PHÂN TÍCH QUY TRÌNH VÀ CƠNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY Chủ đề lựa chọn phân tích đề bài cá nhân là : TUYỂN DỤNG - Phân tích thực trạng công việc tuyển dụng Công ty hiện bạn làm việc - Những hạn chế và một số giải pháp đưa để khắc phục cho vấn đề này TRÌNH BÀY: Giới thiệu về Công ty bạn hiện công tác: Tên Công ty: Cổ phần Thiết kế xây dựng & Thương mại An Đông – ADDECO Loại hình Công ty: Công ty cổ phần, có góp vốn của 05 cổ đông khác Quy mô Công ty: 50 – 99 Nhân viên là Doanh nghiệp vừa và nho Ngành nghề kinh doanh chính sau: - Khảo sát, Thiết kế quy hoạch, kết cấu cơng trình xây dựng dân dụng, cơng nghiệp, giao thơng, thủy lợi, cơng trình bưu điện, văn hóa, thể thao - Tư vấn lập dự án, thẩm định, Quản lý dự án, Giám sát cơng trình xây dựng - Thi cơng xây lắp cơng trình xây dựng dân dụng, cơng nghiệp, giao thơng, thủy lợi, cơng trình bưu điện, văn hóa, thể thao Nguồn nhân lực của An Đông: Đối tượng nhân chủ yếu của An Đông: Kỹ sư/Cử nhân xây dựng, Cầu đường, Thủy lợi Tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng, Trung cấp Xây dựng, Giao thông, Thủy lợi Môi trường làm việc: 20% nhân viên làm việc tại Văn phòng, số còn lại làm việc tại các công công trường thi công xây lắp Sơ đồ tổ chức công ty An Đông mô tả sau: HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH – BAN GIÁM ĐỐC Page of PHÒNG: PHÒNG: PHỊNG: PHỊNG: TƯ VẤN KẾ HOẠCH KẾ TỐN TỔ CHỨC - HC TỔ : TỔ : Tư vấn lập dự án, Khảo sát thiết kế CTrinh QLDA, Giám sát chất lượng công trình ĐỘI 1: ĐỘI 2: ĐỘI 3: Thi công xây lắp các công trình dân dụng công nghiệp Thi công xây lắp các công trình hạ tầng, giao thông Thi công xây lắp các công trình thủy lợi, nông nghiệp Đặc thù công việc: - Khối làm việc tại Văn phòng: Gồm có nhân viên của các phòng Tư vấn (Tổ lập dự án, thiết kế, giám sát, quản lý dự án); phòng kế hoạch, kế toán, tổ chức – hành chính; - Khối công trình: Làm việc các công trường xa nơi trung tâm thành phố, thị trấn Điều kiện sinh hoạt khó khăn Môi trường làm việc thường hứng chịu thời tiết khắc nghiệt: nóng, lạnh, ồn, bụi…, địa điểm làm việc thay đổi liên tục theo các công trình công ty đảm nhận Kế hoạch tuyển dụng: KH tuyển dụng được duyệt sau KH sản xuất kinh doanh của Công ty An Đông được Hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo nghiên cứu, thông qua và phê chuẩn Số lượng nhân viên tuyển mới vào: - Khối lượng công việc : Dự án mới, công trình mới đã trúng thầu… - Cần vị trí chủ chốt chỉ đạo, thi công công trường - Bổ sung kỹ thuật viên, kỹ sư kinh tế hỗ trợ cho các công trình, các Đội sản xuất - Các nguồn nhân lực hợp tác (thuê ngoài ngắn hạn) Quy trình tuyển dụng: Kênh tuyển dụng: Giới thiệu bạn bè, Vietnam work, 24h, Tìm việc nhanh… Tùy thuộc vào vị trí cần tuyển Công ty An Đông sử dụng kênh tuyển dụng: Với vị trí cần tiêu chí cao đáp ứng nhu cầu công việc An đông sẽ sử dụng kênh qua bạn bè (cần tin tưởng thời gian thử việc ngắn) hoặc dùng dịch vụ Vietnamwork đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ theo yêu cầu công việc, các bước tuyển dụng chính cụ thể sau: Page of 5.1 Vòng sơ tuyển: Nhận hồ sơ, xét duyệt hồ sơ, thẩm vấn sơ bộ Ứng viên trúng ở vòng đáp ứng tiêu chuẩn sau: + Hồ sơ phù hợp với vị trí về (trình độ, kiến thức, kinh nghiệm…) + Sau “lọt” qua vòng phong vấn với bộ phận Nhân về: thái độ, hành vi, chính xác giữa thông tin hồ sơ và thực tế 5.2 Vòng – Phong vấn chuyên môn: Phong vấn, trao đổi với Cấp quản lý liên quan đến chuyên môn cần tuyển dụng như: + Vị trí Trưởng/phó của Công ty: Giám đốc, Phó giám đốc phong vấn; + Vị trí nhân viên: Trưởng các phòng ban phong vấn, nhân viên kỹ thuật 5.3 Vòng 3: Đàm phán mức lương, thương thảo ký hợp đồng lao động thử việc và hẹn ngày bắt đầu làm việc 5.4 Vòng 4: Kết thúc thời gian thử việc (2 tháng), đánh giá thử việc, tiến hành tiếp nhận ứng viên, quyết định tuyển dụng nhân viên chính thức của Công ty a) NỘI DUNG/ CONTENTS: TRÁCH NHIỆM/ DUTIES TIẾN TRÌNH/ PROCESS Page of DIỄN GIẢI/ EXPLANATION ĐÀO TẠO BÊN NGOÀI BP TDụng & Phòng 6.1ban/ Recruiting Section and Departments BP TDụng 6.2 KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG/ RECRUITING PLAN PHIẾU YÊU CẦU TUYỂN DỤNG & Phòng ban/ Recruiting Section and Departments HỒ SƠ TUYỂN DỤNG/ RECRUITING REQUIREMENT NOTE AND PROFILE GDNS/HR 6.3 Director PHÒNG NHÂN SỰ XEM XÉT/ CHECKING OF HR DEPARTMENT 6.4 BTGD/Board of General Director PHÊ DUYỆT/ APPROVAL 6.5 BPTD/Recruiting section THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG/ RECRUITING ANNOUNCEMENT 6.6 BPTD/Recruiting section NHẬN VÀ XÉT HỒ SƠ/ RECEIVING AND CHECKING THE PROFILE Phòng ban & BP TDụng/ Departments 6.7 and Recruiting Section KIỂM TRA-SƠ VẤN/ CHECKINGPRELIMINARY INTERVIEW P.Nhân sự, Bộ phận QL trực tiếp, BTGĐ/ HR Dept, directed 6.8section, Board of management Genaral Director PHỎNG VẤN CHUYÊN MÔN/ PROFESSIONAL INTERVIEW P.Nhân 6.9 sự/ HR Department MỜI NHẬN VIỆC/ INVITING JOB RECEIVE Bộ phận quản lý trực tiếp/ Directed6.10 management Section THỬ VIỆC/ JOB TRIAL Bộ phận quản lý trực tiếp/ Directed6.11 management Section ĐÁNH GIÁ SAU THỬ VIỆC/ ASSESSING AFTER TRIAL DURATION P.Nhân6.12 sự/ HR Department QUYẾT ĐỊNH TUYỂN DỤNG/ RECRUITING DECISION Thuận lợi công việc Tuyển dụng: - Thuận tiện việc tìm kiếm ứng viên: Nguồn nhân lực chủ yếu tập trung ở công trường bao gồm: Đội trưởng/Đội phó, Kỹ thuật viên, Thống kê đội, Đốc công và Công nhân các ứng việc ở các vị trí khác thì yêu cầu khác Trong đó: Page of + Công nhân lao động trực tiếp: Là bộ phận chiếm phần đa số Vị trí công nhân nhiều, dễ tuyển dụng có thể tuyển dụng trực tiếp tại địa phường: các vị trí này thường làm việc theo dạng hợp đồng ngắn hạn, hợp đồng thời vụ Theo quy chế của công ty Người được toàn quyền quyết định tuyển dụng các vị trí này là các Đội trưởng, chỉ huy trưởng công trường + Vị trí thu kho, thủ quỹ, quản lý kế toán – tài chính Có trình độ chuyên môn không cao, chí chỉ tốt nghiệp Trung cấp có thể đáp ứng được yêu cầu của công việc này Tiêu chí chủ yếu cần: ứng viên chấp nhận vất vả, gian khổ vì điều kiện môi trường làm việc khắc nghiệt Công việc đơn giản là thông kê và ghi chép Tuy nhiên lại là vị trí then chốt, năm giữ về kinh phí và quyết định chi phí đầu vào của công trình Nên ở vị trí này thường là người nhà, thân quen với lãnh đạo công ty hoặc Đội trưởng thi công + Vị trí kỹ thuật thuật viên và Chủ nhiệm công trình, kỹ thuật viên văn phòng: Là đội ngũ quan trọng về mặt kỹ thuẩ chuyên môn Các vị trí này được tuyển dụng một cách kỹ lưỡng, theo đúng quy trình đặt (nêu tại phần ở trên) Trong đó đặc biệt khó khăn là vị trí Đội trưởng, Chủ nhiệm công trình - Tiết kiệm chi phí tuyển dụng: Một phần nhân của Công ty An Đông (ở công trường) không phải tuyển chọn, họ là người thân gia đình hoặc những người tin cậy để quản lý tài chính, vật tư, nhân công, phần cốt lõi của một công trình triển khai thi công Do vậy, yêu cầu cần thiết của các vị trí này là tính cẩn thận, biết hệ thống ghi chép và trung thực Khó khăn việc Tuyển dụng: Khó khăn tìm người ở vị trí chủ chốt: Vị trí quan trọng ở các công trường là Đội trưởng, Chủ nhiệm công trình, Trưởng nhóm, các Trưởng phó phòng làm việc tại văn phòng công ty Tiêu chí cần và đủ của vị trí này là: +Trình độ: tốt nghiệp Trường Đại học Giao thông, Xây dựng, Thủy lợi, có khả chỉ đạo và làm việc theo nhóm, hiểu biết về hạch toán lỗ lãi công trình, các quy trình kỹ thuật, quy trình sản xuất chuyên ngành +Kinh nghiệm: Đảm đương vị trí chỉ huy, điều hành thi công, thời gian kinh nghiệm ít nhất 03 năm; +Kỹ năng: Giao tiếp, thương lượng, sử dụng phần mềm dự toán, Autocard (vẽ đồ họa) v.v… Page of Tại nội dung của phần này xin việc tuyển dụng các ứng viên được áp dụng theo quy trình tuyển dụng nêu Các vị trí làm việc tại Văn phòng công ty được tuyển dụng và tiếp nhận không mấy khó khăn, còn vị trí Đội trưởng, Chủ nhiệm công trình đã và gặp phải không ít khó khăn tại công ty An Đông Do xin sâu và nội dung khó khắn nhất vấn đề tuyển dụng này tại công ty nơi làm việc Sự khó khăn tuyển ứng viên ở vị trí này là: - Ứng viên có đủ kinh nghiệm công trường: thường không muốn làm việc dưới công trường, họ muốn thay đổi môi trường làm việc, muốn ở vị trí tương đương phải ở Văn phòng, hoặc làm việc tại các Trung tâm văn hóa, xã hội - Ứng viên đáp ứng tiêu chí trình độ, kinh nghiệm: không đủ kỹ mềm quản lý Vì Đội trưởng tương đương 01 GĐ nho, họ toàn quyền chỉ đạo, dẫn dắt Đội XD đó phát triển hoặc xuống - Ứng viên đáp ứng cả 03 tiêu chí về Trình độ, Kinh nghiệm, Kỹ năng: không có lòng nhiệt tình, họ gia hạn thời gian “nằm vùng” dưới công trường Do vậy, dự án, công trình không thể thay “tướng” chưa hoàn thành, trọn vẹn - Đa phần ứng viên không có đủ tiêu chí họ vẫn nộp vào vị trí “Đội trưởng hoặc Chủ nghiệm công trình” Để tìm người ở vị trí này, hết sức khó khăn với những liệt kê ở trên, phần lớn số người trúng tuyển và tận tâm với Công ty An Đông ở vị trí Đội trưởng là kênh bạn bè giới thiệu Những người bạn tốt nghiệp cùng trường, hoặc giới thiệu bạn bè của họ Vì vậy, mỗi lần có thay đổi hoặc thêm mới nhân ở vị trí này Phòng Nhân gặp không ít khó khăn qúa trình tuyển dụng Giải pháp: Với vị trí này, Đội trưởng là một số vị trí quan trọng quyết định việc hạch loán lỗ lãi công trình, mang đến phát triển & lớn mạnh của Công ty An Đông vì: Doanh thu của Công ty An Đông là Sản lượng hàng tháng của Đội sản xuất thực hiện được Nếu người Đội trưởng điều hành Đội mình không hiệu quả như: Chậm tiến độ thi công, chất lượng công trình không đảm bảo, quản lý, điều phối &duy trì nguồn vốn không tốt… sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới Kế hoạch chỉ tiêu doanh số Công ty đề Do vậy, cần tuyển vị trí Đội trưởng, Chủ nhiệm Công ty An Đông phải cân nhắc & xem xét các yếu tố về: + Yêu cầu công việc; + Kênh tuyển dụng; Page of + Mức độ quan trọng của vị trí với công việc + Kinh phí chi trả: khâu tuyển dụng, lương thưởng của vị trí… Sau nghiên cứu những yếu tố liên quan đến vị trí, xét các phương án có thể thay thế tuyển dụng mới như: - Giữ chân vị trí Đội trưởng hiện đảm nhận bằng cách tăng lương, tăng thưởng hoặc đưa chính sách đãi ngộ hấp dẫn - Luân chuyển vị trí của Kỹ thuật viên cứng tay nghề lên Đội phó, chỉ huy phó công trường để tạo nguồn lực kế cận cho phát triển bền vững của cán bộ chỉ đạo sản xuất của công ty - Luân chuyển vị trí công tác của Trưởng/Phó phòng phụ trách kỹ thuật tại Văn phòng sang đảm nhiệm vị trí Đội trưởng một thời gian nhất định Nhằm nâng cao kinh nghiệm, phong phú các nội dung công việc, tạo điều kiện cho việc bổ nhiệm lên quản lý cao của những vị trí chủ chốt sau này Khi các phương án không khả thi, bắt buộc tuyển ứng viên mới theo Quy trình Tuyển dụng của Công ty An Đông Tuy nhiên, điều này cần phải nghiên cứu vì nhu cầu cần tuyển ứng viên từ 02 lý do: + Nhu cầu mở rộng, phát triển của Công ty (lý thứ nhất); + Tình trạng thay đổi việc của Nhân viên (lý thứ 2) Nếu từ lý 01 với những giải pháp sau: - An đông cần phải cân đối tài chính: Nguồn vốn dự án, quỹ lương công ty , kinh phí tuyển dụng… : lập mức lương khởi điểm của vị trí - An đông sẽ lập kế hoạch tài chính cho đầu tư và mở rộng của Công ty Sau đó, đưa quyết định tuyển dụng (sử dụng kênh tuyển dụng nào hiệu quả nhất đưa kết quả nhanh nhất ): tiết kiệm chi phí, cân đối thu chi giữa cung & cầu - An đông có thể phải đưa mức lương cạnh tranh bằng hoặc thị trường để đáp ứng mục tiêu kế hoạch đã lập (phụ thuộc vào tài chính, mức độ quan trọng của công việc): Tìm được người đáp ứng nhu cầu công việc Lý 02 với giải pháp: - Xem xét lý nghỉ việc của Nhân viên - Cân nhắc mức độ quan trọng của Nhân viên dựa hiệu quả công việc và cống hiến Nhân viên đã mang lại Đưa quyết định giữ chân nhân viên - Đàm phán mức đãi ngộ hấp dẫn (có thể đãi ngộ tài chính hoặc đãi ngộ phi tài chính) Page of - Xây dựng mức đãi ngộ tài chính và phi tài chính xứng đáng với những vị trí “đầu sóng gió” của An Đông, tránh tình trạng nhân viên chuyển việc vì lý tinh thần hoặc vật chất Kinh phí đào tạo và tuyển dụng chiếm một phần lớn tổng kinh phí hoạt động của Công ty Hơn nữa, nhân viên nghỉ việc tạo tác động tiêu cực tới số còn lại, chưa tính thời gian đào tạo và kinh phí tuyển dụng họ ban đầu Điều đó ảnh hưởng lớn đến quá trình sản xuất và kinh doanh của Công ty Do vậy, An đông có nhu cầu tuyển dụng, cần phải nghiên cứu, xem xét tuyển dụng đến từ lý nào đưa biện pháp kịp thời, sáng suốt đảm bảo công tác tuyển dụng đạt hiệu quả cao nhất TÀI LIỆU THAM KHẢO - Tài liệu môn học “Quản trị nguồn nhân lực” chương trình GaMBA Đại học Griggs – Hoa Kỳ Kiến thức thu từ bài giảng lớp giảng viên Cuốn “Quản trị nhân sự” NXB Lao động – Xã hội Cuốn ‘Chiến lược và kế hoạch giám đốc mới” – Tác giả: Th.S Nguyễn Văn Dung – NXB Giao Thông Vận Tải – 2009 Trang web: jobs.vietnamnet.vn Tài liệu môn Phát triển khả lãnh đạo; Các nguồn khác như: - http://vneconomy.vn; - http://www.thongtingiaoduc.com.vn - http://www.ketnoisunghiep.vn - Nguồn: Tạp chí Doanh nhân Chuẩn bị nội dung Nguyễn Đăng Sơn Page of ... sát chất lượng công trình ĐỘI 1: ĐỘI 2: ĐỘI 3: Thi công xây lắp các công trình dân dụng công nghiệp Thi công xây lắp các công trình hạ tầng, giao thông Thi công xây lắp các công trình... đội, Đốc công và Công nhân các ứng việc ở các vị trí khác thì yêu cầu khác Trong đó: Page of + Công nhân lao động trực tiếp: Là bộ phận chiếm phần đa số Vị trí công nhân nhiều,... thời vụ Theo quy chế của công ty Người được toàn quy ̀n quy ́t định tuyển dụng các vị trí này là các Đội trưởng, chỉ huy trưởng công trường + Vị trí thu kho, thủ quy , quản