Quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại một số doanh nghiệp trong lĩnh vực lưu trữ (luận văn thạc sĩ tâm lý học)

Những bài khóa luận và luận văn trên đều đã nêu ra được những lý luận cơ bản trong công tác tuyển dụng nhân sự, thực trạng quy trình tuyển dụng nhân sự của các công ty, doanh nghiệp khác

I H QU GI H N I

TRƢ N Ọ O Ọ N N V N

TRẦN THỊ LUYỆN

QUY TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP TUYỂN DỤNG

NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ

DOANH NGHIỆP TRONG LĨNH VỰC LƯU TRỮ

Chuyên ngành: Quản trị văn phòng

L M O N Tôi xin cam đoan đề tài “Quy trình v phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại m t số doanh nghiệp trong lĩnh vực lưu trữ” là

công trình nghiên cứu do tôi thực hiện Các số liệu, kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình./

Học viên

Trần Thị Luyện

L I C M ƠN

Trong quá trình học tập và hoàn thiện luận văn, tôi đã nhận được sự

giúp đỡ hướng dẫn quý báu của thầy cô trong hoa Lưu trữ học và Quản trị

văn phòng, Trường ại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ại học Quốc gia

Hà Nội ặc biệt, tôi xin được gửi lời cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn TS Nguyễn Thị im Bình đã tận tình hướng dẫn và đóng góp ý kiến giúp tôi hoàn thành bài luận văn của mình

Với kinh nghiệm thực tế còn nhiều hạn chế, do đó đề tài “Quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại m t số doanh nghiệp trong lĩnh vực lưu trữ” của tôi không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, tác

giả mong nhận được sự đóng góp của thầy cô và các bạn để luận văn được

hoàn thiện hơn Tôi xin chân thành cảm ơn!

Học viên

Trần Thị Luyện

DANH MỤ SƠ Ồ VÀ B NG BIỂU

1.1 Sơ đồ Quy trình tuyển dụng nhân sự……… 27 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa

HT……… 41 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp của Công ty TNHH Đầu tư và Phát

triển Đông Kinh……… 42 2.3 Bảng thống kê lĩnh vực hoạt động của các doanh nghiệp lưu trữ……….43 2.4 Ảnh thông tin tuyển dụng của Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học

Tổ chức và Quản lý trên trang mywork.com.vn………53 2.5 Ảnh thông báo tuyển dụng của Công ty Cổ phần công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT trên trang website……… …54 2.6 Ảnh thông tin đăng tuyển dụng trên mạng xã hội của Trung tâm dịch vụ

Chuyển giao công nghệ Văn thư – Lưu trữ……….55 2.7 Bản mô tả công việc của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Đông Kinh

………58 2.8 Bảng thông báo tuyển dụng của Công ty Cổ phần Phát triển

Công nghệ Hành chính ADDJ……… 60 2.9 Bảng thông tuyển dụng của Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa HT……… 61 3.1 Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng……….83

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 5

4 ối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 6

5 Phương pháp nghiên cứu 6

6 Ý nghĩa của luận văn 7

7 Bố cục của đề tài 7

ƯƠN 1: Ơ SỞ LÝ LU N VÀ PHÁP LÝ VỀ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ 9

1.1 Khái niệm và chức năng của quản trị nhân sự 9

1.1.1 Quản trị nhân sự 9

1.1.2 Chức năng của quản trị nhân sự 10

1.2 Khái niệm và vai trò của tuyển dụng nhân sự 12

1.2.1 Tuyển dụng nhân sự 12

1.2.2 Vai trò của công tác tuyển dụng nhân sự 14

1.3 Phương pháp và quy trình tuyển dụng nhân sự 18

1.3.1 Phương pháp tuyển dụng nhân sự 18

1.3.2 Quy trình tuyển dụng 22

1.4 ơ sở pháp lý về tuyển dụng nhân sự 35

TIỂU KẾT HƯƠNG I 38

ƯƠN 2: T ỰC TR N QUY TRÌN VÀ P ƯƠN P ÁP TUYỂN DỤN N N V ÊN V N P ÕN T I M T SỐ DOANH NGHIỆP LƯU TRỮ 39

2.1 Tổng quan về các doanh nghiệp lưu trữ 39

2.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành của các doanh nghiệp lưu trữ 39

2.1.2 Đặc điểm của doanh nghiệp lưu trữ 40

2.1.3 Đặc điểm, yêu cầu nhân viên văn phòng của doanh nghiệp 45

2.1.4 Thực trạng nhân viên văn phòng của các doanh nghiệp lưu trữ 49

2.2 Phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lưu trữ 51

2.3 Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lưu trữ 56

2.3.1 Chuẩn bị 56

2.3.2 Thông báo tuyển dụng 59

2.3.3 Nhận và nghiên cứu hồ sơ 63

2.3.4 Phỏng vấn 65

2.3.5 Ra quyết định tuyển dụng 67

TIỂU KẾT HƯƠNG II 69

ƯƠN 3: I PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG N N V ÊN V N P ÕN O M T SỐ DOANH NGHIỆP LƯU TRỮ 70 3.1 Nhận xét phương pháp và quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lưu trữ 70

3.1.1 Ưu điểm 70

3.1.2 Hạn chế 74

3.1.3 Nguyên nhân 78

3.2 Xác định mục tiêu phát triển nhân sự 79

3.3 a dạng hóa phương pháp tuyển dụng 81

3.4 Hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng 82

3.5 Một số giải pháp khác 94

3.5.1 Nâng cao năng lực cho cán bộ phụ trách tuyển dụng nhân sự 94

3.5.2 Thu hút lao động thông qua chế độ lương thưởng hợp lý 95

3.5.3 Kiến nghị với các cơ sở đào tạo 97

TIỂU KẾT HƯƠNG III 99

KẾT LU N 100

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KH O 102

PHỤ LỤC 105

áp dụng rộng rãi trong mọi mặt của cuộc sống nhưng con người vẫn là nhân

tố không thể thay thế được iều đó càng khẳng định rằng yếu tố con người

có sức ảnh hưởng trực tiếp và quan trọng đến sự hình thành và phát triển của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Vì vậy, doanh nghiệp muốn phát triển

cần phải coi trọng việc tuyển dụng để lựa chọn ra những nhân sự chất lượng

cả về trình độ chuyên môn lẫn đạo đức nghề nghiệp Bởi, đội ngũ nhân sự

chất lượng chính là một trong những yếu tố quyết định đến sự tồn tại, phát

triển và cạnh tranh với các doanh nghiệp khác

Tuyển dụng nhân sự sẽ giúp cho doanh nghiệp đảm bảo được chất lượng nguồn lao động Nếu tuyển dụng tốt sẽ bổ sung nguồn nhân lực kịp thời, phù hợp với yêu cầu, tình hình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp hi có được nguồn nhân lực tốt, doanh nghiệp không chỉ thực hiện và hoàn thành được những mục tiêu kinh doanh đã đặt ra mà còn nắm trong tay đội ngũ nhân lực cao có thể sẵn sàng đáp ứng những yêu cầu trong công việc, phát huy được hết khả năng của người lao động

Nhận thấy tầm quan trọng của việc tuyển dụng nhân sự nên Nhà nước

đã ban hành rất nhiều các văn bản quy định về việc tuyển dụng nhân sự, ví

dụ: hương 2, Nghị định 29/2012/N - P ban hành ngày 12 tháng 4 năm

2012 của Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức, đã quy định rõ về điều kiện tuyển dụng, cách thức thi tuyển, xét tuyển và các trình tự thủ tục khi tuyển dụng nhân sự hương 3, Luật viên chức ban hành ngày 15 tháng 11 năm 2010 đã quy định rõ ràng về việc tuyển dụng và sử dụng viên

chức trong các đơn vị sự nghiệp công lập Tuy nhiên, các quyết định đó lại

chỉ quy định việc tuyển dụng nhân sự cho các cơ quan nhà nước òn đối với việc tuyển dụng nhân sự tại các doanh nghiệp tư nhân, do có nhiều ngành nghề, nhiều cách thức hoạt động khác nhau nên chưa có những tiêu chuẩn cụ thể, thống nhất về tuyển dụng nhân sự Không những vậy, vì các doanh nghiệp đều mang tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với hoạt động của mình nên các doanh nghiệp phải tự đưa ra các yêu cầu tuyển dụng để phù hợp với

thực tế tình hình của doanh nghiệp

Doanh nghiệp muốn hoạt động và phát triển được cần phải tổ chức xây dựng cơ cấu phòng ban để phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm trong công việc Ngoài những bộ phận chuyên môn, chuyên trách bộ phận văn phòng là

bộ phận không thể thiếu được trong mỗi doanh nghiệp Bởi lẽ, văn phòng là

nơi tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo điều hành và quản lý hoạt động của cơ quan, đồng thời văn phòng giúp đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho doanh

nghiệp được đầy đủ và thuận lợi ể làm được điều đó, các doanh nghiệp cần phải xây dựng, tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, chuyên nghiệp để có thể đáp ứng những yêu cầu của doanh nghiệp và lãnh đạo đề ra Do vậy, việc tuyển dụng nhân viên văn phòng là việc rất cần thiết và quan trọng đối với

mỗi doanh nghiệp Tuy nhiên, hiện nay tại nhiều doanh nghiệp vẫn chưa coi

trọng việc tổ chức, hoạt động văn phòng nên việc tuyển dụng nhân sự cho văn phòng vẫn chưa được quan tâm

Trong khoảng hơn 10 năm trở lại đây, từ chủ trương xã hội hóa hoạt

động lưu trữ, nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ đã được

thành lập và đang phát triển mạnh Tuy nhiên, hiện nay, các doanh nghiệp lưu trữ mới chỉ dừng lại ở quy mô nhỏ và siêu nhỏ o đó, việc tuyển dụng nhân

sự văn phòng chưa thực sự được quan tâm iều này làm ảnh hưởng ít nhiều

đến sự phát triển của doanh nghiệp lưu trữ Vì vậy, để xây dựng được một đội ngũ nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, các doanh nghiệp lưu trữ cần phải

thiết lập quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng một cách

khoa học, hiệu quả từ đó, sẽ giúp cho doanh nghiệp có được đội ngũ nhân

viên văn phòng có trình độ chuyên môn cao để giải quyết vấn đề liên quan

đến hoạt động văn phòng nói riêng và của cả doanh nghiệp nói chung

Trên đây là những lý do để tôi lựa chọn đề tài: “Quy trình v phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại m t số doanh nghiệp trong lĩnh vực lưu trữ” làm luận văn tốt nghiệp của mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Có thể nói công tác tuyển dụng nhân sự là một hoạt động quan trọng

của các tổ chức, cơ quan và doanh nghiệp Tuy nhiên, việc tuyển dụng nhân

sự cho văn phòng lại được rất ít các nhà nghiên cứu quan tâm Như vậy, có thể nói rằng đây là một vấn đề còn mới cần được nghiên cứu và giải quyết Vì hầu hết trong các công trình nghiên cứu khác mới chỉ đề cập và nêu ra việc

tuyển dụng nhân sự chung cho các doanh nghiệp Cụ thể, đối với giáo trình có

một số giáo trình tiêu biểu sau: Giáo trình “Quản trị nhân lực” của Nguyễn

Ngọc Quân và Nguyễn Vân iềm, NXB ại học Kinh tế quốc dân, năm

2012, giáo trình “Quản trị nhân sự”, Nguyễn Hữu Thân, NXB Lao động Xã hội, năm 2012 và giáo trình “Quản trị nguồn nhân lực”, PGS.TS Trần Kim

Dung, NXB Tổng hợp Thành phố Hồ h Minh, năm 2011 Nội dung của các cuốn giáo trình đã khái quát được vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự và

những lý luận về quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân sự giúp người đọc nắm được những nội dung cơ bản phục vụ cho công việc của mình ặc

biệt, trong cuốn giáo trình “Quản trị nhân lực” các tác giả đã giành chương V

để viết về việc phương pháp và quy trình tuyển chọn nhân sự

Công tác tuyển dụng nhân sự còn được rất nhiều sinh viên, học viên lựa chọn để nghiên cứu như: Khóa luận tốt nghiệp của ào Ngọc Diệp: “Nghiên cứu quy trình tuyển dụng nhân lực của Công ty Cổ phần Tập đoàn Xây dựng Thăng Long”, Trường ại học Thương mại Ngoài ra còn có rất nhiều luận

văn nghiên cứu về công tác tuyển dụng nhân sự như: Luận văn “ ông tác

tuyển dụng nhân lực tại công ty cổ phần nhiệt điện Phả Lại” của tác giả Phạm Thị Út Hạnh, Trường ại học Lao động – Xã hội, năm 2015; Luận văn Thạc

sĩ quản trị kinh doanh của Nguyễn ức Hồng với đề tài “Nâng cao chất lượng tuyển dụng nhân sự tại Trường ại học ông Á”, Trường ại học Kinh tế -

ại học Quốc gia Hà Nội, năm 2014 Luận văn của Trần Thị Thu với đề tài

“Hoàn thiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn tại Công ty TNHH Công nghiệp Chính xác Việt Nam 1”, Trường ại học Kinh tế quốc dân, năm 2008 Những bài khóa luận và luận văn trên đều đã nêu ra được những lý luận cơ bản trong công tác tuyển dụng nhân sự, thực trạng quy trình tuyển dụng nhân sự của các công ty, doanh nghiệp khác nhau để đưa ra các nhận xét đánh giá, giải pháp nhằm nâng cao công tác tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp iều này giúp ích rất nhiều cho tôi khi thực hiện nghiên cứu đề tài “Phương pháp và quy

trình tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ” Tuy nhiên, các tác giả mới chỉ đề cập đến việc tuyển dụng nhân sự chung cho doanh nghiệp mà chưa đi sâu khảo sát vào một vị trí công việc cụ thể

Ngoài những bài khóa luận, luận văn nghiên cứu về công tác tuyển

dụng nhân sự còn các bài viết trên tạp ch khoa như bài “Vai trò của công tác

tuyển dụng nhân lực trong tổ chức” của tác giả Nguyễn hơn Trung Trường

ại học à Nẵng được đăng trên tạp chí khoa học trường ại học à Nẵng số

7, tháng 8 năm 2011 Trong bài viết, tác giả đã khẳng định việc tuyển dụng nhân lực là một việc quan trọng hàng đầu trong quản trị nhân lực, là điều kiện tiên quyết giúp bộ máy của tổ chức hoạt động Từ đó, tác giả nêu ra vai trò

của công tác tuyển dụng nhân lực trong tổ chức để thấy được tầm quan trọng của công tác tuyển dụng và cần thiết phải xây dựng một quy trình tuyển dụng bài bản, phù hợp cho mỗi doanh nghiệp Tuy nhiên, bài viết lại không nêu rõ loại hình doanh nghiệp cụ thể nên việc áp dụng vào trong thực tiễn khi tuyển dụng nhân sự của từng loại hình doanh nghiệp chưa đạt được hiệu quả

Mặc dù trong trong giáo trình, khóa luận và luận văn hay các bài viết trên đã nêu được đầy đủ những lí luận cơ bản của công tác tuyển dụng nhân

sự và quy trình tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp nhưng hầu hết các tác giả mới chỉ ra được những quy trình, yêu cầu, thực trạng tuyển dụng nhân sự chung nhất, chưa đề cập rõ việc tuyển dụng nhân sự cho vị trí cụ thể trong

doanh nghiệp Vì vậy, trong luận văn này tác giả muốn làm rõ hơn quy trình

và phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lưu trữ dựa trên những thành tựu các giáo trình, bài viết nghiên cứu nêu trên làm tài liệu tham khảo quan trọng khi thực hiện đề tài này

3 Mục tiêu v nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục tiêu nghiên cứu: với đề tài này tác giả mong muốn đạt được hai mục tiêu sau:

+ Thứ nhất, khảo sát, đánh giá thực tiễn quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại một số doanh nghiệp lưu trữ trên địa bàn

Hà Nội

+ Thứ hai, đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện phương pháp và quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng cho phù hợp với các doanh nghiệp lưu trữ

- Nhiệm vụ nghiên cứu: ể đạt được mục tiêu trên luận văn cần tập trung thực hiện những nhiệm vụ sau:

+ Thứ nhất là làm rõ lý luận cơ bản về tuyển dụng nhân sự

+ Thứ hai là giới thiệu đặc điểm tổ chức và hoạt động của các doanh

nghiệp lưu trữ

+ Thứ ba là khảo sát, mô tả thực trạng quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lưu trữ trên địa bàn Hà Nội

+ Thứ tư là đánh giá quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại một số doanh nghiệp lưu trữ và đề xuất giải pháp pháp nhằm

hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lưu trữ

4 ối tượng nghiên cứu v phạm vi nghiên cứu

ối tượng nghiên cứu là quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lưu trữ

5 Phương pháp nghiên cứu

ề tài nghiên cứu sử dụng các phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử và tư tưởng Hồ Chí Minh ây ch nh là những phương pháp nghiên cứu xuyên suốt trong quá trình thực hiện nghiên cứu Ngoài ra, tác giả còn sử dụng phương pháp luận của quản trị nhân lực làm cơ sở để thực hiện nghiên cứu làm đề tài này ồng thời, trong quá trình nghiên cứu đề tài tác giả có sử dụng thêm các phương pháp khác như:

- Phương pháp phỏng vấn sâu: thực hiện khảo sát và phỏng vấn các cán

bộ phụ trách tuyển dụng và nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lưu trữ

- Phương pháp thống kê: thu thập và thống kê số liệu về việc tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lưu trữ thông qua phỏng vấn

- Phương pháp phân t ch: từ những số liệu thu thập, thống kê ở trên sẽ tiến hành phân t ch và đánh giá để hoàn thiện quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lưu trữ

6 Ý nghĩa của luận văn

Nếu đề tài được triển khai và thực hiện tốt sẽ có những đóp góp sau:

- ề tài góp phần làm rõ những đặc điểm tổ chức và hoạt động của các doanh nghiệp lưu trữ, qua đó thấy được thực trạng tuyển dụng nhân viên văn phòng của các doanh nghiệp này

- Thông qua những giải pháp tác giả đưa ra sẽ giúp cho việc nâng cao chất lượng tuyển dụng nhân viên văn phòng cho doanh nghiệp lưu trữ Ngoài

ra, tác giả còn mong muốn đề tài có thể trở thành nguồn tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp để hoàn thiện quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng

7 Bố cục của đề t i

hương 1: ơ sở lý luận về quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân sự hương này tác giả sẽ nêu ra những khái niệm cơ bản về tuyển dụng nhân sự, vai trò của công tác tuyển dụng nhân sự; quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân sự Mục đ ch ch nh của chương này là giúp chúng ta nắm rõ được những lý luận cơ bản về tuyển dụng nhân sự, nắm rõ được quy trình và phương pháp để áp dụng vào việc tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp Từ

đó khẳng định vai trò vị trí của công tác tuyển dụng nhân sự trong văn phòng

hương 2: Thực trạng quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại một số doanh nghiệp lưu trữ

Tại chương hai tác giả giới thiệu đặc điểm tổ chức và hoạt động của các doanh nghiệp lưu trữ, đồng thời trình bày kết quả khảo sát việc tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lưu trữ dựa trên quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân sự tại đây Qua kết quả khảo sát, chúng ta thấy được thực trạng quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lưu trữ

hương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân viên văn

phòng cho một số doanh nghiệp lưu trữ

Chương này thực hiện đánh giá thực trạng quy trình và phương pháo tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lưu và nêu ra những nguyên nhân gây ảnh hưởng đến việc tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lưu trữ qua ể từ đó tác giả đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện phương pháp và quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lưu trữ

về quản trị nhân sự theo nhiều góc độ tiếp cận khác nhau, ví dụ nhƣ:

Theo PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, ThS Nguyễn Vân iềm “Quản trị

nhân lực là tất cả các hoạt động của một tổ chức để thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về mặt số lượng lẫn chất lượng” [13,8]

Theo PGS.TS Trần im ung “Quản trị nguồn nhân lực là hệ thống

các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo, phát triển

và duy trì của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên” [3,3]

Theo Nguyễn Hữu Thân “Quản trị tài nguyên nhân sự là sự phối hợp

một cách tổng thể các hoạt động hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định hướng viễn cảnh của tổ chức” [16,17]

Theo Nguyễn Hữu Tri “Quản trị nhân sự là tất cả các hoạt động của

một tổ chức để xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lượng lực lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về số lượng và chất lượng” [18,86]

Những khái niệm trên cho ta thấy rằng các tác giả đều có cách nhìn nhận khác nhau về “quản trị nhân sự” iều đó đƣợc thể hiện rõ nhất qua cách gọi tên của mỗi tác giả Có tác giả gọi là “quản trị nhân lực”, lại có tác giả

gọi là “quản trị nguồn nhân lực” hay “quản trị tài nguyên nhân sự” ù khác

nhau ở tên gọi nhưng hầu hết các tác giả đều nhấn mạnh đến mục tiêu cơ bản của quản trị nhân sự ó là thu hút, xây dựng, phát triển nguồn nhân lực và

đảm bảo duy trì nguồn nhân lực cho doanh nghiệp Song, mỗi tác giả lại có

những cách thức thực hiện khác nhau để thu hút nhân lực như sử dụng các

chính sách về lương thưởng, chế độ phúc lợi của doanh nghiệp, phối hợp các bước trong quy trình tuyển dụng để lựa chọn ra những ứng viên phù hợp nhất

ể sau đó, doanh nghiệp thực hiện đào tạo, phát triển nhân lực, giúp doanh

nghiệp luôn duy trì được nguồn nhân lực ổn định và đạt được những mục tiêu

đã đề ra

Từ đó, ta có thể hiểu rằng quản trị nhân sự chính là hoạt động thu

hút, quản lý để thúc đẩy nguồn nhân lực của tổ chức bằng các hoạt động

hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn giúp duy trì nhân lực cho tổ chức, nhằm nâng cao năng suất lao động của nhân sự, góp phần vào sự phát triển của tổ chức Muốn thực hiện tốt quản trị nhân sự cần phải có sự phối

hợp với các lĩnh vực quản trị khác như quản trị chiến lược, quản trị kinh

doanh… ồng thời, quản trị nhân sự cần phải được sử dụng linh hoạt, phù

hợp với điều kiện và hoàn cảnh của doanh nghiệp để đem lại hiệu quả cao

nhất

Tuy nhiên, tác giả thấy rằng quản trị nhân sự là việc thu hút nguồn nhân lực để thực hiện tuyển dụng nhân sự theo phương pháp và quy trình giúp cho doanh nghiệp tuyển chọn được những nhân sự chất lượng, đáp ứng yêu cầu công việc Qua đó, quản trị nhân sự sẽ giúp cho doanh nghiệp sử dụng,

quản lí và duy trì được nguồn lực cho doanh nghiệp để hoàn thành được những mục tiêu đã đặt ra

1.1.2 Chức năng của quản trị nhân sự

Hoạt động quản trị nhân sự có liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân viên trong doanh nghiệp Các

hoạt động liên quan đến quản trị nhân sự rất đa dạng, phong phú và có sự

khác biệt giữa các doanh nghiệp Tuy nhiên, có thể phân chia các hoạt động

của quản trị nguồn nhân lực theo ba nhóm chức năng chủ yếu sau:

- Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực: Nhóm chức năng này chủ

yếu chú trọng vấn đề đảm bảo cho doanh nghiệp luôn đủ nhân viên cả về số

lượng lẫn chất lượng Muốn thu hút được nguồn nhân lực phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cần phải căn cứ vào kế hoạch hoạt động, thực trạng sử dụng nguồn nhân lực để xác định những công việc cần bổ sung thêm nhân sự Các hoạt động giúp cho doanh nghiệp thu hút được nguồn nhân lực gồm có: dự báo và hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc, biên chế nhân lực, tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí nhân lực Nhóm chức năng này sẽ giúp cho doanh nghiệp đánh giá được nhu cầu nguồn nhân lực cần bổ sung

cho phù hợp với mục tiêu chiến lược và kế hoạch của doanh nghiệp để từ đó đưa ra giải pháp nhằm đáp ứng nhu cầu đã đặt ra Sau khi xác định được nhu cầu nhân sự, doanh nghiệp cần xem xét và khảo sát vị trí công việc cần tuyển dụng về yêu cầu trình độ chuyên môn, kĩ thuật của ứng viên

- Nhóm chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Nhóm chức

năng này chú trọng nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo nhân viên trong doanh nghiệp có đầy đủ các kỹ năng, trình độ để hoàn thành tốt công

việc được giao và phát huy được hết khả năng của mình Việc đào tạo sẽ được tiến hành khi có nhân viên mới, qua đó sẽ giúp doanh nghiệp xác định năng

lực của nhân viên mới và giúp nhân viên làm quen với môi trường công việc mới Ngoài ra, doanh nghiệp cần tiến hành lập kế hoạch đào tạo cho những

nhân viên cũ khi có quy trình kỹ thuật, công nghệ mới hoặc thay đổi Nhóm

chức năng đào tạo, phát triển thường thực hiện các hoạt động sau: Hướng nghiệp, đào tạo kỹ năng thực hành, bồi dưỡng, nâng cao trình độ tay nghề của nhân viên và cập nhật kiến thức, công nghệ mới cho cán bộ chuyên môn nghiệp vụ

- Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực: Nhóm chức này chú trọng

đến việc duy trì, sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Nhóm chức năng này bao gồm 02 hoạt động ch nh là k ch th ch, động viên

nhân viên và duy trì các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp

Trong đó việc k ch th ch và động viên nhân viên bao gồm những chính sách,

hoạt động nhằm khuyến kh ch người lao động làm việc hăng say, có trách nhiệm với công việc Doanh nghiệp có thể giao cho nhân viên những công

việc mang tính thử thách cao để nhân viên được thể hiện hết khả năng và năng lực của bản thân Qua đó, lãnh đạo có thể đánh giá được những đóng

góp, sáng kiến của nhân viên vào việc phát triển doanh nghiệp để có cơ sở

khen thưởng kịp thời ây ch nh là một biện pháp hữu hiệu để thu hút và duy

trì được đội ngũ lao động lành nghề Vì vậy, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng hệ thống bảng lương, chế độ khen thưởng và phúc lợi cho nhân viên để

k ch th ch động viên nhân viên làm việc

Hoạt động duy trì các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp được thể hiện qua việc ký kết hợp đồng lao động, hoạt động giao tiếp giữa

lãnh đạo với nhân viên và giữa nhân viên với nhân viên, đảm bảo môi trường làm việc thân thiện, an toàn Môi trường làm việc nếu thực hiện tốt sẽ tạo ra

bầu không khí thoải mái trong doanh nghiệp giúp nhân viên có được tâm lí

thỏa mãn với công việc đang làm

1.2 hái niệm v vai trò của tuyển dụng nhân sự

1.2.1 Tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng nhân sự có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quản trị

nhân sự vì nếu doanh nghiệp không tuyển dụng được những lao động có đủ

năng lực, phẩm chất thì sẽ làm ảnh hưởng xấu đến chất lượng công việc, thậm chí có thể gây tổn thất lớn đến cho doanh nghiệp

Trong luận văn của Phạm Thị Út Hạnh, tác giả có nêu “Tuyển dụng

nhân lực chính là một quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân lực để thỏa mãn

nhu cầu sử dụng của tổ chức và bổ sung lực lượng lao động cần thiết để thực hiện các mục tiêu của tổ chức” [7,9] Từ khái niệm trên, ta có thể hiểu một

cách đơn giản về tuyển dụng, đó là việc tìm kiếm và lựa chọn ứng viên phù

hợp giúp cho doanh nghiệp bổ sung nhân sự kịp thời để không làm ảnh hưởng đến mục tiêu, chiến lược kinh doanh đã đặt ra

Ngoài ra, luận văn của tác giả Nguyễn ức Hồng cũng nêu ra: “Tuyển

dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm, thu hút ứng cử viên từ những nguồn khác nhau đến tham dự vào các vị trí còn trống trong tổ chức và lựa chọn trong số

họ những người đáp ứng tốt yêu cầu công việc đặt ra” [9,12] Giống như khái

niệm nêu trên, tác giả có đồng quan điểm rằng việc tuyển dụng nhân sự chính

là quá trình tìm kiếm, thu hút ứng viên để chọn được những ứng viên đáp ứng được mục tiêu nhân sự của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoàn thành kế

hoạch đã đặt ra

Từ những khái niệm trên có thể hiểu, tuyển dụng nhân sự chính là hoạt động tìm kiếm, lựa chọn những lao động có khả năng đáp ứng nhu cầu công việc của tổ chức Nếu việc tuyển dụng được tiến hành tốt thì sẽ giúp cho doanh nghiệp, tổ chức có được những lao động có trình độ chuyên môn cao

phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp Qua đó có thể thấy, tuyển dụng giữ một vai trò quan trọng trong việc định hướng phát triển của mỗi doanh

nghiệp

Tuyển dụng nhân sự gồm 02 quá trình là tuyển mộ và tuyển chọn

Tuyển mộ là quá trình thu hút ứng viên có trình độ từ nguồn lao động bên ngoài doanh nghiệp và nguồn lao động bên trong doanh nghiệp Do vậy, doanh nghiệp cần phải có khả năng thu hút đủ số lượng và chất lượng lao động nhằm đạt được các mục tiêu tuyển dụng của mình Quá trình tuyển chọn phụ thuộc rất nhiều vào quá trình tuyển mộ do trên thực tế có nhiều ứng viên

có trình độ chuyên môn cao phù hợp với yêu cầu công việc doanh nghiệp đề

ra nhưng họ lại không được tuyển chọn do họ không biết về thông tin tuyển

mộ và không có cơ hội tham gia ứng tuyển

“Tuyển chọn nhân lực là quá trình đánh giá các ứng viên theo

nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để tìm được những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người

đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ” (Nguyễn Văn iềm, Nguyễn

Ngọc Quân) [13,105]

Quá trình tuyển chọn cần đáp ứng các yêu cầu sau:

- Tuyển chọn cần phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch nguồn nhân lực của doanh nghiệp Kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có ảnh hưởng rất lớn đến việc tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp Vì nếu kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian tới là

mở rộng kinh doanh khi đó doanh nghiệp cần phải tiến hành bổ sung thêm

nhân sự để đảm đương công việc mới phát sinh thêm

- Cần phải tuyển chọn được những ứng viên có trình độ chuyên môn cần thiết phù hợp với công việc Việc lựa chọn những ứng viên có trình độ

chuyên môn phù hợp với doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp không mất nhiều thời gian và chi ph để đào tạo iều này giúp cho doanh nghiệp tránh

khỏi việc tuyển dụng lại do ứng viên trước đó không đáp ứng được yêu cầu công việc đã đặt ra

- Khi tuyển chọn được những ứng viên có tính kỷ luật, trách nhiệm, trung thực và gắn bó với công việc, với doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp yên tâm được phần nào khi tiến hành tuyển dụng nhân viên mới vì đây

là những nhân viên có tinh thần và trách nhiệm mỗi khi thực hiện công việc được giao

1.2.2 Vai trò của công tác tuyển dụng nhân sự

Bất kì doanh nghiệp nào cũng muốn có một đội ngũ nhân sự thực hiện công việc có hiệu quả, giúp ích cho sự phát triển của doanh nghiệp Bởi, nhân

sự ch nh là đội ngũ quyết định trực tiếp kết quả và chất lượng công việc Có thể thấy, công tác tuyển dụng nhân sự đối với doanh nghiệp, người lao động

và xã hội đóng một vai trò vô cùng quan trọng

 ối với doanh nghiệp:

- Thứ nhất: Công tác tuyển dụng được thực hiện tốt, doanh nghiệp sẽ có được đội ngũ lao động lành nghề, năng động, sáng tạo ồng thời, nó còn

cung cấp, bổ sung nguồn lao động kịp thời, phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp Có thể nói, tuyển dụng giữ vai trò quan trọng trong doanh nghiệp vì nó là khâu đầu tiên trong công tác quản trị nhân sự, hay nói cách

khác đây ch nh là yếu tố tiên quyết, quyết định chất lượng và hiệu quả công việc Không những vậy, thông qua tuyển dụng, các ứng viên từ nguồn nội bộ

và nguồn bên ngoài phần nào hiểu và biết được được nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp để tham gia ứng tuyển Nhờ đó, doanh nghiệp có nhiều cơ hội

để lựa chọn lao động phù hợp với vị trí và yêu cầu công việc đã đặt ra ây

được xem như một sự sàng lọc, lựa chọn nhân lực hiệu quả của doanh nghiệp Tuy nhiên, trên thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng thu hút được nhiều lao động, tìm được những lao động thực sự phù hợp với những tiêu chí

họ đặt ra Vì vậy, doanh nghiệp phải xác định nguồn tuyển dụng rõ ràng và áp dụng phương pháp tuyển dụng hợp lý để thu hút được ứng viên nộp hồ để việc tuyển dụng hiệu quả

- Thứ hai: Việc tuyển dụng tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp thực hiện tốt các mục tiêu kinh doanh đã đề ra Bởi lẽ, nó giúp doanh nghiệp tìm ra những nhân viên có năng lực, phẩm chất đáp ứng được yêu cầu và hoàn thiện công việc được giao Trên cơ sở đó, đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp được nâng cao, những lao động lành nghề, có trình độ chuyên môn sẽ góp phần to lớn

tạo nên sự phát triển đồng đều và bền vững Có thể nói, đấy chính là nền tảng vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp, bởi chất lượng lao động được nâng cao đồng nghĩa với việc mọi yêu cầu doanh nghiệp đưa ra đều có thể

đáp ứng

- Thứ ba: Nếu tuyển dụng được tốt thì sẽ giúp nâng cao năng lực cạnh tranh của tổ chức vì năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp hiện nay phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng lao động Như vậy, có thể nói, tuyển dụng nhân sự không chỉ góp phần quan trọng trong việc hình thành nền

tảng vững chắc “đầu vào” chất lượng nhân sự mà nó còn là “lực lượng”

quyết định đến năng lực cạnh tranh của mỗi tổ chức, doanh nghiệp

- Thứ tư: Tuyển dụng tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí tuyển dụng lại, đào tạo mới, đào tạo lại và tránh được những rủi ro trong quá trình

thực hiện công việc Không những vậy, việc tuyển dụng tốt còn giúp doanh

nghiệp tìm và tạo được nguồn nhân lực bổ sung vào những vị trí công việc

đang còn trống ặc biệt, nếu tuyển dụng được những người có tay nghề cao,

trình độ chuyên môn giỏi, đúng với yêu cầu đặt ra sẽ giảm bớt được chi phí

đào tạo, chi phí cho nhân viên mới trong thời gian thử và làm quen việc Từ

đó, công việc được đẩy nhanh tiến độ, hiểu quả, chất lượng công việc cũng sẽ nâng cao Có thể thấy, tuyển dụng tốt không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm

thời gian, chi phí tuyển dụng mà còn đạt được nhiều hiệu quả, chất lượng trong công việc

Như vậy tuyển dụng nhân sự có vai trò đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp Vì, nếu như doanh nghiệp tuyển dụng nhân viên không đáp ứng được yêu cầu công việc thì sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công việc Ngoài ra, nếu tuyển dụng nhầm người doanh nghiệp sẽ phải thực

hiện sa thải nhân viên đó, điều này gây ảnh hưởng đến tâm lý của những lao

động khác trong doanh nghiệp Từ đó, doanh nghiệp bị rơi vào tình trạng nhân sự không ổn định, thậm chí có thể dẫn tới việc chia rẽ nội bộ, lãng phí

thời gian và chi phí của doanh nghiệp

 ối với người lao động:

- Tuyển dụng giúp cho người lao động được làm việc đúng chuyên môn, nghiệp vụ và tạo ra niềm đam mê khi thực hiện công việc ối với bất kì

người lao động nào, họ đều muốn được cống hiến, được làm những công việc

họ đúng chuyên môn, nghiệp vụ mà họ đã được đào tạo Vì vậy, khi doanh

nghiệp thực hiện tuyển dụng sẽ là cơ hội để người lao động tham gia ứng tuyển vào vị trí công việc họ mong muốn ặc biệt, trong quá trình thực hiện

công việc, người lao động hiểu rõ hơn ch nh sách nhân sự của doanh nghiệp,

qua đó giúp họ định hướng công việc của mình cho phù hợp với bản thân và

doanh nghiệp

- Tuyển dụng tạo ra không khí cạnh tranh, thi đua lẫn nhau giữa những người lao động trong tổ chức, từ đó doanh nghiệp sẽ nâng cao được chất lượng và hiệu quả công việc Tuyển dụng không chỉ là việc bổ sung nhân sự còn thiếu mà còn giúp doanh nghiệp thay thế, đào thải những nhân sự kém

chất lượng Vì vậy, nếu người lao động không muốn bị sa thải, họ cần phải

hoàn thành tốt mọi công việc được giao, đồng thời họ cần phải thể hiện được năng lực, vai trò của mình trong công việc và trong doanh nghiệp Qua đó,

các nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được hiệu quả, năng suất chất lượng lao động của nhân viên trong doanh nghiệp để thực hiện đánh giá khen thưởng

Qua đây có thể thấy, tuyển dụng nhân sự đóng một vai trò quan trọng

đối với người lao động Vì thông qua quá trình tuyển dụng, người lao động đã

bổ sung thêm được nhiều kiến thức, kinh nghiệm làm việc và rút ngắn được

khoảng cách giữa người lao động với nhà tuyển dụng ồng thời, người lao

động có thể thể hiện được khả năng của mình và khẳng định vị trí của mình

trong doanh nghiệp Chất lượng lao động tăng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã sử dụng hiệu quả nguồn lao động hiện có, từ đó, doanh nghiệp gia tăng được lợi nhuận, người lao động đảm bảo được nguồn thu nhập để lo cho cuộc sống

 ối với xã hội:

Việc tuyển dụng nhân sự giúp cho xã hội thực hiện các mục tiêu kinh tế - xã hội như:

- Tuyển dụng sẽ tạo việc làm cho người lao động và giảm tỉ lệ thất nghiệp Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần phải tiến hành tuyển dụng nhân sự để thực hiện công việc Vì vậy, càng nhiều doanh nghiệp được hình thành sẽ giúp cho nhiều lao động tìm kiếm được công việc phù hợp với mình hi đó, vấn đề thất nghiệp trong sẽ hội sẽ được giảm đáng kể

- Tuyển dụng giúp cho xã hội giảm bớt các tệ nạn xã hội, góp phần xây dựng xã hội văn minh giàu đẹp ồng thời, tuyển dụng giúp cho người lao

động cải thiện đời sống và xã hội ngày càng phát triển hiện đại hơn Qua đó

có thể thấy, việc tuyển dụng nhân sự đã giúp người lao động có việc làm, có

thu nhập, giúp xã hội giảm bớt nạn thất nghiệp và các tệ nạn xã hội

- Không những vậy, tuyển dụng hiệu quả còn giúp cho nguồn lực xã

hội được sử dụng một cách hữu ích, góp phần vào việc xây dựng và phát triển đất nước Trên thực tế, rất nhiều lao động giỏi, trình độ chuyên môn cao đã

không chọn làm việc tại nước sở tại mà sang những đất nước khác ây không chỉ là bất lợi cho một doanh nghiệp, mà đó là một bất lợi cho sự phát

triển của đất nước, cũng là vấn đề đáng báo động về hiện tượng “chảy máu

chất xám” Vì sao các doanh nghiệp không thể thu hút được lao động giỏi đến tuyển dụng? ể trả lời cho câu hỏi trên, có lẽ có rất nhiều l do, nhưng trong

đó sẽ có vấn đề về tuyển dụng Tuyển dụng không chỉ có vai trò tìm và đưa ra những tiêu ch để chọn lao động mà nó còn phải biết cách “thu hút” những lao động tốt Như vậy, có thể thấy được rằng việc tuyển dụng nhân sự là một công việc rất quan trọng mà nhà quản trị cần phải chú tâm thực hiện để đảm

bảo nguồn nhân lực cho doanh nghiệp

1.3 Phương pháp v quy trình tuyển dụng nhân sự

1.3.1 Phương pháp tuyển dụng nhân sự

Phương pháp tuyển dụng là cách thức giúp cho doanh nghiệp tìm kiếm

và thu hút được các ứng viên tham gia ứng tuyển để lựa chọn được những lao động đáp ứng tốt yêu cầu công việc đã đặt ra Vì vậy, muốn tuyển dụng nhân

sự có hiệu quả, nhà tuyển dụng cần phải có những phương pháp tuyển dụng

phù hợp với yêu cầu và điều kiện thực tiễn của doanh nghiệp Hiện nay, các

doanh nghiệp đang sử dụng một số phương pháp tuyển dụng sau: Phương pháp tuyển dụng trực tiếp, phương pháp tuyển dụng gián tiếp và phương pháp tuyển dụng thông qua dịch vụ

1.3.1.1 Phương pháp tuyển dụng trực tiếp

Phương pháp tuyển dụng trực tiếp là phương pháp cử cán bộ tuyển dụng đến các cơ sở đào tạo, các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên

nghiệp, dạy nghề trên cả nước để tìm kiếm ứng viên cho các vị trí việc làm

còn trống Việc làm này giúp cho doanh nghiệp lựa chọn được những ứng viên chất lượng cao không cần nhiều thời gian tìm kiếm Thông thường các trường đều phân loại được sinh viên dựa vào khả năng, thành t ch học tập nên các doanh nghiệp có thể dễ dàng tiến hành phỏng vấn và chọn lọc ứng viên

theo yêu cầu Ngoài ra, các doanh nghiệp còn thấy rằng sinh viên tại các trường đều là những người trẻ, có tinh thần hăng hái làm việc và có sự sáng tạo, ham học hỏi trong quá trình làm việc Vì vậy, các doanh nghiệp muốn lựa chọn sinh viên từ các cơ sở đào tạo về làm nhân viên cho họ Các doanh nghiệp có thể thực hiện hình thức tuyển dụng này khi sinh viên vừa tốt nghiệp

ra trường hoặc các doanh nghiệp có thể liên hệ trao đổi trước với các cơ sở

đào tạo để tuyển dụng được nhiều ứng viên giỏi trước khi họ tốt nghiệp

Việc lựa chọn ứng viên từ các cơ sở đào tạo sẽ đem lại nhiều lợi ích

cho doanh nghiệp như tiết kiệm được chi phí tuyển dụng, thời gian tìm kiếm, sàng lọc và phỏng vấn ứng viên Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn được những ứng viên đã được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ kỹ càng và đáp

ứng được những yêu cầu doanh nghiệp đã đặt ra Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thêm thời gian và chi ph đào tạo cho nhân viên mới Trên thực tế,

các cơ sở đào tạo rất hoan nghênh và tạo điều kiện cho các doanh nghiệp đến tận nơi để thực hiện tuyển dụng trực tiếp Qua đó, các cơ sở đào tạo có thể

đảm bảo được đầu ra cho sinh viên sau khi tốt nghiệp và nâng cao hình ảnh

của mình để thu hút sinh viên đến học tập

1.3.1.2 Phương pháp tuyển dụng gián tiếp

Phương pháp tuyển dụng gián tiếp là phương pháp tuyển dụng phổ biến hiện nay và được nhiều doanh nghiệp áp dụng, thực hiện Phương pháp tuyển dụng gián tiếp được các doanh nghiệp sử dụng thông qua các hình thức tuyển dụng sau đây:

- Thứ nhất, việc sử dụng bảng thông báo tuyển dụng chính thức, công khai để tất cả nhân viên trong doanh nghiệp biết về vị trí cần tuyển ây là

bảng thông báo về các vị trí việc làm trong doanh nghiệp đang cần tuyển dụng

nhân sự Vì thế, bảng thông báo cần gửi đến cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp được biết để họ tham gia thực hiện ứng tuyển Bảng thông báo phải

cung cấp đầy đủ các thông tin yêu cầu về vị trí việc làm, trình độ chuyên môn

mà ứng viên cần đáp ứng khi trúng tuyển Bảng thông báo tuyển dụng thường hướng đến những nhân viên đang làm việc trong doanh nghiệp và có mong

muốn chuyển sang một vị trí mới Vì vậy, bảng thông báo tuyển dụng này chỉ phù hợp với việc tuyển dụng nhân viên từ nguồn bên trong của doanh nghiệp

- Thứ hai, thông qua sự giới thiệu của cán bộ nhân viên trong doanh

nghiệp Những cán bộ có thể cho giới thiệu cán bộ trong doanh nghiệp phải là trưởng bộ phận hoặc những người có uy tín trong doanh nghiệp Ngoài ra, cán

bộ nhân viên trong doanh nghiệp có thể giới thiệu người nhà, họ hàng, bạn bè hoặc những người đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp đặt ra Việc giới thiệu của nhân viên trong doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp phát hiện ra những ứng viên có năng lực phù hợp với yêu cầu công việc một cách nhanh

chóng và dễ dàng không cần mất thời gian và công sức để tìm kiếm ứng viên

- Thứ ba, căn cứ vào thông tin “ anh mục các kỹ năng” doanh nghiệp

lập cho từng nhân viên theo hồ sơ nhân sự Bảng danh mục bao gồm các nội dung về trình độ chuyên môn và kỹ năng, quá trình làm việc, kinh nghiệm

nghề nghiệp, phẩm chất cá nhân của từng lao động Qua đó, giúp cho doanh

nghiệp đánh giá được chất lượng lao động của mình, từ đó, có biện pháp nhằm nâng cao chất lượng lao động cho tổ chức ồng thời, doanh nghiệp có thể thấy được khả năng của nhân viên để thuyên chuyển họ sang một vị trí

công việc mới, phù hợp với khả năng của họ hơn Tuy nhiên, nếu sử dụng

hình thức này doanh nghiệp mất rất nhiều thời để nghiên cứu hồ sơ của nhân viên do số lượng nhân viên trong doanh nghiệp không phải là nhỏ Vì vậy,

các doanh nghiệp cần phải khoanh vùng và lựa chọn một số ứng viên phù hợp với ví trí cần tuyển dụng trước để nghiên cứu hồ sơ, tránh việc lãng phí thời gian và công sức

- Thứ tư, hình thức thu hút nguồn lao động thông qua quảng cáo trên

các phương tiện truyền thông như: truyền hình, báo, tạp ch , internet… hi sử dụng hình thức này, nội dung thông báo tuyển dụng cần ngắn gọn, xúc tích

giúp ứng viên nắm được thông tin cơ bản để nộp hồ sơ ặc biệt, quảng cáo

cần phải nêu rõ thời gian nộp hồ sơ và thời gian hết hạn nộp hồ sơ để ứng

viên nhanh chóng nộp hồ sơ Chính vì thế, các doanh nghiệp cần phải xác định tình hình cụ thể của doanh nghiệp để đưa ra chiến lược quảng cáo phù

hợp, đặc biệt là có thể kết hợp được nhiều phương tiện truyền thông khác nhau để tiến hành quảng cáo ây được coi như là một cách thức marketing

cho doanh nghiệp Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải chú trọng đến nội dung của quảng cáo Trong nội dung quảng cáo doanh nghiệp cần chú trọng đưa ra chế độ phúc lợi cho nhân viên, lương thưởng hợp lý để có thể thu hút được sự quan tâm chú ý của các ứng viên tham gia nộp hồ sơ

- Thứ năm là thông qua hội chợ việc làm, sàn giao dịch việc ây là

một hình thức mới và đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay ối

với hình thức này, các doanh nghiệp thực hiện đăng ký tham gia hội chợ việc làm và sẽ được bố trí một quầy riêng để phục vụ cho việc quảng cáo, tuyển

dụng Tuy nhiên, nhiều hội chợ việc làm diễn ra tại địa điểm không quá lớn

nên ban tổ chức sẽ thực hiện đưa thông báo tuyển dụng của các doanh nghiệp lên bảng tin Vì vậy, việc tuyển dụng sẽ được thực hiện ở một vị trí khác do

ban tổ chức sắp xếp Việc tuyển dụng thông qua hội chợ việc làm sẽ giúp cho các ứng viên được tiếp xúc trực tiếp với nhiều nhà tuyển dụng của nhiều doanh nghiệp khác nhau Từ đó, giúp doanh nghiệp mở rộng khả năng tuyển

dụng với quy mô lớn và quảng bá hình ảnh doanh nghiệp Vì vậy, thông qua

hội chợ tuyển dụng đã giúp cho doanh nghiệp và ứng viên nhận thêm nhiều

thông tin tuyển dụng bổ ch đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của cả hai bên

1.3.1.3 Phương pháp tuyển dụng thông qua dịch vụ

ối với phương pháp tuyển dụng thông qua dịch vụ các doanh nghiệp

thường thực hiện tuyển dụng thông qua trung tâm môi giới việc làm ây là

nơi giúp cho người lao động và người sử dụng lao động tìm đến nhau dễ dàng hơn Tại đây, các trung tâm sẽ thực hiện các hoạt động môi giới việc làm và

nhận phí từ các doanh nghiệp có yêu cầu tuyển dụng nhân sự hi đó, các

doanh nghiệp có thể gửi yêu cầu tuyển dụng đến cho trung tâm để trung tâm

tổ chức thực hiện tìm kiếm lao động nhằm đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp

Các trung tâm môi giới việc làm thường được đặt trong các trường đại học,

cao đẳng, các tổ chức chính trị xã hội để ứng viên và nhà tuyển dụng có thể

liên hệ dễ dàng khi có nhu cầu Ví dụ như các trung tâm dịch vụ việc làm của

Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh

niên, Hội Liên hiệp phụ nữ tỉnh,…Tùy thuộc vào số lượng và chất lượng của người lao động các nhà tuyển dụng có thể gửi thông báo tuyển dụng đến cho các trung tâm dịch vụ công hoặc các trung tâm dịch vụ việc làm tại các trường đai học, cao đẳng và trung tâm dịch vụ việc làm tư nhân V dụ, doanh nghiệp muốn tìm kiếm số lượng lao động lớn và trình độ chuyên môn không quá cao

có thể gửi thông báo tuyển dụng đến các trung tâm dịch vụ việc làm công, nếu doanh nghiệp muốn tuyển dụng nhân sự với số lượng t nhưng chất lượng nhân sự cao thì có thể gửi thông báo tuyển dụng đến trung tâm việc làm tại

các trường đại học, cao đẳng hoặc các trung tâm dịch vụ việc làm tư nhân

Hình thức tuyển dụng nhân sự thông qua trung tâm môi giới việc làm

thường được áp dụng đối với các doanh nghiệp không có bộ phận chuyên trách về tuyển dụng nhân sự Tuy nhiên, chi phí dịch vụ cho hình thức này

khá tốn kém vì các doanh nghiệp chỉ cần đưa ra yêu cầu tuyển dụng mà không cần phải làm thêm bất cứ việc gì khác và họ chỉ cần đợi để các trung

tâm môi giới việc làm tìm ứng viên phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp đã đưa

ra

1.3.2 Quy trình tuyển dụng

ể thực hiện được quy trình tuyển dụng, các doanh nghiệp cần

phải xác định rõ nguồn tuyển dụng và các bước thực hiện tuyển dụng vì

điều này có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả tuyển dụng

1.3.2.1 Nguồn tuyển dụng

 Nguồn tuyển dụng từ bên trong

Tuyển dụng nhân sự từ bên trong là việc tuyển dụng những lao động đang làm việc tại các vị trí khác nhau trong doanh nghiệp và có nhu cầu, ,khả năng đáp ứng được vị trí công việc đang trống

 Ưu điểm của việc tuyển dụng từ bên trong:

Khi thực hiện tuyển dụng nhân sự từ bên trong sẽ giúp cho các doanh nghiệp sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực hiện có và không mất thời gian tìm kiếm Hơn nữa, những lao động này đã được doanh nghiệp kiểm chứng về lòng trung thành, thái độ nghiêm túc, tinh thần tận tụy, trách nhiệm đối với công việc và tổ chức nên sẽ hạn chế tối đa bỏ việc Ngoài ra, họ đã có thời gian làm quen với môi trường và công việc hiện tại trong doanh nghiệp nên khi đảm nhiệm vị trí công việc mới họ sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn Vì họ đã hiểu mục tiêu và cách thức làm việc, văn hóa của doanh nghiệp nên sẽ quen việc nhanh hơn và th ch nghi được với vị trí công việc mới do vậy, công việc

sẽ không bị gián đoạn và được tiến hành liên tục, hạn chế sự thuyên chuyển,

đề bạt sai

Việc tuyển dụng nhân sự từ nguồn nội bộ sẽ tạo cơ hội thăng tiến cho nhân viên trong doanh nghiệp Từ đó, tạo ra tinh thần thi đua rộng rãi giữa các nhân viên với nhau, kích thích họ làm việc để đạt được kết quả cao hơn với hi vọng sẽ được chuyển lên vị trí công việc mới với mức thu nhập tốt hơn hiện tại Ngoài ra, việc tuyển dụng nhân sự từ bên trong sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm bớt chi phí tuyển dụng và chi ph đào tạo cho nhân viên mới sau quá trình tuyển dụng

Tuy nhiên, việc tuyển dụng từ bên trong cũng gây ra một số hạn chế cho doanh nghiệp như:

ối với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, việc tuyển dụng nhân sự

từ bên trong sẽ không nâng cao được chất lượng lao động cho doanh nghiệp Việc tuyển nhân viên vào một vị trí trống trong doanh nghiệp có thể gây hiện

tượng chai lỳ, xơ cứng do các nhân viên được thăng chức đã quen với cách

làm việc cũ, rập khuôn máy móc, thiếu sáng tạo Do việc tuyển dụng từ bên

trong chỉ là thay đổi vị trí công việc của nhân viên trong doanh nghiệp iều

đó làm cho chất lượng lao động không được nâng cao và cải thiện Ngoài ra, việc tuyển dụng như vậy còn gây ra sự xáo trộn trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp hi đó, vị tr cũ của nhân viên sẽ có thể bị trống nên doanh

nghiệp lại phải tiến hành tuyển dụng để bổ sung nhân sự cho vị tr đó

 Nguồn tuyển dụng từ bên ngoài

Nguồn tuyển dụng từ bên ngoài là nguồn tuyển dụng từ thị trường

lao động, ứng viên của nguồn này bao gồm những người đang thất nghiệp,

bỏ việc, ứng viên là người đã tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học, dạy nghề trong và ngoài nước, những người đang làm việc cho

doanh nghiệp khác

 Ưu điểm của việc tuyển dụng từ bên ngoài:

Việc tuyển dụng từ nguồn bên ngoài sẽ giúp cho doanh nghiệp tìm được nguồn ứng viên phong phú và đa dạng hơn so với nguồn tuyển dụng từ bên trong Từ đó, doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn cho vị trí công việc cần

bổ sung thêm nhân sự Bên cạnh đó, chất lượng nguồn lao động từ bên ngoài cũng cao hơn vì ứng viên được trang bị kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ đầy

đủ và có hệ thống Các ứng viên này đã được đào tạo từ các cở sở đào tạo

trong và ngoài nước hoặc các ứng viên đều là người đã có kinh nghiệm trong quá trình làm việc tại các doanh nghiệp khác trước đó Qua đây, doanh nghiệp

có thể cải thiện, đổi mới chất lượng nguồn lao động trong tổ chức

Việc tuyển dụng từ nguồn bên ngoài không chỉ đem lại lợi ích cho

doanh nghiệp, nó còn đem lại cho ứng viên nhiều cơ hội Vị trí tuyển dụng đem lại cho ứng viên một công việc mới, tạo điều kiện cho ứng viên

phát triển bản thân qua đó nâng cao và hoàn thiện kĩ năng chuyên môn

nghiệp vụ, khả năng sáng tạo Từ đó, ứng viên sẽ hoàn thành tốt công việc

đã được giao và giúp cho doanh nghiệp đạt được những mục tiêu kinh doanh mới

Việc tuyển dụng được những ứng viên từ bên ngoài sẽ giúp cho doanh nghiệp tạo thêm các mối quan hệ iều này bắt nguồn từ các mối

quan hệ của ứng viên đó với xã hội, với doanh nghiệp, tổ chức trước đây

họ làm, từ những khách hàng cũ và mối quan hệ bạn bè của họ Từ những

mối quan này, doanh nghiệp sẽ có thêm nguồn khách hàng mới, đem lại

lợi nhuận cho doanh nghiệp

 Nhược điểm của việc tuyển dụng từ bên ngoài:

Việc tuyển dụng từ bên ngoài sẽ mất thời gian để hướng dẫn, đào tạo cho nhân viên mới làm quen với doanh nghiệp, hơn nữa, chi phí cho việc tuyển chọn sẽ cao hơn so với tuyển dụng từ nguồn bên trong Do hầu hết, các ứng viên là người mới nên chưa quen với môi trường và cách thức làm việc của doanh nghiệp nên doanh nghiệp cần phải cử cán bộ để đào tạo và hướng dẫn công việc cho họ ồng thời, khi tiến hành tuyển dụng từ nguồn bên ngoài, các doanh nghiệp cần phải đăng thông tin tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng nên chi phí cho việc tuyển dụng sẽ tốn kém hơn so với tuyển dụng từ

nguồn bên trong Ngoài ra, các doanh nghiệp còn phải mất thêm thời gian để tìm kiếm và sàng lọc hồ sơ trước khi thực hiện phỏng vấn ứng viên

Năng lực của ứng viên chỉ mới dừng lại ở dạng tiềm năng nên khó đánh giá được hết năng lực của ứng viên do ứng viên chưa thực hiện công việc

Nguyên nhân là do nhà tuyển dụng và ứng viên mới chỉ tiếp xúc với nhau thông qua đợt phỏng vấn nên doanh nghiệp mới chỉ biết được năng lực của

ứng viên được cung cấp trong hồ sơ công việc và những thông tin có trong

buổi phỏng vấn o đó, doanh nghiệp mới chỉ đánh giá được năng lực ứng

viên thông qua các thông tin ứng viên cung cấp chứ chưa khẳng định được năng lực thực tế của ứng viên

Nếu thường xuyên tuyển chọn lao động từ bên ngoài sẽ dẫn đến việc nhân viên trong doanh nghiệp sẽ cảm thấy thất vọng và không có ý chí làm

việc vì họ nghĩ rằng họ không có cơ hội thăng tiến trong doanh nghiệp iều

này gây ảnh hưởng tâm lý rất lớn đối với những nhân viên trong doanh nghiệp, vì họ nghĩ rằng họ không được coi trọng và đánh giá đúng so với những gì họ đã cống hiến cho doanh nghiệp Từ đó, họ sẽ nảy sinh tâm lý

chán nản và không muốn làm việc vì họ nghĩ rằng dù họ có cố gắng đến đâu

cũng không được chuyển sang một vị trí mà họ mong muốn

1.3.2.2 Quy trình tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng là trình tự thực hiện các hoạt động tìm kiếm, lựa chọn ứng viên nhằm đáp ứng yêu cầu vị trí yêu cầu công việc doanh nghiệp

đặt ra Vì vậy, muốn làm tốt công tác tuyển dụng nhân sự, các doanh nghiệp

cần phải xây dựng quy trình tuyển dụng khoa học và hợp lý Mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng được một quy trình tuyển dụng riêng tùy thuộc vào

điều kiện thực tế và lĩnh vực kinh doanh của mình

Quy trình tuyển dụng được thể hiện qua nhiều bước khác nhau tùy thuộc vào mức độ phức tạp của công việc và tính chất loại lao động cần tuyển Mỗi bước trong quy trình sẽ có một mục đ ch và tiêu ch riêng để đánh giá, ở mỗi bước sẽ giúp doanh nghiệp loại ra những ứng viên không đủ điều

kiện và lựa chọn ra ứng viên phù hợp ác bước trong quy trình tuyển dụng

cần phải đảm bảo đúng theo quy trình và tiêu chuẩn đã đạt ra Tuy nhiên, trong bài nghiên cứu này tác giả xin đưa ra quy trình tuyển dụng nhân sự gồm các bước như sau:

Thông báo Nhận, nghiên cứu hồ sơ

Phỏng vấn sơ b

iểm tra, trắc nghiệm

Phỏng vấn lần 2 Xác minh, điều tra trình

đ , quá trình l m việc iểm tra sức khỏe

huẩn bị

Ra quyết định

tuyển dụng

Loại ứng viên không phù hợp

1.1 Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự

a Chuẩn bị

ể việc tuyển dụng đạt được hiệu quả cao các doanh nghiệp cần phải xác định được số lượng nhân sự cần tuyển dụng, trình độ, kỹ năng chuyên môn tương ứng đối với vị trí tuyển dụng ể có thể chuẩn bị tốt việc tuyển dụng, các doanh nghiệp cần phải xây dựng được bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

Bản mô tả công việc là bảng cung cấp thông tin liên quan đến nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc Bản mô tả công việc bao gồm các nội dung chính sau: Tên công việc, số lượng nhân viên cần tuyển dụng,

chức năng, trách nhiệm trong công việc, thù lao công việc và điều kiện

làm việc tại doanh nghiệp

Bản tiêu chuẩn công việc cần nêu ra được yêu cầu đối với người ứng tuyển như: trình độ văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và các

kỹ năng khác có liên quan đến các công việc đang tuyển dụng, kinh nghiệm công tác…

Dựa trên yêu cầu của bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc, nhà tuyển dụng sẽ thực hiện tuyển dụng ồng thời, nhà tuyển dụng cần phải

có kế hoạch sử dụng, đánh giá, phát triển nhân sự nhằm sử dụng đúng người, đúng việc, k ch th ch người lao động phát huy tối đa khả năng sáng tạo đóng góp cho doanh nghiệp và bản thân người lao động

Ngoài ra, các doanh nghiệp phải xác định được nguồn tuyển dụng, phương pháp tuyển dụng và thời gian tuyển dụng cho phù hợp để giúp doanh nghiệp tiến hành tuyển dụng được hiệu quả và đạt chất lượng cao

b Thông báo tuyển dụng

Mục đ ch của thông báo tuyển dụng là nhằm thu hút ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau Qua đó, giúp doanh nghiệp tuyển dụng được những ứng viên phù hợp với vị trí ứng tuyển và môi trường làm việc của doanh nghiệp

ể thông báo tuyển dụng có hiệu quả doanh nghiệp và nhà tuyển

dụng cần thiết kế bảng thông báo, hình thức bảng thông báo sao cho thu

hút được nhiều sự quan tâm của ứng viên Nội dung thông báo cần phải

đầy đủ, chi tiết và rõ ràng về vị trí việc làm doanh nghiệp muốn tuyển dụng như:

- Giới thiệu, quảng cáo về công ty về lĩnh vực kinh doanh, lịch sử

hình thành để ứng viên biết được thông tin về doanh nghiệp

- Chức năng, nhiệm vụ vị trí việc làm cần đáp ứng để ứng viên hình dung ra những việc họ cần làm

- Quyền lợi của ứng viên nếu trúng tuyển như: lương, chế độ bảo hiểm, chế độ thưởng

- ác hướng dẫn về thủ tục hành chính, hồ sơ và cách thức liên hệ

với công ty khi có thắc mắc

Việc thông báo tuyển dụng của doanh nghiệp có thể thông báo qua

các hình thức sau:

- Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng

- Niêm yết tại bảng thông báo tại trụ sở doanh nghiệp, nơi đông người qua lại

- Gửi thông báo đến các trường đào tạo chuyên ngành nhờ giới thiệu các ứng viên phù hợp với tiêu chuẩn cần tuyển

- Kết hợp với các trung tâm tư vấn giới thiệu việc làm để thông báo,

tìm kiếm và thu hút các ứng viên phù hợp

- Thông báo trên mạng internet ây là hình thức thông báo phổ biến hiện nay đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng

ể thông báo có hiệu quả và thu hút được sự quan tâm của ứng viên,

nội dung thông báo cần trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản liên quan đến yêu cầu công việc để người tham gia ứng tuyển xem xét xem mình có đáp ứng được yêu cầu không để thực hiện nộp hồ sơ

c Tiếp nhận và nghiên cứu hồ sơ

Việc tiếp nhận và nghiên cứu hồ sơ nhằm mục đ ch kiểm tra sự phù hợp của các ứng viên tham gia tuyển dụng, đồng thời loại bỏ những ứng viên không đủ điều kiện hoặc không phù hợp để giảm bớt thời gian và chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp Tất cả hồ sơ xin việc khi tiếp nhận phải được ghi vào sổ xin việc, có phân loại để tiện cho việc sử dụng sau này

Hồ sơ xin việc của các ứng viên sẽ bao gồm các loại giấy tờ sau:

- ơn xin tuyển dụng

- Bản khai lý lịch có chứng nhận của ủy ban nhân dân xã, phường

- Giấy chứng nhận sức khỏe do bác sỹ của cơ quan y tế có thẩm

quyển cấp

- Các chứng chỉ, bằng tốt nghiệp các trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

các kỹ năng cần thiết của ngưởi lao động

Nhà tuyển dụng sẽ dựa vào thông tin hồ sơ ứng viên đã nộp để phân

loại hồ sơ ăn cứ để phân loại ứng viên bao gồm những nội dung sau:

- Trình độ chuyên môn của ứng viên

- Kinh nghiệm của ứng viên

- Lý lịch và văn bằng chứng chỉ của ứng viên

Khâu tiếp nhận và nghiên cứu hồ sơ là việc hết sức đặc biệt quan trọng đối với những doanh nghiệp có số lượng lớn ứng viên tham gia nộp hồ sơ Vì thế, bộ phận nhân sự cần phải tiến hành kiểm tra kỹ hồ sơ của ứng viên để có thể kiểm tra độ chính xác thông tin về ứng viên ồng thời, có thể đánh giá một phần năng lực của ứng viên thông qua hồ sơ đã nộp ể thực hiện điều

đó, nhà tuyển dụng cần nghiên cứu lý lịch, hồ sơ cá nhân và đơn xin việc của ứng viên và so sánh với bản tiêu chuẩn công việc doanh nghiệp đã đề ra Sau khi sàng lọc và đánh giá xong, nhà tuyển dụng sẽ lên danh sách ứng viên và thông báo cho họ đến doanh nghiệp để tham gia phỏng vấn hoặc thi tuyển

d Phỏng vấn sơ bộ

ây được coi là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa nhà tuyển dụng với ứng

viên Bước này giúp cho nhà tuyển dụng xem xét tố chất và năng lực của ứng viên Trong buổi phỏng vấn sơ bộ, nhà tuyển dụng cần phải giới thiệu cho ứng viên biết về doanh nghiệp, môi trường, tổ chức của doanh nghiệp Sau đó

sẽ tiến hành hỏi một số câu hỏi phỏng vấn sơ bộ về động cơ xin việc, hiểu biết của ứng viên về tổ chức và khả năng giao tiếp ứng xử của ứng viên Ngoài ra, nhà tuyển dụng phải yêu cầu ứng viên bổ sung thông tin còn thiếu trong hồ sơ xin việc

Qua phỏng vấn sơ bộ nếu thấy ứng viên không đủ khả năng hoặc không phù hợp để đảm nhận vị trí công việc nhà tuyển dụng cần cân nhắc để loại bỏ ứng viên

Vì việc đánh giá ứng viên của vòng này chịu ảnh hưởng bởi tính chủ quan của người tuyển dụng nên các ứng viên cần phải tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng iều này được thể hiện thông qua việc ăn mặc, đi đúng giờ, sự hiểu biết của ứng viên về vị trí ứng tuyển và doanh nghiệp Ngoài ra, nhà tuyển dụng cần phải đưa ra những tiêu chuẩn để đánh giá lựa chọn ứng viên cẩn thận tránh trường hợp loại bỏ nhầm ứng viên

e Kiểm tra trắc nghiệm

Tại bước này, các doanh nghiệp sẽ thực hiện kiểm tra ứng viên dưới

hình thức thi viết hoặc thi trắc nghiệm Mục đ ch của bước này là giúp nhà

tuyển dụng kiểm tra được kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp của ứng viên

Hình thức thi viết thường được áp dụng khi số lượng ứng viên dự tuyển vào vòng này không nhiều Nội dung kiểm tra của bài thi viết là để kiểm tra

khả năng tư duy, kiến thức lý thuyết và khả năng xử lý nghiệp vụ, lập kế hoạch của ứng viên Hình thức thi viết đòi hỏi sự công phu trong việc ra đề và xây dựng đáp áp Vì vậy, các câu hỏi đưa ra phải dựa trên tiêu chuẩn chức

danh công việc cần tuyển dụng hoặc bản mô tả công việc

Hình thức thi trắc nghiệm có thể kiểm tra được khả năng nhận thức chung hay tư duy, t nh cách, sở thích của ứng viên Việc sử dụng bài thi trắc

nghiệm có thể đo lường được các khả năng cụ thể liên quan đến công việc của các ứng viên tham gia ứng tuyển

Việc kiểm tra bài thi viết và trắc nghiệm sẽ giúp cho nhà tuyển dụng

loại đi những ứng viên không đáp ứng được tiêu chuẩn, yêu cầu công việc

f Phỏng vấn lần 2

Sau khi đã chọn ra những hồ sơ phù hợp doanh nghiệp cần liên hệ với

ứng viên để thực hiện phỏng vấn lần 2 Phỏng vấn lần 2 là cơ hội giúp cho

doanh nghiệp và ứng viên tìm hiểu thêm về nhau, qua đây, nhà tuyển dụng sẽ kiểm tra trực tiếp kiến thức, trình độ của ứng viên một lần nữa Khi phỏng

vấn, nhà quản trị cần quan sát các phản ứng của ứng viên với những câu hỏi

để qua đó đánh giá được khả năng giao tiếp, khả năng diễn đạt của ứng viên Muốn phỏng vấn có hiệu quả, người phỏng vấn cần nghiên cứu kỹ lý lịch của các ứng viên, trên cơ sở đó tìm ra những điểm cần lưu ý để dự kiến nội dung phỏng vấn

Trong quá trình phỏng vấn cần chú ý các điểm sau:

- Nội dung cuộc phỏng vấn dù đã hoạch định trước nhưng phải chủ động thay đổi cho phù hợp với hoàn cảnh thực tế đang diễn ra

- Khi phỏng vấn nhà tuyển dụng phải ghi lại các thông tin cần thiết đã

khai thác từ ứng viên để làm căn cứ đánh giá trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng

- hông đặt câu hỏi buộc các ứng viên chỉ có thể trả lời “có” hoặc

“không”

- Phải chú ý lắng nghe, tỏ ra tôn trọng các ứng viên trong một không

khí tin cậy, thân mật và cởi mở

- Tạo ra các tình huống cho ứng viên tranh luận và hỏi lại mình

Nhà tuyển dụng có thể xây dựng bộ câu hỏi liên quan đến năng lực,

thái độ, ưu điểm và nhược điểm của các ứng viên đặc biệt các câu hỏi nên

tập trung vào các yêu cầu chính của các vị trí tuyển dụng, văn hóa và các

giá trị cơ bản của doanh nghiệp Việc sử dụng bộ câu hỏi thống nhất sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng so sánh được các ứng viên khác nhau Ngoài

ra, khi phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần đưa ra tình huống để kiểm tra khả

năng tư duy sáng tạo và ứng xử của ứng viên giúp cho việc đánh giá ứng

viên được thực hiện một cách khách quan và tìm được người phù hợp với

vị trí công việc còn trống

ể việc phỏng vấn có hiệu quả nhà tuyển dụng cần lựa chọn hình thức

phỏng vấn cho phù hợp với mục đ ch ban đầu đặt ra Có các hình thức phỏng

vấn sau:

- Phỏng vấn theo mẫu: Là việc phỏng vấn với những câu hỏi đã được

thiết kế sẵn và có thang điểm để đánh giá, đo lường từng ứng viên thông qua

câu trả lời của họ Tuy nhiên, phỏng vấn cấu trúc lại làm mất đi t nh phong

phú và linh hoạt trong quá trình phỏng vấn

- Phỏng vấn tình huống: Sẽ tập trung chủ yếu vào những câu hỏi định

hướng về công việc tương lai ác câu hỏi tình huống phải được thiết kế để có thể đánh giá ứng viên ở nhiều mức độ khác nhau vì thế các câu hỏi đưa ra cần phải bám sát vào thực tế và yêu cầu của công việc

- Phỏng vấn theo mục tiêu: Là việc dựa vào công việc cụ thể để yêu cầu các ứng viên phải trả lời theo những mục tiêu đã xác định trước đó ác câu

hỏi phải được thực hiện phân tích một cách kỹ lưỡng để xác định được mục tiêu rõ ràng

- Phỏng vấn không có hướng dẫn: Nhà tuyển dụng sẽ không dự định

các câu hỏi trước mà sẽ dựa vào cách trả lời của ứng viên và vấn đề liên quan đến ứng viên để đặt câu hỏi và tìm hiểu thêm thông tin về ứng viên Việc phỏng vấn phi cấu trúc đôi khi dẫn tới việc xa rời những thông tin cơ bản liên quan đến ứng viên

- Phỏng vấn căng thẳng: Nhà tuyển dụng sẽ đưa ra những câu hỏi mang tính chất nặng nề, mức độ đặt câu hỏi sẽ nhiều hơn để tìm kiếm được những

ứng viên chịu được áp lực công việc cao

- Phỏng vấn theo nhóm: Là hình thức phỏng vấn một người hỏi cùng

lúc nhiều ứng viên, qua đó giúp ta thu thập được nhiều thông tin và tránh được những thông tin bị trùng lặp giữa các ứng viên

- Phỏng vấn hội đồng: Là việc thành lập một hội đồng các nhà tuyển

dụng để hỏi một ứng viên Loại phỏng vấn này thường được áp dụng cho những vị trí việc làm quan trọng cần sự đồng nhất của nhiều người

g Xác minh điều tra trình độ và quá trình làm việc

ể xác định độ tin cậy của các thông tin đã thu được trước đó nhà

tuyển dụng cần phải tiến hành thêm bước xác minh điều tra trình độ và quá

trình làm việc của ứng viên Muốn thực hiện bước này nhà tuyển dụng có thể trao đổi với các doanh nghiệp cũ ứng viên đã từng làm việc theo thông tin

trong hồ sơ xin việc Ngoài ra, doanh nghiệp có thể liên hệ với các cơ sở đào

tạo ứng viên đã theo học trước đó để xác minh thông tin Những thông tin xác minh này sẽ giúp nhà tuyển dụng đưa ra được quyết loại bỏ ứng viên không

phù hợp và đưa ra quyết định tuyển dụng

h Kiểm tra sức khỏe