2.1.Đóng gói, kiểm đếm, niêm phong, xử lý thu chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá.2.1.1.Đóng gói tiền: 2.1.2.Kiểm đếm tiền2.1.3.Niêm phong tiền2.1.4. Nghiệp vụ thu chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá.2.1.4.2. Quy trình thu chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá.Quy trình chi tiền mặt của TCTD đối với khách hàng:.2. Đóng gói, kiểm đếm, niêm phong, xử lý giao nhận kim khí quý, đá quý.
CHƯƠNG II : QUẢN LÝ TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ VÀ GIẤY TỜ CÓ GIÁ NGHIỆP VỤ KIỂM ĐIỂM VÀ XỬ LÝ THU CHI TIỀN MẶT, GIẤY TỜ CÓ GIÁ, TÀI SẢN QUÝ TRONG NGÀY 2.1 Đóng gói, kiểm đếm, niêm phong, xử lý thu chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá 2.1.1 Đóng gói tiền: Tiền mặt đóng gói theo loại tiền, mệnh giá nhằm dễ kiểm tra quản lý Khi đóng gói tiền cần lưu ý tiền cotton tiền polymer đóng riêng biệt khơng lẫn lộn 2.1.1.1 Đóng gói tiền giấy cotton : Một thếp tiền gồm 100 tờ tiền mệnh giá đóng thành thếp, sử dụng dây đay nhỏ, dây gai giấy buộc vị trí 1/3 chiều dài thếp tiền Một bó tiền giấy gồm 10 thếp tiền mệnh giá đóng thành bó, dùng dây sợi đóng bó tiền chặt chẽ Như bó tiền giấy gồm 1000 tờ mệnh giá Sắp xếp thếp có dây thừng phía thép có hàng dây buộc đối diện, đóng bó dây se (sợi, đay, gai…) Các loại tiền có mệnh giá nhỏ (200đ, 500đ) buộc vòng ngang song song cách vịng chạy dọc chiều dọc bó tiền Các loại tiền có mệnh giá từ 1000đ trở lên, giấy tờ có giá, ngoại tệ buộc vịng ngang vòng dọc Tại điểm giao dây ngang dây dọc phải quấn qua lại để giữ cho bó tiền chắn, nút buộc thắt đầu dây đặt bề mặt tờ lót niêm phong bó tiền Một bao tiền gồm 20 bó tiền mệnh giá, xếp bó thành hình khối hộp chữ nhật, chiều ngang bó, chiều dọc bó, miệng bao thắt nút chặt gấp miệng khâu kín Người đóng bao phải kiểm tra bó tiền trước đóng thành bao, niêm phong kẹp chì bao Bao đóng tiền may vải sợi bong loại tốt, dai, bền, dùng vải bạt mỏng, không phun sơ, may phải loại tốt, chắn, may dấu đường đáy thành bao Mỗi loại tiền dùng loại bao riêng (màu sắc vải màu sắc, số đường sọc) 2.1.1.2 Đóng gói tiền polymer: Một thếp tiền Polymer gồm 100 tờ tiền polymer mệnh giá đóng thành thếp, quấn thếp băng giấy rộng 2,5 đến cm, loại giấy dai, bền, dán hai đầu băng giấy băng dính dùng băng giấy chun dùng có sẵn keo dán Khi đóng thếp tiền phải quấn băng giấy vị trí 1/3 tờ bạc phía đối diện với mệnh giá tiền in số Một bó tiền polymer gồm 10 thếp tiền Polymer mệnh giá đóng thành bó tiền giấy nhưng: Dùng hai miếng bìa cứng ( dầy khoảng 0,5 mm) kích thước phù hợp với kích thước loại tiền để chặn giữ hai mặt bó tiền Ở mặt dán niêm phong: đặt tờ lót niêm phong lên bìa cứng, dán giấy niêm phong lên nút buộc bó tiền Ở mặt trước bó bạc (mặt khơng dán niêm phong), đặt miếng bìa cứng có trống định vị (khớp với vị trí in mệnh giá tiền số) để nhìn rõ mệnh giá bó tiền Đóng bó tiền dây sợi se buộc ngang dọc tiền mệnh giá nhỏ từ 500 đồng trở xuống Buộc ngang dọc tiền có mệnh già từ 1000 đồng trở lên, giấy tờ có giá ngọai tệ Khơng đóng bó tiền q chặt ( khơng dùng máy, ép tiền chặt để đóng bó tiền) Một bao tiền gồm 20 bó tiền mệnh giá, xếp bó thành hình khối hộp chữ nhật, chiều ngang bó, chiều dọc bó, miệng bao thắt nút chặt gấp miệng khâu kín Người đóng bao phải kiểm tra bó tiền trước đóng thành bao, niêm phong kẹp chì bao Bao đóng tiền may vải sợi bong loại tốt, dai, bền, dùng vải bạt mỏng, khơng phun sơ, may phải loại tốt, chắn, may dấu đường đáy thành bao Mỗi loại tiền dùng loại bao riêng (màu sắc vải màu sắc, số đường sọc) 2.1.1.3 Đóng tiền kim loại: Đối với tiền mới, chưa qua lưu thông: Thỏi tiền Hộp tiền Một thỏi tiền kim loại gồm 50 miếng mệnh giá đóng thành thỏi Dùng giấy quấn trịn, dấu kín hai đầu giấy vào mép dọc thỏi dùng túi nilon chuyên dùng để đóng thỏi tiền Một hộp tiền kim loại gồm 40 thỏi mệnh giá Đóng gói hộp tiền áp dụng tiền kim loại đúc Đối với tiền qua lưu thông Thỏi tiền Túi tiền Bao tiền Thùng tiền Một thỏi tiền kim loại gồm 50 miếng mệnh giá Dùng giấy quấn trịn, dấu kín hai đầu giấy vào mép dọc thỏi dùng túi nilon chuyên dùng để đóng thỏi tiền Một túi tiền kim loại gồm 20 thỏi tiền kim loại mệnh giá Như túi tiền gồm 1000 miếng mệnh giá Túi đóng tiền kim loại dùng vải day, may giấu đường chỉ, có sọc Sắp xếp thỏi kim loại thành hình khối, buộc thắt chặt miệng túi tiền có niêm phong giấy niêm phong tiền giấy mệnh giá Chỉ đóng túi tiền tiền qua lưu thông Một thùng tiền kim loại gồm 10 túi tiền mệnh giá Lưu ý bao đóng tiền: Như nói loại tiền dùng loại bao riêng (màu sắc vải màu sắc, số đường sọc) Cụ thể sau: Bao tiền cotton, tiền kim loại: có sọc liền rộng khoảng 2,5 – cm, song song cách Bao tiền polymer có sọc đứt quãng Bao tiền mệnh giá trăm đồng có sọc màu vàng, bao tiền mệnh giá nghìn đồng có sọc màu xanh, bao tiền mệnh giá chục nghìn đồng có sọc màu đỏ, bao tiền mệnh giá trăm nghìn đồng có sọc màu đen Các loại mệnh giá có chữ số đầu bao tiền có sọc, chữ số đầu có sọc, chữ số đầu có sọc 2.1.2 Kiểm đếm tiền Khi thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kiểm đếm xác Người nộp tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải chứng kiến ngân hàng kiểm đếm Người lĩnh tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kiểm đếm lại trước rời khỏi quầy chi ngân hàng Trường hợp thu tiền: Khi nhận tiền từ khách hàng phải nhận lúc, kiểm đếm tổng số bó, bó đủ mười thếp, nhận thếp lẻ sau tờ lẻ Trường hợp chi tiền: Chi tiền cho khách hàng theo nguyên tắc chi lúc, đếm chi số bó, bó đủ mười thếp, chi thếp lẻ sau chi tờ lẻ Kiểm đếm phân loại tiền thu khách hàng nộp vào Ngân hàng theo trình tự sau: Kiểm đếm tổng hợp: toàn số tiền thu từ khách hàng theo bảng kê, phải nhận lúc, kiểm đếm tổng số bó (mỗi bó đủ 10 thếp), sau kiểm đếm thếp tờ Kiểm đếm tờ: Tiến hành kiểm đếm tờ bó tiền, vừa kiểm đếm, vừa chọn lọc, xếp tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông đủ tiêu chuẩn lưu thông, phân loại tiền (cotton, polymer, kim loại), đặc biệt ý phát tiền giả, tiền nghi giả… xử lý theo quy định Ngân hàng Nhà nước Việc kiểm đếm giao nhận tiền mặt theo bao hay bó tiền niêm phong đươc thực theo trình tự sau: Giao nhận theo bao: đếm tổng số bao, sau kiểm tra tình trạng bao tiền Từng bao tiền niêm phong kèm bảng kê tiền Giao nhận theo bó: đếm tổng số bó, sau kiểm tra bó Sau kiểm đếm xong, bó tiền khơng thừa, thiếu, lẫn loại hủy ngang niêm phong, đóng gói niêm phong bó tiền Nếu người kiểm đếm phát bó tiền có phát sinh thừa thiếu, lẫn loại, có giả thực sau: Trường hợp thừa thiếu bó tiền: báo cho khách hàng biết số tiền thừa thiếu trả lại thừa yêu cầu khách hàng nộp số tiền cịn thiếu thiếu Trường hợp có tiền giả bó tiền: Tiến hành lập biên giữ tiền giả theo quy định Ngân hàng Nhà nước; đóng dấu tiền giả lên mặt trước mặt sau tờ tiền bấm lỗ tờ tiền; báo cho khách hàng biết, đồng thời yêu cầu khách hàng nộp thêm số tiền bị giả theo biên kiểm đếm 2.1.3 Niêm phong tiền Giấy niêm phong bó tiền: in sẵn số yếu tố, giấy mỏng, kích thước phù hợp với loại tiền Giấy niêm phong bó (hoặc túi) tiền tổ chức tín dụng có màu giấy màu mực riêng Trên niêm phong bó, túi, hộp, bao, thùng tiền phải có đầy đủ, rõ ràng yếu tố sau: tên ngân hàng; loại tiền; số lượng (tờ, miếng, bó, túi) tiền; số tiền; họ tên chữ ký người kiểm đếm, đóng gói; ngày, tháng, năm đóng gói niêm phong Người lập giấy niêm phong tiền phải ký ghi tay, dùng bút mực tốt để ghi, không dùng bút mực dễ phai bút chì.Người có họ tên, chữ ký giấy niêm phong phải chịu trách nhiệm tài sản bó, túi, hộp hay bao, thùng tiền niêm phong Giấy niêm phong tiền phải dán tờ giấy lót mối dây buộc thắt nút hai đầu dây Quy định niêm phong bao, túi, thùng tiền Ngân hàng Nhà nước: Kẹp chì tiền in; Kẹp chì kèm giấy niêm phong tiền qua lưu thông Cách niêm phong: Đối với bó tiền: giấy niêm phong phải dán tờ giấy lót mối dây buộc thắt nút bó tiền Đối với bao tiền: Dùng dây sợi không nối buộc thắt miệng bao, dán tờ niêm phong sát nút miệng bao, dán phải tách hai đầu dây cách Đối với thùng tơn: Đóng chặt nắp thùng, cài chốt, bấm khóa niêm phong thân thùng nắp thùng Nếu niêm phong kẹp chì niêm phong kẹp chì phải xuyên hai đầu dây buộc qua bao (túi) qua viên chì, giấy niêm phong kẹp chì; sau kẹp dấu hiệu Đơn vị có dấu hiệu riêng biệt, phải đảm bảo bí mật mẫu dầu kẹp chì Đóng bó, niêm phong ngoại tệ, giấy tờ có giá thực đóng bó, niêm phong tiền giấy 2.1.4 Nghiệp vụ thu chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá 2.1.4.1 Nguyên tắc chung: Mọi khoản thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá Ngân hàng Nhà nước hay tổ chức tín dụng phải thực thông qua quỹ đơn vị Thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải vào chứng từ kế toán Trước thu, chi phải kiểm sốt tính chất hợp lệ, hợp pháp chứng từ kế toán Tiền mặt, ngoại tê, giấy tờ có giá thu vào hay chi phải đủ, với tổng số tiền (bằng số chữ), khớp thời gian (ngày, tháng, năm) chứng từ kế toán, sổ kế toán, sổ quỹ Trên chứng từ kế toán bảng kê thu, chi loại tiền hay biên giao nhận tiền, tài sản phải có chữ ký khách hàng thủ quĩ, thủ kho tiền ngân hàng theo mẫu vị trí qui định Không thu vào quĩ ngân hàng loại tiền khách hàng đem nộp không đủ tiêu chuẩn lưu thơng ngun nhân có tính chất phá hoại, tiền giả, tiền mẫu Khi phát loại tiền này, kiểm ngân phải báo cáo với Trưởng quĩ thủ quĩ để lập biên bản, giữ lại vật xử lý theo qui định hành Khi thu tiền phải chọn lọc riêng tiền lành đủ tiêu chuẩn lưu thông tiền rách nát q trình lưu thơng theo tiêu chuẩn qui định hành đóng gói riêng loại Tất đơn vị ngân hàng có giao dịch tiền mặt trực tiếp với khách hàng (cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp cá nhân) có trách nhiệm phải thu nhận đổi tiền rách nát thường xuyên, thuận tiện cho khách hàng họ có yêu cầu Tiền mặt chi cho khách hàng phải tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá qua quĩ ngân hàng phải đếm kiểm qua tay hai người, có người phải tự kiểm tra lại Khách hàng nộp tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải chứng kiến ngân hàng kiểm đếm tài sản nộp Khách hàng lĩnh tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kiểm đếm lại trước rời khỏi quầy chi ngân hàng Ngân hàng phải tạo điều kiện khách hàng chứng kiến việc ngân hàng kiểm đếm tiền khách hàng nộp khách hàng kiểm đếm lại lĩnh tiền ngân hàng Thu, chi tiền mặt phải tuân thủ qui trình nghiệp vụ ngân quỹ Trong mơ hình Teller cửa, thu chi tiền mặt với khách hàng, giao dịch viên trực tiếp lập chứng từ thu chi tiền với khách hàng hạn mức cho phép giao dịch viên Các đơn vị chưa áp dụng mơ hình Teller cửa, thủ quỹ chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt Người trực tiếp thực thu, chi giao nhận tiền phải chịu trách nhiệm đầy đủ xác số tiền thu, chi số lượng chất lượng 2.1.4.2 Quy trình thu chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá Quy trình thu tiền mặt TCTD khách hàng: (1) (2) Khách hàng (3) (4) Kế toán (4) Thủ quỹ (5) Kiểm soát trước Lưu chứng Khách hàng nộp 02 liên chứng từ nộp tiền (Giấy nộp tiền phiếu thu, gọi chung Chứng từ thu tiền) thông báo số tiền cần nộp thơng tin khác có liên quan cho kế tốn (sau sang phận quỹ để lập bảng kê loại tiền nộp) (5) Kế toán kiểm soát yếu tố ghi chứng từ thu tiền, đảm bảo tính chất hợp lệ, hợp pháp; việc chấp hành quy định ghi chép yếu tố chứng từ vào thông tin khách hàng cung cấp nhập yếu tố vào máy vi tính hoạch tốn (lúc định khoản, chưa hạch toán vào tài khoản), ký tên chuyển chứng từ thu tiền cho thủ quỹ theo đường nội bộ; (6) Thủ quỹ nhận chứng từ thu tiền bảng kê loại tiền (nếu khách hàng tự lập bảng kê loại tiền nộp), đối chiếu đảm bảo khớp yếu tố (họ tên người nộp tiền, địa chỉ, nội dung khoản tiền nộp, số tiền số, số tiền chữ ghi chứng từ phải khớp với nhau, khớp với số tiền ghi bảng kê loại tiền thu) Trường hợp thủ quỹ lập bảng thu thay cho khách hàng phải yêu cầu khách hàng ký tên lên Bảng kê loại tiền nộp (đối với bảng kê yêu cầu có chữ ký khách hàng) Nhận tiền: Thủ quỹ nhận toàn số tiền khách hàng nộp lúc, gồm đủ loại tiền xếp theo loại mệnh giá, theo bó chẵn, thếp lẻ, tờ lẻ; Kiểm đếm: Thực kiểm đếm theo tờ tiền giấy, theo đơn vị tiền kim loại Đếm loại xong loại đánh dấu theo dõi bảng kê, theo phương thức đếm bó chẵn trước, bó lẻ sau đếm tờ lẻ sau Không để lẫn lộn tiền kiểm đếm với tiền chưa kiểm đếm Khi cắt dây bó tiền đếm tờ, phải giữ nguyên niêm phong bó tiền cũ khách hàng nộp để làm xử lý phát thừa thiếu Khi kiểm đếm theo tờ phải có chứng kiến khách hàng, phát sinh thừa trả lại khách hàng, thiếu khách hàng phải bù tiền cho đủ, khơng đủ khách hàng phải viết lại giấy nộp tiền theo số tiền thực tế Ngân hàng nhận Khi kiểm đếm ý phát tiền giả, tiền có thơng báo mất, tiền hết hạn lưu hành, tiền lẫn loại, tiền mẫu, tiền bị phá hoại Nếu phát tiền giả, tiền nghi giả phải lập biên thu giữ ghi đầy đủ yếu tố loại tiền, số in, năm phát hành, họ tên, địa người có tiền giả, có đầy đủ chữ ký bên liên quan Biên lập thành 03 liên: 01 liên khách hàng giữ, 01 liên chuyển sang kế toán để hạch toán ngoại bảng, 01 liên lưu quỹ Khi thu nhận ngoại tệ chi thu loại ngoại tệ Ngân hàng quy định mua vào, phải thu loại ngoại tệ ghi chứng từ khơng thực thu theo bó, thếp mà phải đếm tờ Trường hợp thu tiền theo túi niêm phong, thủ quỹ phải thực hiện:Tiền lẻ khơng chẵn bó phải kiểm đếm Các loại tiền chẵn bó đủ 10 thếp thực kiểm đếm bó đếm đủ tổng số bó tiền Chứng kiến khách hàng xếp tiền chẵn vào túi, thùng, buộc chặt miệng túi đậy nắp khóa thùng, niêm phong miệng túi, thùng chặt chẽ Niêm phong ghi rõ họ tên, địa khách hàng, loại tiền nộp, số bó, số tiền túi, thùng ngày, tháng, năm niêm phong, ký tên Hai bên xác nhận: số tiền kiểm đếm tờ, số tiền chưa kiểm đếm tờ kiểm đếm thếp, bó theo loại tiền, theo túi, thùng niêm phong Túi niêm phong thu bảo quản kho theo chế độ hành Kiểm lại toàn số tiền đếm với Bảng kê loại tiền nộp theo loại, tổng số, đảm bảo nhận đủ Đóng gói bảo quản số tiền kiểm đếm quy định Sau nhận đủ tiền, thủ quỹ ký tên lên chứng từ thu tiền Bảng kê loại tiền thu, đóng dấu "Đã thu tiền" lên chứng từ thu tiền, chuyển chứng từ thu tiền (liên 2) lại cho khách hàng (4) Thủ quỹ chuyển chứng từ thu tiền (liên 1) cho kiểm soát trước quỹ; (5) Kiểm soát trước quỹ kiểm tra yếu tố chứng từ thu tiền đảm bảo hợp pháp, hợp lệ, đối chiếu với số liệu máy vi tính khớp duyệt máy vi tính (lúc thức khoản tiền nộp hạch tốn vào tài khoản), ký tên chuyển liên chứng từ thu tiền lưu theo chế độ hành Kiểm đếm tiền túi niêm phong: Túi niêm bảo quản chắn, an toàn kho mở túi niêm phong kiểm đếm lại theo qui trình qui định Ngay ngày làm việc sau ngày nhận túi niêm phong, Thủ quỹ phải thực kiểm đếm số tờ tiền theo túi niêm phong ngày hôm trước Nếu khách hàng chứng kiến kiểm đếm: Khách hàng phải tự kiểm tra niêm phong trước cắt niêm phong Nếu khách hàng ủy nhiệm văn cho Ngân hàng kiểm đếm khơng cần có chứng kiến khách hàng thủ quỹ Ngân hàng tự kiểm đếm Trong trường hợp thừa tiền Ngân hàng thông báo trả lại cho khách hàng tiền thừa Trường hợp thiếu tiền Ngân hàng yêu cầu khách hàng nộp số tiền thiếu cho ngân hàng Nếu khách hàng chưa có tiện nộp lập biên bản, ghi nợ khách hàng, phạm vi ngày làm việc phải hoàn trả đủ ngân hàng Quá hạn trên, khách hàng phải chiụ phạt theo lãi suất nợ hạn số tiền thiếu, nghiêm trọng bị truy tố trước pháp luật Những vấn đề cần ý thu tiền mặt: Đối với khách hàng yêu cầu phải làm đầy đủ công việc sau: Giấy nộp tiền phải ghi đầy đủ yếu tố, tổng số tiền số, chữ phải khớp đúng; Có bảng kê phân loại tiền (hoặc biên giao nhận tiền xuất nhập Quĩ dự trữ) Tiền mặt phải chọn lọc tiền lành riêng, tiền rách riêng, xếp thành bó thếp đầy đủ Khi giao tiền phải chứng kiến Ngân hàng đếm tờ, có thừa thiếu kịp thời xử lý theo phương pháp: Thừa: Khách hàng nhận lại số tiền thừa Thiếu: Khách hàng phải bù thêm cho đủ, theo giấy nộp tiềnvà bảng kê Nếu khơng có đủ tiền bù, phải lập lại giấy nộp tiền theo số tiền thực tế ngân hàng nhận Nếu khách hàng chưa giao dịch thường xuyên với ngân hàng, cần hướng dẫn cụ thể cách xếp tiền theo loại, loại xếp theo thếp, bó; số tiền lẻ tờ để riêng , cách lập Bảng kê loại tiền nộp để tạo điều kiện cho giao dịch kịp thời, văn minh; việc giao nhận, đếm kiểm chứng kiến ngân hàng khách hàng xác Về phía Ngân hàng: Mỗi tiền thu phải đếm qua tay hai người (người thứ thu, người thứ hai kiểm tra lại) Nếu có người thu phải tự kiểm tra lại; - Việc đếm đóng gói, niêm phong bó tiền phải theo qui định: - Đóng bó tiền chọn lọc,theo loại tiền,tiền lành riêng, tiền rách riêng đủ 1.000 tờ (10 thếp, thếp 100 tờ), dùng dây đay nhỏ buộc thếp tiền, dây (đay, gai, sợi) xe buộc bó tiền chặt chẽ Bó tiền loại dùng giấy niêm phong loại tiền phải ghi đầy đủ yếu tố qui định theo mẫu giấy in sẵn 10 Người đếm, đóng gói niêm phong phải chịu trách nhiệm thừa thiếu bó tiền 2.1.4.3 Quy trình chi tiền mặt TCTD khách hàng: Kế toán Khách hàng ) Kiểm soát trước Thủ quỹ Khách hàng nộp chứng từ lĩnh tiền (Séc lĩnh tiền mặt giấy lĩnh tiền mặt, phiếu chi, hóa đơn POS… gọi chung chứng từ chi tiền) thông báo số tiền rút (đối với tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu ) cho kế toán quản lý tài khoản Kế toán quản lý nhận chứng từ chi từ khách hàng, thực kiểm soát: Kiểm soát số chứng minh nhân dân quân nhân, hộ chiếu thời hạn Chứng từ lập mẫu, đầy đủ liên, theo loại mực quy định, có đầy đủ chữ ký dấu (nếu có) chủ tài khoản kế tốn trước có với mẫu đăng ký Ngân hàng Kiểm tra số hiệu tài khoản, tên chủ tài khoản, hạn mức thấy chi… khách hàng, đảm bảo đủ số dư toán Thực hạch toán ghi Nợ tài khoản tiền gửi khách hàng tài khoản thích hợp Chuyển chứng từ cho kiểm soát viên trước đưa sang quỹ số tiền chi vượt hạn mức kế toán giao dịch thực bước số tiền chi hạn mức kế toán giao dịch Kiểm soát trước quỹ: Kiểm tra yếu tố chứng từ chi tiền, đảm bảo tính hợp lệ hợp pháp, đối chiếu với số liệu máy tính khớp duyệt máy vi tính, ký tên lên chứng từ chi tiền chuyển cho thủ quỹ (Trường hợp chứng từ giải ngân tiền vay có chữ ký lãnh đạo đơn vị) Thủ quỹ: Nhận chứng từ chi tiền từ kế toán 11 Lập bảng kê phân loại tiền chi trả (căn vào tính chất khoản chi cấu loại tiền có quĩ) Tự kiểm soát khớp chứng từ chi bảng kê nội dung: ngày, tháng, năm chi tiền; họ tên, địa người lĩnh tiền; tổng số tiền (số tiền số chữ) Chuẩn bị tiền mặt theo bảng kê lập (theo bó, thếp, tờ lẻ) Đếm kiểm lại tiền mặt với số tiền ghi chứng từ chi tiền Ghi sổ chi tiền quầy chi ký tên chứng từ, bảng kê Gọi khách hàng đến nhận tiền theo (số thứ tự, họ tên) ghi chứng từ (hoặc theo tích kê chi tiền phát) Chú ý trước phát tiền yêu cầu khách hàng: Nêu rõ số tiền khách hàng cần lĩnh; Xuất trình giấy chứng minh nhân dân (hoặc quân nhân) kiểm tra họ tên người lĩnh tiền phát tiền; Khách hàng phải viết rõ họ tên ký chứng từ, bảng kê nhận tiền Phát tiền cho khách chứng kiến khách hàng đếm lại tiền Đóng dấu "đã chi tiền" lên chứng từ, bảng kê xếp lưu hồ sơ Những ý chi tiền cho khách hàng: Mỗi chi tiền cho khách hàng phải kiểm đếm qua tay hai người Nếu có người phải tự kiểm tra lại (phúc hạch) Yêu cầu khách hàng kiểm tra lại tiền, xác nhận đủ trước lúc khỏi quầy chi tiền; Tiền chi cho khách hàng phải tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông 2.1.4 Thu chi ngoại tệ, loại chứng từ có giá trị ngoại tệ Khi thu chi tiền mặt ngoại tệ chứng từ có giá trị ngoại tệ, ngồi việc tn thủ qui trình nghiệp vụ thu, chi tiền mặt "VND" qui định trên, phải ý: Chỉ thu nhận loại ngoại tệ ngân hàng mua vào; Phải thu chi loại ngoại tệ ghi chứng từ (ký hiệu ngoại tệ; tên ngoại tệ; ý phát tiền giả, tiền có thơng báo mất, tiền hết hạn lưu hành ); 12 Trường hợp gặp ngoại tệ khó tiêu thụ, tuỳ mức độ để xử lý (khơng nhận, nhận giữ hộ thoả thuận nhận khơng tiêu thụ ghi nợ lại tài khoản khách hàng trả lại ); Nếu tiền chưa kết luận giả yêu cầu khách hàng đổi làm thủ tục gửi giám định; Trường hợp phát tiền giả, tiền trộm cắp, trước hết yêu cầu khách hàng xác nhận số seri tờ bạc, sau làm thủ tục lập biên thu lại tờ bạc xử lý theo qui định; Tiền kết luận giả biên phải ghi đầy đủ yếu tố: Loại tiền, số bảng in, năm phát hành, ký hiệu tên bảng, họ tên, địa người có tiền giả, biên có đầy đủ chữ ký bên có liên quan Người giám định người duyệt giám định phải chịu trách nhiệm tờ bạc khơng phải giả 2.2 Đóng gói, kiểm đếm, niêm phong, xử lý giao nhận kim khí quý, đá quý 2.2.1 Kim khí quý, đá quý bao gồm: Kim khí quý: Vàng, bạc, bạch kim loại kim loại quý khác Đá quý: Kim cương (hạt xoàn), ruby (hồng ngọc), emorot (lục bảo ngọc), saphia (bích ngọc), ngọc trai (trân châu) loại đá quý khác Kim khí quý, đá quý phải phân loại, xếp, đóng gói, niêm phong theo trật tự danh mục để bảo quản, kiểm kê thuận tiện xuất nhập, kiểm tra Việc xác định số lượng, khối lượng, chất lượng kích cỡ loại kim khí quý, đá quý phải cụ thể xác 2.2.2 Phân loại kim khí quý, đá quý Kim khí quý, đá quý phân thành danh mục sau: Loại, phân loại phân loại chất lượng 2.2.2.1 Loại: Vàng, bạc, bạch kim, kim cương, ruby, emorot, saphia, ngọc trai, kim khí quý, đá quý khác theo quy định pháp luật 2.2.2.2 Phân loại: Các loại kim khí quý phân poại việc phân loại vàng 13 - Vàng trang sức: sản phẩm vàng có gắn khơng gắn đá q, kim loại quý vật liệu khác để phục vụ nhu cầu trang sức người loại: nhẫn, dây, vòng, hoa tai, kim cài, loại khác - Vàng mỹ nghệ: sản phẩm vàng có gắn không gắn đá quý, kim loại quý vật liệu khác để phục vụ nhu cầu trang trí mỹ thuật loại: khung ảnh, tượng loại khác - Vàng miếng: vàng dập thành miếng hình dạng khác nhau, có đóng chữ số khối lượng, chất lượng ký mã hiệu nhà sản xuất - Vàng nguyên liệu: vàng dạng: khối, thỏi, lá, hạt, dây, dung dịch, bột, bán thành phẩm trang sức loại khác vàng tiêu chuẩn quốc tế 2.2.2.3 Phân loại chất lượng: Các loại phân loại lại phân theo chất lượng: - Kim khí quý: Phân theo tỷ lệ phần trăm (%) kim loại quý nguyên chất, theo hàm lượng sau: Hàm lượng 75%; từ 30% đến 75%; 30% - Đá quý: + Loại A: tốt + Loại B: tốt vừa + Loại C: thường + Loại D: xấu 2.2.3 Xác định số lượng, khối lượng, kích cỡ, chất lượng kim khí quý, đá quý: 2.2.3.1 Xác định số lượng: - Loại đếm được: đếm theo đơn vị thỏi, lá, cái, viên, miếng, mảnh - Loại không đếm (dạng cốm, hạt, bột): Xác định theo món, gói 2.2.3.2 Xác định khối lượng, kích cỡ: - Các loại kim khí quý: Dùng đơn vị đo lường tiêu chuẩn quốc tế kilogam (kg), gram (g), miligam (mg) sử dụng đơn vị đo lường khác thường dùng Việt Nam lượng, đồng cân, phân, ly 14 lượng = 10 đồng cân = 100 phân = 1.000 ly = 37,5 g đồng cân = 10 phân = 100 ly = 3,75 g phân = 10 ly = 0,375 g = 375 mg ly = 37,5 mg - Các loại đá quý: Tính khối lượng carat (1carat = 200miligam); - Ngọc trai dùng đơn vị đo lường milimét (mm) để đo đường kích cỡ viên - Các loại đồ trang sức đồ mỹ nghệ có gắn đá quý làm cho giá trị đồ vật tăng lên so với giá trị đồ vật sau tách rời thân khoải đá quý; kiểm nhận phải giữ nguyên hình dạng cân khối lượng chung đồ vật, sau xác định khối lượng riêng phận (nếu được) 2.2.3.4 Xác định chất lượng: - Các loại kim khí quý: Xác định theo tỷ lệ phần trăm (%) nguyên chất kim loại quý - Các loại đá quý: Xác định chất lượng vào thành phần hoá học, giá trị sử dụng, màu sắc, kích cỡ, hình dạng, bề mặt để phân loại A, loại B, loại C hay loại D 2.2.4 Đóng gói, niêm phong - Các loại kim khí quý, đá quý đựng túi polyetylen ghim (hoặc khâu, dán) miệng túi, túi phải gói hai lớp giấy dày, bền Riêng loại đá quý, đồ trang sức đồ mỹ nghệ phải lót bơng, vải giấy mềm đựng hộp cứng đề phòng xây sát, hư hỏng - Đồ trang sức đồ mỹ nghệ phải đóng gói từng Nếu giống chất lượng khối lượng đóng gói 10 thành bộ, 10 thành gói - Trong gói hộp phải có phiếu kiểm định, bảng kê, ngồi gói hộp phải niêm phong, ghi rõ: Loại, phân loại, số lượng, khối lượng, chất lượng 15 - Số hiệu gói hộp thủ kho ghi số khớp với số hiệu thẻ kho sổ theo dõi, tên chữ ký tổ trưởng Tổ giao nhận, thủ kho, ngày tháng năm đóng gói, niêm phong - Một nhiều gói, hộp loại, phân loại chất lượng bỏ vào túi vải loại tốt (dai, bền) hộp gỗ, hộp kim loại khơng gỉ, có niêm phong, kẹp chì Trên niêm phong túi, hộp phải ghi rõ số lượng gói, hộp; khối lượng chất lượng gói, hộp trong; tổ trưởng Tổ giao nhận thủ kho phải ký, ghi rõ họ tên Ngoài thủ kho phải ghi số túi, hộp trùng với số thẻ kho sổ theo dõi 2.2.5 Tổ chức giao nhận kim khí quý, đá quý 2.1.5.1 Tổ chức giao nhận: - Việc phân loại, kiểm định, đóng gói, giao nhận kim khí q, đá q phải Tổ giao nhận thực Tổ giao nhận thành lập theo Quyết định Thủ trưởng đơn vị ngân hàng gồm thành phần sau: + Tổ trưởng + Thợ kỹ thuật kim khí quý, đá quý (khi nhận theo hình thức kiểm định vật); trường hợp ngân hàng khơng có thợ kỹ thuật chun trách kim khí q, đá q điều động thợ kỹ thuật hệ thống hợp đồng thuê ngân hàng khác Thợ kỹ thuật phải có giấy chứng nhận bậc thợ quan có thẩm quyền cấp + Thủ kho tiền - trực tiếp đóng gói, niêm phong + Nhân viên ghi chép lập biên - Nhiệm vụ Tổ giao nhận kim khí quý, đá quý: + Đảm bảo kiểm đếm số lượng, xác định chất lượng, khối lượng, kích cỡ, phân loại, đóng gói, niêm phong loại kim khí q, đá q xác an tồn + Thực đầy đủ thủ tục, quy trình chế độ giao nhận kim khí quý, đá quý + Giữ bí mật tài sản số liệu 16 - Khi giao nhận kim khí quý, đá quý phải theo giấy tờ hợp pháp, hợp lệ; số liệu giấy tờ phải khớp với vật Quá trình giao nhận phải thực đầy đủ quy trình phân loại, kiểm định, đóng gói niêm phong - Các ngân hàng phải bố trí, xếp nơi phân loại, kiểm định đóng gói, giao nhận kim khí quý, đá quý thuận tiện, an toàn; trang bị dụng cụ, phương tiện đảm bảo độ xác cần thiết để phục vụ cho cơng tác kiểm định, đóng gói, niêm phong - Căn tình hình u cầu cụ thể trường hợp giao nhận theo đề nghị bên giao mà ngân hàng thực việc giao nhận theo hình thức kiểm định vật hay nguyên gói niêm phong - Việc phân loại, kiểm định, đóng gói, giao nhận thực khách hành, theo loại, phân loại; kiểm nhận, đóng gói xong phân loại, loại nhận sang phân loại, loại khác; giao nhận xong vật người giao nhận đến vật người khác để tránh nhầm lẫn 2.1.5.2 Quy trình nhận kim khí q, đá quý - Bước Tổ trưởng kiểm soát đầy đủ giấy tờ hợp lệ, hợp pháp tài sản: + Nhận kim khí quý, đá quý quan, đơn vị, tổ chức kinh tế gửi vào kho Ngân hàng Nhà nước phải có văn định quan Nhà nước có thẩm quyền, hồ sơ liên quan tới tài sản + Nhận kim khí quý, đá quý đơn vị hệ thống ngân hàng phải có Lệnh xuất kho Thủ trưởng đơn vị giao + Nhận kim khí quý, đá quý cá nhân, đơn vị dùng để chấp, cầm cố khoản vay phải có giấy tờ theo chế độ tín dụng hành + Phải có bảng kê vật kèm theo - Bước Tổ trưởng nhận số lượng vật loại theo bảng kê, nhận hết loại nhận đến loại khác - Bước Tổ trưởng giao vật theo bảng kê cho thợ kỹ thuật, Thợ kỹ thuật sử dụng dụng cụ cân, đo, đếm cấp giấy chứng nhận kiểm định thời hạn hiệu lực quan chức để xác định khối lượng, chất lượng kích cỡ loại kim khí quý, đá quý đảm bảo xác theo quy định 17 Điều 4, Điều Quy chế (và phải ghi vào biên tên, số hiệu, cấp xác, ngày kiểm tra dụng cụ đó) + Thợ kỹ thuật kiểm tra chất lượng đồ vật xong phải ký, ghi rõ họ tên phiếu ghi kết kiểm định đồ vật Phiếu kiểm định lập thành hai liên, liên đính kèm vật đóng gói, liên giao cho kế toán chứng từ giao nộp Trên phiếu kiểm định phải ghi đầy đủ yếu tố: Tên vật, khối lượng, chất lượng kích cỡ + Khi kiểm định, thợ kỹ thuật phát đồ vật khơng phải kim khí q, đá q phải trả lại đồ vật cho người giao phải ghi rõ biên giao nhận - Bước Sau thợ kỹ thuật xác định xong khối lượng, chất lượng kích cỡ loại, phân loại kim khí quý, đá quý, nhân viên ghi chép biên vào phiếu ghi kết kiểm định thợ kỹ thuật chuyển sang, ghi kết vào bảng kê Bảng kê gồm hai liên có chữ ký tổ trưởng chữ ký xác nhận thợ kỹ thuật Một liên giao cho thủ kho với vật đề kiểm sốt lại đóng gói; liên giao nhân viên ghi chép biên để lập lại biên - Bước Thợ kỹ thuật kiểm tra lại số liệu ghi bảng kê vật chuyển loại sang cho thủ kho Thủ kho phải kiểm tra lại trước đóng gói niêm phong Việc phân loại danh mục đóng gói niêm phong, bảo quản quy định Điều 4, Điều Quy chế - Bước Sau nhận niêm phong xong vật người giao, thành viên Tổ giao nhận kiểm tra lại số liệu bảng kê với gói, hộp vật niêm phong Căn vào biên phiếu nhập kho kế toán, giao cho thủ kho nhận để ghi số hiệu lên gói, hộp (theo quy định khoản 3, Điều Quy chế này) trước đưa vào két hịm sắt có khố bảo quản kho Lập biên bản: Căn vào bảng kê vật thợ kỹ thuật xác nhận, nhân viên ghi chép biên lập biên giao nhận ghi rõ: + Ngày, tháng, năm, địa điểm giao nhận 18 + Lý do, giao nhận (theo Quyết định nào, Lệnh nào) + Bên giao: Họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân người giao + Bên nhận: Họ tên, chức vụ, số chứng minh nhân dân người nhận (tổ trưởng, thợ kỹ thuật, thủ kho) + Hình thức giao nhận: Kiểm định vật hay nguyên gói niêm phong + Tên vật, số lượng, khối lượng, chất lượng, kích cỡ vật + Những ghi cần thiết: + Chênh lệch số lượng, chất lượng, khối lượng, kích cỡ so với biên gốc bảng kê người giao + Phương pháp kiểm định ký mã hiệu loại dụng cụ cân, đo, đếm dùng + Người giao, người nhận (tổ trưởng, thợ kỹ thuật, thủ kho) phải ký tên vào biên giao nhận + Thủ trưởng quan nhận vật ký xác nhận Biên lập thành bản: người giao vật giữ để làm chứng từ biên nhận; giao cho kế toán kèm theo chứng từ giao nộp để làm thủ tục nhập kho toán; giao cho thủ kho; để kèm vào gói vật (nếu nhận theo niêm phong) Ngoài biên giao nhận nêu trên, trường hợp gửi ngân hàng phải làm thủ tục ký hợp đồng bảo quản Nhận kim khí quý, đá quý theo nguyên gói, hộp niêm phong Tổ trưởng kiểm soát đầy đủ giấy tờ hợp pháp, hợp lệ tài sản giao nhận quy định bước 1, Điều 12 Quy chế Người giao vật theo niêm phong phải có bảng kê chi tiết vật, tên vật; số lượng, chất lượng khối lượng xác định Tổ giao nhận chứng kiến hướng dẫn người giao tự đóng gói, hộp niêm phong vật Trong gói, hộp có bảng kê biên kèm theo Biên lập theo quy định Điều 13 Quy chế này, có ghi rõ nhận theo gói, hộp niêm phong Niêm phong ghi rõ: Cơ quan giao, người giao, họ tên, chữ ký người đóng gói, hộp niêm phong (thuộc bên giao); ngày tháng năm giao, người giao ký 19 Ngân hàng nhận theo gói, hộp niêm phong không chịu trách nhiệm số lượng, chất lượng khối lượng vật gói, hộp niêm phong Trường hợp quầy giao dịch, cửa hàng trực thuộc nộp kim khí quý, đá quý theo niêm phong kho Hội sở chính, cần thiết nghi vấn Thủ trưởng đơn vị ngân hàng Quyết định tổ chức kiểm định chất lượng quy định Điều 12 Quy chế Bảo quản kim khí quý, đá quý trình giao nhận Cuối buổi, ngày làm việc, chưa kiểm nhận xong tất kim khí quý, đá quý phải dựng túi hộp, đưa vào hịm sắt có khố niêm phong cẩn thận Người giao tự tay gói niêm phong tồn số tài sản với bảng kê tài sản theo hướng dẫn chứng kiến nhân viên Tổ giao nhận Trên niêm phong có chữ ký người giao, người đóng gói vật phải đưa vào bảo quản kho tiền Tổ trưởng viết giấy biên nhận, có chữ ký Thủ kho Thủ trưởng đơn vị ngân hàng đưa cho người giao Khi nhận lại gói, hộp vật để kiểm nhận tiếp, người giao phải kiểm tra lại niêm phong Nếu trả lại giấy biên nhận cho tổ trưởng Tổ giao nhận để huỷ bỏ tiếp tục kiểm nhận 2.1.5.3 Quy trình giao kim khí q, đá q - Giao kim khí q, đá q thiết phải có đủ loại giấy tờ sau: + Lênh xuất kho Thủ trưởng ngân hàng; + Phiếu xuất kho; + Giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền người nhận, quan nhận (nếu nhận thay); + Chứng minh nhân dân người nhận; - Giao kim khí quý, đá quý kiểm định: + Căn vào phiếu xuất kho, thủ kho phải ghi sổ theo dõi, ghi thẻ kho đem vật giao + Trước mở gói, hộp vật, thành viên xuất kho ngân hàng phải kiểm tra lại niêm phong, không nghi vấn mở 20 + Sau mở gói, hộp phải vào biên giao nhận, phiếu kiểm định vật bảng kê cũ để đối chiếu lại số lượng, khối lượng, chất lượng cho khớp tiến hành xuất theo phiếu xuất kho + Khi xuất kho phải lập biên bảng kê số vật xuất kho + Nếu xuất chưa hết số vật gói, hộp số vật lại chênh lệch số liệu biên bảng kê nhập kho ban đầu với số liệu biên bảng kê xuất kho lần + Số vật lại đóng gói niêm phong kèm theo bảng kê nhập xuất nói Thẻ kho giữ nguyên số liệu cũ - Giao kim khí quý, đá quý, theo gói, hộp niêm phong: + Khi xuất giao vật theo nguyên gói, hộp niêm phong phải có giấy tờ theo quy định, biên hợp đồng bảo quản (nếu có) giao nhận trước Riêng tài sản gửi vào kho Ngân hàng Nhà nước phải có văn Thủ trưởng quan nhà nước có thẩm quyền tài sản + Khi giao vật phải lập biên xuất nguyên gói, hộp theo biên giao nhận lần trước + Trường hợp người nhận xin nhận phần gói, hộp phải làm thủ tục trả gọn gói, hộp sau làm lại thủ tục giao nhận theo gói, hộp niêm phong + Việc mở gói, hộp niêm phong phải người có tên niêm phong người uỷ quyền tự tay mở + Trước giao, ngân hàng giao yêu cầu người nhận kiểm tra kỹ niêm phong bên ngồi gói, hộp Sau giao, người nhận phải chịu hoàn toàn trách nhiệm số lượng, chất lượng tài sản gói, hộp Nếu thấy cần thiết, bên nhận có quyền mời quan giám định trước tự tay mở gói, hộp niêm phong + Trường hợp ngân hàng làm rách, mờ niêm phong, không xác định nội dung ghi niêm phong hai bên bàn bạc xử lý mời đại diện quan chức đến giám định chứng kiến việc giao, nhận tài sản 21 ... tiền Khi thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kiểm đếm xác Người nộp tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải chứng kiến ngân hàng kiểm đếm Người lĩnh tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có. .. miệng túi tiền có niêm phong giấy niêm phong tiền giấy mệnh giá Chỉ đóng túi tiền tiền qua lưu thông Một thùng tiền kim loại gồm 10 túi tiền mệnh giá Lưu ý bao đóng tiền: Như nói loại tiền dùng... thước loại tiền để chặn giữ hai mặt bó tiền Ở mặt dán niêm phong: đặt tờ lót niêm phong lên bìa cứng, dán giấy niêm phong lên nút buộc bó tiền Ở mặt trước bó bạc (mặt khơng dán niêm phong) ,