Quy trình tác nghiệp tại trung tâm xuất khẩu lao động traco

Quy trình tác nghiệp Trung tâm xuất lao động Traco I Giới thiệu Môn học Quản trị hoạt động tác nghiệp hướng nhiều vào đơn vị điển hình hoạt động sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ thị trường Đối với đặc thù đơn vị cung cấp lao động làm việc ngồi nước, vận dụng phần tồn nội dung kiến thức đề cập môn học Quản trị hoạt động tác nghiệp để phục vụ công tác quản lý, điều hành kiểm sốt vận hành Sau tơi xin đưa quy trình tác nghiệp điển hình mà chúng tơi áp dụng, sau với kiến thức tiếp thu mơn học tơi tiến hành phân tích, đánh định hướng cải tiến quy trình tác nghiệp nhằm phù hợp với tình hình thực tế thị trường, doanh nghiệp trình triển khai công việc II Tổng quan đơn vị Trung tâm xuất lao động Traco (Trung tâm) đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam (Vinamotor) Trung tâm thành lập từ năm 2007 Ngành nghề kinh doanh bao gồm: Xuất lao động; Xuất nhập hàng hoá; Đào tạo Lao động Xuất khẩu; Cơng nhân Kỹ thuật loại hình đào tạo khác; Xúc tiến, tư vấn du học, giới thiệu việc làm; Dịch vụ du lịch nội địa lữ hành quốc tế dịch vụ thương mại Trong thời gian qua, Trung tâm đưa nhiều chuyên gia, lao động ngành nghề khác sang làm việc nhiều quốc gia như: Đài Loan, Macao, Malaysia, Trung Đơng Bên cạnh đó, Trung tâm không ngừng khai thác mở rộng thị trường nhiều quốc gia, vùng lãnh thổ, đa dạng hoá ngành nghề III Quy trình tác nghiệp Trung tâm Sơ đồ tổ chức Trung tâm bao gồm 01 Giám đốc Phòng (Phòng Thị trường, Phòng Đối ngoại, Phòng Tài Kế tốn, Phòng Hành chính) Việc cung cấp dịch vụ đưa người lao động làm việc ngồi nước thực theo quy trình tác nghiệp sau: Tìm đối tác, Ký hợp đồng Thu hút lao động Xuất cảnh Tài chính, theo dõi Thủ tục hành Tuyển chọn - Phòng Đối ngoại chịu trách nhiệm tìm đối tác nước ngồi có nhu cầu tuyển lao động Việt Nam, xác định nhu cầu tuyển dụng cụ thể đơn vị lao động, số lượng lao động, giới tính, độ tuổi, trình độ, điều kiện tay nghề, ngoại ngữ, sức khoẻ, thời gian tuyển chọn, mức lương, điều kiện làm việc Sau trình Giám đốc ký hợp đồng tuyển chọn lao động - Căn hợp đồng ký kết Trung tâm đối tác nước ngồi, Phòng Thị trường tổ chức triển khai giới thiệu đến người lao động, đối tác chuyên cung cấp lao động nhu cầu tuyển dụng để thu hút người lao động đăng ký tham gia tuyển chọn làm việc nước - Khi lao động đến đăng ký, cán Phòng Hành hướng dẫn người lao động làm thủ tục trước tuyển chọn bao gồm làm hộ chiếu, khám sức khoẻ, tổ chức để đối tác nước đến tuyển lao động Việt Nam - Sau đối tác nước thơng báo lao động trúng tuyển, cán Phòng Hành thơng báo cho lao động trúng tuyển để hướng dẫn làm tiếp thủ tục chuẩn bị xuất cảnh ký hợp đồng, xin visa giấy phép lao động Đồng thời quản lý hồ sơ lao động xuất cảnh, chờ xuất cảnh - Đối với lao động có nhu cầu vay vốn ngân hàng để nộp tiền làm thủ tục xuất cảnh, cán Phòng Thị trường liên hệ với ngân hàng địa phương người lao động, làm thủ tục để bảo lãnh cho lao động ký hợp đồng tín dụng - Phòng Tài Kế tốn theo dõi, thu tiền đặt cọc lao động, thu tiền phí mơi giới khoản thu khác theo chế độ; Đặt vé cho lao động bay phù hợp - Đến ngày xuất cảnh, cán Phòng Đối ngoại liên hệ đối tác đón lao động nước ngồi, cán Phòng Thị trường Hành đưa lao động sân bay Quy trình đưa người lao động làm việc nước kết thúc IV Nhận xét Quy trình đưa người lao động làm việc nước nêu quy trình khép kín, tất phận Trung tâm phải tham gia vào quy trình với chức năng, nhiệm vụ rõ ràng phải phối hợp với cách chặt chẽ để quy trình vận hành có hiệu cao nhất, tránh vướng mắc xảy Về tính chất làm việc Trung tâm cung cấp dịch vụ lao động, liên quan đến người nên việc giải vấn đề phát sinh phức tạp, đòi hỏi có mềm dẻo linh hoạt xác khâu, phận Việc thực thi quy trình đảm bảo khơng có sai sót tránh vi phạm hợp đồng ký với đối tác nước Tuy nhiên thực tế Trung tâm thời gian qua, cơng tác thị trường chưa quan tâm mức Phòng thị trường chưa nắm tình hình tổng thể nhu cầu lao động nước để đề xuất phối hợp với Phòng đối ngoại tìm kiếm đối tác nước ngồi phù hợp với trình độ lao động Việt Nam mà hầu hết thụ động tìm lao động theo hợp đồng Phòng đối ngoại xây dựng Từ đó, hiệu hoạt động chưa nâng cao Việc quản lý hồ sơ Phòng Hành chưa phát huy tính chủ động, thấy nhiều hồ sơ lao động chưa tuyển dụng chưa kịp thời thơng báo với Phòng đối ngoại để tìm kiếm đối tác tuyển dụng, khiến người lao động phải chờ đợi lâu V Đề xuất giải pháp Với bất cập quy trình, sau số giải pháp cần thực để cải thiện công tác xuất lao động Trung tâm: - Cần giao nhiệm vụ cho Phòng Thị trường ngồi việc giới thiệu nhu cầu tuyển dụng cần có nghiên cứu thị trường, đánh giá tính chất, chất lượng người lao động để đề xuất với Phòng đối ngoại Trung tâm để có biện pháp tìm kiếm, phát triển thị trường phù hợp - Phòng Đối ngoại cần phát huy hết mối quan hệ để tìm kiếm nhiều đối tác tuyển dụng lao động truyền thống, làm ăn lâu dài, ổn định phù hợp với lực lượng lao động có nhu cầu làm việc ngồi nước số lượng chất lượng - Đối với công việc Phòng Hành chính, quy trình nêu trên, cơng tác chun mơn Phòng quan trọng việc nâng cao chất lượng phục vụ người lao động, thời gian chờ đợi từ trúng tuyển đến xuất cảnh phụ thuộc nhiều vào thủ tục hành định Do phận cần tham gia tích cực, rà sốt thủ tục hành để giảm bớt thời gian chờ đợi cho người lao động VI Bài học kinh nghiệm Qua nghiên cứu môn học Quản trị hoạt động tác nghiệp, nhiều cơng việc Trung tâm cải tiến áp dụng kiến thức Cụ thể sau: - Dự báo thị trường: Việc dự báo biến động thị trường công tác xuất lao động quan trọng, liên quan đến dự báo nhu cầu lao động, biến động thu nhập dự kiến người lao động Việc dự báo thực theo bước khảo sát, phân tích mơi trường bên bên ngồi, đối thủ cạnh tranh Ngoài ra, việc xây dựng hệ thống đối tác truyền thống giúp giảm bớt chi phí đầu vào q trình sản xuất, tạo lợi cạnh tranh so với đối thủ khác thị trường xuất lao động Mặc dù vậy, thời gian qua, công tác dự báo thị trường chưa thực có hiệu tức khẳng định tính đắn dự báo trợ giúp đắc lực cho công tác hoạch định, xây dựng đội ngũ, mở rộng phân khúc nâng cao thị phần doanh nghiệp Cụ thể vào đầu năm 2009 vừa qua, tác động khủng hoảng tài tồn cầu, thị trường lao động Malaysia gần đóng cửa, phận Đối ngoại Trung tâm chưa dự báo biến động khiến cho nhiều lao động phải chờ đợi thời gian sau phía bạn mở cửa lại thị trường xuất cảnh - Hoạch định tổng hợp: Việc hoạch định tổng hợp đặt lãnh đạo đơn vị cho giai đoạn khác nhau, cho kế hoạch ngắn, trung dài hạn khác thời kỳ Đặc biệt Việt Nam đánh giá có nguồn lao động trẻ dồi song hệ thống giáo dục, đào tạo nước nhiều hạn chế, chất lượng lao động chưa cao Bên cạnh việc thực kế hoạch kinh doanh ngắn, trung dài hạn chúng tơi ln có kế hoạch phát triển hướng tới việc mở rộng cung ứng nguồn nhân lực có tay nghề làm việc nước thị trường có mức thu nhập cao - Đảm bảo chất lượng: Chất lượng sản phẩm Trung tâm chất lượng người lao động Chất lượng lao động phụ thuộc vào quy trình tuyển chọn lao động, giáo dục định hướng cơng tác tun truyền vị trí tuyển dụng lao động ngồi nước Do đó, thơng qua cơng tác dự báo thị trường, hoạch định tổng hợp, phận triển khai liên quan chuẩn bị nguồn lực (con người) đầy đủ đáp ứng yêu cầu triển khai - Giải vấn đề phát sinh: Phát sinh vấn đề tất yếu tất khâu quy trình tuyển chọn lao động, đặc biệt liên quan đến việc vay vốn ngân hàng Do vậy, phận Thị trường có vai trò quan trọng việc thu hút người lao động tham gia tiếp cận với nguồn vốn ngân hàng - Quản lý sản xuất theo phương pháp LEAN: Theo quan điểm sản xuất Lean, giá trị sản phẩm hay dịch vụ xác định hồn tồn dựa khách hàng thật yêu cầu sẵn lòng trả tiền để có Đó hoạt động tạo giá trị tăng thêm (Value-added activities) chuyển hoá vật tư trở thành sản phẩm mà khách hàng yêu cầu Các hoạt động không tạo giá trị tăng thêm (Non value-added activities) hoạt động không cần thiết cho việc chuyển hoá vật tư thành sản phẩm mà khách hàng u cầu Bất kỳ khơng tạo giá trị tăng thêm định nghĩa lãng phí Trong hoạt động Trung tâm gây số lãng phí cần phải giải Lãng phí sản xuất thừa việc thu hút nhiều người lao động đến tuyển dụng theo hợp đồng ký Lãng phí sản phẩm hỏng xảy phận Thị trường thu hút lao động không đáp ứng tiêu chuẩn sức khoẻ (ví dụ nhiễm viêm gan B bệnh truyền nhiễm ) nên bị loại tuyển chọn Lãng phí chờ đợi lãng phí cơng tác Hành chưa thực khoa học thiếu vé máy bay khiến cho lao động phải chờ xuất cảnh Để loại bỏ lãng phí này, Trung tâm cần phải có quy trình sản xuất liên tục, từ khâu tìm đối tác nước ngồi có nhu cầu tuyển dụng phải phù hợp với tình hình thị trường lao động nước Cụ thể Phòng Đối ngoại phải am hiểu tính chất, nhu cầu người lao động Việt Nam để tìm đối tác phù hợp Phòng Thị trường cần nắm rõ hợp đồng để giới thiệu nhằm thu hút người lao động Như vậy, quy trình phối hợp Phòng ban phải nhịp nhàng tránh lãng phí xảy Bộ phận thị trường cần khai thác nguồn lao động cách có chọn lọc tránh lãng phí sản phẩm hỏng Đối với phận Hành chính, việc quản lý hồ sơ lao động đòi hỏi xác kịp thời để tạo điều kiện cho người lao động tham gia tuyển dụng thời gian sớm Mỗi phận có chức riêng giữ vị trí quan trọng khơng thể thiếu Người lãnh đạo phải có chiến lược, mục tiêu rõ ràng nắm bắt kịp thời tiến độ công việc phận VII Kết luận Trong trình phát triển kinh tế đất nước nói chung doanh nghiệp nói riêng hoạt động quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh đóng vai trò quan trọng Quản trị hoạt động ngày trở nên quan trọng hết doanh nghiệp từ sản xuất dịch vụ kinh doanh thương mại Những phương thức quản trị hoạt động hiệu tạo thương hiệu tổ chức, tăng suất, chất lượng, mở rộng thị phần tổ chức Vì quản trị hoạt động ln vấn đề mà tổ chức doanh nghiệp thường xuyên phát triển đổi để phù hợp với tổ chức giai đoạn phát triển lịch sử Qua nghiên cứu học Quản trị hoạt động tác nghiệp, ứng dụng vào quy trình tác nghiệp Trung tâm xuất lao động Traco nhiều kiến thức thiết thực Tài liệu tham khảo Quản trị hoạt động – Bài giảng Tiến sỹ Nguyễn Danh Nguyên trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị kinh doanh quốc tế - Đại học Griggs Quản trị sản xuất tác nghiệp – Tài liệu tham khảo Chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị kinh doanh quốc tế - Đại học Griggs Báo cáo thường niên Vinamotor 2009 Báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh Trung tâm Traco 2009 Quy trình nội tài liệu tham khảo Trung tâm Traco ... lượng sản phẩm Trung tâm chất lượng người lao động Chất lượng lao động phụ thuộc vào quy trình tuyển chọn lao động, giáo dục định hướng cơng tác tun truyền vị trí tuyển dụng lao động ngồi nước... nghiệp thường xuyên phát triển đổi để phù hợp với tổ chức giai đoạn phát triển lịch sử Qua nghiên cứu học Quản trị hoạt động tác nghiệp, ứng dụng vào quy trình tác nghiệp Trung tâm xuất lao động. .. ngày xuất cảnh, cán Phòng Đối ngoại liên hệ đối tác đón lao động nước ngồi, cán Phòng Thị trường Hành đưa lao động sân bay Quy trình đưa người lao động làm việc nước ngồi kết thúc IV Nhận xét Quy