BÁO CÁO MẪU KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Jan, 2016 BÁO CÁO KIỂM SOÁT NỘI BỘ Số 01/2016-BC-KSNB Ngày 31/01/2016 Trình bày: Võ Tuấn Kiệt Báo cáo lưu hành nội BÁO CÁO CỦA BAN KIỂM SOÁT NỘI BỘ Số 01/2016-BC-KSNB Ngày 31/01/2016 Thay mặt Ban Kiểm Soát Nội Bộ Công ty Cổ Phần Nguyên Vũ, xin báo cáo trước Hội Đồng Quản Trị nội dung sau: Nội dung Chỉ mục PAGE OF 13 I HOẠT ĐỘNG CỦA BAN KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ban kiểm sốt nội (BKSNB) thực cơng tác khảo sát tồn diện Cơng ty Cổ phần Ngun Vũ (sau gọi tắt công ty) tháng 01/2016, nhằm rà soát đánh giá cách độc lập khách quan tình hình hoạt động cơng ty Ban kiểm sốt thực thi nhiệm vụ thơng qua hoạt động sau đây: Trong tháng 01/2016, BKSNB tổ chức họp với phòng ban chức năng, rà sốt quy trình hoạt động phòng ban; Thu thập thơng tin, chứng, số liệu, từ phòng ban nhằm phục vụ cho việc khảo sát thông qua ba phương pháp: sử dụng bảng câu hỏi, vấn trực tiếp quan sát; Đánh giá sơ hệ thống kiểm sốt cơng ty; Đề kế hoạch chiến lược hoạt động BKSNB 06 tháng đầu năm 2016 trình Hội đồng quản trị II KẾT QUẢ KHẢO SÁT HỒ SƠ PHÁP LÝ CỦA CÔNG TY Căn theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp công ty cổ phần Sở Kế Hoạch Đầu Tư Tỉnh Bình Phước cấp lần đầu vào ngày 05 tháng 05 năm 2006, đăng ký thay đổi lần thứ 11 ngày 06 tháng 11 năm 2014: Tên pháp nhân: CƠNG TY CỔ PHẦN NGUN VŨ Tên cơng ty viết tiếng Anh: VICTOR WOOD Tên viết tắt: VICTOR WOOD Mã số thuế: 0 3 Địa trụ sở chính: Khu cơng nghiệp Chơn Thành Xã Thành Tâm, Huyện Chơn Thành, Tỉnh Bình Phước, Việt Nam Điện thoại: 0651 69 10 50 Fax: 0651 69 10 22 Website: http://www.victorwoodvn.com Người đại diện theo pháp luật: HỒ THỊ LAN CHI – Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám Đốc Tên văn phòng đại diện: VĂN PHỊNG ĐẠI DIỆN CƠNG TY CỔ PHẦN NGUYÊN VŨ Địa văn phòng đại diện: 243 Ung Văn Khiêm, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Mã số thuế văn phòng đại diện: 0 3 – 0 PAGE OF 13 - Công ty đăng ký 17 ngành nghề kinh doanh, ngành sản xuất kinh doanh sản xuất gỗ dán, gỗ lạng, ván ép ván mỏng khác (Mã ngành 1621): ST T Tên ngành Mã ngành 01 Sản xuất gỗ dán, gỗ lạng, ván ép ván mỏng khác 1621 02 Xây dựng nhà loại 4100 03 Bán buôn tổng hợp Chi tiết: bán buôn thành phẩm loại nước xuất khẩu; hoạt động xuất nhập trực tiếp 4690 04 Sản xuất bao bì gỗ 1623 05 Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng thuê Chi tiết: cho thuê kho bãi 6810 06 Sản xuất đồ gỗ xây dựng 1622 07 Xây dựng cơng trình đường sắt đường Chi tiết: Xây dựng cơng trình giao thơng (cầu, đường bộ) 4210 08 Nhân chăm sóc giống nông nghiệp Chi tiết: Ươm trồng loại cây: Nông lâm nghiệp, cảnh, hoa màu 0130 09 Bán buôn ô tô xe có động khác 4511 10 Hồn thiện cơng trình xây dựng Chi tiết: Trang trí nội, ngoại thất cơng trình 4330 11 Bán mơ tơ, xe máy 4541 12 Xây dựng cơng trình kỹ thuật dân dụng khác 4290 13 Cưa, xẻ, bào gỗ bảo quản gỗ 1610 14 Lắp đặt hệ thống xây dựng khác 4329 15 Trồng rừng vả chăm sóc rừng 0210 16 Xây dựng cơng trình cơng ích 4220 17 Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác 4390 Bảng 1: Ngành nghề đăng ký kinh doanh theo Giấy CNĐKKD thay đổi ngày 06/11/2014 - Về vốn điều lệ, công ty tăng vốn điều lệ từ 32 tỷ đồng (ngày 05 tháng 05 năm 2006) lên 135 tỷ đồng (ngày 06 tháng 11 năm 2014) Mệnh giá cổ phần: 1.000.000 đồng/cổ phần Tổng số cổ phần: 135.000 cổ phần Trong đó, khơng có số cổ phần quyền chào bán PAGE OF 13 - Về cấu cổ đơng sáng lập, cơng ty có bốn cổ đông sau đây: Bảng 2: Cơ cấu cổ đông sáng lập tại ngày 31/01/2016 - Về hồ sơ pháp lý, cơng ty có hồ sơ pháp lý sau: ST T Loại hồ sơ Ngày Ghi chu 01 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh 06/11/2014 Lần đầu ngày 05/05/2006 02 Bảng điều lệ công ty 25/04/200 Không phù hợp với giấy CNĐKKD thay đổi ngày 06/11/2014 03 Biên họp đại hội đồng cổ đông số 01/BB/HĐCĐ.2012 14/04/201 Khơng phù hợp với giấy CNĐKKD thay đổi ngày 06/11/2014 Bảng 3: Danh mục hồ sơ pháp lý PAGE OF 13 ĐÁNH GIÁ CỦA BAN KIỂM SỐT Cơng ty có hồ sơ pháp lý hoạt động, có lưu trữ Bộ phận hành Tuy nhiên bảng Điều lệ công ty ngày 25/04/2006 biên họp đại hội cổ đơng ngày 14/04/2012 khơng phù hợp với giấy CNĐKKD thay đổi ngày 06/11/2014 Việc thay đổi nội dung Giấy CNĐKKD không phản ánh cập nhật kịp thời điều lệ công ty khơng có biên họp đại hội đồng cổ đông thông qua Các lần thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (11 lần) Biên họp Hội đồng quản trị thông qua nội dung thay đổi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh chưa lưu trữ đầy đủ phòng Hành – Nhân Sự (HCNS) Tuy nhiên theo đánh giá nội bộ, cổ đơng có mối quan hệ thân thuộc nên chưa phát sinh rủi ro xảy tình trạng bất đồng quan điểm trường hợp thay đổi nội dung giấy phép kinh doanh mà khơng có biên thông qua Hội Đồng Quản Trị ĐỀ XUẤT CỦA BAN KIỂM SOÁT Sửa đổi, bổ sung Điều Lệ công ty ngày 25/04/2006 cho phù hợp với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi ngày 06/11/2014 Bổ sung biên họp đại hội cổ đông việc thông qua định tăng vốn điều lệ thay đổi tỷ lệ góp vốn cổ đông sáng lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi ngày 06/11/2014 Phòng HCNS cần cập nhật lưu trữ cách an toàn đầy đủ hồ sơ pháp lý công ty III KẾT QUẢ KHẢO SÁT NGUỒN NHÂN LỰC VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ Khảo sát cấu lao động: Bảng 4: Tởng số lao động theo phòng ban PAGE OF 13 Bảng 5: Cơ cấu lao động theo độ tuổi Bảng 6: Cơ cấu lao động theo trình độ PAGE OF 13 Khảo sát mơi trường quản lý Hành Chính Nhân Sự: Nội dung Khảo sát Co Nội quy lao động tác phong công việc?  Thoả ước lao động tập thể?  Quy định vào cổng khách hàng? Quy định quản lý sử dụng điện thiết bị điện? Khơn g Chu thích Đánh giá Có hiệu lực từ 2008 khơng thấy có vận hành, nhân viên văn phòng chưa hiểu rõ nội dung nội quy lao động, nhân viên không yêu cầu đọc hiểu nội quy lao động Chưa ban hành quy tắc ứng xử văn hóa Doanh Nghiệp Rất nhiều trường hợp vi phạm nội quy xảy (vi phạm hành vi ứng xử) chưa ghi nhận chưa có chế xử lý, có không xử lý  Khách hàng, nhà cung cấp, người lạ, nhân viên nghỉ việc, người không phận vào cổng công ty cổng nhà máy chưa kiểm soát cách chặt chẽ, ví dụ: xe giao hàng từ nhà cung cấp vào nhà máy, vào VP khơng có xác nhận bảo vệ  dễ dẫn tới nhiều tình tiêu cực   Khơng tìm thấy chứng thơng báo cho nhân viên Quy định sử dụng máy photocopy?  Khơng tìm thấy chứng thơng báo cho nhân viên Quy định sử dụng máy in?  Khơng tìm thấy chứng thông báo cho Quy định sử dụng điện thoại? PAGE OF 13 Nội dung Khảo sát Co Khơn g Chu thích Đánh giá nhân viên Quy định sử dụng máy tính, mạng nội bộ?  Quy định điều động xe công tác?  Quy định cấp phát sử dụng xăng xe?  Quy định bảo trì bảo dưỡng xe?  Quy chế quản lý đội xe?  Quy trình kiểm sốt hồ sơ, cơng văn đến?  Danh bạ điện thoại nhân viên?  Danh sách địa email nhân viên theo phận?  Quy chế tổ chức phòng Hành Nhân sự?  Sơ đồ tổ chức, chức nhiệm vụ phòng Nhân Sự?  Mơ tả cơng việc Trưởng phòng HCNS  Mơ tả cơng việc nhân viên nhân - tiếp tân?  Mô tả cơng việc Nhân viên hành chính?  Mơ tả công việc nhân viên bảo vệ?  Mô tả công việc nhân viên lao cơng, vệ sinh văn phòng?  Quy định quản lý danh sách hồ sơ nhân viên?  Quy định quản lý hợp đồng lao động?  Quy chế lương thưởng công ty?  Chưa tìm thấy chứng Phòng HCNS gửi cập nhập danh sách điện thoại cho toàn CTY định kỳ Đã duyệt chưa ban hành HCNS cần hỗ trợ xây dựng quy chế PAGE OF 13 Nội dung Khảo sát Co Khơn g Chu thích Đánh giá lương bổ sung  Đã duyệt chưa ban hành (nằm quy chế lương)  Đã duyệt chưa ban hành (nằm quy chế lương) Bảng lương theo phận?  Đã duyệt chưa ban hành (nằm quy chế lương) Phiếu lương gửi cho nhân viên?  Quy định khen thưởng kỷ luật?  Quy định bảo mật lương? Quy trình tính lương? Nằm quy chế lương Chưa ban hành Thủ tục xử lý vi phạm khiếu nại?  Quy định lập kế hoạch công tác? Quy định quản lý văn phòng phẩm? Thiếu biện pháp chế tài trường hợp vi phạm Thiếu chế xử lý khiếu nại từ nhân viên, dễ dẫn đến tâm lý chán nản lòng tin vào Ban lãnh đạo  Cần ban hành để tránh trường hợp công tác không mục đích, lãng phí thời gian chi phí công ty  Rủi ro thấp, chưa cần thiết phải đặt chế kiểm sốt Quy trình Tuyển dụng?  Đã duyệt chưa ban hành Cần thực hóa văn Quy chế đào tạo?  Đã duyệt chưa ban hành Yếu công tác kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ chun mơn công nhân viên, dẫn tới tương lai đủ nguồn lực tốt để phát triển doanh nghiệp, nhân viên thiếu gắn bó với cơng ty PAGE 10 OF 13 Nội dung Khảo sát Co Khôn g Chu thích Đánh giá khơng nhìn thấy tương tác quan tâm hỗ trợ tử Cơng ty Quy trình đánh giá nhân sự? Đã duyệt chưa ban hành (nằm quy chế lương)  Đánh giá lực nhân viên cần phải khách quan, việc ban hành quy trình/quy định đánh giá lực hàng năm bắt buộc  Vì chưa có quy trình khơng vận hành nên trạng cơng ty có nhiều vị trí làm việc khơng chức năng, lạm quyền, lấn quyền, ngang nhiên điều động người phòng ban khác, v.v Việc kiểm sốt cơng việc từ khơng thực thi  Mục đích sổ tay nhân viên để thông tin cho nhân viên biết hiểu cách rõ ràng sách công ty, công cụ hệ thống thông tin truyền thông Tham khảo: http://worklink.vn/tintuc/1009/viet-so-taynhan-vien -de-haykho-.html Báo cáo định kỳ hàng tháng phòng HCNS?  Quy định vể báo cáo định kỳ HCNS ghi rõ mô tả công việc, khảo sát không thấy có báo cáo gửi từ phòng HCNS định kỳ Ứng dụng CNTT/ phần mềm vào quản lý nguồn nhân lực?  Quy trình bổ nhiệm, điều chuyển nhân sự? Sổ tay nhân viên? Quy trình giải nhân viên thơi việc?  Hiện cơng ty có 762 nhân viên/cơng nhân vị trí VP, Nhà máy Gỗ nhà máy ISOTECH, xu hướng tới PAGE 11 OF 13 Nội dung Khảo sát Co Khôn g Chu thích Đánh giá mở rộng quy mơ số lượng công nhân viên tăng, với việc quản lý nhân excel xảy nhiều vấn đề (quản lý thủ công, chậm, thiếu bảo mật, dễ xảy sai sót, báo cáo khơng kịp thời) Bảng 7: Bảng câu hỏi khảo sát quy chế quản lý Phòng HCNS ĐÁNH GIÁ CỦA BAN KIỂM SỐT Số lượng nhân viên 762 người (tính đến 15/01/2016) cho thấy quy mô công ty tương đối lớn với cấu trúc nhân đa dạng Tuy nhiên việc tổ chức nhân chưa hiệu thiếu chế giám sát tn thủ Cơng ty có ban hành số văn bản, quy trình, quy định liên quan đến quản lý hành nhân Tuy nhiên, việc truyền thông giám sát thực chưa phát huy hiệu Việc chưa cơng bố tầm nhìn sứ mệnh giá trị công ty dẫn tới việc nhân viên không hiểu rõ quan điểm triết lý kinh doanh chiến lược chung công ty, công nhân viên từ chưa phát huy hết khả năng, lực cho mục tiêu chung dài hạn công ty Việc chưa ban hành quy tắc ứng xử văn hóa doanh nghiệp dẫn tới hàng loạt hành vi thiếu văn hóa hàng loạt tiêu cực, sai phạm nhà máy chưa xử lý Bên cạnh đó, việc chưa có báo cáo định kỳ HCNS cho thấy việc thiếu chế kiểm tra giám sát công việc Bộ phận HCNS Việc chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản trị nhân - tiền lương dẫn tới hàng loạt rủi ro vê việc tính lương sai, tính chậm, bảng lương có khả bị chỉnh sửa mà không rõ nguyên do, quản lý nhân viên rời rạc, không kịp thời PAGE 12 OF 13 ĐỀ X́T CỦA BAN KIỂM SỐT Cơng bố Sứ Mệnh, Tầm nhìn xây dựng khung giá trị CTY CP Nguyên Vũ; Tăng cường công tác truyền thông: phổ biến, tập huấn quy định hành quy định ban hành; Ban hành quy tắc ứng xử văn hóa Doanh Nghiệp, làm tiền đề cho quy tắc ứng xử phòng ban; Ký ban hành cơng bố quy định quy chế thiếu (bảng số 7); Hệ thống hóa quản lý nhân hành ứng dụng cơng nghệ thơng tin, tích hợp vào hệ thống kế toán / Trưởng Ban Kiểm Soát Nội Bộ Võ Tuấn Kiệt PAGE 13 OF 13 ...BÁO CÁO CỦA BAN KIỂM SOÁT NỘI BỘ Số 01/2016-BC-KSNB Ngày 31/01/2016 Thay mặt Ban Kiểm Sốt Nội Bộ Cơng ty Cổ Phần Nguyên Vũ, xin báo cáo trước Hội Đồng Quản Trị nội dung sau: Nội dung... 13 I HOẠT ĐỘNG CỦA BAN KIỂM SỐT NỘI BỘ Ban kiểm sốt nội (BKSNB) thực cơng tác khảo sát tồn diện Công ty Cổ phần Nguyên Vũ (sau gọi tắt công ty) tháng 01/2016, nhằm rà soát đánh giá cách độc lập... http://worklink.vn/tintuc/1009/viet-so-taynhan-vien -de-haykho-.html Báo cáo định kỳ hàng tháng phòng HCNS?  Quy định vể báo cáo định kỳ HCNS ghi rõ mô tả cơng việc, khảo sát khơng thấy có báo cáo gửi từ phòng HCNS định kỳ Ứng