnh quy định cụ thể

Báo cáo quyết toán năm của đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí NSNN phải nộp chođơn vị kế toán cấp trên (nếu có) và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất là 45 ngày sau khi kết thúcnăm

Đơn vị kế toán cấp trên thuộc hoạt động thu, chi NSNN ngoài việc phải lập báo cáo quyếttoán ngân sách năm của đơn vị còn phải lập báo cáo quyết toán tổng hợp ngân sách năm dựa trênbáo cáo quyết toán tổng hợp ngân sách năm của các đơn vị kế toán trực thuộc đơn vị kế toán cấptrên

Đơn vị kế toán có sử dụng kinh phí NSNN cấp trên ngoài việc phải lập báo cáo quyết toánngân sách năm của đơn vị còn phải lập báo cáo quyết toán tổng hợp ngân sách năm dựa trên báo cáoquyết toán năm của các đơn vị kế toán trực thuộc;

Đơn vị kế toán cấp trên thuộc hoạt động thu, chi NSNN, Đơn vị dự toán cấp trên của các tổchức có sử dụng kinh phí NSNN phải xem xét, thẩm tra báo cáo quyết toán ngân sách năm và thôngbáo kết quả xét duyệt cho đơn vị kế toán cấp dưới

3 Công khai báo cáo tài chính

3.1 Nội dung công khai báo cáo tài chính

Nội dung công khai báo cáo tài chính của đơn vị kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm:Tình hình tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; Kết quả hoạt động kinh doanh; Trích lập và sửdụng các quỹ; Thu nhập của người lao động

Đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước công khai quyết toán thu, chingân sách nhà nước năm;

Đơn vị kế toán là cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngânsách nhà nước công khai quyết toán thu, chi ngân sách nhà nước năm và các khoản thu, chi tài chínhkhác;

Đơn vị kế toán là đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nướccông khai quyết toán thu, chi tài chính năm;

Đơn vị kế toán có sử dụng các khoản đóng góp của nhân dân công khai mục đích huy động

và sử dụng các khoản đóng góp, đối tượng đóng góp, mức huy động, kết quả sử dụng và quyết toánthu, chi từng khoản đóng góp

Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán đã được kiểm toán khi công khai phải kèm theo kết luậncủa tổ chức kiểm toán

3.2 Thời hạn công khai báo cáo tài chính

Đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước phải công khai báo cáo tài chínhnăm trong thời hạn 60 ngày, kể từ ngày được cấp có thẩm quyền duyệt

Đơn vị kế toán là tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và đơn vị sự nghiệp, tổchức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị kế toán có sử dụng các khoản đóng gópcủa nhân dân phải công khai báo cáo tài chính năm trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày được cấp cóthẩm quyền duyệt

Đơn vị kế toán thuộc hoạt động kinh doanh phải công khai báo cáo tài chính năm trong thời hạnsau: Doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh phải công khai báo cáo tài chính năm trong thời hạn

60 ngày, đối với các doanh nghiệp khác thời hạn công khai báo cáo tài chính chậm nhất là 120 ngày

kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm

3.3 Hình thức công khai báo cáo tài chính

Việc công khai báo cáo tài chính được thực hiện theo các hình thức:

- Phát hành ấn phẩm;

-Thông báo bằng văn bản;

- Niêm yết;

- Các hình thức khác theo quy định của pháp luật

4 Những hành vi vi phạm các quy định về báo cáo tài chính, công khai báo cáo tài chính và hình thức xử lý

4.1 Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

- Lập báo cáo tài chính không đầy đủ nội dung theo quy định;

- Lập và trình bày báo cáo tài chính không đúng phương pháp; không rõ ràng; không nhất quán theo quy định;

- Nộp báo cáo tài chính cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền chậm từ 01 tháng đến 03 thángtheo thời hạn quy định;

- Công khai báo cáo tài chính không đầy đủ nội dung theo quy định;

- Công khai báo cáo tài chính chậm từ 01 tháng đến 03 tháng theo thời hạn quy định

4.2 Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

- Nộp báo cáo tài chính cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền chậm quá 3 tháng theo thời hạnquy định;

- Lập báo cáo tài chính không đúng với số liệu trên sổ kế toán và chứng từ kế toán;

- Giả mạo báo cáo tài chính, khai man số liệu trên báo cáo tài chính;

- Thoả thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo báo cáo tài chính, khai man số liệu trên báo cáo tài chính;

- Cố ý, thoả thuận hoặc ép buộc người khác cung cấp, xác nhận thông tin, số liệu kế toán sai

sự thật;

- Thực hiện việc công khai báo cáo tài chính chậm quá 3 tháng theo thời hạn quy định;

- Thông tin, số liệu công khai báo cáo tài chính sai sự thật

Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả: buộc phải thực hiện đúng quy định của pháp luật về

kế toán đối với hành vi vi phạm quy định trên

IV/ Các quy định của pháp luật về hoạt động kiểm tra kế toán

1 Khái niệm kiểm tra kế toán

Kiểm tra kế toán là xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán.

2 Chủ thể kiểm tra và nội dung kiểm tra kế toán

2.1 Cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán:

Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình quyếtđịnh kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán trong lĩnh vực được phân công phụ trách Cụ thể:

Bộ Tài chính quyết định kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán thuộc các Bộ, cơ quan ngang

Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh và đơn vị kế toán khác của Trung ương

Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và cơ quan khác ở Trung ương trongphạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình quyết định kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán thuộc lĩnhvực được phân công phụ trách

Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạncủa mình quyết định kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán tại địa phương do mình quản lý

Đơn vị kế toán cấp trên quyết định kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán trực thuộc đơn vị kếtoán cấp trên Trong đó có Tổng công ty nhà nước quyết định kiểm tra kế toán các đơn vị kế toántrực thuộc

Cơ quan có thẩm quyền thực hiện kiểm tra kế toán:

Các cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán đồng thời có thẩm quyền kiểm tra

kế toán Ngoài ra các cơ quan như: Cơ quan Thanh tra Nhà nước, Thanh tra Tài chính, Kiểm toánNhà nước, cơ quan thuế khi thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, thanh tra, kiểm toán các đơn vị kế toán cóquyền kiểm tra kế toán

Đơn vị kế toán phải chịu sự kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền và không quá mộtlần kiểm tra cùng một nội dung trong một năm Việc kiểm tra kế toán chỉ được thực hiện khi cóquyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật

2.3 Nội dung kiểm tra kế toán gồm:

- Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán;

- Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán;

- Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán;

- Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán

Nội dung kiểm tra kế toán phải được xác định trong quyết định kiểm tra

3 Quyền và trách nhiệm của các chủ thể trong kiểm tra kế toán

3.1 Quyền và trách nhiệm của đoàn kiểm tra kế toán

- Khi kiểm tra kế toán, đoàn kiểm tra kế toán phải xuất trình quyết định kiểm tra kế toán Đoànkiểm tra kế toán có quyền yêu cầu đơn vị kế toán được kiểm tra cung cấp tài liệu kế toán có liên quanđến nội dung kiểm tra kế toán và giải trình khi cần thiết

- Khi kết thúc kiểm tra kế toán, đoàn kiểm tra kế toán phải lập biên bản kiểm tra kế toán vàgiao cho đơn vị kế toán được kiểm tra một bản; nếu phát hiện có vi phạm pháp luật về kế toán thì xử

lý theo thẩm quyền hoặc chuyển hồ sơ đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xử lý theo quy địnhcủa pháp luật

- Trưởng đoàn kiểm tra kế toán phải chịu trách nhiệm về các kết luận kiểm tra

- Đoàn kiểm tra kế toán phải tuân thủ trình tự, nội dung, phạm vi và thời gian kiểm tra,không được làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường và không được sách nhiễu đơn vị kế toánđược kiểm tra

3.2 Trách nhiệm và quyền của đơn vị kế toán được kiểm tra kế toán

Đơn vị kế toán được kiểm tra kế toán có trách nhiệm:

- Cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra vàgiải trình các nội dung theo yêu cầu của đoàn kiểm tra;

- Thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra kế toán

Đơn vị kế toán được kiểm tra kế toán có quyền:

- Từ chối kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra không đúng thẩm quyền hoặc nội dung kiểm tra tráivới quy định ;

- Khiếu nại về kết luận của đoàn kiểm tra kế toán với cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra

kế toán; trường hợp không đồng ý với kết luận của cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toánthì thực hiện theo quy định của pháp luật

4 Các hành vi vi pháp luật về kiểm tra kế toán và hình thức xử lý

Không chấp hành quyết định kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm

quyền;

Từ 5.tr đồng đến 10.tr đồng Gây cản trở công việc kiểm tra của đoàn kiểm tra kế toán Từ 5.tr đồng đến 10.tr đồng

Không cung cấp hoặc cung cấp không đầy đủ cho đoàn kiểm tra

các tài liệu kế toán liên quan đến nội dung kiểm tra;

V/ Các quy định của pháp luật về kiểm kê tài sản, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1 Kiểm kê tài sản

1.1 Khái niệm kiểm kê tài sản

Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị

của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kếtoán

1.2 Các trường hợp phải thực hiện kiểm kê tài sản.

Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau:

- Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính;

- Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, chothuê doanh nghiệp;

- Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp;

- Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;

- Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật

1.3 Những công việc mà đơn vị kế toán phải thực hiện trong kiểm kê tài sản

Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê Trườnghợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phảixác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lậpbáo cáo tài chính

Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản Người lập và kýbáo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê

1.4 Các hành vi vi phạm pháp luật về kiểm kê tài sản và hình thức xử lý

Không lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê theo quy định; Từ 1.tr đồng đến 3.tr đồng Không xác định nguyên nhân chênh lệch; không phản ảnh số chênh

lệch và kết quả xử lý số chênh lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế với

số liệu sổ kế toán vào sổ kế toán

Từ 1.tr đồng đến 3.tr đồng

Không thực hiện kiểm kê tài sản vào cuối kỳ kế toán năm hoặc

không thực hiện kiểm kê tài sản trong các trường hợp khác theo

quy định

Từ 3.tr đồng đến 5.tr đồng

Giả mạo, khai man kết quả kiểm kê tài sản Từ 5.tr đồng đến 10.tr đồng

2 Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

2.1 Trách nhiệm bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán

- Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng

và lưu trữ

- Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sửdụng

- Thủ trưởng đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán về sự

an toàn, đầy đủ và hợp pháp của tài liệu kế toán

2.2 Yêu cầu của bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính và phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể

từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán Trường hợp tài liệu kế toán bị tạmgiữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu bị tạm giữ,

bị tịch thu, bị mất hoặc bị huỷ hoại Đối với chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưutrữ ở cả hai nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp Chứng từ kế toán sao chụp

để lưu trữ phải được chụp từ bản chính và phải có chữ ký và dấu xác nhận của đơn vị lưu bản chính

Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng

bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm

Tài liệu kế toán của đơn vị kế toán nào được lưu trữ tại kho của đơn vị kế toán đó Kho lưutrữ phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữtheo quy định của pháp luật Đơn vị kế toán có thể thuê tổ chức lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kếtoán trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên

Tài liệu kế toán của đơn vị kế toán giải thể, phá sản bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kếtoán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể, phá sản đượclưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc người đại diện theo pháp luật củađơn vị kế toán

Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của các đơn vị kếtoán được chia, tách thành hai hay nhiều đơn vị kế toán mới được xử lý theo quy định sau: Nếu tàiliệu kế toán phân chia được cho đơn vị kế toán mới thì phân chia và lưu trữ tại đơn vị kế toán mới;nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị kế toán bị chia hoặc bị tách hoặc lưutrữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách đơn vị kế toán Tài liệu

kế toán liên quan đến chia, tách thì lưu trữ tại các đơn vị kế toán mới chia, tách

Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toánliên quan đến sáp nhập các đơn vị kế toán thì lưu trữ tại đơn vị kế toán nhận sáp nhập

2.3 Các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ và thời hạn lưu trữ

Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ gồm: Chứng từ kế toán; Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng

hợp;

Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị; Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm:các loại hợp đồng, Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận, Quyết địnhmiễn giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế, báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệuliên quan đến kiểm tra, thanh tra, kiểm toán; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách,sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu; biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán và cáctài liệu khác có liên quan đến kế toán Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính

* Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

- Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán,gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính nhưphiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của Phòng

Kế toán và tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành và chứng từ kế toán khác không trựctiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

- Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báocáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp,báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán và tài liệukhác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, trong đó có báo cáo kiểm toán và báocáo kiểm tra kế toán Tài liệu kế toán khác của đơn vị kế toán sử dụng trong một số trường hợp màpháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó

- Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế,

an ninh, quốc phòng

Chứng từ điện tử là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán phải được sắp xếp theo thứ tự thờigian, được bảo quản với đủ các điều kiện kỹ thuật chống thoái hoá chứng từ điện tử và chống tìnhtrạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài.Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải

in ra giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán Trường hợp chứng từ điện tử được lưutrữ bằng bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thácđược khi cần thiết

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toánnăm hoặc được tính từ ngày Báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt hoặc tàiliệu, hồ sơ kiểm toán được tính từ ngày kết thúc công việc

2.4 Tiêu hủy tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ thì được phép tiêu huỷ theo quyết định của người đạidiện theo pháp luật của đơn vị kế toán, trừ khi có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Tài liệu đơn vị kế toán nào thì đơn vị đó thực hiện tiêu huỷ bằng hình thức tiêu huỷ tự chọn.Đối với tài liệu kế toán thuộc loại bí mật thì đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu huỷ sẽ không thể sửdụng lại các thông tin, số liệu trên đó

Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu huỷ tàiliệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” Thành phần Hội đồng gồm: lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng và đạidiện của bộ phận lưu trữ Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phânloại theo từng loại tài liệu kế toán, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ” và “Biên bản tiêu huỷ tàiliệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”

“Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" phải lập ngay sau khi tiêu huỷ tàiliệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: loại tài liệu kế toán đã tiêu huỷ, thời hạn lưu trữ của mỗiloại, hình thức tiêu huỷ, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy

Các hành vi vi phạm pháp luật về lưu trữ tài liệu kế toán và hình thức xử lý

liệu trong thời hạn lưu trữ Từ 2.tr đồng đến 5.tr đồng

Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trưu trữ không đúng quy

định;

Từ 5.tr đồng đến 10.tr đồng

Không thực hiện các thủ tục để phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát

hoặc bị huỷ hoại

Từ 5.tr đồng đến 10.tr đồng

Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định; Từ 10.tr đồng đến 20.tr đồng Tiêu hủy tài liệu kế toán không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không

thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu

VI/ Các quy định của pháp luật về kế toán trong những trường hợp đặc biệt

1.Công việc kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại

Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay cáccông việc sau đây:

- Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bịmất hoặc bị huỷ hoại và thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩmquyền;

- Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

- Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc

- Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biệnpháp trên thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại.

2 Công việc kế toán trong trường hợp đơn vị kế toán chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản

2.1 Trường hợp chia đơn vị kế toán

Đơn vị kế toán bị chia thành các đơn vị kế toán mới phải thực hiện các công việc sau đây:

- Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính;

- Phân chia tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bảnbàn giao;

- Bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh toán cho các đơn vị kế toánmới

Đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán và ghi sổ kếtoán theo quy định

2.2 Trường hợp tách đơn vị kế toán

Đơn vị kế toán bị tách một bộ phận để thành lập đơn vị kế toán mới phải thực hiện các côngviệc sau đây:

- Kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán của bộ phận được tách;

- Bàn giao tài sản, nợ chưa thanh toán của bộ phận được tách, lập biên bản bàn giao và ghi sổ

kế toán theo biên bản bàn giao;

- Bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh toán cho đơn vị kế toán mới;đối với tài liệu kế toán không bàn giao thì đơn vị kế toán bị tách lưu trữ theo quy định

Đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán và ghi sổ kếtoán theo quy định

2.3 Trường hợp hợp nhất các đơn vị kế toán

* Các đơn vị kế toán hợp nhất thành đơn vị kế toán mới thì từng đơn vị kế toán bị hợp nhấtphải thực hiện các công việc sau đây:

- Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính;

- Bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theobiên bản bàn giao;

- Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán hợp nhất

* Đơn vị kế toán hợp nhất phải thực hiện các công việc sau đây:

- Căn cứ vào các biên bản bàn giao, mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán;

- Tổng hợp báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán bị hợp nhất thành báo cáo tài chính củađơn vị kế toán hợp nhất

2.4 Trường hợp sáp nhập đơn vị kế toán

Đơn vị kế toán sáp nhập vào đơn vị kế toán khác phải thực hiện các công việc sau đây:

- Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính;

- Bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theobiên bản bàn giao;

- Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán nhận sáp nhập

Đơn vị kế toán nhận sáp nhập căn cứ vào biên bản bàn giao ghi sổ kế toán theo quy định

2.5 Trường hợp chuyển đổi hình thức sở hữu

Đơn vị kế toán chuyển đổi hình thức sở hữu phải thực hiện các công việc sau đây:

- Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính;

- Bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theobiên bản bàn giao;

- Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán có hình thức sở hữu mới

Đơn vị kế toán có hình thức sở hữu mới căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán và ghi

sổ kế toán theo quy định

2.6.Trường hợp giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản

Đơn vị kế toán bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động phải thực hiện các công việc sau đây:

- Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính;

- Mở sổ kế toán theo dõi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến giải thể, chấm dứthoạt động;

- Bàn giao tài liệu kế toán của đơn vị kế toán giải thể hoặc chấm dứt hoạt động sau khi xử lýxong cho đơn vị kế toán cấp trên hoặc tổ chức, cá nhân lưu trữ theo quy định tại Điều 40 của Luậtnày

Trường hợp đơn vị kế toán bị tuyên bố phá sản thì Toà án tuyên bố phá sản chỉ định ngườithực hiện công việc kế toán theo quy định

Chương III

PHÁP LUẬT VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ NGƯỜI LÀM KẾ TOÁN

I/ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

1 Khái niệm tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của một đơn vị kế toán là tập hợp những người làm kế toán tại đơn vị kếtoán cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liênquan đến công tác kế toán tại đơn vị kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp,cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác

kế toán có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán của các đơn vị kế toán Tổ chức nhân

sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tíchcực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào qui mô, vào đặc điểm tổ chức hoạt động vàquản lý cũng như yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán Nội dung của tổ chức bộ máy kế toán baogồm:

Hình thức tổ chức phân công bổ nhiệm, kế hoạch công tác và vai trò của kế toán trưởng Tùy theoquy mô và đặc điểm về tổ chức hoạt động và quản lý của đơn vị kế toán mà tổ chức bộ máy đượcthực hiện theo các hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung hay hình thức tổ chức bộ máy kế toánphân tán hoặc hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Tóm lại để thực hiện đầy đủ chức năng của mình, bộ máy kế toán của đơn vị kế toán phải được tổchức khoa học, hợp lý, chuyên môn hóa, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của

kế toán trưởng, đồng thời cũng phải phù hợp việc tổ chức hoạt động của đơn vị mình cũng như trình

độ quản lý của đơn vị

Nội dung công tác kế toán ở một đơn vị kế toán bao gồm nhiều công việc cụ thể phải đượcphân công cho nhiều người thực hiện Mổi người thực hiện một hoặc một số phần việc nhất địnhdưới sự điều khiển chung của kế toán trưởng Các phần việc kế toán có mối liên hệ với nhau nênviệc phân công cần đảm bảo tính khoa học và có sự tác động qua lại để cùng thực hiện tốt các nhiệm

vụ kế toán của đơn vị Chẳng hạn, bộ máy kế toán trong doanh nghiệp thường tổ chức thành các bộphận sau:

Bộ phận kế toán lao động - tiền lương; bộ phận kế toán vật liệu - tài sản cố định; Bộ phận kế toánchi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm; bộ phận kế toán thanh toán Bộ phận kế toán tổng hợp(các công việc kế toán còn lại và lập báo cáo kế toán)

Xây dựng kế hoạch công tác là biện pháp quan trọng đảm bảo cho việc thực hiện các phầnviệc kế toán được trôi chảy, thuận lợi, qua đó sẽ kiễm tra được tiến độ thực hiện và điều chỉnh, phốihợp công việc một cách nhanh chóng để tăng cường được năng suất và hiệu quả hoạt động của bộmáy kế toán

Kế toán trưởng là chức danh nghề nghiệp được nhà nước qui định Kế toán trưởng có tráchnhiệm tổ chức, điều hành toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị kế toán Xuất phát từ vai trò kế` toántrong công tác quản lý nên kế toán trưởng có vị trí quan trọng trong bộ máy quản lý của đơn vị Kếtoán trưởng không chỉ là người tham mưu mà còn là người kiểm tra, giám sát hoạt động của đơn vị

kế toán, trước hết là các hoạt động tài chính Thực hiện tốt vai trò kế toán trưởng chính là làm cho

bộ máy kế toán phát huy được hiệu quả hoạt động, thực hiện các chức năng vốn có của kế toán

Việc trang bị các phương tiện ,thiết bị tính toán hiện đại giúp cho việc xử lý số liệu của kếtoán trở nên nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều công sức Hiện nay việc tin học hóa công tác kế toánkhông chỉ giải quyết được vấn đề xử lý thông tin và cung cấp thông tin được nhanh chóng, thuận lợi,

mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán một cách đáng kể, tạo cơ sở để tiến hànhtinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động Tin học hóa công tác kế toán đặt ra nhiều vấn đề cầngiải quyết về mặt chuyên môn: Thiết lập mẫu chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp vớiviệc thu nhận và xử lý thông tin của máy, thiết kế các loại sổ sách để có thể cài đặt và in ấn được dễdàng, nhanh chóng; bố trí nhân sự phù hợp với việc sử dụng máy, thực hiện kỹ thuật nối mạng của

hệ thống máy được sử dụng trong đơn vị kế toán nhằm đảm bảo việc cung cấp số liệu lẫn nhau giữa

cá bộ phận có liên quan…

2 Trách nhiệm của đơn vị kế toán trong tổ chức bộ máy kế toán

- Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê làm kế

toán Các đơn vị kế toán có khối lượng công việc kế toán không lớn có thể bố trí một người làm kếtoán hoặc bố trí người làm kế toán kiêm nhiệm các công việc khác mà pháp luật về kế toán khôngnghiêm cấm

Ở đơn vị kế toán phải bố trí kế toán trưởng thì người được bố trí làm kế toán hoặc kiêmnhiệm làm kế toán phải đủ tiêu chuẩn, điều kiện và được bố trí làm kế toán trưởng hoặc là người phụtrách kế toán theo quy định

- Đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán trưởng ngay khi thành lập đơn vị kế toán gồm:đơn vị kế toán nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí NSNN; DNNN; Công tyTNHH; Công ty CP; Công ty hợp danh; Doanh nghiệp tư nhân; Doanh nghiệp có vốn đầu tư nướcngoài; Chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam; HTX đều phải bố trí ngườilàm kế toán trưởng,

Trường hợp khuyết kế toán trưởng do kế toán trưởng cũ được đề bạt lên cương vị mới hoặcthuyên chuyển công tác hoặc bị kỷ luật thì cấp có thẩm quyền phải bố trí ngay kế toán trưởng mớithay thế Khi thay đổi kế toán trưởng, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải tổ chứcbàn giao công việc và tài liệu kế toán giữa kế toán trưởng cũ và kế toán trưởng mới, đồng thời thôngbáo cho các bộ phận có liên quan trong đơn vị và cho ngân hàng nơi mở tài khoản giao dịch biết họ,tên và mẫu chữ ký của kế toán trưởng mới Kế toán trưởng mới chịu trách nhiệm về công việc làmcủa mình kể từ ngày nhận bàn giao công việc Kế toán trưởng cũ vẫn phải chịu trách nhiệm về tínhchính xác, đầy đủ, khách quan của thông tin, tài liệu kế toán trong thời gian mình phụ trách

Trường hợp đơn vị kế toán chưa bố trí được người làm kế toán trưởng thì phải cử người phụtrách kế toán hoặc thuê người làm kế toán trưởng:

+ Đối với đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước, các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổchức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, Doanh nghiệp nhà nước, công ty TNHH, công ty cổphần, Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và HTX được cử người phụ trách kế toán trong thờihạn tối đa là 01 năm tài chính, sau đó phải bố trí người làm kế toán trưởng

+ Các đơn vị kế toán nhà nước có khối lượng công việc kế toán không lớn theo quy định của

Bộ quản lý (trừ các đơn vị thu, chi NSNN các cấp) chỉ bố trí một người làm kế toán hoặc một ngườilàm kế toán kiêm nhiệm được phép bố trí người làm phụ trách kế toán Người được bố trí làm phụtrách kế toán trong trường hợp này không bị hạn chế về thời gian làm phụ trách kế toán

+ Các đơn vị kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh có khối lượng công việc kế toán không

lớn như: Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, hộ kinh doanh cá

thể và tổ hợp tác không bắt buộc phải bố trí người làm kế toán trưởng mà được phép cử người phụ trách

kế toán

Trường hợp sau một năm bố trí người làm phụ trách kế toán mà người phụ trách kế toán đóvẫn chưa đủ tiêu chuẩn và điều kiện để bố trí làm kế toán trưởng thì phải tìm người khác đủ tiêuchuẩn, điều kiện để bố trí làm kế toán trưởng hoặc thuê người làm kế toán trưởng Riêng đối với cácđơn vị kế toán thuộc vùng sâu, vùng xa theo qui định của pháp luật thì có thể kéo dài thời gian phụtrách kế toán nhưng phải có ý kiến thống nhất bằng văn bản của cơ quan tài chính đồng cấp

Việc thuê kế toán trưởng được áp dụng cho đơn vị kế toán là doanh nghiệp, Đơn vị sựnghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí NSNN được thuê doanh nghiệp dịch vụ kế toán hoặc người

có đăng ký kinh doanh dịch vụ kế toán làm kế toán trưởng Đơn vị sự nghiệp có sử dụng kinh phíNSNN có thể thuê người làm kế toán trưởng và do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán

đó quyết định

* Bố trí, bãi miễn kế toán trưởng:

- Việc bố trí, bãi miễn kế toán trưởng thuộc đơn vị kế toán là cơ quan nhà nước, đơn vị sựnghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu, chi do

cơ quan nhà nước thành lập thì do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán đề nghị và docấp có thẩm quyền bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán đó quyết định, sau khi

có ý kiến thoả thuận bằng văn bản của kế toán trưởng đơn vị kế toán cấp trên trực tiếp Các đơn vị