Quy trình tác nghiệp công tác bán hàng chào thầu và chào hàng cạnh tranh

Quy trình tác nghiệp cơng tác bán hàng chào thầu chào hàng cạnh tranh I.Sơ lược doanh nghiệp hoạt động tác nghiệp: 1.Giới thiệu doanh nghiệp : Tên Doanh nghiệp : Công ty cổ phần phát triển kỹ thuật công nghệ EDH * Địa : K14,Khu Cơng nghiệp Ngọc Hồi, Huyện Thanh Trì, Hà nội * Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính: Ra đời 1995, chức kinh doanh Cty EDH là: + Kinh doanh thiết bị điện cao thế, trung hạ + Sản xuất tủ bảng điện cung cấp cho ngành công nghiệp, nhà máy, cơng trình xây dựng sở hạ tầng, trạm biến áp đến 500 kV cho tòa nhà, siêu thị + Tư vấn, thiết kế cơng trình điện đến điện áp 500kV + Xây lắp cơng trình điện đến điện áp 220 kV Câu 1: Lựa chọn hoạt động doanh nghiệp để phân tích : Quy trình tác nghiệp cơng tác bán hàng, chào thầu, chào hàng cạnh tranh Đây hoạt động, nghiệp vụ thông thường, diễn hàng ngày doanh nghiệp có tác động đến tất cán công nhân viên doanh nghiệp Trung tâm diễn hoạt động khối kinh doanh bao gồm hai Phòng kinh doanh(PKD) phòng dự án(PDA) quản lý chung Giám đốc kinh doanh, trực tiếp quản lý phụ trách hai đơn vị hai trưởng phòng trưởng Phòng kinh doanh trưởng Phịng dự án Đây hai phận tạo doanh thu cho doanh nghiệp hiệu tác động trực tiếp đến quyền lợi đông đảo phận người lao động làm việc cơng ty, cổ đơng ngồi cơng ty Quy trình đơn giản hiểu giá trị hiệu quy trình có tác động to lớn đến công tác Quản trị hoạt động kinh doanh doanh nghiệp I Giới thiệu hoạt động tác nghiệp : Nhận thông tin Dừng Xem xét Mua hồ sơ thầu Khối Kinh doanh đơn vị bán hàng qua hình thức đấu thầu, chào hàng cho Nghiên cứu dự án tất thị trường cácDừng sản phẩm mà Công ty kinh doanh Quy trình tác nghiệp cơng tác bán hàng chào thầu chào hàng cạnh Lập hồ sơ dự thầu tranh: 1.1 Lưu đồ: Không Duyệt Nộp HSDT,mở thầu theo dõi BƯỚC TRÁCH NHIỆM Dừng QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP Thương thảo & ký HĐ Các thành viên ctyKHTHCT,đặt hàng, ĐNXVT, Khơng có khả TiÕn ®é THCT P.KD & P.DA Giao hàng hoàn thiện hồ sơ Lưu HS Đánh giá hiệu P.KD&P.DA P.KD, P.DA Khơng có khả PKD, DA,PKT, PTCKT Giám đốc KD; TGĐ Không chọn PKD,PDA GĐKD,TGĐ Được chọn TGĐ,GĐ P.KD,P.DA PVT-XNK, 10 11 PTC-KT, P.KT, P.KD P.KD,P.DA, PTC-KT P.KD,P.DA 12 Mô tả quy trình tác nghiệp cơng tác bán hàng qua hình thức chào thầu chào hàng cạnh tranh : Bước Nhận thông tin: Mọi thành viên Công ty biết thông tin mời tham gia dự án, chào thầu, chào hàng cạnh tranh thơng báo cho Tổng Giám đốc, Giám đốc kinh doanh trưởng phận kinh doanh, dự án tiếp nhận thơng tin Bước Xem xét: Phịng KD,DA cử người tiếp xúc, thăm dò, nghiên cứu tìm hiểu nội dung HSMT, xem xét chi tiết chủng loại hàng hoá ghi lại kết xem xét trình Tổng giám đốc, Giám đốc kinh doanh xem xét định, khơng có khả DỪNG, có khả mua HSMT Bước Mua hồ sơ mời thầu: Sau nghiên cứu phân tích kỹ mạnh, khả cung cấp hàng, Phòng KD,DA tiến hành mua hồ sơ mời thầu HSMT Bước Nghiên cứu phân cơng: Phịng KD,DA sau nghiên cứu kỹ nội dung HSMT thông tin liên quan đến HSMT, báo cáo với Giám đốc kinh doanh Tổng Giám đốc kế hoạch sơ tiến hành lập kế hoạch để thực hồ sơ dự thầu, phân công cụ thể cho đơn vị liên quan thực yêu cầu HSMT, khơng có khả khơng đủ điều kiện dự thầu DỪNG Bước Lập hồ sơ thầu: Các đơn vị liên quan: Phòng kỹ thuật chuẩn bị tài liệu kỹ thuật kiểm tra nội dung chào kỹ thuật đơn vị khác chuẩn bị chuẩn bị vẽ thiết kế có mức độ phù hợp với yêu cầu HSMT, phịng Tài kế tốn, P.KD; P.DA người Giám đốc kinh doanh định chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung dạng văn mà HSMT yêu cầu Sau chuẩn bị xong cơng việc giao dạng văn bản, chuyển tồn văn tài liệu có liên quan cho Phịng KD, DA để hồn tất hồ sơ dự thầu Bước Duyệt: Sau tập hợp đầy đủ nội dung hồ sơ dự thầu, phịng KD,DA trình Giám đốc kinh doanh Tổng giám đốc duyệt ký trước đóng gói hồ sơ dự thầu Nếu nội dung chào thầu chưa phù hợp, Giám đốc kinh doanh yêu cầu phòng chức làm lại bổ xung hoàn chỉnh HSDT ký duyệt đóng gói nội dung phù hợp Bước Nộp hồ sơ tham gia mở thầu: Phòng KD,DA nộp hồ sơ dự thầu thay mặt Giám đốc kinh doanh Công ty tham gia lễ mở thầu, báo cáo lại với Giám đốc, Tổng gián đốc tình hình, kết mở thầu phân tích kết để có cách nhìn tổng quan thị trường Phịng KD,DA cập nhật thơng tin vào bảng theo dõi gói thầu chào hàng cạnh tranh Tiếp tục liên hệ nắm bắt tình hình chung trả lời phối hợp với đơn vị khác làm rõ nội dung HSDT mà chủ đầu tư yêu cầu Bước Thương thảo ký hợp đồng: Nếu khơng chọn, phịng KD,DA lưu hồ sơ Nếu chọn đơn vị trúng thầu, phòng KD,DA chuẩn bị nội dung cần thiết, cung cấp tài liệu có liên quan cho Giám đốc kinh doanh Tổng Giám đốc xem xét lại trước thương thảo Trong q trình thương thảo hợp đồng, phịng KD,DA ghi nhận thay đổi so với hồ sơ dự thầu, báo cáo Giám đốc kinh doanh Tổng giám đốc để có biện pháp xử lý kịp thời Bước Đặt hàng theo dõi thực hiện: Sau thương thảo ký hợp đồng, phòng KD,DA tiếp nhận xử lý tiếp trực tiếp việc tiến hành đặt hàng , hàng qua sản xuất thực theo kế hoạch thực công trình Bước 10 Giao hàng hồn thiện hồ sơ: Khi hàng chuẩn bị cập cảng, kho đến thời hạn giao hàng, Phòng KD,DA liên hệ với khách hàng để có kế hoạch giao hàng phịng tài kế tốn, PVT-XNK kỹ thuật chuẩn bị tài liệu, văn bản, giấy tờ, liên quan đến hợp đồng để làm thủ tục giao hàng Bước 11 Lưu hồ sơ: Sau giao hàng cho khách hàng, Phòng KD,DA phải lưu hồ sơ quy định mà Công ty ban hành Bước 12 Đánh giá hiệu quả: Sau hoàn tất thủ tục chào thầu phịng KD,DA phải có bước kiểm tra, đánh giá lại kết gói thầu tham dự báo cáo trực tiếp với Giám đốc kinh doanh,TGĐ Các liệu cập nhập để theo dõi, ghi nhận báo cáo phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP Các biểu mẫu báo báo in theo biểu mẫu quy định phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP II Các tốn Quy trình kiến nghị biện pháp cải thiện: 1- Tính thụ động kinh doanh nhân viên: - Từ quy trình ta nhận thấy bất cập mà thực tế doanh nghiệp phải đương đầu thụ động kinh doanh nhân viên Mặc dù doanh nghiệp có phân định doanh số cho phịng phòng giao doanh số nhân viên thực tế hình thức, trách nhiệm chịu gánh nặng doanh số hai trưởng đơn vị kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh,Trưởng phòng dự án áp lực cuối doanh số Giám đốc kinh doanh - Do cấu trúc phân quyền mà nhân viên thường thiếu tính thực tiễn Hơn đặc thù ngành nên khâu bán hàng kỹ sư đảm nhận nên kiến thức thương mại nhiều hạn chế, chưa có nhiều kinh nghiệp thương trường, kỹ giao tiếp nên gặp tình phức tạp thường lúng túng Có lúc mục tiêu doanh số mà bỏ quên mục tiêu lợi nhuận, gây mạo hiểm qua trình thực hợp đồng * Kiến nghị:  Các nhân viên cần phải trao quyền nhiều hơn, cộng với việc cần phải thay đổi chế thưởng chế độ đãi ngộ tài phi tài để kích thích động sáng tạo cơng tác kinh doanh tìm kiếm khách hàng nhân viên kinh doanh Từ giúp cho nhân viên tự tin giao dịch với khách hàng họ tích luỹ học hỏi kinh nghiệm từ thương trường mang lại  Đối với nhân viên kỹ sư bán hàng thiếu kỹ thương mại cơng ty cần bố trí đào tạo để họ có khả chủ động tự tìm kiếm khai thác hợp đồng 2- Tính phối hợp phòng ban: - Từ cấu trúc thực trạng hoạt động doanh nghiệp nhận thấy Giám đốc kinh doanh phụ trách có quyền định khối kinh doanh Trong Tổng giám đốc tham gia khâu cuối ký, thương thảo hợp đồng… Nhưng công tác chào thầu chào hàng liên quan đến hầu hết đơn vị cơng ty Phịng kỹ thuật, Phịng vật tư xuất nhập khẩu(VT-XNK); Phịng kế tốn, Phịng văn thư …vì có quy định chức nghiệm vụ phịng đơi lúc việc phối kết hợp với cịn chưa đồng Ví dụ: Khi Khối kinh doanh chào thầu yêu cầu Phòng kỹ thuật phải vẽ, Phịng kế tốn phải phát hành xong bảo lãnh dự thầu ngày, quy định, Phòng vật tư phải cung cấp đầy đủ số liệu thời gian hàng hóa dự kiến cập cảng… * Kiến nghị:  Cần quy định rõ chức nhiệm vụ phòng ban Sự chia sẻ trao đổi thông tin phải thơng suốt phải trì cách liên tục để Phòng ban thấy trách nhiệm nghĩa vụ việc phối kết hợp cách chặt chẽ khâu chuỗi hoạt động kinh doanh  Cân nhắc xem xét thấy cần thiết Chủ tịch hội đồng quản trị giao cho Phó Tổng giám đốc điều hành, điều hành trực tiếp phòng Ban, đạo trực tiếp tới Phịng ban tác nghiệp kinh doanh cần phải có phối kết hợp đồng ăn ý Câu 2: Những nội dung môn học Quản trị tác nghiệp áp dụng vào doanh nghiệp Dự định áp dụng kiến thức vào hoạt động sản xuất doanh nghiệp : Quản trị hoạt động có vị trí quan trọng thành công, phát triển tổ chức nói chung doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói riêng, đơn vị hoạt động lĩnh vực sản xuất kinh doanh thiết bị điện công ty Một kế hoạch hoạt động tốt, kế hoạch tác nghiệp hiệu giúp cho doanh nghiệp có sản phẩm/dịch vụ làm thỏa mãn tốt yêu cầu khách hàng, phát triển mà doanh nghiệp muốn hướng tới Tất kiến thức mà giảng viên truyền đạt môn Quản trị tác nghiệp bổ ích tơi.Trong nội dung nội dung lãng phí hoạt động tác nghiệp doanh nghiệp theo mơ hình LEAN áp dụng vào doanh nghiệp chúng tôi: 1.Các lãng phí liệt kê theo mơ hình LEAN : Sản xuất thừa; Đợi chờ; Vận chuyển; Lưu kho; Thao tác; Gia công thừa; Sản phẩm hỏng 2.Quan sát doanh nghiệp : 1.Sản xuất thừa: Khơng có tượng sản xuất thừa doanh nghiệp nhiên đặc thù ngành sản xuất thiết bị điện tủ điện,trạm điện đơi có phụ kiện sản xuất trước hàng loạt cho tủ có thiết kế mơ dun hóa đỡ, gá lắp thiết bị 2.Đợi chờ: Lãng phí đợi chờ sản xuất diễn khâu: + Đợi chờ thiết kế: Cần phải khắc phục cách có thiết kế chuẩn, modul hóa sản phẩm tủ điện Phân khúc lại thị trường để định số chủng loại sản phẩm mang lại giá trị cao cho doanh nghiệp + Đợi chờ vật tư: Cần lập kế hoạch, dự báo, chủng loại vật tư, thời gian xác 3.Vận chuyển : Việc vận chuyển khơng có tượng lãng phí hoạt động doanh nghiệp Tuy nhiên cần lưu ý đến hàng hóa nhập không qua sản xuất cảng biển, sân bay cho tiết kiệm chi phí vận chuyển ứng với khác hàng vùng miền khác nước 4.Lưu kho: Do đại lý độc quyền số hãng thiết bị đóng cắt hãng Siemens( Đức); độc quyền sản phẩm Công tơ điện tử hãng Elster(Anh quốc), nên kho phải dự trữ lượng hàng có giá trị tương đối lớn đại lý cấp nước bán Giải pháp cần khắc phục là: + Dự báo hàng hóa lưu kho để phù hợp với đơn hàng ký kết Với đơn hàng thời gian dài việc nhập hàng hóa chậm lại; + Nên tính tốn để chuyển thẳng hàng hóa từ nhà cung cấp đến thẳng cơng trình 5.Thao tác vận hành sản xuất: Lãng phí thao tác thừa vận hành sản xuất diễn khâu: + Cơng đoạn gia cơng khí (tơn, đồng) Nên khắc phục biện pháp sản xuất đồng bộ; module hóa sản phẩm hướng khách hàng đến sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất + Thời gian di chuyển công nhân: - Nên khắc phục việc xếp thiết bị vật tư cách khoa học - Sử dụng công nhân phù hợp với cơng việc, nghĩ cân chun mơn hóa khâu chuỗi sản xuất hình thành sản phẩm doanh nghiệp 6.Gia cơng thừa : Với quy trình kiểm soát chặt chẽ, thiết bị thiết kế dây truyền với trang thiết bị đại theo quan sát doanh nghiệp chưa xảy tượng thao tác thừa Nhưng với công nhân vận hành thiết bị ln cần phải phịng tránh tượng xảy , lý xuất phát từ trình độ cơng nhân vận hành; thông tin, mệnh lệnh phận huy sản xuất bị sai lệch… Khâu cần khắc phục nhược điểm cách tăng cường công tác tuyển chọn công nhân viên, tập huấn thao tác, đào tạo nâng cao tay nghề tuyên truyền nâng cao ý thức người lao động ban hành quy trình thao tác chuẩn khâu công nghệ phối hợp tốt phận điều độ sản xuất phận vận hành thiết bị 7.Sản phẩm hỏng : Hệ thống máy CNC cho gia công sản phẩm khí đầu tư cách đồng đại Các công nhân vận hành đào tạo tương quy trình thao tác chuẩn nên chưa có việc xảy sản phẩm hỏng Nếu có với tỷ lệ nhỏ khơng đáng kể lỗi lập trình mà xuất phát thiết kế sai Kết luận Với việc quan sát quy trình sản xuất Nhà máy sản xuất thiết bị điện Công ty EDH việc áp dụng mơ hình quản lý nhằm kiến nghị biện pháp nhằm tránh lãng phí LEAN sản xuất điều thiết thực có ý nghĩa sống với doanh nghiệp Trong bối cảnh cạnh tranh tồn cầu việc tìm giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí từ khâu sản xuất tác nghiệp giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp tìm quy trình thao tác phù hợp nhằm tồn phát triển bền vững DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu mơn học “Quản trị hoạt động” chương trình GaMBA Đại học Griggs – Hoa Kỳ Giáo trình Quản trị hoạt động GaMBA Đại học Griggs- Hoa Kỳ Kiến thức thu từ giảng lớp giảng viên Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Công ty CP phát triển kỹ thuật công nghệ EDH - hiệu chỉnh lần tháng 10 năm 2010 Các thông tin quản trị hoạt động số trang Web mạng Internet./ ... Công ty kinh doanh Quy trình tác nghiệp cơng tác bán hàng chào thầu chào hàng cạnh Lập hồ sơ dự thầu tranh: 1.1 Lưu đồ: Không Duyệt Nộp HSDT,mở thầu theo dõi BƯỚC TRÁCH NHIỆM Dừng QUY TRÌNH TÁC... tả quy trình tác nghiệp cơng tác bán hàng qua hình thức chào thầu chào hàng cạnh tranh : Bước Nhận thông tin: Mọi thành viên Công ty biết thông tin mời tham gia dự án, chào thầu, chào hàng cạnh. .. doanh nghiệp hiệu tác động trực tiếp đến quy? ??n lợi đông đảo phận người lao động làm việc cơng ty, cổ đơng ngồi cơng ty Quy trình đơn giản hiểu giá trị hiệu quy trình có tác động to lớn đến công tác