Phân tích quy trình tác nghiệp tại trung tâm khai thác bưu phẩm của công ty cổ phần bưu chính viettel

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC BƯU PHẨM CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL Bài làm: Giới thiệu dịch vụ hệ thống quy trình chung: Cơng ty cổ phần Bưu Viettel( Viettelpost) thuộc Tập đồn viễn thơng qn đội Viettel với 14 năm hoạt động lĩnh vực bưu với thị phần 15%, mạng lưới 63/63 tỉnh thành 80% huyện, đứng thứ Việt Nam sau Tổng cơng ty Bưu Việt Nam( Vnpost) Sản phẩm chủ đạo tạo 80% doanh thu dịch vụ bưu chuyển phát Dịch vụ bưu chuyển phát bao gồm sản phẩm chính: dịch vụ 12h, dịch vụ 24h, dịch vụ 36h, dịch vụ 60h, dịch vụ bưu kiện( 05 ngày) Các sản phẩm phân biệt thời gian tồn trình từ nhận bưu phẩm đến phát thành cơng Dịch vụ hồn thành bưu gửi nhận giờ, đóng gói bảo quản cách, vận chuyển an toàn, phát đến địa khách hàng tiêu thời gian cam kết, đảm bảo bảo mật thông tin, tư vấn dịch vụ chăm sóc khách hàng đầy đủ Quy trình tác nghiệp cung cấp dịch vụ: Bưu cục chấp nhận nhận bưu phẩm Vận chuyển Trung tâm khai thác phân loại bưu phẩm Vận chuyển Trung tâm khai thác phân loại bưu phẩm Vận chuyển Bưu cục phát phát bưu phẩm đến tay người nhận Trong mơ hình ta thấy trung tâm khai thác bưu phẩm HUB Đó nơi bưu phẩm từ bưu cục trung tâm khai thác khác đưa Bưu phẩm kiểm tra an toàn, phân loại dịch vụ, phân tuyến chuyển đến bưu cục phát trung tâm khai thác khác Công ty cổ phần bưu Viettel có 04 trung tâm khai thác Hà Nội, Đà Nẵng, Sài Gòn, Cần Thơ Hệ thống trung tâm khai thác xương sống cơng ty Bưu Đây nơi tiêu dùng nhiều nguồn lực cơng ty Chi phí hoạt động hàng năm chiếm 35% tổng chi phí năm tồn cơng ty Do việc phân tích hoạt động trung tâm khai thác cần thiết nhằm mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ giảm chi phí Quy trình tác nghiệp trung tâm khai thác( TTKT): Ơ tơ vận chuyển bưu phẩm TTKT Xuống hàng kiểm tra bưu phẩm Phân loại chuyển vào vị trí tuyến phát Lập bảng kê chuyển thư Chuyển hàng lên ô tô để vận chuyển Thuyết minh quy trình - Bưu gửi từ bưu cục trực thuộc trung tâm khai thác khác vận chuyển trung tâm khai thác Lái xe, nhân viên kiểm soát nhân viên khai thác cúng kiểm tra hàng theo list kê xuống hàng - Hàng hóa phân loại theo dịch vụ phân tuyến vận chuyển vào vị trí tuyến đánh dấu cố định - Nhân viên khai thác dùng thiết bị quét mã vạch không dây PDA để quét mã vạch bưu kiện tuyến để lập bảng kê chuyến thư - Hàng chuyển lên ô tô giám sát lái xe, nhân viên kiểm soát nhân viên khai thác Những bất cập phương án giải quyết: 3.1 Vận chuyển: Tại trung tâm khai thác việc chia chọn phân tuyến chủ yếu thủ cơng tay mà chưa có hỗ trợ hệ thống băng tải nên phải dụng nhiều nhân công đặc biệt lao động thời vụ tay nghề thấp Hiện có 03 ca hoạt động 24/24h với số lượng 25người/ ca, suất đạt / người / ngày Tuy nhiên chất lượng chia chọn chưa đạt chuẩn, lỗi chất lượng lẫn 0.026%( 3/10.000 sp lỗi) tiêu chuẩn ngành nói chung 0.02% lạc tuyến hướng, cân trọng lượng sai, vỡ hàng, móp méo, hàng Mặt trung tâm khai thác chia ô để phân tuyến bưu phẩm Xe ô tô đỗ sân mà lùi vào trung tâm phận khai thác dẫn đến việc di chuyển bưu phẩm từ xe vào phân vị trí tuyến đường thư dài Việc gây hao tổn sức người, thời gian, hàng hóa bị di chuyển nhiều dễ gây suy giảm chất lượng Đây thực vấn đề nan giải điều kiện mặt hạn chế, khó triển khai công việc Mặt nhà xưởng phải thuê không ổn định nên việc đầu tư băng tải thiết kế xong chưa triển khai đầu tư Công ty tích cực xúc tiến mua đất dường vành đai thành phố để xây dựng trung tâm khai thác Hiện đầu tư xong cho Trung tâm Đà Nẵng, Cần Thơ TP Hồ Chí Minh, tiến hành thiết kế xây dựng Khi có mặt bằng, vấn đề vận chuyển trung tâm khai thác giải Trong ngắn hạn phải tăng cường đầu tư công cụ vận chuyển xe đẩy, xe nâng Mặt khác bố trí mặt gần chỗ đỗ xe cho loại hàng nặng, cồng kềnh, bố trí đấu thùng xe để chuyển sang xe phát hàng Tăng cường đầu tư hệ thống máy mã vạch không dây( PDA) để lập bảng kê tự động chỗ, xác tránh nhầm lẫn, sót hàng nhanh Với nỗ lực cải tiến, tình trạng lỗi Q1/2011 giảm xuống 0.023% giảm chi phí nhân công đặc biệt lao động thời vụ lượng hàng hóa tăng đột biến 3.2 Thao tác: Dịch vụ bưu kinh doanh thời gian, tốc độ linh hoạt vô quan trọng Tuy nhiên dụng nhiều nhân công mà chủ yếu lao động phổ thông, việc đào tạo kỹ thao tác hạn chế Đặc thù bưu phẩm không đồng nên việc chuẩn thao tác khó khăn Chính mà động tác thừa nhân viên nhiều đặc biệt lại di chuyển bất hợp lý không gian làm việc rộng trung tâm khai thác Một nỗ lực công ty xây dựng cẩm nang cho nhân viên khai thác Ngân sách hàng năm cho công tác đào tạo tăng đáng kể: Năm 2008: 80 triệu; năm 2009: 120 triệu; năm 2010: 150 triệu; năm 2011; 200 triệu Công tác khen thưởng lao động giỏi, điển hình tiên tiến, phong trào thi đua cải tiến cách làm, ý thức nhân viên tạo động lực xóa bỏ lãng phí thao tác thừa Cơng ty đẩy mạnh hình thức khốn theo tổ đội tự quản Phân công thành tổ nhỏ quy định phạm vi hoạt động tổ để giảm thiểu việc di chuyển nhân viên không gian rộng 3.3 Gia công thừa: Nhầm lẫn chia chọn dẫn đến cho hàng nhầm dịch vụ Trong Q1/2011 có 35 vụ cho bay hàng không bưu phẩm sử dụng dịch vụ 60h phải vận chuyển đường ô tô gây thiệt hại cho công ty 23 triệu đồng, 20 vụ để quên hàng nên buộc phải sử dụng bay hàng không đảm bảo kịp tiêu thời gian làm thiệt hại cho công ty 12 triệu đồng Để giảm thiểu việc cho sai dịch vụ, vai trò kiểm sốt viên tăng cường Mỗi ca khai thác ln bố trí 02 kiểm sốt viên giám sát kiểm tra tập trung chủ yếu vào bay hàng không, kiểm tra tồn bưu phẩm bàn giao bưu phẩm tồn ca khai thác Trong ca khai thác ln có nhân viên kiểm tra chéo việc kiểm tra dịch vụ bưu gửi bảng kê chuyến thư đến nhằm phát kịp thời bưu gửi sai dịch vụ Trong vấn đề gia công thừa việc áp dụng công nghệ thông tin công tác cảnh báo tự động sai dịch vụ thử nghiệm dự kiến áp dụng đồng loạt vào T8/2011 Áp dụng quan trọng môn học quản trị hoạt động Nội dung thiết thực áp dụng hoạt động tác nghiệp áp dụng hệ thống sản xuất Lean để rà sốt quy trình tác nghiệp, phân tích lãng phí từ áp dụng giải pháp cải tiến nhằm giảm thiểu lãng phí, tăng chất lượng suất hoạt động Đặc thù hoạt động dịch vụ bưu hoạt động chuyển phát bưu phẩm từ người gửi đến người nhận Hoạt động tác nghiệp ln gắn với hàng hóa hữu hình u cầu quan trọng phải nhanh, xác thời gian, an tồn hàng hóa bí mật thơng tin Nguyên tắc Lean Just – in – Time, loại bỏ yếu tố dư thừa Vì cơng tác mơ tả lại tất bước hoạt động, thao tác nhân viên khai thác bưu phẩm quan trọng Trên sở phân tích loại lãng phí Ohno, ta tìm chồng tréo, thiếu hụt, phối hợp chưa ăn khớp, nguy an toàn dẫn đến suy giảm chất lượng dịch vụ, lãng phí nguồn lực.Từ phát triển giải pháp cải tiến từ hoạt động nhỏ gắn liền với thao tác người lao động, xây dựng hệ thống dẫn, cảnh báo, giám sát Bố trí lại mặt trung tâm khai thác nhằm giảm thiểu di chuyển nhân viên bưu phẩm Phân tích lại biến động sản lượng bưu phẩm để có phương án bố trí lao động thời điểm cho phù hợp đảm bảo không thiếu dư thừa lao động ca làm việc Tăng cường công nghệ thông tin nhằm có thơng tin thơng suốt hàng hóa từ bưu cục nhận đến trung tâm khai thác bưu cục phát để có phương án bố trí phù hợp Tăng cường đào tạo nhân viên, xây dựng cẩm nang nghiệp vụ cầm tay cho nhân viên khai thác Trao quyền chủ động cho nhân viên khai thác yêu cầu kiểm tra tréo nhân viên Hết  .. .Trung tâm khai thác phân loại bưu phẩm Vận chuyển Bưu cục phát phát bưu phẩm đến tay người nhận Trong mơ hình ta thấy trung tâm khai thác bưu phẩm HUB Đó nơi bưu phẩm từ bưu cục trung tâm khai. .. trung tâm khai thác khác đưa Bưu phẩm kiểm tra an toàn, phân loại dịch vụ, phân tuyến chuyển đến bưu cục phát trung tâm khai thác khác Cơng ty cổ phần bưu Viettel có 04 trung tâm khai thác Hà Nội,... tâm khai thác cần thiết nhằm mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ giảm chi phí Quy trình tác nghiệp trung tâm khai thác( TTKT): Ô tô vận chuyển bưu phẩm TTKT Xuống hàng kiểm tra bưu phẩm Phân loại