GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Tầm quan trọng việc xây dựng mối quan hệ nhóm Tại: nhóm 4, lớp OTV14 Trang Trang Hoàn cảnh • Kết • Phân tích nguyên nhân • Mục tiêu • Giải pháp • Kế hoạch • Kết đạt • Chuẩn hóa, mở rộng • NỘI DUNG HOÀN CẢNH (background) Nhóm 4, lớp OTV14 có hoạt động đánh giá thành viên Hoạt động Đánh giá kết học tập tuần Thời điểm Cuối tuần Mục tiêu Kiểm tra nhiệm vụ tuần Nhắc nhở nhiệm vụ học tập tuần tới Đánh giá thành phần làm việc nhóm chung Cuối học kỳ thi hết mơn Phát triển nhóm, thành viên nhận xét riêng đưa ưu khuyết điểm, có thư ký lưu lại để báo cáo nhóm trưởng Cho ngày hồn thiện Khơng lưu lại lịch sử làm việc Khơng có theo dõi hoạt động nhóm Một số thành viên chưa thực mạnh dạn trao đổi có tập nhóm, họp nhóm Kỹ tin học chưa tốt cộng với tính nhút nhát dẫn đến thụ động tham gia hoạt động nhóm Một số thành viên tích cực phàn nàn vấn đề họp nhóm mất niềm tin vào nhóm Các hoạt động nhóm khơng hiệu quả, dẫn tới mối quan hệ nhóm khơng tốt Trang KẾT QUẢ HIỆN TẠI (CURRENT SITUATION) Quy trình tại: Nhóm trưởng gửi file excel mẫu đánh giá cho nhóm qua email Group Facebook, Zalo thơng báo họp thức vào 19 45 phút chiều chủ nhật Trước họp thành viên tự liên hệ với 20 00 phút tổ chức họp Nhóm trao đổi thảo luận vấn đề môn học nhiệm vụ tuần BTTN, BTN, BTVN, BTKN… Hỗ trợ hướng dẫn cách giúp thành viên không bị thiếu điểm chuyên cần thiếu tập Nhóm trưởng đánh giá kết luận Nhắc nhở nhiệm vụ tuần Kết hỏi khảo sát: 90% Thành viên họp đầy đủ Thu 10/12 phiếu phiếu không hợp lệ 7/12 Thành viên khơng hài lòng tình hình 3/12 Thành viên hài lòng 2/12 Thành viên khơng có ý kiến Hài lòng 0.17 0.25 0.58 Khơng hài lòng Khơng có ý kiến Bạn có hài lòng với hoạt động đánh giá thành viên nhóm ta ? [ ]có [ ]khơng [ ]khơng có ý kiến Trang PHÂN TÍCH NGUN NHÂN (ROOT CAUSE ANALYSIS) THÀNH VIÊN QUY ĐỊNH Không biết tầm quan trọng Chưa có chế tài Khơng thảo luận, cho có mặt cho vui Chưa có quy định, nội quy Không chủ động được, chờ tới gần hết hạn bắt đầu làm Hoạt Hoạt động động họp họp nhóm nhóm khơng khơng hiệu hiệu Chưa tự chủ thời gian Thao tác máy tính chậm, kỹ máy tính quả Một nhóm trưởng Phương pháp học Elearning chưa thành thạo Không share file Tiện đâu họp CÁCH LÀM Khó lưu CƠNG NGHỆ Trang MỤC TIÊU (target condition) Kết cần đạt được: - 95% Thành viên tham gia họp đầy đủ - 80% Thành viên thường xuyên phát biểu đóng góp ý kiến - 11/12 thành viên hài lòng tình hình - Lưu kết lịch sử làm việc - Rèn luyện khả sử dụng tin học mức - 12/12 thành viên đóng góp ý kiến trao đổi, họp nhóm - Phát triển kỹ làm việc theo nhóm để đạt kết cao Trang GIẢI PHÁP (solution, countermeasures) • Cơng nghệ: - Sử dụng Zalo, Facebook, Google drive làm việc theo nhóm (Cơng nghệ đám mây) - Thường xuyên tổ chức họp Offline nhóm - Thường xun thao tác máy tính( thay điện thoại) để mấy bạn thao tác chậm trở nên thành thạo • Phân việc: phân cơng theo thống nhất nhóm, thực việc ghi chép lại biên họp nhóm, tổng hợp tư liệu tất thành viên nhóm • Xây dựng, truyền thơng: - Đưa hình thức phạt thành viên khơng tương tác nhóm, để làm quỹ riêng gặp mặt họp Offline - Truyền thơng: phổ biến họp • Tác động kỳ vọng nguyên nhân gốc: - 100% thành viên hiểu tầm quan trọng tương tác - Phân công công việc cho thành viên - Thành viên thống nhất ý kiến, chia sẻ khó khăn giải đáp thắc mắc Trang KẾ HOẠCH (implementation plan) Dự kiến kế hoạch sau (nhân thống nhất với nhóm) Cơng việc Phụ trách Thời gian Kết Ghi chu Xây dựng Kế hoạch Trường Ngọc 11/2 Hợp lý Thông báo thời gian Theo kế hoạch Trước ngày Hiệu Chọn địa điểm Các thành viên Chủ nhật hàng tuần Địa điểm hợp lý Thư ký Thư Biên Ghi nội dung Ban hành quy chế Ngọc Phượng 19/2 Gửi Mail Thủ quỹ Thư Các thành viên Trang KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Dự kiến cách đo kết sau: Kết Kết kỳ vọng đạt Số lượng 11/11 10/11 Chất lượng Thời gian họp (TV) Ảnh hưởng (chưa có) Tỉ lệ hài lòng Khảo sát 90% Tỉ lệ thành viên bị ảnh hưởng Vắng mặt 1/11 Cần đo Cách đo Thành viên tham dự họp Tỉ lệ thành viên hiểu tầm quan trọng Khảo sát Ghi chu Sẽ đo (chưa có) (chưa có) (chưa có) Trang CHUẨN HÓA, MỞ RỘNG (follow up) Rút ưu điểm, nhược điểm phương pháp sau lần tổ chức họp nhóm Định kỳ thơng báo kết thành viên tham gia (Thưởng, phạt) Sử dụng kết để phát triển nhóm Phát triển phương pháp họp mới, chức nhắn tin tự động nhắc nhở chuẩn bị họp Giúp nhóm khác sử dụng phương pháp họp online Tạo chủ đề lạ, hấp dẫn họp để tăng tương tác cho thành viên Các thành viên nhóm tự tin, mạnh dạn việc trao đổi, đóng góp ý kiến Rút mặt mạnh, yếu sau họp Có thể chia sẻ kinh nghiệm cho nhóm khác Trang 10 ... họp đầy đủ Thu 10/ 12 phiếu phiếu không hợp lệ 7/ 12 Thành viên khơng hài lòng tình hình 3/ 12 Thành viên hài lòng 2/ 12 Thành viên khơng có ý kiến Hài lòng 0.17 0 .25 0.58 Khơng hài lòng... xuyên phát biểu đóng góp ý kiến - 11/ 12 thành viên hài lòng tình hình - Lưu kết lịch sử làm việc - Rèn luyện khả sử dụng tin học mức - 12/ 12 thành viên đóng góp ý kiến trao đổi, họp nhóm - Phát triển. .. họp nhóm Định kỳ thông báo kết thành viên tham gia (Thưởng, phạt) Sử dụng kết để phát triển nhóm Phát triển phương pháp họp mới, chức nhắn tin tự động nhắc nhở chuẩn bị họp Giúp nhóm